Die besten Wissensmanagement-Tools - für klügere Teams
Um das Wissen einer Organisation sinnvoll zu nutzen, brauchen Sie einen systematischen Ansatz - die richtigen Werkzeuge, um Ihre Strategie effektiv umzusetzen.
Untersuchen Sie derzeit, welche Wissensmanagement-Tools für Ihr Unternehmen den besten Return on Investment (ROI) bieten?
Dann sollten Sie sich die Zeit nehmen, diesen Artikel sorgfältig zu lesen.
In den nächsten Minuten erfahren Sie GENAU, wie auch Sie mit diesen empfohlenen WordPress-Plugins Ihren Mitarbeitern einen entscheidenden Vorteil im Wissensmanagement verschaffen können.
In diesem Artikel
Jedes Produkt, das wir auf HeroThemes empfehlen, wird von uns gründlich getestet und untersucht. Unser Prüfverfahren. Wir können auch eine Provision verdienen, wenn Sie einen Kauf über unsere Links tätigen.
Einführung
Das Konzept des Wissensmanagements ist bei weitem nicht neu.
Die Erfassung, Verarbeitung, Verbreitung und Archivierung operativer Daten sind die Grundpfeiler für den Aufbau eines kompetenten institutionellen Gedächtnisses.
Wenn Sie sich bis heute noch nie offiziell mit der Herausforderung des Wissensmanagements auseinandergesetzt haben, dann haben Sie in gewisser Weise einen Vorteil gegenüber denjenigen, die schon länger dabei sind.
Laut einer KPMG-Studie mit dem Titel "Knowledge Management Research Report 2000":
"...36 % der Befragten, die angaben, dass der Nutzen [von Wissensmanagementprogrammen] die Erwartungen nicht erfüllt hat, wurden nach den Gründen gefragt. Zu den am häufigsten angeführten Gründen gehörten:
■ mangelnde Akzeptanz bei den Nutzern aufgrund unzureichender Kommunikation (20 %);
fehlende Integration von KM in die tägliche Arbeitspraxis (19 %);
Mangel an Zeit, um sich mit dem System vertraut zu machen, oder das Gefühl, dass das System zu kompliziert sei (18 %);
■ mangelnde Ausbildung (15%); und,
das Gefühl, dass es für den Nutzer wenig persönlichen Nutzen bringt (13 %)".
Diese Gründe für das Scheitern des Wissensmanagements weisen alle auf die gleiche Ursache hin:
Unzureichende Akzeptanz auf Führungsebene.
Wissensmanagement ist keine Sache, die man 'macht' (...wie ein Kästchen auf einer Checkliste).
Es ist eigentlich eine Art zu arbeiten.
Sie erfordert daher ein Engagement und die kollektive Bereitschaft, Dinge anders zu machen.
Wissensmanagement ist eine Wertschöpfungswirtschaft, die vom Handel mit dem, was wir wissen, lebt, indem sie Innovationen und bewährte Verfahren für bessere Ergebnisse nutzt.
Auch wenn uns die besten Instrumente und Techniken zur Verfügung stehen, brauchen wir immer noch das Engagement unserer Mitarbeiter, um Ergebnisse im Wissensmanagement zu erzielen.
Daher ist eine Empfehlung der besten Wissensmanagement-Tools mit einem Vorbehalt verbunden:
*Sie müssen die Mittel für ihre Annahme aufbringen.
(Sonst ist Ihre Investition umsonst. Egal, wie gut die Software ist.)
Wie bei jeder tief verwurzelten kulturellen Praxis ist es notwendig, dass die Teammitglieder mit dem vertraut gemacht werden, was die Führung durchsetzen will.
Das ist einschneidend. Aber einmal durchgeführt und erreicht, hat die Organisation die langfristigen Vorteile gesichert.
Es ist die Art, wie sie sprechen, wie sie denken, wie sie handeln.
Werkzeuge sind für dieses primäre Ziel in der Tat zweitrangig.
Nicht zu unterschätzen ist aber auch die Wirkung, die ein ergänzendes und gut ausgestattetes Wissensmanagement-Tool auf die Arbeit des Teams haben kann.
Das richtige Werkzeug ermöglicht. Es befähigt. Und durch disziplinierte Anwendung bringt es transformative Ergebnisse hervor.
Und mit diesem Gedanken im Hinterkopf...
...lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die Wissensmanagement-Tools und die mit ihrer Funktionsweise verbundenen Merkmale/Nutzen werfen.
Ein praktischer Leitfaden für die Auswahl des am besten geeigneten Wissensmanagement-Tools
Was sind Wissensmanagement-Tools?
Wissensmanagement-Tools sind eine ergänzende Reihe von Softwareprogrammen, die Ihre Mitarbeiter proaktiv und/oder reaktiv bei der täglichen Handhabung, Verarbeitung und Weitergabe von erworbenem Wissen an interne und externe Parteien unterstützen.
Gängige Beispiele für Wissensmanagement-Tools sind:
- CMS (Inhaltsverwaltungssysteme)
- LMS (Lernmanagement-Systeme)
- CRM (Kundenbeziehungsmanagement-System)
- KB (Wissensdatenbank)
Je besser die Instrumente aufeinander abgestimmt und integriert sind, desto effektiver werden sie von den Mitarbeitern genutzt.
Daher ist es in der Regel sinnvoll, in eine Suite oder Produktfamilie eines einzigen Entwicklers oder Anbieters zu investieren.
Allerdings ist dies nicht immer die effektivste Investition, so dass eine sorgfältige Prüfung immer entscheidend ist, um eine optimale Kapitalrendite zu erzielen.
Warum ist die Auswahl von Wissensmanagement-Tools so wichtig?
Im Wortlaut:
Ausführung.
Die Wahl des richtigen Wissensmanagement-Tools hilft Ihrem Unternehmen bei der erfolgreichen Umsetzung Ihrer Wissensmanagement-Strategie.
Die Funktionsweise von Wissensmanagement-Software sollte intuitiv sein.
Das ideale Wissensmanagement-Tool sollte im Layout und in den Arbeitsabläufen mit den kognitiven Fortschritten Ihrer Mitarbeiter Schritt halten.
Sie sollten daher die Disziplin verstärken.
Erleichterung des Erinnerns und der Anwendung der erlernten Methoden und Bewegungen, die durch Ihre definierte Wissensmanagementstrategie unterstützt werden.
Die Ergebnisse?
Laut der preisgekrönten, weltweit tätigen Unternehmensberatung KPMG ergeben sich aus einem besser ausgeführten Wissensmanagement folgende Vorteile:
- Das Beste zu wissen, was zu tun ist, und zwar immer öfter.
- Kunden, die schneller Antworten und Lösungen erhalten.
- Dinge schneller erledigen, wo es nötig ist.
- Menschen, die mehr können und mehr leisten.
- Menschen, die mehr Dinge in der gleichen oder in kürzerer Zeit erledigen können.
Und wer würde sich diese Vorteile nicht für sein Unternehmen wünschen?
Wissensmanagement in der Industrie
Bringen wir etwas Kontext in den Rahmen.
Wie jedes theoretische Konzept ist auch das Wissensmanagement ohne Praxis wertlos.
Und wo wir wirklich sehen, wie gut ein Konzept geschätzt wird, ist das ausgegebene Geld (gebundene Investitionen).
Das folgende Diagramm aus einer KPMG-Studie zeigt, welchen Stellenwert das Wissensmanagement in den Hauptgeschäftsbereichen der Industrie hat:
Entlarvend... aber nicht völlig überraschend.
An der Spitze des Baumes steht die IT-Abteilung mit den höchsten Investitionen in das Wissensmanagement.
Und das zu Recht, denn der Wissenstransfer ist in der heutigen Zeit digital.
Daher ziehen Investitionen in digitale Systeme (sowohl Hardware als auch Software) zur Verarbeitung von Daten natürlich Haushaltsausgaben nach sich.
Darüber hinaus ist das Marketing der nächstgrößte Investor in das Wissensmanagement.
Vermutlich hängt die strategische Ausrichtung des Unternehmens bei der Identifizierung und Kommunikation mit kommerziellen Zielgruppen weitgehend von der gemeinsamen Nutzung ab:
- Forschung,
- Ideen,
- Konzepte,
- Fallstudien,
- Kundendaten usw.
Dies würde die Investitionsneigung des Marketings gegenüber Wissenssystemen erklären.
Als Nächstes ist der Kundendienst Vertrieb an der Reihe.
Nach Angaben von Forrester:
"65 % der Käufer entscheiden sich für den Anbieter, der als erster einen Mehrwert bietet und hilft.
Für das Verkaufspersonal ist es von entscheidender Bedeutung, so früh wie möglich im Verkaufszyklus einen Mehrwert zu schaffen.
Statistiken wie die obige zeigen, dass eine frühzeitige Wertschöpfung einen erheblichen Einfluss darauf hat, wohin die Investition des Kunden geht.
Und wenn wir die Kundenkommunikation strategisch angehen, verstehen wir, dass die Kunden in Wirklichkeit eine Lösung für ihr Problem wollen.
Daher (und ich stimme dem aus Erfahrung zu) sind die mächtigsten Hebel, die Ihnen während eines Verkaufszyklus zur Verfügung stehen:
- Eine LIVE-Demonstration
- Wissen
Vertriebs- und Kundendienstmitarbeiter , die die beiden oben genannten Punkte miteinander verbinden, schließen Geschäfte ab.
Wenn Sie sich also auf Verkaufsgespräche vorbereiten, werden Ihre Bemühungen durch einen bequemen und schnellen Zugang zu wichtigen Informationen unterstützt, was Ihre Erfolgschancen erhöht.
Ein Wissensmanagement-Tool ist in einer solchen Situation genau das richtige Hilfsmittel.
Und durch die direkte Messung der Vertriebsleistung am ROI werden die Leiter von Vertriebs- und Kundendienstfunktionen die Ausgaben für Wissensmanagementlösungen leichter rechtfertigen können als andere, weniger wissensabhängige Abteilungen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die 3 wichtigsten Abteilungen, die für Wissensmanagementlösungen ausgeben, folgende sind:
- IT
- Marketing
- Vertrieb und Kundendienst
Warum?
Es ist für das Funktionieren unerlässlich. Außerdem ist die Unternehmensleitung am ehesten in der Lage, die Ausgaben für Wissen mit einem nachweisbaren Gewinn zu rechtfertigen.
Allerdings ist das Wissensmanagement für große und kleine Unternehmen ein besonders problematisches Fachgebiet, das es zu meistern gilt.
Als häufige Fallstricke werden die folgenden angeführt:
Nämlich...
- Zu viele Informationen und nicht wissen, was man damit anfangen soll
- Die Mitarbeiter sehen den Wissensaustausch als von ihrer eigentlichen Arbeit losgelöst an
- Die Wahl der Technologie ist eher ein Hindernis als eine Hilfe
- Zeit verschwenden, um bereits vorhandenes Wissen zu "erschaffen".
- "Dinge aufschreiben, die wir sonst nur kennen"
Die Hauptursache?
Der Prozess wird nicht in den Griff zu bekommen sein.
Das Ganze scheint auf Pump zu geschehen und nicht mit Entschlossenheit oder Schneidigkeit.
Es hat den Anschein, dass die Mitarbeiter bei der Einführung von Wissensmanagement (KM) sich selbst überlassen sind, was zu einem systematischen Scheitern von KM führt.
(Die oben genannten Symptome führen zu dieser Diagnose.)
Ein Fall von Rückwärtsgewandtheit beim Vorwärtskommen. Mit anderen Worten, eine Scheu vor einer radikalen Neupflanzung der Art und Weise, wie Wissen genutzt wird, hinterlässt eher einen Hauch von Verwirrung als von Vertrauen.
Aber was ist mit denen, die es richtig machen?
Das zeigen und erzählen Studien:
Es scheint, dass diejenigen, die Erfolgsgeschichten über die Einführung von Wissensmanagement in der Industrie erzählen, eine gewisse Logik gemeinsam haben.
Und das geht in etwa so:
- Sie erstellen einen klaren Plan für das Wissensmanagement
- Sie schulen ihre Mitarbeiter in der Rolle, die sie spielen sollen
- Sie bauen ein bequemes Softwaresystem, das alles Wissen enthält
- Sie zeigen, wie man die Systeme einsetzt, damit die Strategie funktioniert.
- Sie legen einige Regeln fest
- Sie erfinden einige vernünftige Maßnahmen
- Sie ernennen einige Champions und richten Foren ein
- Sie bieten Anreize zum Handeln
- Sie fördern das Teilen
- Sie betreuen die Arbeitsabläufe
- Sie bleiben innovativ
- Sie beobachten alles
Wie ich schon sagte - eine gewisse Logik.
Nun zu den Technologien, die sie zur Erzielung von Ergebnissen einsetzen: Hier ein einfaches Bild davon, wie das aussieht:
Es scheint, dass bei den Vorreitern in diesem Bereich ein Intranet der erste Schritt ist.
Und es würde Sinn machen.
Ein gemeinsames Repository für das gesamte institutionelle Wissen, das je nach Bedarf aufgeteilt oder rationalisiert werden kann, auf das aber jeder zugreifen kann, wenn er etwas sucht.
Dann eine Datenbank mit automatisierten Skripten zum Abrufen und Anzeigen von Schlüsseldaten für verschiedene Zielgruppen. Zur Veranschaulichung können Sie sich ein Dashboard mit den wichtigsten Kennzahlen als Front-End-Beispiel für diese Art von Lösung vorstellen.
Dann der Internetzugang. Das ist heute an fast jedem Arbeitsplatz nicht ungewöhnlich.
Dann Groupware - oder eine kollaborative Software wie Slack oder eine andere.
Gefolgt von generischen Wissensmanagement-Lösungen. Aber wenn Sie mich fragen, riechen diese ein wenig nach "eckiger Pflock, rundes Loch", es sei denn, Sie entscheiden sich für eine maßgeschneiderte Lösung.
Und schließlich KI (künstliche Intelligenz). Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung stand sie an letzter Stelle der Liste, gewinnt aber rasch an Bedeutung und wird in die modernsten Wissensmanagementlösungen auf dem Markt aufgenommen.
Der Gedanke, dass ein Computer Ihre Gedanken liest und das tut, was Sie wollen, bevor Sie darum bitten, scheint für viele Anbieter die ultimative Enthüllung zu sein (soweit Anbieter die Kundenwünsche lesen - vielleicht ein Schritt zu weit und eine Gefahr der Verdummung?)
Dies rundet unsere Auffassung von Wissensmanagement in der Industrie ab.
Und nun unsere Empfehlung für die besten Wissensmanagement-Tools und -Technologien.
Die besten Wissensmanagement-Tools und Technologien für WordPress
Unser erster Schritt bei der Entscheidung, welche technische Lösung für unser Wissensmanagement-Tool eingesetzt werden soll, ist:
Die Wahl der Plattform.
Es ist die Grundlage (und damit die grundlegende Wahl) für die Entwicklung von allem, was mit Technik zu tun hat.
"Was wird die Grundlage für diese ganze Sache sein?"
Diese kritische Entscheidung hat erhebliche Auswirkungen auf die Leistung und den ROI in der Zukunft.
Wenn Sie das richtig machen, haben Sie genügend Spielraum, um Ihre Ziele zu erreichen.
Wenn man es falsch macht, schränkt man sich selbst ein, bevor man überhaupt angefangen hat.
Nochmals: kritisch.
Unsere Empfehlung für ein Wissensmanagement-Tool ist die Verwendung eines CMS (Content Management System).
Warum?
Sie wurden speziell dafür entwickelt, Wissen in verschiedenen Medienformaten, Layouts und Dateitypen zu produzieren, zu verarbeiten, zu veröffentlichen und zu verbreiten - und das mit Leichtigkeit.
Und der König unter ihnen ist WordPress.
Die beste Zusammenstellung von Wissensmanagement-Tools für WordPress
Wie gesagt, WordPress hat die Nase vorn, wenn es um Plattformen für die Erstellung von Webtools geht.
Seine Vielseitigkeit macht ihn zur idealen Wahl für Projekte jeder Komplexität. Es hat sich in allen Unterkategorien des Bauens bewährt:
- Web-Applikation
- Benutzerdefinierter Rahmen (ERP, CRM usw.)
- eCommerce
- Medienverlage
- Intranets
Und natürlich das Wissensmanagement.
Auch wenn man die Hilfe spezieller Plugin-Erweiterungen benötigt, um weitere Funktionen hinzuzufügen, bleibt WordPress auch bei Erweiterungen integer und fühlt sich nie wie ein Außenseiter an.
Doch was einfach aussieht, ist in Wirklichkeit harte Arbeit. Die WordPress-Plugin-Wirtschaft trägt einen beträchtlichen Teil zu den insgesamt 596,7 Milliarden Pfund bei, die das Ökosystem pro Jahr umsetzt.
Wenn es eine Frage gibt, ob WordPress verwendet werden kann, um "X" zu tun - die Chancen stehen gut, dass jemand es bereits getan hat, zusammen mit einem "Y" und "Z" auch.
Auch im Bereich des Wissensmanagements hat WordPress Sie und Ihr Projekt im Griff.
Hier sind unsere besten Empfehlungen für Wissensmanagement-Tools, die Sie für Ihr WordPress-Projekt verwenden sollten:
Heldenhafte Wissensbasis
Das Heroic Knowledge Base Plugin ist die marktführende, voll funktionsfähige Intranet-Lösung für WordPress. Dieses Plugin ist sofort einsatzbereit und bietet Einfachheit und geringen Konfigurationsaufwand. Es ist sehr intuitiv einzurichten und funktioniert so, wie Sie es erwarten, wenn Sie sich durch die einzelnen Schritte der Einrichtung arbeiten. Man spart eine Menge Zeit und kann in einem superschlanken Installationsprozess viele neue Funktionen hinzufügen. Auch die CSS-Steuerung ist mit Heroic Knowledge Base ein Kinderspiel - sie übernimmt buchstäblich die Styling-Regeln Ihres Themes und fügt sich nahtlos in Ihre Website ein, so dass Ihnen die übliche umständliche Programmierphase erspart bleibt, wenn Sie ein solches Dienstprogramm auf den Weg bringen.
Verwenden Sie Heroic Knowledge Base für die Einrichtung Ihres Wissens-Hubs, um Ihr KM-Software-System zu unterstützen. Mit der integrierten Slack-Integration ist Heroic Knowledge Base das Wissensschwungrad für den Start Ihres Projekts.
Heroic FAQs
Heroic FAQs Plugin ist ein Framework für die Erstellung und Anzeige von FAQs auf Ihrer Website auf die effizienteste und effektivste Weise. Einfach gesagt, ist es ein intelligenter Builder, der es Ihnen ermöglicht, dynamische FAQs einzufügen, die zentral in der Verwaltungskonsole verwaltet werden. Haben Sie häufig gestellte Fragen, die Sie auf Ihrer gesamten Website wiederholen möchten? Das Plugin spart Ihnen viel Zeit und vermeidet Fehler, indem es den Inhalt über ein Shortcode-System anbietet, das nur eine Änderung an der Quelle erfordert, um an anderer Stelle auf der Website dargestellt zu werden.
Verwenden Sie das PluginHeroic FAQs , um FAQs in Ihrer Wissensdatenbank oder Ihrem Intranet auf intelligente Weise darzustellen.
Mit diesen Empfehlungen im Hinterkopf sollten Sie noch heute mit der Nutzung dieser WordPress-Wissensmanagement-Tools beginnen.
