Was ist Prozessdokumentation? Erklärt mit Beispielen

Prozesse sind die Lebensadern, die ein Unternehmen am Laufen halten. Die Dokumentation von Prozessen - oder der Prozess der Prozessdokumentation - ist das Herzstück des Geschäftsprozessmanagements und hilft Unternehmen, Wissen zu verwalten und zu teilen, damit sie wie gut geölte Maschinen laufen können.
Es ist leicht, einen Prozess mit einem Verfahren zu verwechseln, aber beide sind grundlegend verschieden. Bevor wir uns damit befassen, wie Sie eine leicht verständliche Verfahrensdokumentation verfassen können, wollen wir uns ansehen, wie sich diese Begriffe unterscheiden.
Prozess vs. Verfahren
Die ISO definiert einen Prozess als "eineReihe von miteinander verbundenen oder interagierenden Aktivitäten, die Inputs verwenden, um ein beabsichtigtes Ergebnis zu liefern".
Ein Verfahren hingegen ist definiert als "einebestimmte Art und Weise, eine Tätigkeit oder einen Prozess auszuführen".
Im Zusammenhang mit der Dokumentation kann man sagen, dass ein Prozess eine Momentaufnahme auf hoher Ebene ist, während ein Verfahren eine Nahaufnahme der Details darstellt.
Ein Prozess beschreibt, wie eine Reihe von Aktivitäten oder ein Arbeitsablauf ein bestimmtes Unternehmensziel erreicht. Im Gegensatz dazu liefert ein Verfahren die genauen Anleitungen für die Ausführung der verschiedenen Aktivitäten eines Prozesses.
Um dies zu verdeutlichen, betrachten Sie die Personalabteilung als einen Geschäftsprozess. Das macht HR-Aktivitäten wie Onboarding, Assimilation, Offboarding usw. zu Verfahren innerhalb dieses Prozesses.
Verarbeitet Dokumente und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) sind die Mittel, die Unternehmen zur Dokumentation ihrer Prozesse bzw. Verfahren verwenden.
Obwohl beide Dokumentationen einige gemeinsame Schritte beinhalten, unterscheiden sie sich in ihrem Umfang. Sehen wir uns also an, wie die Prozessdokumentation funktioniert und welche genauen Schritte Sie benötigen, um prägnante Prozessdokumente zu erstellen.
In diesem Leitfaden
- Identifizierung der zu dokumentierenden Prozesse
- Ein schnelles Verfahren zur Bearbeitung von Unterlagen
- Schreiben Sie einen beschreibenden Prozessnamen.
- Formulieren Sie den Zweck Ihres Prozesses.
- Legen Sie den Umfang fest.
- Grenzen umreißen.
- Listen Sie die Eingaben auf.
- Listen Sie die Ausgaben auf.
- Beachten Sie die verschiedenen Prozessaktivitäten, die auf die Inputs angewendet werden müssen.
- Beachten Sie alle möglichen Ausnahmen, auf die der Prozessablauf stoßen könnte.
- Identifizieren Sie die Rollen.
- Validieren Sie Ihren Prozess.
- Ausrollen Ihrer Prozessdokumentation
- Verbesserung Ihrer Prozesse
- Erstellung eines Revisionsplans für Ihre Prozessdokumente

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Identifizierung der zu dokumentierenden Prozesse
Wenn Sie nicht die Zeit haben, jeden einzelnen Prozess zu dokumentieren (was vielleicht gar nicht nötig ist!), ist es am besten, die Prozesse auszuwählen, die sich auf das Endergebnis Ihres Unternehmens auswirken.
Betrachten Sie also Ihre betrieblichen, unterstützenden und verwaltungstechnischen Prozesse und wählen Sie die wichtigsten aus.
Hier ist eine kurze Auffrischung:
- Operative Prozesse sind Prozesse, mit denen Sie Geld verdienen. Wenn Sie ein SaaS-Dienstleister sind, ist der Kundenservice einer Ihrer wichtigsten operativen Prozesse, da er mit der Kundenbindung (und dem Umsatz) zusammenhängt.
- Unterstützende Prozesse sind die Backend-Prozesse, die Ihre Arbeit vorantreiben. Die Schulung Ihrer Kundendienstmitarbeiter ist ein unterstützender Prozess.
- Managementprozesse sind Prozesse, die die Bemühungen beider Seiten steuern. Die Festlegung jährlicher Wachstumsziele wäre zum Beispiel ein Managementprozess.
Ein schnelles Verfahren zur Bearbeitung von Unterlagen
Folgen Sie diesen Schritten, um ein prägnantes Prozessdokument zu verfassen. Nutzen Sie diese Vorlage von Project Management Docs zur Unterstützung:

Schreiben Sie einen beschreibenden Prozessnamen.
Schreiben Sie als ersten Schritt zur Dokumentation Ihres Prozesses einen Namen, der den Prozess auf Anhieb identifiziert.
Formulieren Sie den Zweck Ihres Prozesses.
Der Zweck eines Prozesses erklärt, wie der Prozess dazu beiträgt, ein Unternehmensziel zu erreichen. Der Zweck eines Einstellungsprozesses könnte beispielsweise darin bestehen, für ein Unternehmen die besten Talente zu finden, die zu seiner Kultur passen.
Legen Sie den Umfang fest .
Der Umfang eines Prozesses definiert ausdrücklich, was in seinen Bereich fällt, und manchmal auch, was nicht dazu gehört. So kann der Einstellungsprozess beispielsweise die Umzugslogistik eines neuen Mitarbeiters umfassen oder nicht.
Grenzen umreißen.
Prozessgrenzen geben an, wo ein Prozess beginnt und endet.
Die Festlegung von Grenzen ist von entscheidender Bedeutung, da sie dabei helfen, die Ressourcen zu erkennen, die für den Beginn eines Prozesses erforderlich sind und die für seine Ausführung notwendig sind. So kann beispielsweise der Prozess der Gehaltsabrechnung nur dann in Gang gesetzt werden, wenn Sie über die Informationen zu den Arbeitsprotokollen, Urlauben usw. Ihrer Mitarbeiter aus Ihrem HR-Prozess verfügen.
Listen Sie die Eingaben auf.
Die Inputs in einem Prozess sind die Ressourcen, die benötigt werden, um den Prozess erfolgreich abzuschließen.
Listen Sie die Ausgaben auf.
Die Outputs eines Prozesses sind die Endergebnisse, die ein erfolgreich ausgeführter Prozess erzeugen würde.
Beachten Sie die verschiedenen Prozessaktivitäten, die auf die Inputs angewendet werden müssen.
Die Aktivitäten, die auf die Inputs angewendet werden, um den gewünschten Output zu erzeugen, werden im Abschnitt Prozessaktivitäten vermerkt.
Es ist sehr üblich, die Aktivitäten in einem Prozess mithilfe von Flussdiagrammen darzustellen, da Flussdiagramme für den Benutzer leichter zu verarbeiten sind.
Dabei ist zu beachten, dass Prozesse nicht in die Details gehen, wie eine Tätigkeit ausgeführt wird. Sie listen lediglich die Aktivitäten auf und verknüpfen sie idealerweise mit den entsprechenden SOPs. Wenn z. B. das technische Onboarding eine Aktivität im Einstellungsprozess ist, listet der Prozess nur die Aktivität auf und verlinkt sie mit der entsprechenden Standardarbeitsanweisung.
Nachfolgend sehen Sie die Inputs, Outputs und Aktivitäten eines typischen Einstellungsprozesses:

Beachten Sie alle möglichen Ausnahmen, auf die der Prozessablauf stoßen könnte.
Ein Prozessdokument ist eine Art Auffangdokument für einen Prozess... daher müssen alle Abweichungen, die auftreten können, ebenfalls dokumentiert werden.
Ein Beispiel für eine solche Ausnahme könnte sein, wenn ein Bewerber ein Stellenangebot nicht annimmt.
Identifizieren Sie die Rollen.
Jede Aktivität in einem Prozess wird von einer Rolle ausgeführt.
Ermitteln Sie also alle Personen, die an Ihrem Prozess beteiligt sind.
Alle diese Rollen sind auch die Beteiligten an einem Prozess. Stellen Sie sicher, dass ein Konsens darüber besteht, wer was und wann tut, um sicherzustellen, dass ein Prozess gut ausgeführt wird.
Wenn Sie sich das obige Beispiel ansehen, werden Sie feststellen, dass der Personalverantwortliche zwar der Hauptbeteiligte am Einstellungsprozess ist, aber auch andere daran beteiligt sind. Ein Unternehmen könnte zum Beispiel einige seiner technischen Mitarbeiter damit beauftragen, technische Interviews zu führen oder die Bewerbungen zu prüfen. Die ganze Idee der Prozessdokumentation besteht darin, all dies zu dokumentieren, damit ein Prozess immer einheitlich durchgeführt werden kann.
Damit sollte Ihr Prozessdokument fertig sein. Aber führen Sie es noch nicht aus.
Validieren Sie Ihren Prozess.
Bevor Sie Ihren Prozess einführen, sollten Sie ihn über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg in Aktion beobachten und prüfen, ob er wirklich den tatsächlichen Arbeitsablauf widerspiegelt.
Sie können auch einen Berater engagieren, der Sie dabei unterstützt.
Gehen Sie auf alle Unstimmigkeiten ein, auf die Sie stoßen.
Ausrollen Ihrer Prozessdokumentation
Sobald Sie ein funktionierendes Prozessdokument erstellt haben, das von allen Beteiligten geprüft und genehmigt wurde, ist es an der Zeit, es formell einzuführen.
In den meisten Fällen werden Sie am Ende Dutzende von Prozessen für jede Abteilung/jedes Team haben. Für jeden Prozess gibt es eine Reihe von SOPs/Verfahren, die den verschiedenen Aufgaben entsprechen, die er mit sich bringt.
Wie Sie sich vorstellen können, ist das eine Menge Inhalt. Deshalb ist eine gute Organisation für Ihre Prozessdokumentation so wichtig.
Es sollte einfach sein, die verschiedenen Prozesse in Ihren verschiedenen Abteilungen zu finden und darauf zuzugreifen. Wenn sich dies wie eine Menge Arbeit anfühlt, wird Ihre Akzeptanzrate darunter leiden.
Ein Theme wie KnowAll kann Ihnen dabei helfen, diese Überforderung zu überwinden und Ihre Prozesse für Ihre Teams optimal und benutzerfreundlich darzustellen. Auch die Implementierung einer internen Wissensdatenbank kann dabei helfen.
Verbesserung Ihrer Prozesse
Einer der Hauptgründe, warum Unternehmen in die Dokumentation von Prozessen investieren, ist die Diagnose ihrer Probleme und die Suche nach Möglichkeiten zu deren Optimierung.
Das oben dargestellte Einstellungsverfahren ist ein Beispiel dafür. Er wurde entwickelt, als ein Unternehmen feststellte, dass seine neu eingestellten Mitarbeiter weniger als ein Jahr im Unternehmen blieben, was erhebliche Verluste verursachte.
Der optimierte Einstellungsprozess umfasste Aktivitäten wie eine sechsmonatige Bewertung der Arbeitsleistung, eine Überprüfung der Arbeitszufriedenheit und eine Beurteilung durch den einstellenden Manager, um die Fluktuation zu senken:

Auch Sie sollten Ihre tatsächlichen Produktergebnisse mit den gewünschten Ergebnissen messen und versuchen, die Lücke zu schließen. Die Festlegung von KPIs für Ihre Prozesse kann Ihnen dabei helfen, zu sehen, wie sie wirklich funktionieren.
Die meisten der von Ihnen erstellten Prozessdokumente haben in der Regel greifbare Ergebnisse, deren Auswirkungen leicht gemessen werden können - die Fluktuationsrate im Falle eines Einstellungsprozesses zum Beispiel.
Erstellung eines Revisionsplans für Ihre Prozessdokumente
Prozesse sind dynamisch. Sie ändern sich, wenn ein Team wächst oder die Rollen neu verteilt werden. Sie ändern sich auch, um sich an externe Entwicklungen anzupassen. Optimierungen zwingen ein Unternehmen auch dazu, Arbeitsabläufe zu ändern.
Mit anderen Worten: PDFs von Prozessdokumenten funktionieren nicht. Ihre Prozessdokumente müssen "live" sein.
Erstellen Sie also einen Revisionsplan, der auf Ihrem Überprüfungszeitplan basiert. Gehen Sie von Zeit zu Zeit auf Ihre Prozesse zurück und aktualisieren Sie sie.
Die Dokumentation der Aktualisierungen ist ebenso wichtig, damit alle Beteiligten wissen, was sich ändert und warum. Aus diesem Grund wird in den Prozessdokumenten ein Änderungsprotokoll verwendet - ein einfaches Protokoll, in dem die Änderungen festgehalten werden.
Wenn Sie eine Wissensmanagement-Software für Ihre Prozessdokumentation auswählen, sollten Sie sich für eine Software entscheiden, die eine einfache Bearbeitung ermöglicht. Mit WikiPress und Heroic Knowledge Base von HeroThemes zum Beispiel ist die Bearbeitung und Aktualisierung eines Prozessdokuments so einfach wie die Bearbeitung eines Blogposts in WordPress.
Das war's...
Der einfachste Weg, um herauszufinden, ob die Prozessdokumentation Ihre Produktivität steigern kann, besteht darin, ein Prozessdokument zu erstellen und Ihr Team dazu zu bringen, es zu verwenden.
Wenn Sie alles richtig machen, sollten Sie eine messbare Verbesserung feststellen.
Wählen Sie also einfach eine Prozessdokumentvorlage wie diese und füllen Sie sie anhand der oben genannten Schritte aus.
Und starten Sie den Pilotfilm!
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