10 beste Wissensmanagement-Software und -Tools (kostenlose und kostenpflichtige Optionen)

Wenn einer Ihrer wichtigsten Mitarbeiter in einer Woche ausfallen würde, wie schnell könnten Sie dann jemanden finden, der seine Aufgaben übernimmt?

Je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto wahrscheinlicher ist es, dass es komplexe Aufgabenbereiche, eine breite Palette von Produkten und Dienstleistungen und eine große Anzahl von Kundenanfragen gibt.

Für einen reibungslosen Ablauf ist es unerlässlich, dass alle Beteiligten in der Lage sind, Wissen zu teilen und zu organisieren. Aus diesem Grund hat sich das Konzept des Wissensmanagements zu einem wichtigen Bestandteil der Unternehmensführung entwickelt.

Vor diesem Hintergrund wird dieser Leitfaden einen Blick auf die beste Wissensmanagement-Software und die Faktoren werfen, die bei der Auswahl einer Software für Ihre Bedürfnisse zu berücksichtigen sind. Lassen Sie uns beginnen.

Was ist Wissensmanagement-Software?

Wissensmanagement-Software bezieht sich auf digitale Werkzeuge und Plattformen, die zum Speichern und Aufbewahren nützlicher Informationen verwendet werden können. Mit diesen Wissensmanagement-Tools können Administratoren Informationen so veröffentlichen und strukturieren, dass sie für die Nutzer leicht zu navigieren und zu durchsuchen sind.

Auf diese Weise können die Nutzer Antworten auf ihre Fragen finden und erhalten die Anleitung, die sie zur schnellen Lösung von Problemen benötigen.

Durch die Möglichkeit, Informationen zu verwalten und auszutauschen, eignet sich die Wissensmanagement-Software für zwei Hauptzwecke. Sie können sie verwenden, um:

• Erstellen Sie einen privaten, internen Hub, auf den nur Ihre Mitarbeiter zugreifen können
• Aufbau einer öffentlichen, externen Ressource für Ihre Kunden und Partner

Ein Wissensmanagementsystem wird in der Regel im Internet gehostet. Sein Hauptvorteil ist also die Bequemlichkeit und Leichtigkeit, Informationen von überall und zu jeder Zeit zu veröffentlichen und zu konsumieren.

Die beste Wissensmanagement-Software

Hier finden Sie eine Liste der besten Wissensmanagement-Software, die Sie für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen sollten, sowie die besten Funktionen, Vor- und Nachteile, die sie auszeichnen.

Heroic KB

WordPress ist ein kostenloses System zur Verwaltung von Inhalten, das bereits Millionen von Websites versorgt hat. Es ist einfach zu bedienen und verfügt über Funktionen, die denen einer beliebigen Wissensmanagement-Software sehr ähnlich sind. Das heißt, Sie können Inhalte erstellen, bearbeiten und kategorisieren, wie Sie möchten.

Wenn Sie sich für WordPress entscheiden, müssen Sie sich ein eigenes Hosting und einen eigenen Domainnamen zulegen, was Sie etwa 40 $/Jahr bzw. 10 $/Jahr kosten würde.

Aber selbst mit diesem Aufwand ist die Verwendung von WordPress für das Wissensmanagement deutlich günstiger als alternative Lösungen. Und während Sie bei anderen Wissensmanagement-Lösungen das Hosting nicht separat erwerben müssen, sind die Hosting-Gebühren in ihren Gebühren enthalten.

Ein weiterer Vorteil der Verwendung von WordPress ist, dass Sie die volle Kontrolle über das Erscheinungsbild Ihres Wissensmanagement-Portals haben und es individuell gestalten können. Außerdem gibt es Tausende von vorgefertigten Vorlagen, aus denen Sie auswählen können.

WordPress ist zwar in erster Linie für die Erstellung von Websites gedacht, aber es ist möglich, seine Funktionen zu erweitern. Mit dem PluginHeroic KB erhalten Sie Funktionen, die es zu einer vollwertigen Wissensmanagement-Plattform machen. Dazu gehören Sofortsuche, Benutzerfeedback, Artikelanalyse und mehr.

Darüber hinaus verfügt Heroic KB über eine intuitive Benutzeroberfläche, eine einfache Kategorieverwaltung und einen einfachen Customizer, um Ihre Wissensdatenbank an Ihre Markenidentität anzupassen. Und Sie können die Analysefunktionen nutzen, um herauszufinden, wie gut Ihre Wissensmanagementlösung die Bedürfnisse der Nutzer erfüllt.

Die Einrichtung einer Wissensmanagement-Plattform mit WordPress und Heroic KB ist denkbar einfach. Die meisten Webhoster bieten eine Ein-Klick-Installation von WordPress an, da es das beliebteste CMS ist.

Sobald Sie also ein Hosting erhalten und WordPress installiert haben, müssen Sie nur noch Heroic KB installieren und sich vom Einrichtungsassistenten durch die restlichen Schritte führen lassen.

Profis

• Hervorragende Out-of-the-Box-Front-End-Erfahrung
• Moderne Gestaltung von Wissensdatenbanken
• Deutlich billiger als SaaS-Lösungen
• 14 Tage Geld-zurück-Garantie

Nachteile

• Keine kostenlose Version oder Testversion
• Sie verwalten Hosting und Software-Updates

ProProfs

ProProfs ist ein komplettes Toolkit zur Erstellung eines Help Centers, das eine Wissensdatenbank-Dokumentation für interne und externe Zwecke enthält.

ProProfs konzentriert sich stark auf die Zusammenarbeit im Team und die Integration mit Diensten wie Freshdesk und Zendesk. Es wird auch mit einer Sammlung vorgefertigter Vorlagen geliefert, die einen schnellen Einstieg ermöglichen.

Sie können das Styling leicht anpassen, einschließlich der Farben, der Schriftart und der Aspekte, die zu Ihrer Marke passen. Weitere Funktionen sind die Unterstützung für die Lokalisierung in 90 Sprachen und die Leistungsberichterstattung.

Profis

• Einfache Einrichtung und Nutzung
• Viele Themen, die das Aussehen der Wissensdrehscheibe bestimmen
• Eine Reihe von wertvollen Integrationen

Nachteile

• Kann bei größeren Wissensbeständen teuer werden
• Oft anfällig für Bugs/Abstürze
• Probezeit von nur 15 Tagen

Preisgestaltung

Die Preise von ProProfs hängen davon ab, ob Sie das Programm für Mitarbeiter oder Kunden nutzen möchten.

Die Kosten für ein öffentliches Help Center für Kunden beginnen bei 30 $/Benutzer/Monat. In diesem Plan können Sie bis zu 3 Benutzer haben, 500 Seiten erstellen und unbegrenzte Ansichten bedienen. Der nächste verfügbare Premium-Plan kostet 40 $/Benutzer/Monat, mit einer Genehmigung für bis zu 10 Benutzer, 1000 Seiten und unbegrenzte Ansichten.

Wenn Sie eine private Wissensdatenbank nur für Mitarbeiter erstellen möchten, können Sie mit $2/Benutzer/Monat beginnen, mit bis zu 75 Benutzern und 500 Seiten. Wenn Sie mehr Benutzer und Seiten hinzufügen möchten, kostet der Premium-Plan $3/Benutzer/Monat.

Dokument360

Document 360 ist eine der besten Wissensmanagement-Software, mit der Unternehmen private und öffentliche Self-Service-Portale erstellen können. Mit ihr können Sie Wissen schreiben, veröffentlichen und organisieren.

Teammitglieder können gemeinsam Änderungen vornehmen und die von den anderen vorgenommenen Änderungen vergleichen, um auf dem gleichen Stand zu sein. Sie erhalten auch Zugang zu Analyseberichten, um zu verstehen, welche Artikel die meisten Aufrufe und das meiste Engagement haben.

Document360 verfügt über mehrere Erweiterungen, die Sie zur Integration mit Ihren bestehenden Helpdesk-, Chat-, Kommentar- und Übersetzungstools verwenden können. Dazu gehören FreshDesk, Slack, Zapier und mehr.

Außerdem können Sie Ihre Wissensdatenbank so gestalten, dass sie mit Ihrer Marke übereinstimmt. Sie können eine benutzerdefinierte Domain verwenden und die Navigation mit Links, sozialen Symbolen und CTAs anpassen.

Profis

• Unterstützung für Markdown bei der Bearbeitung von Inhalten
• Intuitive Benutzeroberfläche
• Leicht einzurichten

Nachteile

• Neigt zu häufigen Abstürzen
• Es kann zu Formatierungsproblemen kommen
• Kostspieliger als Alternativen
• Kurze Probezeit

Preisgestaltung

Document360 bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase, um zu sehen, ob es das Richtige für Ihr Unternehmen ist. Und es gibt einen kostenlosen Plan, der Ihnen 5 Teamkonten, 50 Artikel und 1 GB Speicherplatz bietet. Der Premium-Plan beginnt bei 99 $ pro Projekt pro Monat und geht bis zu 499 $ pro Projekt pro Monat für große Unternehmen.

HelpCrunch

HelpCrunch bietet Ihnen eine saubere Schnittstelle für das Wissensmanagement. Und es ist ideal für Neueinsteiger in kleinen und großen Unternehmen. Außerdem enthält es den Live-Chat und die Suchfunktion für Benutzer.

Für jeden Wissensartikel, den Sie erstellen, zeigt HelpCrunch Ihnen ein Panel an, in dem Sie SEO-Metadaten hinzufügen können. Dies hilft Ihnen, Artikel für die Suche zu optimieren und sie leicht auffindbar zu machen.

Darüber hinaus erhalten Sie auch Suchanalysen mit nützlichen Metriken zur Verbesserung Ihrer Wissensmanagement-Plattform. Sie können zum Beispiel sehen, welche Suchanfragen für die Nutzer keine Ergebnisse brachten, und dann Artikel erstellen, um die Lücke zu schließen.

Sie können auch ein Widget in Ihrem Help Center einblenden, damit Kunden die Wissensdatenbank durchsuchen können, bevor sie sich an Ihre Kundendienstmitarbeiter wenden.

Profis

• Mehr Kontrolle bei der Anpassung des Erscheinungsbildes
• Kann für ein besseres Kundenerlebnis in den Live-Chat integriert werden

Nachteile

• möglicherweise nicht ideal für das interne Wissensmanagement
• Unterstützt keine rollenbasierte Zugriffskontrolle

Preisgestaltung

HelpCrunch hat drei Arten von Preisplänen, die alle eine unbegrenzte Anzahl von Kontakten und eine kostenlose Übertragung von anderen Plattformen beinhalten. Es gibt auch eine 14-tägige kostenlose Testversion.

Der Basisplan kostet $12 pro Teammitglied pro Monat, mit eingeschränkten Funktionen wie z.B. einsprachige Wissensdatenbank. Außerdem gibt es ein HelpCrunch-Wasserzeichen auf Ihrer Wissensdatenbank und Widgets.

Sie können dieses Wasserzeichen mit einem Pro-Tarif für 20 US-Dollar pro Teammitglied und Monat entfernen und erhalten erweiterte Funktionen wie eine mehrsprachige Wissensdatenbank und Chatbot-Automatisierung.

Happeo

Happeo ist ein sozialer Arbeitsbereich und eine der besten Wissensmanagement-Software, die Teamarbeit, Interaktionen und Wissenshub in einer einzigen Plattform integriert.

Es lässt sich mühelos mit Google Workspace, Microsoft 365 und anderer Software kombinieren, die in Ihrem Unternehmen möglicherweise bereits im Einsatz ist.

Die auf OneDrive oder Google Drive gespeicherten Dateien können bequem mit Kanalnachrichten verknüpft werden, die dann direkt in Slack oder Teams gepostet werden können, um alle zu informieren.

Eine weitere wichtige Funktion ist die universelle Suche, mit der Sie das gesamte System durchsuchen können. Die Daten, die Sie durchsuchen können, umfassen auch die Dateien, die mit Integrationen wie Microsoft 365 und Google Drive verbunden sind. Außerdem können Sie mit den Analysefunktionen wichtige Leistungsindikatoren im Auge behalten.

Profis

• Einfach und intuitiv zu bedienen
• Ermöglicht anregende Teamgespräche
• Die Kompatibilität mit Google Workspace ist nützlich, insbesondere die Suchfunktion

Nachteile

• Es gibt keine kostenlose Version
• Nichtverfügbarkeit der telefonischen Kundenbetreuung

Preisgestaltung

Happeo bietet drei Arten von Preispaketen an: Essential, Recommended und Custom. Die Kosten richten sich danach, wie viele Personen das System nutzen und welche zusätzlichen Funktionen Sie auswählen.

ClickUp

ClickUp ist ein robustes Kollaborationssystem für Unternehmen unterschiedlicher Größe und mit verschiedenen Tätigkeitsbereichen. Es ermöglicht Ihnen, Gedanken zu organisieren, besser zu arbeiten und Ihre Dokumente an einem einzigen Ort zu konsolidieren.

Als eine der besten Wissensmanagement-Software verfügt ClickUp Docs über einen flexiblen Content-Editor, der alle Ihre Anforderungen erfüllt.

Die Echtzeit-Bearbeitungsfunktion von ClickUp Docs ermöglicht es Ihnen, gleichzeitig mit anderen zusammenzuarbeiten. Benutzer können auch Kommentare hinterlassen, um ihren Beitrag zu den erstellten Artikeln zu leisten und alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand zu halten.

Um das Wissen, das Sie mit ClickUp teilen, zu organisieren und zu bereichern, unterstützt es verschachtelte Seiten und die Möglichkeit, Überschriften, Listen, Tabellen und andere Aspekte anzupassen, um wichtige Details hervorzuheben.

Darüber hinaus ist ClickUp mit mehr als 1.000 verschiedenen Produktivitätsprogrammen kompatibel. Dadurch können Sie Ihren Dokumenten von so gut wie überall aus Informationen hinzufügen.

Profis

• Einfach zu bedienen
• Ständig neue Funktionalitäten
• Angemessene Kosten
• Kommt mit einer Smartphone-App

Nachteile

• Die Geschwindigkeit könnte etwas verbessert werden
• Erfordert einige Mühe, um die Funktionen zu verstehen

Preisgestaltung

ClickUp hat einen kostenlosen Plan, der sich hervorragend für die individuelle Nutzung eignet. Er umfasst 100 MB Speicherplatz und keine Beschränkungen für Aufgaben und Benutzer.

Für kleine Gruppen bietet ClickUp einen unbegrenzten Plan an, der monatlich $5 pro Benutzer kostet. Er bietet alle Funktionen des kostenlosen Plans, und es gibt keine Einschränkungen für Speicherplatz, Integrationen und Dashboards.

Flowlu

Flowlu ist eine CRM-, Aufgabenverwaltungs- und Kommunikationssoftware sowie ein Wissensmanagementsystem.

Die Benutzeroberfläche ist im Gegensatz zum enzyklopädischen Stil vieler Wissensdatenbanken mit Karten gestaltet, ähnlich einem Kanban-Board.

Sie können den einfachen Editor nutzen, um mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten und Ihren Beiträgen mit Tabellen, Fotos und Videos mehr Stil zu verleihen. Dann markieren und verbinden Sie Ihre Seiten, um die Informationsarchitektur zu verbessern.

Sie können die Wissensdatenbank auch auf die Marke Ihres Unternehmens abstimmen. Dazu können Sie das Logo, die Farben, den Domänennamen usw. anpassen.

Profis

• Saubere und praktische UI
• Einfach zu navigieren
• Erschwinglich und mit einer kostenlosen Version erhältlich

Nachteile

• Die Funktionen bieten nichts Neues
• Es kann zu Verzögerungen bei der Kundenbetreuung kommen.

Preisgestaltung

Flowlu bietet eine 0-Dollar-Version mit nur zwei Benutzern und 1 GB Speicherplatz. Sie enthält eine Wissensdatenbank für Ihr Team. Wenn Sie auf den Team-Plan upgraden, können Sie 8 Benutzer mit 10 GB Speicherplatz für 29 $ pro Monat hinzufügen.

Zoho Desk

Eine weitere Plattform, die bei der Diskussion über die beste Wissensmanagement-Software nicht außer Acht gelassen werden darf, ist Zoho, eine vollwertige CRM-Plattform.

Sein Helpdesk-System, Zoho Desk, ist eine Mischung aus Support-Ticketing-Software und Wissensmanagement-Plattform. Es ist in der Lage, den Kunden schnelle Antworten mit einem hohen Automatisierungsgrad zu geben.

Eine der Funktionen, das Domain Mapping, ermöglicht es Ihnen, Ihren eigenen Domainnamen zu verwenden und gleichzeitig mit dem System von Zoho zu synchronisieren. Außerdem können Sie das Erscheinungsbild mit benutzerdefiniertem HTML und CSS ändern.

Sie können auch Ihr Markenlogo hinzufügen und andere Aspekte des Designs Ihrer Wissensdatenbank anpassen. Dazu gehören Seitenlayouts, Formularfelder, Registerkarten und mehr.

Eine weitere wichtige Funktion ist die Änderung der Berechtigung zum Anzeigen von Inhalten. Sie können zum Beispiel wählen, ob Sie einen Beitrag für alle oder nur für eine ausgewählte Gruppe, wie angemeldete Verbraucher oder Mitarbeiter, anzeigen möchten.

Profis

• Starke Konnektivität mit anderen Zoho-Tools
• Extrem anpassbar
• Angemessene Kosten

Nachteile

• Bestimmte wesentliche Funktionen nur in teuren Tarifen
• Leicht veraltete UI
• Etwas kompliziert zu bedienen und zu ändern

Preisgestaltung

Zoho Desk bietet 4 Pakete an, die zwischen $0 und $40 pro Agent und Monat liegen. Eine kostenlose Testversion von Zoho Desk ist ebenfalls verfügbar, die Zugang zu 3 Agenten bietet.

Wenn Sie eine unbegrenzte Anzahl von Agenten unterstützen möchten, beginnen die kostenpflichtigen Pläne bei 14 $ pro Monat und Agent. Außerdem erhalten Sie erweiterte Funktionen wie die Tabellenansicht, Ticketverfolgung und mehr.

Nuclino

Nuclino ist eine Plattform für kollaboratives Wissensmanagement, die die Wissensverteilung und Teamarbeit innerhalb eines Unternehmens fördert.

Alle Inhalte in Nuclino können in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden, wobei jede Änderung automatisch in der Versionsgeschichte gespeichert wird und Versionskonflikte vermieden werden.

Integrationen mit mehr als 25 verschiedenen Anwendungen ermöglichen die Einbettung interaktiver Medien, einschließlich Videos, Karten, Folien, Tabellen und mehr.

Außerdem können Sie es mit einer Reihe einzigartiger Tools von Drittanbietern kombinieren, um Ihre Inhalte mit Medienanhängen wie Präsentationen, Tabellen, Karten, Videoaufnahmen usw. anzureichern.

Eine weitere großartige Funktion ist die Strukturierung Ihrer Artikel mit einem @-Symbol. Damit können Sie in einem Artikel Links zu anderen verwandten Artikeln einbetten. So können die Nutzer schnell Antworten finden.

Profis

• Benutzerfreundlich
• Der Zeitaufwand für die Aufnahme von Teammitgliedern ist geringer

Nachteile

• Nicht kompatibel mit verschiedenen Projektmanagement-Programmen
• Begrenzte Kontrolle über das Styling zur Anpassung an Ihre Marke

Preisgestaltung

Nuclino bietet einen kostenlosen Basisplan an, der für neue Gruppen in der Anfangsphase geeignet ist. Der kostenlose Tarif umfasst maximal 50 Dokumente und 2 GB Gesamtspeicherplatz.

Der Premium-Plan beginnt bei 5 $/Monat für einen einzelnen Benutzer und umfasst eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten, Verwaltungskontrollen, Single Sign-On (SSO), Versionsverlauf, 10 GB Speicherplatz pro Benutzer und vieles mehr. Sie können auch eine 14-tägige kostenlose Testversion anfordern, um zu sehen, ob es das Richtige für Ihr Unternehmen ist.

Tettra

Tettra ist eine weitere dedizierte interne Wissensmanagement-Lösung, die nicht als Bestandteil einer CRM-Software angeboten wird.

Es ist also vorkonfiguriert, um Daten von GitHub, Dropbox und Google Docs abzurufen, und unterstützt eine unkomplizierte Datenfreigabe.

Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von vorgefertigten Layouts, z. B. für Mitarbeiterakten oder für allgemeine Verfahren, die Ihre Mitarbeiter befolgen müssen. (Wir haben einen detaillierten Leitfaden für die Erstellung solcher Richtlinien und Verfahrenshandbücher)

Sie enthält eine intelligente Suchmaschine, die häufige Tippfehler erkennen kann. Außerdem können die Mitarbeiter einfach Empfehlungen innerhalb der Wissensdrehscheibe aussprechen, anstatt einen anderen Kanal zu besuchen, um neue Inhalte zu empfehlen.

Und schließlich ist es mit Slack verknüpft, so dass Sie auf Mitarbeiteranfragen mit einem sofortigen Link zum Knowledge Hub antworten können, anstatt die gleichen Antworten immer wieder zu schreiben.

Profis

• Einfach zu bedienen und benutzerfreundlich
• Prompte Kundenbetreuung

Nachteile

• Die Strukturierung des Inhalts könnte verbessert werden
• Begrenzter Funktionsumfang

Preisgestaltung

Tettra bietet einen kostenlosen Plan für kompakte Teams in der Anfangsphase des Wissensaustauschs. Sie erhalten einen begrenzten Zugang für 10 Nutzer, 1 GB Speicherplatz, nur Google-Konnektivität und keine Analysefunktionen.

Für expandierende Unternehmen, die das Wissen ihrer Mitarbeiter erweitern möchten, beginnt das Premium-Abonnement bei 8,33 $/Benutzer/Monat für maximal 250 Benutzer. Der kostenpflichtige Plan beinhaltet Kompatibilität mit Slack, Zapier, MS Teams und unbegrenzten Speicherplatz. Sie können auch den kostenpflichtigen Plan 30 Tage lang kostenlos testen.

Gegensprechanlage

Intercom ist eine Kundenbetreuungs- und CRM-Anwendung, die auch eine Wissensmanagementlösung umfasst.

Intercom ist dafür bekannt, mehrsprachig zu sein, und verfügt daher über ein integriertes Framework für die Übersetzung Ihres Materials in verschiedene Sprachen.

Sie können den Inhaltseditor nutzen, um nahtlos Videoaufnahmen, Fotos, Call-to-Actions und interaktive Anleitungen hochzuladen. Sie können den Zugang auch auf eine bestimmte Gruppe von Nutzern beschränken.

Sie können sie nach Belieben anpassen, um sicherzustellen, dass Ihre Wissensdatenbank mit Ihrem Unternehmen übereinstimmt, indem Sie das Logo, die Farbtöne, die Domain, die Kopfzeile usw. personalisieren.

Profis

• Konfigurieren von Intercom ist einfach
• Synchronisierung mit Ihrer Website

Nachteile

• Verzögerungen beim Kundendienst
• Der Preis liegt auf der höheren Seite

Preisgestaltung

Intercom bietet seinen Nutzern eine 14-tägige kostenlose Testphase. Für kleine Startups beginnt das Premium-Abonnement bei 74 $ pro Monat, die jährlich zu zahlen sind. Sie können Ihr Paket auch durch zusätzliche Erweiterungspakete mit Funktionen wie Umfragen, WhatsApp-Anbindung und Produktdemos modifizieren.

Worauf sollten Sie bei der besten Wissensmanagement-Software achten?

Nun, da Sie bereit sind, einige der oben genannten Optionen auszuprobieren, wollen wir uns die wichtigsten Aspekte ansehen, die Sie bei der Evaluierung von Wissensmanagement-Software berücksichtigen sollten.

Einfach einzurichten und zu verwenden

Je schwieriger es ist, Ihr Wissensmanagement-Portal zu nutzen, desto mehr werden Ihre Mitarbeiter und Kunden zögern, es zur Veröffentlichung und Suche von Informationen zu nutzen. Mit der besten Wissensmanagement-Software ist es ein Kinderspiel, ein Wissensportal zu erstellen und Inhalte hinzuzufügen/zu bearbeiten. Sowohl die Administratoren als auch die Benutzer sollten in der Lage sein, die Software mit minimalem Schulungsaufwand zu nutzen.

Verwaltung von Dokumenten

Nichts ärgert Teammitglieder mehr als Probleme beim Hochladen der gewünschten Dateitypen oder die Notwendigkeit, sie in ein anderes Format zu konvertieren. Ihre Wissensmanagement-Software sollte in der Lage sein, alle gängigen Dateiformate und Medien zu verarbeiten, z. B. PDF, Videos, Audiodateien, Tabellenkalkulationen usw.

Effiziente Navigation und Suche

Was nützt all dieses großartige Wissen, wenn die Benutzer es nicht finden können? Eine der wichtigsten Funktionen der besten Wissensmanagement-Software besteht darin, dass Sie Informationen organisieren und optimieren können, um sie besser auffindbar zu machen. Außerdem muss sie eine Suchfunktion bieten, mit der die Benutzer Probleme schnell lösen können.

Zusammenarbeit im Team

Wenn viele Personen Artikel in einer Wissensdatenbank hinzufügen und bearbeiten, wird es schwierig, alle Änderungen zu verfolgen und zu überprüfen. Eine gute Wissensmanagement-Lösung ermöglicht daher eine gemeinsame Bearbeitung, Überprüfung und Genehmigung.

Inhalts- und Nutzeranalyse

Wissensmanagement ist ein fortlaufender Prozess. Und Sie benötigen aufschlussreiche Daten, um Ihr Wissenszentrum regelmäßig zu verbessern. Dazu gehören Details wie:

• Die beliebtesten Artikel
• Benutzer suchen
• Artikelstimmen oder Bewertungen

Prüfen Sie also, ob Ihre Wissensmanagement-Software über Leistungsberichte verfügt und welche Art von Daten Sie erhalten können.

Integrationen von Drittanbietern

Wenn Sie bereits andere Help-Center-, Live-Chat- oder Kommunikations-Tools verwenden, sollten Sie diese nicht ersetzen oder isoliert nutzen. Durch die Integration Ihres Wissensmanagementsystems mit Ihren Tools können Sie die Effizienz Ihres Teams auf eine ganz neue Ebene heben.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Wissensmanagement?

Wissensmanagement ist die Praxis der Schaffung, Speicherung, Verteilung und Verwaltung von Wissen in einer Organisation. Ziel ist es, Mitarbeiter und Kunden dabei zu unterstützen, Antworten auf ihre Fragen zu finden und Probleme auf effiziente Weise zu lösen.

Warum ist Wissensmanagement wichtig?

Ein effektives Wissensmanagement hilft Ihnen, Ihre Mitarbeiter zu befähigen, die Produktivität zu steigern, das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen und Kunden zu binden. Im Gegensatz dazu kann ein unzureichendes Wissensmanagement der Zufriedenheit der Mitarbeiter, der Kundenzufriedenheit und dem Gesamtumsatz abträglich sein.

Was sind die Vorteile von Wissensmanagement-Software?

Die beste Wissensmanagement-Software trägt dazu bei, die Kosten für den Kundenservice zu senken, erleichtert den Zugriff auf benötigte Informationen, lässt Teammitglieder redundante Aufgaben vermeiden, beschleunigt den Kundensupport und fördert das Unternehmenswachstum.

Zusammenfassung: beste Wissensmanagement-Software

Mit diesem ganzheitlichen Überblick über die beste Wissensmanagement-Software sind Sie nun hoffentlich bestens gerüstet, um die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen. Beginnen Sie damit, die Anforderungen Ihres Unternehmens an das Wissensmanagement zu skizzieren. Testen Sie dann die verschiedenen oben beschriebenen Wissensmanagement-Plattformen, um herauszufinden, welche diese Anforderungen am besten erfüllt.

Wenn Sie zu einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen gehören, empfehlen wir Ihnen dringend, eine Kombination aus WordPress und Heroic KB für das Wissensmanagement zu wählen. Dieser Ansatz gibt Ihnen die volle Kontrolle über die Anpassung und kostet Sie nur einen Bruchteil dessen, was Sie für eine SaaS-Lösung bezahlen müssen.

Auf diese Weise kann Ihr Wissen mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und sich mit Ihren Bedürfnissen weiterentwickeln. Viel Glück!