Wie man ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch erstellt: Ein vollständiger Leitfaden

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch erstellen sollen, oder ob Ihr Unternehmen überhaupt eines benötigt?

Ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch ist ein zentraler Ort, an dem die Mitarbeiter Zugang zu wichtigen Informationen über Ihr Unternehmen haben.

Wenn Ihr Unternehmen expandiert, ist die Dokumentation dieser Richtlinien und Verfahren unerlässlich, um Ihre Prozesse zu optimieren, Ihre Mitarbeiter zu betreuen, Ihr Unternehmen zu schützen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und vieles mehr.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über die Erstellung eines Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs wissen müssen, einschließlich der folgenden Punkte:

• Was ist ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch?
• Beispiele für Richtlinien und Verfahrenshandbücher
• Warum es wichtig ist, ein Handbuch für Richtlinien und Verfahren zu haben
• Wie man ein Handbuch für Richtlinien und Verfahren erstellt

Schauen wir mal rein...

Was ist ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch?

Ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch ist eine zentrale Wissensdrehscheibe, in der die Mitarbeiter Informationen über die Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens abrufen können, z. B. wie bestimmte Aufgaben ("Verfahren") und Regeln und Vorschriften ("Richtlinien") auszuführen sind.

Einige Beispiele sind Details zum Einstellungsverfahren für Manager, die neue Mitarbeiter einstellen müssen, Richtlinien für krankheitsbedingte Fehlzeiten, Leistungen für Mitarbeiter usw. Wir werden gleich weitere Beispiele für Richtlinien und Verfahrenshandbücher vorstellen.

Eine solche zentrale Wissensdrehscheibe hilft Ihren Mitarbeitern, bei Bedarf auf wichtige Informationen zuzugreifen, wodurch Ihr Unternehmen effektiver arbeiten kann.

Es stellt auch sicher, dass alle Ihre Mitarbeiter auf der gleichen Seite arbeiten und die Verfahren und Richtlinien Ihres Unternehmens vollständig verstehen.

Beispiele für Richtlinien und Verfahrenshandbücher

Um zu verstehen, was ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch ist und welche Arten von Inhalten Sie in Ihr Handbuch aufnehmen sollten, lassen Sie uns einen schnellen Überblick über einige Beispiele für Richtlinien und Verfahrenshandbücher geben, die Sie in Betracht ziehen sollten:

• Verhaltenskodex am Arbeitsplatz
• Informationen zu Leistungen an Arbeitnehmer
• Verfahren für Gesundheit und Sicherheit
• Verfahren für Notfälle
• Urlaubspolitik
• Urlaubspolitik
• Politik der Fernarbeit
• Organigramm
• Richtlinien für Geschäftsreisen (z. B. Tagegelder, usw.)
• HR-Politik
• Zahlungsverfahren
• Verfahren für Mitarbeiter für wichtige Aufgaben (z. B. Einreichen eines Urlaubsantrags)
• Stellenbeschreibungen
• Informationen zur Beförderung (falls standardisiert, z. B. verschiedene Stufen)
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z. B. Vorschriften für Mitarbeiter, die in Aktien investieren)
• Informationen über Aktienoptionen und Sperrfristen
• Richtlinien zur Technologienutzung
• Richtlinien zur Informationssicherheit
• Weiterbildungspolitik

Ein Beispiel aus der Praxis ist die Informationssicherheitsrichtlinie von Notre Dame, die dazu beiträgt, "die Informationsressourcen von Notre Dame vor versehentlichem oder absichtlichem unbefugtem Zugriff zu schützen...".

Da Ihr Unternehmen möglicherweise eigene Richtlinien und Verfahren hat, ist dies keineswegs eine vollständige Liste aller Inhalte, die Sie in ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch aufnehmen sollten. Sie sollte Ihnen jedoch eine gute Vorstellung davon vermitteln, wo Sie beginnen sollten.

Warum es wichtig ist, ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch zu haben

Nun, da Sie wissen, was ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch ist, lassen Sie uns einige der größten Vorteile der Erstellung eines solchen für Ihr Unternehmen erläutern.

Reduzieren Sie die Schulungszeit für Mitarbeiter

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, gibt es immer eine gewisse Verzögerung zwischen seinem Arbeitsbeginn und dem Zeitpunkt, zu dem er tatsächlich einen Beitrag zu Ihrem Unternehmen leistet.

Sie müssen ihnen helfen, die wichtigsten Maßnahmen zu verstehen, wie sie arbeiten werden, woran sie arbeiten werden und so weiter.

Mit einem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch können Sie die Zeit für die Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf alle allgemeinen Verfahrensaufgaben in Ihrem Unternehmen reduzieren.

Auf diese Weise können sich neue Mitarbeiter auf die Ausbildung für ihre eigentlichen Arbeitsaufgaben konzentrieren, wodurch sie schneller einen Mehrwert schaffen können.

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, ihre Vorteile zu verstehen (und fördern Sie die Mitarbeiterbindung)

Die meisten Unternehmen bieten Sozialleistungen an, um die Mitarbeiterbindung und die Arbeitsmoral zu verbessern.

Wenn die Mitarbeiter jedoch nicht wissen, wie sie diese Leistungen in Anspruch nehmen können (oder ob diese Leistungen überhaupt existieren), wird Ihr Unternehmen den Nutzen dieser Leistungen nicht erreichen.

Mit einem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch können Sie alle Sozialleistungen Ihres Unternehmens klar dokumentieren, damit:

1. Die Arbeitnehmer wissen, welche Leistungen es gibt.
2. Die Arbeitnehmer wissen, wie sie diese Leistungen in Anspruch nehmen können.

Bessere Einhaltung von Regeln und Vorschriften

Zusätzlich zu Ihren eigenen Unternehmensrichtlinien muss Ihr Unternehmen wahrscheinlich auch staatliche Vorschriften und Regelungen einhalten, wie z. B. die Vorschriften zum Insiderhandel.

Für einige Unternehmen kann die Nichteinhaltung dieser Vorschriften erhebliche Folgen in Form von Geldbußen oder anderen Strafen haben.

Mit Ihrem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch können Sie festlegen, was Ihre Mitarbeiter tun müssen, um die Einhaltung dieser Vorschriften zu gewährleisten. Indem Sie diese Informationen klar darlegen (und dafür sorgen, dass sie für die Mitarbeiter leicht zugänglich sind), können Sie ungewollte Pannen vermeiden und die Einhaltung dieser staatlichen Vorschriften verbessern.

Ein Beispiel hierfür ist die Richtlinie von Shake Shack zur Einhaltung der Vorschriften zum Insiderhandel:

Angemessene Erwartungen an das Verhalten der Mitarbeiter stellen

Wenn Sie Probleme mit dem Verhalten Ihrer Mitarbeiter vermeiden wollen, ist es viel einfacher, die Erwartungen von Anfang an festzulegen, als zu versuchen, das Verhalten später anzupassen.

Mit einem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch können Sie von Anfang an die richtigen Erwartungen an das Verhalten und die Kultur Ihrer Mitarbeiter festlegen, um Probleme in der Zukunft zu vermeiden.

Standardisieren Sie die Prozesse Ihres Unternehmens und schützen Sie sich vor Problemen

Ein weiterer großer Vorteil eines Handbuchs für Richtlinien und Verfahren ist, dass es Ihnen hilft, die Richtlinien Ihres Unternehmens zu standardisieren - wie der Name schon sagt!

Durch eine möglichst weitgehende Standardisierung der Richtlinien können Sie Ihre Effizienz steigern und die Verwaltungsarbeit Ihres Unternehmens rationalisieren.

Sie können auch dazu beitragen, sich vor Problemen zu schützen, z. B. indem Sie Ihr Unternehmen mit Hilfe Ihrer Informationssicherheitspolitik vor dem Zugriff eines böswilligen Akteurs auf Ihre Daten schützen.

Verringern Sie die Belastung der Personalabteilung, indem Sie die Mitarbeiter sich selbst helfen lassen

In Ihrem Unternehmen gibt es mit Sicherheit eine Reihe sehr spezifischer Richtlinien für personalbezogene Aufgaben, wie z. B. Zahlungen, Krankheits- und Urlaubszeiten, Sozialleistungen, Ruhestandsoptionen und so weiter.

Wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, sich bei jeder Frage an die Personalabteilung wenden zu müssen, werden die Mitarbeiter der Personalabteilung durch die Beantwortung dieser Fragen aufgehalten, anstatt sich mit wichtigeren Dingen zu beschäftigen.

Indem Sie all diese wichtigen Richtlinien und Verfahren in Ihrem Handbuch dokumentieren, geben Sie Ihren Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand, die sie brauchen, um die Antworten selbst zu finden. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter Antworten erhalten, wann immer sie sie brauchen, und Ihre Personalabteilung sich auf andere Dinge konzentrieren kann.

Dies funktioniert nach dem gleichen Prinzip wie die Erstellung einer kundenorientierten Wissensdatenbank Ihnen helfen kann die Anzahl der Supportanfragen zu verringern indem Sie Ihren Kunden die Mittel an die Hand geben, sich selbst zu helfen. Wenn Sie an diesem Thema interessiert sind, lesen Sie unseren Beitrag mit Sieben große Vorteile einer Wissensdatenbank.

Erstellung eines Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs

Kommen wir nun zu den eigentlichen Schritten zur Erstellung eines Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs, von Anfang bis Ende.

1. Planen Sie Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch

Bevor Sie mit dem Schreiben und Dokumentieren beginnen, ist es wichtig, einen übergeordneten Plan und eine Struktur für Ihr Handbuch zu haben.

So wissen Sie, welche Inhalte Sie schreiben müssen und wie Sie diese Inhalte am besten in einem zusammenhängenden Handbuch strukturieren.

Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, sind die oben genannten Beispiele für Richtlinien und Verfahrenshandbücher eine gute Grundlage.

Möglicherweise hat auch Ihr Unternehmen seine eigenen Richtlinien und Verfahren, die in Ihrem Handbuch dokumentiert werden müssen.

Sie sollten nicht nur einzelne Richtlinien und Verfahren auflisten, sondern auch darüber nachdenken, wie Sie diese in logischen Kategorien zusammenfassen können. So könnten zum Beispiel einzelne Richtlinien zu Sozialleistungen in einer übergreifenden Kategorie "Sozialleistungen für Mitarbeiter" zusammengefasst werden.

Diese Art der Gruppierung erleichtert den Mitarbeitern das Blättern und Navigieren in Ihrem Handbuch. 

Mit der richtigen Software für Richtlinien und Verfahrenshandbücher sollten Sie diese Art der Kategorisierung problemlos einrichten können.

2. Stellen Sie ein Team zusammen, das Ihre Inhalte schreibt

Sobald Sie Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch ausgearbeitet haben, müssen Sie ein Team von Experten zusammenstellen, die in der Lage sind, diese Inhalte zu erstellen.

Da sich Ihre Richtlinien und Verfahren wahrscheinlich auf verschiedene Abteilungen erstrecken werden, muss auch Ihr Team dies tun.

Ihr Hauptziel ist es, Fachleute für alle wichtigen Richtlinien und Verfahren zu finden, die Sie dokumentieren müssen.

Dieser Schritt kann auch ein guter Zeitpunkt sein, um zu überprüfen, ob Sie etwas in Ihrem Plan übersehen haben. Ihr Expertenteam hat vielleicht eigene Vorschläge für neue Richtlinien, die hinzugefügt werden sollten, oder für Änderungen an der Struktur Ihres Handbuchs.

3. Schreiben Sie den Inhalt Ihrer Richtlinien und Verfahren

Jetzt sind Sie bereit, mit dem Schreiben zu beginnen. Ihr Team sollte wissen, was zu tun ist, und es kann auf der Grundlage Ihres Plans mit der Erstellung der Inhalte beginnen.

Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren für Richtlinien und Verfahrenshandbücher , die Sie bei der Erstellung Ihrer Dokumentation berücksichtigen sollten:

• Fügen Sie Bilder und Videos ein, wo es sinnvoll ist - Bilder und Videos können nützlich sein, um Dinge detaillierter zu erklären, insbesondere wenn es um Verfahren geht, die die Mitarbeiter befolgen müssen.
• Verwenden Sie Formatierungen, um die Aufmerksamkeit auf wichtige Bereiche zu lenken - verwenden Sie Hervorhebungen, um wichtige Informationen zu markieren, Warnungen zu betonen usw. Die meisten Softwareprogramme für Richtlinien und Verfahrensanweisungen sollten Ihnen diese Möglichkeit bieten.
• Vermeiden Sie Jargon - viele Artikel müssen für Mitarbeiter unterschiedlicher Fachrichtungen bzw. Wissensstände zugänglich sein, d. h. Sie sollten themenspezifischen Jargon nach Möglichkeit vermeiden.
• Fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis ein - ein Inhaltsverzeichnis erleichtert den Mitarbeitern die Navigation durch den Inhalt. Einige Software für Richtlinien und Verfahrenshandbücher kann Ihnen dabei helfen, dies automatisch zu tun.
• Verwenden Sie kurze Absätze und Aufzählungspunkte - so können die Mitarbeiter Ihre Inhalte leichter aufnehmen und verstehen.

4. Überprüfen und genehmigen Sie den Inhalt Ihrer Richtlinien und Verfahren

Sobald Sie die ersten Entwürfe Ihrer Richtlinien und Verfahren geschrieben haben, sollten Sie diese Inhalte von einem separaten Fachmann überprüfen lassen.

Dieser Überprüfungsprozess kann Ihnen helfen, Fehler und Unstimmigkeiten zu erkennen, bevor Sie Ihre Inhalte veröffentlichen.

Es ist auch nie eine schlechte Idee, einen zweiten Blick auf den Inhalt zu werfen, wenn es um die Struktur und die Qualität der Texte geht.

Idealerweise sollten Sie ein System einrichten, mit dem die Prüfer jeden Inhalt absegnen können, bevor er in Ihrem Handbuch veröffentlicht wird.

Apropos...

5. Veröffentlichen Sie Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch

Damit Ihr Handbuch leicht zugänglich ist, sollten Sie eine Software für Richtlinien und Verfahrenshandbücher verwenden, mit der Ihre Mitarbeiter jederzeit problemlos auf Ihre Richtlinien zugreifen können.

In den meisten Unternehmen können Sie eine normale Wissensdatenbank- oder Dokumentationssoftware verwenden, sofern diese über Funktionen verfügt, mit denen Sie den Zugriff auf Ihr Handbuch einschränken können.

Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, bietet Heroic Knowledge Base eine flexible und kostengünstige Möglichkeit, ein Handbuch für Richtlinien und Verfahren zu erstellen.

Heroic Knowledge Base basiert auf der Open-Source-Software WordPress, was bedeutet, dass Sie auch von der ganzen Flexibilität profitieren können, die WordPress bietet.

Diese Kombination bietet verschiedene Möglichkeiten, den Zugriff auf Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch zu beschränken:

• Verlangen Sie von den Nutzern, sich für Konten zu registrieren und sich mit einem Benutzernamen und einem Kennwort anzumelden - auf diese Weise können die Mitarbeiter von überall aus auf das Handbuch zugreifen, ohne dass die Sicherheit darunter leidet.
• Erstellen Sie ein einziges Passwort, das Sie an Ihre Mitarbeiter weitergeben können - das ist zwar nicht so sicher, weil jeder, der das Passwort kennt, auf die Inhalte zugreifen kann, aber es ist sehr einfach einzurichten, da die Mitarbeiter keine eigenen Konten benötigen.
• Erlauben Sie den Zugriff auf der Grundlage der IP-Adresse - dies kann eine gute Option sein, wenn Mitarbeiter an anderen Orten arbeiten, aber dennoch ein vom Unternehmen bereitgestelltes VPN verwenden.
• Erstellen Sie eine Intranetseite, damit die Mitarbeiter nur auf Inhalte aus Ihrem lokalen Netz zugreifen können - eine Intranetseite kann eine gute Option sein, wenn die Mitarbeiter nur während ihrer Arbeitszeit auf Inhalte zugreifen müssen.

Heroic Knowledge Base enthält außerdem zahlreiche Funktionen, mit denen Sie ein effektiveres Richtlinienhandbuch erstellen können:

• Kategorien - Ordnen Sie Ihre Richtlinien und Verfahren ganz einfach in Kategorien und lassen Sie Ihre Mitarbeiter diese Kategorien durchsuchen.
• Live-Suchvorschläge - Mitarbeiter sehen die Suchergebnisse, sobald sie mit der Eingabe beginnen, und können so schneller das richtige Dokument finden.
• Integrierte Beschriftungsstile - Sie können vordefinierte Beschriftungen verwenden, um Warnungen und Hervorhebungen zu Ihrem Inhalt hinzuzufügen.
• Feedback zu Artikeln - Mitarbeiter können Ihnen Feedback zu Artikeln geben, damit Sie Probleme erkennen und Ihr Handbuch verbessern können.
• Suchanalyse - Sie können sehen, wonach Ihre Mitarbeiter suchen, um Schwachstellen oder fehlende Bereiche in Ihren Richtlinienunterlagen zu finden.
• Datei-Uploads - damit können Sie PDF-Versionen von Policen oder andere Dateitypen anhängen.

Wenn Sie Hilfe bei den ersten Schritten benötigen, finden Sie hier eine Anleitung zur Einrichtung der Wissensdatenbank.

6. Teilen Sie Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch mit den Mitarbeitern (und sammeln Sie Feedback)

Sobald Sie Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch veröffentlicht haben, können Sie es an Ihre Mitarbeiter weitergeben.

Wenn alles gut geht, ist Ihre Arbeit erledigt... für den Moment.

Es ist jedoch auch wichtig, nach der Einführung des Handbuchs auf das Feedback der Mitarbeiter zu hören.

Die Mitarbeiter haben vielleicht Anmerkungen oder Probleme, an die Sie nicht gedacht haben. Wenn Sie das bestmögliche Handbuch erstellen wollen, sollten Sie diese Kommentare bei Ihren Überarbeitungen berücksichtigen.

Apropos Revisionen...

7. Beauftragen Sie die Hauptakteure mit der Aktualisierung und Überarbeitung

Der Inhalt Ihres Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs ist keine statische Information, die Sie einstellen und vergessen können.

Im Laufe der Zeit können sich Ihre Richtlinien und Verfahren ändern, und diese Änderungen müssen in Ihrem Handbuch berücksichtigt werden.

Aber auch wenn sich nichts ändert, stellen Sie vielleicht fest, dass ein bestimmter Artikel nicht so klar ist, wie Sie es gerne hätten. In solchen Fällen sollten Sie den Artikel verbessern, damit er für Ihre Mitarbeiter nützlicher ist.

Um dies zu erreichen, sollten Sie die Artikel den wichtigsten Beteiligten zuweisen, damit die Verantwortung klar verteilt ist. In vielen Fällen können Sie den Artikel derselben Person zuweisen, die ihn geschrieben hat.

Wenn Sie für die Erstellung Ihres Handbuchs ein Tool wie Heroic Knowledge Base verwenden, kann es Sie auch auf potenzielle Probleme aufmerksam machen, indem Ihre Mitarbeiter Artikel markieren und Feedback geben können.

Erstellen Sie Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch noch heute

Damit ist unser Leitfaden mit allem, was Sie über die Erstellung eines Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs wissen müssen, abgeschlossen.

Wenn Sie auf der Suche nach der besten Möglichkeit sind, Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch zu veröffentlichen und zu verwalten, können Sie das Open-Source-Plugin Heroic Knowledge Base WordPress verwenden.

Heroic Knowledge Base ist flexibel genug, um sich an jedes Unternehmen anzupassen, und bietet Ihnen gleichzeitig Zugriff auf nützliche Funktionen wie Artikel-Feedback, Suchvorschläge in Echtzeit, Suchanalysen, Datei-Uploads und vieles mehr.

Und dank der Flexibilität der WordPress-Grundlage von Heroic Knowledge Base erhalten Sie zahlreiche Optionen für die Steuerung des Zugriffs auf Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch, einschließlich der Verwendung eines Intranets, der Anforderung von Benutzerkonten und mehr.

Um loszulegen, kaufen Sie Heroic Knowledge Base noch heute.