12 handverlesene Dokumentationswerkzeuge (aktualisiert für 2025)

Die richtigen Dokumentationswerkzeuge können komplexe Aufgaben in optimierte Prozesse verwandeln. Sie können Ihnen dabei helfen, in wenigen Minuten ein Dokumentationsportal zu erstellen, Inhalte zu verfassen und von Zeit zu Zeit hilfreiche Einblicke zu geben.

Es gibt Tausende von Tools, die Ihnen bei der Dokumentation helfen können, aber Sie brauchen nur einige wenige, die wirklich funktionieren, und auf diese konzentrieren wir uns in diesem Leitfaden. Die besten Dokumentationstools des Jahres 2025:

• Tools für Entwickler oder codefreie Tools für Heimwerker
• SaaS oder erschwingliche Tools
• Tools zur Unterstützung bei der Erstellung von Inhalten und Bildmaterial

Ich habe alles für Sie! Die meisten der hier aufgeführten Dokumentationswerkzeuge verwende ich täglich, und sie sind wirklich praktisch, wenn es darum geht, Aufgaben zu vereinfachen.

Öffnen wir meinen Werkzeugkasten 🧰!

Was ist Dokumentation?

Unter Dokumentation versteht man die Aufzeichnung von Informationen - oft in schriftlicher, visueller oder digitaler Form, z. B. von täglichen Aktivitäten, wichtigen Dingen, Entwicklungen oder Problemlösungen.

Ausmed¹ hat die Dokumentation in der Gesundheitsversorgung sehr gut erklärt.

Im Gesundheitswesen ist die Dokumentation eine Methode der Kommunikation zwischen Angehörigen der Gesundheitsberufe über die geleistete Pflege und die Reaktion des Patienten auf diese Pflege.

Dokumentationen werden erstellt, um Wissen weiterzugeben, neue Mitarbeiter zu schulen und einzuführen, Kunden zu unterstützen, rechtliche und behördliche Anforderungen zu erfüllen und um Erinnerungen zu bewahren.

Vorteile von Dokumentationswerkzeugen

Ein Werkzeug ist alles, was dazu dient, eine Aufgabe einfacher oder effizienter zu machen, und Dokumentationswerkzeuge sind nichts anderes. In diesem Fall handelt es sich bei Dokumentationswerkzeugen um Softwareanwendungen, die Ihnen die Erstellung und Verwaltung von Dokumentationen erleichtern sollen.

1. Benutzerfreundlichkeit: Die meisten Dokumentationswerkzeuge sind sehr einfach zu bedienen und erfordern oft keine Programmierkenntnisse.
2. Höhere Produktivität und Effizienz: Mit vorgefertigten Vorlagen oder einem Basissystem (z. B. vorgefertigte Vorlagen für Dokumentations-Websites) können Sie Dokumentationssysteme schneller implementieren, und die meisten Dokumentationswerkzeuge bieten auch CMS-Funktionen (Content Management System), mit denen Sie Inhalte schnell veröffentlichen können.
3. Kostenreduzierung: Es ist immer teuer, etwas von Grund auf neu zu erstellen, anstatt etwas zu verwenden, das bereits auf dem Markt erhältlich ist. Die Erstellung von Dokumentationssystemen ist zeitaufwändig und erfordert kostspielige Entwickler, was durch vorgefertigte Vorlagen und Software vermieden werden kann.
4. Höhere Qualität und Quantität: Tools wie Google Docs und FastStone Capture helfen beim Schreiben und Erstellen von Bildmaterial, und KI ist jetzt eine sehr brauchbare Option für Recherchezwecke. So können Sie in der gleichen oder in kürzerer Zeit qualitativ bessere Inhalte produzieren.
5. Zusammenarbeit und verbesserte Kommunikation: Mit Google Docs können Sie zum Beispiel mit Teamkollegen zusammenarbeiten, um Ihre Inhalte zu verfeinern, bevor sie online gehen.
6. Konsistenz und Genauigkeit: Mit Vorlagen können Sie in Ihrer gesamten Dokumentation für eine einheitliche Formatierung und einen einheitlichen Stil sorgen. Tools wie Grammarly helfen dabei, in einem einheitlichen Ton zu schreiben und fehlerfreie Artikel zu erstellen.

Wie wählt man die Dokumentationswerkzeuge aus?

In den typischen alten Zeiten und auch heute noch verwenden wir Stift und Papier, um Dinge zu dokumentieren. Daran ist nichts auszusetzen, aber jetzt, wo wir das Internet haben, sollten wir es in vollem Umfang nutzen.

Wir werden speziell nach Online-Dokumentationstools suchen. Warum? Weil dies der beste Weg ist, um Dokumente zu erstellen, zu verwalten, gemeinsam zu nutzen und gemeinsam zu bearbeiten.

Hier finden Sie Dinge, die sich als Dokumentationsmittel für den täglichen Gebrauch eignen:

1. Benutzerfreundlichkeit: Ob für die Erstellung oder die Verwaltung von Inhalten. Das Tool, das Sie wählen, sollte mit Ihren Kenntnissen kompatibel sein.
   Ein normaler Benutzer wie ich würde zum Beispiel einen WYSIWYG-Editor bevorzugen, und ein Entwickler wird wahrscheinlich ein Tool mit codefreundlicher Markdown-Unterstützung bevorzugen.
2. Leistungsstarke Suche: Vor allem bei großen Dokumentationsbeständen wird der Bedarf an leistungsfähigen Suchfunktionen deutlich.
3. Kollaborative Funktionen: Funktionen wie Teamzusammenarbeit in Echtzeit, Benutzerrollen, Berechtigungen, Kommentare und Feedback.
4. Analysen und Berichte: Zur Verfolgung der Nutzeraktivitäten, zur Gewinnung von Einblicken in die Suche und zum Erhalt von Nutzerfeedback.
5. Automatisierung und Integration: Um mögliche Dinge zu automatisieren. Zum Beispiel die monatliche Berichterstattung oder das Senden von Nutzerfeedback an den Redakteur.
6. Import und Export: Um Dokumentationsplattformen einfach zu migrieren oder zu wechseln oder um Systeme zu skalieren.
7. Sicherheit und Backups: Um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente vor versehentlichem Verlust, Datenbeschädigung oder unerwünschtem Benutzerzugriff geschützt sind.

Beginnen wir also mit einer Liste der besten Dokumentationswerkzeuge.

Die 12 besten Dokumentationswerkzeuge für 2025

Hier finden Sie eine kurze Zusammenfassung der in diesem Leitfaden aufgeführten Dokumentationswerkzeuge:

Name des Werkzeugs	Am besten für	Wesentliche Merkmale	Preisgestaltung
Heroic Knowledge Base	Selbst gehostete Dokumentations-Website	AJAX-Suche, OpenAI-Chatbot, Analytik, unbegrenzter Inhalt, WordPress-Integration, Benutzerbeschränkungen, AI-Integration	Ab $149/Jahr
FastStone-Erfassung	Bildschirmaufnahme für die Dokumentation	Leichter Bildschirmrecorder, Anmerkungswerkzeuge, ideal für die Erstellung visueller Anleitungen	Einmalige Gebühr von $19,95
GitHub-Wiki	Auf Entwickler ausgerichtete Dokumentation	Markdown-Unterstützung, Versionskontrolle, Integration mit GitHub-Repositories	Kostenlos
Walfisch	Interne Teamdokumentation	SOP-Erstellung, Onboarding-Workflows, Browser-Erweiterung für schnellen Zugriff	Kostenlos, Premium-Tarif ab $99/Jahr
MkDocs	Statische Website-Generierung für Dokumente	Markdown-basierte, anpassbare Themen, ideal für Entwickler	Kostenlos
Google Docs	Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten	Zusammenarbeit in Echtzeit, Kommentare, Versionsgeschichte	Kostenlos
Grammarly	Unterstützung beim Schreiben	Grammatik- und Rechtschreibprüfung, Stilvorschläge, Tonerkennung	Kostenlos, Premium ab $12 USD/Mitglied/Monat
Dokument360	SaaS-Wissensdatenbank-Lösung	Markdown-Editor, Versionierung, Analytik, KI-gestützte Suche, Integrationen mit Tools wie Zendesk und Freshdesk	Abonnement-basiert
GitBook	Entwickler- und Produktdokumentation	Saubere Benutzeroberfläche, Markdown-Unterstützung, Versionskontrolle, Integrationen mit Plattformen wie Slack und GitHub	Kostenlos, Premium ab $65/pro Website/Monat
Lesen Sie die Dokumente	Hosting für technische Dokumentation	Automatische Generierung von Dokumenten aus Code, Unterstützung mehrerer Versionen, Integration mit Sphinx	Kostenlos
Notion + Engine.so	Interne Wikis und Dokumentation	Notion für die Erstellung von Inhalten, Engine.so für die Veröffentlichung, anpassbare Vorlagen	Abonnement-basiert
Hilfssaft	Wissensdatenbank für Unternehmen	Erweiterte Analysen, Anpassungsoptionen, Unterstützung großer Teams	Ab $120/Monat

1. Heroic Knowledge Base

Heroic KB ist ein Open-Source-Dokumentationstool, das auf dem beliebten WordPress CMS basiert.

Es bietet alle Funktionen, die für die Erstellung interner oder externer Dokumentation erforderlich sind. Dazu gehören Dokumentationen für Kundensupport, Entwicklung, Unternehmensrichtlinien und Benutzerhandbücher - ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.

Heroic KB ist ein wirklich leistungsfähiges Tool, das sich gut mit WordPress-Funktionen kombinieren lässt und ein System schafft, das mit SaaS-Dokumentationstools konkurriert ohne die hohen Kosten.

Um beispielsweise einen Leitfaden zu erstellen, können Sie den WordPress-Blockeditor verwenden. Heroic KB fügt auch eigene Blöcke hinzu, sodass Sie problemlos ein Inhaltsverzeichnis, FAQs, Dateianmerkungen und wichtige Hinweise hinzufügen können.

Einige der fantastischen Eigenschaften umfassen:

• AJAX-Echtzeitsuche mit Live-Vorschlägen.
• Kategorien und Tags zur Organisation von Artikeln.
• Integrierte Analysefunktionen zur Verfolgung von Suchvorgängen, Ansichten, der Effektivität von Artikeln und Weiterleitungen an Live-Support-Kanäle.
• Integrierter OpenAI-Chatbot, der auf Ihre Dokumente trainiert wurde.
• Anpassungsmöglichkeiten , damit die Dokumentationsseiten wie Ihre eigenen aussehen und wirken.
• Zugang zu allen WordPress-Funktionen. Sie können Ihre Dokumentation mit Tausenden von anderen Plugins erweitern.
• Unbegrenzte Anzahl von Nutzern, Artikeln, Kategorien und so weiter. Grundsätzlich gibt es keine willkürlichen Beschränkungen, wie sie bei SaaS-Dokumentationstools üblich sind.
• Flexibel. Heroic Knowledge Base enthält eine Vielzahl von integrierten Funktionen, die Ihnen bei der Konfiguration Ihrer Dokumentation helfen.
• Vollständiges Dateneigentum. Alle Ihre Daten bleiben zu jeder Zeit zu 100% auf Ihren eigenen Servern.
• Open-Source. Sowohl WordPress als auch Heroic Knowledge Base sind quelloffen(Vorteile der Erstellung einer quelloffenen Wissensdatenbank).

Nachteile

• Wenn Sie aus irgendeinem Grund WordPress nicht verwenden möchten, ist es wichtig zu wissen, dass Heroic Knowledge Base nur mit WordPress funktioniert.

Preisgestaltung

Heroic Knowledge Base kostet ab $149 für die Verwendung auf einer einzigen Website und ein Jahr Support und Updates.

Sie behalten den Zugang zur Software für immer und ohne zusätzliche Kosten, aber Sie müssen Ihre Lizenz erneuern, um nach dem ersten Jahr weiterhin Support und Updates zu erhalten.

Wie man anfängt

Hier erfahren Sie, wie Sie einen Dokumentations-Hub mit Heroic Knowledge Base einrichten:

1. Erstellen Sie eine WordPress-Site, die als Basis für Ihren Hub dienen soll (falls Sie das nicht schon getan haben).
2. Kaufen und installieren Sie das Heroic Knowledge Base Plugin.
3. Konfigurieren Sie das Verhalten Ihres Dokumentationszentrums über die Einstellungen (Heroic KB → Einstellungen)
4. Fügen Sie Artikel mit dem flexiblen Block-Editor hinzu.

Wir haben eine ausführliche Anleitung, wie Sie Ihre WordPress-Website in eine Dokumentationszentrale verwandeln können. Beginnen Sie damit.

Sie können auch weitere Optimierungen vornehmen, z. B. eine Intranetseite einrichten, den Zugriff auf angemeldete Benutzer beschränken oder die gesamte WordPress-Website mit einem Passwort schützen (was für die interne Dokumentation hilfreich sein kann).

2. FastStone-Erfassung

Manche Konzepte sind mit Bildern oder Videos leichter zu verstehen als durch bloßes Lesen. Screenshots und Videos verbessern die allgemeine Klarheit des Tutorials, insbesondere in Produkt- oder Softwaredokumentationen.

FastStone Capture ist ein unentbehrliches Werkzeug für Autoren und Redakteure von Inhalten. Tatsächlich habe ich FastStone Capture verwendet, um Bilder für diesen Beitrag zu erstellen.

Es ermöglicht Ihnen, Ihren Bildschirm zu erfassen und aufzuzeichnen. Es ist fortschrittlicher und benutzerfreundlicher als das, was wir mit einer Browser-Bildschirmaufnahmefunktion und Erweiterungen bekommen können.

Wenn Sie mit Tools wie Figma und Photoshop vertraut sind, werden Sie die Flexibilität von FastStone Capture zu schätzen wissen.

Hauptmerkmale von FastStone Capture:

• Benutzerfreundlicher Bildschirmaufnahme- und Videorecorder.
• Integrierte Bearbeitungswerkzeuge zum schnellen Hinzufügen von Anmerkungen wie Text, Formen, Pfeilen und Hervorhebungen oder zum Verwischen sensibler Informationen.
• Schnelle Videobearbeitungsfunktionen zum Schneiden unerwünschter Abschnitte oder Hinzufügen einfacher Übergänge.
• Erweiterte Funktionen wie die Erfassung von Text aus Bildern mittels optischer Zeichenerkennung (OCR).

Sie können eine lebenslange Lizenz von FastStone Capture für nur $19,95 erhalten.

Es ist ein großartiges Werkzeug für die Dokumentation, ich wünschte nur, es würde das SVG-Dateiformat und SVG-Bearbeitungsfunktionen wie Figma unterstützen 😏.

3. GitHub Wiki

GitHub bietet integrierte Optionen zur Erstellung von Dokumentationen für Ihre Projekte.

Das macht durchaus Sinn, wenn man bedenkt, dass man als Entwickler die benötigten Informationen direkt neben dem Projektabschnitt erhält und nicht auf externen Websites suchen muss.

Die Wikifunktion von GitHub ist sehr nützlich für kleine bis mittelgroße Projekte, vor allem, wenn Sie keine übermäßig komplexe oder umfangreiche Dokumentation benötigen.

Hauptmerkmale von GitHub Wiki:

• Da es automatisch für jedes Repository verfügbar ist, ist es einfach einzurichten und zu starten.
• Unterstützung der Auszeichnungssprache Markdown zur Erstellung und Formatierung von Dokumenten.
• Weitere nützliche Funktionen sind Versionskontrolle, mehrere Seiten und Hierarchien, Zusammenarbeit, Berechtigungen und markenspezifische Wikis.

Die GitHub-Wiki-Funktion ist für jedes Repository verfügbar, ob kostenlos oder professionell. Sie können leicht darauf zugreifen und es mit beeindruckenden Bearbeitungsfunktionen bearbeiten und es ist auch SEO-freundlich.

In Anbetracht der Tatsache, dass die meiste Software nicht viel Dokumentation benötigt, können die Benutzer mit dem Inhalt der Readme-Datei und einigen anderen Dokumenten leicht loslegen. Das GitHub-Wiki ist sicherlich eine großartige Sache für Software-Dokumentation und GitHub-Nutzer.

4. Walfisch

Whale ist ein hochmodernes Dokumentations- und Schulungstool, das Teams dabei hilft, sich schneller aufeinander abzustimmen, indem es alle Prozesse, SOPs und Playbooks zentralisiert.

Die meisten Unternehmenseigentümer und ihre Teams wissen, dass es wichtig ist, Unternehmensprozesse zu dokumentieren und gemeinsam zu nutzen, um ihre Teams zu schulen und auszurichten. ABER sie tun es nicht.

Weil es einfach zu viel Zeit kostet.

Whale kann hier helfen! Mit seinem KI-gesteuerten Ansatz hilft es, den Prozess der Dokumentationserstellung zu beschleunigen.

Die KI-gesteuerten Funktionen und automatisierten Workflows ermöglichen es Ihnen, alle Prozesse, SOPs, Playbooks und mehr zu zentralisieren, sodass Sie Ihr Team schnell einbinden, schulen und für den Erfolg vorbereiten können.

Hauptmerkmale von Whale:

• AI Writer: Ein sehr sorgfältig ausgearbeiteter KI-Writer zur Erstellung nützlicher SOPs und Schulungsunterlagen in wenigen Minuten.
• Automatisierte Schulungsabläufe: Der Schwerpunkt liegt auf der Schaffung von Lernerfahrungen, die hängen bleiben. Mit Hilfe von Auslösern, Aktionen, Verzögerungen und Wiederholungen können Sie für jede Rolle in Ihrem Team eine einzigartige Lernreise erstellen.
• Integrationen: Es lässt sich außerdem mit Slack, Google Drive, HubSpot und einigen anderen wichtigen Programmen integrieren.
• Schritt-Recorder: Vereinfacht die Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen, indem Klicks, Tastenanschläge und Navigationspfade aufgezeichnet werden.
• Benutzerfreundliche Plattform für unmittelbare Produktivität, mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und robusten Vorlagen, die auf jeden Geschäftsbedarf zugeschnitten sind.

Die Nachteile:

• Der Markenname könnte bei neuen Mitarbeitern Verwirrung stiften.

Whale, ein einzigartiges nischenspezifisches Dokumentationswerkzeug zur Verbesserung Ihrer internen Prozesse und der Schulung Ihrer Mitarbeiter.

Whale kommt mit einer kostenlosen Testversion, die gut genug ist, um Sie zu starten. Premium-Plan (genannt Scale) kostet Sie $99, die 10 Benutzer und $10/Monat für jeden zusätzlichen Benutzer umfasst.

5. MkDocs

MkDocs ist ein Generator für statische Websites zur Erstellung von Online-Dokumentation. Es handelt sich um eine Open-Source-Lösung, die außer etwas Entwicklungszeit nichts kostet.

Es ist ein ideales Dokumentationswerkzeug für diejenigen, die über ein wenig Programmier- und Entwicklungswissen verfügen. Selbst Nicht-Programmierer wie ich können es leicht installieren und ein wenig anpassen, nachdem sie etwas Zeit investiert haben.

Die mit MkDocs erstellte Standardseite sieht sehr einfach aus, aber nach der Installation einiger Themen wird sie geradezu prächtig. Und es gibt viele Themen, aus denen Sie wählen können.

Hauptmerkmale der mit MkDocs erstellten Dokumentation:

• Schneller, einfacher Generator für statische Websites. Vor allem, wenn Sie ein Webentwickler sind.
• Einfache Anpassung mit style.css oder benutzerdefinierten Themen von Drittanbietern wie Material für MkDocs.
• Verwendet die Sprache Markdown, um flexible benutzerdefinierte Seiten zu erstellen.
• Einfache Bereitstellung durch Kopieren und Einfügen der gesamten Website oder durch Integration von GitHub Pages.
• Leistungsstarke Suchleiste.

MkDocs ist eine nahezu perfekte Wahl, wenn Sie Ihr eigenes, individuelles Dokumentationssystem erstellen möchten. Allerdings muss alles kodiert werden, etwas, mit dem die meisten von uns nicht vertraut sind.

6. Google Docs

Wir haben alle schon einmal Google Docs verwendet. Es ist eines der besten Tools für die Dokumentation, das steht fest.

Es ist viel benutzerfreundlicher als Microsoft Word oder jede andere Software zur Offline-Bearbeitung von Dokumenten. Tatsächlich verbringe ich mehr als 50 % meiner täglichen Arbeitszeit mit Google Docs.

Aufgrund seiner vielfältigen Funktionen wird es von vielen Anwendern und Unternehmen als Basisdokumentationswerkzeug eingesetzt.

Erstellen Sie einen gruppenbasierten Zugang und voila! Nur Nutzer mit Zugang oder bestimmten gruppenbasierten E-Mail-IDs können auf Ihre Dokumente zugreifen. Viele Unternehmen haben kaum 10-15 wichtige Dokumente, so dass die Verwaltung der Dokumentation mit Google Docs keine große Sache ist.

Die wichtigsten Funktionen von Google Docs:

• Benutzerfreundliche Oberfläche mit flexiblen Steuerelementen.
• Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Team in Echtzeit an Dokumenten.
• Greifen Sie von überall und mit jedem Gerät auf Dokumente zu, solange Sie einen Internetzugang und einen Browser haben.
• Zugriff auf erweiterte Rollen und Berechtigungen.
• Erstklassige Versionskontrolle und Dokumentenhistorie.
• Einfache Integration mit anderen Tools und Add-Ons von Drittanbietern. Wie AI.

Google Docs kostet nichts, und das ist das Beste daran.

Es gibt auch einen Business-Plan ab nur 6 USD pro Benutzer/Monat, der Ihnen individuelle und sichere Geschäfts-E-Mails und 30 GB Speicherplatz pro Benutzer bietet.

7. Grammarly

Es gibt Hunderte von Tools auf dem Markt, die Ihnen helfen, Ihre Grammatik zu verbessern. Aber Grammarly funktioniert einfach.

Es ist nicht die beste Lösung, wenn es darum geht, Inhalte zu erstellen, die auf dem eigenen Tonfall basieren, aber die Art der Konsistenz, die es bietet, veranlasst mich, es jeden Tag zu verwenden.

Im Gegensatz zu anderen Tools, die mich beim ersten Versuch beeindruckt haben, haben mich die Pannen, lästigen Popups, Geschwindigkeitsprobleme und Ungereimtheiten immer wieder zu Grammarly zurückkehren lassen.

Hauptmerkmale von Grammarly:

• Grammatik- und Rechtschreibprüfung.
• Verfügbarkeit von Browser-Erweiterungen, Word-Erweiterungen, Android-Apps oder anderen Anwendungen.
• Einsatz von KI zur Verbesserung der Grammatik und der Plagiatserkennung.

Grammarly hat einen großzügigen kostenlosen Plan, der gut genug ist, um häufige Rechtschreib- und Grammatikfehler zu korrigieren und die Schreibgeschwindigkeit zu verbessern. Bezahlte Pläne ab $12 USD/Mitglied/Monat, wenn jährlich abgerechnet.

In unserem anderen Leitfaden haben wir die 12 besten Tools für die technische Redaktion, darunter auch Grammarly, vorgestellt - lesen Sie ihn, um mehr zu erfahren.

8. Dokument360

Document360 ist ein SaaS-Dokumentationstool, mit dem Sie Ihre eigene interne oder nach außen gerichtete Wissensdatenbank erstellen können.

Es ist ein CMS-System, das speziell für die Dokumentation entwickelt wurde.

Aufgrund des SaaS-Ansatzes ist der Einstieg in die Software sehr einfach. Sie registrieren sich einfach für ein Konto und beginnen mit der Erstellung Ihrer Dokumentation über die benutzerfreundliche Oberfläche.

Sie können Inhalte mit einem einfachen WYSIWYG-Editor mit Markdown-Unterstützung erstellen. Sie erhalten auch Zugang zu Tools für die Zusammenarbeit und Versionskontrolle, was hilfreich ist, wenn Sie mit einem Team arbeiten.

Auf dem Frontend erhalten Ihre Nutzer eine gut gestaltete Oberfläche zum Durchsuchen der Inhalte, einschließlich nützlicher Funktionen wie Live-Suchvorschläge, automatische Inhaltsverzeichnisse und mehr.

Hauptmerkmale von Document360:

• Einfache Einrichtung: Um eine Dokumentation zu erstellen, müssen Sie nur ein Konto einrichten und mit dem Schreiben beginnen.
• Für Sie gehostet. Document360 übernimmt das Hosting und die Pflege Ihrer Dokumentation für Sie, sodass Sie sich nie um Updates oder ähnliches kümmern müssen.
• Produktivitätsfunktionen. Sie erhalten Zugriff auf einige nützliche Funktionen wie automatische Erinnerungen an Überprüfungen, Benachrichtigungen über Ereignisse in der Wissensdatenbank und vieles mehr.

Nachteile

• Teuer. Der billigste kostenpflichtige Plan ist bereits $199 pro Monat und das beinhaltet nur begrenzte Funktionen.
• Beschränkungen. Wenn Sie mehr Teamkonten oder Wissensdatenbanken benötigen, müssen Sie einen Aufpreis zahlen. Der Startup-Plan umfasst beispielsweise nur fünf Teamkonten. Wenn Sie mehr als das wollen, zahlen Sie 19 $ pro Monat und Konto.

Document360 ist ein SaaS-Tool, d. h. Sie zahlen eine monatliche oder jährliche Gebühr, so lange Sie es nutzen möchten. Die Tarife beginnen bei 199 $ pro Projekt und Monat. Es gibt auch einen kostenlosen Plan, mit dem Sie bis zu 250 Artikel mit eingeschränktem Funktionszugang erstellen können.

9. GitBook

Wie der Name schon sagt, ist GitBook ein Dokumentationswerkzeug, das sich eher an Software-Teams richtet, die eine öffentliche oder private Dokumentation erstellen müssen.

Sie können GitBook zum Beispiel mit einem GitHub- oder GitLab-Repository synchronisieren, das Markdown-Dateien enthält, um Ihre Dokumentation auf diese Weise zu erstellen. Sie sind jedoch nicht gezwungen, Git zu verwenden, nur um GitBook zu nutzen. Sie können Inhalte auch mit einem intuitiven Editor erstellen oder sie aus anderen Quellen wie Markdown-Dateien, Word-Dokumenten und mehr importieren.

Um Ihre Dokumentation zu organisieren, können Sie "Bereiche" (d.h. eine einzige Wissensbasis) und "Sammlungen" (d.h. eine Kategorie innerhalb einer Wissensbasis) verwenden.

Hauptmerkmale von GitBook:

• Verwenden Sie vertraute technische Arbeitsabläufe. Für technische Teams bietet GitBook die Möglichkeit, Werkzeuge zu verwenden, mit denen sie bereits vertraut sind (z. B. Git). Es verwendet auch technische Begriffe wie "Zweige" und "Änderungsanfragen" für Bearbeitungen.
• Funktionen für die Zusammenarbeit. Dies kann hilfreich sein, wenn mehrere Personen an demselben Dokument arbeiten (vielleicht sogar gleichzeitig).
• Kostenlos für gemeinnützige Organisationen. Wenn Sie eine gemeinnützige Organisation sind oder ein Open-Source-Projekt betreiben, können Sie GitBook kostenlos nutzen.
• Versionskontrolle.
• Live-Bearbeitung und Zusammenarbeit im Team.
• Reichhaltige Einbettungen im Inhaltseditor.
• Einfacher PDF-Export.

Nachteile

• Technisch. Wenn Sie keine Software-Dokumentation erstellen, könnte GitBook etwas komplex sein. Wer nicht-technische Dokumentation erstellen möchte, wird sich wahrscheinlich anderswo umsehen wollen.

GitBook ist für die individuelle Nutzung, für gemeinnützige Organisationen und Open-Source-Projekte kostenlos. Kommerzielle Pläne beginnen bei 65 $/pro Website/Monat.

10. Lesen Sie die Dokumente

Read the Docs ist ein Dokumentationswerkzeug, das speziell für Software oder technische Dokumentation entwickelt wurde.

Damit können Sie Ihre Inhalte und die Versionsverwaltung mit Git verwalten und dann einfach auf einer benutzerfreundlichen Frontend-Oberfläche bereitstellen. Dieser Ansatz bedeutet, dass es nur für Entwickler wirklich zugänglich ist... aber das macht Sinn, da es sich auf die Erstellung technischer Dokumentation konzentriert.

Hauptmerkmale von Read the Docs:

• Entwicklungswerkzeuge verwenden. Durch den Einsatz von Tools wie Git zur Verwaltung der Dokumentation versucht Read the Docs, sich in die bestehenden Arbeitsabläufe von Softwareentwicklern zu integrieren.
• Starke Versionierung. Mit Git lässt sich die Versionsverwaltung einfach durchführen. Außerdem können Sie mehrere Versionen Ihrer Dokumente gleichzeitig veröffentlichen, was vor allem dann von Vorteil ist, wenn verschiedene Personen unterschiedliche Versionen Ihrer Software verwenden.
• Analytics, um zu sehen, was die Besucher suchen und lesen.
• Live-Suchergebnisse und Vorschläge.
• Mehrere gleichzeitige Builds. Zum Beispiel ein Build für die Produktion und ein weiteres für die Beta-Version oder ein Build für Version 1.0 und ein weiteres für Version 2.0.
• Einfacher Export in PDF, HTML oder epub.
• Einmalige Anmeldung über Google Workspace oder VCS-Anbieter (GitHub, GitLab oder Bitbucket).

Nachteile

• Komplexere Einrichtung. Die Einrichtung von Read the Docs ist etwas komplexer als bei anderen Dokumentationswerkzeugen, da Sie mit Git arbeiten müssen. Da es jedoch auf technische Dokumentation ausgerichtet ist, sollten die Personen, die Read the Docs verwenden, keine Probleme haben.
• Nur für technische Dokumentation. Wenn Sie keine Software/technische Dokumentation erstellen, sollten Sie ein anderes Dokumentationswerkzeug wählen, da Read the Docs nicht für Sie geeignet ist.

Wenn Sie ein Open-Source-Projekt haben, können Sie mit Read the Docs Ihre Dokumentation kostenlos erstellen und bereitstellen. Read the Docs bietet nach eigenen Angaben kostenlose Dokumentationen für über 240.000 Open-Source-Projekte.

Für gewerbliche Unternehmen gibt es auch einen kostenpflichtigen Read the Docs for Business-Service, der bei 150 US-Dollar pro Monat beginnt. Alle Tarife beinhalten eine unbegrenzte Anzahl von Projekten und Benutzern - die wichtigsten Einschränkungen sind die Funktionen, die Sie erhalten, und die Anzahl der gleichzeitigen Builds, die Sie haben können.

11. Notion + Engine.so

Notion ist hier ein kleiner Wermutstropfen, denn es ist nicht speziell für die Dokumentation konzipiert. Mit der richtigen Einstellung kann es jedoch ein großartiges Werkzeug für alle Arten von Dokumentation sein.

Falls Sie Notion noch nicht kennen: Notion ist im Grunde ein All-in-One-Tool, mit dem Sie jede Art von Wissen, Daten, Projektmanagement und vieles mehr verwalten können.

Sie können es für viele verschiedene Dinge verwenden, einschließlich der Erstellung aller Arten von Dokumentation. Der Nachteil ist jedoch, dass Notion selbst nicht wirklich darauf ausgerichtet ist, diese Informationen auf einer Website zu veröffentlichen, auf der andere Personen damit interagieren können.

Hier kommt Engine.so ins Spiel. Mit Engine.so(einem Dienst eines Drittanbieters) können Sie Ihre Notion-Inhalte auf Ihrer eigenen Website veröffentlichen und so ganz einfach Ihre eigene Dokumentationszentrale erstellen. Ein Beispiel dafür, wie das aussehen kann, finden Sie in der Engine.so-Dokumentation.

Hauptmerkmale von Notion + Engine.so:

• Einzigartige Möglichkeiten der Informationsdarstellung. Die Verwendung von Notion bietet Ihnen eine große Flexibilität, die Sie mit gezielteren Dokumentationswerkzeugen vielleicht nicht erreichen. Zum Beispiel können Sie die vielen Notion-Blöcke auf interessante Weise verwenden.
• Einfach zu verwenden. Im Gegensatz zu den Git-basierten Tools ist dieser Ansatz sowohl für technische als auch für nicht-technische Benutzer einfach.
• Erschwinglich. Obwohl es keinen kostenlosen Plan gibt, sollte dieser Ansatz für die meisten Anwendungsfälle erschwinglich sein.

Nachteile

• Nicht speziell für die Dokumentation entwickelt. Notion eignet sich zwar hervorragend für die Dokumentation, aber im Gegensatz zu den anderen Dokumentationswerkzeugen auf dieser Liste ist das nicht der einzige Schwerpunkt. Wenn Sie planen, Hunderte von Artikeln zu erstellen, sollten Sie vielleicht ein zweckmäßigeres Tool wählen.
• Begrenzte Versionskontrolle. Dieser Ansatz bietet keine starke Versionskontrolle. Wenn Sie für Notion bezahlen, erhalten Sie eine 30-tägige Versionshistorie, aber sie ist nicht so stark wie Git oder das WordPress-System, das Sie mit Heroic Knowledge Base erhalten.

Notion bietet einen kostenlosen Plan an, der für grundlegende Anwendungsfälle gut geeignet ist. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass Sie je nach Ihren spezifischen Bedürfnissen bezahlen möchten.

Um Ihre Notion-Inhalte in ein öffentliches Dokumentationszentrum zu verwandeln, müssen Sie jedoch für Engine.so bezahlen. Engine.so kostet $19 pro Monat für bis zu 300 Seiten oder $49 pro Monat für bis zu 1.000 Seiten. Sie können es mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion ausprobieren.

12. Helpjuice

Ähnlich wie Document360 ist Helpjuice eine weitere beliebte SaaS-Wissensdatenbank und Dokumentationsplattform.

Es hilft Ihnen, jede Art von Dokumentation mit einem einfachen Texteditor zu erstellen, einschließlich Optionen zum Importieren von Word-Dokumenten, um Zeit zu sparen.

Hauptmerkmale von Helpjuice:

• Einfache Einrichtung: Um eine Dokumentation zu erstellen, müssen Sie sich lediglich für ein Konto registrieren.
• Für Sie gehostet. Helpjuice übernimmt das Hosting und die Pflege Ihrer Dokumentation für Sie, sodass Sie sich nie um Updates oder Ähnliches kümmern müssen.
• Keine funktionsbeschränkten Pläne. Helpjuice hat zwar keinen kostenlosen Plan, aber alle kostenpflichtigen Pläne bieten Ihnen Zugang zu allen Funktionen.
• Sofortige Suchergebnisse/Vorschläge.
• Analytics, um Suchvorgänge, Seitenaufrufe und vieles mehr zu verfolgen.
• Option zur Veröffentlichung mehrerer Versionen Ihrer Dokumentation.
• Benutzerzugriffsebenen, um zu kontrollieren, wer verschiedene Artikel sehen kann.
• Funktionen für die Zusammenarbeit, einschließlich Kommentare im Editor.

Nachteile

• Teuer. Der billigste Plan beginnt bei 120 $ pro Monat und kann bis zu 500 $ pro Monat betragen.
• Benutzergrenzen. Wenn Sie ein großes Team haben, kann Helpjuice teuer werden. Wenn Sie zum Beispiel mehr als 60 Nutzer haben, benötigen Sie den 500-Dollar-Plan pro Monat.

Die kostenpflichtigen Tarife von Helpjuice beginnen bei 120 US-Dollar pro Monat für alle Funktionen und bis zu vier Nutzer. Je nach Anzahl der Nutzer, die Sie benötigen, steigen die Tarife an und enden bei 500 $ pro Monat für unbegrenzte Nutzer.

Das Einzigartige daran ist, dass Sie bei allen Plänen Zugang zu allen Funktionen haben, während bei einem Programm wie Document360 bestimmte Funktionen nur bei höherwertigen Plänen verfügbar sind.

Sie können auch alles mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion ausprobieren.

Um loszulegen, müssen Sie sich lediglich für ein Helpjuice-Konto registrieren und mit dem Hinzufügen Ihrer Inhalte beginnen.

Andere empfohlene Dokumentationswerkzeuge

• Mammut .docx Konverter: Es ist ein kostenloses WordPress-Plugin, mit dem Sie Dokumente, die mit Tools wie Microsoft Word, Google Docs und LibreOffice erstellt wurden, in eine WordPress-Website importieren können.
  Ein sehr praktisches Plugin, das Sie auf Ihrer WordPress-Website installieren sollten, besonders wenn Sie als Redakteur arbeiten.
• Meinen Titel groß schreiben: Es ist ein Online-Tool, das Titel und Überschriften auf der Grundlage verschiedener Stilrichtlinien automatisch groß schreibt. Zum Beispiel AP Style, Chicago Style oder APA Style.

Welches ist das beste Dokumentationswerkzeug für Ihre Bedürfnisse?

Letztendlich hängt die Wahl des besten Dokumentationswerkzeugs von Ihren spezifischen Bedürfnissen, Ihrem Budget und Ihrem Wissensstand ab.

Hier sind einige allgemeine Fragen, die Sie sich stellen sollten, um Ihre Suche einzugrenzen:

• Möchten Sie eine selbst gehostete Lösung oder sind Sie mit einem SaaS-Tool einverstanden?
• Möchten Sie eine Open-Source-Lösung oder sind Sie mit einem Closed-Source-Tool einverstanden?
• Erstellen Sie eine sehr technische Dokumentation (z. B. API-Dokumentation) oder eine eher auf den Verbraucher ausgerichtete Dokumentation?
• Gefällt Ihnen die Idee, Git für die Versionskontrolle/Inhaltsverwaltung zu verwenden, oder hätten Sie lieber ein spezielles Wissensmanagementsystem?
• Wie hoch ist Ihr Budget? Ist es für Sie in Ordnung, eine laufende monatliche Gebühr zu zahlen oder möchten Sie etwas, das kostenlos ist oder eine einmalige Zahlung?

Durch die Beantwortung dieser Fragen sollten Sie eine gute Vorstellung davon haben, welches Dokumentationswerkzeug für Ihre Bedürfnisse am besten geeignet ist.

Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, denken wir, dass Heroic Knowledge Base die Anforderungen der meisten Unternehmen erfüllen kann. Es bietet einen kosteneffizienten Open-Source-Ansatz, der Ihnen das volle Eigentum an Ihren Daten zu einem Preis gibt, der niedriger ist als bei den meisten anderen Tools.

Gleichzeitig erhalten Sie aber Zugang zu zahlreichen Funktionen, mit denen Sie eine erstklassige Dokumentation erstellen können, z. B. Live-Suchvorschläge und detaillierte Analysen. Außerdem erhalten Sie Zugriff auf das gesamte WordPress-Ökosystem, wenn Sie noch mehr Flexibilität wünschen.

Um mehr zu erfahren und loszulegen, besuchen Sie die Heroic Knowledge Base Produktseite.

Erwähnte Ressourcen:

1. Ausmed-Website ︎