Die 7 besten CMS für Dokumentation, Wissensdatenbank oder Selbstbedienungsportal

Das CMS (Content Management System) kann den Prozess der Inhaltserstellung erheblich verbessern, die Kosten senken und unnötiges Kopfzerbrechen beseitigen.

Es gibt so viele andere Dinge, die man sich ansehen kann, und warum sollte man das Rad noch einmal erfinden?

CMS eignen sich hervorragend für kleine bis große Websites. In der Tat, 61,9%¹ aller Websites im Internet werden mit irgendeiner Form von CMS erstellt.

Wir haben unser Bestes getan, um verschiedene Arten von Dokumentations-CMS zu empfehlen, die auf dem Markt erhältlich sind.

Lassen Sie sich nicht verwirren (TL; DR):

1. Wenn Sie keine Entwicklungskenntnisse haben oder etwas Einfaches suchen (keine Code-Lösung), wählen Sie WordPress und Heroic Wissensdatenbank.
2. Wenn Sie mit GitHub vertraut sind und einige Anleitungen hosten möchten, verwenden Sie die integrierte Wiki-Funktion von GitHub.
3. Wenn Sie über ein gutes Entwicklungsbudget verfügen und völlige Freiheit beim Code wünschen, kann MkDocs Ihre Lösung sein.

Die 7 besten CMS für die Dokumentation im Jahr 2025

Sei es für die Erstellung von technischer Dokumentation, API-Dokumentation, interner Dokumentation oder für die Erstellung von Support-Anleitungen. Jedes der hier aufgeführten Tools bietet Ihnen die erforderlichen Funktionen.

Einige sind einfach zu bedienen, andere sind etwas komplizierter, aber probieren Sie 2-3 der hier aufgeführten Tools aus, um die beste Option für Ihre Bedürfnisse zu finden.

1. WordPress + Heroic Wissensdatenbank

Heroic Knowledge Base ist ein sehr einfaches und unkompliziertes Plugin für WordPress (WordPress ist ein Content-Management-System, das über 43% der² aller Websites betreibt).

Heroic KB ist eine sehr zuverlässige und bewährte Lösung (mit über 30.000 Kunden) für die Erstellung und Verwaltung jeglicher Art von Dokumentation.

Heroic KB ist eine Lösung ohne Code. Das bedeutet, dass Sie keine Kenntnisse über irgendeine Art von Programmiersprache haben müssen. Wählen Sie einfach aus den verfügbaren Optionen oder aktivieren Sie Kontrollkästchen, um Änderungen an Ihrer Dokumentation vorzunehmen.

Das heißt aber nicht, dass Sie es nicht mit zusätzlichen kodierten Funktionen erweitern können. WordPress gibt Ihnen die Freiheit, zu programmieren und zu verwenden, was Sie wollen.

Mit WordPress und Heroic KB sind viele Dinge möglich. Einschließlich:

• Verwenden Sie es als Headless CMS
• Erstellung interner Dokumentation mit Benutzerbeschränkungen und Rollenmanagementfunktion
• Sammeln Sie Daten oder Feedback aus Ihrer Dokumentation
• Verwandeln Sie Ihre Website mit zusätzlichen Plugins in eine mobile App oder einen Online-Shop
• Unterstützung mehrerer Sprachen
• Erweiterte Suchfunktionalität
• Templates und benutzerdefinierte Blöcke

Die Möglichkeiten sind endlos.

WordPress ist eine kostenlose und quelloffene CMS-Software, während Heroic KB ein Premium-Plugin ist. Der grundlegende Plan beginnt bei 149,50 $/Jahr, der alle notwendigen Funktionen enthält.

Wir haben mehrere Tutorials zur Erstellung von Dokumentation mit Heroic KB. Sehen Sie sie sich an:

1. Wie man technische Dokumentation erstellt und schreibt
2. Leitfaden für Einsteiger in die interne Dokumentation

2. MkDocs

MkDocs kann ein großartiges kostenloses CMS-System für Ihre Dokumentation sein.

Insbesondere entwicklungsbezogene Dokumentation(technische Dokumentation, API-Dokumentation und Software-Dokumentation), bei der Sie Software-Entwickler in die Erstellung der Dokumentation einbeziehen müssen.

MkDocs ist ein kostenloser Generator für statische Websites, der nur wenig technisches Wissen erfordert, um loszulegen.

Die Dinge werden einfacher, sobald Sie MkDocs eingerichtet haben. Nach der Einrichtung ist alles, was Sie wissen müssen, eine Markdown-Sprache zum Erstellen und Bearbeiten von Seiten (die in 10-15 Minuten erlernt werden kann).

Sie können Ihre MkDocs-Website vollständig hosten oder GitHub-Seiten verwenden, um Ihre Inhalte und Ihren Code zu hosten und zu verwalten.

Mit GitHub-Seiten wird die Verwaltung der Dokumentation ein wenig einfacher, da die Mitglieder Ihres Kundensupport-Teams auch neue Seiten erstellen oder bestehende Seiten mit ein wenig Anleitung bearbeiten können.

Ihre eigene Website(MkDocs.org) ist ein gutes Beispiel dafür, wie dies funktioniert. Ihre Domain dient als Frontend für die Nutzer und GitHub als Backend für die Entwickler zur Verwaltung der Inhalte.

MkDocs verfügt standardmäßig über wichtige Funktionen, die durch Plugins weiter verbessert werden können:

• Markdown-Unterstützung
• Integrierte Themen oder benutzerdefinierte Themen von Drittanbietern
• Inhaltsübersicht
• Ajax-Live-Suchfunktionalität
• Versionskontrolle
• Umleitungssteuerung
• RSS-Generator

3. MediaWiki

Sind Sie ein Fan von Wikipedia? Möchten Sie eine ähnliche Dokumentations-Website erstellen?

Suchen Sie nicht weiter!

MediaWiki ist die Lösung für Sie. Es ist die Grundlage für Wikipedia und seine freie und quelloffene Wiki-Software.

Im Laufe der Jahre hat es sich zu einem sehr zuverlässigen und einfach zu bedienenden CMS für die Erstellung von Dokumentationen, Wissensdatenbanken oder Selbsthilfeportalen entwickelt.

Ähnlich wie WordPress kann MediaWiki mit jedem cPanel-basierten Hosting in wenigen Minuten installiert werden.

Von jedem cPanel-basierten Hosting aus > Softaculous Apps Installer > MediaWiki installieren.

Funktionen? Erwarten Sie alles, was zur Erstellung eines Wikis oder einer Dokumentation erforderlich ist:

• Gemeinsame Bearbeitung
• WYSIWYG- und benutzerdefinierte Wiki-Markup-Unterstützung zur Erstellung und Gestaltung von Seiten
• Suchfunktionalität
• Verbessertes Vernetzungssystem für einfache Querverweise
• Zusätzliche Erweiterungen und Skins
• API- und Bot-Unterstützung
• Mehrsprachige Unterstützung
• Spezieller Diskussionsbereich für jede Seite

Es ist ein wirklich gutes CMS für die Dokumentation, besonders für gemeinnützige Organisationen, bei denen jeder leicht etwas beitragen kann.

4. GitHub Wikis

Sie haben nicht viel zu dokumentieren? Verwenden Sie bereits GitHub, um Ihr Projekt zu hosten?

Dann bietet GitHub eine integrierte Funktion (genannt GitHub Wikis), um eine Dokumentation zu erstellen. Dies ist gut genug, um Anleitungen wie den Installations-/Einrichtungsprozess einer App, Anforderungen und andere wichtige Dinge zu teilen.

Ähnlich wie bei MkDocs können Sie bei GitHub Wikis die Sprache Markdown verwenden, um Ihre Wiki-Inhalte zu gestalten.

Weitere erwähnenswerte Merkmale sind:

• Versionskontrolle, einschließlich Verlaufs- und Revisionsverfolgung
• Navigation in der Seitenleiste für den einfachen Zugriff auf wichtige Seiten
• Benutzerbeschränkungsfunktionen, um öffentliche oder private Repositories zu erstellen
• Grundlegende Suchfunktionalität
• Automatisch erstellte Inhaltsverzeichnisse

Die Wikifunktion von GitHub ist gut! Sie müssen nicht einmal für das Hosting und den Domainnamen bezahlen.

Für kleine persönliche Projekte ist es gut geeignet, aber für Produktdokumentationen (oder wenn Sie Dokumentationen für den Kundensupport erstellen) benötigen Sie eine bessere Lösung. Wie Heroic KB oder MkDocs.

Mit anderen hier aufgeführten CMS-Lösungen haben Sie eine viel bessere Kontrolle über die Anpassung, die erweiterte Suche, die Berichterstattung, den Benutzerzugang und die Funktionserweiterungen.

5. HubSpot-Wissensdatenbank

HubSpot ist ein beliebter Softwareanbieter für die Erstellung von Websites, die Verwaltung von Kunden, das Marketing oder die Bereitstellung von Support.

Sie sind bekannt für ihre erstklassige CRM-Software (Content Relationship Management) und haben in den letzten Jahren ihre Website-Builder-Funktionen (CMS-Funktionen) stetig verbessert.

Mit dem Service Hub Plan können Sie eine Wissensdatenbank oder Dokumentation erstellen. Verwalten und analysieren Sie Inhalte mit dem benutzerfreundlichen CMS, und erweitern Sie sie mit der Premium-Software-Suite.

Wesentliche Merkmale:

• Einfach zu bedienender visueller Drag-and-Drop-Builder zur Erstellung jeder Art von Layout oder Design
• Erstellen Sie ansprechende Anleitungen mit dem WYSIWYG-Editor
• Eingebautes Analyse- und Berichtssystem
• Eingebaute SEO-Tools
• Mehrsprachige Unterstützung
• Schablonen
• KI-gestützte Empfehlungen
• Zugriffskontrolle zur Erstellung öffentlicher oder privater Dokumentationen

Die Preispläne von HubSpot sind ein wenig unübersichtlich, aber das Support-Team hilft Ihnen sicher bei der Auswahl des richtigen Plans.

Um auf die CMS-Funktion Knowledge Base (Dokumentation) zugreifen zu können, müssen Sie den Service Hub Professional-Plan wählen. Das kostet Sie $90/Monat/Sitzplatz.

Mit diesem Plan erhalten Sie auch eine Menge anderer zusätzlicher Tools, um einen besseren Kundensupport anzubieten.

Dazu gehören Werkzeuge wie:

• Terminierung von Besprechungen
• Live-Chat
• Ticket-Automatisierung
• HubSpot-Zahlungen
• Gesprächsleitfaden
• Helpdesk
• Kundenportal

6. Webflow

Webflow als CMS ist in den letzten Jahren aufgrund seiner riesigen Bibliothek von Vorlagen, seiner guten Leistung, seiner Benutzerfreundlichkeit und seiner anderen Fähigkeiten sehr beliebt geworden.

Mit den jüngsten Updates erhalten Sie integrierte Analysefunktionen, A/B-Tests und Bausteine zur schnelleren Erstellung von Landing Pages.

Die wichtigsten Merkmale sind:

• Kostenlose und hochwertige Vorlagen für Dokumentations-Websites
• Visueller Website-Builder mit Code-Bearbeitungsfunktionen
• Konvertieren Sie Ihren Figma-Entwurf in eine Webflow-Site
• Kostenlose und kostenpflichtige Hosting-Angebote
• eCommerce-Fähigkeiten
• Mehrsprachigkeit, um alle Arten von Kunden zu bedienen
• Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, indem Sie integrierte Funktionen wie rollenbasierten Zugriff, Editormodus und Arbeitsbereiche nutzen.

Wenn Sie Webflow wirklich erleben wollen und einen anständigen Traffic haben, brauchen Sie mindestens einen CMS-Plan, der bei 23 $/Monat beginnt.

Das kann ziemlich teuer sein, verglichen mit dem Selbst-Hosten Ihrer Dokumentation mit einem CMS wie WordPress.

Ansonsten.

Webflow ist ein gutes CMS, um Dokumentationen zu hosten, sehr flexibel, um von Entwicklern, Designern, Agenturen, Freiberuflern und Bloggern genutzt zu werden.

7. Notion + Engine.so

Wenn Sie bereits Notion verwenden, könnte Engine.so die Lösung für Ihre Dokumentation sein.

Mit Engine.so können Sie Notion-Inhalte auf Ihrer eigenen Domain veröffentlichen. Verwenden Sie Notion als CMS für Ihre Dokumentation.

Hauptmerkmale von Notion + Engine.so:

• Gut aussehendes Layout aus der Box
• Einfache Einrichtung im Vergleich zu anderen Tools wie MkDocs, MediaWiki
• Gute Styling-Optionen mit Markdown-Unterstützung (volle Kontrolle über die Bearbeitung von Seiten mit Notion-Blöcken)
• SEO-Optimierungen
• Nutzen Sie die Funktionen von Notion, um mit dem Team bei der Bearbeitung und Erstellung von Dokumenten zusammenzuarbeiten.
• Navigation in der Seitenleiste und erweiterte Suchfunktion
• Analysen und Einblicke
• Weitere Integrationen zur Einrichtung eines Ticket-Systems, einer Chatbox oder zur Erstellung mehrsprachiger Dokumentation.

Der kostenlose Plan von Notion sollte für den Anfang ausreichen, und je nach Ihren Bedürfnissen können Sie ihn weiter ausbauen.

Engine.so ist eine reine Premium-Lösung, die bei $19/Monat pro Website beginnt. Allerdings beinhaltet es Engine.so Branding (keine wirklich gute Marketingstrategie 🙂 ), wenn Sie das nicht wollen, müssen Sie einen Business-Plan wählen, der Sie $49/Monat pro Website kostet.

Abgesehen davon, wenn Sie bereits ein Fan von Notion sind oder es für Ihr Unternehmen nutzen, kann dies eine gute Option für Sie sein!

Abschließende Überlegungen

Wir haben versucht, eine Vielzahl von CMS-Optionen für die Erstellung der Dokumentation anzubieten.

Zum Beispiel:

1. Heroic Knowledge Base, GitHub Wikis und Notion + Engine.so werden mit Ihrer bestehenden Einrichtung funktionieren (wenn Sie bereits Basis-Tools verwenden).
2. MkDocs und MediaWiki sind ein wenig kompliziert einzurichten und erfordern die Unterstützung von Entwicklern.
3. Webflow und HubSpot sind zwar einfach einzurichten, Sie müssen sich nicht um das Hosting oder die Programmierung kümmern, aber auf lange Sicht wird es Sie viel kosten.

Wir empfehlen dringend, die Heroic KB und WordPress auszuprobieren, da es eine Fülle von Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, weitere Funktionserweiterungen und gleichzeitig ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

Unabhängig davon, welche CMS-Lösung Sie aus dieser Liste wählen, erhalten Sie alle notwendigen Funktionen, um eine großartige Dokumentations-Website zu erstellen.

Lassen Sie uns wissen, welches CMS Sie verwenden oder am meisten mögen, indem Sie unten einen Kommentar abgeben 👇.

In diesem Leitfaden erwähnte Ressourcen

1. Nutzungsstatistiken und Marktanteile von Content-Management-Systemen von w3techs ︎
2. Über WordPress und seine Nutzungsstatistiken ︎