Wie man ein internes Wiki mit WordPress erstellt

Es gibt durchaus überzeugende Argumente für interne Wikis - selbst für die kleinsten Organisationen.

Hier ist der Grund dafür:

Eine der größten versteckten Betriebskosten von Unternehmen, ob groß oder klein, ist der Produktivitätsverlust durch ineffizienten Wissensaustausch.

Eine hochaktuelle Studie, die eine Gruppe von 1.000 amerikanischen Wissensarbeitern befragte (mit dem Titel Workplace Knowledge and Productivity Report, erstellt von Panopto), ergab folgendes:

"...42 Prozent des institutionellen Wissens ist einzigartig für das Individuum."

(Quelle)

Mit anderen Worten, fast die Hälfte des Wissens, das ein Mitarbeiter entdeckt, findet, erforscht, produziert, erweitert usw. geht unwiederbringlich verloren, wenn (und wenn) dieser Mitarbeiter geht.

Diese Zahl stellt nicht nur einen spürbaren Verlust an strategisch wertvollem institutionellem Wissen dar, sondern ist mit der folgenden Schätzung gekoppelt, dass:

"... Wissensarbeiter in den USA verschwenden jede Woche 5,3 Stunden damit, entweder auf wichtige Informationen von ihren Kollegen zu warten oder vorhandenes institutionelles Wissen zu rekonstruieren."

(Quelle)

Der potenzielle ROI, der sich aus der Zeit ergibt, die jeder Mitarbeiter einspart, wenn er auf die Antwort eines Kollegen warten oder das Rad neu erfinden" muss, ist enorm.

Bei einem Team von z.B. 50 Mitarbeitern würde dies eine Produktivitätssteigerung von über 250 Stunden pro Woche bedeuten. Real wäre allein diese Einsparung den Gegenwert eines Wochengehalts für 6 Vollzeitbeschäftigte.

Es genügt zu sagen, dass es, wie oben erwähnt, einen erheblichen geschäftlichen Nutzen für den Aufbau eines internen Wikis für die Mitarbeiter gibt.

Die relativ bescheidene Investition in die Entwicklung und Implementierung eines internen Wikis im Vergleich zu den potenziellen Produktivitätseinbußen ist eine Abwägung 

Was ist ein internes Wiki?

Ein internes Wiki ist eine Website, die nur für die Mitarbeiter einer Organisation oder eines Unternehmens bestimmt ist. 

Der Zweck eines internen Wikis besteht darin, als praktischer digitaler Informationsspeicher zu fungieren, der ausschließlich für die Mitarbeiter bestimmt ist und als Netz von gemeinsamen Beiträgen oder Artikeln bereitgestellt wird, die thematisch miteinander verknüpft sind.

WIkis sind sowohl kollaborativ als auch lebendig. Mit anderen Worten: Die Inhalte werden gemeinsam erstellt und je nach Zweck ständig überarbeitet und verbessert.

Denken Sie an Wikipedia, aber nur für unternehmensinterne Informationen.

Vorteile der Verwendung eines internen Wikis für Ihr Projekt

Wikis erleichtern das kollaborative Lernen. Hier trägt der gemeinsame Input von den am besten Informierten bis zu den am wenigsten Informierten dazu bei, die institutionelle Wissensbasis zu verfassen.

Im Kontext Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation wird ein Wiki als interner Motor für die kontinuierliche berufliche Entwicklung fungieren.

Ihre Leute lernen. Sie wachsen und lehren dann. Und Wiki fängt das alles auf.

Ein Stimulans für den internen Wissenserwerb und -austausch.

Das Wiki wächst aus einem Samenkorn und wird schließlich zu einem Wald, der durch die ständige Arbeit der Mitwirkenden entsteht, die durch ihre gleichgesinnte Neugier und ihr Streben nach Verständnis unterstützt werden. 

Die Vielfalt der Autorenschaft führt zu einer Vielfalt von Stimmen und Stilen. Aber wenn sie gut verwaltet wird, ist das Ergebnis (ähnlich wie bei Wikipedia) ein Wissensspeicher von großem Wert und mit echter Integrität gestaltet. 

Ein Wiki ist von Natur aus asynchron und beseitigt die Ablenkung durch das Schulterklopfen im Büro, indem es als erste Anlaufstelle einen vorgegebenen Wissensbestand aufbaut.

Wikis haben in der Regel eine hohe Akzeptanz-/Nutzungsrate, vor allem weil sie bei den Nutzern ein Gefühl der Eigenverantwortung wecken. Die Menschen, die die Informationen nutzen, produzieren sie auch. Eine Art von "für uns, durch uns"-Mentalität. Daher gibt es eine natürliche Neigung und Selbstinvestition, die bei einer nicht beitragenden Leserschaft nicht vorhanden ist.

Wikis sind ein effektives organisatorisches Lerninstrument mit greifbarem ROI, wenn sie richtig eingesetzt werden.

Bewährte Merkmale eines internen Wikis

Was ist der Standard für ein Wiki?

Das erste seiner Art, WikiWikiWeb, wurde von Ward Cunningham am 16. März 1995 entwickelt. 

Benannt nach einem hawaiianischen Flughafen-Shuttlebus namens Wiki Wiki Shuttle ("wiki" bedeutet in der hawaiianischen Sprache "schnell"), lautete der ursprüngliche Slogan dieser allerersten Wiki-Software "die einfachste Online-Datenbank, die überhaupt funktionieren könnte".

Im Wesentlichen handelte es sich um ein Inhaltsverwaltungssystem, mit dem Teams von Mitarbeitern webbasierte Informationsdatenbanken schnell einrichten und skalieren konnten.

Heutzutage gibt es viele, viele Wiki-Software (Wiki-Engines genannt), um diese Aufgabe zu bewältigen. Am bekanntesten ist jedoch MediaWiki, die Engine, die Wikipedia selbst antreibt (zusammen mit Zehntausenden von anderen Websites aus aller Welt).

Typische Einsatzgebiete für Wikis sind Enzyklopädien oder Wissensdatenbanken von Unternehmen. Aber so oder so werden Wikis in einer wachsenden Zahl von sozialen oder kommerziellen Lernkontexten zu unverzichtbarem Referenzmaterial.

Im Folgenden finden Sie eine kurze Liste von Merkmalen, die Wikis gemeinsam haben:

Hypertext - in der einfachsten Sprache ist dies ein webbasiertes Textdokument (vielleicht auch mit Grafiken, Audio oder Video), das Hyperlinks zu anderen Texten enthält. 

Es ist weithin anerkannt, dass Hypertext erstmals 1965 von Ted Nelson als eine Form des nicht-sequenziellen Schreibens konzipiert wurde. Eine Art computergestützte Speichererweiterung, die nach dem Muster "As we may think" formatiert ist.

Kollaborativ - ermöglicht kollaboratives Schreiben für Projekte mit mehreren Autoren. Die Fähigkeit, große Gruppen von Autoren zu beherbergen, die sich die Verantwortung für den Entwurf und die Bearbeitung eines Projekts teilen.

Markup – whether HTML or CSS, for example, wikis allow editors to program the text pages with markup changes. This helps to develop custom web pages that include features like <a href> tags for hyperlinking between texts or <strong> tags for emboldening text, making for a far more enriching user learning experience.

Rich-Text-Editor - diese Funktion hilft, einem ansonsten flachen Textdokument eine Dimension zu verleihen. Auch als "what you see is what you get (wysiwyg)"-Editor bekannt, werden einfache Texte durch Bilder, Audio- und Videomedien mit Textdekoration wie Kursivschrift usw. angereichert. 

Die oben genannten Punkte sind die wichtigsten Eigenschaften von Wiki-Engines. 

Eine andere Sichtweise ist, dass Softwareprogramme, die über die oben genannten Funktionen verfügen, auch für die Erstellung eines Wikis verwendet werden können.

Solange die Grundvoraussetzungen gegeben sind, ist es möglich, ein eigenes Wiki zu erstellen und zu pflegen.

Laufende Anforderungen für die Pflege eines gut organisierten internen Wikis

Ein Wiki ist ein lebendiges Dokument. Sein Inhalt vervielfältigt sich organisch. Je mehr es genutzt wird, desto mehr wächst es.

Tatsächlich sollte der Umfang Ihres Wikis eine direkte Folge des täglichen Wissensdurstes Ihres Teams sein.

Der Tag, an dem Ihr Wiki aufhört zu wachsen, ist der Tag, an dem Ihr Team den Appetit verliert. (Vergiss es).

Wie jedes Projekt bedarf auch die Pflege eines Wikis der Kontrolle. Für die Qualität des Inhalts, für die Einheitlichkeit des Formats und die thematische Relevanz im Besonderen. Dies alles erfordert eine sorgfältige Überwachung.

Doch was sind die wichtigsten Punkte, auf die man bei der Erstellung eines Wiki-Wartungsplans achten sollte?

Hier ein paar Tipps von Kennern der Materie:

Joseph Boone, "Ehemaliger IT-Kommunikationsspezialist der US-Armee" mit mehr als 10 Jahren Erfahrung als IT-Analyst und Kommunikationsexperte, hat folgendes zu helpdeskgeek.com beigetragen:

• Prüfung der Benutzerfreundlichkeit und Lesbarkeit: Ihr internes Wiki soll aktiv dazu dienen, ein bevorzugtes Informationsziel für Ihr Team zu sein. Wie bei jeder Ressource gilt auch hier: Je nützlicher und im Falle eines Textdokuments "lesbarer" es ist, desto besser wird es funktionieren. Ihr Return on Investment hängt davon ab, dass es für den Benutzer einfach zu nutzen ist.
• Festgelegter Leitfaden für die Politik: Es gibt einen Grund, warum allgemeine Regeln für die Haushaltsführung im Voraus festgelegt werden. Damit die Mitglieder des Hauses funktionsfähig bleiben, brauchen sie ein geordnetes Umfeld. Und um ein geordnetes Umfeld aufrechtzuerhalten, muss man einige Grenzen, Routinen und eine Tagesordnung festlegen. Die Führung eines nützlichen Wikis ist dasselbe.
• Kritische Kuratierung: Im Gegensatz zur zeitgenössischen Pädagogik, die kollaboratives Lernen befürwortet, braucht ein erfolgreiches Wiki tatsächlich Governance. Das Abschneiden der unfruchtbaren Zweige und das Ausmisten der leistungsschwachen Zweige wird nur zu einem besseren Gesamtergebnis führen.
• Förderung und Anerkennung von Power-Usern: Das Lebenselixier eines Wikis sind die Beiträge der Nutzer. Sie haben ein berechtigtes Interesse daran, diejenigen zu ermutigen, die bereit sind, Beiträge zu leisten. Je mehr sie beitragen, desto mehr wächst Ihr Wiki. Je mehr es wächst, desto besser werden die Benutzer zufriedengestellt. Je besser die Zufriedenheit der Nutzer, desto größer der Wert. Je höher der Wert ist, desto eher werden Nicht-Beitragende dazu bewegt, sich zu beteiligen. Belohnen Sie Ihre Mitwirkenden.

Ein internes Wiki-Beispiel

Es gibt kein besseres Beispiel für ein Wiki als den Goldstandard selbst, Wikipedia. 

Sicher, es ist alles andere als ein internes Wiki - aber es dient als solider Goldstandard dafür, wie ein Wiki aufgebaut sein sollte.

Hier sind einige Statistiken:

• Wikipedia ist das größte und meistgelesene Nachschlagewerk der Geschichte.
• eine der 15 beliebtesten Websites im Alexa-Ranking; 
• mehr als 58 Millionen Artikel
• rund 2 Milliarden eindeutige Gerätebesuche pro Monat anziehen
• mehr als 17 Millionen Bearbeitungen pro Monat (1,9 Bearbeitungen pro Sekunde) ab November 2020

(Quelle)

Um ein funktionierendes Beispiel als Maßstab für den Erfolg zu haben, bietet sich Wikipedia an.

Es gibt viel zu untersuchen und zu lernen für den Aufbau Ihres eigenen internen Wikis.

Was die Höhepunkte betrifft, so finden Sie hier eine Liste unserer liebsten operativen Schnipsel von der Wikipedia-Seite:

Hauptseite

Das obige Bild stammt von der Homepage von Wikipedia.

Hier sind vor allem 2 Merkmale zu beachten:

1. Hauptinhalt
2. Inhalt der Seitenleiste

Der Hauptinhalt ist ein Kompendium der aktuellen oder neuesten Nachrichten, Änderungen und Themen. Ein passender Einstiegspunkt für ein Wiki-Projekt.

Im Wesentlichen handelt es sich um eine Splash-Seite, die die Community über den neuesten Buzz informiert und die Aufmerksamkeit der Zielgruppe mit Hyperlinks auf sich zieht.

Einführung der Mitwirkenden

Für diejenigen, die noch nicht bekehrt sind, ist dies eine einfache Einführung in die Funktionsweise von Beiträgen und hilft ihnen zu entscheiden, ob dies etwas für sie ist.

Eine Seite, die im Wesentlichen dazu einlädt, einen Beitrag zu Ihrem Wiki zu leisten.

Soziale Netzwerke

Diese Seite ist das soziale Kommunikationszentrum des Wikis. Sie ist eigentlich eine Nachrichtenplattform, die es den Nutzern ermöglicht, Ideen auszutauschen, Fragen zu stellen und miteinander in Verbindung zu bleiben.

Sachregister 

Eine Ankerseite für alle Hauptkategorielinks. Diese dient als Index, der nur einen Klick von der Startseite/Hauptseite entfernt ist und Zugang zu jeder Seitenressource über die entsprechende Hauptkategorie bietet.

Kategorie Archivseite

Diese Vorlage für ein Kategorie-Archiv hat einen Kategorieseiten-Index, der direkt vor dem Seiteninhalt erscheint. Auf diesen Link-Index folgt ein einleitender Absatz, der den Inhalt der Kategorie beschreibt.

Artikel Seite

Die klassische Wiki-Artikelseitenvorlage. Eine einfache H1-Überschrift, gefolgt von einem Kategorie-Link und dann dem Hauptinhalt des Artikels, einschließlich eines Bildes und eines ausklappbaren Inhaltsverzeichnisses.

Artikel-Editor

Die Bearbeitung von Inhalten in Wikipedia wird durch dieses proprietäre Bearbeitungswerkzeug vereinfacht. Seine Fähigkeiten umfassen sowohl die visuelle Bearbeitung als auch die Auszeichnungssprache. Nur angemeldete Mitglieder können in diesem Fall Bearbeitungsaufgaben erfüllen.

Geschichte der Artikelüberarbeitung

Jeder Artikel hat eine Revisionshistorie, die allen Mitgliedern offengelegt wird und die genau angibt, wie viel Arbeit in die Erstellung der aktuellen Version geflossen ist.

Dies reicht aus, um die Aktivitäten für jeden Beitrag nachzuvollziehen.

Begrüßung und Anfrage des Eigentümers

Jedes Gemeinschaftsprojekt braucht die Unterstützung seiner Nutzer. Ohne solche Beiträge würde dem Projekt einfach die Luft ausgehen. Ein Wiki unterliegt per definitionem den gleichen Zwängen. Daher ist es eine der Hauptaufgaben jedes Wiki-Projektleiters, kontinuierliche und wachsende Unterstützung für das Projekt zu wecken, um seine Dynamik zu erhalten.

Selbstbedienungshilfe

Dabei handelt es sich um ein Selbsthilfeportal im Stil einer Wissensdatenbank innerhalb des Wikis, das dazu dient, die administrativen Probleme zu lösen, auf die die Mitwirkenden stoßen. 

Onboarding

Die Onboarding-Landingpage. Wenn Neulinge Fragen zum Einstieg und zur Nutzung der Plattform haben, finden sie hier Antworten auf alle Fragen, die sich in der Anfangsphase stellen.

Forum

Dies ist ein Forum, das den Wiki-Benutzern ein Diskussionsforum zur Verfügung stellt, in dem sie ihre Meinungen äußern, Fragen und Antworten stellen, Streitigkeiten lösen und technische Probleme beheben können.

PDF-Download

Wikipedia bietet jedem Besucher die Möglichkeit, jeden Artikel als PDF-Dokument herunterzuladen. Mit einem einfachen "Download"-Button landet eine unverfälschte PDF-Version des Artikels, den sie gerade lesen, auf dem Desktop ihres Geräts.

Wiki-Analysen

Ein praktisches Dashboard mit allen wichtigen Leistungsstatistiken des Wikis, das Sie darüber informiert, welche Artikel gut laufen und welche nicht. Ideal, um inhaltliche Lücken und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln.

Aufbau eines internen Wikis mit WordPress

Wie bereits erwähnt, braucht jedes Wiki eine Wiki-Engine.

Während Mediawiki durch die Einführung seines Flaggschiffs Wikipedia die ganze Aufmerksamkeit auf sich gezogen hat, sind inzwischen auch andere Lösungen auf dem Markt für Wiki-Engines erschienen, die eine Überlegung wert sind.

Einige sind direkte Konkurrenten in der Nische der Wiki-Maschinen, andere sind Ersatzprodukte mit übergreifenden Kompetenzen.

Ein solcher fähiger Konkurrent mit einer Menge übertragbarer Wiki-Attraktivität ist das CMS WordPress.

WordPress präsentiert sich als vielseitiges Schweizer Taschenmesser im CMS-Bereich.

Traditionell als persönliche Blogging-Plattform bekannt, besitzt WordPress tatsächlich eine sehr treffende und stabile Kern-CMS-Funktionalität und ist darüber hinaus vielleicht sogar DER vielseitigste Web-Builder da draußen.

Im Bereich der CMS-Software gibt es derzeit nichts, was auch nur annähernd an die Dominanz von WordPress heranreicht.

Sie wollen einen Beweis?

43 % aller Websites im Internet verwenden WordPress.

Blogs, Online-Kurse, Wissensdatenbanken - WordPress hat so viele Gesichter. Und sein mehr als 500 Milliarden Dollar schweres Ökosystem ist überschwemmt mit benutzerdefinierten Add-Ons und Plugins, die seine bereits große Reichweite in spezielle Bereiche ausdehnen... einschließlich WordPress-Wiki-Plugins. 

Aber die Frage ist, was ist die ideale Kombination von WordPress-Zutaten, um das ideale Wiki-Engine-Rezept zu produzieren?

Hier ist unsere empfohlene Mischung für den Aufbau eines internen Wikis mit WordPress:

Wiki-Engine: die funktionale Grundlage Ihrer WordPress-Wiki-Engine. Dies ist das Gerüst für die Zusammenführung aller Inhalte und die Ausrichtung der Artikel nach Kategorien, die automatisch in Silos mit Hyperlinks versehen werden, die für Sie vorgefertigt sind.

Verwenden Sie das Heroic Knowledge Base Plugin, um Ihr WordPress in eine vollwertige Wiki-Engine zu verwandeln.

FAQs: leicht zugängliche Antworten auf häufig gestellte Fragen erhöhen den Informationswert der Artikel und bereichern den Kontext und die Anwendung des Inhalts der Hauptseite. 

Verwenden Sie das Heroic FAQs Plugin, um modulare Blöcke von FAQ-bezogenem Wissen schnell und einfach in Wiki-Seiten einzubauen.

Social Messaging: Aktivieren Sie interne Teamnachrichten über Ihre Wiki-App, um die Zusammenarbeit zu fördern und die Beiträge der Mitglieder zu beeinflussen. 

Verwenden Sie das BuddyPress-Plugin, um einen eingeschränkten Zugang zu bestimmten kollaborativen Funktionen in Ihrem WordPress-Selbstbedienungsportal zu vergeben.

Passwortgeschützter Inhalt: Machen Sie bestimmte Funktionen und Bereiche innerhalb des Wikis mit einem Passwortschutz nur für einen ausgewählten Personenkreis zugänglich.

Verwenden Sie Restrict Content Pro, um eine detaillierte Kontrolle über Archive, Artikel und Seiteninhalte zu erhalten, indem Sie Mitgliedern den Zugriff nach ID oder Abonnementstufe zuweisen.

Nachverfolgung von Änderungen: Machen Sie die Bearbeitungsaktivitäten auf Ihrer Wiki-Site transparent, indem Sie einen Prüfpfad für Änderungen anzeigen - komplett mit den Namen der Mitarbeiter, die für jede Änderung am Inhalt verantwortlich sind.

Verwenden Sie dieses Snippet, um die Revisionsverfolgung für jeden Artikel in Ihrem internen WordPress-Wiki einzubinden.

Wiki-Benutzerforum: ein virtuelles Schwarzes Brett für Wiki-Benutzer und Mitwirkende gleichermaßen. In diesem Forum werden verschiedene Fragen und Gespräche zusammengeführt, um alle Mitglieder auf dem gleichen Stand zu halten.

Mit BBPress fügen Sie Ihrem WordPress-Wiki im Handumdrehen ein vielseitiges Webforum hinzu.

Erweiterte Suchkonfiguration: Eine LIVE-Suche zeigt die Suchergebnisse schnell an und stellt sie dem Benutzer sofort zur Verfügung, bevor er einem Hyperlink folgen muss.

Verwenden Sie das Plugin Heroic Knowledge Base, um Ihr WordPress-Wiki mit einer LIVE-Suchfunktion auszustatten.

Zitate: Referenzen sind für Wikis von großem pädagogischem Wert. Fußnotenzitate sind eine elegante Methode, um Verweislinks in den Text Ihrer Artikel aufzunehmen.

Mit CM Footnotes können Sie ganz einfach Zitate in Artikel und Beiträge einfügen.

Abstimmungen und Feedback: Holen Sie sich das Feedback Ihrer Wiki-Benutzer vor Ort ein und nutzen Sie deren Beiträge, um Prioritäten für die Verbesserung Ihrer Inhalte zu setzen. 

Verwenden Sie das Heroic Knowledge Base Plugin, um Up- und Downvoting für jeden Artikel zu ermöglichen. Mit einem Feedback-Formular können Benutzer außerdem Freitextkommentare hinzufügen, um mit detaillierter konstruktiver Kritik einen weiteren Mehrwert zu schaffen.

Überwachung, Analyse und Verbesserung: Verfolgen Sie die Benutzerkennzahlen, um die Gesamtleistung und Benutzerfreundlichkeit Ihres Wikis zu bewerten. So stellen Sie sicher, dass Sie eine "zweckdienliche" Ressource aufrechterhalten, die ihren Unterhalt wirklich wert ist.

Verwenden Sie das Heroic Knowledge Base Plugin, um Ihre User Journey zu analysieren und zu erfahren, wo Sie Ihre Quick Wins erzielen können.

Print My Blog: bietet den Nutzern die Möglichkeit, sofort eine PDF-Version eines Artikels herunterzuladen.

Verwenden Sie das Print My Blog-Plugin, um eine robuste Lösung für die sofortige PDF-Konvertierung Ihrer Wiki-Seiten zu installieren.

Schlussfolgerung

Und so wird ein Wiki im WordPress-Stil erstellt.

Das Beste daran ist, dass keines dieser Plugins von Drittanbietern Code oder fortgeschrittene Anpassungen erfordert. Höchstens das Code-Snippet für die Revisionshistorie ist ein Cut-and-Paste-Job. Mehr nicht.

Eine sehr praktische Lösung für WordPress-Anfänger und alte Hasen gleichermaßen.

Und nun zu Ihnen...

Sind Sie bereit, Ihr eigenes internes WordPress-Wiki einzurichten?

Haben Sie bereits versucht, ein internes WordPress-Wiki zu erstellen?

In jedem Fall würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören.

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