Interne Wissensdatenbank: 2024's Beginner's Guide!
Wenn Unternehmen wachsen und sich weiterentwickeln, haben sie oft eine Fülle von Informationen und Verfahren, die die Mitarbeiter kennen und befolgen müssen.
Und die Dinge werden schnell chaotisch wenn man sie allein lässt.
Die Einrichtung einer internen Wissensdatenbank hilft bei der Lösung dieses Problems, indem sie Ihre Informationen zentralisiert und die Kommunikation verbessert.
In diesem Leitfaden finden Sie alles, was Sie über die interne Wissensdatenbank wissen müssen, angefangen bei der Frage, was sie ist, bis hin zur Erstellung einer solchen.
In diesem Leitfaden
- Was ist eine interne Wissensdatenbank?
- Beispiele für interne Wissensdatenbank-Ressourcen
- Wie man eine interne Wissensdatenbank erstellt
- Schritt 1. Definition von Zweck und Zielen der Wissensbasis
- Schritt 2. Identifizierung von Kernthemen und Inhalten
- Schritt 3. Inhaltsstruktur erstellen, Vorlagen
- Schritt 4. Wählen Sie die interne Wissensdatenbank-Software
- Schritt 5. WordPress-Website erstellen
- Schritt 6. Wissensdatenbank-Plugin und Demo-Vorlage installieren
- Schritt 7. Berechtigungen und Zugriffskontrollen einrichten
- Schritt 8. Anpassen des Gesamtaussehens
- Schritt 9. Starten Sie die Veröffentlichung von Artikeln der Wissensdatenbank
- Schritt 10. Förderung der kontinuierlichen Verbesserung
- Beste interne Wissensdatenbank-Softwareoptionen
Was ist eine interne Wissensdatenbank?
Eine interne Wissensdatenbank ist ein zentraler Informationsspeicher, der für die Verwendung innerhalb einer Organisation bestimmt ist.
Sie enthält Unternehmensdaten wie Richtlinien, bewährte Verfahren, Schulungsunterlagen, Produkteinführungen und regelmäßig verwendete Prozesse.
Interne vs. externe Wissensdatenbank
Der Hauptunterschied zwischen einer internen und einer externen Wissensdatenbank ist die "Zielgruppe".
Während die interne Wissensdatenbank für die Mitarbeiter des Unternehmens bestimmt ist, wird die externe Wissensdatenbank für Kunden, Klienten oder die Öffentlichkeit erstellt.
Die Vorteile der Verwendung einer internen Wissensdatenbank
Es lässt sich nicht leugnen, dass die Einrichtung und Verwaltung einer internen Wissensdatenbank einige Zeit und Mühe erfordert. Sie bietet jedoch viel zu viele Vorteile für große und kleine Unternehmen, die nicht vernachlässigt werden dürfen.
Wenn Sie zum Beispiel neue Mitarbeiter oder Praktikanten ausbilden und gleichzeitig Ihre KPIs (Key Performance Indicators) verwalten müssen, wird es aus meiner persönlichen Erfahrung heraus sehr schnell kompliziert.
Zu sagen, dass die meiste Zeit für die Ausbildung neuer Mitarbeiter aufgewendet wird, ist hier nicht angebracht und klingt nicht professionell.
Die Lösung? Interne Wissensbasis. Sie wandeln regelmäßig verwendete Prozesse in leicht verständliche SOPs (Standard Operating Procedures) und Leitfäden um. Diese können mit Schulungsmaterial leicht zugänglich gemacht werden.
Die Notwendigkeit, unnötige Anrufe zu tätigen oder Einzelgespräche zu führen, wird reduziert.
Letztendlich kann eine interne Wissensdatenbank dazu beitragen, Ihre Kommunikation zu rationalisieren und Zeit zu sparen, indem die Mitarbeiterschulung beschleunigt wird - eine klare Win-Win-Situation!
Einige weitere Vorteile sind:
- Zentralisierte Informationen: Fast alles, was Ihre Mitarbeiter benötigen, befindet sich an einem einzigen Ort.
- Verbessern Sie die Einarbeitung und Schulung von Mitarbeitern: Wenn Sie neue Mitarbeiter durch das Lesen Ihrer Unterlagen mit ihrer Rolle vertraut machen, können Sie Zeit und Geld für Schulungen sparen.
- Verbesserung der Arbeitsabläufe: Ein organisierter Knotenpunkt für Ihre Verfahren und Praktiken kann jede Zeitverschwendung bei der Suche nach Dokumenten vermeiden.
- Weniger interne Supportanfragen: Die Bereitstellung eines einfachen Zugangs zu den gängigsten Dokumenten und Antworten auf Fragen wird letztlich den Bedarf an internem Support verringern.
- Unterstützt entfernte und verteilte Teams: Mit einer Online-Wissensdatenbank können Mitarbeiter von überall aus auf das Unternehmenswissen zugreifen.
- Wissensbewahrung und -transfer: Selbst wenn wichtige Mitarbeiter ausscheiden, geht ihr Wissen nicht verloren. Neue Mitarbeiter können so schnell wie möglich auf wertvolle Informationen zugreifen und anfangen.
- Kosteneinsparungen: Eine gute Wissensbasis erspart kostspielige Schulungen, internen Support und redundante Kommunikation.
Beispiele für interne Wissensdatenbank-Ressourcen
Hier sind einige gängige Dokumente, die Sie in Ihrer internen Wissensdatenbank finden oder haben sollten.
1. Unternehmensrichtlinien und -verfahren
Richtlinien und Verfahren bieten klare Leitlinien für das Verhalten der Mitarbeiter, die Verantwortlichkeiten und die allgemeine Funktionsweise der Organisation.
Beispiele:
- HR-Richtlinien
- Verhaltenskodex
- Leistungen und Vergütungen für Arbeitnehmer
- Leistungs- und Bewertungsverfahren für Mitarbeiter
- Richtlinien für die Fernarbeit
- Spesen- und Kostenerstattungsrichtlinien
- Grundsätze zu Vielfalt, Gleichberechtigung und Integration (DEI)
2. Schulungsunterlagen
Schulungsunterlagen helfen neuen Mitarbeitern, sich an die Unternehmensprozesse anzupassen und neue Fähigkeiten zu entwickeln.
Außerdem können die Unternehmen so die Fähigkeiten und die Anpassungsfähigkeit der Mitarbeiter beurteilen, bevor sie mehr Zeit investieren.
Beispiele:
- Berufsspezifische Tools und Leitfäden
- Leitlinien für die Kommunikation
- Berufsspezifische Aufgaben
- Ausbildungskurse
3. FAQs
Die Beantwortung allgemeiner Fragen durch die Wissensdatenbank verringert den Bedarf an menschlicher Unterstützung.
Beispiele:
- Häufige Fragen wie: Sozialleistungen, Gehaltsabrechnung, Freizeit, interne Tools und Vergünstigungen für Mitarbeiter.
- Fragen zur Fernarbeit
- Fragen zu Leistung und beruflicher Entwicklung
4. Produkt- oder Dienstleistungsdokumentation
Diese Art von Wissen ist auch für Kunden, Klienten und öffentliche Nutzer verfügbar.
Sie dient dazu, detaillierte Informationen über die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens bereitzustellen.
Beispiele:
- Produktübersicht und Merkmale
- Leitfäden für den Einstieg
- Produkt-Roadmaps
- Produktvergleiche
- Kunden-Personas und Anwendungsfälle (hauptsächlich für den internen Gebrauch)
- Dokumentation zur Fehlersuche und Unterstützung
- Schulungen und Tutorien
- API-Dokumentation (für Entwickler)
5. Onboarding- und Offboarding-Materialien
Die Verfügbarkeit von Onboarding- und Offboarding-Ressourcen rationalisiert den gesamten Prozess der Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen und gewährleistet einen reibungslosen Übergang, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
Beispiele:
- Checkliste für das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern
- Vorstellung des Unternehmens
- Mitarbeiterhandbuch
- Rollenspezifische Onboarding-Pläne
- Kurz- und langfristige Ziele
- Zugang zu Tools und Software
- Wissenstransfer und bewährte Verfahren
6. Abteilungsspezifische Ressourcen
Die Wissensdatenbank kann auf die spezifischen Bedürfnisse jeder Abteilung zugeschnitten werden. Sie kann Ressourcen enthalten, die den Teams bei der Erfüllung ihrer täglichen Aufgaben helfen und die Produktivität, die Konsistenz und den Wissenserhalt verbessern.
Beispiele:
- Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
- Arbeitsabläufe
- Vorlagen (Stellenbeschreibung, E-Mail, Verkaufsgespräch, Website)
- Werkzeuge und Software
- Leitlinien (Leistungsbeurteilungen, Einstellung, Vorstellungsgespräche, Partnerschaften, Produkttests)
- Spielbücher
- Bewährte Verfahren (Kodierungsstandards, Kundenbeziehungen)
Wichtiger Hinweis
Vermeiden Sie die Aufnahme sensibler oder vertraulicher Informationen in die Wissensdatenbank, oder beschränken Sie den Zugang auf bestimmte Gruppen oder Benutzer.
Da Hunderte von Benutzern leichten Zugang zur Wissensdatenbank haben werden, sollten Sie sicherstellen, dass kritische Informationen nicht missbraucht werden.
Zum Beispiel: Interne Unternehmensstrategien (Geschäftspläne, bevorstehende Produkteinführungen, Marketingstrategien und M&A-Gespräche), Geschäftsgeheimnisse, Kunden- oder Klientendaten.
Wie man eine interne Wissensdatenbank erstellt
Ich habe versucht, so detailliert wie möglich aus meiner eigenen Erfahrung zu berichten, also lassen Sie keinen Schritt aus.
Schritt 1. Definition von Zweck und Zielen der Wissensbasis
Bevor Sie ein größeres Projekt oder System in Angriff nehmen, sollten Sie die wichtigsten Ziele festlegen.
Stellen Sie sich ein paar Fragen:
- Ist dies die Lösung, nach der Sie suchen?
- Gibt es eine bessere Möglichkeit?
- Sind Sie in der Lage, die erforderliche Zeit und das Geld zu investieren?
Sie hilft Ihnen, das erwartete Ergebnis zu skizzieren.
Mit einer internen Wissensdatenbank können Sie versuchen, Wissen zu zentralisieren, Prozesse zu rationalisieren, Informationen zu teilen und Wissen zu bewahren.
Schritt 2. Identifizierung von Kernthemen und Inhalten
Das Wichtigste, was Sie in einer Wissensdatenbank unterbringen werden, sind Inhalte in schriftlicher, Video- oder visueller Form. Und davon jede Menge!
Die Festlegung von Kernthemen hilft Ihnen bei der Planung von Struktur und Anforderungen.
Fordern Sie jede Abteilung auf, alle täglichen Arbeitsabläufe, Dokumente, SOPs und Leitfäden aufzulisten.
Sorgen Sie dafür, dass diese Dokumente erstellt oder aktualisiert werden, und versuchen Sie, so viele Mitarbeiter wie möglich einzubeziehen, vor allem die Mitglieder in Schlüsselpositionen, die für die Verwaltung zuständig sind und Entscheidungen treffen.
Schritt 3. Inhaltsstruktur erstellen, Vorlagen
Es ist wichtig, den Mitarbeitern alles zur Verfügung zu stellen, was sie benötigen, ohne sie zu überfordern.
Und das kann nur mit der richtigen Struktur erreicht werden.
Es ist besser, dies zu tun, bevor Sie eine Wissensdatenbank-Website einrichten, da Sie aufgrund der von Ihnen gewählten Software möglicherweise nur eine begrenzte Funktionalität haben.
So können Sie Inhalte organisieren:
1. Erstellen einer logischen Inhaltshierarchie
Planen Sie eine strukturierte Organisation mit Kategorien, Unterkategorien und Artikeln für eine einfache Navigation.
Ich gehe davon aus, dass Sie zumindest nach einer internen Wissensdatenbank für eine kleine oder große Organisation suchen. Organisieren Sie also Ihre Inhalte auf der Grundlage der Art der Inhalte und der Abteilungen Ihrer Organisation.
Sie können zum Beispiel folgende Kategorien anlegen
- Unternehmensrichtlinien und -verfahren
- Humanressourcen
- Ressourcen für Vertrieb und Marketing
- Ressourcen für Entwickler
- Ressourcen für benutzerdefinierte Dienste
- Design-Style-Guides
- Leitlinien für die Qualitätsanalyse (QA)
2. Wichtige Artikel oben auflisten
Machen Sie es Ihren Mitarbeitern leicht, auf wichtige Artikel zuzugreifen.
3. Schablonen erstellen
Mit Vorlagen können Sie die Konsistenz verschiedener Dokumenttypen gewährleisten.
Hier ist eine gängige Vorlage, die für die meisten Knowledge-Base-Artikel verwendet wird, bzw. die Vorlage, die für uns am besten funktioniert.
Sie umfasst:
- Ajax-Suchleiste: Leistungsstarke Suchleiste für Mitarbeiter zum einfachen Auffinden beliebiger Dokumente.
- Semmelbrösel
- Titel: Das ist leicht verständlich und überschaubar.
- Intro oder Ziele: Kurze Einführung darüber, was von einem Dokument zu erwarten ist, oder über spezifische Ziele, die damit erreicht werden sollen.
- Hauptinhalt: Bieten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung ohne jeden Schnickschnack.
- Feedback-System: So können Mitarbeiter ein Feedback hinterlassen und der Redakteur kann nachvollziehen, ob das jeweilige Dokument nützlich ist oder nicht.
- Ähnliche Artikel
- Visuelle Elemente/Bausteine: Dies erleichtert das Lesen der Dokumente und verbessert die Benutzerfreundlichkeit.
Sie können wiederverwendbare Blöcke für die folgenden Arten von Inhalten erstellen:- Wichtige Hinweise oder Informationen
- Listen und Schritte
- Rubriken
- Häufig gestellte Fragen
- Code-Schnipsel
- Inhaltsverzeichnis und eine Option, um den menschlichen Support zu erreichen: Am besten über eine klebrige Seitenleiste hinzufügen.
Sie können mehrere Vorlagen für verschiedene Arten von Dokumenten erstellen, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind. Einige Beispiele sind:
- SOPs
- Glossar der Begriffe
- Häufig gestellte Fragen
Achten Sie auf die Konsistenz der verschiedenen Vorlagen. Wenn Sie zu viele Unterschiede machen, wird es für alle kompliziert.
4. Rollen erstellen
Nicht alle Mitarbeiter benötigen Zugang zu allen Optionen.
Einige werden nur Zugang zur Ansicht von Frontend-Artikeln benötigen, andere müssen ein Wissensdatenbank-System entwickeln.
Erstellen Sie auf der Grundlage der Anforderungen eine geeignete Rollenstruktur:
- Wer wird die Wissensbasis entwickeln?
- Wer wird die Inhalte erstellen und veröffentlichen?
- Wer wird für die Verwaltung und Aktualisierung der Inhalte zuständig sein?
Und so weiter.
Schritt 4. Wählen Sie die interne Wissensdatenbank-Software
Die Verwendung einer speziellen, ständig zugänglichen Lösung zum Aufbau Ihrer internen Wissensdatenbank bietet Ihnen wahrscheinlich eine problemlose Erfahrung und relevante Funktionen.
In Anbetracht der Komplexität und der Funktionsanforderungen sollten Sie sich wahrscheinlich für eine Premium-Lösung entscheiden.
Heroic Wissensdatenbank könnte die Lösung sein, nach der Sie suchen. Sie bietet alle notwendigen Funktionen, die wir oben besprochen haben.
Um es noch einmal zusammenzufassen, hier sind die Funktionen, nach denen Sie in einer internen Wissensdatenbank-Software suchen sollten:
- Benutzerrollen und Zugangskontrolle
- Leistungsstarke Suchleiste (Ajax-basiert)
- Flexibel und anpassbar
- Fähigkeit, eine interne oder öffentliche Wissensdatenbank zu erstellen
- Layouts, Vorlagen, Abschnitte und Gestaltungsfreiheit
- Codefreie Umgebung
- Dedizierte visuelle Elemente/Bausteine
- Feedback-System
Und Heroic KB erfüllt all diese Anforderungen und ist dabei auch noch budgetfreundlich.
Hinweis: Nachstehend haben wir weitere interne Wissensdatenbank-Software aufgelistet, sehen Sie sich diese an.
Schritt 5. WordPress-Website erstellen
Da wir nun einen Plan haben, können wir mit der Erstellung einer internen Wissensdatenbank-Website beginnen.
WordPress ist sowohl für Anfänger als auch für Power-User die beste Wahl. Es ist ein robustes Content-Management-System, das Sie mit Plugins und Themes nach Belieben gestalten können.
Wir werden Heroic Knowledge Base für diesen Lehrgang verwenden. Da es sich um ein WordPress-Plugin handelt, benötigen Sie eine WordPress-Website.
Sie können WordPress auf jeder Hosting-Plattform Ihrer Wahl installieren. Bei den meisten können Sie WordPress von ihrem Dashboard aus einrichten.
Wir empfehlen das WordPress-Hosting von Kinsta, da es die für jede Art von Website erforderliche Zuverlässigkeit und Leistung bietet.
Außerdem können Sie diese Anleitung lesen, wenn Sie WordPress manuell installieren möchten.
Tipp: Bitten Sie einfach Ihren Hosting-Provider, eine WordPress-Website für Sie einzurichten, und er wird es gerne für Sie tun!
Schritt 6. Wissensdatenbank-Plugin und Demo-Vorlage installieren
Sobald Sie die Heroic KB Plugin-.zip-Datei fertig haben:
Hinweis: Sie können das Plugin Heroic KB hier erwerben.
- Rufen Sie das WordPress-Dashboard auf, indem Sie "/wp-admin" an das Ende der URL Ihrer Website anhängen.
- Klicken Sie auf Plugins → Neues Plugin hinzufügen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Plugin hochladen.
- Wählen Sie eine heruntergeladene Heroic KB Plugin-Datei.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt installieren.
- Nach der Installation klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Plugin aktivieren .
Nach der Installation des Plugins werden Sie von einem Einrichtungsassistenten unterstützt. Folgen Sie den Schritten und installieren Sie die Demo-Vorlage.
Hinweis: Holen Sie sich den Lizenzschlüssel aus dem Bereich Downloads Ihres Kontos. Und wenn Sie den Einrichtungsassistenten verpasst haben, können Sie ihn über das WordPress-Dashboard → Abschnitt Plugins aufrufen.
Nachdem Sie den Einrichtungsassistenten abgeschlossen haben, können Sie auf Ihre Wissensdatenbank zugreifen, indem Sie yourdomain.com/knowledge-base/
.
Schritt 7. Berechtigungen und Zugriffskontrollen einrichten
Da es sich um eine interne Wissensdatenbank handelt, suchen wir vor allem nach einer Funktion zur Einschränkung des Benutzerzugriffs. Nur Mitarbeiter der Organisation oder ausgewählte Benutzer sollen Zugang erhalten.
Hier sind einige Dinge, die Sie mit Ihrem neu erstellten Wissensdatenbank-System tun können, um es intern zu machen.
1. Zugang zur Wissensdatenbank einschränken
Um den Zugang zu Ihrer Wissensdatenbank zu beschränken:
- Besuchen Sie das WordPress-Dashboard.
- Klicken Sie auf Heroic KB → Einstellungen.
- In den allgemeinen Einstellungen finden Sie eine Option zur Einschränkung des Zugriffs, mit der Sie die Sichtbarkeit von Inhalten nur für angemeldete Benutzer festlegen können.
- Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Änderungen speichern.
Jetzt können nur angemeldete Benutzer den Inhalt Ihrer Wissensdatenbank über das Frontend einsehen. Und Sie können kontrollieren, wer Zugang erhält.
2. Benutzer, Rollen und Zugriff erstellen und verwalten
Unter Dashboard → Benutzer können Sie mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Rollen und Zugriffsrechten anlegen.
Zum Beispiel die Rolle des Redakteurs, der Knowledge-Base-Artikel hochladen und aktualisieren kann, oder die Rolle des Administrators, der die volle Kontrolle über das Portal hat.
Um neue Benutzer anzulegen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Neuen Benutzer hinzufügen und geben Sie die erforderlichen Daten ein.
Mehr über Benutzerrollen erfahren Sie hier im offiziellen Leitfaden.
Schritt 8. Anpassen des Gesamtaussehens
Mit Heroic KB können Sie viel mehr tun, als nur die Farben Ihrer Wissensdatenbank anzupassen.
Um die Wissensdatenbank nach Ihren Wünschen anzupassen, besuchen Sie einfach WordPress Dashboard → Heroic KB → Einstellungen.
Gehen wir einige Szenarien durch, damit Sie sich ein Bild davon machen können, wie die Dinge funktionieren.
1. Farben
So aktualisieren Sie die Farben der Wissensdatenbank:
- WordPress Dashboard besuchen
- Klicken Sie auf Heroic KB → Einstellungen
- Klicken Sie auf die Registerkarte Erscheinungsbild
Hier können Sie die für die Wissensdatenbank verwendeten Farben aktualisieren und eine Reihe anderer Einstellungen verwalten.
2. Seitenleisten
Möchten Sie eine Seitenleiste hinzufügen, sie anheften oder ganz abschaffen? Sehen Sie sich diese Einstellungen an:
- WordPress Dashboard besuchen
- Klicken Sie auf Heroic KB → Einstellungen
- Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein
- In den allgemeinen Einstellungen finden Sie die Optionen zur Verwaltung der Seitenleisteneinstellungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen speichern , um die Einstellungen zu übernehmen.
Außerdem können Sie den Inhalt der Seitenleiste bearbeiten, indem Sie zu Erscheinungsbild → Widgets.
Schritt 9. Starten Sie die Veröffentlichung von Artikeln der Wissensdatenbank
Nachdem Sie sich nun mit Ihrem neuen System vertraut gemacht haben, können Sie mit der Veröffentlichung von Inhalten beginnen.
Sie können alle Inhalte der Wissensdatenbank unter Dashboard → Heroic KB verwalten. Dazu gehören Artikel, Kategorien und Tags.
So fügen Sie einen neuen Artikel hinzu: Gehen Sie zu Heroic KB → Neuen Artikel hinzufügen.
Dadurch gelangen Sie zum Bearbeitungsbildschirm für Artikel. Hier können Sie Ihren Artikel so gestalten, wie Sie möchten.
- Sie können normale Inhalte wie Überschriften, Absätze, Bilder und Listen hinzufügen oder ansprechende Layouts mit Containern, Spalten und Tabellen erstellen.
- Sie können diesen speziellen Artikel auch mit einem Passwort schützen, indem Sie die Statuseinstellungen aufrufen.
- Legen Sie geeignete Kategorien und Tags fest.
- Und eine Reihe anderer Einstellungen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Veröffentlichen" in der oberen Leiste, um sie zu aktivieren.
So passen Sie die Artikelreihenfolge auf der Archivseite der Kategorie an: Gehen Sie zu Heroic KB → Artikelreihenfolge.
Hier können Sie die Reihenfolge festlegen, in der die Artikel angezeigt werden, so dass wichtige Inhalte ganz oben erscheinen.
Schritt 10. Förderung der kontinuierlichen Verbesserung
Trotz Ihrer besten Absichten haben Sie vielleicht immer noch Inhalte, die an manchen Stellen verwirrend sind, in denen wichtige Informationen fehlen oder die nicht wie beabsichtigt genutzt werden.
Das Anhören (und Umsetzen) von Nutzerfeedback ist eine hervorragende Möglichkeit, dieses Problem zu bekämpfen. Sie können Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Ihre Wissensdatenbank zu kommentieren und darauf zu reagieren:
- Einbeziehung eines Feedback-Systems in die Wissensdatenbank selbst.
- Durchführung regelmäßiger Umfragen bei allen Nutzern der Wissensdatenbank. Stellen Sie Fragen zu ihren Erfahrungen und dazu, welche Teile sie hilfreich oder verwirrend finden.
- Bieten Sie den Nutzern nach Möglichkeit einen besseren Zugang zur Wissensdatenbank, damit sie Artikel und Dokumente direkt kommentieren oder in bestimmten Fällen sogar bearbeiten können.
Standardmäßig haben Wissensdatenbanken, die mit Heroic KB erstellt wurden, ein Feedback-System aktiviert. Dieses können Sie für jeden Artikel steuern und die allgemeinen Einstellungen unter Heroic KB → Einstellungen verwalten.
Eine effektive Wissensdatenbank muss mit der Zeit wachsen und sich weiterentwickeln, genau wie Ihr Unternehmen. Wenn Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter zu ihrer Pflege beitragen, werden Sie auf lange Sicht gut dastehen.
Beste interne Wissensdatenbank-Softwareoptionen
Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von internen Wissensdatenbanken, auch kostenlose. Hier sind einige, die wir für die besten halten.
1. Heroische Wissensbasis
Zweifelsohne ist Heroic KB eine der besten Entscheidungen, da es alle Funktionen bietet, die Sie jemals brauchen werden.
Es ist eine robuste Wissensdatenbanklösung, die flexibel und einfach einzurichten ist.
Die Heroic KB Pläne beginnen bei $149,50 / Jahr. Das ist erschwinglicher als jede SaaS-Wissensdatenbank-Software und gut genug für kleine bis große Unternehmen.
2. Google Docs und Sheets
Vielleicht haben Sie Google Docs und Sheets schon einmal benutzt oder benutzen sie gerade.
Zweifellos ist es eines der besten kostenlosen Tools für die Erstellung und den Austausch von Dokumenten.
Mit der richtigen Steuerung und Verwaltung können Sie diese Tools als Ihre interne Wissensdatenbanklösung nutzen.
Erstellen und verwalten Sie Dokumente, Berechtigungen und Rollen mit Google Docs und behalten Sie den Überblick über alle Ihre Dokumente mit Google Sheets.
3. MkDocs
MkDocs ist ein Generator für statische Websites, insbesondere für die Erstellung von Wissensdatenbanken und Dokumentationen. Es ist ein kostenloses Tool.
Ähnlich wie bei WordPress können Sie das Aussehen und die Funktionalität Ihrer Website mit Themes und Plugins anpassen. Allerdings müssen Sie sich mit der Programmierung auskennen und benötigen die Hilfe eines Entwicklers.
Wenn Sie ein internes Entwicklungsteam haben, sollten Sie dieses kostenlose Dokumentationswerkzeug ausprobieren.
Abschließende Überlegungen
Organisation und Kommunikation sind der Schlüssel zu einem reibungslosen Geschäftsablauf. Die Einrichtung einer internen Wissensdatenbank ist ein kluger Weg, um alle Beteiligten auf den gleichen Stand zu bringen und die Zeit zu reduzieren, die durch Verwirrung und vergebliche Suche nach Informationen verschwendet wird.
Durch die Einrichtung eines internen Wissensdatenbankportals stellen Sie Ihre Prozesse und Teams auf Erfolg ein. Konzentration auf die kontinuierliche Verbesserung, anstatt das Rad jedes Mal neu zu erfinden 🛞.
Behalten Sie bei der Planung Ihrer internen Wissensdatenbank diese wichtigen Tipps im Hinterkopf:
- Wählen Sie sorgfältig die Informationen aus, die aufgenommen werden sollen.
- Suchen Sie nach einer zuverlässigen Wissensdatenbank-Software (wie z. B. Heroic KB).
- Aufbau und Pflege einer effizienten Struktur.
- Bieten Sie eine Möglichkeit für das Feedback der Mitarbeiter.
Haben Sie Fragen zur Implementierung einer internen Wissensdatenbank? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen!