9 beste Software für technische Dokumentation im Test (inklusive kostenloser Optionen)

Eine sichere Methode, den Prozess der Erstellung, Veröffentlichung und Pflege technischer Dokumentation noch mühsamer zu gestalten, ist die Verwendung einer halbfertigen Software für technische Dokumentation.

So viele Dinge können sich damit falsch anfühlen. Zunächst einmal könnte sie einen sperrigen Editor haben, der Ihre Ressourcen nicht dazu anregt, ihr Bestes beim Schreiben zu geben. Oder sie könnte restriktive Preismodelle haben, bei denen es einfach nicht machbar ist, Ihr gesamtes Team zur Mitarbeit zu bewegen. Sie könnte auch mit einer schlechten Suchfunktion ausgeliefert werden, die Ihnen nicht hilft, das zu finden, was Sie brauchen, neben anderen unfertigen Funktionen!

Die Auswahl einer Software für technische Dokumentation ist in der Tat viel Arbeit. Aber wir haben die Hausaufgaben für Sie erledigt. Bevor wir uns jedoch unsere Auswahl der besten Software für technische Dokumentation ansehen, lassen Sie uns betrachten, was technische Dokumentation ist.

Was ist also technische Dokumentation?

Technische Dokumentation kann in verschiedenen Kontexten unterschiedliche Bedeutungen haben.

In einem Kontext kann technische Dokumentation für ein Unternehmen lediglich die Dokumentation der Inhalte sein, die seine Ingenieure, Entwickler oder technischen Ressourcen verwenden – zum Beispiel Quellcode.

Aber es geht darüber hinaus. Hier ist eine großartige Sichtweise (via Transcom):

Der Begriff „technische Dokumentation“ bezieht sich auf verschiedene Dokumente mit produktbezogenen Daten und Informationen, die für unterschiedliche Zwecke verwendet und gespeichert werden. „Unterschiedliche Zwecke“ bedeuten: Produktdefinition und -spezifikation, Design, Herstellung, Qualitätssicherung, Produkthaftung, Produktpräsentation; Beschreibung von Merkmalen, Funktionen und Schnittstellen; bestimmungsgemäßer, sicherer und korrekter Gebrauch; Service und Reparatur eines technischen Produkts sowie dessen sichere Entsorgung.

Sie können also sehen, dass sich der Begriff technische Dokumentation weiterentwickelt hat und jedes Stück Dokumentation, das ein Produkt verwendet, über seinen gesamten Lebenszyklus umfasst.

Nach dieser Definition sind alles, von Anleitungen, SOPs, Produktdokumenten bis hin zu Versionshinweisen, Beispiele dafür. Das bedeutet, dass Ihre Softwarelösung für technische Dokumentation all diese unterstützen muss.

Auswahl einer Softwarelösung für technische Dokumentation

Achten Sie bei der Überprüfung einer Lösung auf deren Unterstützung für die verschiedenen Dokumentationstypen auf diese Auswahlkriterien.

• Preispläne: Softwarelösungen für technische Dokumentation werden oft mit nutzerbasierten monatlichen Abrechnungsplänen geliefert, die durch Speicherlimits und Seitenaufrufe begrenzt sind. Diese werden schnell zu einem Problem, wenn Sie ein großes Support-Team haben und viele Aufrufe erhalten, da sich diese schnell summieren können.
• Gute Zugriffskontrolle: Ihre technische Dokumentation ist in der Regel eine Mischung aus privaten und öffentlichen Teilen. Daher sollte Ihre Software für technische Dokumentation mindestens über ein gewisses Maß an Zugriffskontrolle verfügen.
• Komfortables Schreib- und Bearbeitungserlebnis: Natürlich benötigen Sie ein gutes Schreib- und Bearbeitungserlebnis, das Ihren technischen Redakteuren und anderen Teammitgliedern gefällt. (Wir haben auch einige Tools für technische Redaktion überprüft, falls Sie interessiert sind)

Mit all dem im Hinterkopf, tauchen wir direkt in unsere Liste der besten Softwarelösungen für technische Dokumentation ein, aus denen Sie wählen können.

Liste der besten Software für technische Dokumentation von 2025

1. KnowAll

KnowAll ist die beliebteste WordPress-basierte Wissensdatenbanklösung, die sich ideal für die Erstellung technischer Dokumentationen eignet. Sie übertrifft selbst die ausgefeiltesten SaaS-Alternativen und verleiht Ihren Support-Inhalten die Stärke des weltweit robustesten Content-Management-Systems.

Vorteile

• Kommt mit dem beliebtesten WordPress-Editor (daher ist die Erstellung und Pflege selbst der komplexesten technischen Dokumentationstypen so einfach wie das Erstellen und Aktualisieren von Blogbeiträgen).
• Bietet Formatierungswerkzeuge wie Akkordeon-Elemente, Tabs, Hinweise, Toggles usw., mit denen Sie reichhaltige, erfrischende technische Dokumentationen erstellen können.
• Kommt mit Google-ähnlicher Suche und Autovervollständigungsfunktionen (damit das Finden dessen, was Sie brauchen, nur Momente dauert!).
• Ist übersetzungsbereit (damit es Ihre Sprache sprechen kann).
• Kann einfach angepasst werden (damit Sie es zu Ihrem eigenen machen können).
• Unterstützt Anhänge (damit Sie Downloadables direkt anbieten können).
• Kommt mit Widgets und Shortcodes.
• Unterstützt komplexe Strukturen mit mehreren Kategorien/Unterkategorien.
• Funktioniert sehr gut mit Slack, HelpScout und Gravity Forms.
• Kommt mit einem einfachen Jahresplan, der unbegrenzte Benutzer und technische Dokumentation unterstützt.

Nachteile

• Suchanalysen sind im 67-Dollar-Plan nicht verfügbar.
• Obwohl es ein sehr einfach zu bedienendes WordPress-Theme ist, erfordert die Ersteinrichtung etwas Aufwand.

Preise: KnowAll kommt mit einfachen Jahresplänen ab 67 $/Jahr.

2. Document360

Document360 ist eine beliebte SaaS-Wissensdatenbank-Software, mit der technische Dokumentationen erstellt und gehostet werden können. Erstellen Sie einfach ein Projekt für Ihre technischen Dokumentationsinhalte, und Sie sind startklar.

Vorteile

• Kommt mit einem schönen Markdown- und WYSIWYG-Editor für einfache Inhaltserstellung.
• Unterstützt mehrere Formatierungswerkzeuge wie Codeblöcke, Callouts usw., um die Dokumentation schön zu formatieren.
• Bietet tiefgehende Einblicke, wie Benutzer mit den Inhalten interagieren.
• Ist mehrsprachig.
• Bietet Rollen zur Optimierung des Redaktionsworkflows für technische Dokumentationen.
• Unterstützt Anpassungen, die mit den Markenrichtlinien übereinstimmen.
• Kommt mit einer KI-gestützten Suchfunktion.
• Kommt mit einem Google-ähnlichen Laufwerk zum Anhängen von herunterladbaren Dateien/Dateien.
• Unterstützt komplexe Kategorisierungsstrukturen.
• Funktioniert gut mit Zendesk, Freshdesk, Intercom und vielen mehr.

Nachteile

• Kann für kleine Unternehmen etwas teuer sein.

Preise: Der Document360-Plan beginnt bei 0 $/Monat und unterstützt 2 Teamkonten.

3. ClickHelp

ClickHelp ist die umfassendste Software für technische Dokumentation. Es ist das „Online-Hilfe-Autorenwerkzeug“, das für die Erstellung und das Hosting technischer Dokumentation entwickelt wurde. Als SaaS-Lösung ist keine Konfiguration oder Installation erforderlich.

Vorteile

• Unterstützt eine Vielzahl von Inhaltsarten für technische Dokumentation wie Handbücher, FAQs, Wissensdatenbanken, Tutorials, API-Dokumente usw.
• Erleichtert redaktionelle Arbeitsabläufe mit Unterstützung für mehrere Rollen (Autoren, Gutachter usw.).
• Kommt mit 6 UI Vorlagen für die beliebten Dokumentationstypen.
• Bietet eine leistungsstarke patentierte Suchmaschine.
• Kommt mit über 20 Integrationen.
• Ist einfach anpassbar.
• Kommt mit Zugriffskontrolle, einschließlich passwortgeschützter Dokumente.
• Bietet umfangreiche Berichte und Inhaltsanalysen mit über 30 Metriken, einschließlich solcher für Lesbarkeit.

Nachteile

• Der Basisplan unterstützt keine benutzerdefinierte Domain.

Preise: ClickHelps Basisplan beginnt bei 175 $/Monat. Er unterstützt 2 Mitwirkende und 500 Seiten/Artikel.

4. Knowledge Owl

KnowledgeOwl ist eine funktionsreiche und einfach zu bedienende Wissensdatenbanklösung, die sich hervorragend zur Erstellung und Pflege technischer Dokumentationen eignet. Diese SaaS-Lösung verfügt über eine einfache Einrichtung und gibt Ihnen die volle Kontrolle darüber, wie Ihre technischen Inhalte angezeigt werden.

Vorteile

• Kommt mit einer Dateibibliothek mit erweiterten Benutzerberechtigungen (Kontrolle, wer auf Dateien zugreifen, sie bearbeiten oder löschen kann).
• Unterstützt komplexe Strukturen mit verschachtelten Kategorien/Unterkategorien für die Speicherung selbst der komplexesten technischen Dokumentationen.
• Bietet eine erweiterte Suchfunktion mit Autosuggest.
• Unterstützt eine robuste Zugriffskontrolle zur Beschränkung des Zugriffs auf die Dokumentation.
• Bietet Feedback-Funktionalität, um zu beurteilen, wie die Inhalte funktionieren.
• Kommt mit Funktionen zur Anzeige verwandter Inhalte.
• Wird unter anderem mit einem Glossarmodul geliefert.

Nachteile

• Wird für mehr Benutzer teuer.
• Ist nicht mehrsprachig
• Anpassungsoptionen fühlen sich einschränkend an.

Preise: Knowledge Owls Solo-Plan kostet 79 $/Monat und unterstützt nur einen Benutzer.

5. HelpNDoc

HelpNDoc ist ein weiteres Tool zur Erstellung von Hilfetexten, mit dem Sie technische Dokumentationen erstellen können. Dies ist eine herunterladbare Software, die Sie nur unter Windows verwenden können. Sobald Sie Ihre Dokumentation mit HelpNDoc geschrieben haben, können Sie sie exportieren, um sie auf Ihren Servern zu hosten.

Vorteile

• Kommt mit einer Bearbeitungsumgebung, die Microsoft Word ähnelt, wobei alle Formatierungsoptionen übersichtlich im „Ribbon“-Design angezeigt werden.
• Bietet eine Mediathek, damit Sie Ihre Bilder, Videos, Anhänge usw. hinzufügen können.
• Bietet mehrere Exportoptionen, um Ihre technische Dokumentation in Websites, PDFs, Kindle-eBooks und mehr zu konvertieren.

Nachteile

• Benötigt Konfiguration.
• Benötigt technisches Know-how.
• Erfordert Arbeit, um die integrierten Vorlagen zu ändern.
• Funktioniert nur mit Windows.

Preise: HelpNDoc wird mit einem Jahresplan von 99 € geliefert, zeigt aber Anzeigen. Um werbefrei zu werden und alle Funktionen wie die Exportoptionen freizuschalten, müssen Sie 249 €/Jahr ausgeben.

6. MediaWiki

Wenn Sie eine technische Dokumentationswebsite im Stil von Wikipedia erstellen möchten, entscheiden Sie sich für MediaWiki.

Vorteile

• Kostenlos!
• Ist Open Source und wird von einer großen Entwickler-Community unterstützt.
• Ist erweiterbar und anpassbar (wie Open-Source-Wissensdatenbanksoftware oft ist).

Nachteile

• Sie benötigen Entwicklungsressourcen, damit es für Sie funktioniert.

Preis: Kostenlos.

7. Helpjuice

Helpjuice ist eine der ausgereiftesten und durchdachtesten Wissensdatenbanklösungen, die sich hervorragend zur Erstellung und Bereitstellung technischer Dokumentationen eignet. Da HelpJuice eine SaaS-Lösung ist, gibt es keine Konfiguration zu tun, sodass der Einstieg ziemlich unkompliziert ist.

Vorteile

• Bietet einen schlanken Editor mit mehreren Formatierungsoptionen.
• Kommt mit einem Redaktions-/Genehmigungsworkflow.
• Bietet mehrere Themes und ist ebenfalls anpassbar.
• Unterstützt Anhänge.
• Bietet Einblicke in den Inhaltskonsum.
• Kommt mit einer nützlichen Suchfunktion.
• Funktioniert gut mit Slack, Zendesk, Salesforce usw.
• Ist mehrsprachig.

Nachteile

• Die Preisgestaltung von Helpjuice kann für einige Benutzer etwas steil sein, da es mit 120 US-Dollar pro Monat auf 1440 US-Dollar pro Jahr kommt.
• Das Hinzufügen von Bildern ist nicht so reibungslos.

Preisgestaltung: Helpjuice bietet einen Plan für 120 $/Monat an, der 4 Benutzer unterstützt.

8. HelpDocs

Helpdocs ist eine weitere gute Wissensdatenbanksoftware, die sich genauso gut zur Erstellung und Bereitstellung technischer Dokumentationen eignet. Sie ist mit einer Vielzahl von Funktionen ausgestattet, die bei der Erstellung und Pflege hilfreicher und aktueller Dokumentationen helfen.

Vorteile

• Bietet mehrere Formatierungswerkzeuge wie Callouts, Tabellen, HTML-Blöcke und mehr, um reichhaltige technische Dokumentationen zu schreiben.
• Kommt mit „handgefertigten“ Vorlagen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
• Unterstützt Anpassungen.
• Bietet eine Vielzahl von Integrationen, darunter auch für Slack und Intercom.
• Unterstützt mehrere Rollen, damit Benutzer an Dokumenten zusammenarbeiten können.
• Kommt mit einer guten Suchfunktion.
• Bietet Einblicke in die Leistung der Dokumentation.

Nachteile

• Funktionen wie Zugriffskontrolle und Unterstützung für mehrere Sprachen sind in den höheren Plänen enthalten (99 $ pro Monat).

Preise: Der Starter-Plan für HelpDocs kostet 49 $/Monat und unterstützt 5 Benutzer.

9. Confluence

Confluence stammt aus der Atlassian-Familie und ist eine coole Plattform für Wissensaustausch und Zusammenarbeit, die gleichzeitig als leichtgewichtige Projektmanagementlösung dient. Es gibt sogar eine einstündige Schulung, wie Sie damit Ihre technische Dokumentation erstellen und hosten können.

Vorteile

• Kommt mit über 75 Vorlagen, darunter auch für technische Dokumentation.
• Bietet eine erweiterte Suchfunktion.
• Bietet nahtlose Zusammenarbeit ähnlich wie Google Docs mit Echtzeitbearbeitung, Kommentaren, E-Mail-Benachrichtigungen für Tags und mehr.
• Wird mit Berechtigungseinstellungen geliefert, um den Zugriff auf die Dokumentation zu steuern.

Nachteile

• Die Navigation ist nicht so intuitiv.
• Integrationen fühlen sich einschränkend an.
• Formatierungsoptionen fühlen sich nicht richtig an.

Preise: Confluence bietet eine kostenlose Basisversion für bis zu 10 Benutzer. Um Funktionen wie Zugriffskontrolle freizuschalten, müssen Sie auf den Plan für 5 $/Benutzer/Monat upgraden.

Welche Softwarelösung für technische Dokumentation ist die beste?

Wir haben eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung technischer Dokumentation. Schauen Sie sie sich an!

Zusätzlich zu den oben genannten Softwareoptionen für technische Dokumentation können Sie auch Google Sites verwenden, um Ihre technische Dokumentation zu erstellen und zu veröffentlichen.

Das Erstellen einer Google-Website ist kostenlos, aber der Zugriff auf Google Workspace (ehemals G Suite) für Ihre Mitarbeiter ermöglicht Ihnen eine einfachere Zugriffskontrolle (insbesondere für Ihre interne Dokumentation, die eingeschränkten Zugriff erfordern könnte). Beachten Sie jedoch, dass die Verwendung von Google Sites als Lösung für technische Dokumentation eine Investition in die Anpassung erfordert.

Hier sind sie also – die besten und umfassendsten technischen Dokumentationssoftwarelösungen für Ihr Unternehmen. Nutzen Sie bereits eine davon? Teilen Sie es uns in den Kommentaren mit!