9 beste Software für technische Dokumentation im Test (einschließlich kostenloser Optionen)

Ein sicherer Weg, den Prozess der Erstellung, Veröffentlichung und Pflege technischer Dokumentation noch mühsamer zu machen, ist die Verwendung einer unausgereiften Software für technische Dokumentation.

Es gibt so viele Dinge, die sich nicht gut anfühlen. Zunächst einmal könnte es mit einem schwerfälligen Editor ausgestattet sein, der Ihre Mitarbeiter nicht dazu inspiriert, ihr Bestes zu geben. Oder es könnte ein restriktives Preissystem haben, bei dem es einfach nicht möglich ist, Ihr gesamtes Team zur Mitarbeit zu bewegen. Es könnte auch mit einer unzureichenden Suchfunktion ausgestattet sein, die Ihnen nicht hilft, das zu finden, was Sie brauchen, sowie mit anderen unausgereiften Funktionen!

Die Auswahl einer Software für die technische Dokumentation ist in der Tat eine Menge Arbeit. Aber wir haben die Hausaufgaben für Sie gemacht. Bevor wir jedoch unsere Auswahl der besten Software für technische Dokumentation vorstellen, sollten wir uns ansehen, was technische Dokumentation ist.

Was ist also eine technische Dokumentation?

Technische Dokumentation kann in verschiedenen Kontexten unterschiedliche Dinge bedeuten.

In einem Kontext könnte die technische Dokumentation für ein Unternehmen nur die Inhalte dokumentieren, die von den Ingenieuren, Entwicklern oder technischen Ressourcen verwendet werden - zum Beispiel den Quellcode.

Aber es geht noch weiter. Hier ist eine großartige Betrachtungsweise (über Transcom):

Der Begriff "technische Dokumentation" bezieht sich auf verschiedene Dokumente mit produktbezogenen Daten und Informationen, die für verschiedene Zwecke verwendet und aufbewahrt werden. "Unterschiedliche Zwecke" bedeuten: Produktdefinition und -spezifikation, Entwurf, Herstellung, Qualitätssicherung, Produkthaftung, Produktpräsentation; Beschreibung von Merkmalen, Funktionen und Schnittstellen; bestimmungsgemäße, sichere und sachgerechte Verwendung; Wartung und Reparatur eines technischen Produkts sowie dessen sichere Entsorgung.

Sie sehen also, dass sich der Begriff der technischen Dokumentation so entwickelt hat, dass er jede Dokumentation umfasst , die ein Produkt während seines Lebenszyklus verwendet.

Nach dieser Definition fallen alle Dokumente darunter, von Anleitungen, SOPs, Produktdokumenten bis hin zu Versionshinweisen. Das bedeutet, dass Ihre Softwarelösung für die technische Dokumentation alle diese Bereiche unterstützen muss.

Auswahl einer Software für die technische Dokumentation Lösung

Achten Sie nicht nur darauf, ob eine Lösung die verschiedenen Dokumentationsarten unterstützt, sondern auch auf diese Auswahlkriterien.

• Preispläne: Softwarelösungen für die technische Dokumentation werden oft mit Abrechnungsplänen pro Benutzer und Monat angeboten, die bei Speicherplatz und Seitenaufrufen gedeckelt sind. Diese können schnell zu einem Problem werden, wenn Sie ein großes Support-Team haben und eine hohe Anzahl von Zugriffen erhalten, denn diese können sich schnell summieren.
• Gute Zugangskontrolle: Ihre technische Dokumentation besteht in der Regel aus einer Mischung aus privaten und öffentlichen Teilen. Daher sollte Ihre Software für die technische Dokumentation zumindest über ein gewisses Maß an Zugriffskontrolle verfügen.
• Komfortable Schreib- und Redaktionserfahrung: Natürlich brauchen Sie eine gute Schreib- und Bearbeitungserfahrung, die Ihren technischen Redakteuren und anderen Teammitgliedern Spaß macht. (Wir haben auch einige Tools für die technische Redaktion getestet, falls Sie daran interessiert sind)

Mit all dem im Hinterkopf, lassen Sie uns direkt zu unserer Liste der besten Softwarelösungen für die technische Dokumentation übergehen, aus der Sie wählen können.

Liste der besten Software für technische Dokumentation 2025

1. KnowAll

KnowAll ist die beliebteste WordPress-basierte Wissensdatenbanklösung, die sich ideal für die Erstellung technischer Dokumentation eignet. Sie übertrifft selbst die raffiniertesten SaaS-Alternativen und verleiht Ihren Support-Inhalten die Leistungsfähigkeit des weltweit robustesten Content-Management-Systems.

Profis

• Mit dem beliebten WordPress-Editor (damit die Erstellung und Pflege selbst komplexester technischer Dokumentationen so einfach ist wie das Erstellen und Aktualisieren von Blogbeiträgen).
• Bietet Formatierungswerkzeuge wie Akkordeon-Elemente, Registerkarten, Hinweise, Kippschalter usw., mit denen Sie eine umfangreiche und erfrischende technische Dokumentation erstellen können.
• Mit Google-ähnlichen Such- und Autosuggest-Funktionen (so finden Sie das Gewünschte im Handumdrehen!).
• ist übersetzungsfähig (d. h. es kann Ihre Sprache sprechen).
• Kann leicht angepasst werden (so dass Sie es zu Ihrem eigenen machen können).
• Unterstützt Anhänge (so dass Sie Dateien direkt zum Download anbieten können).
• Enthält Widgets und Shortcodes.
• Unterstützt komplexe Strukturen mit mehreren Kategorien/Unterkategorien.
• Funktioniert sehr gut mit Slack, HelpScout und Gravity Forms.
• Mit einem einfachen Jahresplan, der eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und technische Dokumentation unterstützt.

Nachteile

• Die Suchanalytik ist im 149-Dollar-Tarif nicht verfügbar.
• Obwohl es ein sehr einfach zu bedienendes WordPress-Theme ist, erfordert die Ersteinrichtung einige Mühe.

Preisgestaltung: KnowAll bietet einfache Jahrespläne ab $149/Jahr an.

2. Dokument360

Document360 ist eine beliebte SaaS-Wissensdatenbank-Software, mit der Sie technische Dokumentation erstellen und hosten können. Erstellen Sie einfach ein Projekt für den Inhalt Ihrer technischen Dokumentation, und Sie sollten bereit sein.

Profis

• Enthält einen schönen Markdown- und WYSIWYG-Editor für die einfache Erstellung von Inhalten.
• Unterstützt mehrere Formatierungswerkzeuge wie Codeblöcke, Callouts usw., um die Dokumentation ansprechend zu formatieren.
• Bietet tiefgreifende Einblicke in die Art und Weise, wie die Menschen mit den Inhalten umgehen.
• ist mehrsprachig.
• Bietet Rollen zur Rationalisierung des Redaktionsworkflows für technische Dokumentation.
• Unterstützen Sie die Anpassung in einer Weise, die mit den Markenrichtlinien übereinstimmt.
• Mit KI-gestützter Suchfunktion.
• Enthält ein Google-ähnliches Laufwerk zum Anhängen von Dateien zum Herunterladen.
• Unterstützt komplexe Kategorisierungsstrukturen.
• Funktioniert gut mit Zendesk, Freshdesk, Intercom und vielen anderen.

Nachteile

• Kann für kleine Unternehmen etwas kostspielig sein.

Preisgestaltung: Der Document360-Plan beginnt bei $0 pro Monat und unterstützt 2 Teamkonten.

3. ClickHelp

ClickHelp ist die umfassendste Software für technische Dokumentation, die es gibt. Es ist das "Online-Hilfe-Authoring-Tool", das für die Erstellung und das Hosting technischer Dokumentation entwickelt wurde. Da es sich um eine SaaS-Lösung handelt, ist keine Konfiguration oder Installation erforderlich.

Profis

• Unterstützt eine Vielzahl von Inhaltsarten der technischen Dokumentation wie Handbücher, FAQs, Wissensdatenbanken, Tutorials, API-Dokumente usw.
• Erleichtert redaktionelle Arbeitsabläufe mit Unterstützung für mehrere Rollen (Autoren, Prüfer usw.).
• Enthält 6 UI-Vorlagen für die gängigsten Dokumentationstypen.
• Verfügt über eine leistungsstarke patentierte Suchmaschine.
• Enthält über 20 Integrationen.
• Ist leicht anpassbar.
• Mit Zugangskontrolle einschließlich passwortgeschützter Dokumente.
• Bietet umfangreiche Berichte und Inhaltsanalysen mit mehr als 30 Metriken, darunter solche zur Lesbarkeit. `

Nachteile

• Der Basisplan unterstützt keine benutzerdefinierte Domain.

Preisgestaltung: Der Basisplan von ClickHelp beginnt bei $175/Monat. Es unterstützt 2 Mitwirkende und 500 Seiten/Artikel.

4. Wissen Eule

KnowledgeOwl ist eine funktionsreiche und einfach zu bedienende Wissensdatenbanklösung, die sich hervorragend für die Erstellung und Pflege technischer Dokumentation eignet. Diese SaaS-Lösung wird mit einer einfachen Einrichtung geliefert und gibt Ihnen die volle Kontrolle über die Anzeige Ihrer technischen Inhalte.

Profis

• Beinhaltet eine Dateibibliothek mit erweiterten Benutzerrechten (Kontrolle, wer auf Dateien zugreifen, sie bearbeiten oder löschen darf).
• Unterstützt komplexe Strukturen mit verschachtelten Kategorien/Unterkategorien für das Hosting selbst komplexester technischer Dokumentation.
• Verfügt über eine erweiterte Suchfunktion mit Autosuggest.
• Unterstützt eine robuste Zugriffskontrolle zur Einschränkung des Zugriffs auf die Dokumentation.
• Bietet eine Feedback-Funktion, um die Wirkung der Inhalte zu messen.
• Verfügt über Funktionen zur Anzeige verwandter Inhalte.
• Wird unter anderem mit einem Glossarmodul geliefert.

Nachteile

• Bei mehr Benutzern wird es teuer.
• Ist nicht mehrsprachig
• Die Anpassungsmöglichkeiten sind begrenzt.

Preisgestaltung: Der Solo-Tarif von Knowledge Owl kostet 79 $/Monat und unterstützt nur einen Benutzer.

5. HelpNDoc

HelpNDoc ist ein weiteres Hilfswerkzeug, mit dem Sie technische Dokumentation erstellen können. Es handelt sich um eine herunterladbare Software, die Sie nur unter Windows verwenden können. Sobald Sie Ihre Dokumentation mit HelpNDoc geschrieben haben, können Sie sie exportieren und auf Ihren Servern hosten.

Profis

• Ähnlich wie bei Microsoft Work werden alle Formatierungsoptionen übersichtlich im Ribbon-Design angezeigt.
• Bietet eine Mediathek, in der Sie Ihre Bilder, Videos, Anhänge usw. hinzufügen können.
• Bietet mehrere Exportoptionen zur Umwandlung Ihrer technischen Dokumentation in Websites, PDFs, Kindle eBooks und mehr.

Nachteile

• Benötigt Konfiguration.
• Erfordert technisches Know-how.
• Es ist aufwändig, die eingebauten Vorlagen zu ändern.
• Funktioniert nur unter Windows.

Preisgestaltung: HelpNDoc wird mit einem Jahrestarif von 99€ angeboten, zeigt aber Werbung an. Um werbefrei zu werden und alle Funktionen wie die Exportoptionen freizuschalten, müssen Sie 249€/Jahr ausgeben.

6. MediaWiki

Wenn Sie eine Website für technische Dokumentation im Stil von Wikipedia erstellen möchten, sollten Sie MediaWiki verwenden.

Profis

• Umsonst!
• Ist quelloffen und wird von einer großen Gemeinschaft von Entwicklern unterstützt.
• ist erweiterbar und anpassbar (wie es bei Open-Source-Software häufig der Fall ist).

Nachteile

• Sie brauchen Entwicklungsressourcen, damit es für Sie funktioniert.

Preise: Frei.

7. Helpjuice

Helpjuice ist eine der ausgereiftesten und durchdachtesten Wissensdatenbanklösungen, die sich hervorragend für die Erstellung und das Hosting technischer Dokumentation eignet. Da es sich bei Helpjuice um eine SaaS-Lösung handelt, muss keine Konfiguration vorgenommen werden, sodass der Start ziemlich einfach ist.

Profis

• Ein eleganter Editor mit zahlreichen Formatierungsoptionen.
• Enthält einen Redaktions-/Genehmigungsworkflow.
• Bietet mehrere Themen und ist auch anpassbar.
• Unterstützt Anhänge.
• Bietet Einblicke in den Konsum von Inhalten.
• Enthält eine nützliche Suchfunktion.
• Funktioniert gut mit Slack, Zendesk, Salesforce usw.
• ist mehrsprachig.

Nachteile

• Die Preise von Helpjuice können für manche Nutzer etwas happig sein, denn bei 120 $/Monat ergibt sich ein Jahrespreis von 1440 $.
• Das Hinzufügen von Bildern ist nicht so einfach.

Preisgestaltung: Helpjuice bietet einen $120/Monat Plan, der 4 Benutzer unterstützt.

8. HelpDocs

Helpdocs ist eine weitere gute Wissensdatenbank-Software, die sich ebenso gut für die Erstellung und das Hosting technischer Dokumentation eignet. Sie verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, die bei der Erstellung und Pflege hilfreicher und aktueller Dokumentation helfen.

Profis

• Bietet mehrere Formatierungswerkzeuge wie Beschriftungen, Tabellen, HTML-Blöcke und mehr, um umfangreiche technische Dokumentationen zu erstellen.
• Enthält "handgefertigte" Vorlagen, die Ihnen einen Vorsprung verschaffen.
• Unterstützt die Anpassung.
• Bietet eine Vielzahl von Integrationen, darunter solche für Slack und Intercom.
• Unterstützt mehrere Rollen, damit Benutzer an Dokumenten zusammenarbeiten können.
• Verfügt über eine gute Suchfunktion.
• Bietet Einblicke in die Leistung der Dokumentation.

Nachteile

• Funktionen wie Zugangskontrolle und Unterstützung für mehrere Sprachen sind in den höheren Tarifen (99 $ pro Monat) enthalten.

Preisgestaltung: Der Einstiegsplan für HelpDocs kostet $49/Monat und unterstützt 5 Benutzer.

9. Zusammenfluss

Confluence aus der Atlassian-Familie ist eine coole Plattform für den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit, die gleichzeitig eine leichtgewichtige Projektmanagementlösung darstellt. Im Lieferumfang ist eine einstündige Schulung enthalten, die Ihnen zeigt, wie Sie damit Ihre technische Dokumentation erstellen und hosten können.

Profis

• Enthält über 75 Vorlagen, darunter auch solche für die technische Dokumentation.
• Verfügt über eine erweiterte Suchfunktion.
• Bietet eine nahtlose, Google Docs-ähnliche Zusammenarbeit mit Echtzeit-Bearbeitung, Kommentierung, E-Mail-Benachrichtigungen für Tags und mehr.
• Wird mit Berechtigungseinstellungen geliefert, um den Zugriff auf die Dokumentation zu steuern.

Nachteile

• Die Navigation ist nicht so intuitiv.
• Integrationen fühlen sich einschränkend an.
• Die Formatierungsoptionen fühlen sich unpassend an.

Preisgestaltung: Confluence bietet eine begrenzte kostenlose Version, die 10 Benutzer unterstützt. Um Funktionen wie die Zugriffskontrolle freizuschalten, müssen Sie ein Upgrade auf den $5/Benutzer/Monat-Plan durchführen.

Welche Softwarelösung für die technische Dokumentation ist also die beste?

Wir haben eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erstellung technischer Dokumentation. Probieren Sie es aus!

Zusätzlich zu den oben aufgeführten Softwareoptionen für die technische Dokumentation können Sie auch Google Sites verwenden, um Ihre technische Dokumentation zu erstellen und zu veröffentlichen.

Die Erstellung einer Google-Website ist kostenlos, aber der Zugang zu Google Workspace (ehemals G Suite) für Ihre Mitarbeiter erleichtert die Zugangskontrolle (insbesondere für Ihre interne Dokumentation, die einen eingeschränkten Zugang benötigen könnte). Bedenken Sie jedoch, dass Sie bei der Verwendung von Google Sites als Lösung für die technische Dokumentation in die Anpassung investieren müssen.

Da haben Sie sie also - die besten und vollständigsten Softwarelösungen für technische Dokumentation für Ihr Unternehmen. Nutzen Sie bereits eine dieser Lösungen? Sagen Sie es uns in den Kommentaren!