6 meilleurs outils de documentation : Une liste curative pour 2024

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Écrit par : image de l'auteur Colin Newcomer
meilleurs outils de documentation

Vous recherchez les meilleurs outils de documentation pour vous aider à créer un contenu documentaire interne ou externe de qualité ?

Que vous créiez de la documentation publique pour des utilisateurs non techniques ou du contenu technique tel que la documentation de l'API de votre logiciel (ou tout ce qui se situe entre les deux), il existe d'excellents outils de documentation pour vous aider à gérer votre contenu et à le publier à l'intention des utilisateurs.

Dans cet article, nous avons dressé une liste des six meilleures options, y compris des solutions open-source et SaaS pour tous les budgets (y compris gratuites).

Pour chacun des six outils, nous mettrons en évidence leurs avantages, leurs inconvénients, leur prix et la manière dont vous pouvez commencer à documenter en utilisant l'outil en question.

Entrons dans le vif du sujet !

1. Base de connaissances héroïques

Base de connaissances héroïques

HeroicKnowledge Base est un outil de documentation open-source basé sur le célèbre logiciel WordPress, également open-source.

Vous pouvez installer Heroic Knowledge Base en tant que plugin sur WordPress pour transformer immédiatement votre site WordPress en un centre de documentation

Vous pouvez créer un tout nouveau site WordPress exclusivement dédié à la documentation ou installer Heroic Knowledge Base sur un site WordPress existant afin d'y ajouter des fonctionnalités de documentation.

Pour créer du contenu, vous pouvez utiliser l'éditeur de blocs flexible de WordPress, ainsi que le système de révision intégré de WordPress pour le contrôle des versions.

Heroic Knowledge Base ajoute également ses propres blocs dédiés afin que vous puissiez facilement ajouter des rappels, des avertissements et d'autres éléments importants.

Vous disposez également d'outils permettant de rendre privée une partie ou la totalité de votre documentation, selon que vous créez une documentation publique ou interne.

Heroic Knowledge Base vous offre également des tonnes de fonctionnalités pour créer une grande expérience pour vos visiteurs et optimiser votre documentation :

  • Recherche AJAX en temps réel avec suggestions en direct.
  • Catégories et étiquettes pour organiser les articles.
  • Analyses intégrées pour suivre les recherches, les vues, l'efficacité des articles et les transferts vers les canaux d'assistance en direct.

Comme il est basé sur WordPress, vous pouvez également étendre votre documentation à l'aide d'autres plugins. Par exemple, vous pouvez utiliser le plugin gratuit Multicollab pour ajouter des commentaires et une collaboration de type Google Docs à l'éditeur de contenu.

Avantages

  • Nombre illimité d'utilisateurs, d'articles, de catégories, etc. En fait, il n'y a pas de limites arbitraires comme celles que l'on rencontre généralement dans les outils de documentation SaaS.
  • Flexible. Heroic Knowledge Base comprend des tonnes de fonctionnalités intégrées pour vous aider à configurer votre documentation et vous pouvez également installer d'autres plugins WordPress si nécessaire, comme par exemple l'ajout de fonctionnalités de collaboration.
  • Propriété totale des données. Toutes vos données restent à 100% sur vos propres serveurs à tout moment.
  • Open-source. WordPress et Heroic Knowledge Base sont tous deux des logiciels libres.

Inconvénients

  • Si vous ne souhaitez pas utiliser WordPress pour une raison quelconque, il est important de noter que Heroic Knowledge Base ne fonctionne qu'avec WordPress.

Tarification

Heroic Knowledge Base est proposé à partir de 149 $ pour une utilisation sur un seul site web et un an d'assistance et de mises à jour. Vous conserverez l'accès au logiciel pour toujours sans frais supplémentaires, mais vous devrez renouveler votre licence pour continuer à bénéficier de l'assistance et des mises à jour après la première année.

Vous aurez également besoin d'un site web WordPress, ce qui peut coûter un peu d'argent si vous n'avez pas déjà accès à un hébergement de site web capable de faire fonctionner WordPress.

Comment démarrer

Voici comment mettre en place un centre de documentation en utilisant Heroic Knowledge Base :

  1. Créez un site WordPress qui servira de base à votre hub (si vous ne l'avez pas déjà fait).
  2. Achetez et installez le plugin Heroic Knowledge Base.
  3. Configurez le comportement de votre concentrateur de documentation à l'aide des paramètres (Heroic KB → Paramètres).
  4. Ajoutez des articles à l'aide de l'éditeur de blocs flexible.

Vous pouvez également apporter d'autres améliorations, telles que la création d'un site intranet, la restriction de l'accès aux utilisateurs connectés ou la nécessité d'un mot de passe pour consulter la documentation (ce qui peut s'avérer utile pour la documentation interne).

2. Document360

Document360 est un outil de documentation SaaS qui vous permet de créer votre propre base de connaissances interne ou orientée vers l'extérieur.

Grâce à son approche SaaS, il est très facile de commencer à l'utiliser. Il vous suffit de créer un compte et de commencer à élaborer votre documentation via l'interface conviviale.

Vous pouvez créer du contenu à l'aide d'un éditeur WYSIWYG simple prenant en charge le format Markdown. Vous aurez également accès à des outils de collaboration et de contrôle de version, ce qui est utile si vous travaillez en équipe.

Sur le front-end, vos utilisateurs disposeront d'une interface bien conçue pour parcourir le contenu, avec des touches utiles telles que des suggestions de recherche en direct, une table des matières automatique, et bien d'autres choses encore.

Avantages

  • Installation facile. Pour créer de la documentation, il vous suffit de créer un compte et de commencer à écrire.
  • Hébergé pour vous. Document360 s'occupe de l'hébergement et de la maintenance de votre documentation pour vous, de sorte que vous n'avez jamais à vous soucier des mises à jour ou de quoi que ce soit d'autre.
  • Fonctions de productivité. Vous avez accès à des fonctionnalités intéressantes telles que les rappels automatiques de révision, les notifications d'événements de la base de connaissances, et bien d'autres encore.

Inconvénients

  • Cher. Le plan payant le moins cher est déjà de 119 $ par mois et il n'inclut que des fonctionnalités limitées.
  • Limites. Si vous avez besoin de plus de comptes d'équipe ou de bases de connaissances, vous devrez payer un supplément. Par exemple, le plan Startup ne comprend que cinq comptes d'équipe. Si vous en voulez plus, vous devrez payer 19 $ par mois et par compte.

Tarification

Document360 est un outil SaaS, vous payez donc un forfait mensuel ou annuel tant que vous souhaitez l'utiliser. Les forfaits commencent à 149 $ par projet et par mois. Il existe également un plan gratuit qui vous permet de créer jusqu'à 50 articles avec 1 Go de stockage et un accès limité aux fonctionnalités.

Comment démarrer avec Document360

Document360 est un outil de documentation SaaS, ce qui signifie qu'il vous suffit de créer un compte pour commencer.

Une version d'essai gratuite de 14 jours vous permet d'explorer gratuitement toutes les fonctionnalités.

3. GitBook

GitBook est l'un des meilleurs outils de documentation

Comme son nom l'indique, GitBook est un outil de documentation qui s'adresse davantage aux équipes logicielles qui ont besoin de créer une documentation publique ou privée.

Par exemple, vous pouvez synchroniser GitBook avec un dépôt GitHub ou GitLab qui contient des fichiers markdown pour créer votre documentation de cette manière. Cependant, vous n'êtes pas obligé d'utiliser Git pour utiliser GitBook et vous pouvez également créer du contenu à l'aide d'un éditeur intuitif ou l'importer à partir d'autres sources telles que des fichiers markdown, des documents Word, etc.

Pour organiser votre documentation, vous pouvez utiliser des "espaces" (c'est-à-dire une base de connaissances unique) et des "collections" (c'est-à-dire une catégorie au sein d'une base de connaissances).

Parmi les autres caractéristiques notables, on peut citer les suivantes :

  • Contrôle des versions.
  • Édition et collaboration en équipe en direct.
  • Des éléments enrichis dans l'éditeur de contenu.
  • Exportation facile en PDF.

Avantages

  • Utiliser des flux de travail techniques familiers. Pour les équipes techniques, GitBook vous permet d'utiliser des outils qui vous sont déjà familiers (comme Git). Il utilise également des termes techniques, tels que "branches" et "demandes de changement" pour les modifications.
  • Fonctionnalités de collaboration. Elles peuvent s'avérer utiles si plusieurs personnes travaillent sur le même document (peut-être même en même temps).
  • Gratuit pour les organisations à but non lucratif. Si vous êtes une association à but non lucratif ou si vous menez un projet open-source, vous pouvez utiliser GitBook gratuitement.

Inconvénients

  • Technique. Si vous ne créez pas de documentation logicielle, GitBook peut vous sembler un peu complexe. Les personnes cherchant à créer de la documentation non technique iront probablement voir ailleurs.

Tarification

GitBook est gratuit pour les particuliers, les organisations à but non lucratif et les projets open-source. Les plans commerciaux commencent à 8 $ par utilisateur et par mois, avec un minimum de 5 utilisateurs. L'offre la moins chère est donc de 40 dollars par mois.

Comment démarrer avec Heroic Knowledge Base

Pour commencer, il suffit de s'inscrire à un compte GitBook et de commencer à construire. Vous pouvez soit vous synchroniser avec un dépôt sur GitHub, soit construire à partir de zéro en utilisant les éditeurs de contenu de GitBook.

4. Lire les documents

Lire les documents

Read the Docs est un outil de documentation spécialement conçu pour les logiciels ou la documentation technique.

Il vous permet de gérer votre contenu et vos versions à l'aide de Git, puis de le déployer facilement dans une interface frontale conviviale. Cette approche signifie qu'il n'est réellement accessible qu'aux développeurs... mais c'est logique étant donné qu'il est axé sur la création de documentation technique.

Selon la version que vous utilisez, vous pouvez également avoir accès à tout ou partie des fonctionnalités suivantes :

  • Analytique pour savoir ce que les visiteurs recherchent et lisent.
  • Résultats et suggestions de recherche en direct.
  • Plusieurs versions simultanées. Par exemple, une version pour la production et une autre pour la version bêta, ou une pour la version 1.0 et une autre pour la version 2.0.
  • Exportation facile au format PDF, HTML ou epub.
  • Signature unique via Google Workspace ou un fournisseur VCS (GitHub, GitLab ou Bitbucket).

Avantages

  • Utiliser des outils de développement. En utilisant des outils tels que Git pour gérer la documentation, Read the Docs tente de s'intégrer dans les flux de travail existants des développeurs de logiciels.
  • Une version forte. Git facilite la gestion des versions et vous pouvez également publier plusieurs versions de vos documents en même temps, ce qui est très utile si des personnes utilisent des versions différentes de votre logiciel.

Inconvénients

  • Configuration plus complexe. La configuration de Read the Docs est un peu plus complexe que celle d'autres outils de documentation, car il faut travailler avec Git. Cependant, étant donné qu'il est axé sur la documentation technique, les types de personnes qui utilisent Read the Docs ne devraient pas rencontrer de problèmes.
  • Uniquement pour la documentation technique. Si vous ne créez pas de documentation technique ou logicielle, vous devrez choisir un autre outil de documentation, car Read the Docs n'est pas fait pour vous.

Tarification

Si vous avez un projet open-source, Read the Docs vous permet de créer et d'héberger votre documentation gratuitement. En fait, Read the Docs indique qu'il héberge la documentation gratuite de plus de 240 000 projets open-source.

Pour les entreprises commerciales, il existe également un service payant, Read the Docs for Business, qui démarre à 50 $ par mois. Toutes les formules incluent un nombre illimité de projets et d'utilisateurs. Les principales limitations concernent les fonctionnalités disponibles et le nombre de constructions simultanées possibles.

Comment démarrer avec Read the Docs

Read the Docs vous propose deux façons de rédiger votre documentation :

  1. MkDocs
  2. Sphinx

Une fois que vous avez utilisé ces outils pour créer un dépôt Git avec le contenu de votre documentation, Read the Docs importera automatiquement le dépôt pour construire votre documentation.

5. Notion + Engine.so

Engine.so est l'un des meilleurs outils de documentation pour l'utilisation de Notion pour les documents.

Notion est un peu à part dans la mesure où il n'est pas spécifiquement conçu pour la documentation. Cependant, avec la bonne configuration, il peut être un excellent outil pour gérer tous les types de documentation.

Si vous ne connaissez pas Notion, sachez qu'il s'agit d'un outil tout-en-un qui permet de gérer tout type de connaissances, de données, de gestion de projet et bien d'autres choses encore.

Vous pouvez l'utiliser pour des tonnes de choses différentes, y compris pour créer tous les types de documentation. L'inconvénient, cependant, est que Notion en soi n'est pas vraiment axé sur la publication de ces informations sur un site web où d'autres personnes peuvent interagir avec elles.

C'est là qu'intervient Engine.so. Avec Engine.so(un service tiers), vous pouvez publier votre contenu Notion sur votre propre site web afin de créer facilement votre propre centre de documentation. Vous pouvez voir un exemple de ce à quoi cela ressemble dans la documentation Engine.so.

Avantages

  • Des façons uniques de présenter l'information. L'utilisation de Notion vous offre une grande flexibilité que vous ne pourriez pas obtenir avec des outils de documentation plus étroitement ciblés. Par exemple, vous pouvez utiliser les nombreux blocs de Notion de manière intéressante.
  • Facilité d'utilisation. Contrairement aux outils basés sur Git, cette approche est facile à utiliser pour les utilisateurs techniques et non techniques.
  • Abordable. Bien qu'il n'y ait pas de plan gratuit, cette approche devrait être abordable pour la plupart des cas d'utilisation.

Inconvénients

  • Il n'est pas conçu pour la documentation. Bien que Notion fonctionne très bien pour la documentation, ce n'est pas son seul objectif, comme c'est le cas pour les autres outils de documentation de cette liste. Si vous prévoyez de rédiger des centaines d'articles, vous préférerez peut-être un outil plus spécialisé.
  • Contrôle de version limité. Cette approche n'offre pas un contrôle de version efficace. Si vous payez pour Notion, vous pouvez obtenir 30 jours d'historique des versions, mais ce n'est pas aussi solide que Git ou le système WordPress que vous obtenez avec Heroic Knowledge Base.

Tarification

Notion propose un plan gratuit qui devrait convenir aux cas d'utilisation de base. Cependant, il est possible que vous souhaitiez payer en fonction de vos besoins spécifiques.

Pour transformer votre contenu Notion en un centre de documentation public, vous devez cependant payer pour Engine.so. Engine.so coûte 19 $ par mois pour un maximum de 300 pages ou 49 $ par mois pour un maximum de 1 000 pages. Vous pouvez le tester gratuitement pendant 14 jours.

Comment démarrer avec Notion

Voici comment créer de la documentation à l'aide de cette configuration :

  1. S'inscrire à un compte Notion.
  2. Créez votre documentation en utilisant Notion. Vous pouvez trouver des modèles de Notion prédéfinis pour le contenu de la documentation, comme ces modèles de Beestat.
  3. Créez un compte Engine.so.
  4. Publiez votre documentation Notion sur votre propre site web/centre de documentation personnalisé en utilisant Engine.so.

6. Helpjuice

Helpjuice

Tout comme Document360, Helpjuice est un autre outil SaaS populaire de base de connaissances et de documentation.

Il vous aide à créer facilement tout type de documentation à l'aide d'un simple éditeur de texte, y compris des options d'importation à partir de documents Word pour gagner du temps.

Vous avez également accès à un grand nombre de fonctionnalités pour créer une documentation efficace :

  • Résultats de recherche instantanés/suggestions.
  • Analytics pour suivre les recherches, les pages vues et bien d'autres choses encore.
  • Possibilité de publier plusieurs versions de votre documentation.
  • Niveaux d'accès des utilisateurs pour contrôler qui peut voir les différents articles.
  • Fonctionnalités de collaboration, y compris les commentaires de l'éditeur.

Avantages

  • Installation facile. Pour créer de la documentation, il suffit de créer un compte.
  • Hébergé pour vous. Helpjuice s'occupe de l'hébergement et de la maintenance de votre documentation pour vous, de sorte que vous n'avez jamais à vous soucier des mises à jour ou de quoi que ce soit d'autre.
  • Pas de forfaits bloqués. Helpjuice n'a pas de plan gratuit, mais tous ses plans payants vous donnent accès à toutes les fonctionnalités.

Inconvénients

  • Cher. Le plan le moins cher commence à 120 $ par mois et peut aller jusqu'à 500 $ par mois.
  • Limites d'utilisateurs. Si vous avez une grande équipe, Helpjuice peut devenir coûteux. Par exemple, si vous avez plus de 60 utilisateurs, vous avez besoin de l'offre à 500 $ par mois.

Tarification

Les plans payants de Helpjuice commencent à 120 $ par mois pour toutes les fonctionnalités et jusqu'à quatre utilisateurs. Les forfaits augmentent ensuite en fonction du nombre d'utilisateurs dont vous avez besoin, pour atteindre 500 $ par mois pour un nombre illimité d'utilisateurs.

Ce qui est unique, c'est que vous avez accès à toutes les fonctionnalités sur tous les plans, alors qu'un produit comme Document360 réserve certaines fonctionnalités à des plans de niveau supérieur.

Vous pouvez également tout tester grâce à un essai gratuit de 14 jours.

Comment démarrer avec Helpjuice

Pour commencer, il vous suffit de créer un compte Helpjuice et de commencer à ajouter votre contenu.

Quel est le meilleur outil de documentation pour vos besoins ?

En fin de compte, le choix du meilleur outil de documentation dépend vraiment de vos besoins spécifiques, de votre budget et de votre niveau de connaissance.

Voici quelques questions courantes que vous devrez vous poser pour affiner votre recherche :

  • Souhaitez-vous une solution auto-hébergée ou êtes-vous d'accord pour utiliser un outil SaaS ? 
  • De même, souhaitez-vous une solution à code source ouvert ou êtes-vous d'accord pour utiliser un outil à code source fermé ?
  • Créez-vous de la documentation très technique (par exemple, de la documentation sur les API) ou de la documentation plus orientée vers le consommateur ?
  • L'idée d'utiliser Git pour le contrôle des versions et la gestion du contenu vous plaît-elle ou préférez-vous un système de gestion des connaissances dédié ?
  • Quel est votre budget ? Êtes-vous d'accord pour payer une redevance mensuelle permanente ou voulez-vous quelque chose de gratuit ou un paiement unique ?

En répondant à ces questions, vous devriez avoir une bonne idée de l'outil de documentation le mieux adapté à vos besoins.

Si vous ne savez pas par où commencer, nous pensons que Heroic Knowledge Base peut répondre aux besoins de la plupart des entreprises. Elle offre une approche rentable et open-source qui vous donne la pleine propriété de vos données à un prix inférieur à celui de la plupart des autres outils.

Mais en même temps, vous avez accès à des tonnes de fonctionnalités pour créer une documentation de premier ordre, telles que des suggestions de recherche en direct et des analyses détaillées. Vous avez également accès à l'ensemble de l'écosystème WordPress si vous souhaitez encore plus de flexibilité.

Pour en savoir plus et commencer, rendez-vous sur la page produit de la base de connaissances Heroic.

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