4 conseils pour la mise en place d'une base de connaissances interne

De nombreuses entreprises mettent en place une base de connaissances pour leurs clients, ce qui peut s'avérer très utile pour le service à la clientèle. Ce que beaucoup d'entreprises ne réalisent pas, c'est qu'une base de connaissances peut s'avérer tout aussi utile pour améliorer leurs opérations internes.

Au fur et à mesure de leur croissance et de leur évolution, les entreprises se retrouvent souvent avec une multitude d'informations et de procédures que les employés doivent connaître et suivre. La création d'une base de connaissances interne permet de résoudre ce problème en centralisant les informations et en améliorant la communication.

Dans cet article, nous verrons pourquoi une base de connaissances interne est si importante, puis nous proposerons quatre conseils clés pour perfectionner votre propre base de connaissances interne. C'est parti !

Pourquoi une base de connaissances interne est-elle si importante ?

Il est indéniable que la mise en place d'une base de connaissances interne demande du temps et des efforts. Toutefois, ce travail initial sera payant par la suite. Voici quelques-uns des avantages qui en découlent :

1. Informations centralisées. Presque tout ce dont vos employés ont besoin est regroupé en un seul endroit.
2. Réduire les coûts d'intégration et le temps de formation. En permettant aux nouveaux arrivants de se familiariser avec leur rôle en lisant votre documentation, vous pouvez économiser du temps et de l'argent lors de la formation.
3. Des flux de travail plus rapides. Le fait de disposer d'un centre organisé pour vos procédures et pratiques peut mettre un terme aux pertes de temps liées à la recherche de documents.

En fin de compte, une base de connaissances interne peut vous aider à rationaliser vos communications et à gagner du temps en aidant les employés à suivre une formation accélérée - une situation clairement gagnant-gagnant !

4 conseils pour la mise en place d'une base de connaissances interne

Une base de connaissances interne n'est pas quelque chose que l'on met en place en espérant que tout ira bien. Sa valeur augmentera proportionnellement au travail de développement que vous y consacrerez. Dans cette optique, voici quatre conseils clés à prendre en compte dans le cadre de votre travail.

1. Réfléchissez bien aux informations que vous allez inclure

La décision la plus importante que vous prendrez au sujet de votre base de connaissances est celle de son contenu. Il est important d'offrir tout ce dont vous pensez que les employés auront besoin, tout en évitant de les submerger.

Il est essentiel de disposer d'un plan. Examinez votre entreprise et son flux de travail, parlez à autant d'employés que possible et essayez d'isoler les problèmes, les questions et les activités chronophages les plus courants liés à vos processus. Vous identifierez ainsi des sujets que vous pourriez éventuellement aborder dans votre base de connaissances.

Ensuite, réduisez cette liste aux informations les plus importantes. Il peut s'agir, par exemple, des coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence, des règles et lignes directrices de votre entreprise, des procédures spécifiques pour les tâches et les projets, ou encore d'une liste de bonnes pratiques.

L'étape suivante consiste à déterminer la part de ce contenu qui est déjà disponible et à la réutiliser. Tout le reste devra être créé de toutes pièces avant que votre base de connaissances ne soit mise en service.

2. Rechercher un logiciel de base de connaissances fiable

L'utilisation d'une solution dédiée et accessible en permanence pour la création de votre base de connaissances vous offrira probablement une expérience sans problème, avec en plus des fonctionnalités pertinentes.

C'est là que le KnowAll intervient. Il s'agit d'un thème WordPress conçu pour fournir presque tout ce dont vous avez besoin pour créer des bases de connaissances internes et externes. C'est une solution idéale pour un certain nombre de raisons :

• Le moteur de recherche puissant et bien en vue permettra aux employés de trouver rapidement ce qu'ils cherchent.
• Il est livré avec des widgets dédiés qui offrent des fonctionnalités telles que l'organisation de catégories et l'affichage de listes d'articles.
• Flexible et personnalisable, il est facile de concevoir une base de connaissances spécifique à votre entreprise et à ses besoins.

L'assistance pour KnowAll est toujours disponible, avec une documentation complète. Nous pensons que c'est la meilleure solution pour créer une base de connaissances interne, naturellement !

3. Mettre en place et maintenir une structure efficace

La structure (et la cohérence) de votre base de connaissances interne vous permettra de gagner du temps et d'accroître votre productivité.

Tout d'abord, déterminez la structure du site avant de commencer à ajouter du contenu. Il peut s'agir d'une simple séance de brainstorming avec votre équipe, mais ce que vous choisissez doit être basé sur les besoins de votre entreprise.

Ensuite, profitez des catégories et des balises de WordPress pour vous assurer que votre contenu est facilement trouvable. Faites en sorte qu'elles soient spécifiques et ciblées, mais suffisamment souples pour être divisées en sous-catégories plus petites si nécessaire.

En fin de compte, une solution de base de connaissances dédiée telle que KnowAll permettra au personnel d'effectuer des recherches dans votre contenu et vous donnera le contrôle dont vous avez besoin sur la structure de votre base de connaissances.

4. Offrir une possibilité de retour d'information au personnel

En suivant nos conseils, vous devriez être sur la bonne voie pour créer une base de connaissances interne conviviale et permettant de gagner du temps. Malheureusement, malgré vos bonnes intentions, vous avez encore du contenu qui prête à confusion, auquel il manque des informations clés ou qui n'est pas utilisé comme prévu.

L'écoute (et la mise en œuvre) des commentaires des utilisateurs est un excellent moyen de lutter contre ce problème. Vous pouvez fournir à vos employés un moyen de commenter et de répondre à votre base de connaissances :

• Inclure un système de retour d'information dans la base de connaissances elle-même. Par exemple, KnowAll est livré avec plusieurs systèmes qui peuvent être utilisés pour recueillir les commentaires des utilisateurs et suivre les analyses.
• Réaliser des enquêtes périodiques auprès de tous les utilisateurs de la base de connaissances. Poser des questions sur leur expérience, ainsi que sur les éléments qu'ils trouvent utiles ou déroutants.
• Offrir aux utilisateurs un accès plus large à la base de connaissances si possible, afin qu'ils puissent commenter directement les articles et les documents, voire les éditer dans certains cas.

Une base de connaissances efficace doit se développer et évoluer au fil du temps, tout comme votre entreprise. En veillant à ce que chacun contribue à son entretien, vous serez en bonne position sur le long terme.

Conclusion

L'organisation et la communication sont essentielles au bon fonctionnement de votre entreprise. La mise en place d'une base de connaissances interne est un moyen intelligent de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et de réduire les pertes de temps dues à la confusion et aux recherches d'informations infructueuses.

Gardez ces conseils à l'esprit lorsque vous planifiez votre base de connaissances interne :

1. Sélectionnez soigneusement les informations à inclure.
2. Recherchez un logiciel de base de connaissances fiable (tel que KnowAll).
3. Mettre en place et maintenir une structure efficace.
4. Prévoir une voie pour le retour d'information du personnel.

Avez-vous des questions sur la mise en place d'une base de connaissances interne ? N'hésitez pas à nous en faire part dans les commentaires ci-dessous !