Comment gérer efficacement votre base de connaissances (Stratégies et outils)

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Écrit par : image de l'auteur Roshan Perera

La gestion d'une base de connaissances est comparable à celle d'une petite bibliothèque. Pour servir les utilisateurs plus efficacement, tout ce qui se trouve dans la base de connaissances doit être correctement organisé, catégorisé et optimisé à l'aide des bons outils.

Heureusement, contrairement au métier de bibliothécaire, vous n'avez pas besoin d'un diplôme spécial pour apprendre la gestion des bases de connaissances. Il vous suffit d'avoir les bons outils et les bonnes stratégies pour rendre votre base de connaissances plus facile à gérer et à utiliser.

Dans cet article, nous présentons les meilleurs conseils et outils que vous pouvez utiliser pour gérer une base de connaissances, quelle que soit sa taille. Que vous ayez une base de connaissances d'entreprise ou une base de connaissances pour un seul produit, vous trouverez ici de nombreux conseils utiles.

Commençons.

Qu'est-ce que la gestion des connaissances ?

Avant d'entrer dans le vif du sujet, apprenons les bases de la gestion des bases de connaissances.

Comme vous le savez, une base de connaissances est un système rempli d'articles, de tutoriels, de guides, de documents téléchargeables et de nombreux autres types de contenu. La gestion des connaissances est simplement le travail qui consiste à créer et à gérer tout le contenu de la base de connaissances.

Comment gérer une base de connaissances ? Cela implique un grand nombre d'étapes et de processus différents. Par exemple, l'organisation du contenu pour une recherche efficace des connaissances.

Par exemple, la catégorisation est un élément important de la gestion des connaissances. Grâce aux catégories, vous pouvez classer les guides dans différentes catégories. Vous pouvez également parcourir des sujets spécifiques plus facilement. Vous gagnerez ainsi du temps lorsque vous devrez modifier et mettre à jour régulièrement le contenu de la base de connaissances.

Il existe également plusieurs autres aspects liés à la gestion des connaissances, tels que :

  • Systèmes de connaissance
  • Création de connaissances
  • Recherche de connaissances
  • Mise à jour des connaissances
  • Optimisation des connaissances

Examinons ces aspects plus en détail. Et découvrons comment vous pouvez les exploiter pour créer une base de connaissances plus efficace.

Meilleures pratiques pour la gestion des connaissances

La gestion d'une base de connaissances comporte de nombreuses étapes. Voici quelques-unes des meilleures pratiques que vous pouvez suivre pour rendre le flux de travail de la gestion des connaissances beaucoup plus fluide.

Choisir le bon système KB

Le processus de gestion des connaissances commence par le choix du bon système ou logiciel de base de connaissances. Le logiciel de base de connaissances que vous utilisez déterminera la facilité avec laquelle vous pourrez créer et gérer le contenu.

wordpress

Par exemple, WordPress est un excellent logiciel pour créer des systèmes de base de connaissances. C'est non seulement l'option la plus abordable, mais il offre également de nombreux outils et options pour personnaliser et étendre le système.

La prise en charge de thèmes et de plugins tiers est l'un des principaux arguments de vente de WordPress. Si vous les associez à son système de catégorisation et à son éditeur convivial pour les débutants, WordPress devient une solution complète pour la gestion des connaissances.

Utiliser un design moderne

Votre base de connaissances doit également être dotée d'outils modernes et d'une conception flexible. Cela facilitera la tâche de vos utilisateurs et la vôtre pour trouver ce qu'ils recherchent.

Une base de connaissances bien conçue doit comporter un système de recherche puissant. Elle doit également permettre de recueillir les commentaires des utilisateurs et de joindre des fichiers téléchargeables. Avec le bon thème WordPress, vous pouvez intégrer ces fonctionnalités à votre base de connaissances assez facilement.

wordpress-preview

Par exemple, notre thème de base de connaissances KnowAll possède toutes ces fonctionnalités et bien plus encore. KnowAll est un thème WordPress spécialement conçu pour la création de bases de connaissances de toutes sortes. Il est doté d'un design moderne et est entièrement compatible avec tous les plugins WordPress courants.

Créer un contenu convivial

Le contenu est au centre de toute base de connaissances. Pour mieux servir vos utilisateurs, vous devez créer un contenu plus facile à consommer. Incluez des contenus multimédias pour accompagner les tutoriels et les guides. Et utilisez la mise en forme pour améliorer la lisibilité.

L'accès à un excellent éditeur de contenu est la clé de la création et de l'édition de tous les types de contenu de connaissance. Plus important encore, vos rédacteurs doivent être en mesure d'utiliser l'éditeur sans avoir à s'appuyer sur des codes et des guides de style frustrants.

Mettre à jour et améliorer en permanence

Votre travail de construction d'une base de connaissances efficace ne sera jamais terminé. Vous devez continuellement mettre à jour les articles de connaissance, ajouter du nouveau contenu et les améliorer régulièrement pour mieux servir vos utilisateurs. Assurez-vous que votre logiciel de base de connaissances comprend des fonctionnalités qui vous permettront de mener à bien ce processus.

Recueillir les commentaires des utilisateurs

L'une des meilleures stratégies pour améliorer les articles et le contenu de votre base de connaissances consiste à recueillir les commentaires des utilisateurs. C'est le meilleur moyen de savoir quels articles sont les plus performants et lesquels doivent être retravaillés. Même l'ajout d'un simple système de pouce levé contribuera grandement à recueillir les commentaires des utilisateurs.

Optimiser la découverte

Outre l'ajout d'une fonction de recherche et la structuration du contenu de votre base de connaissances, vous devez également optimiser le contenu pour qu'il puisse être découvert. Ceci est particulièrement important pour les bases de connaissances publiques. Utilisez des stratégies d'optimisation des moteurs de recherche pour classer les articles de la base de connaissances dans Google en fonction de différents mots clés.

Comment organiser votre base de connaissances

Afin d'améliorer l'efficacité et les performances, vous devez veiller à ce que votre base de connaissances soit bien organisée. Il existe quelques stratégies pour organiser une base de connaissances.

  • Utiliser des catégories : Un système de catégorisation vous permet d'organiser les articles en fonction de thèmes spécifiques. Cela aide les utilisateurs à trouver les articles sans frustration. Cela vous aide également dans le processus de mise à jour de la base de connaissances.
  • Commande d'articles : Vous pouvez également mettre en évidence les guides, les conseils et les articles les plus utiles en haut de la page ou sur la page d'accueil. C'est un excellent moyen de faciliter la recherche des articles les plus populaires.
  • Tirez parti de l'analyse : Suivez la façon dont les utilisateurs naviguent sur votre site web. Découvrez les articles qu'ils lisent le plus. Découvrez où ils naviguent ensuite. Utilisez ces informations pour mieux organiser la base de connaissances.

Comment contrôler l'accès et les autorisations

Contrôler qui a accès à quelles parties de la base de connaissances est essentiel pour maintenir un environnement sain pour votre équipe et vos utilisateurs.

Par exemple, une base de connaissances privée destinée à une équipe d'assistance à la clientèle doit comporter un contrôle d'accès des utilisateurs. Cela limitera l'accès de l'agent à des sections spécifiques qui ne concernent que son service.

Un autre exemple est le contrôle de l'accès aux rédacteurs de contenu. Vous pouvez contrôler les articles que les rédacteurs peuvent modifier et publier. Ou encore limiter les articles qui peuvent être consultés par les utilisateurs.

L'une des meilleures façons de contrôler l'accès et les autorisations est de créer des groupes d'utilisateurs avec des rôles spécifiques.

WordPress dispose d'un système intégré de gestion des rôles des utilisateurs qui simplifie ce processus. Grâce à ce système, vous pouvez définir des autorisations telles que qui peut éditer et publier du contenu. Qui peut consulter les différentes catégories. Et bien d'autres choses encore.

utilisateur rôle éditeur

WordPress dispose également de plugins permettant de créer des rôles d'utilisateurs personnalisés. User Role Editor est un puissant plugin gratuit que vous pouvez utiliser pour mettre en place un système avancé de rôles d'utilisateurs.

5 meilleurs outils pour la gestion des connaissances

Voici quelques-uns des outils que vous pouvez utiliser pour tirer le meilleur parti de votre base de connaissances et de votre processus de gestion des connaissances.

Heroic KB

héroïque-kb
  • Prix : 129

Heroic KB est un plugin indispensable pour toute base de connaissances créée avec WordPress. Ce plugin peut pratiquement transformer n'importe quel site WordPress en un système complet de gestion des connaissances. Il inclut de nombreuses fonctionnalités utiles telles que l'ordre du contenu, les pièces jointes, les commentaires sur les articles et les analyses pour faciliter le processus de gestion des connaissances.

Microsoft Office

ms-office
  • Prix : 8,25 $ par utilisateur et par mois

Il s'agit là d'une évidence. Bien sûr, vous devez avoir accès à un excellent logiciel d'édition de documents pour créer et mettre en forme tous les articles de connaissance. Si Google Docs est plus accessible, Microsoft Office offre des outils plus avancés et un accès hors ligne, ce qui en fait l'option la plus appropriée pour les sociétés et les entreprises.

LearnDash

apprendredash
  • Prix : 199

En tant qu'entreprise, vous aurez besoin de créer des programmes pour enseigner et former vos employés. Avec LearnDash, vous pouvez facilement mettre en place une plateforme d'apprentissage complète au sein de votre installation WordPress. Le plugin comprend tous les outils dont vous avez besoin pour créer des cours multimédias, des guides d'aide, des tutoriels et bien plus encore. Et les intégrer à votre base de connaissances privée.

HubSpot CRM

hubspot-crm
  • Prix : Gratuit

L'intégration d'un système de gestion de la relation client à votre base de connaissances peut apporter de nombreux avantages. Un système de gestion de la relation client facilitera le stockage et la gestion de toutes les données relatives aux clients, la création de flux de travail, etc. HubSpot CRM est une excellente solution que vous pouvez utiliser comme point de départ. Son utilisation est gratuite et il est possible de l'intégrer à WordPress.

Yoast SEO

yoast-seo
  • Prix : Gratuit

Yoast SEO est un plugin WordPress utile pour optimiser les articles de votre base de connaissances pour les moteurs de recherche. Il vous permet d'optimiser chaque article de votre base de connaissances avec des mots-clés et des méta-descriptions. Le plugin vous aidera également à optimiser la lisibilité des articles.

Conclusion

La gestion et le maintien d'une base de connaissances efficace est un processus d'apprentissage.

Ne vous arrêtez pas là. Continuez à apprendre et découvrez d'autres stratégies et outils pour enrichir votre base de connaissances.

N'hésitez pas à consulter notre blog pour d'autres guides et stratégies. Et consultez notre collection d'outils de base de connaissances pour construire un meilleur système de base de connaissances.

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