Wie Sie Ihre Wissensdatenbank effizient verwalten (Strategien & Tools)

Die Verwaltung einer Wissensdatenbank ist wie die Verwaltung einer kleinen Bibliothek. Um die Benutzer effektiver zu bedienen, muss alles in der Wissensdatenbank richtig organisiert, kategorisiert und mit den richtigen Tools optimiert werden.

Zum Glück brauchen Sie, anders als bei einem Bibliothekar, keinen speziellen Abschluss, um Wissensdatenbankmanagement zu lernen. Sie brauchen nur die richtigen Werkzeuge und Strategien, um Ihre Wissensdatenbank besser verwalten und benutzerfreundlicher gestalten zu können.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die besten Tipps und Tools vor, die Sie für die Verwaltung von Wissensdatenbanken jeder Größe verwenden können. Ob Sie eine unternehmensweite Wissensdatenbank oder eine Wissensdatenbank für ein einzelnes Produkt haben, hier finden Sie viele nützliche Tipps.

Fangen wir an.

Was ist Wissensmanagement?

Bevor wir zum eigentlichen Teil des Leitfadens kommen, sollten wir die Grundlagen des Wissensdatenbankmanagements kennenlernen.

Wie Sie wissen, ist eine Wissensdatenbank ein System, das mit Artikeln, Anleitungen, Leitfäden, herunterladbaren Dateien und vielen anderen Arten von Inhalten gefüllt ist. Wissensmanagement ist einfach die Arbeit, die mit der Erstellung und Verwaltung aller Inhalte in der Wissensdatenbank verbunden ist.

Wie genau verwaltet man eine Wissensdatenbank? Nun, dazu gehören viele verschiedene Schritte und Prozesse. Zum Beispiel die Organisation von Inhalten für eine effiziente Wissensabfrage.

Zum Beispiel ist die Kategorisierung ein wichtiger Bestandteil des Wissensmanagements. Mit Kategorien können Sie Leitfäden in verschiedene Kategorien einteilen. Außerdem können Sie bestimmte Themen leichter durchsuchen. So können Sie Zeit sparen, wenn Sie den Inhalt der Wissensdatenbank regelmäßig bearbeiten und aktualisieren müssen.

Darüber hinaus gibt es noch einige andere Aspekte, die mit dem Wissensmanagement zusammenhängen, wie z. B.:

• Wissensbasierte Systeme
• Schaffung von Wissen
• Wissensforschung
• Aktuelles Wissen
• Optimierung des Wissens

Lassen Sie uns diese Aspekte genauer untersuchen. Und erfahren Sie, wie Sie sie nutzen können, um eine effizientere Wissensbasis zu schaffen.

Bewährte Praktiken für das Wissensmanagement

Die Verwaltung einer Wissensdatenbank umfasst viele verschiedene Schritte. Im Folgenden finden Sie einige der besten Praktiken, die Sie befolgen können, um den Arbeitsablauf des Wissensmanagements reibungsloser zu gestalten.

Wählen Sie das richtige KB-System

Der Prozess des Wissensmanagements beginnt mit der Auswahl des richtigen Wissensdatenbank-Systems oder der richtigen Software. Die von Ihnen verwendete KB-Software bestimmt, wie einfach es ist, Inhalte zu erstellen und zu verwalten.

WordPress zum Beispiel ist eine großartige Software für den Aufbau von Wissensdatenbanken. Es ist nicht nur die günstigste Option, sondern bietet auch viele Tools und Optionen für die Anpassung und Erweiterung des Systems.

Die Unterstützung für Themes und Plugins von Drittanbietern sind die wichtigsten Verkaufsargumente von WordPress. Wenn Sie diese mit dem Kategorisierungssystem und dem einsteigerfreundlichen Editor kombinieren, wird WordPress zu einer Komplettlösung für das Wissensmanagement.

Verwenden Sie ein modernes Design

Ihre Wissensdatenbank sollte außerdem mit modernen Werkzeugen und einem flexiblen Design ausgestattet sein. Das wird es sowohl Ihnen als auch Ihren Nutzern erleichtern, das zu finden, was sie suchen.

Eine gut konzipierte Wissensdatenbank sollte ein leistungsfähiges Suchsystem enthalten. Ebenso wie Möglichkeiten zum Sammeln von Nutzerfeedback und die Möglichkeit, herunterladbare Dateien anzuhängen. Mit dem richtigen WordPress-Theme können Sie solche Funktionen ganz einfach in Ihre Wissensdatenbank integrieren.

Unser Theme für Wissensdatenbanken zum Beispiel KnowAll hat all diese Funktionen und mehr. KnowAll ist ein WordPress-Theme, das speziell für die Erstellung von Wissensdatenbanken aller Art entwickelt wurde. Es verfügt über ein modernes Design und ist vollständig kompatibel mit allen gängigen WordPress-Plugins.

Benutzerfreundlichen Inhalt erstellen

Der Inhalt steht im Mittelpunkt jeder Wissensdatenbank. Um Ihren Nutzern besser zu dienen, müssen Sie Inhalte erstellen, die leichter zu konsumieren sind. Fügen Sie multimediale Inhalte zu Tutorials und Leitfäden hinzu. Und verwenden Sie Formatierungen, um die Lesbarkeit zu verbessern.

Der Zugang zu einem guten Content-Editor ist der Schlüssel zur Erstellung und Bearbeitung aller Arten von Wissensinhalten. Noch wichtiger ist, dass Ihre Redakteure in der Lage sein müssen, den Editor zu nutzen, ohne sich auf frustrierenden Code und Style Guides verlassen zu müssen.

Ständig aktualisieren und verbessern

Die Arbeit am Aufbau einer effizienten Wissensdatenbank wird nie abgeschlossen sein. Sie müssen die Wissensartikel ständig aktualisieren, neue Inhalte hinzufügen und sie regelmäßig verbessern, um Ihren Nutzern besser zu dienen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Wissensdatenbank-Software über Funktionen verfügt, die diesen Prozess für Sie reibungslos gestalten.

Sammeln Sie Benutzer-Feedback

Eine der besten Strategien zur Verbesserung Ihrer Wissensdatenbankartikel und -inhalte ist das Einholen von Nutzerfeedback. Das ist der beste Weg, um herauszufinden, welche Artikel am besten funktionieren und welche überarbeitet werden müssen. Selbst ein einfaches Daumen-nach-oben-System ist eine gute Möglichkeit, um Nutzerfeedback zu sammeln.

Optimierung der Auffindbarkeit

Neben dem Hinzufügen einer Suchfunktion und der Strukturierung der Inhalte in Ihrer Wissensdatenbank sollten Sie die Inhalte auch für die Auffindbarkeit optimieren. Dies ist besonders wichtig für öffentliche Wissensdatenbanken. Nutzen Sie Strategien zur Suchmaschinenoptimierung, um Wissensartikel bei Google für verschiedene Schlüsselwörter zu platzieren.

Wie Sie Ihre Wissensdatenbank organisieren

Um die Effizienz und Leistung zu steigern, sollten Sie Ihre Wissensdatenbank gut organisieren. Es gibt einige Strategien, mit denen Sie eine Wissensdatenbank organisieren können.

• Verwenden Sie Kategorien: Mit einem Kategorisierungssystem können Sie Artikel in bestimmte Themen einordnen. Dies hilft den Benutzern, Artikel ohne Frustration zu finden. Und es hilft Ihnen auch bei der Aktualisierung der Wissensdatenbank.
• Artikel bestellen: Sie können auch die wichtigsten Leitfäden, Tipps und die nützlichsten Artikel oben oder auf der Startseite hervorheben. Das ist eine gute Möglichkeit, um beliebte Artikel leichter auffindbar zu machen.
• Nutzen Sie Analytics: Verfolgen Sie, wie Nutzer Ihre Website durchsuchen. Erfahren Sie, welche Artikel sie am häufigsten lesen. Finden Sie heraus, wohin sie als nächstes navigieren. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre Wissensdatenbank besser zu organisieren.

Kontrolle des Zugriffs und der Berechtigung

Die Kontrolle darüber, wer auf welche Teile der Wissensdatenbank zugreifen darf, ist entscheidend für die Aufrechterhaltung einer gesunden Umgebung für Ihr Team und Ihre Benutzer.

Eine private Wissensdatenbank für ein Kundenserviceteam sollte zum Beispiel eine Benutzerzugriffskontrolle beinhalten. Dadurch wird der Zugriff der Mitarbeiter auf bestimmte Abschnitte beschränkt, die nur für ihre Abteilung relevant sind.

Ein weiteres Beispiel ist die Zugangskontrolle für Redakteure. Sie können steuern, welche Artikel Redakteure bearbeiten und veröffentlichen dürfen. Oder Sie können sogar einschränken, welche Artikel von Nutzern eingesehen werden können.

Eine der besten Möglichkeiten zur Kontrolle des Zugriffs und der Berechtigungen ist die Einrichtung von Benutzergruppen mit bestimmten Rollen.

WordPress verfügt über ein integriertes System zur Verwaltung von Benutzerrollen, das diesen Prozess vereinfacht. Damit können Sie Berechtigungen festlegen, z. B. wer Inhalte bearbeiten und veröffentlichen darf. Wer verschiedene Kategorien anzeigen kann. Und vieles mehr.

WordPress verfügt auch über Plugins für die Erstellung benutzerdefinierter Benutzerrollen. User Role Editor ist ein leistungsstarkes, kostenloses Plugin, mit dem Sie ein fortschrittliches Benutzerrollensystem einrichten können.

Die 5 besten Tools für das Wissensmanagement

Dies sind einige der Werkzeuge, die Sie verwenden können, um das Beste aus Ihrer Wissensbasis und Ihrem Wissensmanagementprozess zu machen.

Heroic KB

• Preis: $129

Heroic KB ist ein unentbehrliches Plugin für jede mit WordPress erstellte Wissensdatenbank. Dieses Plugin kann praktisch jede WordPress-Website in ein vollständiges Wissensmanagementsystem verwandeln. Es enthält viele nützliche Funktionen wie Inhaltsreihenfolge, Anhänge, Artikel-Feedback und Analysen, die den Wissensmanagementprozess erheblich erleichtern.

Microsoft Büro

• Preis: $8,25 pro Benutzer und Monat

Das ist ein Kinderspiel. Natürlich benötigen Sie Zugang zu einer großartigen Software zur Bearbeitung von Dokumenten, um alle Wissensartikel zu erstellen und zu formatieren. Während Google Docs leichter zugänglich ist, bietet Microsoft Office fortschrittlichere Tools und Offline-Zugriff, was es zur besten Option für Unternehmen und Betriebe macht.

LearnDash

• Preis: $199

Als Unternehmen müssen Sie Programme erstellen, um Ihre Mitarbeiter zu unterrichten und zu schulen. Mit LearnDash können Sie ganz einfach eine komplette Lernplattform in Ihrer WordPress-Installation einrichten. Das Plugin enthält alle Tools, die Sie benötigen, um Multimedia-Kursinhalte, Hilfeanleitungen, Tutorials und vieles mehr zu erstellen. Und integrieren Sie diese in Ihre private Wissensdatenbank.

HubSpot CRM

• Preis: Kostenlos

Die Integration eines CRM mit Ihrer Wissensdatenbank kann viele Vorteile bringen. Ein Customer-Relationship-Management-System macht es einfacher, alle Kundendaten zu speichern und zu verwalten, Workflows zu erstellen und vieles mehr. HubSpot CRM ist eine großartige Lösung, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können. Es ist kostenlos und unterstützt die Integration mit WordPress.

Yoast SEO

• Preis: Kostenlos

Yoast SEO ist ein nützliches WordPress-Plugin für die Optimierung Ihrer Wissensdatenbankartikel für Suchmaschinen. Es ermöglicht Ihnen, jeden Artikel in Ihrer Wissensdatenbank mit Schlüsselwörtern und Meta-Beschreibungen zu optimieren. Das Plugin hilft Ihnen auch bei der Optimierung von Artikeln für die Lesbarkeit.

Einpacken

Die Verwaltung und Pflege einer effizienten Wissensdatenbank ist ein Lernprozess.

Bleiben Sie hier nicht stehen. Lernen Sie weiter und finden Sie weitere Strategien und Werkzeuge, um Ihre Wissensbasis zu erweitern.

In unserem Blog finden Sie weitere Anleitungen und Strategien. Und schauen Sie sich unsere Sammlung von Wissensdatenbank-Software an, um ein besseres Wissensdatenbank-System aufzubauen.