Wissensdatenbankverwaltung: Best Practices & Strategien

Die Verwaltung einer Wissensdatenbank ist wie die Verwaltung einer kleinen Bibliothek. Um Benutzer effektiver zu bedienen, muss alles in der Wissensdatenbank richtig organisiert, kategorisiert und mit den richtigen Werkzeugen optimiert werden.

Glücklicherweise benötigen Sie im Gegensatz zum Bibliothekar keinen speziellen Abschluss, um Wissensdatenbankverwaltung zu lernen. Sie benötigen lediglich die richtigen Werkzeuge und Strategien, um Ihre Wissensdatenbank überschaubarer und benutzerfreundlicher zu gestalten.

In diesem Artikel behandeln wir die besten Tipps und Werkzeuge, die Sie zur Verwaltung jeder Größe einer Wissensdatenbank verwenden können. Egal, ob Sie eine unternehmensweite Wissensdatenbank oder eine Wissensdatenbank für ein einzelnes Produkt haben, hier finden Sie viele nützliche Tipps.

Fangen wir an.

Was ist Wissensmanagement?

Bevor wir uns den Details des Leitfadens widmen, lernen wir die Grundlagen der Wissensdatenbankverwaltung.

Wie Sie wissen, ist eine Wissensdatenbank ein System, das mit Artikeln, Tutorials, Anleitungen, Downloadmaterialien und vielen verschiedenen Arten von Inhalten gefüllt ist. Wissensmanagement ist einfach die Arbeit, die in die Erstellung und Verwaltung aller Inhalte in der Wissensdatenbank fließt.

Wie genau verwaltet man eine Wissensdatenbank? Nun, das beinhaltet viele verschiedene Schritte und Prozesse. Wie die Organisation von Inhalten für eine effiziente Wissensabfrage.

Zum Beispiel ist die Kategorisierung ein wichtiger Teil des Wissensmanagements. Mit Kategorien können Sie Anleitungen in verschiedenen Kategorien organisieren. Sowie spezifische Themen leichter durchsuchen. Dies hilft Ihnen, Zeit zu sparen, wenn Sie Wissensdatenbankinhalte regelmäßig bearbeiten und aktualisieren müssen.

Es gibt auch mehrere andere Aspekte im Zusammenhang mit dem Wissensmanagement, wie zum Beispiel:

• Wissenssysteme
• Wissenserstellung
• Wissensforschung
• Wissensaktualisierung
• Wissensoptimierung

Lassen Sie uns diese Aspekte genauer untersuchen. Und finden Sie heraus, wie Sie diese nutzen können, um eine effizientere Wissensdatenbank zu erstellen.

Best Practices für Wissensmanagement

Die Verwaltung einer Wissensdatenbank umfasst viele verschiedene Schritte. Dies sind einige der Best Practices, denen Sie folgen können, um den Workflow des Wissensmanagements erheblich zu vereinfachen.

Wählen Sie das richtige KB-System

Der Prozess des Wissensmanagements beginnt mit der Auswahl des richtigen Wissensdatenbanksystems oder der richtigen Software. Die von Ihnen verwendete KB-Software bestimmt, wie einfach es ist, Inhalte zu erstellen und zu verwalten.

Zum Beispiel ist WordPress eine großartige Software zum Erstellen von Wissensdatenbanksystemen. Es ist nicht nur die erschwinglichste Option, sondern bietet auch viele Werkzeuge und Optionen zur Anpassung und Erweiterung des Systems.

Die Unterstützung für Themes und Plugins von Drittanbietern sind die wichtigsten Verkaufsargumente von WordPress. Wenn Sie diese mit seinem Kategorisierungssystem und dem anfängerfreundlichen Editor kombinieren, wird WordPress zu einer vollständigen Lösung für das Wissensmanagement.

Verwenden Sie ein modernes Design

Ihre Wissensdatenbank sollte auch mit modernen Werkzeugen und einem flexiblen Design voll ausgestattet sein. Dies erleichtert sowohl Ihnen als auch Ihren Benutzern das Finden dessen, wonach sie suchen.

Ein großartiges Design für eine Wissensdatenbank sollte ein leistungsstarkes Suchsystem beinhalten. Ebenso wie Möglichkeiten zum Sammeln von Benutzerfeedback und die Möglichkeit, herunterladbare Dateien anzuhängen. Mit dem richtigen WordPress-Theme können Sie solche Funktionen recht einfach in Ihre Wissensdatenbank integrieren.

Zum Beispiel verfügt unser Wissensdatenbank-Theme KnowAll über all diese Funktionen und mehr. KnowAll ist ein WordPress-Theme, das speziell für die Erstellung von Wissensdatenbanksystemen aller Art entwickelt wurde. Es verfügt über ein modernes Design und ist vollständig mit allen gängigen WordPress-Plugins kompatibel.

Erstellen Sie benutzerfreundliche Inhalte

Der Inhalt steht im Mittelpunkt jeder Wissensdatenbank. Um Ihre Benutzer besser zu bedienen, müssen Sie Inhalte erstellen, die leichter zu konsumieren sind. Fügen Sie multimediale Inhalte zur Ergänzung von Tutorials und Anleitungen hinzu. Und verwenden Sie Formatierungen, um die Lesbarkeit zu verbessern.

Der Zugriff auf einen großartigen Content-Editor ist der Schlüssel zur Erstellung und Bearbeitung aller Arten von Wissensinhalten. Wichtiger ist, dass Ihre Redakteure den Editor nutzen können, ohne auf frustrierenden Code und Styleguides angewiesen zu sein.

Kontinuierlich aktualisieren und verbessern

Die Arbeit am Aufbau einer effizienten Wissensdatenbank wird niemals abgeschlossen sein. Sie müssen Wissensartikel kontinuierlich aktualisieren, neue Inhalte hinzufügen und sie regelmäßig verbessern, um Ihren Benutzern besser dienen zu können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Wissensdatenbank-Software Funktionen enthält, die diesen Prozess für Sie reibungslos gestalten.

Sammeln Sie Benutzerfeedback

Eine der besten Strategien zur Verbesserung Ihrer Wissensdatenbankartikel und -inhalte ist das Sammeln von Benutzerfeedback. Es ist der beste Weg, um herauszufinden, welche Artikel am besten funktionieren und welche überarbeitet werden müssen. Selbst die Hinzufügung eines einfachen Daumen-hoch-Systems trägt wesentlich zum Sammeln von Benutzerfeedback bei.

Für Auffindbarkeit optimieren

Zusätzlich zur Hinzufügung einer Suchfunktion und der Strukturierung von Inhalten in Ihrer Wissensdatenbank sollten Sie die Inhalte auch für die Auffindbarkeit optimieren. Dies ist besonders wichtig für öffentliche Wissensdatenbanken. Verwenden Sie Suchmaschinenoptimierungsstrategien, um Wissensartikel auf Google für verschiedene Schlüsselwörter zu ranken.

So organisieren Sie Ihre Wissensdatenbank

Um Effizienz und Leistung zu steigern, sollten Sie Ihre Wissensdatenbank gut organisiert halten. Es gibt einige Strategien, die Sie zur Organisation einer Wissensdatenbank verwenden können.

• Verwenden Sie Kategorien: Ein Kategorisierungssystem ermöglicht es Ihnen, Artikel nach spezifischen Themen zu organisieren. Dies hilft Benutzern, Artikel ohne Frustration zu finden. Und hilft Ihnen auch bei der Aktualisierung der Wissensdatenbank.
• Artikelreihenfolge: Sie können auch wichtige Anleitungen, Tipps und die nützlichsten Artikel oben oder auf der Homepage hervorheben. Es ist eine großartige Möglichkeit, beliebte Artikel leichter auffindbar zu machen.
• Analysen nutzen: Verfolgen Sie, wie Benutzer Ihre Website durchsuchen. Erfahren Sie, welche Artikel sie am häufigsten lesen. Finden Sie heraus, wohin sie als Nächstes navigieren. Nutzen Sie solche Erkenntnisse, um die Wissensdatenbank besser zu organisieren.

So steuern Sie den Zugriff & die Berechtigungen

Die Kontrolle darüber, wer Zugriff auf welche Teile der Wissensdatenbank erhält, ist entscheidend für die Aufrechterhaltung einer gesunden Umgebung für Ihr Team und Ihre Benutzer.

Zum Beispiel sollte eine private Wissensdatenbank für ein Kundensupport-Team die Benutzerzugriffskontrolle beinhalten. Dies beschränkt den Zugriff des Agenten auf bestimmte Abschnitte, die nur für seine Abteilung relevant sind.

Ein weiteres Beispiel ist die Kontrolle des Zugriffs auf Inhaltseditoren. Sie können steuern, welche Artikel Kopierredakteure bearbeiten und veröffentlichen können. Oder sogar einschränken, welche Artikel von Benutzern angezeigt werden können.

Eine der besten Möglichkeiten, Zugriff und Berechtigungen zu kontrollieren, ist die Erstellung von Benutzergruppen mit spezifischen Rollen.

WordPress verfügt über ein integriertes Benutzerrollen-Verwaltungssystem, das diesen Prozess vereinfacht. Damit können Sie Berechtigungen festlegen, z. B. wer Inhalte bearbeiten und veröffentlichen kann. Wer verschiedene Kategorien anzeigen kann. Und vieles mehr.

WordPress verfügt auch über Plugins zur Erstellung benutzerdefinierter Benutzerrollen. User Role Editor ist ein leistungsstarkes kostenloses Plugin, mit dem Sie ein erweitertes Benutzerrollensystem einrichten können.

5 beste Tools für Wissensmanagement

Dies sind einige der Tools, die Sie verwenden können, um das Beste aus Ihrer Wissensdatenbank und Ihrem Wissensmanagementprozess herauszuholen.

Heroic KB

• Preis: 129 $

Heroic KB ist ein unverzichtbares Plugin für jede Wissensdatenbank, die mit WordPress erstellt wurde. Dieses Plugin kann praktisch jede WordPress-Website in ein vollständiges Wissensmanagementsystem verwandeln. Es enthält viele nützliche Funktionen wie Inhaltsreihenfolge, Anhänge, Artikel-Feedback und Analysen, um den Wissensmanagementprozess erheblich zu vereinfachen.

Microsoft Office

• Preis: 8,25 $ pro Benutzer pro Monat

Dies ist ein Kinderspiel. Natürlich benötigen Sie Zugriff auf eine großartige Textverarbeitungssoftware, um alle Wissensartikel zu erstellen und zu formatieren. Während Google Docs zugänglicher ist, bietet Microsoft Office erweiterte Tools und Offline-Zugriff, was es zur am besten geeigneten Option für Unternehmen und Konzerne macht.

LearnDash

• Preis: 199 $

Als Unternehmen müssen Sie Programme erstellen, um Ihre Mitarbeiter zu unterrichten und zu schulen. Mit LearnDash können Sie ganz einfach eine vollständige Lernplattform in Ihrer WordPress-Installation einrichten. Das Plugin enthält alle Tools, die Sie zum Erstellen von multimedialen Kursinhalten, Hilfeführern, Tutorials und vielem mehr benötigen. Und integrieren Sie diese mit Ihrer privaten Wissensdatenbank.

HubSpot CRM

• Preis: Kostenlos

Die Integration eines CRM mit Ihrer Wissensdatenbank kann viele Vorteile bringen. Ein Customer-Relationship-Management-System erleichtert die Speicherung und Verwaltung aller Kundendaten, die Erstellung von Workflows und vieles mehr. HubSpot CRM ist eine großartige Lösung, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können. Es ist kostenlos und unterstützt die Integration mit WordPress.

Yoast SEO

• Preis: Kostenlos

Yoast SEO ist ein nützliches WordPress-Plugin zur Optimierung Ihrer Wissensdatenbankartikel für Suchmaschinen. Es ermöglicht Ihnen, jeden Artikel in Ihrer Wissensdatenbank mit Schlüsselwörtern und Meta-Beschreibungen zu optimieren. Das Plugin hilft Ihnen auch bei der Optimierung der Lesbarkeit von Artikeln.

Zusammenfassung

Die Verwaltung und Pflege einer effizienten Wissensdatenbank ist ein Lernprozess.

Hören Sie hier nicht auf. Lernen Sie weiter und finden Sie weitere Strategien und Tools, um Ihre Wissensdatenbank zu verbessern.

Erkunden Sie gerne unseren Blog für weitere Anleitungen und Strategien. Und schauen Sie sich unsere Sammlung von Wissensdatenbank-Software an, um ein besseres Wissensdatenbanksystem aufzubauen.