So erstellen Sie eine WordPress-Dokumentenbibliothek, Schritt-für-Schritt-Anleitung

Unter den wenigen Dingen, die Sie höchstwahrscheinlich brauchen, aber nicht wissen, dass Sie sie brauchen, ist eine WordPress-Dokumentenbibliothek. Warum? Nun, weil die Dokumentenverwaltung ein echtes Problem mit echten Auswirkungen ist. Und WordPress bietet eine effektive Lösung.

Da Dokumente einen großen Teil der Dokumentation und des Wissensaustausch-Mixes eines Unternehmens ausmachen, führt die Schwierigkeit, sie zu finden, zu spürbaren Produktivitätsverlusten – etwa 4,5 Stunden pro Woche!

Nun, Sie haben einige Optionen, um eine digitale Dokumentenbibliothek zu erstellen, um dieses Problem zu lösen. Sie haben vollwertige Dokumentenbibliothekslösungen wie Sharepoint (eine beliebte Wahl bei Microsoft-Benutzern). Sie haben auch Ihr Google Drive. Und natürlich funktionieren auch Optionen wie Box und Dropbox gut.

Das Problem hierbei ist jedoch, dass Ihre Dokumente überall landen, was die Suche erschwert. Außerdem benötigen alle Ihre Mitarbeiter Konten für all diese Lösungen, um nahtlosen Zugriff zu haben. Wenn sie also an etwas arbeiten und ein Dokument benötigen, um es abzuschließen, müssen sie einen Dienst besuchen, um es abzurufen.

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Die Lösung? Eine WordPress-Dokumentenbibliothek erstellen

Eine gute Lösung für diese Herausforderung der Dokumentenverwaltung ist die Hinzufügung einer Dokumentenbibliothek direkt zu Ihrer WordPress-Website, sodass alle Mitglieder Ihrer Website – Ihre Mitarbeiter – schnell und an einem einzigen Ort auf die benötigten Dokumente zugreifen können.

Eine WordPress-Dokumentenbibliothek hilft Ihnen nicht nur, Dokumente intern innerhalb Ihres Unternehmens zu teilen, sondern auch öffentlich mit Ihren Kunden.  

Schauen wir uns also an, wie Sie eine WordPress-Dokumentenbibliothek erstellen und alle Dokumente, die Ihre Mitarbeiter und Kunden verwenden, direkt auf Ihre WordPress-Website bringen können. Betrachten Sie dies als die Erstellung eines leichtgewichtigen, auf WordPress basierenden Dokumentenmanagementsystems.

Schritt #1: Erstellen Sie eine Struktur für Ihre digitale WordPress-Bibliothek

Um die vollständigste und nutzbarste Dokumentenbibliothek zu erstellen, die alle Dokumente enthält, die sie enthalten sollte, benötigen Sie eine solide Struktur. Diese Struktur sagt Ihnen, welche Dokumente Sie benötigen und wo jedes hingehört (damit Ihre Bibliothek nicht zu einem digitalen Dokumenten-Dump wird).

Um dies zu erreichen, denken Sie in Bezug auf die verschiedenen Kategorien, zu denen Ihre Dokumente gehören. Zum Beispiel:

• Vorlagen f r Stellenangebote, Entw rfe f r Ernennungsschreiben, Mitarbeiter-Umfrageformulare k nten alle in die HR-Kategorie fallen.
• Mitteilungen, Vorlagen für Nutzungsbedingungen, Vorlagen für Vertraulichkeitsvereinbarungen könnten der Rechtskategorie zugeordnet werden.
• Handbücher, Benutzerhandbücher, Datenblätter würden alle in die technische Kategorie passen.

Und so weiter.

Am Ende dieses Schritts sollten Sie, wenn Sie eine WordPress-Dokumentenbibliothek für den internen Gebrauch erstellen, eine Liste der Dokumente für alle Ihre internen Prozesse erstellt haben. Sie können auch teamweise denken und dies vereinfachen. Notieren Sie dazu alle Teams in Ihrem Unternehmen und listen Sie dann die Dokumente auf, die jedes Team verwendet. 

Ebenso sollten Sie, wenn Sie eine für Ihre Kunden erstellen, wissen, welche Dokumente/Dateien sie benötigen, um das zu tun, was sie tun möchten. Überprüfen Sie Ihre Support-Themen, um zu sehen, was dies sein könnte. Wenn Sie zum Beispiel eine Karriereberatung betreiben und Ihren Benutzern helfen, gute Lebensläufe zu erstellen, könnten Sie ein ideales Lebenslauf-Format in Ihre Support-Inhalte hochladen und es als Download direkt auf Ihrer Support-Seite anbieten. 

Sie verstehen, worum es geht.

Entdecken Sie: Die besten Betreffzeilen f r Lebensl ufe

Schritt #2: Definieren Sie Zugriffsebenen für jedes einzelne Dokument 

Die Nutzung Ihrer WordPress-Website zur Bereitstellung einer privaten, unternehmensweiten Dokumentenbibliothek ist ziemlich einfach, da WordPress Ihnen erlaubt, den Zugriff auf Ihre Inhalte auf nur angemeldete Benutzer – Ihre Mitarbeiter – zu beschränken. Da Sie hier keine sensiblen Dokumente speichern werden, funktioniert diese Regelung natürlich gut. Viele Plugins helfen Ihnen auch dabei, den Zugriff auf die Inhalte Ihrer Website einzuschränken.

Das öffentliche Teilen von Dokumenten (über z. B. einen Ressourcen-Tab oder eine öffentliche Self-Service-Support-Inhaltsbasis) über WordPress ist noch einfacher, da die Seiten und Beiträge von WordPress, selbst die, zu denen Sie Anhänge/Dokumente hochgeladen haben, standardmäßig öffentlich sind.

Entdecken Sie: So erstellen Sie eine interne Wissensdatenbank

Schritt #3: Fügen Sie die Dokumente hinzu!

WordPress unterstützt eine Dokumentenbibliothek nicht von Haus aus, aber mit KnowAll können Sie schnell eine erstellen. 

KnowAll ist im Grunde eine auf WordPress basierende Wissensdatenbank-Software, mit der Sie sowohl interne als auch kundenorientierte, öffentliche Wissensdatenbanken erstellen können. Und da Wissensdatenbank-Inhalte – insbesondere solche aus internen Mitarbeiter-Wissensdatenbanken – oft Dokumente benötigen, ist KnowAll ideal für deren Erstellung. Man könnte sagen, dass es mit seiner Unterstützung für Dokumente als leichte WordPress-Dokumentenlösung fungiert, zumindest was Support-Inhalte betrifft.

Um Ihre Dokumente hochzuladen, gehen Sie einfach wie folgt vor:

• Implementieren Sie die im ersten Schritt finalisierte Struktur, indem Sie die relevanten Kategorien zu Ihrer WordPress-Website hinzufügen.
• Füllen Sie Ihre Kategorien mit den entsprechenden Wissensartikeln.
• Laden Sie Dokumente zu allen Wissensdatenbankartikeln hoch, die diese benötigen.

Da haben Sie es! Ihre ganz eigene WordPress-Dokumentenbibliothek. (Wenn Sie brigens nur mit PDFs arbeiten, finden Sie hier weitere M glichkeiten, diese zu Ihrer WordPress-Website hinzuzuf gen.)

Es ist nicht dazu gedacht, alles zu tun, was ein Dokumentenmanagementsystem leistet ... aber es kann Ihren Mitarbeitern/Kunden Dokumente zur Verfügung stellen, wenn sie diese benötigen. Und das ist die Idee!

Um Ihre Bibliothek zu pflegen, kehren Sie von Zeit zu Zeit dorthin zurück, um die neuesten Dokumente hochzuladen, wenn neuere Versionen verfügbar sind. Löschen Sie auch ungenutzte Dateien, da diese zur Speicherauslastung beitragen.

Zusammenfassend lässt sich sagen 

Das Beste an der Erstellung einer WordPress-Dokumentenbibliothek ist, dass Sie allen Ihren Mitarbeitern Zugriff auf alle Ihre Dokumente gewähren können, ohne dass jeder einen Abonnementplan benötigt. Und ein einziges System (Ihre Wissensdatenbank!) hält alles zusammen, von den eigentlichen Kenntnissen bis hin zu den Dokumenten, die sie untermauern oder für deren Umsetzung benötigt werden. So bleibt niemand stecken. 

Das Hinzufügen von Dokumenten ist ebenfalls so einfach wie das Anhängen von Dateien, sodass jeder in Ihrem Team bei Bedarf weitere Dateien hochladen kann; er muss keine Programmierkenntnisse haben.

Sie sind dran: Sind Sie bereit, eine WordPress-Dokumentenbibliothek zu erstellen, um Ihre Wissensarbeiter zu unterst tzen? Schauen Sie sich KnowAll an. Erz hlen Sie uns auch, wie Sie derzeit Dokumente in Ihrem Unternehmen verwalten. 

Chris Hadley Gründer

Chris ist der Gründer von HeroThemes. Mit tiefen Wurzeln im WordPress-Ökosystem hat er über ein Jahrzehnt damit verbracht, Tools zu entwickeln, die Unternehmen helfen, einen besseren Kundensupport zu bieten – darunter Heroic KB und Heroic Inbox. Über den HeroThemes-Blog schreibt er über Wissensdatenbankstrategien, Self-Service-Support und wie Teams KI einsetzen können, um ihre Hilfeinhalte effektiver zu gestalten. Er hat eine Leidenschaft dafür, komplexe Support-Herausforderungen in einfache, elegante Lösungen zu verwandeln.

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