Comment créer une bibliothèque de documents WordPress

Parmi les choses dont vous avez probablement besoin sans le savoir, il y a une bibliothèque de documents WordPress. Pourquoi ? Parce que la gestion des documents est un problème réel, avec un impact réel. Et WordPress offre une solution efficace.

Comme les documents constituent une part importante de la documentation et du partage des connaissances d'une entreprise, la difficulté à les trouver se traduit par des pertes de productivité tangibles - environ 4,5 heures par semaine !

Aujourd'hui, vous disposez de plusieurs options pour créer une bibliothèque de documents numériques afin de résoudre ce problème. Vous avez des solutions complètes de bibliothèque de documents comme Sharepoint (un choix populaire chez les utilisateurs de Microsoft). Vous avez également Google Drive. Et, bien sûr, des options comme Box et Dropbox fonctionnent également très bien.

Le problème est que vos documents se retrouvent un peu partout, ce qui rend la recherche difficile. De plus, tous vos employés ont besoin de comptes sur toutes ces solutions pour y accéder de manière transparente. Ainsi, lorsqu'ils travaillent sur un projet et qu'ils ont besoin d'un document pour le mener à bien, ils doivent se rendre sur un service pour l'obtenir.

La solution ? Construire une bibliothèque de documents WordPress

Une bonne solution à ce problème de gestion des documents consiste à ajouter une bibliothèque de documents à votre site web WordPress, de sorte que tous les membres de votre site web - vos employés - puissent accéder rapidement aux documents dont ils ont besoin en un seul endroit.

Une bibliothèque de documents WordPress ne vous aide pas seulement à partager des documents en interne au sein de votre entreprise, mais aussi publiquement avec vos clients.  

Voyons donc comment vous pouvez créer une bibliothèque de documents WordPress et apporter tous les documents que vos employés et vos clients utilisent directement sur votre site web WordPress. Il s'agit de créer un système léger de gestion de la documentation basé sur WordPress. 

Étape 1 : Construire une structure pour votre bibliothèque numérique WordPress

Pour créer la bibliothèque documentaire la plus complète et la plus utilisable possible, qui héberge tous les documents qu'elle devrait contenir, vous avez besoin d'une structure solide. Cette structure vous indique les documents dont vous avez besoin et la place de chacun d'entre eux (afin que votre bibliothèque ne devienne pas un dépotoir de documents numériques).

Pour ce faire, pensez aux différentes catégories auxquelles appartiennent vos documents. Par exemple :

• Les modèles d'emploi, les projets de lettres de nomination, les formulaires d'enquête auprès des employés peuvent tous être classés dans la catégorie RH.
• Les avis, les modèles d'accords de conditions d'utilisation, les modèles d'accords de confidentialité pourraient être classés dans la catégorie juridique.
• Les manuels, les guides d'utilisation et les fiches techniques entrent tous dans la catégorie technique.

Et ainsi de suite.

À la fin de cette étape, si vous créez une bibliothèque de documents WordPress à usage interne, vous devriez avoir dressé une liste de documents pour tous vos processus internes. Vous pouvez également penser en termes d'équipes et simplifier cette étape. Pour ce faire, notez toutes les équipes de votre entreprise et dressez la liste des documents utilisés par chacune d'entre elles. 

De même, si vous en construisez un pour vos clients, vous devez savoir quels sont les documents/fichiers dont ils ont besoin pour faire ce qu'ils cherchent à faire. Passez en revue vos rubriques d'assistance pour voir de quoi il pourrait s'agir. Par exemple, si vous gérez un cabinet de conseil en carrière et que votre service consiste à aider vos utilisateurs à créer de bons CV, vous pourriez télécharger un format de CV idéal dans votre contenu d'assistance et l'offrir en tant que document téléchargeable directement sur votre page d'assistance. 

Vous l'aurez compris.

Étape 2 : Définir des niveaux d'accès pour chaque document 

Utiliser votre site web WordPress pour alimenter une bibliothèque de documents privée à l'échelle de l'entreprise est assez facile car WordPress vous permet de restreindre l'accès à votre contenu aux seuls utilisateurs connectés, c'est-à-dire à vos employés. Naturellement, comme vous ne sauvegarderez pas de documents sensibles, cet arrangement fonctionne bien. De nombreux plugins vous permettent également de restreindre l'accès au contenu de votre site web.

Partager des documents publiquement (via, par exemple, un onglet de ressources ou une base de contenu de support en libre-service) via WordPress est encore plus facile, car les pages et les articles de WordPress, même ceux pour lesquels vous avez téléchargé des pièces jointes/documents, sont publics par défaut.

Étape 3 : Ajouter les documents !

WordPress ne prend pas en charge une bibliothèque de documents dès sa sortie de l'emballage, mais avec KnowAllvous pouvez rapidement en créer une. 

Fondamentalement, KnowAll est un logiciel de base de connaissances basé sur WordPress qui vous permet de créer des bases de connaissances publiques internes et orientées vers le client. Et parce que le contenu des bases de connaissances - en particulier celui des bases de connaissances internes des employés - a souvent besoin de documents, KnowAll est idéal pour en créer. On pourrait dire qu'avec son support pour les documents, il se double d'une solution de document WordPress légère, au moins en ce qui concerne le contenu de support.

Pour télécharger vos documents, procédez comme suit :

• Mettez en œuvre la structure que vous avez finalisée lors de la première étape en ajoutant les catégories pertinentes à votre site web WordPress.
• Complétez vos catégories avec les articles de connaissance appropriés.
• Téléchargez des documents dans tous les articles de la base de connaissances qui en ont besoin.

KnowAll fonctionne très simplement : il suffit d'ajouter des pièces jointes à vos articles et le tour est joué. Il n'est pas nécessaire de créer des types d'articles personnalisés ou quoi que ce soit d'autre - tout est fait pour vous. Il vous suffit de visiter l'article du contenu de soutien qui pourrait utiliser un document/fichier et de télécharger votre fichier comme vous le feriez par courrier électronique.

Et voilà ! Votre propre bibliothèque de documents WordPress. (D'ailleurs, si vous ne travaillez qu'avec des PDF, voici d' autres façons de les ajouter à votre site WordPress).

Il n'est pas censé faire tout ce que fait un système de gestion des documents... mais il peut offrir des documents à vos employés/clients lorsqu'ils en ont besoin. Et c'est là l'idée !

Pour entretenir votre bibliothèque, revenez-y de temps en temps pour télécharger les documents les plus récents si de nouvelles versions sont disponibles. Supprimez également les fichiers inutilisés, car ils sont pris en compte dans l'espace de stockage.

Pour conclure... 

L'avantage de créer une bibliothèque de documents WordPress est que vous pouvez donner accès à tous vos documents à tous vos employés sans avoir à souscrire à un plan d'abonnement. Un seul système (votre base de connaissances !) regroupe tout, depuis les connaissances proprement dites jusqu'aux documents qui les alimentent ou qui sont nécessaires à leur mise en œuvre. Personne n'est donc bloqué. 

L'ajout de documents est également aussi simple que de joindre des fichiers, de sorte que n'importe quel membre de votre équipe peut télécharger d'autres fichiers au fur et à mesure des besoins ; il n'a pas besoin de connaître le codage.

À vous de jouer : Envie de créer une bibliothèque de documents WordPress pour vos travailleurs du savoir ? Consultez le site KnowAll. Dites-nous également comment vous gérez actuellement les documents dans votre entreprise.