Manuel utilisateur logiciel : Le guide ultime avec un modèle

Vous ne savez pas comment rédiger un manuel utilisateur pour votre produit logiciel ? Je vais vous apprendre comment avec ce modèle de manuel utilisateur logiciel facile à suivre.

Si vous voulez aider vos utilisateurs à tirer le meilleur parti de votre produit de la manière la plus efficace possible, la création d'un manuel utilisateur logiciel de qualité est un excellent point de départ.

En fournissant aux utilisateurs le contenu dont ils ont besoin pour apprendre et dépanner votre produit par eux-mêmes, vous pouvez les aider à réussir sans qu'ils aient besoin de contacter vos canaux de support humain. 

Cela ne facilite pas seulement les choses pour vos utilisateurs, mais peut également réduire le nombre de demandes de support pour votre entreprise, ce qui vous fait gagner du temps et de l'argent.

Alors, comment créer le manuel utilisateur logiciel parfait pour vos utilisateurs ? C'est le but de ce guide.

Allons-y !

Qu'est-ce qu'un manuel utilisateur logiciel ?

Un manuel utilisateur logiciel est une documentation qui fournit des informations sur la façon d'utiliser et de gérer votre application ou produit logiciel.

Votre manuel utilisateur logiciel peut inclure des guides de démarrage, des instructions, des glossaires, des conseils de dépannage et d'autres types de contenu similaires. 

Essentiellement, il comprend toutes les informations dont vos utilisateurs ont besoin pour tirer de la valeur de votre logiciel.

Généralement, il commencera par les étapes d'installation, puis couvrira un aperçu général de l'interface et de la façon d'utiliser les différentes fonctionnalités, puis abordera le dépannage et les FAQ si nécessaire. Encore une fois, nous partagerons un modèle de manuel utilisateur logiciel plus détaillé ci-dessous.

Exemples de manuels utilisateurs logiciels

Manuel utilisateur logiciel Forklift 3, qui aborde directement l'explication de l'interface.

Pour un autre exemple, regardez le contenu de démarrage de Slack, qui explique également directement l'interface de Slack.

Pourquoi est-il important de créer un manuel utilisateur de logiciel ?

Il y a deux grandes raisons de créer un manuel utilisateur de logiciel pour votre produit :

1. Amélioration de l'expérience utilisateur : En permettant aux utilisateurs d'apprendre plus facilement à utiliser votre logiciel et de maximiser la valeur qu'ils en retirent, vos utilisateurs auront de meilleures expériences.
2. Réduction de la charge de support : En donnant aux utilisateurs la possibilité de résoudre leurs propres problèmes, vous pouvez réduire la charge sur vos canaux de support humains. Ceci est particulièrement vrai si vous combinez votre manuel utilisateur avec d'autres types de contenu de support tels qu'une base de connaissances et/ou des foires aux questions (FAQ).

Comment rédiger un manuel utilisateur de logiciel en quatre étapes

Maintenant, passons au guide général étape par étape sur la façon de rédiger un manuel utilisateur de logiciel. Dans la section suivante, j'aborderai également certaines des meilleures pratiques pour la rédaction de manuels utilisateurs.

Si vous êtes intéressé par un aperçu plus général de ces sujets, nous avons également un guide sur la façon de créer tout type de manuel utilisateur.

1. Planifiez la structure de votre manuel utilisateur logiciel

Avant de commencer à créer du contenu pour votre manuel, définissez d'abord correctement la structure de votre manuel.

Pour rendre votre manuel aussi complet que possible, vous pourriez vouloir réunir plusieurs parties prenantes clés pour vous aider à y parvenir.

Par exemple, cela pourrait inclure le succès client, les ventes, etc. – toute personne qui sait comment aider les utilisateurs à tirer le meilleur parti du produit. Dans certains cas, vous pourriez également avoir besoin de faire appel à du personnel plus technique pour vous aider avec des détails plus avancés.

Bien sûr, si vous gérez un projet en solo, vous porterez toutes ces casquettes vous-même. C'est la joie d'être un fondateur solo.

Une fois que vous avez les détenteurs de connaissances pertinents en place, vous pouvez élaborer le plan de votre manuel utilisateur.

Voici le modèle de manuel utilisateur de logiciel que vous pouvez suivre pour créer votre premier manuel utilisateur :

Vous n'êtes pas obligé de suivre ce modèle de manuel utilisateur de logiciel exactement – c'est juste un point de départ pour vous donner une idée de ce que vous pourriez vouloir inclure.

2. Créez le contenu de votre manuel utilisateur logiciel

Une fois que vous avez votre plan, vous êtes prêt à commencer à créer le contenu de votre manuel utilisateur logiciel.

La majeure partie de votre contenu sera du texte, mais n'oubliez pas d'inclure également des images, des GIF et des vidéos pertinents.

Bien que cette étape prenne probablement le plus de temps, nous gardons cette section brève pour l'instant car, dans la section suivante, nous partagerons quelques meilleures pratiques pour la création de manuels utilisateurs logiciels afin d'aider votre équipe à créer un contenu de manuel utilisateur efficace.

Qui écrit votre contenu dépendra de la taille de votre organisation et de la complexité de votre produit. Si vous n'avez pas de rédacteur technique dédié dans votre personnel, vous pourriez avoir besoin d'attribuer le contenu à votre équipe de succès client ou à votre équipe technique, en fonction de la complexité de votre logiciel.

Ou, si vous êtes un fondateur solo, vous serez probablement la meilleure personne pour rédiger le contenu de votre manuel car vous avez la compréhension la plus approfondie de votre contenu. Vous pouvez toujours engager un éditeur pour vous aider à améliorer votre première ébauche.

Voici quelques meilleures pratiques pour la rédaction de votre manuel utilisateur logiciel :

Maintenant que vous comprenez le processus de base pour écrire un manuel utilisateur logiciel, passons en revue quelques meilleures pratiques pour créer un contenu de manuel utilisateur efficace.

1. Comprenez qui est votre public

Si vous voulez créer un contenu de manuel utilisateur utile, il est essentiel de savoir pour qui vous écrivez :

• D'où viennent vos utilisateurs.
• Ce qu'ils essaient d'accomplir avec votre logiciel.
• Les points de douleur qu'ils rencontrent.
• Leur niveau de connaissance général de votre secteur et/ou de tout domaine technique pertinent.
• Pour quelle entreprise ils travaillent (ou s'ils sont des utilisateurs indépendants).

Disons que votre logiciel traite de Salesforce. Si vos utilisateurs cibles sont des administrateurs Salesforce expérimentés, votre contenu serait très différent de celui si vos utilisateurs cibles sont les commerciaux eux-mêmes.

Vous avez probablement déjà une bonne compréhension de vos utilisateurs cibles grâce à votre travail existant. Cependant, si vous n'êtes pas sûr, vous pouvez utiliser des personas clients, des sondages et des entretiens pour acquérir une compréhension plus approfondie.

2. Utiliser une structure et une organisation logiques

Nous avons abordé ce point à la première étape de la section précédente, mais il est important d’organiser votre manuel d’utilisation de manière optimale pour qu’il soit facile pour les utilisateurs de tirer parti de votre contenu.

Il existe différentes manières d’organiser votre manuel d’utilisation, et vous pouvez utiliser plusieurs approches dans différentes sections :

• Expérience linéaire : Vous pouvez organiser votre manuel de la manière dont les utilisateurs vont expérimenter les choses. Par exemple, vous pourriez commencer par « Installation » comme première section, puis passer à la première action après l’installation dans la section suivante.
• Fonctionnalité : Vous pouvez organiser le contenu de votre manuel en fonction des différentes fonctionnalités de votre logiciel.
• Dépannage : Vous pouvez rassembler les étapes courantes de dépannage en un seul endroit.

Il est tout à fait acceptable d’utiliser plusieurs approches au sein de votre manuel. Vous pourriez commencer par organiser les choses de manière linéaire pour le processus d’installation.

Mais une fois que vous avez couvert l’installation et que les utilisateurs peuvent commencer à utiliser votre logiciel de différentes manières, vous pourriez passer à une approche d’organisation basée sur les fonctionnalités.

3. Gardez votre écriture simple et cohérente

Pour rendre votre manuel d’utilisation logicielle aussi accessible que possible, il est important de garder votre écriture aussi simple que possible.

Voici quelques meilleures pratiques à garder à l'esprit pour y parvenir :

1. N’utilisez pas de jargon ni de mots compliqués – tous vos utilisateurs n’auront pas les mêmes connaissances en ce qui concerne votre secteur d’activité et/ou le langage de votre produit, il est donc important d’éviter le jargon technique inutile et le vocabulaire confus. Vous pouvez tester votre contenu avec des outils comme le test Flesch Reading Ease pour trouver des problèmes.
2. Évitez la voix passive – l'utilisation de la voix passive peut être particulièrement déroutante dans un manuel d'utilisation. Par exemple, au lieu d'utiliser une voix passive telle que « Sauvegarder une copie de votre brouillon peut être fait en appuyant sur le bouton Sauvegarder le brouillon », il est préférable d'utiliser une voix active telle que « Appuyez sur le bouton Sauvegarder le brouillon pour sauvegarder une copie de votre brouillon. »
3. Utilisez des phrases courtes – diviser votre contenu en phrases courtes permet aux utilisateurs de mieux assimiler et parcourir le contenu de votre manuel d'utilisation. Dans la mesure du possible, évitez les longs paragraphes (également appelés « murs de texte »).
4. Restez cohérent – l'utilisation d'une terminologie et d'une mise en forme cohérentes facilitera la compréhension de votre manuel par les utilisateurs. Par exemple, si vous utilisez toujours une liste numérotée pour énumérer les étapes individuelles d'une tâche donnée, essayez de conserver cette mise en forme dans l'ensemble de votre manuel d'utilisation.
5. Évitez les problèmes de grammaire – assurez-vous de ne pas avoir de fautes grammaticales qui pourraient rendre votre manuel plus difficile à comprendre pour les utilisateurs. Vous pouvez vérifier cela à l'aide d'outils tels que Grammarly et Hemingway.

4. Inclure des images et des vidéos lorsque cela est utile

Bien que le contenu textuel constitue la base de votre manuel d'utilisation, incluez des images et des vidéos lorsque cela est pertinent.

L'adage « une image vaut mille mots » est peut-être un cliché, mais il peut certainement être vrai lorsque vous essayez d'expliquer comment les utilisateurs peuvent tirer parti de votre produit logiciel.

Pour aider à expliquer les concepts de votre texte, vous pouvez ajouter des images annotées ou des GIF qui démontrent ce dont vous parlez.

Par exemple, Slack fait un excellent travail d'annotation des images d'introduction de son interface.

Le contenu vidéo peut également être utile pour certains utilisateurs. Cependant, vous devez faire attention à ne vous fier uniquement au contenu vidéo, car ce n’est pas toujours le moyen optimal pour les utilisateurs de consommer le contenu d’un manuel logiciel. 

Si un utilisateur essaie simplement de résoudre un problème spécifique, il lui est généralement beaucoup plus facile de trouver ce détail dans un contenu textuel que dans une vidéo.

3. Publiez votre manuel utilisateur logiciel

Une fois que vous avez le contenu de votre manuel utilisateur logiciel, vous devez publier votre manuel d’une manière qui permette aux utilisateurs de le consommer facilement.

La plupart des logiciels de base de connaissances ou de documentation devraient fonctionner correctement pour un manuel utilisateur logiciel, bien que vous puissiez toujours coder votre propre solution si vous vous sentez trop limité. Certaines entreprises publient également une version PDF du manuel utilisateur en plus de la version web.

Si vous recherchez un logiciel de manuel utilisateur qui vous offre une liste de fonctionnalités solides, une propriété complète de votre contenu et la flexibilité de personnaliser les choses selon vos besoins, vous pouvez utiliser Heroic Knowledge Base.

Heroic Knowledge Base est un plugin WordPress qui ajoute les fonctionnalités nécessaires à votre site Web, vous permettant de publier et de gérer votre manuel utilisateur de logiciel.

Vous aurez la pleine propriété de votre plateforme, ainsi que la flexibilité d'ajuster chaque élément selon vos besoins. Mais en même temps, Heroic Knowledge Base inclut toujours des fonctionnalités intégrées pour toutes les caractéristiques importantes dont votre manuel utilisateur de logiciel a besoin :

• Organisation des articles : vous pouvez organiser les articles de votre manuel logiciel en utilisant des catégories. Par exemple, vous pourriez avoir différentes catégories pour « Installation », « Interface », « Utilisation des fonctionnalités », « Dépannage », etc.
• Fonctionnalités de découverte de contenu : pour aider les utilisateurs à trouver rapidement le contenu pertinent, Heroic Knowledge Base inclut des fonctionnalités utiles de découverte de contenu telles que des suggestions de recherche en temps réel, une table des matières automatique, et plus encore.
• Système de retour d'information des utilisateurs : les utilisateurs peuvent partager leurs commentaires sur l'utilité de chaque article, ce qui vous permet de savoir ce que vous faites bien (et où vous devez vous améliorer).
• Analyses détaillées : vous pouvez suivre les articles qui reçoivent le plus de vues, les articles qui entraînent le plus de demandes de support humain, les termes que les utilisateurs recherchent, les recherches qui ne renvoient aucun résultat, et plus encore.

Pour d'autres excellentes options pour publier la version web du manuel utilisateur de votre logiciel, consultez nos listes de meilleurs logiciels de base de connaissances et meilleurs outils de documentation.

4. Mettez à jour le manuel utilisateur de votre logiciel en fonction des retours et des changements

Créer un manuel utilisateur de logiciel de qualité n'est pas une tâche unique. Il est important d'assigner des parties prenantes clés pour mettre à jour et réviser votre manuel si nécessaire.

Dans certains cas, ces mises à jour peuvent être requises par un changement dans votre logiciel. Par exemple, si vous ajoutez une nouvelle fonctionnalité ou modifiez l'interface de votre logiciel, vous devrez mettre à jour votre manuel utilisateur pour tenir compte de ces changements.

Dans d'autres cas, ces mises à jour peuvent découler des retours des utilisateurs. Par exemple, si vous constatez que les utilisateurs sont confus par un certain article, vous pourriez mettre à jour cet article pour le rendre plus utile.

Ou, si vous constatez que les utilisateurs recherchent un sujet qui n'existe pas dans le manuel utilisateur de votre logiciel, vous pourriez avoir besoin de créer un nouvel article pour couvrir ce sujet. 

Publier votre manuel utilisateur avec un outil comme Heroic Knowledge Base vous permettra de suivre facilement ces types d'analyses afin de surveiller et d'améliorer le contenu de votre manuel utilisateur.

Dernières réflexions

Cela conclut notre guide sur la façon d'écrire un excellent manuel utilisateur de logiciel qui mettra vos utilisateurs sur la voie du succès.

Si vous souhaitez la manière la plus simple de publier le manuel utilisateur de votre logiciel, vous pouvez utiliser le plugin Heroic Knowledge Base pour WordPress.

Heroic Knowledge Base est un plugin open-source qui vous permet d'exploiter le CMS WordPress pour créer votre propre manuel utilisateur de logiciel auto-hébergé, entièrement sous votre contrôle.

Dans le même temps, vous n'avez pas besoin de sacrifier la fonctionnalité car Heroic Knowledge Base offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour créer un excellent manuel utilisateur de logiciel. Ces fonctionnalités incluent des suggestions de recherche en direct, l'organisation par catégorie, la collecte des commentaires des utilisateurs, l'analyse, et plus encore.

Si vous êtes prêt à commencer, achetez Heroic Knowledge Base dès aujourd'hui et vous aurez un manuel utilisateur d'aspect professionnel en un rien de temps.