13 Best Technical Writing Tools and Software 2025 (Mostly Free)

Technical writing tools or software aren’t always about writing, they’re a way to present your content in a way that’s easier to understand.

To do this, you need a combination of tools such as documentation software, grammar and sentence checkers, tools for taking screenshots and editing them to add annotations, and video recorders.

In this guide, I have listed tools and software that I use on a daily basis to create technical content such as tutorials, how-to guides, release notes, code documentation, and technical blog posts. And I’m sure you’ll find 2–3 tools that will help you improve your technical content.

Passons directement aux outils !

What’s Technical Writing?

Technical writing is a form of communication that conveys complex information in a clear, concise, and accessible way.

We explored a lot about technical writing with one of our guides, and you can also explore one of Google’s course on technical writing. Here’s a quick, summarized version for you to quickly learn more about technical writing:

• Write for your audience. Study your audience’s level of knowledge, what they know, how they can learn better, and what they need to know.
• Begin with an introduction that states the key points that users will learn from the document.
• Focus each paragraph on a single topic, and keep sentences short.
• Be direct and specific.
• Use consistent terminology.
• Write in active voice.
• Use logical heading structure to break down your content. Research and create outline first.
• Use lists, images, videos to break down long sentences.
• Use a numbered list when ordering is important.
• Review and fix grammar and writing errors.
• Trim unnecessary content.

Where Technical Writing Is Needed?

Technical writing doesn’t have to be limited to specific fields. You can use the above writing concepts every where.

But, here are some fields where technical writing truly shines:

Industry	Common Use Cases
Logiciel	API docs, user guides, release notes
Engineering	Specs, safety manuals, SOPs
Healthcare	Device manuals, regulatory documents
Legal & Compliance	Policy manuals, standards compliance docs
Education	Course material, LMS guides
Digital Products	CMS/plugin docs, UX copy
Aerospace/Automotive	Equipment manuals, system procedures
Enterprise IT	Internal knowledge base, setup & troubleshooting docs

Types of Technical Writing Tools

There are many types of technical writing tools, each with a specific purpose, such as writing, formatting, collaborating, illustrating, publishing, and maintaining content.

• Word processing tools: To create written documents; usually these tools come with a collaboration features and a code-free environment.
• Help authoring tools: Specialized for creating user manuals, help centers, and online guides.
• Content management and documentation platforms: Tools for creating online documentation websites to host and manage content in a structured and searchable way that are suitable for non developers as well.
• Screen capture, video recorder, and annotation tools: Tools that easily let you capture your screen, record it, and edit them further.

What to Look for in Technical Writing Tools

While testing tools and software, I made sure that each tool listed in this guide is functional and reliable.

Putting aside needed set of features, you must consider following qualities from technical writing tools:

• Usability and User Experience (UX): A good writing tool or software must have an intuitive interface that is easy to use.
• Collaboration: Technical writing often involves a review process. To simplify it, look for a collaborative features such as commenting, group editing, and version control in your tools.
• Flexibility: You need the flexibility to create, export, or host content in multiple formats, such as PDF, HTML, or the Markdown language. You also need the ability to customize or create unique, responsive designs.
• Performance and Scalability: Tools should be fast and easy to scale as your needs grow.

Best Technical Writing Tools and Software

Tool Name	Key Features for Technical Writing	Free?	Tarification
Google Docs	Real-time collaboration, cloud-based editing, commenting, version history	✅	Gratuit
Base de connaissances héroïques	WordPress-based documentation, SEO-ready layouts, intuitive editor, user feedback tools	❌	From $149/year
SnagIt	Screen capture with markup tools, image/video combo recordings, templates for quick documentation	❌	$50/year/user
Camtasia	Advanced video editing, screen and webcam recording, interactive elements for tutorials	✅	$166/year/user
Grammarly	AI grammar/style correction, tone detection, clarity-focused writing suggestions	✅	$12/month/user
Trello	Kanban boards for content planning, checklist support, collaboration on project timelines	✅	From $5/per user/month
Document360	Knowledge base creation, markdown editor, analytics, version control, category/tag structure	✅	From $149/month
Adobe RoboHelp	Multi-channel publishing (HTML5, PDF, etc.), responsive HTML editor, advanced content reuse	❌	From $39.99/month
MadCap Flare	Content reuse, conditional tagging, single-sourcing across outputs, advanced style controls	❌	From $149/month
Adobe Acrobat	PDF creation/editing, comment tools, form integration, secure document sharing	❌	From $12.99/month
Snipaste	Instant screenshot and paste, customizable hotkeys, annotation support	✅	From $8.99/1 device
Métier à tisser	Screen/voice/webcam capture, link sharing, asynchronous communication via video	✅	From $15/month/user
Pixlr	Online image editing, background remover, templates, multi-format export	✅	From $2.49/month

There are many useful free and premium tools out there to help you create better technical content and save time, let’s take a look at some of the best.

1. Google Docs

It should almost go without saying, but Google Docs is the de facto writing tool for a lot of technical writers. It not only gives you full word processing right in your browser, but it also allows for easy comments and collaboration with other team members.

Key Features of Google Docs for Technical Writing:

• Easy to use visual editor.
• Support for multiple document types and export options, including .txt, .docx, .pdf, .html, and .md.
• Collaboration features such as document history, real-time group editing, commenting, and sharing.
• Built-in grammar and sentence checker.
• Tons of extensions to improve functionality.

Et oh oui, c'est aussi gratuit !

2. Heroic Knowledge Base – To Create Online Knowledge Base

Heroic Knowledge Base is a software tools that can help you create a website (or a portal) for your technical documents.

It’s a great way for publishing your technical writing online and making it accessible to your customers.

Key Features of Heroic Knowledge Base:

• Clean and modern default design that you can change or customize to your liking.
• Powerful WordPress block editor to create any kind of modern content layout and design without writing a single line of code.
• Live search suggestions, and easy to navigate.
• Organize your technical articles with categories and tags.
• Track what your users are searching with built-in analytics and reports.
• Get feedback from users.
• SEO optimized.
• Easy and inexpensive to scale because it’s based on your hosting.
• ChatGPT AI integration to easily get answers from your portal.

Pour créer votre propre base de connaissances, vous pouvez utiliser le thème de base de connaissances WordPress KnowAll ou le plugin Heroic KB pour ajouter une base de connaissances à n'importe quel thème WordPress.

Tarification

Heroic Knowledge Base pricing starts at $149/year for unlimited users, articles, and the features you need to get started.

Pour commencer, vous pouvez suivre nos guides sur :

• comment créer une base de connaissances WordPress
• Comment créer une documentation technique

3. SnagIt

SnagIt is a great tool for capturing short screen recordings or screenshots and marking them up with basic annotations as needed.

En utilisant un raccourci clavier ou un clic de souris, vous pouvez rapidement lancer un enregistrement ou prendre une capture d'écran de l'ensemble de votre écran ou d'une partie spécifique.

Pour les captures d'écran, vous pouvez également ajouter facilement des annotations telles que du texte, des flèches, des cases, etc. afin de rendre la capture d'écran plus claire et d'attirer l'attention des lecteurs sur certaines zones.

Useful Features Include:

• Outil permettant de documenter automatiquement les processus à plusieurs étapes.
• Créateur de GIF/Vidéo pour créer facilement une vidéo ou un GIF à partir d'une série d'images.
• La fonction de saisie de texte permet d'extraire le texte d'une capture d'écran ou d'une vidéo et de le coller dans votre éditeur de contenu.

Dans l'ensemble, il s'agit d'un outil très polyvalent pour les captures d'écran ou les courtes captures d'écran.

Tarification

SnagIt propose une version d'essai gratuite, mais coûte 50 $ par utilisateur à l'issue de la période d'essai.

4. Camtasia

While Loom and SnagIt are great for short-form, quick-hit explainer videos, sometimes you’ll need something more powerful that allows for editing and other tweaking. That’s where Camtasia comes in – it’s a multi-platform video editing tool that helps you create and edit short or long-form video content.

Vous pouvez enregistrer une partie ou la totalité de votre écran, avec la possibilité d'inclure du son et/ou le flux de votre webcam. Si nécessaire, vous pouvez également importer d'autres clips vidéo en plus de vos enregistrements.

Vous disposez ensuite d'un éditeur vidéo complet pour couper et améliorer votre vidéo selon vos besoins.

Dans l'ensemble, Camtasia est l'une des meilleures options pour l'édition vidéo multiplateforme.

Tarification

Camtasia has a free option with basic features and a subscription-based option that costs $166 per user.

5. Grammarly

Google Docs (or Word) includes its own spelling/grammar checker. But for a more heavy-duty look, you can use Grammarly, which offers a comprehensive check for both grammar and style.

L'un des avantages de l'utilisation de Grammarly pour l'édition de textes techniques est que vous pouvez fixer des "objectifs" pour votre écriture, ce qui permet à Grammarly d'adapter ses suggestions de style à vos objectifs d'écriture :

Tarification

Grammarly is free to start and free to use. For advanced features, you must subscribe to a premium plan, which costs $12 per user.

6. Trello

Trello is a really useful tool for managing technical writing projects. It doesn’t help with the writing itself, but it does help with managing your writing and tracking its status.

Si vous ne connaissez pas Trello, sachez qu'il vous permet d'utiliser des tableaux Kanban pour gérer n'importe quel type de projet.

Pour la rédaction technique, vous pouvez créer des fiches pour chaque élément de contenu sur lequel vous travaillez. Vous pouvez ensuite organiser ces fiches en différents tableaux, par exemple :

• Attribué
• En cours
• Dans l'édition
• Soumis
• Publié
• Etc.

Overall, it’s just generally a great tool for st

7. Document360 – Technical Documentation Software

Document360 is a technical documentation software delivers everything you need to support your technical writing.

Key Features of Document360 for Technical Documentation:

• AI-Powered search
• Markdown and WYSIWYG editor
• Contrôle des versions
• Localization
• Comprehensive security features, including SSL and database encryption
• 100% cloud-based architecture
• Enterprise SSO, auditing, backups, versioning, etc
• Integrates with Microsoft Teams, Slack, Zendesk, Freshdesk, Zapier, and more.
• Authoring tool is easy to use and provides a world-class authoring experience

You may use the tool to create the content, manage users, collect comments, and keep your content safe. It enables your internal teams to respond quickly to customer queries and relay the information they need. Also helps your customers to solve their queries instantly

Tarification

Vous pouvez obtenir un accès complet à Document360 avec un essai gratuit de 14 jours. Les plans commencent à 0$/mois avec 2 comptes d'équipe.

8. Adobe RoboHelp – Multi-Platform Authoring

Adobe RoboHelp is a popular help authoring tool for technical content. 

Il vous permet de créer du contenu dans différents formats, notamment Markdown, HTML5, Word, etc. Vous pouvez gérer votre contenu en un seul endroit, puis le publier sur différentes plateformes, notamment HTML5, PDF, Microsoft Help (CHM), une application mobile, etc.

Dans l'ensemble, il peut s'agir d'une bonne option si vous faites partie d'une organisation qui a besoin d'une publication multiplateforme pour du contenu technique.

Tarification

Adobe RoboHelp starts at $39.99 per month.

9. MadCap Flare – Multi-Platform Authoring

Like Adobe RoboHelp, MadCap Flare is another popular multi-platform solution for technical writers and content teams.

Vous pouvez importer du contenu via Word, Excel, HTML, PDF, des images, etc. Une fois que vous avez votre contenu, vous disposez d'outils pour le réviser et même le traduire dans de nouvelles langues si nécessaire.

Vous pouvez ensuite publier votre contenu sur plusieurs plateformes, notamment le web, l'impression, les applications de bureau et les applications mobiles.

Dans l'ensemble, il s'agit d'une autre option solide pour la rédaction technique intensive et la publication multiplateforme.

Tarification

Les prix de MadCap Flare commencent à 149 $/utilisateur/mois.

10. Adobe Acrobat

Adobe Acrobat is a useful tool for viewing or creating PDF files.

It’s a must-have if you need to create technical content in PDF format, as it allows for both basic text editing and rich formatting.

Tarification

You can get started with a free trial of Acrobat, but you’ll need a paid plan to create your own documents.

The full-featured Acrobat Pro paid plans cost $12.99 and work on Windows and Mac.

11. Snipaste

Snipaste is a really useful free alternative to SnagIt for taking annotated screenshots on a budget. It’s cross-platform, with versions for Windows and Mac, as well as a Linux version on the way.

À l'aide d'un raccourci clavier ou d'un clic de souris, il vous permet d'effectuer une capture d'écran de l'ensemble de votre écran ou d'une partie seulement. Vous pouvez ensuite ajouter des modifications de base telles que du texte, des flèches, des cases, des effets de flou, etc.

Useful Features for Technical Writing:

• Using a keyboard shortcut or mouse click, it lets you take a screenshot of your entire screen or just a portion
• Basic image editing options like adding text, arrows, boxes, blurring, and more.
• Suggestions de découpage pour capturer les bonnes dimensions.
• Épingler une capture d'écran sur votre écran(idéal pour rédiger des instructions).
• Copier une image au lieu de l'enregistrer. 

12. Loom

Loom is a user-friendly and free alternative to SnagIt for creating short videos, with or without your webcam.

Vous pouvez créer une vidéo d'une partie ou de la totalité de votre écran et choisir de superposer ou non le flux de votre webcam à la vidéo.

Pour l'utiliser, vous pouvez soit utiliser un logiciel de bureau multiplateforme, soit utiliser une extension pour la plupart des navigateurs web.

Tarification

Loom is free for basic features and up to 100 videos. Unlimited plans start at $15/user/month.

13. Pixlr

Pixlr is a great tool if you need more heavy-duty image editing than Snipaste or SnagIt allow for.

Il est basé à 100 % sur un navigateur, il n'y a donc rien à télécharger. Mais en même temps, il offre une grande souplesse d'édition d'images, comparable à celle de Photoshop.

Il existe deux versions de Pixlr :

• Pixlr X - édition rapide de photos pour des modifications légères.
• Pixlr E - édition de photos à grande échelle(pensez à Photoshop).

Les deux versions ont des versions gratuites et des versions payantes qui ajoutent des fonctionnalités supplémentaires.

Dans l'ensemble, si vous avez besoin d'une retouche d'image flexible mais que vous ne souhaitez pas installer de logiciel, Pixlr est un outil très utile pour les rédacteurs techniques.

Réflexions finales

All of the technical writing tools on this list can help you improve your content. Whether that’s finding the right tool for creating content, getting help with images and videos, or publishing your content to your own self-hosted WordPress knowledge base or to multi-platform destinations.

Essayez les outils qui vous intéressent le plus et profitez d'un flux de travail de rédaction technique plus rationnel.

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