9 meilleurs outils et logiciels de travail à distance + conseils

La gestion d'une équipe à distance et le travail à domicile étaient autrefois un rêve pour la plupart des gens. Et pour la plupart des entreprises, ce concept semblait irréalisable et impossible à mettre en œuvre. Eh bien, ce n'est plus le cas aujourd'hui.

Le virus Corona a été un signal d'alarme pour la plupart des entreprises et des sociétés du monde entier. Presque toutes les entreprises, y compris les gouvernements, ont été contraintes de travailler à domicile. Bien que cela puisse être un défi, le travail à distance n'est pas une nouveauté.

Automattic, Buffer, Hubstaff, Groove, InVision et bien d'autres entreprises emploient des équipes 100% à distance depuis des années. Si elles peuvent le faire, vous le pouvez aussi.

Dans un tel contexte, nous n'avons pas d'autre choix que de nous adapter et de surmonter les difficultés. Si vous êtes en train de passer à un environnement de travail à distance, nous sommes là pour vous aider. Nous avons rassemblé des conseils, des astuces et des outils utiles pour faciliter la transition de votre équipe vers un environnement de travail à distance. Jetez un coup d'œil.

Les défis du travail à domicile

L'idée de travailler dans le confort de son domicile. Sans avoir à être coincé dans les embouteillages tous les jours. Ou de perdre des heures dans les transports. Tout cela ressemble à un emploi de rêve.

Cependant, le travail à domicile comporte également de nombreux défis. Pour les parents en particulier, il peut être difficile de créer un environnement de travail productif avec des enfants à la maison. Et le fait de devoir effectuer des tâches ménagères quotidiennes tout en répondant à des appels de vidéoconférence n'est pas le travail de rêve idéal que l'on pourrait espérer.

Les employeurs peuvent faciliter ce processus pour leurs équipes. En mettant en place un système de travail à distance qui leur donne l'impression de se rendre à un travail de bureau normal, à partir de leur domicile. Cela donnera non seulement aux employés une raison de s'habiller le matin, mais aussi de travailler de manière plus productive.

Conseils pour travailler à distance

Ces conseils vous aideront à mettre en place un système efficace pour que votre équipe reste productive pendant la période de travail à distance.

Création d'un bureau virtuel

Shopify a été l'une des premières entreprises à mettre en place un système de travail à distance pour ses équipes. L'entreprise a en effet donné à ses employés 1 000 dollars pour acheter tout le matériel nécessaire à la mise en place d'un environnement de travail à domicile.

Il s'agissait d'une excellente initiative qui montrait à quel point l'entreprise était attachée à ses employés.

Bien sûr, peu d'entreprises peuvent se permettre d'offrir une telle prime à tous leurs employés. En revanche, vous pouvez créer un système permettant à l'équipe de travailler ensemble. Comme un bureau virtuel où l'équipe peut facilement communiquer, s'enregistrer tous les jours et suivre les projets.

Cela signifie que vous devrez faire adhérer votre équipe à quelques outils de travail à distance. Vous aurez besoin d'une combinaison de plusieurs outils pour créer un véritable environnement de bureau virtuel. Cela ne coûtera pas une fortune. Vous trouverez des suggestions dans la section "Outils de travail à distance" ci-dessous.

Utiliser des applications et des outils pour tout documenter

L'un des aspects importants de la gestion d'une équipe à distance est la documentation d'un flux de travail pour l'équipe. Comme vous ne pouvez pas superviser l'équipe en permanence, vous devez vous assurer que tout le monde reste sur la bonne voie et s'informer mutuellement.

La meilleure façon de gérer cela est d'utiliser des outils de travail à distance pour créer des processus, assigner des tâches à chaque employé et créer globalement un flux de travail dans lequel tout le monde peut facilement entrer et dont il peut suivre l'évolution. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des outils de gestion de projet.

Élaborer un guide du travail à distance

Vous utiliserez de nombreux nouveaux outils de travail à distance. Cela signifie que vous devrez créer un processus d'intégration pour aider votre équipe à se familiariser avec l'utilisation de ces outils.

La création d'un manuel de travail à distance est la meilleure façon de s'attaquer à cette tâche. Il vous aidera non seulement à faire adhérer l'équipe aux outils, mais aussi à lui faire comprendre le fonctionnement de l'ensemble du système de bureau virtuel.

Il n'est pas nécessaire de créer un véritable livre pour cela. Une simple page d'accueil contenant toutes les informations, une foire aux questions (FAQ), des liens vers des logiciels à télécharger, ainsi que des conseils et des astuces serait utile.

Disposer d'une base de connaissances est également très utile dans une telle situation.

Créer une base de connaissances

Si vous n'avez pas encore de base de connaissances, c'est le moment d'en créer une. Avec une base de connaissances privée, vous pouvez créer des sections pour chaque secteur de votre entreprise. Et aider chaque membre de l'équipe à comprendre ses tâches et à apprendre plus efficacement.

Par exemple, vous pouvez créer une section pour l'équipe d'assistance à la clientèle dans la base de connaissances afin de lui apprendre à traiter des demandes d'assistance spécifiques. Comment répondre aux questions des clients. Et même les former à la résolution de problèmes.

Le plus beau, c'est que l'équipe peut tout apprendre par elle-même en lisant des guides et en regardant des tutoriels dans votre base de connaissances.

L'ajout d'une section sur le travail à distance dans la base de connaissances aidera également votre équipe à comprendre comment les choses fonctionnent dans le bureau virtuel.

Vous pouvez créer une base de connaissancesprivée ou publique à l'aide de WordPress. C'est facile et rentable.

Fixer des attentes pour chaque employé

Dès le début, faites savoir à l'équipe ce que vous attendez de chaque employé. Assurez-vous que les membres de l'équipe savent que vous attendez d'eux qu'ils consacrent du temps à leur travail, même lorsqu'ils sont à la maison. Que vous attendez d'eux une bonne participation et une bonne communication lors des conférences téléphoniques et des collaborations sur les projets.

Créez un calendrier avec des tâches quotidiennes et des échéances. Ainsi, tout le monde peut prendre ses habitudes et mener à bien ses projets sans se demander qui est responsable de telle ou telle tâche.

Se présenter plus souvent

Il est beaucoup plus important de maintenir le moral et la productivité des employés lorsqu'ils travaillent à distance. Prenez des nouvelles plus souvent. Non seulement pour suivre l'évolution du travail, mais aussi pour s'assurer de leur santé mentale.

L'organisation régulière de conférences téléphoniques, de chats vidéo individuels ou même de chats instantanés en équipe contribuerait grandement à renforcer la confiance et la joie de vivre de l'équipe.

Gardez votre équipe heureuse

En prime, vous pouvez offrir quelque chose de gratuit pour faire plaisir à votre équipe et l'aider à tirer le meilleur parti de son temps libre supplémentaire à la maison. Il peut s'agir de quelque chose de bien pensé, comme un accès gratuit à une plateforme d'apprentissage en ligne telle que Lynda ou même un abonnement gratuit à Netflix.

Les meilleurs outils et logiciels pour le travail à distance

Il existe de nombreux outils formidables que vous pouvez utiliser pour créer un système efficace de travail à distance. Il ne s'agit que de quelques suggestions que vous pouvez essayer.

1. Zoom - Pour les vidéoconférences

Zoom est un outil de vidéoconférence pratique et flexible conçu spécialement pour les entreprises. Il est conçu pour héberger des chats vidéo entre équipes et fonctionne bien mieux que Skype et d'autres applications de vidéoconférence.

Zoom propose également un plan gratuit généreux qui vous permet d'accueillir jusqu'à 100 personnes dans des vidéoconférences de 40 minutes. Vous pouvez également organiser un nombre illimité de réunions individuelles. Les formules payantes commencent à 14,99 $ par mois.

2. Asana - Pour l'attribution de tâches

Asana est un excellent outil de gestion de projet. Grâce à cet outil, vous pouvez rationaliser un processus pour l'ensemble de l'équipe et assigner des tâches à chacun de vos collaborateurs. Ainsi, ils sauront exactement ce qu'ils doivent faire pour contribuer aux projets.

L'application est également assez facile à apprendre, de sorte que le processus d'intégration sera assez simple pour les débutants. La formule gratuite d'Asana vous permet de travailler sur des projets avec un maximum de 15 personnes. Les formules payantes commencent à 10,99 $ par mois et par utilisateur.

3. Slack - Pour la communication d'équipe

Slack est bien connu pour remplacer le courrier électronique. L'outil facilite grandement la messagerie instantanée et permet d'éviter de se perdre dans des dizaines de fils de discussion par courriel. Slack est un outil indispensable pour la communication au sein d'une équipe, en particulier pour l'envoi de messages courts et rapides afin de prendre des nouvelles de l'équipe.

Slack propose une formule gratuite qui suffit amplement aux petites équipes. Elle vous permet de consulter l'historique de 10 000 messages au maximum. Si vous en voulez plus, vous pouvez passer à l'offre à 6,67 $ par mois et par utilisateur.

4. Basecamp - Pour la gestion de projets

Basecamp est un autre outil de gestion de projet. Il est similaire à Asana, mais avec une interface utilisateur qui fonctionne comme Trello. Cette combinaison en fait une excellente alternative et une option pour les équipes qui ne sont pas férues de technologie.

Le plan gratuit ne prend en charge qu'un maximum de 3 projets actifs avec 20 personnes. Basecamp for Business coûte un forfait de 99 $ par mois. Il n'y a pas de frais supplémentaires par utilisateur.

5. Dropbox - Pour le partage de fichiers

Dropbox est un service de stockage en nuage qui vous aidera à stocker et à partager des fichiers volumineux au sein de votre équipe. L'outil vous aidera à créer un environnement plus collaboratif pour un environnement de stockage partagé. Ainsi, l'équipe peut facilement trouver et accéder aux fichiers lorsqu'elle collabore à des projets.

La tarification de Dropbox Business commence à 12,50 $ par mois et par utilisateur. Il offre jusqu'à 5 To de stockage sécurisé sur le cloud.

6. Toggl - Pour le suivi du temps

Il est important de permettre à votre équipe de travailler plus confortablement à la maison. Mais vous devez également vous assurer qu'ils restent productifs. Toggl est un outil que vous pouvez utiliser pour créer un système de suivi du temps afin de gérer les heures de travail de votre équipe.

Toggl est utile si vous avez des employés qui vivent dans des fuseaux horaires différents. Mais il sera également utile pour créer un système d'heures de bureau pour l'équipe. Le prix commence à 9 $ par utilisateur et par mois.

7. Spark - Pour une meilleure gestion des courriels de l'équipe

Si Slack ne convient pas à votre équipe et que vous préférez toujours l'email pour des communications rapides, utilisez Spark pour mieux gérer vos fils d'emails. Spark est un client de messagerie doté d'une interface plus conviviale. Grâce à lui, l'envoi d'e-mails ressemblera à une messagerie instantanée.

Spark propose une formule gratuite aux fonctionnalités limitées, qui ne permet de discuter qu'entre deux membres. Le plan premium coûte 6,39 $ par utilisateur et par mois, avec un nombre illimité de collaborateurs et 10 Go d'espace de stockage pour le partage de fichiers par utilisateur.

8. Status Hero - Pour le suivi des objectifs

La définition d'objectifs pour l'équipe est un autre élément important de la gestion d'une équipe à distance. Cela permet non seulement à l'équipe d'être plus productive, mais aussi de s'assurer qu'elle reste sur la bonne voie pour livrer les projets dans les délais. Status Hero est un excellent outil que vous pouvez utiliser pour atteindre cet objectif.

Cette application vous permet de créer des objectifs pour l'équipe et d'en assurer le suivi. Elle facilite grandement le processus de suivi de votre équipe. Elle coûte 3 $ par mois et par utilisateur.

9. Facebook Workplace - Pour la collaboration au travail

Facebook Workplace est un outil tout-en-un qui comprend tous les outils dont vous avez besoin pour gérer une équipe. Vous pouvez l'utiliser pour créer des groupes d'équipes et leur assigner différents projets. Organiser des appels vidéo de groupe. Des flux vidéo en direct. Et bien plus encore.

La formule gratuite prend en charge jusqu'à 50 groupes. Compte tenu des politiques et pratiques douteuses de Facebook en matière de protection de la vie privée, certains ne se sentiront pas à l'aise avec cet outil. Dans ce cas, Microsoft Teams serait une bonne alternative.

Conclusion

Passer d'un environnement de bureau à un environnement de travail à distance est certainement un défi pour tous. Mais ce n'est pas impossible. En mettant en place les bons systèmes et les bonnes routines, vous pouvez faire de ce processus quelque chose de bon et de sain pour votre entreprise et vos employés.

En fait, vous pourriez même être en mesure de vous adapter à ce changement de façon permanente. Et gérer à l'avenir une équipe entièrement à distance. Imaginez le temps et les dépenses que vous économiserez avec une équipe entièrement à distance.