15 meilleurs systèmes et logiciels de gestion documentaire en 2024
Le marché mondial des systèmes de gestion documentaire devrait atteindre 11,06 milliards de dollars d'ici 2028.1.
Et ce à juste titre. Les dossiers et les documents sont un élément fondamental de toute entreprise. Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est probable que vous travaillez et gérez un certain nombre de documents.
Vous souhaitez également les stocker de manière sûre et systématique afin que vos employés et vos clients puissent les retrouver facilement.
C'est là que les logiciels de gestion de documents peuvent vous aider. Il vous permet d'enregistrer et de partager des documents à partir de n'importe quel navigateur, appareil ou lieu, garantissant ainsi une collaboration harmonieuse entre toutes les parties concernées.
Il va sans dire que le choix d'un logiciel de gestion documentaire approprié est essentiel au bon fonctionnement de votre organisation.
Qu'il s'agisse d'assurer la récupération en temps voulu des documents requis ou d'accorder l'autorisation à toutes les personnes autorisées de votre entreprise, un programme de gestion des documents réputé peut vous aider à atteindre tous vos objectifs.
Dans cette liste, nous avons évalué et passé en revue les meilleurs systèmes de gestion documentaire, afin de vous permettre de sélectionner la solution la plus adaptée à vos besoins. Mais tout d'abord, voyons ce qu'est une plateforme de gestion documentaire.
Dans ce guide
- Qu'est-ce qu'un système de gestion des documents ?
- Pourquoi utiliser un logiciel de gestion documentaire ?
- Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un système de gestion documentaire ?
- Quel est le meilleur logiciel de gestion documentaire ?
- M-Files : le meilleur pour la facilité d'utilisation
- Zoho Docs : le meilleur moyen de sauvegarder et de gérer facilement des documents
- Docuware : le meilleur pour les intégrations de tiers
- Digital Drawer : idéal pour l'importation de fichiers et de dossiers
- Dropbox : la meilleure solution pour une gestion complète des documents
- eFileCabinet : idéal pour la recherche dans les documents
- FileHold : le meilleur pour la numérisation de documents
- HighTail : le meilleur pour la prévisualisation de documents mobiles
- Localisateur de documents : le meilleur pour créer des flux de travail efficaces
- IsoTracker : le meilleur pour son support client
- Evernote Teams : la meilleure solution pour gérer les notes et les captures d'écran
- Smartsheet : le meilleur pour la gestion de projet
- InfoRouter : le meilleur pour le suivi des documents en temps réel
- Onehub : le meilleur moyen de sécuriser vos documents
- DocuPhase : le meilleur pour améliorer la productivité
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Qu'est-ce qu'un système de gestion des documents ?
Les systèmes de gestion des documents sont des plateformes conçues pour télécharger, organiser, sauvegarder, gérer et contrôler les documents numériques.
En outre, de nombreuses plates-formes de gestion de documents sont dotées de fonctions qui vous permettent de transformer sans effort des documents physiques en copies numériques grâce à la technologie de numérisation.
Une fois les documents numérisés, il devient plus facile de les parcourir. Vos employés peuvent ainsi réduire le temps consacré à la recherche de documents et se concentrer sur l'utilisation des informations dont ils ont besoin.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion documentaire ?
La manipulation de grandes quantités d'informations sous forme physique peut s'avérer difficile et entraîner une perte de productivité. Les logiciels de gestion documentaire sont indispensables à toute entreprise pour créer des archives électroniques permettant de stocker des documents et d'améliorer l'efficacité.
La tendance des entreprises à passer à l'espace numérique a suscité un intérêt croissant pour les plateformes de gestion documentaire.
La gestion d'un grand volume d'informations peut s'avérer difficile, en particulier lorsque les documents sont au format papier. De nombreuses entreprises voient leur efficacité diminuer en raison des obstacles liés à la gestion des documents.
Les logiciels de gestion de documents sont donc une composante essentielle de toute entreprise. En lieu et place des armoires et tiroirs de documents physiques, les solutions de gestion documentaire créent un référentiel électronique que les personnes autorisées peuvent ouvrir et modifier.
Il vous permet ainsi de gérer efficacement votre temps, d'améliorer la sécurité, de vous conformer aux réglementations et de favoriser le travail d'équipe.
Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un système de gestion documentaire ?
Une solution de gestion de documents peut avoir plusieurs fonctionnalités qui vont au-delà du simple stockage de documents. Le type de solution que vous choisirez dépendra de vos besoins et des dossiers papier traités par votre organisation. Voici quelques-unes des caractéristiques que vous pourriez vouloir explorer lors de la sélection d'une solution de gestion de documents :
Facilité d'utilisation
La facilité d'utilisation est un élément essentiel d'une solution de gestion documentaire. Le logiciel peut être doté de fonctions étonnantes, mais celles-ci ne vous seront d'aucune utilité si l'interface utilisateur n'est pas intuitive.
De nombreuses plateformes proposent des essais gratuits avant de prendre une décision. Si c'est possible, laissez vos employés expérimenter l'application pendant la phase de test.
Prévisualisations de haute qualité
Lorsque vous utilisez une plateforme de gestion documentaire, celle-ci ne doit pas vous obliger à télécharger plusieurs fois des fichiers lorsque vous souhaitez les consulter. La plateforme doit fournir une vue claire des documents à la demande.
Collaboration documentaire
Les derniers logiciels de gestion de documents permettent aux professionnels autorisés de partager des documents et de les modifier en équipe.
Certaines plateformes permettent à plusieurs personnes de modifier des documents en même temps, tandis que d'autres disposent d'un mécanisme intégré qui permet à une seule personne de modifier le document à tout moment. D'autres encore offrent les deux possibilités.
Pour choisir l'option qui vous convient le mieux, identifiez le fonctionnement de votre équipe et les types de dossiers qui nécessitent un travail d'équipe.
Numérisation de photos en masse et téléchargement de documents
La possibilité de numériser des photos et de les convertir en texte à l'aide de la technologie OCR est bénéfique pour les organisations. En effet, elle leur permet de convertir de grands volumes de documents papier en format numérique.
C'est pourquoi les meilleurs systèmes de gestion documentaire utilisent la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) pour ajouter automatiquement des métadonnées. Cela simplifie encore le processus de localisation des documents à l'avenir.
Contrôle des versions
Également connu sous le nom de "versioning", le contrôle des versions est un attribut essentiel d'une plateforme de gestion documentaire.
Des erreurs accidentelles de l'utilisateur peuvent entraîner la modification ou la suppression de données essentielles.
Le contrôle des versions permet donc de visualiser les modifications apportées à un document à différentes occasions. Si nécessaire, vous pouvez revenir à une édition antérieure. Cette fonction est cruciale lorsque plusieurs professionnels travaillent sur un document.
Stockage
L'application doit vous permettre d'enregistrer vos fichiers dans une base de données centrale afin que vous puissiez retrouver et extraire les documents sans effort.
Nombreuses intégrations
La solution doit vous permettre de la connecter facilement à des programmes externes tels que Salesforce, MS Outlook, Gmail et Google Drive, entre autres.
Rôles et autorisations des utilisateurs
L'un des aspects essentiels des logiciels de gestion de documents est de permettre aux responsables d'établir des privilèges distincts pour chaque membre de l'équipe.
Vous pouvez autoriser des personnes spécifiques à accéder à des documents ou à les modifier. D'autres membres de l'équipe peuvent être empêchés de consulter des fichiers au sein du réseau. Cela crée un mécanisme de sauvegarde efficace et rend l'équipe plus performante.
Convivialité mobile
Plusieurs plateformes de gestion documentaire sont dotées d'une application pour smartphone. Vous n'utiliserez peut-être pas la plateforme sur un appareil portable, mais il y a de fortes chances que votre équipe le fasse.
Toutes les solutions de gestion documentaire ne répondent pas à ces critères. Lors du choix d'une solution, il convient donc de déterminer les fonctions de la plateforme qui répondent le mieux à l'objectif de votre entreprise.
Explorer: 12 meilleurs exemples de documentation
Quel est le meilleur logiciel de gestion documentaire ?
Les meilleurs systèmes de gestion documentaire comprennent des solutions telles que DocuWare, Dropbox, IsoTracker, DocuPhase, Zoho Docs, Smartsheet, M-Files, Evernote Teams, HighTail, Onehub, FileHold, Document Locator, eFileCabinet, InfoRouter.
Afin de vous permettre de choisir la meilleure plateforme de gestion documentaire pour votre organisation, nous avons évalué de nombreuses plateformes disponibles sur le marché.
Nous avons examiné des facteurs tels que la facilité d'utilisation, la sécurité, la gestion des versions et la collaboration documentaire. Voici donc une liste des meilleurs systèmes de gestion documentaire à prendre en considération.
M-Files : le meilleur pour la facilité d'utilisation
M-Files est une plateforme de gestion documentaire complète et conviviale. Elle est dotée de multiples fonctions qui facilitent la catégorisation des documents, la numérisation des documents physiques et l'automatisation des processus.
Principaux avantages
- M-Files offre une connectivité avec Parashift, une entreprise technologique connue pour sa capacité à récupérer des documents grâce à l'apprentissage automatique. En tirant parti de cette intégration, vous pouvez rationaliser et automatiser vos flux de travail.
- Plutôt que de visualiser physiquement les informations et de classer les fichiers, vous pouvez traiter automatiquement un large éventail de fichiers semi-structurés, structurés et non structurés.
- Au lieu de s'appuyer sur une approche conventionnelle basée sur les dossiers, M-Files utilise des métadonnées pour classer les documents par étiquettes, mots-clés, groupes, etc. Cela simplifie le processus de recherche et de manipulation de toutes sortes de documents.
- L'accès hors ligne au smartphone est disponible avec M-Files, ce qui vous permet de visualiser les fichiers sans effort depuis votre smartphone, même sans connexion internet.
- M-Files s'intègre parfaitement à une large gamme d'outils, tels que Google Workspace, Salesforce, Microsoft Office, etc.
Limites
- Il faut un certain temps pour s'habituer à la fonction de catégorisation automatique des étiquettes.
- L'interface utilisateur de la plateforme est un peu désuète.
Tarification
Pour tester M-Files, vous pouvez obtenir une version d'essai de 30 jours en remplissant un questionnaire. Vous pouvez également les contacter pour demander une démonstration.
Zoho Docs : le meilleur moyen de sauvegarder et de gérer facilement des documents
Zoho Docs fait partie des meilleurs systèmes de gestion documentaire présentés dans cette collection.
Zoho Docs vous permet de sauvegarder et de gérer tous vos fichiers dans le nuage, tout en offrant des fonctions de collaboration efficaces. Il vous permet de partager vos documents et vous offre la possibilité de les produire et de les modifier en déplacement.
Avec Zoho Docs, vous pouvez transformer vos documents MS Office en PDF et les partager instantanément avec les membres de votre équipe.
Principaux avantages
- Il vous permet d'enregistrer sans effort des fichiers volumineux, tels que des enregistrements vidéo, des répertoires et même des référentiels entiers.
- Avec Zoho Docs, vous pouvez créer des dossiers parents et des dossiers enfants pour organiser les fichiers en fonction des tâches, des rôles et des formats de fichiers.
- Vous pouvez effectuer vos tâches sur votre ordinateur de bureau, que vous soyez en ligne ou non - les fichiers sont automatiquement synchronisés dès que vous vous reconnectez à l'internet.
- Il génère des sauvegardes automatiques des fichiers pour éviter la perte d'informations.
- Il vous permet de former un groupe pour partager des documents avec un certain nombre de personnes simultanément. En outre, il offre une fonction de piste d'audit pour gérer les modifications apportées par d'autres collègues.
- Il offre un système de messagerie instantanée à l'intérieur du programme pour coopérer avec plusieurs employés.
- Il garantit une sécurité stricte en encodant les fichiers avec une clé de 2048 bits basée sur le RSA et générée à l'aide du système PFS ( Perfect Forward Secrecy ).
Limites
- L'interface utilisateur semble dépassée et rudimentaire.
- La vitesse de chargement du logiciel pourrait être améliorée, en particulier lorsqu'il s'agit de nombreux documents.
Tarification
Zoho Docs propose une édition gratuite qui peut accueillir jusqu'à cinq personnes. Ses formules premium commencent à partir de 4 $ par mois. Vous pouvez profiter de sa version d'essai gratuite de 15 jours avant de l'acheter.
Docuware : le meilleur pour les intégrations de tiers
Si une entreprise utilise plusieurs outils, DocuWare pourrait être le logiciel de gestion documentaire idéal pour répondre à ses besoins. En se connectant à d'autres logiciels, il assure l'uniformité et fournit instantanément des informations actualisées.
Principaux avantages
- DocuWare offre des connexions API avec plus de 500 logiciels différents. Quel que soit le secteur d'activité, vous pouvez gérer vos fichiers en toute simplicité et maintenir votre productivité au travail.
- Il permet différentes approches pour réaliser l'intégration, allant de la connectivité de base par pointer-cliquer à des options complexes de connectivité API.
- Il offre des connecteurs spécialisés conçus pour des programmes importants tels que Outlook, SAP, etc.
- Il garantit la sécurité des données et respecte des réglementations telles que GDPR et HIPAA.
- Vous pouvez permettre à des groupes décentralisés et distants d'accéder à des fichiers à partir de n'importe quel endroit et à tout moment.
- Vous pouvez utiliser l'intelligence artificielle de DocuWare pour transformer n'importe quel fichier en une version lisible en vue d'une indexation automatisée et rapide.
- Le versionnage permet aux employés de modifier les fichiers ensemble tout en préservant les éditions antérieures.
Limites
- La formule de départ offre une capacité d'archivage maximale de 20 Go, ce qui peut s'avérer insuffisant pour les grandes entreprises.
- Le coût de DocuWare peut être très élevé.
- Le site de Docuware ne contient pas suffisamment de didacticiels.
Tarification
DocuWare Cloud propose des licences adaptables à différentes tailles d'entreprises par le biais d'un modèle d'abonnement. Vous devez déterminer le nombre de licences individuelles et l'espace de stockage nécessaires à votre entreprise.
Digital Drawer : idéal pour l'importation de fichiers et de dossiers
Si vous êtes à la recherche d'une plateforme vous permettant de numériser, d'enregistrer et de protéger des fichiers, Digital Drawer est peut-être le meilleur système de gestion de documents pour vous.
La plateforme peut vous aider à gagner du temps grâce au processus automatisé d'enregistrement et de numérisation des fichiers. Elle permet également de stocker les fichiers sur place pour un degré de sécurité supplémentaire.
Principaux avantages
- Ce logiciel permet aux utilisateurs d'organiser sans effort tous les fichiers en un seul endroit en utilisant une hiérarchie de fichiers et de dossiers similaire à celle de Windows.
- Cette solution vous permet de combiner des fichiers ou d'ajouter des pages à des fichiers plus anciens de manière transparente. Vous pouvez également les étiqueter à nouveau avec des index distincts.
- Vous pouvez utiliser des fonctions telles que la numérisation, le copier-coller, le glisser-déposer et l'importation pour ajouter des documents.
- Il offre une sécurité solide pour tous les fichiers grâce au cryptage AES-128 bits.
- Digital Drawer vous permet de travailler en toute transparence avec différents employés en évaluant instantanément les modifications apportées au document.
- Grâce à une recherche puissante, vous pouvez découvrir sans effort les documents enregistrés dans n'importe quel répertoire du système de stockage.
- Ce programme synchronise les modifications apportées aux documents sur tous les appareils.
Limites
- Ce logiciel de gestion documentaire dispose d'une gamme limitée de fonctionnalités, qui peuvent ne pas convenir aux grandes entreprises.
- Le coût d'un achat unique peut être particulièrement lourd pour les petites entreprises.
Tarification
Digital Drawer propose une version d'essai gratuite de 10 jours avec toutes les fonctionnalités. Pour l'achat, vous pouvez choisir entre un paiement unique de 1200 $ pour une licence pour un seul membre, ou un forfait d'adhésion annuelle pour 500 $.
Dropbox : la meilleure solution pour une gestion complète des documents
Dropbox est un système de gestion de documents (SGD) renommé et complet qui permet d'administrer des fichiers multimédias et conventionnels.
Dropbox est connu pour son intuitivité et son large éventail de fonctionnalités, telles que la connectivité avec différents outils, le contrôle des versions de fichiers, la prise en charge de l'OCR et la gestion fine des rôles.
Il permet également de modifier les fichiers, et les modifications sont instantanément mises à la disposition de tous les employés.
Principaux avantages
- La fonction de transfert de compte vous permet de partager en toute sécurité des documents d'entreprise entre différents employés dans le cas d'une réorganisation ou d'un remplacement.
- Avec Dropbox, vous pouvez présenter l'ensemble de votre travail sur des pages d'aspect professionnel et contrôler l'interaction des utilisateurs avec vos documents.
- Dropbox s'intègre parfaitement à plus de 300 000 applications.
- Il est doté d'une fonction d'effacement à distance qui vous permet d'effacer immédiatement les documents des profils compromis et des gadgets volés afin de protéger les informations sensibles.
- Il vous permet de suivre les actions de vos employés via le panneau d'administration.
- Il vous permet de restaurer des documents mis à la corbeille en récupérant les éditions antérieures du fichier.
- Cette plateforme offre une synchronisation entre une série de systèmes et d'appareils.
Limites
- L'application pour smartphone de Dropbox n'est pas aussi facile à utiliser que l'application pour ordinateur de bureau.
- Les téléchargements de documents ne sont pas aussi rapides que prévu
Tarification
Dropbox propose plusieurs formules premium, chacune d'entre elles étant assortie d'une série de sous-paquets. L'offre personnelle de Dropbox coûte 9,99 $ par mois. Son offre professionnelle coûte 16,58 $ par mois.
eFileCabinet : idéal pour la recherche dans les documents
eFileCabinet est un logiciel de gestion documentaire avancé qui vous permet de transformer des documents papier en fichiers numériques. Vous pouvez ainsi les enregistrer sur votre bureau ou en ligne pour les consulter ou les utiliser où et quand vous le souhaitez.
Le programme vous permet même de partager un document dans plusieurs types de fichiers à l'aide d'URL verrouillées par un mot de passe. Il est également facile de classer et de trouver des fichiers.
Principaux avantages
- Il vous aide à localiser un document dans n'importe quel répertoire à l'aide d'une option de recherche avancée qui permet de rechercher le contenu des documents.
- L'application catégorise, identifie, étiquette et enregistre automatiquement les fichiers en fonction des détails qu'ils contiennent.
- Vous pouvez tirer parti des structures de dossiers prêtes à l'emploi que vous souhaitez utiliser sur la plateforme. Elle vous permet même de créer des fichiers avec des étiquettes personnalisées.
- Grâce à la fonction de demande de fichiers, vous pouvez permettre à vos clients et employés virtuels de partager des documents depuis leur emplacement sur la plateforme sans avoir à s'enregistrer au préalable.
- Il vous permet de demander des signatures numériques. Et de conserver des enregistrements d'événements et de changements dans les fichiers avec des signatures numériques pour des raisons de sécurité et de respect des normes et réglementations.
- Il existe des applications pour smartphones Android et iOS, ainsi qu'un programme pour ordinateurs de bureau.
- Il prend en charge l'authentification à deux facteurs (2FA) et donne accès aux utilisateurs en fonction de leur rôle pour renforcer la sécurité. Il offre un chiffrement complet lors de l'enregistrement de documents et de l'accès à d'autres personnes.
- Permet de relier la plateforme à des programmes externes, tels que MS Office et Salesforce.
Limites
Son interface utilisateur pourrait être plus intuitive
Il peut être difficile à apprendre pour les débutants.
Tarification
Vous devez contacter eFileCabinet pour recevoir un devis pour votre organisation. Vous devrez acheter pendant la période d'évaluation via le compte de test.
FileHold : le meilleur pour la numérisation de documents
FileHold est un logiciel de gestion de documents destiné aux grandes entreprises. Il est économique et simple à mettre en place. Il permet de numériser, d'enregistrer et de cataloguer des fichiers à l'aide d'un seul système.
Des fonctionnalités telles que la lecture et l'analyse des fichiers pour l'enregistrement sans effort vous permettent de vous assurer que tous les fichiers sont présents. Il vous permet également de localiser facilement les fichiers lorsque vous en avez besoin. Pour une sécurité totale, vous pouvez installer l'application sur un hôte local.
Principaux avantages
- Le processus de partage de documents est sûr et s'accompagne même d'une confirmation que le(s) destinataire(s) a (ont) reçu le fichier.
- Vous pouvez vous passer du papier en convertissant directement les fichiers en format numérique pour les transmettre à divers destinataires dans le monde entier.
- Il dispose d'une application mobile efficace qui permet d'administrer sans problème l'ensemble des fichiers.
- Il dispose d'une option de recherche complète similaire à celle de Google. Elle vous permet d'utiliser les métadonnées des fichiers pour obtenir des résultats de recherche plus appropriés.
- Vous pouvez le connecter sans effort à MS Office. Vous avez ainsi accès à des applications telles que Word, Outlook, Excel, PowerPoint et Visio.
- Il ne permet pas à quelqu'un de modifier un document si un autre employé est déjà en train de le faire. Il évite le risque de compromettre le contenu du document.
- Il vous permet de modifier des fichiers même si vous n'êtes pas connecté à l'internet. Toutes les modifications apportées seront mises à jour dès que vous vous reconnecterez à l'internet.
Limites
- Si vous êtes novice, vous aurez peut-être un peu de mal à saisir toutes les possibilités de ce système de gestion des documents.
- Le programme sur site de FileHold est incompatible avec Mac.
Tarification
Vous avez la possibilité d'ouvrir un compte d'essai gratuit ou d'assister à un séminaire en ligne pour comprendre la configuration des prix de FireHold. Le prix de l'application est raisonnable et vous pouvez l'obtenir sur la base d'un plan de facturation par utilisateur. La facturation dépend du nombre d'employés qui utilisent le programme et des modules complémentaires que vous choisissez.
HighTail : le meilleur pour la prévisualisation de documents mobiles
HighTail est un logiciel de gestion de documents qui facilite et rend plus naturelle la gestion des fichiers numériques. En outre, il permet aux créateurs de donner accès à des documents de grande taille, ainsi qu'à des vidéos, des photographies, des diaporamas, des dessins, etc.
Principaux avantages
- Il vous permet de consulter des documents de grande taille sans avoir à enregistrer ces fichiers.
- Il vous permet de réviser des documents à l'aide d'illustrations telles que des boîtes, des lignes, des flèches, des formes libres ou d'autres types d'annotations sur des documents riches en médias.
- Vous pouvez comparer deux versions d'un document en les plaçant l'une à côté de l'autre sur votre ordinateur pour voir les modifications et fournir des commentaires d'évaluation en toute transparence.
- Après avoir donné accès aux fichiers, les employés n'ont pas besoin de se connecter pour les consulter ou les utiliser.
- L'application dispose d'un cryptage AES 256 bits ainsi que de mesures de sécurité de haute qualité afin de garantir une sécurité optimale sur l'ensemble du réseau.
- Il offre des notifications lorsque les fichiers parviennent aux destinataires et qu'ils les téléchargent, grâce à sa fonction Send Tracker.
Cons
- Les liens que vous partagez pour des fichiers deviennent caducs en peu de temps.
- L'option de recherche est lente et nécessite des filtres supplémentaires pour l'optimiser.
Tarification
L'abonnement premium commence à 12 $ par mois et peut augmenter jusqu'à 36 $ par mois.
Localisateur de documents : le meilleur pour créer des flux de travail efficaces
Document Locator est un système de gestion de documents qui vous permet de vous connecter à Windows ainsi qu'au nuage pour gérer et partager des documents sans effort.
Il permet notamment de contrôler les versions, de numériser des documents papier en fichiers numériques, de contrôler les fichiers et de gérer les courriers électroniques.
Principaux avantages
- Ce logiciel de gestion documentaire vous permet de transformer des fichiers papier en fichiers numériques totalement indexables.
- Il vous permet de capturer des documents et d'obtenir des métadonnées contenant des détails essentiels sur les fichiers.
- Il dispose d'un certain nombre de capacités d'automatisation, telles que le délai d'attente, les flux de travail basés sur les rôles des utilisateurs, les points de contrôle de la qualité et les modèles d'alerte modifiables.
- Il vous permet d'enregistrer facilement la confirmation des fichiers numériques à des fins de responsabilisation et de conformité aux réglementations. Il peut même gérer toutes les étapes de l'approbation par une seule personne et celles, plus complexes, de l'approbation par plusieurs personnes.
- Il vous permet d'enregistrer les métadonnées des documents numérisés par le biais de pages de garde, de zones ou de codes-barres. Vous pouvez également utiliser la fonction de prévisualisation de Document Pro pour sélectionner différents paramètres un par un sur votre ordinateur.
- Il peut fonctionner sur les navigateurs, les smartphones et les ordinateurs de bureau.
Limites
- L'interface utilisateur est un peu désorganisée.
- Elle n'accueille pas trop souvent de sessions de formation.
- Parfois, la plateforme peut être légèrement lente lors du passage d'un flux de travail à l'autre, en particulier lorsque plusieurs personnes l'utilisent.
Tarification
Vous pouvez contacter les représentants de Document Locator pour en savoir plus sur les choix de licences, les plans d'adhésion, l'application sur serveur en nuage ou sur site, et une démonstration virtuelle.
IsoTracker : le meilleur pour son support client
Parmi tous les logiciels de gestion de documents que nous avons évalués, IsoTracker est celui qui offre le meilleur soutien aux utilisateurs. Ceux qui ont besoin d'aide peuvent utiliser la messagerie instantanée pour joindre le personnel du service d'assistance. Il est également possible d'appeler immédiatement un agent d'assistance ou de soumettre un formulaire de contact.
Principaux avantages
- La plateforme vous offre un contrôle efficace des versions et des modifications des documents.
- Il vous offre une base de données de fichiers centralisée à laquelle vous pouvez accéder quand vous le souhaitez et d'où vous le souhaitez.
- Le stockage et le catalogage des fichiers, l'envoi d'alertes pour les tâches et les activités d'approbation des fichiers peuvent être automatisés.
- Pour garantir la sécurité de l'application, celle-ci effectue une sauvegarde quotidienne des fichiers, dispose d'un système de cryptage et d'un contrôle d'accès granulaire, et enregistre les activités liées aux fichiers.
Limites
- Les paramètres du menu et la présentation pourraient être améliorés
- L'interface utilisateur semble un peu dépassée, ce qui la rend difficile à utiliser.
Tarification
Bien que la plateforme n'indique pas clairement le coût, les utilisateurs peuvent utiliser un formulaire de calcul en ligne pour évaluer si IsoTracker répond à leurs exigences et à leur budget. La plateforme offre une période d'essai gratuite de 60 jours.
Evernote Teams : la meilleure solution pour gérer les notes et les captures d'écran
Evernote Teams est sans aucun doute l'un des logiciels les plus connus pour l'organisation de documents. Il vous permet de générer et de partager sans effort des documents et des mémos, afin de créer un environnement de travail plus intelligent et plus efficace.
Principaux avantages
- Grâce à l'écrêteur de pages web, vous pouvez rapidement enregistrer des instantanés de sites pour les utiliser ultérieurement. Il vous permet de stocker numériquement toutes les données pertinentes et de les rendre facilement accessibles à tout moment.
- En utilisant les modèles préconçus d'Evernote, vous pouvez gagner du temps et de l'énergie pour répondre à des besoins particuliers.
- Il offre une intégration complète avec divers logiciels externes. Il s'agit notamment de Gmail, Google Drive, Salesforce, Slack et Outlook.
- Il vous permet de rechercher des notes manuscrites, des images de tableau blanc et des images numérisées. Il est capable de reconnaître 11 langues écrites à la main et 28 langues dactylographiées.
- Il vous permet de numériser des copies papier de fichiers et de les stocker en toute sécurité sous forme de fichiers numériques.
Limites
- La gestion des notes pourrait être plus systématique pour les utilisateurs expérimentés qui traitent un grand nombre de données.
- Le chargement et le téléchargement de documents peuvent être quelque peu lents, surtout si la taille du fichier est trop importante.
Tarification
Il existe différents niveaux de forfaits d'abonnement, chacun offrant une gamme de fonctions et d'avantages en fonction des besoins de l'utilisateur. Le forfait de départ est de 7,99 $ par mois pour chaque utilisateur.
Smartsheet : le meilleur pour la gestion de projet
Smartsheet est souvent considéré par les entreprises comme l'une des meilleures solutions documentaires pour l'organisation des tâches, la gestion des documents et le travail d'équipe.
L'une des principales caractéristiques de cet outil est sa capacité à se connecter à des outils tiers. Ceux-ci incluent Salesforce, Zapier, Dropbox, Google Apps et bien d'autres.
Principaux avantages
- Il simplifie les routines de travail et les procédures opérationnelles en utilisant les modèles préconçus fournis.
- Grâce à ce logiciel de gestion documentaire, vous pouvez travailler en équipe sur le contenu en suivant l'évolution de la production à partir d'une seule feuille.
- Il vous permet également de déléguer des tâches, de configurer des alertes automatiques, de permettre à d'autres personnes d'évaluer le contenu et de publier des commentaires détaillés sous forme de notes jointes.
- Il donne la priorité à la sécurité de vos fichiers en sauvegardant les données sur plusieurs sites, hébergés par AWS et Equinix.
- Il vous permet de gagner du temps en automatisant les tâches récurrentes par le biais de demandes d'approbation et de notifications de mise à jour.
- Vous pouvez également rationaliser votre routine de travail en fusionnant simplement plusieurs étapes et chemins conditionnels.
- Il vous permet d'importer sans effort des informations à partir de feuilles Excel, de documents CSV et de Google Sheets.
- Vous pouvez consulter les documents sur votre téléphone grâce aux applications mobiles pour Android et iOS.
Limites
- Comprendre toutes ses capacités peut s'avérer fastidieux au début
- Smartsheet ne dispose pas de certaines fonctions essentielles d'Excel, comme la fonction de recherche.
Tarification
Les plans payants de Smartsheet commencent par un plan Pro, qui coûte 7 $ par mois. Il existe également une variante professionnelle qui nécessite un minimum de trois utilisateurs et coûte 25 $ par mois pour chaque utilisateur.
InfoRouter : le meilleur pour le suivi des documents en temps réel
InfoRouter est un autre logiciel de gestion de documents qui mérite d'être pris en considération et qui permet une gestion efficace des fichiers.
Contrairement à d'autres systèmes de gestion de documents, InfoRouter doit être mis en œuvre sur le serveur, sans aucun élément côté client. Heureusement, l'outil a un énorme potentiel d'évolutivité et est capable d'utiliser près de 100 hôtes pour alléger la charge.
Principaux avantages
- Grâce à cet outil, vous pouvez administrer vos documents importants en toute sécurité en les soumettant à des routines de travail préétablies et en contrôlant leur progression en direct.
- Il fournit une analyse combinée des événements quotidiens.
- Il prend en charge plusieurs langues, ce qui vous permet de recevoir des courriels dans la langue de votre choix.
- Il récupère automatiquement les documents contenus dans les répertoires surveillés dans des dossiers prédéfinis.
- Cet outil vous permet également de transformer facilement des images en documents PDF.
- Le nombre de dossiers pouvant être créés n'est pas limité.
- Il permet d'utiliser les protocoles HTTPS et SSL, ce qui garantit des connexions sécurisées.
- Vous pouvez également modifier le contenu et les modèles de vos courriels en fonction de vos préférences.
Limites
- Il peut être lent lors du téléchargement de documents volumineux.
- L'interface utilisateur actuelle comporte trop de fonctionnalités sur l'écran d'accueil, ce qui peut être source de confusion pour les utilisateurs.
Tarification
Les informations sur les prix de cet outil ne sont pas accessibles au public et doivent être demandées directement au fournisseur.
Onehub : le meilleur moyen de sécuriser vos documents
Onehub est un système de gestion documentaire efficace de plus pour notre collection. Sa fonction "glisser-déposer" simplifie le téléchargement des documents. En outre, il permet aux clients d'organiser les documents dans des sous-dossiers, de les sécuriser et de gérer les versions.
Principaux avantages
- Vous pouvez importer des documents rapidement en utilisant l'attribut "glisser-déposer". En outre, il vous permet d'utiliser une structure dossier-fichier, une passerelle FTP protégée pour le téléchargement d'un grand nombre de fichiers, ainsi qu'un contrôle automatisé de la version des documents.
- Cette plateforme met en œuvre de nombreux protocoles de sécurité, tels que l'autorisation basée sur les rôles des utilisateurs, l'authentification à deux facteurs et la déconnexion des sessions.
- Avec Onehub, vous pouvez facilement prévisualiser des documents et des fichiers sans les enregistrer, que ce soit sur un smartphone ou un navigateur internet.
- Ce système de gestion des documents vous permet de contacter vos collègues par le biais de la messagerie, des révisions et des approbations, ainsi que des commentaires sur les dossiers.
- Cette plateforme se connecte sans effort à OneDrive et Google Drive.
- Il vous permet de suivre toutes les activités de téléchargement et de personnalisation. Vous pouvez utiliser les pistes d'audit pour annuler immédiatement les autorisations si une activité suspecte est détectée.
Limites
- Il n'est pas possible de diviser les membres d'un groupe en groupes plus petits.
- Difficile à apprendre et manque de matériel de formation
Tarification
Les forfaits premium de Onehub commencent à 12,50 $ par mois et s'étendent jusqu'à 500 $ par mois. En outre, tous les forfaits sont assortis d'une version d'essai gratuite de 14 jours.
DocuPhase : le meilleur pour améliorer la productivité
DocuPhase dispose de plusieurs capacités et fonctionnalités qui permettent aux groupes de travailler de manière plus systématique et plus efficace.
Principaux avantages
- L'application utilise une technologie d'indexation automatique pilotée par l'IA qui permet aux utilisateurs de définir des étiquettes à l'avance et de séparer et classer les documents à la réception.
- L'option de recherche avancée permet aux utilisateurs de localiser rapidement les détails d'un fichier.
- Grâce à l'acheminement automatique des documents, vous pouvez partager les détails des documents avec les professionnels concernés.
- DocuPhase est une application flexible. Elle possède des fonctionnalités utiles pour les groupes qui gèrent un grand nombre de fichiers.
- L'organisation systématique et le suivi des documents peuvent être automatisés.
Limites
- La mise à jour ou l'application de correctifs de sécurité est difficile sans l'aide du service d'assistance.
- Les débutants peuvent se sentir dépassés par l'apprentissage des différentes fonctionnalités.
Tarification
Votre service peut évaluer une démo personnalisée avant d'acheter l'application. La structure de prix dépend des fonctionnalités choisies par votre équipe, car les besoins de chaque groupe sont uniques.
Dernières réflexions sur les systèmes de gestion des documents
La numérisation devenant la norme, les dossiers papier sont en voie de disparition. Le stockage virtuel est sans conteste l'alternative la plus prisée.
Il s'agit là de quelques-uns des meilleurs logiciels de gestion de documents. Mais ces applications ont des fonctionnalités uniques et des caractéristiques distinctives.
Certaines entreprises peuvent souhaiter disposer de fonctionnalités avancées. Il peut s'agir de se connecter à une certaine API, d'acheminer des documents via différents systèmes pour plus de sécurité ou de se conformer aux normes ISO.
Mais si vous n'avez pas besoin de toutes ces fonctionnalités, la mise en place d'un système de gestion documentaire est simple et facile. Vous pouvez commencer à utiliser un logiciel de gestion documentaire dès maintenant. Il vous suffit d'évaluer les différentes applications et leurs capacités et de choisir celle qui répond le mieux à vos besoins.