Les 16 meilleurs systèmes et logiciels de gestion documentaire de 2025

Le marché mondial des systèmes de gestion documentaire devrait atteindre 11,06 milliards de dollars d'ici 2028¹.

Les fichiers et les documents sont une partie fondamentale de toute entreprise. Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est probable que vous travailliez sur et gériez un certain nombre de documents.

Et vous souhaitez également les stocker de manière sécurisée et systématique afin que vos employés et vos clients puissent les récupérer facilement.

Il va sans dire que la sélection du logiciel de gestion documentaire approprié est essentielle pour le bon fonctionnement de votre organisation.

Dans cette liste, nous avons évalué et examiné les meilleurs systèmes de gestion documentaire, vous permettant de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins.

Qu'est-ce qu'un système de gestion documentaire ?

Les systèmes de gestion documentaire désignent des plateformes conçues pour télécharger, organiser, enregistrer, gérer et surveiller les documents numériques.

De plus, de nombreuses plateformes de gestion documentaire disposent de fonctionnalités qui vous permettent de transformer sans effort des documents physiques en copies numériques en utilisant la technologie de numérisation.

Une fois les documents numérisés, il devient plus simple de les parcourir. Vos employés peuvent ainsi réduire le temps passé à rechercher des documents et se concentrer sur l'utilisation des informations dont ils ont besoin.

Pourquoi devriez-vous utiliser un logiciel de gestion documentaire ?

La gestion de grandes quantités d'informations sous forme physique peut être difficile et entraîner une perte de productivité. Un logiciel de gestion documentaire est essentiel pour toute entreprise afin de créer une archive électronique pour le stockage des documents et d'améliorer l'efficacité.

La tendance des entreprises à passer à l'espace numérique a suscité un intérêt croissant pour les plateformes de gestion documentaire.

La gestion d'un grand volume d'informations peut être difficile, en particulier lorsque le document est sous forme papier. De nombreuses entreprises constatent une diminution de leur efficacité en raison de la résolution des obstacles liés à la gestion des documents.

C'est là que le logiciel de gestion documentaire peut vous aider.

• Il vous permet de sauvegarder et de partager des documents depuis n'importe quel navigateur, appareil ou emplacement.
• Documents faciles à rechercher grâce à une barre de recherche puissante.
• Assurez une collaboration fluide entre toutes les parties prenantes.
• Permissions spécifiques à l'utilisateur pour garantir que vos informations sensibles sont entre de bonnes mains.
• Suit l'historique des documents, tel que qui a accédé à un document ou l'a modifié.
• Automatisation des flux de travail pour automatiser les tâches répétitives.

Quelles fonctionnalités rechercher dans un système de gestion documentaire ?

Une solution de gestion documentaire peut avoir plusieurs capacités au-delà du simple stockage de documents. Le type de solution que vous choisissez dépendra de vos besoins et des fichiers papier que votre organisation gère. Voici certaines des fonctionnalités que vous pourriez vouloir explorer lors de la sélection d'une solution de gestion documentaire :

Facilité d'utilisation

La facilité d'utilisation est une partie essentielle d'une solution de gestion documentaire. Elle peut être dotée de fonctions étonnantes, mais elles ne vous seront d'aucune aide si le logiciel n'a pas une interface utilisateur intuitive.

De nombreuses plateformes proposent des essais gratuits avant de prendre une décision. Si cela est possible, laissez vos employés expérimenter l'application pendant la phase de test.

Aperçus de haute qualité

Lors de l'utilisation d'une plateforme de gestion documentaire, celle-ci ne devrait pas vous obliger à télécharger des fichiers à plusieurs reprises lorsque vous souhaitez les consulter. La plateforme devrait fournir une vue claire des documents à la demande.

Collaboration documentaire

Les derniers logiciels de gestion documentaire permettent aux professionnels autorisés de partager des documents et de les modifier en équipe.

Certaines plateformes permettent à plusieurs personnes de modifier des documents en même temps, tandis que d'autres disposent d'un mécanisme intégré qui ne permet qu'à une seule personne de modifier le document à un moment donné. Et il y en a qui offrent les deux alternatives.

Pour décider de l'option la plus adaptée à vos besoins, identifiez le fonctionnement de votre équipe et les types de fichiers qui nécessitent un travail d'équipe.

Numérisation de photos en masse et téléchargement de documents

La capacité de numériser des photos et de les convertir en texte à l'aide de la technologie OCR est bénéfique pour les organisations. Parce qu'elle leur permet de convertir de grands volumes de documents papier en format numérique.

Ainsi, les meilleurs systèmes de gestion de documents utilisent la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour ajouter automatiquement des métadonnées. Cela simplifie encore le processus de localisation des documents à l'avenir.

Contrôle de version

Également connu sous le nom de versioning, le contrôle de version est un attribut essentiel d'une plateforme de gestion de documents.

Des erreurs accidentelles de l'utilisateur peuvent entraîner la modification ou la suppression de données essentielles.

Ainsi, le contrôle de version vous permet de visualiser les modifications qu'un document subit à différentes occasions. Si nécessaire, vous pouvez revenir à une édition antérieure. Cette fonctionnalité est cruciale lorsque plusieurs professionnels travaillent sur un document.

Stockage

L'application devrait vous permettre de sauvegarder vos fichiers dans une base de données centrale afin que vous puissiez trouver et récupérer facilement des documents.

Nombreuses intégrations

La solution devrait vous permettre de la connecter facilement à des programmes externes tels que Salesforce, MS Outlook, Gmail et Google Drive, entre autres.

Rôles et permissions des utilisateurs

Un aspect crucial du logiciel de gestion de documents est de donner aux gestionnaires un moyen d'établir des privilèges distincts pour chaque membre de l'équipe.

Vous pouvez autoriser des personnes spécifiques à accéder ou à modifier des documents. Et d'autres membres de l'équipe peuvent être restreints de la visualisation des fichiers au sein du réseau. Cela crée un mécanisme de protection efficace et rend l'équipe plus performante.

Adapté aux mobiles

Plusieurs plateformes de gestion de documents sont livrées avec une application pour smartphone. Vous n'utiliserez peut-être pas la plateforme sur un appareil portable, mais il y a une chance que votre équipe le fasse.

Toutes les solutions de gestion de documents ne répondront pas à ces critères. Ainsi, lors de la sélection d'une solution, déterminez quelles fonctions de la plateforme servent le mieux les objectifs de votre entreprise.

Meilleurs systèmes de gestion de documents de 2025

Afin de vous permettre de sélectionner la meilleure plateforme de gestion de documents pour votre organisation, nous avons évalué de nombreuses plateformes disponibles sur le marché.

Et nous avons examiné des facteurs tels que la facilité d'utilisation, la sécurité, la gestion des versions et la collaboration documentaire. Voici donc une liste des meilleurs systèmes de gestion de documents à considérer.

1. Heroic Knowledge Base : Système de gestion de documents DIY

Créez votre propre centre de documentation interne avec le plugin WordPress Heroic Knowledge Base.

Concevez facilement des documents comme vous le souhaitez et partagez-les avec des membres publics ou privés.

C'est la solution parfaite pour les organisations qui souhaitent disposer d'un système de gestion de documents consultable, évolutif et convivial, partagé entre des centaines d'utilisateurs avec différents niveaux de contrôle d'accès.

Caractéristiques principales

• Recherche AJAX : Trouvez facilement des documents grâce à une barre de recherche alimentée par AJAX.
• Contenu structuré : Affichez les documents les plus nécessaires et les plus utilisés en haut, et organisez le contenu par catégories et par étiquettes.
• Commentaires des utilisateurs : Outils intégrés pour recueillir les commentaires des utilisateurs sur les documents afin d'identifier et d'améliorer les informations obsolètes et les guides compliqués.
• Contrôle d'accès : Restreignez l'accès à des pages ou catégories spécifiques, et autorisez des groupes d'utilisateurs spécifiques à gérer des documents ou à approuver des modifications.
• Conception personnalisable : Mettez à jour les couleurs, la typographie ou tout autre élément de conception pour correspondre au style de votre marque. Ayez une apparence cohérente sur l'ensemble de votre système.
• Rapports et analyses : Obtenez des informations importantes pour vous aider à mettre à jour des documents obsolètes ou inutiles.
• Intégrations : Intégrations intégrées pour Slack, Help Scout et d'autres outils importants.

Avantages

• Assistant de bienvenue pour configurer facilement votre système de documentation.
• Aucune compétence en codage requise pour concevoir votre portail ou ajouter des fonctionnalités.
• Très abordable par rapport aux solutions SaaS similaires.

Inconvénients

• Aucune version gratuite disponible.
• Nécessite un site WordPress.

Tarifs

Heroic Knowledge base est une solution premium uniquement à partir de 67 $/an. Aucune limite sur le nombre d'utilisateurs ou de documents.

2. M-Files : le meilleur pour la facilité d'utilisation

M-Files est une plateforme complète de gestion de documents avec une plateforme conviviale et facile à utiliser. Elle est équipée de multiples fonctions qui facilitent la catégorisation fluide des documents, la numérisation des documents physiques et l'automatisation des processus.

Principaux avantages

• M-Files offre une connectivité avec Parashift, une entreprise technologique connue pour la récupération de documents grâce à l'apprentissage automatique. En tirant parti de cette intégration, vous pouvez rationaliser et automatiser vos flux de travail.
• Plutôt que de visualiser physiquement les informations et de catégoriser les fichiers, vous pouvez gérer automatiquement un large éventail de fichiers semi-structurés, structurés et non structurés.
• Au lieu de dépendre d'une approche conventionnelle basée sur des dossiers, M-Files utilise des métadonnées pour catégoriser les matériaux par balises, mots-clés, groupes, etc. Cela simplifie le processus de recherche et de gestion de toutes sortes de documents.
• L'accès hors ligne sur smartphone est disponible avec M-Files, vous permettant de visualiser facilement des fichiers depuis votre smartphone, même sans connexion Internet.
• M-Files offre une intégration transparente avec une vaste gamme d'outils, tels que Google Workspace, Salesforce, Microsoft Office, et d'autres.

Limitations

• La fonctionnalité de catégorisation automatique des étiquettes peut prendre un certain temps pour s'y habituer.
• L'interface utilisateur de la plateforme est un peu datée.

Tarifs

Pour essayer M-Files, vous pouvez obtenir la version d'essai de 30 jours en remplissant un questionnaire. Ou vous pouvez les contacter pour demander une démonstration.

3. Zoho Docs : idéal pour enregistrer et gérer facilement des documents

Zoho Docs fait partie des meilleurs systèmes de gestion de documents présentés dans cette collection.

Zoho Docs vous permet d'enregistrer et de gérer tous vos fichiers dans le cloud, tout en offrant des fonctionnalités de collaboration efficaces. Il vous permet de partager vos documents et vous offre la commodité de les produire et de les modifier en déplacement.

Avec Zoho Docs, vous pouvez transformer vos documents MS Office en PDF et les partager instantanément entre les membres de l'équipe.

Principaux avantages

• Il vous permet d'enregistrer des fichiers volumineux sans effort, tels que des enregistrements vidéo, des répertoires, et même des dépôts entiers.
• Avec Zoho Docs, vous pouvez créer en toute transparence des dossiers parents et des sous-dossiers pour une organisation soignée des fichiers en fonction des tâches, des rôles et des formats de fichiers.
• Vous pouvez effectuer vos tâches sur votre ordinateur de bureau, que vous soyez en ligne ou non – les fichiers sont automatiquement synchronisés une fois que vous vous reconnectez à Internet.
• Il génère des sauvegardes automatiques des fichiers pour éviter la perte d'informations.
• Il vous permet de former un groupe pour partager des documents avec plusieurs personnes simultanément. De plus, il fournit une fonction de piste d'audit pour gérer les modifications apportées par d'autres collègues.
• Il offre un système de messagerie instantanée intégré au programme pour coopérer avec plusieurs employés.
• Il garantit une sécurité stricte en encodant les fichiers avec une clé de 2048 bits basée sur RSA générée à l'aide du Perfect Forward Secrecy (PFS).

Limitations

• L'interface utilisateur semble dépassée et rudimentaire.
• La vitesse de chargement du logiciel pourrait être améliorée, surtout lorsqu'un grand nombre de documents sont impliqués.

Tarifs

Zoho Docs propose une édition gratuite pouvant accueillir jusqu'à cinq personnes. Ses forfaits premium commencent à 4 $ par mois et plus. Vous pouvez profiter de sa version d'essai gratuite de 15 jours avant l'achat.

4. Docuware : idéal pour les intégrations tierces

Si une entreprise utilise une variété d'outils, DocuWare pourrait être le logiciel de gestion documentaire idéal pour ses besoins. En se connectant à d'autres logiciels, il assure l'uniformité et fournit des informations à jour instantanément.

Principaux avantages

• DocuWare propose des connexions API avec plus de 500 logiciels différents. Quel que soit le secteur, vous pouvez gérer vos fichiers facilement, tout en maintenant la productivité du travail.
• Il permet diverses approches pour réaliser l'intégration, allant de la connectivité basique par pointer-cliquer à des options de connectivité API complexes.
• Il offre des connecteurs spécialisés conçus pour des programmes importants tels qu'Outlook, SAP, etc.
• Il garantit la sécurité des données et est conforme aux réglementations telles que le RGPD et la HIPAA.
• Vous pouvez permettre aux groupes décentralisés et distants d'accéder aux fichiers depuis n'importe quel endroit et à tout moment.
• Vous pouvez utiliser l'intelligence artificielle de DocuWare pour transformer n'importe quel fichier en une version lisible pour une indexation automatisée et rapide.
• La gestion des versions permet aux employés de modifier des fichiers ensemble tout en conservant les versions précédentes.

Limitations

• Le package de démarrage offre un maximum de 20 Go de capacité d'archivage, ce qui pourrait être insuffisant pour les grandes entreprises.
• Le coût de DocuWare peut être assez élevé.
• Le site de Docuware manque de contenu tutoriel suffisant.

Tarifs

DocuWare Cloud propose des licences adaptables, conçues pour différentes tailles d'organisations, via un modèle d'abonnement. Vous devez déterminer le nombre de licences individuelles et l'espace de stockage requis pour votre entreprise.

5. Digital Drawer : idéal pour importer des fichiers et des dossiers

Si vous recherchez une plateforme qui vous permet de numériser, enregistrer et protéger des fichiers, Digital Drawer pourrait être le meilleur système de gestion documentaire pour vous.

La plateforme peut vous aider à gagner du temps grâce au processus automatisé d'enregistrement et de numérisation des fichiers. Elle offre également un stockage de fichiers sur site pour un degré de sécurité supplémentaire.

Principaux avantages

• Ce logiciel permet aux utilisateurs d'organiser sans effort tous les fichiers en un seul endroit en utilisant une hiérarchie de fichiers-dossiers similaire à celle de Windows.
• Avec cette solution, vous pouvez fusionner des fichiers en toute transparence ou ajouter des pages à d'anciens fichiers. Vous pouvez également les ré-étiqueter avec des index distincts.
• Vous pouvez utiliser des fonctions telles que la numérisation, le copier-coller, le glisser-déposer et les capacités d'importation pour ajouter des documents.
• Il offre une sécurité robuste pour tous les fichiers avec un cryptage AES 128 bits.
• Digital Drawer vous permet de collaborer en toute transparence avec divers employés en évaluant instantanément les modifications apportées au document.
• Grâce à une recherche puissante, vous pouvez découvrir sans effort les documents enregistrés dans n'importe quel répertoire sur le stockage.
• Ce programme synchronise les modifications apportées aux documents sur tous les appareils.

Limitations

• Ce logiciel de gestion documentaire a une gamme limitée de fonctionnalités, ce qui pourrait ne pas être suffisant pour les grandes entreprises.
• Le coût d'un achat unique peut être particulièrement lourd pour les petites entreprises.

Tarifs

Digital Drawer propose une version d'essai gratuite de 10 jours avec toutes les fonctionnalités. Pour l'achat, vous pouvez choisir entre un paiement unique de 1200 $ pour une licence pour un seul membre, ou un forfait d'adhésion annuel de 500 $.

6. Dropbox : idéal pour une gestion complète des documents

Dropbox est un système de gestion de documents (SGD) réputé et complet qui permet l'administration de fichiers multimédias et conventionnels.

Dropbox est connu pour son intuitivité et sa large gamme de fonctionnalités, telles que la connectivité avec différents outils, le contrôle des versions de fichiers, la prise en charge de l'OCR et une gestion fine des rôles.

Il permet également la modification de fichiers, et les modifications sont instantanément mises à la disposition de tous les employés.

Principaux avantages

• La fonction de transfert de compte vous permet de partager en toute sécurité des documents d'entreprise entre différents employés en cas de réorganisation ou de remplacement.
• Avec Dropbox, vous pouvez présenter tout votre travail via des pages d'aspect professionnel et surveiller l'interaction des spectateurs avec vos documents.
• Dropbox prend en charge l'intégration transparente avec plus de 300 000 applications.
• Il est doté d'une fonction de « suppression à distance », qui vous permet d'effacer immédiatement des documents à partir de profils compromis et d'appareils volés pour protéger les informations sensibles.
• Il vous permet de suivre les actions de vos employés via le panneau d'administration.
• Il vous permet de restaurer des documents supprimés en récupérant des versions antérieures du fichier.
• Cette plateforme offre une synchronisation sur une gamme de systèmes et d'appareils.

Limitations

• L'application smartphone de Dropbox n'est pas aussi facile à utiliser que la version de bureau
• Les téléchargements de documents ne sont pas aussi rapides que prévu

Tarifs

Dropbox propose plusieurs forfaits premium, chacun avec son propre ensemble de sous-forfaits. Le forfait personnel de Dropbox coûte 9,99 $ par mois. Son forfait professionnel coûte 16,58 $ par mois.

7. Revver : Idéal pour la recherche dans les documents

Revver est un logiciel de gestion documentaire avancé qui vous permet de transformer des documents papier en fichiers numériques. Cela vous permet de les enregistrer sur votre bureau ou en ligne pour les consulter ou les utiliser où vous voulez et quand vous voulez.

Le programme vous permet même de partager un document dans plusieurs types de fichiers à l'aide d'URL protégées par mot de passe. Il est également simple de classer et de retrouver des fichiers.

Principaux avantages

• Il vous aide à localiser un document dans n'importe quel répertoire à l'aide d'une option de recherche avancée qui peut rechercher le contenu des documents.
• L'application catégorise, identifie automatiquement, étiquette et enregistre les fichiers en fonction des détails qu'ils contiennent.
• Vous pouvez profiter de structures de dossiers prêtes à l'emploi que vous souhaitez utiliser sur la plateforme. Il vous permet même de créer des fichiers avec des étiquettes personnalisées.
• En utilisant la fonction Demande de fichier, vous pouvez permettre aux clients virtuels et aux employés de partager des documents depuis leur emplacement sur la plateforme sans s'inscrire au préalable.
• Il vous permet de demander des signatures numériques. Et de conserver des enregistrements des événements et des modifications apportées aux fichiers avec des signatures numériques pour la sécurité et le respect des normes et réglementations.
• Il dispose d'applications pour smartphones Android et iOS ainsi que d'un programme pour ordinateurs de bureau.
• Prend en charge l'authentification à deux facteurs (2FA) et accorde l'accès aux utilisateurs en fonction de leurs rôles pour renforcer la sécurité. Il offre un cryptage complet lors de l'enregistrement des documents et de l'octroi d'accès à d'autres.
• Vous permet de lier la plateforme à des programmes externes, tels que MS Office et Salesforce.

Limitations

• Son interface utilisateur pourrait être plus intuitive
• Il peut être écrasant pour les débutants d'apprendre

Tarifs

Vous devez contacter Revver pour recevoir un devis pour votre organisation. Vous devrez acheter pendant la période d'évaluation via le compte de test.

8. FileHold : idéal pour la numérisation de documents

FileHold est un logiciel de gestion de documents pour les grandes entreprises. Il est économique et simple à installer. Il vous permet de numériser, enregistrer et cataloguer des fichiers à l'aide d'un système unique.

Des fonctionnalités telles que la consultation et la numérisation de fichiers pour un enregistrement sans effort vous aident à vous assurer que tous les fichiers sont présents. Il vous permet également de localiser facilement les fichiers lorsque vous en avez besoin. Pour une sécurité complète, vous pouvez installer l'application sur un hôte local.

Principaux avantages

• Il dispose d'un processus de partage de documents sécurisé qui inclut même une confirmation que le ou les destinataires ont bien reçu le fichier.
• Devenez sans papier en convertissant immédiatement les fichiers en formats numériques pour les transmettre à divers destinataires dans le monde entier.
• Il dispose d'une application mobile efficace qui permet une gestion sans tracas de l'ensemble des fichiers.
• Il dispose d'une option de recherche complète similaire à Google. Cela vous permet d'utiliser les métadonnées des fichiers pour obtenir des résultats de recherche plus pertinents.
• Vous pouvez le connecter facilement à MS Office. Cela vous donne accès à des applications telles que Word, Outlook, Excel, PowerPoint et Visio.
• Il n'autorise pas une personne à modifier un document si un autre employé est déjà en train de le modifier. Cela évite le risque que le contenu du document soit compromis.
• Il vous permet de modifier des fichiers même si vous n'êtes pas connecté à Internet. Toutes les modifications que vous apportez seront mises à jour une fois que vous vous reconnecterez à Internet.

Limitations

• Si vous êtes novice, il peut être légèrement difficile de saisir toutes les capacités de ce système de gestion de documents.
• Le programme sur site de FileHold est incompatible avec Mac.

Tarifs

Vous avez le choix de vous inscrire à un compte d'essai gratuit ou de regarder un webinaire pour comprendre la configuration des prix de FireHold. L'application est d'un prix raisonnable et vous pouvez l'obtenir sur la base d'un plan de facturation par utilisateur. La facturation dépend du nombre d'employés qui utilisent le programme et des modules complémentaires que vous choisissez.

9. HighTail : idéal pour les aperçus de documents mobiles

HighTail est un logiciel de gestion de documents qui rend la gestion des fichiers numériques facile et plus naturelle. De plus, il permet aux créateurs de fournir un accès à des documents de grande taille, en plus des vidéos, photographies, diaporamas, dessins, et autres.

Principaux avantages

• Il vous permet de consulter des documents de grande taille sans avoir à enregistrer ces fichiers.
• Il vous permet de réviser des documents à l'aide d'illustrations telles que des boîtes, des lignes, des flèches, des formes libres ou d'autres types d'annotations sur des documents riches en médias.
• Vous pouvez comparer deux versions d'un document en les plaçant côte à côte sur votre ordinateur pour voir les modifications et fournir des commentaires évaluatifs en toute transparence.
• Après avoir donné accès aux fichiers, les employés n'ont pas besoin de se connecter pour les consulter ou les utiliser.
• L'application dispose d'un cryptage AES 256 bits ainsi que de mesures de sécurité de haute qualité pour garantir une sécurité stricte sur tout le réseau.
• Il offre des notifications lorsque les fichiers atteignent les destinataires prévus et qu'ils les téléchargent, via sa fonction Send Tracker.

Inconvénients

• Les liens que vous partagez pour les fichiers expirent dans un court laps de temps.
• L'option de recherche est lente et nécessite des filtres supplémentaires pour l'optimiser.

Tarifs

L'abonnement premium commence à 12 $ par mois et peut augmenter jusqu'à 36 $ par mois.

10. Document Locator : idéal pour la création de flux de travail efficaces

Document Locator est un système de gestion de documents qui vous permet de vous connecter à Windows ainsi qu'au cloud pour gérer et partager des documents sans effort.

Quelques fonctionnalités qu'il offre sont le contrôle de version, la numérisation de documents papier en fichiers numériques, le contrôle de fichiers et la gestion des e-mails.

Principaux avantages

• Ce logiciel de gestion documentaire vous permet de transformer des fichiers papier en fichiers numériques entièrement indexables.
• Il vous permet de capturer des documents et d'obtenir des métadonnées avec les détails essentiels du fichier.
• Il dispose d'un certain nombre de fonctionnalités d'automatisation, telles que le délai d'expiration, les flux de travail basés sur les rôles des utilisateurs, les points de contrôle qualité et les modèles d'alerte modifiables.
• Il vous permet d'enregistrer facilement la confirmation de fichiers numériques pour la responsabilité et la conformité aux réglementations. Il peut même gérer toutes les étapes d'approbation par une seule personne et les approbations plus complexes par plusieurs personnes.
• Il vous permet d'enregistrer les métadonnées des documents numérisés via des feuilles de couverture, des zones ou des codes-barres. Ou, vous pouvez utiliser la fonction d'aperçu dans Document Pro pour sélectionner différents paramètres un par un sur votre ordinateur.
• Il peut fonctionner sur les navigateurs, les smartphones ainsi que les ordinateurs de bureau.

Limitations

• L'interface utilisateur est un peu désorganisée.
• Il n'organise pas de sessions de formation trop souvent.
• Parfois, la plateforme peut être légèrement lente lors du passage d'un flux de travail, surtout lorsque plusieurs personnes l'utilisent.

Tarifs

Vous pouvez contacter les représentants de Document Locator pour en savoir plus sur les options de licence, les plans d'adhésion, l'application serveur cloud ou sur site, et une démo virtuelle.

11. IsoTracker : le meilleur pour son support client

Parmi tous les logiciels de gestion de documents que nous avons évalués, IsoTracker offre le meilleur support utilisateur. Ceux qui ont besoin d'aide peuvent utiliser la messagerie instantanée pour contacter le personnel du service d'assistance. De plus, il existe une option pour appeler un agent de support immédiatement, ou pour soumettre un formulaire de contact.

Principaux avantages

• La plateforme vous offre un versionnage efficace et un contrôle des modifications de documents.
• Il vous offre une base de données centralisée de fichiers à laquelle vous pouvez accéder quand vous le souhaitez et d'où vous le souhaitez.
• Le stockage et le catalogage des fichiers, l'envoi d'alertes pour les tâches et les activités d'approbation de fichiers peuvent être automatisés.
• Pour maintenir l'application sécurisée, elle sauvegarde les fichiers tous les jours, dispose d'un chiffrement et d'un contrôle d'accès granulaire, et enregistre les activités liées aux fichiers.

Limitations

• Les paramètres du menu et la disposition pourraient être meilleurs
• L'interface utilisateur semble un peu dépassée, ce qui la rend un peu difficile à utiliser.

Tarifs

Bien que la plateforme n'indique pas clairement le coût, les utilisateurs peuvent utiliser un formulaire de calcul en ligne pour évaluer si IsoTracker répond à leurs besoins et à leur budget. La plateforme offre un essai gratuit de 60 jours.

12. Evernote Teams : le meilleur pour la gestion des notes et des captures d'écran

Sans aucun doute, Evernote Teams fait partie des logiciels les plus connus pour l'organisation de documents. Il vous permet de générer et de partager sans effort des documents et des mémos, afin de créer un environnement de travail plus intelligent et plus efficace.

Principaux avantages

• Avec le web clipper, vous pouvez rapidement enregistrer des instantanés de sites pour une utilisation ultérieure. Il vous permet de stocker numériquement toutes les données pertinentes, les rendant facilement accessibles lorsque nécessaire.
• En utilisant les modèles préconçus d'Evernote, vous pouvez économiser du temps et de l'énergie pour répondre à des exigences particulières.
• Il offre une intégration complète avec divers logiciels externes. Cela inclut Gmail, Google Drive, Salesforce, Slack et Outlook.
• Il vous permet de rechercher des notes manuscrites, des images de tableaux blancs et des photos numérisées. Il est compétent pour reconnaître 11 langues manuscrites et 28 langues tapées.
• Il vous permet de numériser des copies papier de fichiers et de les stocker en toute sécurité sous forme de fichiers numériques.

Limitations

• La gestion des notes pourrait être plus systématique pour les utilisateurs expérimentés qui traitent une grande quantité de données.
• Le téléchargement et le téléversement de documents peuvent être un peu lents, surtout si la taille du fichier est trop importante.

Tarifs

Il existe différents niveaux de forfaits d'abonnement disponibles, chacun offrant une gamme de fonctionnalités et d'avantages en fonction des besoins de l'utilisateur. Le forfait de départ est de 7,99 $ par mois et par utilisateur.

13. Smartsheet : idéal pour la gestion de projet

Smartsheet est souvent privilégié par les organisations comme l'une des meilleures solutions documentaires pour l'organisation transparente des tâches, la gestion des documents et le travail d'équipe.

Une caractéristique remarquable de cet outil est sa capacité à se connecter de manière exhaustive avec des outils tiers. Ceux-ci incluent Salesforce, Zapier, Dropbox, Google Apps, et bien d'autres.

Principaux avantages

• Il simplifie les routines de travail et les procédures opérationnelles en utilisant les modèles préconçus fournis.
• Avec ce logiciel de gestion documentaire, vous pouvez travailler en équipe sur le contenu en toute transparence en suivant la progression de la production à partir d'une seule feuille.
• Il vous permet également de déléguer des tâches, de configurer des alertes automatisées, de permettre à d'autres d'évaluer le contenu et de publier des commentaires détaillés sous forme de notes jointes.
• Il priorise la sécurité de vos fichiers en sauvegardant les données sur plusieurs sites, hébergés chez AWS et Equinix.
• Il vous permet de gagner du temps en automatisant les tâches récurrentes via les demandes d'approbation et les notifications de mise à jour.
• Vous pouvez également rationaliser votre routine de travail en fusionnant simplement diverses étapes et chemins conditionnels.
• Il vous permet d'importer sans effort des informations à partir de feuilles Excel, de documents CSV et de feuilles Google.
• Vous pouvez visualiser des documents sur votre téléphone via des applications mobiles pour Android et iOS.

Limitations

• Comprendre toutes ses capacités peut être écrasant au début
• Smartsheet manque de certaines fonctionnalités essentielles d'Excel, comme la fonction de recherche

Tarifs

Les plans payants de Smartsheet commencent par un plan Pro, qui coûte 7 $ par mois. Il existe également une variante business qui nécessite un minimum de trois utilisateurs et coûte 25 $ par mois pour chaque utilisateur.

14. InfoRouter : idéal pour le suivi des documents en temps réel

Un autre logiciel de gestion documentaire qui mérite d'être considéré est InfoRouter, qui permet une gestion efficace des fichiers.

Contrairement à certains autres systèmes de gestion documentaire, InfoRouter doit être implémenté côté serveur sans aucun élément côté client. Heureusement, l'outil a un énorme potentiel d'évolutivité et est capable d'utiliser près de 100 hôtes pour alléger la charge.

Principaux avantages

• Avec cet outil, vous pouvez administrer vos documents importants en toute sécurité en les envoyant via des routines de travail préétablies et en surveillant la progression en direct.
• Il fournit une analyse combinée des événements quotidiens.
• Il prend en charge plusieurs langues, vous permettant de recevoir des e-mails dans votre langue préférée.
• Il récupère automatiquement les documents dans les répertoires surveillés dans des dossiers prédéfinis.
• Vous pouvez également transformer des images en documents PDF en toute simplicité à l'aide de cet outil.
• Il n'y a aucune limite au nombre de dossiers qui peuvent être créés.
• Il facilite le protocole HTTPS ainsi que le SSL, garantissant des connexions sécurisées.
• Vous pouvez également modifier le contenu et les modèles de vos e-mails selon vos préférences.

Limitations

• Il peut ralentir lors du téléchargement de documents volumineux.
• L'interface utilisateur actuelle comporte trop de fonctionnalités sur l'écran d'accueil, ce qui peut prêter à confusion pour les utilisateurs.

Tarifs

Les informations tarifaires de cet outil ne sont pas publiques et doivent être demandées directement auprès du fournisseur.

15. Onehub : idéal pour sécuriser vos documents

Onehub est un autre système de gestion de documents efficace pour notre collection. Sa fonction glisser-déposer simplifie le téléchargement de documents. De plus, il permet aux clients d'organiser les documents dans des sous-dossiers, de les sécuriser et de gérer les versions.

Principaux avantages

• Vous pouvez importer des documents rapidement en utilisant la fonction glisser-déposer. De plus, il vous permet d'utiliser une structure de dossiers et de fichiers, une passerelle FTP sécurisée pour le téléchargement d'un grand nombre de fichiers, ainsi qu'un contrôle automatisé des versions des documents.
• Cette plateforme met en œuvre de nombreux protocoles de sécurité, tels que l'autorisation basée sur les rôles des utilisateurs, l'authentification à deux facteurs et les déconnexions de session.
• Avec Onehub, vous pouvez facilement prévisualiser des documents et des fichiers sans les enregistrer, que ce soit sur un smartphone ou un navigateur Internet.
• Ce système de gestion de documents vous permet de contacter vos collègues par messagerie, commentaires et approbations, et commentaires de dossiers.
• Cette plateforme se connecte sans effort à OneDrive et Google Drive.
• Il vous permet de suivre toutes les activités de téléchargement et de personnalisation. Vous pouvez utiliser des pistes d'audit pour annuler immédiatement les autorisations si une activité suspecte est détectée.

Limitations

• Il n'est pas possible de diviser les membres d'un groupe en sous-groupes
• Difficile à apprendre et manque de matériel de formation suffisant

Tarifs

Les forfaits premium d'Onehub commencent à 12,50 $ par mois et vont jusqu'à 500 $ par mois. De plus, tous les forfaits sont accompagnés d'une version d'essai gratuite de 14 jours.

16. DocuPhase : idéal pour améliorer la productivité

DocuPhase possède plusieurs capacités et fonctionnalités qui permettent aux groupes de travailler de manière plus systématique et efficace.

Principaux avantages

• L'application utilise une technologie d'indexation automatique pilotée par l'IA qui permet aux utilisateurs de définir des étiquettes à l'avance et de séparer et catégoriser les documents dès leur réception.
• L'option de recherche avancée permet aux utilisateurs de localiser rapidement les détails des fichiers.
• Grâce au routage automatique des documents, vous pouvez partager les détails des documents avec les professionnels concernés.
• DocuPhase est une application flexible. Elle possède des fonctionnalités utiles pour les groupes qui gèrent beaucoup de fichiers.
• L'organisation et le suivi systématiques des documents peuvent être automatisés.

Limitations

• La mise à niveau ou l'application de correctifs de sécurité est difficile sans l'aide du service d'assistance.
• Les débutants peuvent trouver déroutant d'apprendre les différentes fonctionnalités.

Tarifs

Votre département peut évaluer une démo personnalisée avant d'acheter l'application. La structure des prix dépend des fonctionnalités que votre équipe choisit, car les besoins de chaque groupe sont uniques.

Dernières réflexions sur les systèmes de gestion documentaire

Avec la numérisation qui devient la norme, les fichiers papier disparaissent. Et le stockage virtuel est sans aucun doute l'alternative la plus favorisée.

Voici quelques-uns des meilleurs logiciels de gestion documentaire. Mais ces applications ont des fonctionnalités uniques et des caractéristiques distinctives.

Certaines entreprises peuvent vouloir des fonctionnalités avancées. Celles-ci peuvent inclure la connexion à une API spécifique, le routage de documents via différents systèmes pour une sécurité accrue, ou la conformité aux normes ISO.

Mais si vous n'avez pas besoin de ces extras, la mise en place d'un système de gestion documentaire est simple et directe. Vous pouvez commencer à utiliser un logiciel de gestion documentaire immédiatement. Il suffit d'évaluer les différentes applications et leurs capacités pour choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins.

Ressources

1. Données des systèmes de gestion documentaire provenant de market.us ↩︎