Die 15 besten Dokumentenmanagement-Systeme und -Software für 2025

Der weltweite Markt für Dokumentenmanagement-Systeme wird bis 2028 voraussichtlich die 11,06 Milliarden Dollar-Marke erreichen¹.

Und das zu Recht. Dateien und Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist es wahrscheinlich, dass Sie an einer Reihe von Dokumenten arbeiten und diese verwalten.

Und Sie wollen sie sicher und systematisch aufbewahren, damit Ihre Mitarbeiter und Kunden sie bequem abrufen können.

Hier kann eine Dokumentenmanagement-Software helfen. Sie ermöglicht das Speichern und Freigeben von Dokumenten von jedem Browser, Gerät oder Standort aus und sorgt so für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten Parteien.

Natürlich ist die Auswahl einer geeigneten Dokumentenverwaltungssoftware entscheidend für den reibungslosen Ablauf in Ihrem Unternehmen.

Von der Sicherstellung des rechtzeitigen Abrufs erforderlicher Dokumente bis hin zur Erteilung von Genehmigungen an alle befugten Personen in Ihrem Unternehmen kann ein seriöses Dokumentenmanagementprogramm dazu beitragen, alle Ihre Ziele zu erreichen.

In dieser Liste haben wir die besten Dokumentenmanagementsysteme bewertet und geprüft, damit Sie die für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete Lösung auswählen können. Doch zunächst wollen wir uns ansehen, was eine Dokumentenmanagement-Plattform ist.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Dokumentenmanagementsysteme sind Plattformen zum Hochladen, Organisieren, Speichern, Bearbeiten und Überwachen digitaler Dokumente.

Darüber hinaus verfügen zahlreiche Dokumentenmanagement-Plattformen über Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, physische Dokumente durch den Einsatz von Scantechnologie mühelos in digitale Kopien umzuwandeln.

Sobald die Dokumente digitalisiert sind, wird es einfacher, sie zu durchsuchen. So können Ihre Mitarbeiter den Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten reduzieren und sich auf die Nutzung der benötigten Informationen konzentrieren.

Warum sollten Sie Software für die Dokumentenverwaltung einsetzen?

Der Umgang mit großen Mengen an Informationen in physischer Form kann schwierig sein und zu Produktivitätsverlusten führen. Dokumentenmanagement-Software ist für jedes Unternehmen unerlässlich, um ein elektronisches Archiv zur Speicherung von Dokumenten und zur Steigerung der Effizienz zu erstellen.

Der Trend der Unternehmen zur Digitalisierung hat zu einem wachsenden Interesse an Dokumentenmanagement-Plattformen geführt.

Die Verwaltung eines großen Informationsvolumens kann schwierig sein, vor allem, wenn die Dokumente in Papierform vorliegen. Viele Unternehmen leiden unter Effizienzeinbußen, weil sie die Hürden der Dokumentenverwaltung überwinden müssen.

Software für die Dokumentenverwaltung ist daher ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens. Anstelle von physischen Dokumentenschränken und Schubladen bilden Dokumentenmanagement-Lösungen ein elektronisches Repository, das von autorisierten Personen geöffnet und geändert werden kann.

So können Sie Ihre Zeit effizient verwalten, die Sicherheit erhöhen, Vorschriften einhalten und die Teamarbeit fördern.

Welche Funktionen sollte ein Dokumentenmanagementsystem aufweisen?

Eine Dokumentenmanagementlösung kann mehrere Funktionen haben, die über die reine Speicherung von Dokumenten hinausgehen. Für welche Art von Lösung Sie sich entscheiden, hängt von Ihren Anforderungen und den in Ihrem Unternehmen anfallenden Papierakten ab. Einige der Funktionen, die Sie bei der Auswahl einer Dokumentenverwaltungslösung in Betracht ziehen sollten, sind:

Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit ist ein wesentlicher Bestandteil einer Dokumentenmanagementlösung. Sie kann noch so viele tolle Funktionen haben, aber sie nützen Ihnen nichts, wenn die Software keine intuitive Benutzeroberfläche hat.

Viele Plattformen bieten kostenlose Testversionen an, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Wenn es möglich ist, lassen Sie Ihre Mitarbeiter während der Testphase mit der Anwendung experimentieren.

Hochwertige Vorschaubilder

Wenn Sie eine Dokumentenmanagement-Plattform verwenden, sollten Sie nicht gezwungen sein, Dateien immer wieder herunterzuladen, wenn Sie sie ansehen wollen. Die Plattform sollte bei Bedarf eine übersichtliche Ansicht der Dokumente bieten.

Zusammenarbeit dokumentieren

Die neueste Software für die Dokumentenverwaltung ermöglicht es autorisierten Fachleuten, Dokumente gemeinsam zu nutzen und im Team zu bearbeiten.

Manche Plattformen erlauben es mehreren Personen, Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten, während andere einen eingebauten Mechanismus haben, der es nur einer einzigen Person erlaubt, das Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt zu bearbeiten. Und es gibt Plattformen, die beide Möglichkeiten bieten.

Um zu entscheiden, welche Option für Sie am besten geeignet ist, sollten Sie herausfinden, wie Ihr Team funktioniert und welche Arten von Dateien Teamarbeit erfordern.

Massenhaftes Scannen von Fotos und Hochladen von Dokumenten

Die Möglichkeit, Fotos zu scannen und mithilfe der OCR-Technologie in Text umzuwandeln, ist für Unternehmen von Vorteil. Denn damit können sie große Mengen von Papierdokumenten in ein digitales Format umwandeln.

Die besten Dokumentenmanagementsysteme nutzen daher die OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung), um Metadaten automatisch hinzuzufügen. Dadurch wird das Auffinden von Dokumenten in der Zukunft weiter vereinfacht.

Versionskontrolle

Die Versionskontrolle, auch bekannt als Versionierung, ist ein wesentliches Merkmal einer Dokumentenmanagement-Plattform.

Versehentliche Benutzerfehler können zur Änderung oder Löschung wichtiger Daten führen.

Die Versionskontrolle ermöglicht es Ihnen also, die Änderungen, die ein Dokument bei verschiedenen Gelegenheiten erfährt, einzusehen. Bei Bedarf können Sie zu einer früheren Version zurückkehren. Diese Funktion ist von entscheidender Bedeutung, wenn mehrere Fachleute an einem Dokument arbeiten.

Lagerung

Die Anwendung sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre Dateien in einer zentralen Datenbank zu speichern, so dass Sie Dokumente mühelos finden und abrufen können.

Zahlreiche Integrationen

Die Lösung sollte es Ihnen leicht machen, sie mit externen Programmen wie Salesforce, MS Outlook, Gmail und Google Drive und anderen zu verbinden.

Benutzerrollen und Berechtigungen

Ein entscheidender Aspekt der Dokumentenmanagement-Software besteht darin, dass sie den Managern die Möglichkeit gibt, für jedes Teammitglied unterschiedliche Berechtigungen festzulegen.

Sie können bestimmten Personen den Zugriff auf Dokumente oder deren Änderung gestatten. Anderen Teammitgliedern kann der Zugriff auf Dateien innerhalb des Netzwerks untersagt werden. Dies schafft einen wirksamen Schutzmechanismus und macht das Team effizienter.

Mobilfreundlichkeit

Mehrere Dokumentenmanagement-Plattformen verfügen über eine Smartphone-App. Vielleicht verwenden Sie die Plattform nicht auf einem Handheld-Gerät, aber es besteht die Möglichkeit, dass Ihr Team es tut.

Nicht alle Dokumentenmanagement-Lösungen erfüllen diese Kriterien. Bestimmen Sie daher bei der Auswahl einer Lösung, welche Funktionen der Plattform den Zweck Ihres Unternehmens am besten erfüllen.

Was ist die beste Software für die Dokumentenverwaltung?

Zu den besten Dokumentenmanagementsystemen gehören Lösungen wie DocuWare, Dropbox, IsoTracker, DocuPhase, Zoho Docs, Smartsheet, M-Files, Evernote Teams, HighTail, Onehub, FileHold, Document Locator, eFileCabinet, InfoRouter.

Damit Sie die beste Dokumentenmanagement-Plattform für Ihr Unternehmen auswählen können, haben wir zahlreiche auf dem Markt verfügbare Plattformen bewertet.

Außerdem haben wir Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Versionsverwaltung und Zusammenarbeit bei Dokumenten untersucht. Hier ist also eine Liste der besten Dokumentenmanagementsysteme, die Sie in Betracht ziehen sollten.

M-Files: am besten für die Benutzerfreundlichkeit

M-Files ist eine vollständige Dokumentenverwaltungsplattform mit einer benutzerfreundlichen und einfach zu bedienenden Plattform. Sie ist mit zahlreichen Funktionen ausgestattet, die die reibungslose Kategorisierung von Dokumenten, das Scannen von physischen Dokumenten und die Prozessautomatisierung erleichtern.

Wichtigste Vorteile

• M-Files bietet eine Verbindung zu Parashift, einem Technologieunternehmen, das für die Dokumentenabfrage durch maschinelles Lernen bekannt ist. Durch die Nutzung dieser Integration können Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren und automatisieren.
• Anstatt Informationen physisch zu sichten und Dateien zu kategorisieren, können Sie eine Vielzahl von halbstrukturierten, strukturierten und unstrukturierten Dateien automatisch verarbeiten.
• Anstelle eines konventionellen, ordnerbasierten Ansatzes verwendet M-Files Metadaten, um Materialien durch Tags, Schlüsselwörter, Gruppen usw. zu kategorisieren. Dies vereinfacht das Auffinden und die Handhabung aller Arten von Dokumenten.
• M-Files bietet Offline-Zugriff per Smartphone, sodass Sie Dateien auch ohne Internetverbindung mühelos von Ihrem Smartphone aus anzeigen können.
• M-Files bietet eine nahtlose Integration mit einer Vielzahl von Tools, wie Google Workspace, Salesforce, Microsoft Office und anderen.

Beschränkungen

• An die automatische Tag-Kategorisierung muss man sich möglicherweise erst gewöhnen.
• Die Benutzeroberfläche der Plattform ist ein wenig veraltet.

Preisgestaltung

Um M-Files auszuprobieren, können Sie eine 30-Tage-Testversion erhalten, indem Sie einen Fragebogen ausfüllen. Sie können sich auch an die Firma wenden, um eine Demonstration anzufordern.

Zoho Docs: am besten geeignet zum einfachen Speichern und Verwalten von Dokumenten

Zoho Docs gehört zu den besten Dokumentenverwaltungssystemen, die in dieser Sammlung vorgestellt werden.

Mit Zoho Docs können Sie alle Ihre Dateien in der Cloud speichern und verwalten und gleichzeitig effiziente Funktionen für die Zusammenarbeit nutzen. Mit Zoho Docs können Sie Ihre Dokumente freigeben und sie bequem von unterwegs aus erstellen und bearbeiten.

Mit Zoho Docs können Sie Ihre MS-Office-Dokumente in PDFs umwandeln und sie sofort mit anderen Teammitgliedern teilen.

Wichtigste Vorteile

• Damit können Sie mühelos große Dateien speichern, z. B. Videoaufnahmen, Verzeichnisse und sogar ganze Repositories.
• Mit Zoho Docs können Sie nahtlos übergeordnete Ordner und untergeordnete Ordner erstellen, um Dateien auf der Grundlage von Aufgaben, Rollen und Dateiformaten ordentlich zu organisieren.
• Sie können Ihre Aufgaben auf Ihrem Desktop-Computer erledigen, egal ob Sie online sind oder nicht - die Dateien werden automatisch synchronisiert, sobald Sie wieder mit dem Internet verbunden sind.
• Es erstellt automatische Sicherungskopien von Dateien, um Informationsverluste zu vermeiden.
• Sie können eine Gruppe bilden, um Dokumente mit einer Reihe von Personen gleichzeitig zu teilen. Außerdem bietet es eine Prüfpfadfunktion zur Verwaltung der von anderen Mitarbeitern vorgenommenen Änderungen.
• Es bietet ein Instant-Messaging-System innerhalb des Programms, um mit mehreren Mitarbeitern zusammenzuarbeiten.
• Es gewährleistet strenge Sicherheit, indem es Dateien mit einem RSA-basierten 2048-Bit-Schlüssel verschlüsselt, der mit Perfect Forward Secrecy (PFS) erzeugt wird.

Beschränkungen

• Die Benutzeroberfläche scheint veraltet und rudimentär zu sein.
• Die Ladegeschwindigkeit der Software ist verbesserungswürdig, vor allem, wenn es sich um eine große Anzahl von Dokumenten handelt.

Preisgestaltung

Zoho Docs bietet eine kostenlose Version, die bis zu fünf Personen aufnehmen kann. Die Premium-Pakete beginnen bei 4 $ pro Monat und mehr. Sie können die 15-tägige kostenlose Testversion vor dem Kauf nutzen.

Docuware: am besten für 3rd-Party-Integrationen

Setzt ein Unternehmen eine Vielzahl von Tools ein, könnte DocuWare die ideale Dokumentenmanagement-Software für seine Anforderungen sein. Durch die Anbindung an andere Software sorgt sie für Einheitlichkeit und stellt aktuelle Informationen sofort zur Verfügung.

Wichtigste Vorteile

• DocuWare bietet API-Verbindungen zu mehr als 500 verschiedenen Softwareprogrammen. Unabhängig von der Branche können Sie Ihre Dateien einfach verwalten und gleichzeitig die Arbeitsproduktivität aufrechterhalten.
• Es ermöglicht verschiedene Integrationsansätze, die von einfachen Point-and-Click-Verbindungen bis hin zu komplexen API-Verbindungsoptionen reichen.
• Es bietet spezielle Konnektoren für bekannte Programme wie Outlook, SAP usw.
• Es gewährleistet die Datensicherheit und erfüllt Vorschriften wie GDPR und HIPAA.
• Sie können dezentralen und entfernten Gruppen den Zugriff auf Dateien von jedem Ort und zu jeder Zeit ermöglichen.
• Sie können die künstliche Intelligenz von DocuWare nutzen, um jede Datei in eine lesbare Version umzuwandeln, die automatisch und schnell indexiert werden kann.
• Die Versionskontrolle ermöglicht es den Mitarbeitern, Dateien gemeinsam zu ändern, wobei frühere Versionen erhalten bleiben.

Beschränkungen

• Das Startpaket bietet eine maximale Archivierungskapazität von 20 GB, was für größere Unternehmen möglicherweise nicht ausreicht.
• Die Kosten für DocuWare können recht hoch sein.
• Auf der Docuware-Website gibt es nicht genügend Anleitungen.

Preisgestaltung

DocuWare Cloud bietet über ein Subskriptionsmodell anpassbare Lizenzen, die auf unterschiedliche Unternehmensgrößen zugeschnitten sind. Sie bestimmen die Anzahl der Einzellizenzen und den benötigten Speicherplatz für Ihr Unternehmen.

Digital Drawer: am besten geeignet für den Import von Dateien und Ordnern

Wenn Sie auf der Suche nach einer Plattform sind, mit der Sie Dateien scannen, speichern und schützen können, könnte Digital Drawer das beste Dokumentenmanagementsystem für Sie sein.

Die Plattform kann Ihnen helfen, durch den automatisierten Prozess des Speicherns und Scannens von Dateien Zeit zu sparen. Außerdem bietet sie die Möglichkeit, Dateien vor Ort zu speichern, um ein zusätzliches Maß an Sicherheit zu gewährleisten.

Wichtigste Vorteile

• Mit dieser Software können Benutzer alle Dateien mühelos an einem einzigen Ort anordnen, indem sie eine Dateiordnerhierarchie ähnlich wie in Windows verwenden.
• Mit dieser Lösung können Sie Dateien nahtlos kombinieren oder Seiten an ältere Dateien anhängen. Sie können sie auch mit eindeutigen Indizes neu beschriften.
• Sie können Funktionen wie Scannen, Kopieren und Einfügen, Ziehen und Ablegen sowie Importfunktionen nutzen, um Dokumente hinzuzufügen.
• Es bietet zuverlässige Sicherheit für alle Dateien mit AES-128-Bit-Verschlüsselung.
• Mit Digital Drawer können Sie nahtlos mit verschiedenen Mitarbeitern zusammenarbeiten, indem Sie die Änderungen an einem Dokument sofort bewerten.
• Mit der leistungsstarken Suchfunktion können Sie mühelos in jedem Verzeichnis des Speichers gespeicherte Dokumente finden.
• Dieses Programm synchronisiert die an den Dokumenten vorgenommenen Änderungen auf allen Geräten.

Beschränkungen

• Diese Dokumentenverwaltungssoftware verfügt über einen begrenzten Funktionsumfang, der für größere Unternehmen möglicherweise nicht ausreichend ist.
• Die Kosten für einen einmaligen Kauf können für kleine Unternehmen besonders belastend sein.

Preisgestaltung

Digital Drawer bietet eine kostenlose Testversion für 10 Tage mit vollem Funktionsumfang. Für den Kauf können Sie zwischen einer einmaligen Zahlung von $1200 für eine Lizenz für ein einzelnes Mitglied oder einem jährlichen Mitgliedschaftspaket für $500 wählen.

Dropbox: am besten für umfassendes Dokumentenmanagement

Dropbox ist ein renommiertes, vollwertiges Dokumentenmanagementsystem (DMS), das die Verwaltung von Multimedia- und herkömmlichen Dateien ermöglicht.

Dropbox ist bekannt für seine Intuitivität und sein breites Spektrum an Funktionen, wie z. B. Konnektivität mit verschiedenen Tools, Dateiversionskontrolle, OCR-Unterstützung und ein fein abgestimmtes Rollenmanagement.

Es ermöglicht auch die Änderung von Dateien, und die Änderungen sind sofort für alle Mitarbeiter verfügbar.

Wichtigste Vorteile

• Mit der Kontotransferfunktion können Sie Unternehmensdokumente im Falle einer Umstrukturierung oder eines Personalwechsels sicher zwischen verschiedenen Mitarbeitern austauschen.
• Mit Dropbox können Sie Ihre gesamte Arbeit auf professionell aussehenden Seiten präsentieren und die Interaktion der Betrachter mit Ihren Dokumenten überwachen.
• Dropbox unterstützt die nahtlose Integration mit über 300.000 Anwendungen.
• Es verfügt über eine Fernlöschfunktion, mit der Sie Dokumente von kompromittierten Profilen und gestohlenen Geräten sofort löschen können, um sensible Informationen zu schützen.
• Es ermöglicht Ihnen, die Aktionen Ihrer Mitarbeiter über das Verwaltungspanel zu verfolgen.
• Sie können damit gelöschte Dokumente wiederherstellen, indem Sie frühere Ausgaben der Datei wiederherstellen.
• Diese Plattform ermöglicht die Synchronisierung über eine Reihe von Systemen und Geräten hinweg.

Beschränkungen

• Die Smartphone-App von Dropbox ist nicht so einfach zu bedienen wie die Desktop-Version
• Das Hochladen von Dokumenten ist nicht so schnell wie erwartet

Preisgestaltung

Dropbox bietet mehrere Premium-Pakete an, die jeweils eine Reihe von Unterpaketen enthalten. Das persönliche Paket von Dropbox kostet 9,99 $ pro Monat. Das professionelle Paket kostet 16,58 $ pro Monat.

eFileCabinet: am besten geeignet für die Suche in Dokumenten

eFileCabinet ist eine weitere fortschrittliche Dokumentenmanagement-Software, mit der Sie Papierdokumente in digitale Dateien umwandeln können. So können Sie sie auf Ihrem Desktop oder online speichern, um sie von jedem beliebigen Ort und zu jeder beliebigen Zeit anzusehen oder zu verwenden.

Mit dem Programm können Sie sogar ein Dokument in mehreren Dateitypen über passwortgeschützte URLs freigeben. Es ist auch einfach, Dateien zu klassifizieren und zu finden.

Wichtigste Vorteile

• Es hilft Ihnen, ein Dokument in einem beliebigen Verzeichnis mit Hilfe einer erweiterten Suchoption zu finden, die den Inhalt von Dokumenten durchsuchen kann.
• Die Anwendung kategorisiert, identifiziert, kennzeichnet und speichert Dateien automatisch auf der Grundlage der in ihnen enthaltenen Details.
• Sie können vorgefertigte Ordnerstrukturen nutzen, die Sie plattformübergreifend verwenden möchten. Sie können sogar Dateien mit benutzerdefinierten Bezeichnungen erstellen.
• Mit der Funktion Dateianfrage können Sie virtuellen Kunden und Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Dokumente von ihrem Standort aus auf der Plattform zu teilen, ohne sich vorher zu registrieren.
• Es ermöglicht Ihnen, digitale Signaturen anzufordern. Und Aufzeichnungen von Ereignissen und Änderungen in Dateien mit digitalen Signaturen für die Sicherheit und die Einhaltung von Normen und Vorschriften zu erhalten.
• Es gibt sowohl Smartphone-Apps für Android- und iOS-Telefone als auch ein Programm für Desktop-Computer.
• Unterstützt 2FA (2-Faktor-Authentifizierung) und ermöglicht den Zugriff auf Benutzer auf der Grundlage ihrer Rollen, um die Sicherheit zu erhöhen. Es bietet vollständige Verschlüsselung beim Speichern von Dokumenten und bei der Bereitstellung von Zugriff für andere.
• Ermöglicht die Verknüpfung der Plattform mit externen Programmen, wie MS Office und Salesforce.

Beschränkungen

Die Benutzeroberfläche könnte intuitiver sein
Sie kann für Anfänger zu schwer zu erlernen sein

Preisgestaltung

Sie müssen eFileCabinet kontaktieren, um einen Kostenvoranschlag für Ihre Organisation zu erhalten. Sie müssen während der Testphase über das Testkonto kaufen.

FileHold: am besten geeignet für das Scannen digitaler Dokumente

FileHold ist eine Dokumentenmanagement-Software für große Unternehmen. Sie ist wirtschaftlich und einfach einzurichten. Mit ihr können Sie Dateien in einem einzigen System digitalisieren, speichern und katalogisieren.

Funktionen wie das Durchsuchen und Scannen von Dateien zum mühelosen Speichern helfen Ihnen, sicherzustellen, dass alle Dateien vorhanden sind. Außerdem können Sie damit Dateien bei Bedarf bequem wiederfinden. Für vollständige Sicherheit können Sie die Anwendung auf einem lokalen Host einrichten.

Wichtigste Vorteile

• Es bietet ein sicheres Verfahren für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, das sogar mit einer Bestätigung versehen ist, dass der/die Empfänger die Datei erhalten haben.
• Werden Sie papierlos, indem Sie Dateien sofort in digitale Formate konvertieren, um sie an verschiedene Empfänger in der ganzen Welt zu übermitteln.
• Es verfügt über eine effektive mobile App, die eine problemlose Verwaltung des gesamten Aktenbestands ermöglicht.
• Es verfügt über eine umfassende Suchoption ähnlich wie Google. Damit können Sie die Metadaten von Dateien verwenden, um bessere Suchergebnisse zu erhalten.
• Sie können es mühelos mit MS Office verbinden. So erhalten Sie ein Tor zu Anwendungen wie Word, Outlook, Excel, PowerPoint und Visio.
• Sie verhindert, dass jemand ein Dokument bearbeiten kann, wenn ein anderer Mitarbeiter es bereits bearbeitet. So wird das Risiko vermieden, dass der Inhalt des Dokuments kompromittiert wird.
• Damit können Sie Dateien auch dann bearbeiten, wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Alle Änderungen, die Sie vornehmen, werden aktualisiert, sobald Sie wieder mit dem Internet verbunden sind.

Beschränkungen

• Wenn Sie ein Neuling sind, könnte es etwas schwierig sein, alle Funktionen dieses Dokumentenmanagementsystems zu erfassen.
• Das Vor-Ort-Programm von FileHold ist mit Mac nicht kompatibel.

Preisgestaltung

Sie haben die Wahl, sich für ein kostenloses Testkonto zu registrieren oder ein Webseminar zu besuchen, um die Preisgestaltung von FireHold zu verstehen. Die Anwendung ist preisgünstig, und Sie können sie auf der Grundlage eines Abrechnungsplans pro Benutzer erwerben. Die Abrechnung hängt davon ab, wie viele Mitarbeiter das Programm nutzen und welche Add-ons Sie wählen.

HighTail: am besten geeignet für die mobile Dokumentenvorschau

HighTail ist eine Dokumentenverwaltungssoftware, die die Verwaltung digitaler Dateien einfacher und natürlicher macht. Außerdem ermöglicht sie den Erstellern den Zugriff auf großformatige Dokumente sowie auf Videos, Fotos, Diashows, Zeichnungen und Ähnliches.

Wichtigste Vorteile

• Damit können Sie große Dokumente betrachten, ohne diese Dateien speichern zu müssen.
• Es ermöglicht Ihnen, Dokumente mit Hilfe von Illustrationen wie Kästen, Linien, Pfeilen, Freiformen oder anderen Arten von Anmerkungen zu medienintensiven Dokumenten zu überprüfen.
• Sie können zwei Versionen eines Dokuments vergleichen, indem Sie sie nebeneinander auf Ihrem Computer platzieren, um Änderungen zu sehen und nahtlos bewertende Kommentare abzugeben.
• Nachdem der Zugriff auf die Dateien gewährt wurde, müssen sich die Mitarbeiter nicht mehr anmelden, um sie einzusehen oder zu verwenden.
• Die Anwendung verfügt über eine 256-Bit-AES-Verschlüsselung sowie über hochwertige Sicherheitsmaßnahmen, die eine hohe Sicherheit im gesamten Netzwerk gewährleisten.
• Über die Funktion Send Tracker bietet es Benachrichtigungen an, wenn die Dateien die vorgesehenen Empfänger erreichen und diese sie herunterladen.

Nachteile

• Die Links, die Sie für Dateien freigeben, verfallen nach kurzer Zeit.
• Die Suchoption ist langsam und erfordert zusätzliche Filter, um sie zu optimieren.

Preisgestaltung

Das Premium-Abonnement beginnt bei 12 $ pro Monat und kann bis zu 36 $ pro Monat steigen.

Document Locator: bestens geeignet für den Aufbau effizienter Arbeitsabläufe

Document Locator ist ein Dokumentenverwaltungssystem, das Ihnen die Verbindung mit Windows und der Cloud ermöglicht, um Dokumente mühelos zu verwalten und gemeinsam zu nutzen.

Einige der Funktionen, die es bietet, sind Versionskontrolle, Scannen von Papierdokumenten in digitale Dateien, Dateikontrolle und Verwaltung von E-Mails.

Wichtigste Vorteile

• Mit dieser Dokumentenverwaltungssoftware können Sie Papierakten in digitale Dateien umwandeln, die vollständig indexierbar sind.
• Es ermöglicht Ihnen, Dokumente zu erfassen und Metadaten mit wichtigen Dateidetails zu erhalten.
• Es verfügt über eine Reihe von Automatisierungsfunktionen, wie z. B. Zeitüberschreitungen, auf Benutzerrollen basierende Workflows, Qualitätskontrollpunkte und editierbare Warnvorlagen.
• Es ermöglicht Ihnen, die Bestätigung digitaler Dateien aufzuzeichnen, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Es kann sogar alle Phasen der Genehmigung durch eine Person und die kompliziertere Genehmigung durch mehrere Personen verarbeiten.
• Sie können Metadaten von gescannten Dokumenten über Deckblätter, Zonen oder Barcodes erfassen. Sie können auch die Vorschaufunktion in Document Pro verwenden, um verschiedene Parameter nacheinander auf Ihrem Computer auszuwählen.
• Sie kann sowohl auf Browsern, Smartphones als auch auf Desktops laufen.

Beschränkungen

• Die Benutzeroberfläche ist ein wenig unübersichtlich.
• Sie veranstaltet nicht allzu oft Fortbildungsveranstaltungen.
• Manchmal ist die Plattform etwas träge, wenn man sich durch einen Arbeitsablauf bewegt, vor allem, wenn mehrere Personen sie benutzen.

Preisgestaltung

Sie können sich mit Vertretern von Document Locator in Verbindung setzen, um mehr über die Lizenzoptionen, Mitgliedschaftspläne, Cloud- oder Onsite-Serveranwendungen und eine virtuelle Demo zu erfahren.

IsoTracker: am besten für seine Kundenbetreuung

Von allen von uns untersuchten Dokumentenverwaltungsprogrammen bietet IsoTracker den besten Benutzersupport. Wer Hilfe benötigt, kann über Instant Messaging einen Helpdesk-Mitarbeiter erreichen. Außerdem gibt es die Möglichkeit, sofort einen Support-Mitarbeiter anzurufen oder ein Kontaktformular auszufüllen.

Wichtigste Vorteile

• Die Plattform bietet Ihnen eine effektive Versionierung und Änderungskontrolle von Dokumenten.
• Es bietet Ihnen eine zentrale Dateidatenbank, auf die Sie zugreifen können, wann und von wo Sie wollen.
• Das Speichern und Katalogisieren von Dateien, das Versenden von Warnungen für Aufgaben und die Freigabe von Dateien können automatisiert werden.
• Um die Sicherheit der Anwendung zu gewährleisten, werden täglich Sicherungskopien der Dateien erstellt, die Anwendung verfügt über Verschlüsselung und granulare Zugriffskontrolle und zeichnet dateibezogene Aktivitäten auf.

Beschränkungen

• Die Menüeinstellungen und das Layout könnten besser sein
• Die Benutzeroberfläche wirkt etwas veraltet und ist daher etwas schwer zu bedienen.

Preisgestaltung

Obwohl die Plattform die Kosten nicht klar angibt, können die Nutzer ein Online-Kalkulationsformular verwenden, um festzustellen, ob IsoTracker ihren Anforderungen und ihrem Budget entspricht. Die Plattform bietet eine kostenlose Testversion für 60 Tage.

Evernote Teams: am besten für die Verwaltung von Notizen und Screenshots

Zweifellos gehört Evernote Teams zu den bekanntesten Programmen für die Organisation von Dokumenten. Mit ihr können Sie mühelos Dokumente und Memos erstellen und teilen, um eine intelligentere und effizientere Arbeitsumgebung zu schaffen.

Wichtigste Vorteile

• Mit dem Web Clipper können Sie schnell Schnappschüsse von Websites zur späteren Verwendung speichern. So können Sie alle relevanten Daten digital speichern und bei Bedarf leicht abrufen.
• Durch die Verwendung der vorgefertigten Vorlagen von Evernote können Sie bei der Erfüllung bestimmter Anforderungen Zeit und Energie sparen.
• Es bietet eine umfassende Integration mit verschiedener externer Software. Dazu gehören Google Mail, Google Drive, Salesforce, Slack und Outlook.
• Sie können damit handschriftliche Notizen, Whiteboard-Bilder und gescannte Bilder durchsuchen. Es erkennt 11 handschriftliche Sprachen und 28 getippte Sprachen.
• Es ermöglicht Ihnen das Einscannen von Dateien auf Papier und deren sichere Speicherung als digitale Dateien.

Beschränkungen

• Die Verwaltung von Notizen könnte für erfahrene Benutzer, die mit einer großen Datenmenge umgehen, systematischer sein.
• Das Hoch- und Herunterladen von Dokumenten kann etwas träge sein, insbesondere wenn die Datei zu groß ist.

Preisgestaltung

Es sind verschiedene Abonnementpakete verfügbar, die je nach den Bedürfnissen des Nutzers eine Reihe von Funktionen und Vorteilen bieten. Das Startpaket kostet monatlich 7,99 $ pro Nutzer.

Smartsheet: am besten für Projektmanagement geeignet

Smartsheet wird von Unternehmen häufig als eine der besten Dokumentenlösungen für die nahtlose Organisation von Aufgaben, das Dokumentenmanagement und die Zusammenarbeit im Team bevorzugt.

Ein herausragendes Merkmal dieses Tools ist seine Fähigkeit, eine umfassende Verbindung mit Tools von Drittanbietern herzustellen. Dazu gehören Salesforce, Zapier, Dropbox, Google Apps und viele andere.

Wichtigste Vorteile

• Es vereinfacht die Arbeitsroutinen und Betriebsabläufe durch die Verwendung von vorgefertigten Vorlagen.
• Mit dieser Dokumentenmanagement-Software können Sie nahtlos als Team an Inhalten arbeiten, indem Sie den Produktionsfortschritt von einem einzigen Blatt aus verfolgen.
• Darüber hinaus können Sie Aufgaben delegieren, automatische Warnmeldungen konfigurieren, anderen Personen die Möglichkeit geben, den Inhalt zu bewerten, und ausführliche Kommentare in Form von angehängten Notizen veröffentlichen.
• Es priorisiert die Sicherheit Ihrer Dateien durch die Sicherung von Daten an mehreren Standorten, die bei AWS und Equinix gehostet werden.
• Sie können Zeit sparen, indem Sie wiederkehrende Aufgaben durch Genehmigungsanfragen und Aktualisierungsbenachrichtigungen automatisieren.
• Sie können Ihren Arbeitsablauf auch rationalisieren, indem Sie verschiedene Schritte und bedingte Pfade einfach zusammenführen.
• Damit können Sie mühelos Informationen aus Excel-Tabellen, CSV-Dokumenten und Google Sheets importieren.
• Sie können Dokumente auf Ihrem Telefon über mobile Apps für Android und iOS anzeigen.

Beschränkungen

• Das Verständnis all seiner Möglichkeiten kann am Anfang überwältigend sein
• Smartsheet fehlen einige wesentliche Excel-Funktionen, wie die Nachschlagefunktion

Preisgestaltung

Die kostenpflichtigen Pläne von Smartsheet beginnen mit einem Pro-Plan, der monatlich 7 $ kostet. Es gibt auch eine Business-Variante, die ein Minimum von drei Benutzern erfordert und monatlich 25 $ für jeden Benutzer kostet.

InfoRouter: am besten geeignet für die Dokumentenverfolgung in Echtzeit

Eine weitere empfehlenswerte Software für die Dokumentenverwaltung ist InfoRouter, die eine effiziente Handhabung von Dateien ermöglicht.

Im Gegensatz zu einigen anderen Dokumentenmanagementsystemen muss InfoRouter auf der Serverseite implementiert werden, ohne jegliche client-seitige Elemente. Glücklicherweise verfügt das Tool über ein enormes Skalierungspotenzial und ist in der Lage, fast 100 Hosts zu nutzen, um die Last zu verringern.

Wichtigste Vorteile

• Mit diesem Tool können Sie Ihre wichtigen Dokumente sicher verwalten, indem Sie sie durch vorher festgelegte Arbeitsroutinen schicken und den Fortschritt live überwachen.
• Sie bietet eine kombinierte Analyse der täglichen Ereignisse.
• Es unterstützt mehrere Sprachen, so dass Sie E-Mails in Ihrer bevorzugten Sprache empfangen können.
• Es holt automatisch die Dokumente in den überwachten Verzeichnissen in den voreingestellten Ordnern ab.
• Mit diesem Tool können Sie auch Bilder mühelos in PDF-Dokumente umwandeln.
• Die Anzahl der Ordner, die erstellt werden können, ist nicht begrenzt.
• Es ermöglicht HTTPS und SSL und gewährleistet so sichere Verbindungen.
• Sie können auch den Inhalt und die Vorlagen Ihrer E-Mails nach Ihren Wünschen bearbeiten.

Beschränkungen

• Beim Hochladen größerer Dokumente kann es langsam werden.
• Die aktuelle Benutzeroberfläche hat zu viele Funktionen auf dem Startbildschirm, was bei den Benutzern zu Verwirrung führen kann.

Preisgestaltung

Die Preisinformationen für dieses Tool sind nicht öffentlich zugänglich und müssen direkt beim Anbieter erfragt werden.

Onehub: die beste Lösung für die Sicherheit Ihrer Dokumente

Onehub ist ein weiteres effektives Dokumentenmanagementsystem für unsere Sammlung. Seine Drag-and-Drop-Funktion macht das Hochladen von Dokumenten einfach. Darüber hinaus ermöglicht es den Kunden, Dokumente in Unterordnern zu organisieren, sie sicher aufzubewahren und Versionen zu verwalten.

Wichtigste Vorteile

• Mit dem Drag-and-Drop-Attribut können Sie Dokumente schnell importieren. Außerdem können Sie eine Ordner-Dateistruktur, ein geschütztes FTP-Gateway zum Hochladen einer großen Anzahl von Dateien und eine automatische Versionskontrolle für Dokumente verwenden.
• Diese Plattform implementiert zahlreiche Sicherheitsprotokolle, wie z. B. die Autorisierung auf der Grundlage von Benutzerrollen, die Zwei-Faktor-Authentifizierung und die Abmeldung von Sitzungen.
• Mit Onehub können Sie mühelos eine Vorschau von Dokumenten und Dateien anzeigen, ohne sie zu speichern, sei es auf einem Smartphone oder einem Internetbrowser.
• Mit diesem Dokumentenverwaltungssystem können Sie mit Ihren Mitarbeitern über Nachrichten, Überprüfungen und Genehmigungen sowie Ordnerkommentare in Kontakt treten.
• Diese Plattform lässt sich mühelos mit OneDrive und Google Drive verbinden.
• Damit können Sie alle Upload- und Anpassungsaktivitäten verfolgen. Sie können Prüfpfade nutzen, um Berechtigungen sofort aufzuheben, wenn eine verdächtige Aktivität entdeckt wird.

Beschränkungen

• Eine Aufteilung der Mitglieder einer Gruppe in kleinere Gruppen ist nicht möglich
• Schwer zu erlernen und keine ausreichenden Schulungsmaterialien

Preisgestaltung

Die Premium-Pakete von Onehub beginnen bei 12,50 $ pro Monat und reichen bis zu 500 $ pro Monat. Außerdem sind alle Pakete mit einer kostenlosen Testversion von 14 Tagen ausgestattet.

DocuPhase: die beste Lösung zur Steigerung der Produktivität

DocuPhase verfügt über eine Reihe von Fähigkeiten und Funktionalitäten, die es Gruppen ermöglichen, systematischer und effektiver zu arbeiten.

Wichtigste Vorteile

• Die Anwendung verwendet eine KI-gesteuerte automatische Indizierungstechnologie, die es den Benutzern ermöglicht, Etiketten im Voraus festzulegen und Dokumente beim Empfang zu trennen und zu kategorisieren.
• Die erweiterte Suchoption ermöglicht es den Benutzern, Dateidetails schnell zu finden.
• Mit der automatischen Weiterleitung von Dokumenten können Sie Dokumentendetails mit den zuständigen Fachleuten teilen.
• DocuPhase ist eine flexible Anwendung. Sie verfügt über Funktionen, die für Gruppen, die viele Dateien bearbeiten, nützlich sind.
• Die systematische Organisation und Überwachung von Dokumenten kann automatisiert werden.

Beschränkungen

• Die Aktualisierung oder das Einspielen von Sicherheits-Patches ist ohne Unterstützung durch den Helpdesk schwierig.
• Für Anfänger ist es vielleicht zu schwierig, die verschiedenen Funktionen zu erlernen.

Preisgestaltung

Ihre Abteilung kann eine maßgeschneiderte Demo testen, bevor sie die Anwendung kauft. Die Preisstruktur hängt von den Funktionen ab, die Ihr Team wählt, da die Bedürfnisse jeder Gruppe einzigartig sind.

Abschließende Überlegungen zu Dokumentenmanagementsystemen

Da die Digitalisierung zur Norm wird, verschwinden die Papierakten immer mehr. Und die virtuelle Speicherung ist definitiv die beliebteste Alternative.

Dies sind einige der besten Dokumentenverwaltungsprogramme. Aber diese Anwendungen haben einzigartige Funktionalitäten und Unterscheidungsmerkmale.

Manche Unternehmen wünschen erweiterte Funktionen. Dazu können die Anbindung an eine bestimmte API, die Weiterleitung von Dokumenten durch verschiedene Systeme für zusätzliche Sicherheit oder die Einhaltung von ISO-Normen gehören.

Wenn Sie jedoch keinen zusätzlichen Schnickschnack benötigen, ist die Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems einfach und unkompliziert. Sie können sofort mit der Nutzung von Dokumentenverwaltungssoftware beginnen. Prüfen Sie einfach die verschiedenen Anwendungen und ihre Funktionen und wählen Sie die für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete aus.

Ressourcen

1. Daten zu Dokumentenmanagementsystemen von market.us ︎