16 beste Dokumentenmanagementsysteme und -software des Jahres 2025

Der weltweite Markt für Dokumentenmanagementsysteme wird voraussichtlich bis 2028 die Marke von 11,06 Milliarden US-Dollar erreichen¹.

Dateien und Dokumente sind ein grundlegender Bestandteil jedes Unternehmens. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens arbeiten und verwalten Sie wahrscheinlich eine Reihe von Dokumenten.

Und Sie möchten sie auch sicher und systematisch speichern, damit Ihre Mitarbeiter und Kunden sie bequem abrufen können.

Es versteht sich von selbst, dass die Auswahl der richtigen Dokumentenmanagement-Software entscheidend für den reibungslosen Ablauf Ihres Unternehmens ist.

In dieser Liste haben wir die besten Dokumentenmanagementsysteme bewertet und überprüft, damit Sie die am besten geeignete Lösung für Ihre Bedürfnisse auswählen können.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Dokumentenmanagementsysteme beziehen sich auf Plattformen, die zum Hochladen, Organisieren, Speichern, Verwalten und Überwachen digitaler Dokumente entwickelt wurden.

Darüber hinaus verfügen zahlreiche Dokumentenmanagement-Plattformen über Funktionen, mit denen Sie physische Dokumente mithilfe von Scantechnologie mühelos in digitale Kopien umwandeln können.

Sobald die Dokumente digitalisiert sind, wird das Durchsuchen einfacher. So können Ihre Mitarbeiter die Zeit für die Suche nach Dokumenten reduzieren und sich auf die Nutzung der benötigten Informationen konzentrieren.

Warum sollten Sie Dokumentenmanagement-Software verwenden?

Die Handhabung großer Mengen an Informationen in physischer Form kann schwierig sein und zu einem Produktivitätsverlust führen. Dokumentenmanagement-Software ist für jedes Unternehmen unerlässlich, um ein elektronisches Archiv für die Speicherung von Dokumenten zu erstellen und die Effizienz zu steigern.

Der Trend, dass Unternehmen in den digitalen Bereich wechseln, hat zu einem wachsenden Interesse an Dokumentenmanagement-Plattformen geführt.

Die Verwaltung einer großen Informationsmenge kann schwierig sein, insbesondere wenn das Dokument in Papierform vorliegt. Viele Unternehmen verzeichnen eine geringere Effizienz aufgrund der Bewältigung der Hürden der Dokumentenverwaltung.

**Hier kann eine Dokumentenmanagement-Software helfen**.

• Sie können damit Dokumente von jedem Browser, Gerät oder Standort aus **speichern und teilen**.
• Einfache Suche nach Dokumenten mit einer leistungsstarken Suchleiste.
• Sorgen Sie für **reibungslose Zusammenarbeit** zwischen allen Beteiligten.
• **Benutzerspezifische Berechtigungen**, um sicherzustellen, dass Ihre sensiblen Informationen in sicheren Händen sind.
• Verfolgt die **Dokumentenhistorie**, z. B. wer auf ein Dokument zugegriffen oder es bearbeitet hat.
• **Workflow-Automatisierung** zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben.

Auf welche Funktionen sollten Sie bei einem Dokumentenmanagementsystem achten?

Eine Dokumentenmanagement-Lösung kann mehrere Funktionen bieten, die über die reine Speicherung von Dokumenten hinausgehen. Die Art der gewählten Lösung hängt von Ihren Anforderungen und den Papierdateien ab, die Ihr Unternehmen bearbeitet. Einige der Funktionen, die Sie bei der Auswahl einer Dokumentenmanagement-Lösung in Betracht ziehen sollten, sind:

Benutzerfreundlichkeit

Benutzerfreundlichkeit ist ein wesentlicher Bestandteil einer Dokumentenmanagement-Lösung. Sie kann mit erstaunlichen Funktionen ausgestattet sein, aber diese helfen Ihnen nicht, wenn die Software keine intuitive Benutzeroberfläche hat.

Viele Plattformen bieten kostenlose Testversionen an, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Wenn es machbar ist, lassen Sie Ihre Mitarbeiter die Anwendung während der Testphase ausprobieren.

Hochwertige Vorschauen

Bei der Verwendung einer Dokumentenmanagement-Plattform sollten Sie nicht wiederholt Dateien herunterladen müssen, wenn Sie sie ansehen möchten. Die Plattform sollte bei Bedarf eine klare Ansicht der Dokumente bieten.

Dokumenten-Kollaboration

Die neueste Dokumentenmanagement-Software ermöglicht es autorisierten Fachleuten, Dokumente gemeinsam zu nutzen und als Team zu bearbeiten.

Bestimmte Plattformen ermöglichen es mehreren Personen, Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten, während andere über einen integrierten Mechanismus verfügen, der es nur einer Person erlaubt, das Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt zu bearbeiten. Und es gibt solche, die beide Alternativen anbieten.

Um die am besten geeignete Option für Sie zu ermitteln, identifizieren Sie, wie Ihr Team funktioniert und welche Arten von Dateien Teamarbeit erfordern.

Stapelweise Foto-Scans und Dokumenten-Uploads

Die Möglichkeit, Fotos zu scannen und sie mithilfe von OCR-Technologie in Text umzuwandeln, ist für Organisationen von Vorteil. Denn so können sie große Mengen papierbasierter Dokumente in ein digitales Format umwandeln.

Daher verwenden die besten Dokumentenmanagementsysteme die Optical Character Recognition (OCR)-Technologie, um Metadaten automatisch hinzuzufügen. Dies vereinfacht die zukünftige Suche nach Dokumenten weiter.

Versionskontrolle

Auch bekannt als Versionierung, ist die Versionskontrolle ein wesentliches Merkmal einer Dokumentenmanagement-Plattform.

Versehentliche Benutzerfehler können zur Änderung oder Löschung wichtiger Daten führen.

So ermöglicht die Versionskontrolle, die Änderungen einzusehen, die ein Dokument zu verschiedenen Zeitpunkten durchläuft. Bei Bedarf können Sie zu einer früheren Version zurückkehren. Diese Funktion ist entscheidend, wenn mehrere Fachleute an einem Dokument arbeiten.

Speicherung

Die Anwendung sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre Dateien in einer zentralen Datenbank zu speichern, damit Sie Dokumente mühelos finden und abrufen können.

Zahlreiche Integrationen

Die Lösung sollte es Ihnen erleichtern, sie mit externen Programmen wie Salesforce, MS Outlook, Gmail und Google Drive zu verbinden, unter anderem.

Benutzerrollen und Berechtigungen

Ein entscheidender Aspekt der Dokumentenmanagement-Software ist es, Managern eine Möglichkeit zu geben, für jedes Teammitglied unterschiedliche Berechtigungen festzulegen.

Sie können bestimmte Personen autorisieren, auf Dokumente zuzugreifen oder diese zu ändern. Andere Teammitglieder können vom Anzeigen von Dateien im Netzwerk ausgeschlossen werden. Dies schafft einen effektiven Schutzmechanismus und macht das Team effizienter.

Mobilfreundlichkeit

Mehrere Dokumentenmanagement-Plattformen werden mit einer Smartphone-App geliefert. Möglicherweise verwenden Sie die Plattform nicht auf einem Handheld-Gerät, aber es besteht die Möglichkeit, dass Ihr Team dies tut.

Nicht alle Dokumentenmanagement-Lösungen erfüllen diese Kriterien. Bestimmen Sie daher bei der Auswahl einer Lösung, welche Funktionen der Plattform Ihrem Unternehmen am besten dienen.

Die besten Dokumentenmanagement-Systeme des Jahres 2025

Um Ihnen die Auswahl der besten Dokumentenmanagement-Plattform für Ihr Unternehmen zu ermöglichen, haben wir zahlreiche auf dem Markt verfügbare Plattformen bewertet.

Und wir haben Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Versionsverwaltung und Dokumentenkollaboration untersucht. Hier ist also eine Liste der besten Dokumentenmanagement-Systeme, die Sie in Betracht ziehen können.

1. Heroic Knowledge Base: DIY-Dokumentenmanagement-System

Erstellen Sie Ihre eigene interne Dokumentationszentrale mit dem Heroic Knowledge Base WordPress-Plugin.

Gestalten Sie Dokumente ganz einfach nach Ihren Wünschen und teilen Sie sie mit öffentlichen oder privaten Mitgliedern.

Es ist die perfekte Lösung für Organisationen, die ein durchsuchbares, skalierbares und benutzerfreundliches Dokumentenmanagement-System wünschen – das von Hunderten von Benutzern mit unterschiedlichen Zugriffsebenen gemeinsam genutzt wird.

Hauptfunktionen

• AJAX-Suche: Finden Sie Dokumente einfach mit einer AJAX-gestützten Suchleiste.
• Strukturierte Inhalte: Zeigen Sie die am häufigsten benötigten und verwendeten Dokumente oben an und organisieren Sie Inhalte mit Kategorien und Tags.
• Benutzerfeedback: Integrierte Tools zum Sammeln von Benutzerfeedback aus Dokumenten, um veraltete Informationen und komplizierte Anleitungen zu identifizieren und zu verbessern.
• Zugriffskontrolle: Beschränken Sie den Zugriff auf bestimmte Seiten oder Kategorien und erlauben Sie bestimmten Benutzergruppen die Verwaltung von Dokumenten oder die Genehmigung von Änderungen.
• Anpassbares Design: Aktualisieren Sie Farben, Typografie oder andere Designelemente, um sie an Ihren Markenstil anzupassen. Sorgen Sie für ein einheitliches Erscheinungsbild in Ihrem System.
• Berichte und Analysen: Erhalten Sie wichtige Einblicke, die Ihnen helfen, veraltete oder nicht hilfreiche Dokumente zu aktualisieren.
• Integrationen: Integrierte Integrationen für Slack, Help Scout und andere wichtige Tools.

Vorteile

• Willkommensassistent zur einfachen Einrichtung Ihres Dokumentationssystems.
• Keine Programmierkenntnisse erforderlich, um Ihr Portal zu gestalten oder Funktionen hinzuzufügen.
• Sehr erschwinglich im Vergleich zu ähnlichen SaaS-Lösungen.

Nachteile

• Keine kostenlose Version verfügbar.
• Erfordert eine WordPress-Website.

Preise

Heroic Knowledge Base ist eine nur Premium-Lösung ab 67 $/Jahr. Keine Begrenzung der Anzahl von Benutzern oder Dokumenten.

2. M-Files: am besten für Benutzerfreundlichkeit

M-Files ist eine vollständige Dokumentenmanagement-Plattform mit einer benutzerfreundlichen und einfach zu bedienenden Oberfläche. Sie ist mit zahlreichen Funktionen ausgestattet, die die reibungslose Kategorisierung von Dokumenten, das Scannen physischer Dokumente und die Prozessautomatisierung erleichtern.

Hauptvorteile

• M-Files bietet Konnektivität mit Parashift, einem Technologieunternehmen, das für die Dokumentenabfrage mittels maschinellen Lernens bekannt ist. Durch die Nutzung dieser Integration können Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren und automatisieren.
• Anstatt Informationen physisch anzuzeigen und Dateien zu kategorisieren, können Sie eine große Menge an semi-strukturierten, strukturierten und unstrukturierten Dateien automatisch verarbeiten.
• Anstatt sich auf einen herkömmlichen Ordner-basierten Ansatz zu verlassen, verwendet M-Files Metadaten, um Materialien nach Tags, Schlüsselwörtern, Gruppen usw. zu kategorisieren. Dies vereinfacht den Prozess des Auffindens und Bearbeitens aller Arten von Dokumenten.
• Mit M-Files ist ein Offline-Zugriff auf Smartphones möglich, sodass Sie mühelos Dateien von Ihrem Smartphone aus anzeigen können, auch ohne Internetverbindung.
• M-Files bietet eine nahtlose Integration mit einer breiten Palette von Tools wie Google Workspace, Salesforce, Microsoft Office und anderen.

Einschränkungen

• Die automatische Tag-Kategorisierung kann einige Zeit in Anspruch nehmen, bis man sich daran gewöhnt hat.
• Die Benutzeroberfläche der Plattform ist etwas veraltet.

Preise

Um M-Files auszuprobieren, können Sie die 30-tägige Testversion erhalten, indem Sie einen Fragebogen ausfüllen. Oder Sie können sich an sie wenden, um eine Demonstration anzufordern.

3. Zoho Docs: am besten zum einfachen Speichern und Verwalten von Dokumenten

Zoho Docs gehört zu den besten Dokumentenmanagementsystemen, die in dieser Sammlung vorgestellt werden.

Zoho Docs ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Dateien in der Cloud zu speichern und zu verwalten, und bietet effiziente Kollaborationsfunktionen. Sie können Ihre Dokumente teilen und sie bequem unterwegs erstellen und bearbeiten.

Mit Zoho Docs können Sie Ihre MS Office-Dokumente in PDFs umwandeln und sie sofort mit Teammitgliedern teilen.

Hauptvorteile

• Es ermöglicht Ihnen, mühelos riesige Dateien zu speichern, wie z. B. Videoaufnahmen, Verzeichnisse und sogar ganze Repositories.
• Mit Zoho Docs können Sie nahtlos übergeordnete und untergeordnete Ordner für die übersichtliche Organisation von Dateien nach Aufgaben, Rollen und Dateiformaten erstellen.
• Sie können Ihre Aufgaben auf Ihrem Desktop-Computer ausführen, egal ob Sie online sind oder nicht – Dateien werden automatisch synchronisiert, sobald Sie wieder mit dem Internet verbunden sind.
• Es generiert automatische Backups von Dateien, um Informationsverlust zu vermeiden.
• Es ermöglicht Ihnen, eine Gruppe zu bilden, um Dokumente gleichzeitig mit mehreren Personen zu teilen. Zusätzlich bietet es eine Audit-Trail-Funktion zur Verwaltung von Änderungen, die von anderen Kollegen vorgenommen wurden.
• Es bietet ein Instant-Messaging-System innerhalb des Programms zur Zusammenarbeit mit mehreren Mitarbeitern.
• Es gewährleistet strenge Sicherheit durch die Verschlüsselung von Dateien mit einem RSA-basierten 2048-Bit-Schlüssel, der mit Perfect Forward Secrecy (PFS) generiert wurde.

Einschränkungen

• Die Benutzeroberfläche wirkt veraltet und rudimentär.
• Die Ladegeschwindigkeit der Software könnte verbessert werden, insbesondere wenn viele Dokumente beteiligt sind.

Preise

Zoho Docs bietet eine kostenlose Edition, die bis zu fünf Personen aufnehmen kann. Seine Premium-Pakete beginnen bei 4 US-Dollar pro Monat und aufwärts. Sie können seine 15-tägige kostenlose Testversion nutzen, bevor Sie kaufen.

4. Docuware: am besten für 3rd-Party-Integrationen

Wenn ein Unternehmen eine Vielzahl von Tools einsetzt, könnte DocuWare die ideale Dokumentenmanagement-Software für seine Anforderungen sein. Durch die Verbindung mit anderer Software bietet es Einheitlichkeit und liefert sofort aktuelle Informationen.

Hauptvorteile

• DocuWare bietet API-Verbindungen mit mehr als 500 verschiedenen Softwarelösungen. Unabhängig vom Sektor können Sie Ihre Dateien einfach verwalten und gleichzeitig die Arbeitsproduktivität aufrechterhalten.
• Es ermöglicht verschiedene Ansätze zur Integration, die von einfacher Point-and-Click-Konnektivität bis hin zu komplexen API-Konnektivitätsoptionen reichen.
• Es bietet spezialisierte Konnektoren, die für gängige Programme wie Outlook, SAP usw. entwickelt wurden.
• Es gewährleistet Datensicherheit und entspricht Vorschriften wie DSGVO und HIPAA.
• Sie können dezentralen und Remote-Teams den Zugriff auf Dateien von jedem Ort und zu jeder Zeit ermöglichen.
• Sie können die künstliche Intelligenz von DocuWare nutzen, um jede Datei in eine lesbare Version für die automatisierte und schnelle Indizierung zu verwandeln.
• Die Versionierung ermöglicht es Mitarbeitern, Dateien gemeinsam zu bearbeiten und gleichzeitig frühere Versionen zu erhalten.

Einschränkungen

• Das Startpaket bietet eine maximale Archivkapazität von 20 GB, was für größere Unternehmen unzureichend sein könnte.
• Die Kosten für DocuWare können ziemlich hoch sein.
• Auf der Website von Docuware fehlen ausreichende Tutorial-Inhalte.

Preise

DocuWare Cloud bietet anpassbare Lizenzen, die durch ein Abonnementmodell auf verschiedene Unternehmensgrößen zugeschnitten sind. Sie müssen die Anzahl der benötigten Einzelplatzlizenzen und des benötigten Speicherplatzes für Ihr Unternehmen ermitteln.

5. Digital Drawer: am besten für den Import von Dateien und Ordnern

Wenn Sie nach einer Plattform suchen, mit der Sie Dateien scannen, speichern und schützen können, ist Digital Drawer möglicherweise das beste Dokumentenmanagementsystem für Sie.

Die Plattform kann Ihnen helfen, Zeit durch den automatisierten Prozess des Speicherns und Scannens von Dateien zu sparen. Sie bietet auch die Speicherung von Dateien vor Ort für ein zusätzliches Maß an Sicherheit.

Hauptvorteile

• Diese Software ermöglicht es Benutzern, alle Dateien mühelos an einem einzigen Ort zu organisieren, indem eine Dateiverzeichnisstruktur ähnlich wie bei Windows verwendet wird.
• Mit dieser Lösung können Sie Dateien nahtlos zusammenführen oder Seiten an ältere Dateien anhängen. Sie können sie auch mit eindeutigen Indizes neu beschriften.
• Sie können Funktionen wie Scannen, Kopieren und Einfügen, Drag-and-Drop und Importfunktionen nutzen, um Dokumente hinzuzufügen.
• Es bietet robuste Sicherheit für alle Dateien mit AES-128-Bit-Verschlüsselung.
• Digital Drawer ermöglicht es Ihnen, nahtlos mit verschiedenen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, indem Sie Änderungen am Dokument sofort bewerten.
• Mit der leistungsstarken Suche können Sie mühelos Dokumente entdecken, die in einem beliebigen Verzeichnis auf dem Speicher abgelegt sind.
• Dieses Programm synchronisiert Änderungen, die an den Dokumenten vorgenommen wurden, geräteübergreifend.

Einschränkungen

• Diese Dokumentenmanagement-Software hat einen begrenzten Funktionsumfang, der für größere Unternehmen möglicherweise nicht ausreichend ist.
• Die Kosten für einen einmaligen Kauf können für kleine Unternehmen besonders belastend sein.

Preise

Digital Drawer bietet eine kostenlose Testversion für 10 Tage mit vollem Funktionsumfang. Für den Kauf können Sie zwischen einer einmaligen Zahlung von 1200 US-Dollar für eine Lizenz für ein einzelnes Mitglied oder einem jährlichen Mitgliedschaftspaket für 500 US-Dollar wählen.

6. Dropbox: am besten für umfassendes Dokumentenmanagement

Dropbox ist ein renommiertes, voll ausgestattetes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das die Verwaltung von Multimedia- und herkömmlichen Dateien ermöglicht.

Dropbox ist bekannt für seine Intuitivität und seinen breiten Funktionsumfang, wie z. B. die Anbindung an verschiedene Tools, die Versionskontrolle von Dateien, OCR-Unterstützung und ein fein abgestimmtes Rollenmanagement.

Es erlaubt auch die Dateimodifikation, und Änderungen werden sofort für alle Mitarbeiter verfügbar gemacht.

Hauptvorteile

• Die Funktion „Account Transfer“ ermöglicht es Ihnen, Unternehmensdokumente sicher an verschiedene Mitarbeiter weiterzugeben, falls es zu einer Umstrukturierung oder einem Austausch kommt.
• Mit Dropbox können Sie Ihre gesamte Arbeit über professionell aussehende Seiten präsentieren und die Interaktion der Betrachter mit Ihren Dokumenten überwachen.
• Dropbox unterstützt nahtlose Integrationen mit über 300.000 Apps.
• Es verfügt über eine „Remote Wipe“-Funktion, mit der Sie Dokumente von kompromittierten Profilen und gestohlenen Geräten sofort löschen können, um sensible Informationen zu schützen.
• Es ermöglicht Ihnen, die Aktionen Ihrer Mitarbeiter über das Administrationspanel zu verfolgen.
• Es ermöglicht Ihnen, gelöschte Dokumente wiederherzustellen, indem Sie frühere Versionen der Datei wiederherstellen.
• Diese Plattform bietet Synchronisation über eine Reihe von Systemen und Geräten hinweg.

Einschränkungen

• Die Smartphone-App von Dropbox ist nicht so einfach zu bedienen wie die Desktop-Version
• Dokumenten-Uploads sind nicht so schnell wie erwartet

Preise

Dropbox bietet mehrere Premium-Pakete, die jeweils über eigene Unterpakete verfügen. Das persönliche Paket von Dropbox kostet 9,99 US-Dollar pro Monat. Sein professionelles Paket kostet 16,58 US-Dollar pro Monat.

7. Revver: Am besten für die Suche in Dokumenten

Revver ist eine weitere fortschrittliche Dokumentenmanagement-Software, mit der Sie Papierdokumente in digitale Dateien umwandeln können. Dies ermöglicht es Ihnen, sie auf Ihrem Desktop oder online zu speichern, um sie von überall und jederzeit anzuzeigen oder zu verwenden.

Das Programm ermöglicht es Ihnen sogar, ein Dokument in verschiedenen Dateitypen über passwortgeschützte URLs zu teilen. Es ist auch einfach, Dateien zu klassifizieren und zu finden.

Hauptvorteile

• Es hilft Ihnen, ein Dokument in jedem Verzeichnis zu finden, indem es eine erweiterte Suchoption verwendet, die den Inhalt von Dokumenten durchsuchen kann.
• Die Anwendung kategorisiert, identifiziert, beschriftet und speichert Dateien automatisch basierend auf den darin enthaltenen Details.
• Sie können vorgefertigte Ordnerstrukturen nutzen, die Sie auf der gesamten Plattform verwenden möchten. Es ermöglicht Ihnen sogar, Dateien mit benutzerdefinierten Labels zu erstellen.
• Mit der Funktion „Dateianforderung“ können Sie virtuellen Kunden und Mitarbeitern ermöglichen, Dokumente von ihrem Standort auf der Plattform zu teilen, ohne sich vorher registrieren zu müssen.
• Es ermöglicht Ihnen, digitale Signaturen anzufordern. Und Aufzeichnungen von Ereignissen und Änderungen an Dateien mit digitalen Signaturen zur Sicherheit und Einhaltung von Standards und Vorschriften zu führen.
• Es verfügt über Smartphone-Apps für Android- und iOS-Telefone sowie ein Programm für Desktop-Computer.
• Unterstützt 2FA (2-Faktor-Authentifizierung) und gewährt Benutzern basierend auf ihren Rollen Zugriff, um die Sicherheit zu erhöhen. Es bietet vollständige Verschlüsselung beim Speichern von Dokumenten und beim Gewähren des Zugriffs auf andere.
• Ermöglicht die Verknüpfung der Plattform mit externen Programmen wie MS Office und Salesforce.

Einschränkungen

• Seine Benutzeroberfläche könnte intuitiver sein
• Es kann für Anfänger überwältigend sein, es zu lernen

Preise

Sie müssen sich an Revver wenden, um einen Kostenvoranschlag für Ihre Organisation zu erhalten. Sie müssen während der Evaluierungsphase über das Testkonto kaufen.

8. FileHold: am besten für das Scannen digitaler Dokumente

FileHold ist eine Dokumentenmanagement-Software für große Unternehmen. Sie ist preiswert und einfach einzurichten. Sie ermöglicht es Ihnen, Dateien mit einem einzigen System zu digitalisieren, zu speichern und zu katalogisieren.

Funktionen wie das Durchsuchen und Scannen von Dateien zur mühelosen Speicherung helfen Ihnen sicherzustellen, dass alle Dateien vorhanden sind. Es ermöglicht Ihnen auch, Dateien bequem zu finden, wenn Sie sie benötigen. Für vollständige Sicherheit können Sie die Anwendung auf einem lokalen Host einrichten.

Hauptvorteile

• Es verfügt über einen sicheren Dokumentenfreigabeprozess, der sogar eine Bestätigung enthält, dass der/die Empfänger die Datei erhalten hat/haben.
• Werden Sie papierlos, indem Sie Dateien sofort in digitale Formate umwandeln, um sie an verschiedene Empfänger auf der ganzen Welt zu übermitteln.
• Es verfügt über eine effektive mobile App, die eine problemlose Verwaltung des gesamten Dateibestands ermöglicht.
• Es verfügt über eine umfassende Suchoption ähnlich wie Google. Damit können Sie die Metadaten von Dateien verwenden, um passendere Suchergebnisse zu erzielen.
• Sie können es mühelos mit MS Office verbinden. Dies bietet Ihnen ein Tor zu Anwendungen wie Word, Outlook, Excel, PowerPoint und Visio.
• Es erlaubt nicht, dass jemand ein Dokument bearbeitet, wenn ein anderer Mitarbeiter es bereits bearbeitet. Dies vermeidet das Risiko, dass der Inhalt des Dokuments kompromittiert wird.
• Es ermöglicht Ihnen, Dateien zu bearbeiten, auch wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Alle vorgenommenen Änderungen werden aktualisiert, sobald Sie wieder eine Internetverbindung haben.

Einschränkungen

• Falls Sie ein Anfänger sind, könnte es etwas schwierig sein, alle Funktionen dieses Dokumentenmanagementsystems zu verstehen.
• FileHolds On-Premise-Programm ist nicht mit Mac kompatibel.

Preise

Sie haben die Wahl, sich für ein kostenloses Testkonto zu registrieren oder an einem Webinar teilzunehmen, um die Preisgestaltung von FireHold zu verstehen. Die Anwendung ist preisgünstig und kann auf Basis eines Abrechnungsplans pro Benutzer erworben werden. Die Abrechnung hängt davon ab, wie viele Mitarbeiter das Programm nutzen und welche Zusatzfunktionen Sie wählen.

9. HighTail: am besten für mobile Dokumentenvorschauen

HighTail ist eine Dokumentenmanagement-Software, die die Verwaltung digitaler Dateien einfach und natürlich macht. Außerdem ermöglicht sie es Kreativen, neben Videos, Fotos, Diashows, Zeichnungen und dergleichen auch auf große Dokumente zuzugreifen.

Hauptvorteile

• Es ermöglicht Ihnen, große Dokumente anzusehen, ohne diese Dateien speichern zu müssen.
• Es ermöglicht Ihnen, Dokumente mit Hilfe von Illustrationen wie Kästen, Linien, Pfeilen, Freiformen oder anderen Arten von Anmerkungen zu medienreichen Dokumenten zu überprüfen.
• Sie können zwei Versionen eines Dokuments vergleichen, indem Sie sie nebeneinander auf Ihrem Computer platzieren, um Änderungen zu sehen und nahtlos bewertende Kommentare abzugeben.
• Nach der Freigabe von Dateien müssen sich Mitarbeiter nicht anmelden, um sie anzuzeigen oder zu verwenden.
• Die Anwendung verfügt über eine 256-Bit-AES-Verschlüsselung sowie hochwertige Sicherheitsmaßnahmen, um eine strenge Sicherheit im gesamten Netzwerk zu gewährleisten.
• Es bietet Benachrichtigungen, wenn Dateien die beabsichtigten Empfänger erreichen und diese sie herunterladen, über seine Send Tracker-Funktion.

Nachteile

• Die Links, die Sie für Dateien teilen, verfallen in kurzer Zeit.
• Die Suchoption ist langsam und erfordert zusätzliche Filter zur Optimierung.

Preise

Das Premium-Abonnement beginnt bei 12 US-Dollar pro Monat und kann auf 36 US-Dollar pro Monat steigen.

10. Document Locator: am besten für den Aufbau effizienter Arbeitsabläufe

Document Locator ist ein Dokumentenmanagementsystem, mit dem Sie sich mit Windows sowie der Cloud verbinden können, um Dokumente mühelos zu verwalten und zu teilen.

Einige der angebotenen Funktionen sind Versionskontrolle, Scannen von Papierdokumenten in digitale Dateien, Dateiverwaltung und E-Mail-Management.

Hauptvorteile

• Diese Dokumentenmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, Papierdateien in vollständig indizierbare digitale Dateien umzuwandeln.
• Sie ermöglicht es Ihnen, Dokumente zu erfassen und Metadaten mit wichtigen Dateidetails zu erhalten.
• Es verfügt über eine Reihe von Automatisierungsfunktionen, wie z. B. Zeitüberschreitungen, Workflows basierend auf Benutzerrollen, Qualitätskontrollpunkte und bearbeitbare Alarmvorlagen.
• Es ermöglicht Ihnen, die Bestätigung digitaler Dateien zur Rechenschaftspflicht und zur Einhaltung von Vorschriften mit Leichtigkeit aufzuzeichnen. Es kann sogar alle Phasen der Einzelgenehmigung und die komplexeren Mehrpersonen-Genehmigungen bewältigen.
• Es ermöglicht Ihnen, Metadaten gescannter Dokumente über Deckblätter, Zonen oder Barcodes aufzuzeichnen. Oder Sie können die Vorschaufunktion in Document Pro verwenden, um verschiedene Parameter einzeln auf Ihrem Computer auszuwählen.
• Es kann auf Browsern, Smartphones und Desktops ausgeführt werden.

Einschränkungen

• Die Benutzeroberfläche ist etwas unorganisiert.
• Es werden nicht allzu oft Schulungen angeboten.
• Manchmal kann die Plattform beim Wechseln eines Workflows etwas träge sein, insbesondere wenn mehrere Personen sie nutzen.

Preise

Sie können sich mit den Vertretern von Document Locator in Verbindung setzen, um mehr über die Lizenzoptionen, Mitgliedschaftspläne, Cloud- oder On-Premise-Serveranwendungen und eine virtuelle Demo zu erfahren.

11. IsoTracker: am besten für seinen Kundensupport

Von allen von uns bewerteten Dokumentenmanagement-Software bietet IsoTracker den besten Benutzersupport. Wer Hilfe benötigt, kann den Helpdesk-Mitarbeitern per Sofortnachricht erreichen. Außerdem gibt es die Möglichkeit, sofort einen Support-Mitarbeiter anzurufen oder ein Kontaktformular einzureichen.

Hauptvorteile

• Die Plattform bietet Ihnen effektive Versionsverwaltung und Dokumentenänderungskontrolle.
• Es bietet Ihnen eine zentrale Dateidatenbank, auf die Sie zugreifen können, wann und wo Sie wollen.
• Das Speichern und Katalogisieren von Dateien, das Senden von Benachrichtigungen für Aufgaben und die Dateigenehmigungsaktivitäten können automatisiert werden.
• Um die Anwendung sicher zu halten, sichert sie täglich Dateien, verfügt über Verschlüsselung und granulare Zugriffskontrolle und zeichnet dateibezogene Aktivitäten auf.

Einschränkungen

• Die Menüeinstellungen und das Layout könnten besser sein
• Die Benutzeroberfläche wirkt etwas veraltet, was die Bedienung etwas erschwert.

Preise

Obwohl die Plattform die Kosten nicht klar angibt, können Benutzer ein Online-Berechnungsformular verwenden, um zu beurteilen, ob IsoTracker ihren Anforderungen und Budgets entspricht. Die Plattform bietet eine kostenlose Testversion für 60 Tage.

12. Evernote Teams: am besten für die Verwaltung von Notizen und Screenshots

Zweifellos ist Evernote Teams eine der bekanntesten Software zur Organisation von Dokumenten. Sie ermöglicht es Ihnen, mühelos Dokumente und Memos zu erstellen und zu teilen, um eine intelligentere und effizientere Arbeitsumgebung zu schaffen.

Hauptvorteile

• Mit dem Web-Clipper können Sie schnell Schnappschüsse von Websites für die spätere Verwendung speichern. Sie ermöglicht es Ihnen, alle relevanten Daten digital zu speichern, sodass sie jederzeit leicht zugänglich sind.
• Durch die Nutzung der vordefinierten Vorlagen von Evernote können Sie Zeit und Energie sparen, wenn Sie bestimmte Anforderungen erfüllen.
• Es bietet eine umfassende Integration mit verschiedenen externen Softwarelösungen. Dazu gehören Gmail, Google Drive, Salesforce, Slack und Outlook.
• Es ermöglicht Ihnen, handschriftliche Notizen, Whiteboard-Bilder und gescannte Bilder zu durchsuchen. Es ist in der Lage, 11 handschriftliche und 28 getippte Sprachen zu erkennen.
• Es ermöglicht Ihnen, Papierkopien von Dateien zu scannen und sicher als digitale Dateien zu speichern.

Einschränkungen

• Die Notizverwaltung könnte für erfahrene Benutzer, die mit großen Datenmengen arbeiten, systematischer sein.
• Das Hoch- und Herunterladen von Dokumenten kann etwas langsam sein, insbesondere wenn die Dateigröße zu groß ist.

Preise

Es gibt verschiedene Abonnementpakete, die jeweils eine Reihe von Funktionen und Vorteilen bieten, je nach den Bedürfnissen des Benutzers. Das Einstiegspaket kostet 7,99 USD pro Monat und Benutzer.

13. Smartsheet: am besten für das Projektmanagement

Smartsheet wird von Organisationen häufig als eine der besten Dokumentenlösungen für nahtlose Aufgabenorganisation, Dokumentenverwaltung und Teamarbeit bevorzugt.

Ein herausragendes Merkmal dieses Tools ist seine Fähigkeit, umfassend mit Drittanbieter-Tools zu verbinden. Dazu gehören Salesforce, Zapier, Dropbox, Google Apps und viele andere.

Hauptvorteile

• Es vereinfacht Arbeitsabläufe und operative Verfahren durch die Nutzung der bereitgestellten vordefinierten Vorlagen.
• Mit dieser Dokumentenmanagement-Software können Sie nahtlos im Team an Inhalten arbeiten, indem Sie den Produktionsfortschritt von einem einzigen Blatt aus verfolgen.
• Es ermöglicht Ihnen auch, Aufgaben zu delegieren, automatisierte Benachrichtigungen zu konfigurieren, anderen die Bewertung von Inhalten zu ermöglichen und detaillierte Kommentare in Form von angehängten Notizen zu posten.
• Es priorisiert die Sicherheit Ihrer Dateien, indem es Daten an mehreren Standorten sichert, die bei AWS und Equinix gehostet werden.
• Es spart Ihnen Zeit, indem es wiederkehrende Aufgaben durch Genehmigungsanfragen und Update-Benachrichtigungen automatisiert.
• Sie können auch Ihre Arbeitsroutine optimieren, indem Sie einfach verschiedene Schritte und bedingte Pfade zusammenführen.
• Es ermöglicht Ihnen, Informationen mühelos aus Excel-Tabellen, CSV-Dokumenten und Google Sheets zu importieren.
• Sie können Dokumente auf Ihrem Telefon über mobile Apps für Android und iOS anzeigen.

Einschränkungen

• Das Verständnis aller seiner Fähigkeiten kann am Anfang überwältigend sein
• Smartsheet fehlen einige wesentliche Excel-Funktionen, wie z. B. die Nachschlagefunktion

Preise

Die kostenpflichtigen Pläne von Smartsheet beginnen mit einem Pro-Plan, der monatlich 7 US-Dollar kostet. Es gibt auch eine Business-Variante, die mindestens drei Benutzer erfordert und monatlich 25 US-Dollar pro Benutzer kostet.

14. InfoRouter: am besten für die Echtzeit-Dokumentenverfolgung

Eine weitere erwähnenswerte Dokumentenmanagement-Software ist InfoRouter, die eine effiziente Dateiverwaltung ermöglicht.

Im Gegensatz zu einigen anderen Dokumentenmanagementsystemen muss InfoRouter serverseitig ohne clientseitige Elemente implementiert werden. Glücklicherweise verfügt das Tool über ein enormes Skalierungspotenzial und kann fast 100 Hosts nutzen, um die Last zu erleichtern.

Hauptvorteile

• Mit diesem Tool können Sie Ihre wichtigen Dokumente sicher verwalten, indem Sie sie über vordefinierte Arbeitsabläufe senden und den Live-Fortschritt überwachen.
• Es bietet eine kombinierte Analyse von täglichen Ereignissen.
• Es unterstützt mehrere Sprachen, sodass Sie E-Mails in Ihrer bevorzugten Sprache erhalten können.
• Es ruft automatisch die Dokumente innerhalb überwachter Verzeichnisse in voreingestellten Ordnern ab.
• Sie können mit diesem Tool auch ganz einfach Bilder in PDF-Dokumente umwandeln.
• Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Ordner, die erstellt werden können.
• Es unterstützt HTTPS sowie SSL und gewährleistet sichere Verbindungen.
• Sie können auch den Inhalt und die Vorlagen Ihrer E-Mails nach Ihren Wünschen bearbeiten.

Einschränkungen

• Es kann beim Hochladen umfangreicher Dokumente langsam werden.
• Die aktuelle Benutzeroberfläche hat zu viele Funktionen auf dem Startbildschirm, was zu Verwirrung bei den Benutzern führen kann.

Preise

Die Preisinformationen für dieses Tool sind nicht öffentlich verfügbar und müssen direkt beim Anbieter angefordert werden.

15. Onehub: am besten für die sichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente

Onehub ist ein weiteres effektives Dokumentenmanagementsystem für unsere Sammlung. Seine Drag-and-Drop-Funktion erleichtert den Dokumenten-Upload. Darüber hinaus ermöglicht es Kunden, Dokumente in Unterordnern zu organisieren, sie sicher aufzubewahren und Versionen zu verwalten.

Hauptvorteile

• Sie können Dokumente schnell per Drag-and-Drop importieren. Außerdem ermöglicht es Ihnen die Verwendung einer Ordner-Datei-Struktur, ein geschütztes FTP-Gateway zum Hochladen einer großen Anzahl von Dateien und eine automatisierte Dokumentenversionskontrolle.
• Diese Plattform implementiert zahlreiche Sicherheitsprotokolle, wie z. B. rollenbasierte Autorisierung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Sitzungs-Logouts.
• Mit Onehub können Sie Dokumente und Dateien mühelos in der Vorschau anzeigen, ohne sie speichern zu müssen, sei es auf einem Smartphone oder in einem Internetbrowser.
• Dieses Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, mit Kollegen über Nachrichten, Überprüfungen und Genehmigungen sowie Ordnerkommentare in Kontakt zu treten.
• Diese Plattform lässt sich mühelos mit OneDrive und Google Drive verbinden.
• Es ermöglicht Ihnen, alle Upload- und Anpassungsaktivitäten zu verfolgen. Sie können Audit-Trails verwenden, um Berechtigungen sofort zu widerrufen, wenn verdächtige Aktivitäten erkannt werden.

Einschränkungen

• Das Aufteilen von Mitgliedern einer Gruppe in kleinere Gruppen ist nicht möglich
• Schwer zu erlernen und mangelnde Schulungsmaterialien

Preise

Die Premium-Pakete von Onehub beginnen bei 12,50 $ pro Monat und reichen bis zu 500 $ pro Monat. Zusätzlich sind alle Pakete mit einer kostenlosen Testversion von 14 Tagen erhältlich.

16. DocuPhase: am besten zur Steigerung der Produktivität

DocuPhase verfügt über verschiedene Fähigkeiten und Funktionalitäten, die es Gruppen ermöglichen, systematischer und effektiver zu arbeiten.

Hauptvorteile

• Die Anwendung verwendet eine KI-gesteuerte Auto-Indizierungstechnologie, die es Benutzern ermöglicht, Labels im Voraus festzulegen und Dokumente bei Eingang zu trennen und zu kategorisieren.
• Die erweiterte Suchoption ermöglicht es Benutzern, Dateidetails schnell zu finden.
• Mit der automatischen Dokumentenweiterleitung können Sie Dokumentendetails mit relevanten Fachleuten teilen.
• DocuPhase ist eine flexible Anwendung. Sie verfügt über Funktionalitäten, die für Gruppen nützlich sind, die viele Dateien verwalten.
• Die systematische Organisation und Überwachung von Dokumenten kann automatisiert werden.

Einschränkungen

• Das Upgrade oder die Anwendung von Sicherheitspatches ist ohne Hilfe des Helpdesks schwierig.
• Anfänger könnten es überwältigend finden, die verschiedenen Funktionalitäten zu erlernen.

Preise

Ihre Abteilung kann eine benutzerdefinierte Demo bewerten, bevor sie die Anwendung kauft. Die Preisstruktur hängt von den Funktionalitäten ab, die Ihr Team wählt, da die Bedürfnisse jeder Gruppe einzigartig sind.

Abschließende Gedanken zu Dokumentenmanagementsystemen

Da die Digitalisierung zur Norm wird, verschwinden Papierakten. Und virtueller Speicher ist definitiv die bevorzugte Alternative.

Dies sind einige der besten Dokumentenmanagement-Software. Aber diese Anwendungen haben einzigartige Funktionalitäten und unterscheidende Merkmale.

Bestimmte Unternehmen wünschen sich möglicherweise erweiterte Funktionen. Dazu gehören die Verbindung zu einer bestimmten API, das Routing von Dokumenten durch verschiedene Systeme für zusätzliche Sicherheit oder die Einhaltung von ISO-Standards.

Aber wenn Sie die zusätzlichen Extras nicht benötigen, ist die Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems reibungslos und unkompliziert. Sie können sofort mit der Verwendung von Dokumentenmanagement-Software beginnen. Bewerten Sie einfach verschiedene Anwendungen und ihre Funktionen und wählen Sie die beste für Ihre Bedürfnisse aus.

Ressourcen

1. Daten von Dokumentenmanagementsystemen von market.us ↩︎