Comment créer un wiki avec WordPress (Guide complet)

Il existe un argument convaincant en faveur des wikis internes – même pour les plus petites organisations.

Voici pourquoi :

L'un des coûts opérationnels cachés les plus importants des entreprises, grandes ou petites, est la perte de productivité due à un partage de connaissances inefficace.

En fait, une étude de pointe interrogeant une cohorte de 1 000 travailleurs du savoir américains (intitulée le Workplace Knowledge and Productivity Report produit par Panopto¹) a révélé que :

«… 42 % des connaissances institutionnelles sont propres à l'individu. »

Autrement dit, près de la moitié des connaissances qu'un employé découvre, trouve, recherche, produit, augmente, etc., sera perdue irrémédiablement si (et quand) cet employé part.

Non seulement ce chiffre représente une perte tangible de connaissances institutionnelles stratégiquement précieuses, mais il s'ajoute à l'estimation suivante :

«… les travailleurs du savoir américains perdent 5,3 heures par semaine à attendre des informations vitales de leurs collègues ou à travailler pour recréer des connaissances institutionnelles existantes. »

Le retour sur investissement potentiel de chaque heure de travail économisée en attendant la réponse d'un collègue ou en « réinventant la roue » sur des connaissances existantes est énorme.

Pour une équipe de 50 personnes, par exemple, cela représenterait plus de 250 heures de productivité par semaine. En termes monétaires réels, cette seule économie vaudrait l'équivalent d'une semaine de salaire pour 6 employés à temps plein.

Il suffit de dire que, comme mentionné plus haut, il existe un argument commercial substantiel pour la création d'un wiki interne à l'usage du personnel.

Pesé, l'investissement relativement modéré de la conception et de la mise en œuvre d'un wiki interne par rapport aux pertes potentielles de productivité est 

Qu'est-ce qu'un wiki interne ?

Un wiki interne est un site conçu pour être utilisé uniquement comme un outil pour les membres du personnel d'une organisation ou d'une entreprise. 

Le but d'un wiki interne est de servir de dépôt numérique pratique d'informations destinées strictement « à l'usage du personnel uniquement », et livrées sous forme d'un réseau de publications ou d'articles partagés, interconnectés par sujet.

Les wikis sont à la fois collaboratifs et vivants. En d'autres termes, le contenu est produit de manière collaborative et continuellement réédité et amélioré selon l'objectif.

Pensez à Wikipedia, mais uniquement pour les informations internes de l'entreprise.

Avantages de l'utilisation d'un wiki interne pour votre projet

Les wikis facilitent l'apprentissage collaboratif. C'est là que la contribution partagée, des plus informés aux moins informés, fait un effort contributif pour la rédaction de la base de connaissances institutionnelle.

Dans le contexte de votre entreprise ou organisation, un wiki agira comme un moteur interne pour le développement professionnel continu.

Vos collaborateurs apprennent. Grandissent en stature puis enseignent. Et le wiki capture tout cela.

Un stimulant pour l'acquisition de connaissances internes et leur partage.

Le wiki grandit à partir d'une graine pour finalement devenir une forêt, résultant du travail constant des contributeurs, soutenu par leur curiosité et leur quête de compréhension communes. 

La diversité des auteurs conduit à une diversité de voix et de styles. Mais si elle est bien gérée, le résultat (très similaire à Wikipedia) est un référentiel de connaissances de grande valeur et façonné avec une intégrité réelle. 

De nature asynchrone, un wiki élimine la distraction des sollicitations informelles au bureau en construisant un corpus de connaissances prescrit comme premier recours.

Les wikis ont tendance à avoir des taux d'adoption/d'utilisation élevés, en grande partie parce qu'ils créent un sentiment d'appropriation au sein de la base d'utilisateurs. Les personnes qui utilisent l'information la produisent également. Une sorte de mentalité « pour nous, par nous ». Par conséquent, il existe une inclination naturelle et un investissement personnel qui ne sont pas présents avec un lectorat non contributeur.

Les wikis sont un outil d'apprentissage organisationnel efficace avec un ROI tangible s'ils sont utilisés correctement.

Meilleures pratiques pour un wiki interne

Quelle est la norme pour un Wiki ?

Le premier du genre, WikiWikiWeb a été développé par Ward Cunningham le 16 mars 1995. 

Surnommé d'après un bus navette d'aéroport hawaïen appelé le Wiki Wiki Shuttle (« wiki » signifiant rapide dans la langue hawaïenne), le slogan original de ce premier logiciel wiki était « la base de données en ligne la plus simple qui puisse fonctionner ».

Essentiellement, il s'agissait d'un système de gestion de contenu par lequel des équipes de personnes pouvaient déployer et faire évoluer rapidement des bases de données informationnelles basées sur le Web.

Aujourd'hui, il existe de nombreux logiciels wiki (appelés « moteurs » wiki) pour accomplir cette tâche. Mais le plus notable est MediaWiki, le moteur qui alimente Wikipédia lui-même (ainsi que des dizaines de milliers d'autres sites dans le monde).

Les utilisations typiques des wikis sont les encyclopédies ou les bases de connaissances d'entreprise. Mais dans tous les cas, les wikis deviennent un matériel de référence essentiel dans un nombre croissant de contextes d'apprentissage sociaux ou commerciaux.

Voici une courte liste des caractéristiques distinctives communes aux wikis :

Hypertexte – en langage simple, il s'agit d'un document texte basé sur le Web (pouvant également inclure des graphiques, de l'audio ou de la vidéo) qui contient des hyperliens vers d'autres textes. 

Il est largement admis que l'hypertexte a été conceptualisé pour la première fois par Ted Nelson en 1965 sous la forme d'une écriture non séquentielle. Un type d'extension de mémoire informatisée formaté selon le modèle « As we may think ».

Collaboratif – capacité d'écriture collaborative pour les projets multi-auteurs. La capacité d'accueillir de grands groupes d'écrivains qui partagent les responsabilités de rédaction et de révision pour le projet.

Balises – qu'il s'agisse de HTML ou de CSS, par exemple, les wikis permettent aux éditeurs de programmer les pages de texte avec des modifications de balisage. Cela aide à développer des pages Web personnalisées qui incluent des fonctionnalités telles que les balises <a href> pour l'hyperlien entre les textes ou les balises <strong> pour mettre le texte en gras, ce qui rend l'expérience d'apprentissage de l'utilisateur beaucoup plus enrichissante.

Éditeur de texte enrichi – cette fonction ajoute de la dimension à un document texte autrement plat. Également connu sous le nom d'éditeur « ce que vous voyez est ce que vous obtenez (wysiwyg) », les textes bruts sont enrichis d'images, de médias audio et vidéo avec des décorations de texte comme l'italique, etc. 

Les points ci-dessus sont les caractéristiques principales des moteurs de wiki. 

Une autre façon de voir les choses est que les programmes logiciels qui possèdent les fonctions ci-dessus peuvent également être utilisés pour construire un wiki.

Tant que les ingrédients bruts sont là, il est alors possible de construire et de développer votre propre wiki.

Exigences continues pour maintenir un wiki interne bien organisé

Un wiki est un document vivant. Son contenu ne cesse de se multiplier organiquement. Plus il est utilisé, plus il grandit.

En fait, la portée de votre wiki devrait être le fruit direct de la faim et de la soif quotidiennes de votre équipe d'en savoir plus.

Le jour où votre wiki cessera de grandir, ce sera le jour où votre équipe perdra son appétit. (À ne surtout pas envisager).

Comme pour tout projet, la maintenance d'un wiki nécessite une gouvernance. Pour la qualité du contenu, pour l'uniformité du format et la pertinence thématique en particulier. Tout cela demande une supervision attentive.

Mais quels sont les éléments clés à surveiller lors de la rédaction d'un plan de maintenance de wiki ?

Voici quelques conseils d'experts :

Joseph Boone, « Ancien spécialiste des communications informatiques de l'armée américaine » avec plus de 10 ans d'expérience en tant qu'analyste informatique et expert en communications a contribué à helpdeskgeek.com :

• Tests d'utilisabilité et de lisibilité : votre wiki interne est censé servir activement de destination informative de choix pour votre équipe. Comme toute ressource, plus elle est utile et, dans le cas d'un document texte, « lisible », mieux elle servira. Votre retour sur investissement dépend de la facilité avec laquelle les utilisateurs peuvent en tirer de la valeur.
• Guide de politique établi : il y a une raison pour laquelle les règles générales d'entretien ménager sont données dès le départ. Pour que les membres de la maison restent fonctionnels, ils ont besoin d'un environnement ordonné. Et pour maintenir un environnement ordonné, vous devez fixer des limites, des routines et un ordre du jour. Gérer un wiki utile, c'est pareil.
• Curation critique : peut-être contrairement à la théorie éducative contemporaine soutenant l'apprentissage collaboratif, un wiki géré avec succès a en fait besoin de gouvernance. Couper les branches infructueuses et purger celles qui sous-performent ne fera que donner lieu à un meilleur rendement global.
• Promouvoir et reconnaître les utilisateurs actifs:  la vie d'un wiki repose sur la contribution des utilisateurs. Vous avez tout intérêt à encourager ceux qui sont enclins à donner. Plus ils contribuent, plus votre wiki grandit. Plus il grandit, mieux il satisfait les utilisateurs. Plus la satisfaction des utilisateurs est grande, plus la valeur est élevée. Plus il est valorisé, plus les non-contributeurs sont persuadés de s'impliquer. Récompensez vos contributeurs.

Un exemple Wiki interne

Il n'y a pas de meilleur exemple de wiki que la référence elle-même, Wikipédia. 

Bien sûr, c'est tout sauf un wiki interne – mais cela dit, cela sert de référence solide sur la façon dont un wiki devrait être géré.

Voici quelques statistiques :

• Wikipédia est l'ouvrage de référence le plus vaste et le plus lu de l'histoire.
• l'un des 15 sites web les plus populaires classés par Alexa ; 
• plus de 58 millions d'articles
• attirant environ 2 milliards de visites uniques par mois
• plus de 17 millions de modifications par mois (1,9 modification par seconde) en novembre 2020

(Source)

Pour avoir un exemple de référence de succès, Wikipédia convient parfaitement.

Beaucoup à examiner et à apprendre pour construire votre propre wiki interne.

En ce qui concerne les points forts, voici une liste de nos extraits opérationnels préférés du site Wikipédia :

Page d'accueil

L'image ci-dessus provient de la page d'accueil de Wikipédia.

Il y a 2 caractéristiques principales à noter ici :

1. Contenu principal
2. Contenu de la barre latérale

Le contenu principal est un compendium des nouvelles, des changements et des sujets actuels ou les plus récents. Un point d'entrée approprié pour un projet de wiki.

Essentiellement, c'est une page d'accueil qui informe la communauté des dernières nouvelles et capte l'attention du public cible avec des hyperliens.

Introduction des contributeurs

Pour les lecteurs non convertis, il s'agit d'une simple introduction sur le fonctionnement de la contribution et qui les aide à décider si cela leur convient.

Une page invitant essentiellement les lecteurs à commencer leur parcours en tant que contributeur à votre wiki.

Réseaux sociaux

Cette page est le centre de communication sociale du wiki. C'est vraiment une plateforme de messagerie qui permet aux utilisateurs de partager des idées, de poser des questions et de rester connectés les uns aux autres.

Index des sujets 

Une page d'ancrage pour tous les liens des catégories principales. Elle sert d'index à un clic de la page d'accueil/principale, offrant un accès à n'importe quelle ressource de page via sa catégorie principale correspondante.

Page d'archive de catégorie

Ce modèle d'archive de catégorie présente un index des pages de catégorie juste avant le contenu de la page. Cet index de liens est suivi d'un paragraphe d'introduction décrivant le contenu de la catégorie.

Page d'article

Le modèle classique de page d'article wiki. Un simple titre H1, suivi d'un lien de catégorie, puis du contenu principal de l'article, y compris une image mise en avant et un tableau de contenu rétractable.

Éditeur d'articles

La modification du contenu sur Wikipédia est simplifiée par cet outil d'édition propriétaire. Ses capacités couvrent à la fois l'édition visuelle et le langage de balisage. Seuls les membres connectés peuvent effectuer des tâches d'édition dans ce cas.

Historique des révisions d'articles

Chaque article possède un historique des révisions qui est divulgué à tous les membres, détaillant exactement le travail accompli pour produire la version « telle quelle »/actuelle.

Ceci suffit comme piste d'audit de l'activité pour chaque publication.

Accueil et demande du propriétaire

Chaque projet communautaire a besoin du soutien de ses utilisateurs. Sans ces contributions, le projet s'essoufflerait tout simplement. Un wiki par définition est soumis aux mêmes contraintes. Par conséquent, un rôle clé de chaque chef de projet wiki est de susciter un soutien continu et croissant pour le projet afin de maintenir son élan.

Aide en libre-service

Il s'agit d'un portail d'aide en libre-service de type base de connaissances au sein du wiki, qui sert à aplanir les difficultés administratives rencontrées par les contributeurs.

Intégration

La page d'accueil d'intégration. Si les nouveaux arrivants ont des questions sur la façon de commencer et d'utiliser la plateforme, c'est la ressource qui répond à toutes ces questions de premier stade.

Forum

Il s'agit d'un forum qui soutient les utilisateurs du wiki avec un tableau de discussion pour exprimer leurs opinions, effectuer des Q&R, résoudre des différends et régler des problèmes techniques.

Télécharger en PDF

Wikipedia offre à chaque visiteur la possibilité de télécharger chaque article sous forme de document PDF. Un simple bouton « télécharger » permettra de déposer une version PDF impeccable de l'article qu'ils lisent sur le bureau de leur appareil.

Analyses du wiki

Un tableau de bord pratique avec toutes les statistiques de performance des articles du wiki, vous informant des articles qui fonctionnent bien et de ceux qui ne fonctionnent pas. Idéal pour identifier les lacunes de contenu et les domaines à améliorer.

Créer un Wiki interne avec WordPress

Comme mentionné précédemment, chaque wiki a besoin d'un moteur de wiki.

Bien que Mediawiki ait attiré toute l'attention initiale en lançant son produit phare, Wikipedia, d'autres solutions sont depuis entrées sur le marché des moteurs de wiki qui méritent d'être prises en considération.

Certains sont des concurrents directs dans la niche des moteurs de wiki et d'autres sont des substituts avec des compétences transversales.

Un concurrent aussi capable avec une tonne d'attrait transférable pour les wikis est WordPress CMS.

WordPress se présente comme une solution polyvalente de type couteau suisse dans le domaine des CMS.

Traditionnellement reconnu comme une plateforme de blog personnel, WordPress possède en réalité une fonctionnalité de base de CMS très adaptée et stable, et au-delà de cela, c'est peut-être LE constructeur Web le plus polyvalent qui existe.

Dans le domaine des logiciels CMS, il n'y a rien qui s'approche de la domination de WordPress en ce moment.

Vous voulez des preuves ?

43% de tous les sites web sur Internet utilisent WordPress, et nous avons également examiné d'autres systèmes de gestion de contenu pour la documentation.

Blogs, cours en ligne, bases de connaissances – WordPress a tant de visages. Et son écosystème de plus de 500 milliards de dollars est inondé de modules complémentaires personnalisés et de plugins qui étendent sa portée déjà vaste dans des domaines d'opération spécialisés… y compris les plugins wiki WordPress. 

Mais la question est, quel est le tableau idéal d'ingrédients WordPress pour produire la recette idéale du moteur wiki ?

Voici notre mélange recommandé pour construire un wiki interne en utilisant WordPress :

Moteur wiki : la base fonctionnelle de votre moteur wiki WordPress. C'est le cadre pour rassembler tout le contenu et aligner les articles selon des catégories automatiquement hyperliées ensemble en silos, prêts à l'emploi pour votre commodité.

Utilisez le plugin Heroic Knowledge Base pour convertir votre WordPress en un moteur wiki à part entière.

FAQ : des réponses facilement accessibles aux questions fréquemment posées étendront la valeur informative des articles, enrichissant le contexte et l'application du contenu de la page principale. 

Utilisez le plugin Heroic FAQs pour intégrer rapidement et facilement des blocs modulaires de connaissances liées aux FAQ dans les pages wiki.

Messagerie sociale : activez la messagerie interne de l'équipe via votre application wiki pour encourager la collaboration et influencer les contributions des membres. 

Utilisez le plugin BuddyPress pour allouer un accès restreint à certaines fonctions collaboratives dans votre portail libre-service WordPress.

Contenu protégé par mot de passe : rendez certaines fonctions et zones du wiki accessibles à un cercle restreint grâce à la protection par mot de passe.

Utilisez Restrict Content Pro pour obtenir un contrôle granulaire sur les archives, les articles et le contenu des pages en attribuant l'accès aux membres par ID ou niveau d'abonnement.

Suivi des modifications de révision : restez transparent sur l'activité de modification de votre site wiki en affichant une piste d'audit des modifications de révision – complète avec les ressources du personnel nommées responsables de chaque ajustement du contenu.

Utilisez ce extrait pour inclure le suivi des révisions sur chaque article de votre wiki interne WordPress.

Forum des utilisateurs de wiki : un tableau d'affichage virtuel pour les utilisateurs et les contributeurs de wiki. Ce forum réunira divers fils de discussion et conversations afin que tous les membres soient sur la même longueur d'onde.

Utilisez BBPress pour ajouter instantanément un forum web multi-fonctionnel à votre wiki WordPress.

Configuration de recherche avancée : une recherche EN DIRECT affiche rapidement les résultats et les présente immédiatement à portée de main des utilisateurs avant qu'ils ne suivent un hyperlien. 

Utilisez le plugin Heroic Knowledge Base pour équiper votre wiki WordPress de la fonction de recherche EN DIRECT.

Citations : les références ajoutent une grande valeur éducative aux wikis. Les citations en notes de bas de page sont une méthode soignée pour inclure des liens de référence dans le corps de vos articles.

Utilisez CM Footnotes pour insérer facilement des citations dans les articles et les publications.

Vote et commentaires : recueillez les commentaires de vos utilisateurs wiki sur place et utilisez leurs soumissions pour prioriser votre campagne d'amélioration de contenu. 

Utilisez le plugin Heroic Knowledge Base pour activer le vote positif et négatif sur chaque article. De plus, avec un formulaire de commentaires, les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires textuels libres pour ajouter de la valeur avec des critiques constructives détaillées.

Suivi, analyse et amélioration : suivez les métriques de l'expérience utilisateur pour évaluer les performances globales et la convivialité de votre wiki. Cela garantira que vous maintenez une ressource « adaptée à son usage » qui vaut vraiment la peine.

Utilisez le plugin Heroic Knowledge Base pour analyser votre parcours utilisateur et rester informé des endroits où marquer vos gains rapides.

Print My Blog : offrez aux utilisateurs la commodité de pouvoir télécharger instantanément une version PDF de n'importe quel article.

Utilisez le plugin Print My Blog pour installer une solution robuste de conversion PDF instantanée de vos pages wiki.

Conclusion

Et voilà comment un wiki de style WordPress est fait.

Le meilleur, c'est qu'aucun de ces plugins tiers ne nécessite de code ou de réglages avancés. Au mieux, avec l'extrait de code pour l'historique des révisions, c'est un simple copier-coller. Rien de plus.

Une solution très pratique pour les débutants et les vétérans de WordPress.

Et maintenant, à vous de jouer...

Êtes-vous prêt à essayer de configurer votre propre wiki interne WordPress ?

Avez-vous déjà essayé de créer un wiki interne WordPress ?

Dans tous les cas, nous serions intéressés de vous lire.

Laissez un commentaire ci-dessous.

Ressources

1. Le partage inefficace des connaissances coûte aux grandes entreprises 47 millions de dollars par an – par prnewswire ↩︎