Comment créer un wiki interne avec WordPress

Il existe des arguments convaincants en faveur des wikis internes, même pour les plus petites organisations.

Voici pourquoi :

L'un des coûts opérationnels cachés les plus lourds des entreprises, grandes ou petites, est la perte de productivité due à un partage inefficace des connaissances.

En fait, une étude de pointe portant sur une cohorte de 1 000 travailleurs du savoir américains (intitulée Workplace Knowledge and Productivity Report et réalisée par Panopto) a révélé ce qui suit :

"...42% des connaissances institutionnelles sont propres à l'individu."

(Source)

En d'autres termes, près de la moitié des connaissances qu'un employé découvre, trouve, recherche, produit, augmente, etc. seront irrémédiablement perdues si (et quand) cet employé part.

Non seulement ce chiffre représente une perte tangible de connaissances institutionnelles stratégiquement précieuses, mais il s'ajoute à l'estimation suivante :

"Les travailleurs du savoir américains perdent 5,3 heures par semaine à attendre des informations vitales de la part de leurs collègues ou à recréer des connaissances institutionnelles existantes.

(Source)

Le retour sur investissement potentiel du temps gagné par chaque travailleur à attendre la réponse d'un collègue ou à "réinventer la roue" à partir de connaissances existantes est énorme.

Pour une équipe de 50 personnes, par exemple, cela représente plus de 250 heures de productivité par semaine. En termes monétaires réels, cette économie représente à elle seule l'équivalent d'une semaine de salaire pour 6 employés à temps plein.

Il suffit de dire que, comme nous l'avons mentionné plus haut, la création d'un wiki interne à l'usage du personnel constitue un argument commercial de poids.

Si l'on compare l'investissement relativement modéré que représentent la conception et la mise en œuvre d'un wiki interne aux pertes potentielles de productivité, on constate qu'il s'agit d'une perte de temps et d'argent. 

Qu'est-ce qu'un wiki interne ?

Un wiki interne est un site conçu pour être utilisé uniquement par les membres du personnel d'une organisation ou d'une entreprise. 

L'objectif d'un wiki interne est de servir d'entrepôt numérique pratique d'informations destinées strictement à l'usage du personnel et présentées sous la forme d'un réseau de messages ou d'articles partagés, reliés entre eux par des liens thématiques.

Les WIkis sont à la fois collaboratifs et vivants. En d'autres termes, le contenu est produit en collaboration et constamment réédité et amélioré en fonction de l'objectif visé.

Pensez à Wikipédia, mais uniquement pour les informations internes à l'entreprise.

Avantages de l'utilisation d'un wiki interne pour votre projet

Les wikis facilitent l'apprentissage collaboratif. C'est là que les contributions partagées des plus informés aux moins informés contribuent à l'écriture de la base de connaissances institutionnelle.

Dans le contexte de votre entreprise ou de votre organisation, un wiki servira de moteur interne pour le développement professionnel continu.

Votre peuple apprend. Ils grandissent et enseignent. Et c'est wiki qui s'en charge.

Un stimulant pour l'acquisition et le partage des connaissances en interne.

Le wiki se développe à partir d'une graine et finit par devenir une forêt grâce au travail régulier des contributeurs, soutenus par leur curiosité et leur quête de compréhension. 

La diversité des sources d'auteurs entraîne une diversité de voix et de styles. Mais s'il est bien géré, le résultat (à l'instar de Wikipédia) est un référentiel de connaissances d'une grande valeur et façonné avec une réelle intégrité. 

Asynchrone par nature, un wiki élimine la distraction de la tape sur l'épaule au bureau en construisant un corpus de connaissances prescrites comme premier point d'appel.

Les wikis ont tendance à avoir des taux d'adoption et d'utilisation élevés, en grande partie parce qu'ils suscitent un sentiment d'appartenance au sein de la base d'utilisateurs. Les personnes qui utilisent les informations les produisent également. Une sorte de mentalité "pour nous, par nous". Il y a donc un penchant naturel et un investissement personnel qui n'existent pas chez les lecteurs qui ne contribuent pas.

Les wikis sont un outil d'apprentissage organisationnel efficace dont le retour sur investissement est tangible s'il est utilisé correctement.

Les bonnes pratiques d'un wiki interne

Quelle est la norme pour un Wiki ?

Premier du genre, WikiWikiWeb a été développé par Ward Cunningham le 16 mars 1995. 

Surnommé d'après une navette d'aéroport hawaïenne, le Wiki Wiki Shuttle ("wiki" signifiant "rapide" dans la langue hawaïenne), le slogan original de ce tout premier logiciel wiki était "la base de données en ligne la plus simple qui puisse fonctionner".

Il s'agit essentiellement d'un système de gestion de contenu permettant à des équipes de personnes de déployer et d'adapter rapidement des bases de données informatives sur le web.

Aujourd'hui, il existe de très nombreux logiciels de wiki (appelés "moteurs" de wiki) qui permettent d'accomplir cette tâche. Le plus remarquable est MediaWiki, le moteur qui alimente Wikipédia (ainsi que des dizaines de milliers d'autres sites dans le monde).

Les wikis sont généralement utilisés comme encyclopédies ou bases de connaissances d'entreprise. Quoi qu'il en soit, les wikis deviennent un matériel de référence essentiel dans un nombre croissant de contextes d'apprentissage social ou commercial.

Voici une liste restreinte de caractéristiques communes aux wikis :

Hypertexte - dans le langage le plus simple, il s'agit d'un document textuel basé sur le web (comprenant éventuellement des graphiques, de l'audio ou de la vidéo) qui contient des hyperliens vers d'autres textes. 

Il est généralement admis que l'hypertexte a été conceptualisé pour la première fois par Ted Nelson en 1965 comme une forme d'écriture non séquentielle. Un type d'extension de mémoire informatisée formatée selon le modèle "As we may think".

Collaboratif - capacité de rédaction collaborative pour les projets à auteurs multiples. La capacité d'accueillir de grandes cohortes de rédacteurs qui partagent les responsabilités de rédaction et d'édition du projet.

Markup – whether HTML or CSS, for example, wikis allow editors to program the text pages with markup changes. This helps to develop custom web pages that include features like <a href> tags for hyperlinking between texts or <strong> tags for emboldening text, making for a far more enriching user learning experience.

Éditeur de texte enrichi - cette fonction permet d'ajouter de la dimension à un document textuel autrement plat. Également connu sous le nom d'éditeur "what you see is what you get (wysiwyg)", les textes simples sont enrichis d'images, de médias audio et vidéo et de décorations textuelles telles que l'italique, etc. 

Ces points sont les caractéristiques essentielles des moteurs wiki. 

Une autre façon de voir les choses est que les logiciels qui ont les fonctions susmentionnées peuvent également être utilisés pour construire un wiki.

Tant que les ingrédients de base sont présents, il est possible de construire et de développer son propre wiki.

Exigences permanentes pour maintenir un wiki interne bien organisé

Un wiki est un document vivant. Son contenu se multiplie organiquement. Plus il est utilisé, plus il se développe.

En fait, la portée de votre wiki devrait être le fruit direct de la faim et de la soif quotidiennes de votre équipe d'en savoir plus.

Le jour où votre wiki cesse de croître, c'est le jour où votre équipe perd l'appétit. (Ne croyez pas si bien dire).

Comme tout projet, le maintien d'un wiki nécessite une gouvernance. Pour la qualité du contenu, l'uniformité du format et la pertinence de l'actualité en particulier. Tout cela nécessite une supervision attentive.

Mais quels sont les éléments clés à prendre en compte lors de l'élaboration d'un plan de maintenance wiki ?

Voici quelques conseils de personnes expérimentées :

Joseph Boone, "ancien spécialiste des communications informatiques de l'armée américaine", avec plus de 10 ans d'expérience en tant qu'analyste informatique et expert en communications, a apporté la contribution suivante à helpdeskgeek.com :

• Tests de convivialité et de lisibilité : votre wiki interne est censé servir activement de destination informative de choix pour votre équipe. Comme toute ressource, plus il est utile et, dans le cas d'un document texte, "lisible", plus il sera utile. Votre retour sur investissement repose sur le fait qu'il est facile d'en tirer profit en tant qu'utilisateur.
• Guide des politiques établies : ce n'est pas pour rien que les règles générales d'entretien ménager sont données d'emblée. Pour que les membres de la maison restent fonctionnels, ils ont besoin d'un environnement ordonné. Et pour maintenir un environnement ordonné, il faut fixer des limites, des routines et un programme. Il en va de même pour la gestion d'un wiki utile.
• Curation critique: contrairement à la théorie éducative contemporaine qui soutient l'apprentissage collaboratif, un wiki bien géré a besoin d'une gouvernance. En coupant les branches stériles et en éliminant les moins performantes, on obtient un meilleur rendement global.
• Promouvoir et reconnaître les utilisateurs expérimentés: la contribution des utilisateurs est l'élément vital d'un wiki. Vous avez tout intérêt à encourager ceux qui sont enclins à donner. Plus ils contribuent, plus votre wiki se développe. Plus il grandit, plus il satisfait les utilisateurs. Plus la satisfaction des utilisateurs est grande, plus la valeur est importante. Plus la valeur est grande, plus les non-contributeurs sont persuadés de s'impliquer. Récompensez vos contributeurs.

Un exemple de wiki interne

Il n'y a pas de meilleur exemple de wiki que l'étalon-or lui-même, Wikipédia. 

Bien sûr, il ne s'agit PAS d'un wiki interne, mais cela dit, il constitue une référence solide sur la façon dont un wiki devrait être réalisé.

Voici quelques statistiques :

• Wikipédia est l'ouvrage de référence le plus important et le plus lu de l'histoire.
• l'un des 15 sites web les plus populaires classés par Alexa ; 
• plus de 58 millions d'articles
• attirer environ 2 milliards de visites d'appareils uniques par mois
• plus de 17 millions d'éditions par mois (1,9 édition par seconde) à partir de novembre 2020

(Source)

Si l'on veut disposer d'un exemple concret de réussite, Wikipédia fait l'affaire.

Beaucoup de choses à examiner et à apprendre pour construire votre propre wiki interne.

En ce qui concerne les faits marquants, voici une liste de nos extraits opérationnels préférés tirés du site Wikipedia :

Page d'accueil

L'image ci-dessus est tirée de la page d'accueil de Wikipedia.

Il y a deux caractéristiques principales à noter ici :

1. Contenu principal
2. Contenu de la barre latérale

Le contenu principal est un recueil de nouvelles, de changements et de sujets actuels ou récents. Un point d'entrée idéal pour un projet wiki.

Il s'agit essentiellement d'une page d'accueil qui informe la communauté des dernières nouveautés et attire l'attention du public cible grâce à des liens hypertextes.

Introduction des contributeurs

Pour les lecteurs non convertis, il s'agit d'une simple introduction au fonctionnement de la contribution, qui les aide à décider si elle est faite pour eux.

Une page invitant essentiellement les lecteurs à commencer leur voyage en tant que contributeur à votre wiki.

Réseaux sociaux

Cette page est le centre de communication sociale du wiki. Il s'agit en fait d'une plateforme de messagerie qui permet aux utilisateurs de partager des idées, de poser des questions et de rester en contact les uns avec les autres.

Index des sujets 

Une page d'ancrage pour tous les liens des catégories principales. Elle sert d'index à un seul clic de la page d'accueil/principale et permet d'accéder à toutes les ressources de la page via la catégorie principale correspondante.

Page d'archives des catégories

Ce modèle d'archive de catégorie comporte un index des pages de la catégorie apparaissant juste avant le contenu de la page. Cet index de liens est suivi d'un paragraphe d'introduction décrivant le contenu de la catégorie.

Page de l'article

Le modèle classique de page d'article wiki. Un simple titre H1, suivi d'un lien vers la catégorie et du contenu principal de l'article, y compris une image vedette et une table des matières dépliable.

Rédacteur d'articles

La modification du contenu de Wikipédia est simplifiée par cet outil d'édition propriétaire. Ses capacités couvrent à la fois l'édition visuelle et le langage de balisage. Dans ce cas, seuls les membres connectés peuvent effectuer des tâches d'édition.

Historique des révisions de l'article

Chaque article a un historique des révisions qui est communiqué à tous les membres et qui détaille exactement le travail effectué pour produire la version actuelle.

Cela suffit comme piste d'audit de l'activité pour chaque message.

Accueil et demande du propriétaire

Tout projet communautaire a besoin du soutien de ses utilisateurs. Sans ces contributions, le projet s'essoufflerait tout simplement. Par définition, un wiki est soumis aux mêmes contraintes. Par conséquent, l'un des rôles clés de tout chef de projet wiki est de susciter un soutien continu et croissant en faveur du projet afin de maintenir son élan.

Aide en libre-service

Il s'agit d'un portail d'auto-assistance de type base de connaissances au sein du wiki qui a pour but d'aplanir les difficultés administratives rencontrées par les contributeurs. 

Embarquement

La page d'accueil pour l'intégration. Si les nouveaux arrivants ont des questions sur la manière de démarrer et d'utiliser la plateforme, voici la ressource qui répond à toutes ces questions préliminaires.

Forum

Il s'agit d'un forum qui offre aux utilisateurs du wiki un espace de discussion où ils peuvent exprimer leurs opinions, répondre à des questions-réponses, résoudre des conflits et des problèmes techniques.

Télécharger le PDF

Wikipédia offre à chaque visiteur la possibilité de télécharger chaque article au format PDF. Un simple bouton "télécharger" permet d'obtenir une version PDF impeccable de l'article lu sur le bureau de l'appareil.

Wiki analytique

Un tableau de bord pratique contenant toutes les statistiques de performance du wiki vous informe sur les articles qui marchent bien et ceux qui ne marchent pas. Idéal pour identifier les lacunes en matière de contenu et les domaines à améliorer.

Création d'un wiki interne avec WordPress

Comme indiqué précédemment, chaque wiki a besoin d'un moteur de wiki.

Si Mediawiki a attiré l'attention en lançant son produit phare, Wikipédia, d'autres solutions méritant d'être prises en considération sont apparues sur le marché des moteurs wiki.

Certains sont des concurrents directs sur le créneau des moteurs wiki et d'autres sont des substituts avec des compétences croisées.

Le CMS WordPress est l'un de ces concurrents capables d'offrir un attrait wiki transférable.

WordPress se présente comme un couteau suisse aux multiples talents dans le domaine des CMS.

Traditionnellement reconnu comme une plateforme de blogs personnels, WordPress possède en fait une fonctionnalité de base CMS très adaptée et stable et, au-delà, il est peut-être même LE constructeur de sites web le plus polyvalent qui soit.

Dans le domaine des logiciels CMS, rien n'est comparable à la domination de WordPress à l'heure actuelle.

Vous voulez des preuves ?

43 % de tous les sites web sur l'internet utilisent WordPress.

Blogs, cours en ligne, bases de connaissances - WordPress a de nombreux visages. Et son écosystème de plus de 500 milliards de dollars est inondé de modules complémentaires et de plugins personnalisés qui étendent sa portée déjà considérable à des domaines d'activité spécialisés... y compris les plugins WordPress wiki. 

Mais la question est de savoir quelle est la combinaison idéale d'ingrédients WordPress pour produire la recette idéale du moteur wiki ?

Voici notre mélange recommandé pour créer un wiki interne à l'aide de WordPress :

Moteur wiki: la base fonctionnelle de votre moteur wiki WordPress. Il s'agit du cadre permettant de rassembler tous les contenus et d'aligner les articles selon des catégories automatiquement reliées par des hyperliens dans des silos, prêts à l'emploi.

Utilisez le plugin Heroic Knowledge Base pour transformer votre WordPress en un véritable moteur wiki.

FAQ : des réponses facilement accessibles aux questions fréquemment posées augmenteront la valeur informative des articles et enrichiront le contexte et l'application du contenu de la page principale. 

Utilisez le pluginHeroic FAQs pour construire des blocs modulaires de connaissances liées à la FAQ dans des pages wiki, rapidement et facilement.

Messagerie sociale: activez la messagerie interne de l'équipe via votre application wiki pour encourager la collaboration et influencer les contributions des membres. 

Utilisez le plugin BuddyPress pour restreindre l'accès à certaines fonctions de collaboration dans votre portail libre-service WordPress.

Contenu protégé par un mot de passe : rendre certaines fonctions et zones du wiki accessibles à quelques personnes seulement grâce à une protection par mot de passe.

Utilisez Restrict Content Pro pour obtenir un contrôle granulaire sur les archives, les articles et le contenu des pages, en attribuant l'accès aux membres par identifiant ou par niveau d'abonnement.

Suivi des révisions: restez transparent quant à l'activité d'édition sur votre site wiki en affichant une piste d'audit des révisions, avec les noms des membres du personnel responsables de chaque modification du contenu.

Utilisez ce snippet pour inclure le suivi des révisions sur chaque article de votre wiki interne WordPress.

Forum des utilisateurs du wiki : un tableau d'affichage virtuel pour les utilisateurs du wiki et les contributeurs. Ce forum regroupera divers fils de questions et de conversations afin que tous les membres restent sur la même longueur d'onde.

Utilisez BBPress pour ajouter instantanément un forum web multifonctionnel à votre wiki WordPress.

Configuration de la recherche avancée : une recherche LIVE fait apparaître rapidement les résultats de la recherche et les présente immédiatement au bout des doigts de l'utilisateur avant de l'inciter à suivre un lien hypertexte.

Utilisez le plugin Heroic Knowledge Base pour doter votre wiki WordPress d'une fonction de recherche LIVE.

Citations: les références ajoutent de la valeur éducative aux wikis. Les notes de bas de page sont une méthode efficace pour inclure des liens de référence dans le corps de vos articles.

Utilisez les notes de bas de page CM pour insérer facilement des citations dans les articles et les messages.

Vote et retour d'information: recueillez le retour d'information des utilisateurs de votre wiki sur place et utilisez leurs commentaires pour définir les priorités de votre campagne d'amélioration du contenu. 

Utilisez le plugin Heroic Knowledge Base pour permettre le vote par le haut et le vote par le bas pour chaque article. De plus, avec un formulaire de retour d'information, les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires en texte libre pour ajouter de la valeur avec des critiques constructives détaillées.

Suivi, analyse et amélioration: suivez les mesures de l'expérience utilisateur pour évaluer les performances globales et la facilité d'utilisation de votre wiki. Cela vous permettra de maintenir une ressource "adaptée à l'objectif" qui vaut vraiment la peine d'être conservée.

Utilisez le plugin Heroic Knowledge Base pour analyser le parcours de l'utilisateur et rester au courant des points à améliorer.

Imprimer mon blog : permet aux utilisateurs de télécharger instantanément une version PDF de n'importe quel article.

Utilisez le plugin Print My Blog pour installer une solution robuste de conversion PDF instantanée de vos pages wiki.

Conclusion

C'est ainsi qu'un wiki à la WordPress est réalisé.

Le plus intéressant, c'est qu'aucun de ces plugins tiers ne nécessite de code ou de réglages avancés. Tout au plus, avec l'extrait de code pour l'historique des révisions, il s'agit d'un travail de copier-coller. Rien de plus.

Une solution très pratique pour les débutants et les habitués de WordPress.

Et maintenant, à vous de jouer...

Êtes-vous prêt à essayer de créer votre propre wiki interne WordPress ?

Avez-vous déjà essayé de créer un wiki WordPress interne ?

Quoi qu'il en soit, nous serions heureux de vous entendre.

Laissez un commentaire ci-dessous.