Comment publier un manuel de formation avec WordPress

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Écrit par : image de l'auteur Chris Hadley

Lorsque je pense aux manuels des employés ou aux manuels de formation, je pense souvent à un aimant à poussière.

Je suis désolé de le dire, mais il faut le faire.

Le concept traditionnel des livres ne me donne pas envie de lire.

Cela dit, il y a fort à parier que l'ignorance (ou le manque de connaissances) est certainement à l'origine de mauvaises performances et de mauvaises décisions dans la carrière d'une personne.

Et pour aller encore plus loin et promouvoir l'aspect positif, le contenu d'un manuel de formation de l'entreprise (s'il est bien communiqué) peut contribuer à catalyser les succès des employés.

Une sorte de guide des meilleures pratiques mutuellement bénéfique, qui renforce la culture d'entreprise et lève l'obstacle de l'ambiguïté opérationnelle.

Lorsque les membres de l'équipe sont tous sur la même longueur d'onde, il n'y a pas grand-chose qui puisse briser leurs efforts unifiés. Les campagnes montagneuses, qui auraient autrement constitué des défis de taille, ne sont plus que des taupinières en comparaison. 

Et tout cela grâce à un chœur collaboratif parfaitement exécuté - coordonné par une seule feuille de chants (alias le manuel de formation de l'entreprise).

Il s'agit d'un acte de classe à part entière qui mérite (par la validation de l'amélioration des performances des employés) l'investissement nécessaire pour bien faire les choses.

Mais la question reste posée...

...à l'heure de la surabondance de SaaS (et de l'abondance de solutions technologiques), quelle est la meilleure façon de publier un manuel de formation à l'intention de vos employés ?

Il y a sans doute une longue liste de possibilités, mais peut-être seulement quelques bonnes correspondances.

Quelle que soit la voie que vous choisirez, il serait utile de prendre note de certaines avancées majeures pour obtenir un retour sur investissement de votre projet de manuel de formation :

  • En ligne et téléchargeable
  • Facilement modifiable
  • Numériquement interactif
  • Compatible avec les appareils
  • Commentaires des utilisateurs

Les caractéristiques ci-dessus, lorsqu'elles sont intégrées dans la fourniture de votre manuel de formation numérique, peuvent servir à améliorer son efficacité pour accroître les performances de l'organisation.

Mais comment faire exactement pour assembler l'un d'entre eux ?

La réponse technologique éclairée dans l'économie d'aujourd'hui serait un système de gestion de contenu (CMS).

Pourquoi ?

Un CMS remplit toutes les conditions ci-dessus...

...de plus, ils sont faciles à prendre en main, tant pour le développeur que pour l'utilisateur (le lecteur, en l'occurrence).

  • aucun code nécessaire
  • courbe d'apprentissage nulle
  • une manipulation robuste
  • navigation intuitive 

...et dans l'exemple de WordPress, le principal système de gestion de contenu (CMS) du marché, son utilisation est même gratuite car il s'agit d'un logiciel libre.

Cependant, si vous connaissez un peu le code de WordPress, les possibilités de personnalisation et d'intégration sont infinies.

Dans l'ensemble, avec tous ces points positifs, il est difficile de trouver des raisons pour lesquelles WordPress CMS ne serait pas le partenaire numérique idéal pour votre projet de manuel de formation.

Et maintenant, sans plus attendre, nous vous présentons le guide HeroThemes pour publier un manuel de formation avec WordPress.

Qu'est-ce qu'un manuel de formation en ligne ?

 Un manuel de formation en ligne est un manuel de formation numérique, publié sur l'internet, soit dans le cadre d'un site web existant, soit sur son propre site web.

L'objectif de ce document est de servir de texte de référence pour soutenir le développement et la croissance des employés dans le cadre de leurs fonctions au sein de l'entreprise.

Un manuel de formation en ligne peut être rédigé par un seul auteur ou par plusieurs, tous en même temps.

Au fur et à mesure que l'organisation mère se développe et évolue, toute la documentation relative à la formation et au développement doit en faire autant afin de rester en phase avec la stratégie.

Les mises à jour et les réactualisations doivent être itératives et traçables, et des membres du personnel nommément désignés doivent rendre compte de chaque contribution ou modification.

Avantages de la publication d'un manuel de formation en ligne

La rédaction et la publication sont des processus à forte intensité de main-d'œuvre.

Il faut beaucoup de "jus" pour qu'un document de la taille d'un manuel de formation puisse voir le jour.

Néanmoins, une fois les documents produits, il devient plus laborieux de les mettre à jour avec les dernières révisions nécessaires.

Il suffit de penser au scénario d'une économie dispersée de copies papier statiques et obsolètes, et de vouloir remplacer ces textes par la nouvelle version améliorée.

Comment localiser, résilier et remplacer toutes les anciennes versions en circulation par l'édition "new money" ?

Exactement. Je ne pouvais pas non plus supporter l'idée d'un tel gâchis.

De telles situations requièrent une approche dynamique.

La solution idéale pour résoudre un tel problème ?

Prendre votre manuel de formation en ligne.

L'approche la plus intelligente, la plus légère et la plus renouvelable pour publier le manuel de formation de votre entreprise.

Voici une liste d'autres avantages à prendre en compte pour numériser le manuel de formation de votre entreprise :

Gestion de contenu + courbe d'apprentissage réduite : les systèmes de gestion de contenu ont été inventés pour supporter avec compétence la charge de projets de publication numérique intensifs. Ils sont parfaits pour votre manuel de formation en ligne. 

Parmi tous les programmes de CMS, la principale plateforme - WordPress - dispose de toutes les fonctionnalités et d'une interface éditoriale intuitive qui permet aux auteurs de se sentir immédiatement à l'aise.

Accès : vos supports de formation sont hébergés dans un environnement numérique avec une disponibilité 24h/24 et 7j/7. Les auteurs et les utilisateurs peuvent accéder à la dernière version du matériel de formation sans restriction.

En outre, conforme aux normes d'accessibilité numérique, votre manuel de formation en ligne lèvera les barrières précédemment érigées par les problèmes liés à la copie papier, comme la taille de la police par exemple.

Collaboration native : Les systèmes de gestion de contenu (CMS) sont par nature des environnements numériques collaboratifs. Capables d'accueillir des équipes de rédaction à distance (et entièrement évolutifs, comme dans le cas du CMS WordPress).

Si votre projet nécessite un accès basé sur des autorisations, un système de gestion de contenu (CMS) comme WordPress est tout à fait adapté, avec une gestion de l'accès des utilisateurs hautement configurable.

Sortie multimédia : avec un manuel de formation numérique, vous disposez d'une multitude de formats de médias. Audio, vidéo, image, texte...

...avec une variété de types de fichiers et de méthodes d'intégration et de présentation du contenu, votre expérience utilisateur est maintenant capable d'attirer avec succès des types d'utilisateurs de A à Z.

Interactif : la formation est un dialogue. Sans retour d'information, elle est morte. C'est l'un des principaux inconvénients de la publication d'un manuel de formation statique sur papier.

Avec le numérique, cependant, vous n'avez tout simplement pas de telles limites. La technologie numérique a été inventée pour enrichir nos possibilités de travail pratique. Et dans le cas de la publication de documents de formation, il existe d'innombrables techniques pour obtenir des réponses utiles de la part de votre public.

Analyse : pour les éditeurs, le fait de "voir" l'expérience de l'utilisateur présente un réel avantage pour atteindre l'objectif de fournir une ressource informationnelle réellement efficace. 

L'identification des besoins non satisfaits offre de nombreuses possibilités de révisions opportunes et validées.

Caractéristiques communes d'un logiciel de manuel de formation en ligne

C'est donc clair. Un manuel de formation numérique présente de nombreux avantages stratégiques par rapport à son équivalent papier.

Mais réfléchissons de manière plus pratique.

Quelles sont les caractéristiques et capacités exactes que vous pouvez raisonnablement attendre de votre logiciel de manuel de formation en ligne ?

En voici un résumé :

Éditeur de texte et formatage : en tant que document formel de formation et de développement, vous souhaiterez probablement utiliser pleinement les dernières fonctions de l'éditeur de texte.

Une mise en forme bien structurée, comme des titres stylisés, par exemple, peut être facilement réalisée via un éditeur WYSIWYG convivial.

Visionneuse en ligne ou conversion PDF : l'option classique "à consommer sur place" ou "à emporter" est fondamentale pour la consommation de contenu en ligne. En particulier pour les projets de documentation interne à l'entreprise, comme les documents de formation, l'approche numérique ne doit pas laisser de côté ceux qui préfèrent une lecture physique.

La conversion PDF est un jeu d'enfant avec la plupart des plateformes CMS, et plus particulièrement avec WordPress. Avec la possibilité d'imprimer des pages individuelles au format PDF ou des documents entiers, un système de gestion de contenu (CMS) permet de faire facilement le lien entre les supports d'édition virtuels et physiques.

Intégration d'images, de vidéos et de sons : les ressources multimédias intégrées font passer les documents de formation à un autre niveau. Imaginez : les délégués n'ont plus besoin d'attendre un séminaire ou un atelier pour recevoir une formation pratique de la part de vos formateurs.

Contrôle des versions : la collaboration est une excellente chose, mais elle s'accompagne d'une certaine complexité. Si elle n'est pas gérée de manière adéquate, cette expérience peut s'avérer contre-productive. 

Avec une solution CMS collaborative comme WordPress, il est facile de savoir exactement "qui a fait quoi, en dernier..." et d'éviter de confondre la dernière édition avec les précédentes.

Traduction linguistique : vous disposez d'une main-d'œuvre internationale répartie ? Dans ce cas, il est évident que vous rêvez d'autre chose qu'un manuel de formation numérique.

Mais en plus de cela, vous avez besoin d'une plateforme capable de gérer avec précision et sans effort la reproduction de votre manuel dans d'autres langues. Le CMS WordPress, par exemple, est l'allié parfait de la diplomatie numérique multilingue.

Évaluations et retour d'information : une boucle de retour d'information fermée ( ) avec des votes positifs et des messages pour permettre aux utilisateurs d'attribuer des notes aux pages, indiquant ainsi l'utilité du contenu. 

Cela permet d'obtenir des informations centrées sur l'utilisateur afin d'améliorer le plan d'amélioration du contenu de votre manuel. 

Adapté aux mobiles et aux tablettes : une approche "mobile first". Cela garantit un confort optimal pour les utilisateurs qui accèdent au manuel. Quel que soit l'appareil utilisé, il faut s'attendre au même niveau d'excellence dans la présentation.

Conception de la mise en page d'un manuel de formation en ligne

La conception et la mise en page sont les parfaits alliés d'un contenu de qualité.

Ils aident l'utilisateur en matière de facilité d'utilisation. 

S'approprier le contenu de la page de la manière la plus efficace possible.

Recevoir la valeur maximale avec le moins d'effort possible.

C'est la récompense de la mise en œuvre d'une conception et d'un agencement bien architecturés.

Mais quelles sont les caractéristiques spécifiques dont votre manuel de formation en ligne pourrait bénéficier ?

Voici quelques suggestions :

Table des matières : une vue d'ensemble du contenu. Il s'agit d'une liste séquentielle avec numéro(s) de page(s) - chaque élément est lié à un ancrage - ce qui rend votre document hautement indexable pour faciliter la recherche et la découverte.

Flottante, statique, extensible - quelle que soit la présentation des TdC qui convient, il existe des moyens flexibles d'atteindre l'objectif final.

Organisation hiérarchique du contenu: le contenu est présenté dans une succession qui fait autorité et qui reflète la classification cognitive de l'utilisateur et l'ordre des sujets.

Par exemple, le CMS WordPress dispose d'un système natif d'ordonnancement du contenu, avec des catégories (relation parent/enfant) et des étiquettes (frères et sœurs).

Navigation fluide : des liens indicatifs, des repères et des invites guident les utilisateurs dans une progression logique de l'interaction avec le contenu.

Les fils d'Ariane, les barres de navigation et les liens de la barre latérale facilitent l'expérience de l'utilisateur.

Pages modèles : rationaliser la production et façonner de manière optimale chaque type de page en fonction de sa fonction.

Modèles prêts à l'emploi avec ingénierie administrative pour rendre le processus de création encore plus économique.

Indicateur de progression : motivez les utilisateurs en leur permettant d'anticiper l'achèvement de chaque étape de la lecture du manuel grâce à un indicateur de progression.

Basé sur le nombre de pages ou le pourcentage de pages achevées, un indicateur de progression est connu pour stimuler l'engagement envers le contenu.

Exemple de manuel de formation en ligne

Êtes-vous prêt à regarder un exemple VIVANT de l'un de ces manuels de formation en ligne ?

Aujourd'hui, nous partageons le cas du guide de formation de l'utilisateur du logiciel MagAlign Pro.

Pour rappel, MagAlign est un logiciel médical utilisé par les chercheurs pour générer des paires de séquences de molécules de protéines dans une représentation graphique.

En termes simples, il s'agit d'une simulation permettant d'explorer théoriquement les possibilités d'interaction entre les protéines dans une situation réelle.

Un produit très technique.

Mais malgré toute sa complexité, cela ne nous empêchera pas d'examiner son manuel de formation et d'en tirer des enseignements transférables pour votre projet.

Nous allons donc évaluer le manuel de formation en ligne MegAlign Pro et en dégager les points forts :

Table des matières indexable

Le manuel comporte un tableau flottant pratique de ToCs dans la barre latérale gauche, présentant des jumplinks faciles d'accès qui permettent à l'utilisateur d'accéder instantanément au sujet de son choix.

Média intégrable

Ci-dessus, un exemple de vidéo intégrée dans une page. Dans ce cas, le média enrichi est utilisé comme un tutoriel de prise en main guidant l'utilisateur dans ses premiers pas, en accompagnement du texte écrit.

Télécharger le PDF

Au bas du tableau des TdC à gauche (ci-dessus) se trouve un bouton "Télécharger au format PDF". Il s'agit d'un moyen rapide et facile pour les utilisateurs de tirer profit de la session de visualisation sur le web et de prolonger leur expérience au-delà de la connexion.

Pages imprimables ou document entier

Certains utilisateurs préfèrent encore une copie papier. En fait, pour les études, les notes imprimées restent et resteront peut-être toujours l'outil le plus efficace.

Dans les cas où une version imprimée est souhaitée, ce bouton d'impression (en haut à droite de l'image ci-dessus) déclenchera l'imprimante en réseau de l'utilisateur pour convertir le manuel numérique en une copie papier.

Boutons suivants / précédents

Les pages sont reliées les unes aux autres dans l'ordre, ce qui permet aux utilisateurs de parcourir le document d'un bout à l'autre.

Cela aide les utilisateurs à rester sur la bonne voie dans le cadre du récit de la formation.

Recherche

Une barre de recherche est un élément essentiel. L'exemple ci-dessus met en évidence la fonction de recherche dans l'espace d'en-tête de chaque page.

Cela permet aux utilisateurs de trouver ou de découvrir des ressources pertinentes en fonction de leurs requêtes.

Retour d'information

Un appel à l'action simple et courtois encourageant les utilisateurs à "contacter" l'équipe d'assistance figure au bas de chaque page.

Les manuels de formation sont l'occasion pour les organisations d'engager les utilisateurs dans des conversations fructueuses sur le sujet.

Les mécanismes de retour d'information tels que la fonction "contact DNASTAR" permettent de combler les lacunes entre le matériel de formation et les besoins de l'utilisateur.

Créer un manuel de formation en ligne avec WordPress

Alors, qu'en pensez-vous ? Êtes-vous prêt à créer votre propre manuel de formation en ligne ?

Eh bien, voici la marche à suivre pour en produire un comme celui que vous avez vu ci-dessus... et plus encore.

Et avant que vous ne posiez la question - non, vous n'avez pas besoin d'être un développeur web ni d'en embaucher un. Il s'agit d'une solution exclusivement sans code. 

Mais l'absence de code n'est pas forcément synonyme de faible technicité. 

En fait, avec WordPress, vous bénéficiez du meilleur constructeur de sites en ligne ainsi que de l'écosystème de développeurs tiers de plugins et d'extensions le plus diversifié de tous les CMS.

Le fait que plus de 40 % des sites web fassent confiance aux capacités de gestion de contenu de WordPress devrait être suffisamment convaincant.

Cela dit, ne serait-il pas formidable d'obtenir une description détaillée de la procédure ?

Voici le programme :

  1. Organisation et classement des pages et des fichiers
  2. Recherche, vote, retour d'information et analyse
  3. Questions fréquemment posées
  4. Un service d'assistance pour traiter les demandes de renseignements par l'intermédiaire de tickets
  5. Table des matières index des pages
  6. Glossaire bibliothèque
  7. Print My Blog pour l'impression en un clic d'un document entier 

Organisation et classement des pages et des fichiers : installez une présentation complète de la page d'accueil avec des liens vers chacun des chapitres du manuel de formation, accompagnés de descriptions et d'icônes pour faciliter la reconnaissance du contenu. Un widget sur la barre latérale droite avec des articles populaires aide les utilisateurs à voir ce qui est d'actualité pour leurs pairs.

Utilisez le plugin Heroic Knowledge Base pour créer instantanément un menu de page d'accueil bien thématisé pour lancer votre manuel de formation en ligne.

Recherche, vote, retour d'information et analyse : obtenez une nouvelle perspective basée sur l'utilisateur avec chaque nouvelle cohorte de personnel grâce aux formulaires de vote et de retour d'information sur les pages d'articles. De plus, l'utilisateur atterrit directement sur la réponse qu'il cherchait la première fois, grâce à une fonction de recherche LIVE très pointue. Enfin, l'analyse des utilisateurs offre des possibilités d'apprentissage approfondi en vue d'une amélioration.

Utilisez le plugin Heroic Knowledge Base pour ajouter des outils d'engagement intelligents afin d'obtenir un retour d'information et des informations d'investigation. 

Foire aux questions : construisez des blocs FAQ en accordéon avec des portions de contenu réutilisables pour alimenter facilement votre manuel de formation avec des conseils conviviaux pour les débutants.

Utilisez le pluginHeroic FAQs pour intégrer de manière transparente le contenu de la FAQ dans les pages de votre manuel.

Heroic Inbox pour traiter les demandes via des tickets : répondez aux demandes des utilisateurs et maintenez des taux de réponse record en implantant votre boîte aux lettres électronique d'assistance dans le tableau de bord d'administration de WordPress. Plus besoin de passer d'un onglet de navigateur à l'autre avec cette solution de back-office soignée.

Utilisez le pluginHeroic Inbox pour gérer votre compte e-mail à partir du panneau d'administration de WordPress.

Heroic Table of ContentsLes articles de formation sont accompagnés de ToC ( ToCs) faciles à consulter. Donner aux utilisateurs l'avantage de naviguer simplement dans le contenu des articles.

Utilisez le bouton Heroic Table of Contents pour insérer dans chaque article une table des matières remplie automatiquement.

Heroic Glossary: liste des termes les plus importants liés au thème, avec des liens permettant aux utilisateurs d'accéder à la page correspondante.

Utilisez le pluginHeroic Glossary pour établir une liste de mots jargonnants et leurs définitions.

Print My Blog : convertissez instantanément les pages de votre manuel de formation en ligne en un fichier PDF. Vous pouvez également convertir l'ensemble du document avec une mise en page et une conception personnalisées, ce qui ajoute de la polyvalence à votre document.

Utilisez Print My Blog pour insérer des boutons d'impression au format PDF dans votre manuel de formation en ligne.

Conclusion

Un manuel de formation en ligne va au-delà de la simple exécution d'un exercice à cocher.

Il s'agit d'une formation interactive à valeur ajoutée et d'une opportunité de développement pour votre organisation afin d'améliorer réellement la situation.

L'utilisation de la bonne plateforme numérique peut transformer ce qui était traditionnellement une formalité statique en un moteur dynamique d'amélioration continue des performances de votre personnel.

WordPress, avec tous ses avantages, est parfaitement adapté à la rationalisation, à la collaboration et à l'impact décuplé de vos processus de documentation sur la formation.

Les auteurs et les utilisateurs vont vivre une expérience passionnante grâce aux dernières commandes numériques mises à leur disposition.

En définitive, en passant à un manuel de formation en ligne, votre organisation est en passe d'obtenir un solide retour sur investissement.

Pourquoi ne pas vous lancer dès aujourd'hui dans la création d'un manuel de formation en ligne à l'aide de WordPress ?

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