Comment créer un manuel de politiques et procédures (Guide étape par étape)

Vous ne savez pas comment créer un manuel de politiques et de procédures, ni même si votre entreprise en a besoin ?

Un manuel de politiques et de procédures est un centre centralisé où les employés peuvent accéder à des informations clés sur votre entreprise.

À mesure que votre entreprise se développe, il est essentiel de documenter ces politiques et procédures afin d'optimiser vos processus, de prendre soin de vos employés, de protéger votre entreprise, de garantir la conformité avec les réglementations gouvernementales, etc.

Dans ce guide, vous apprendrez tout ce qu'il faut savoir sur la création d'un manuel de politique et de procédure, y compris ce qui suit :

• Qu'est-ce qu'un manuel de politique et de procédure ?
• Exemples de manuels de politique et de procédure
• Pourquoi est-il important d'avoir un manuel de politique et de procédure ?
• Comment créer un manuel de politique et de procédure

Allons-y...

Qu'est-ce qu'un manuel de politique et de procédure ?

Un manuel de politiques et de procédures est un centre de connaissances centralisé où les employés peuvent accéder à des informations sur les politiques et les procédures de votre entreprise, telles que la manière d'effectuer certaines tâches ("procédures") et les règles et règlements ("politiques").

Il peut s'agir, par exemple, de détails sur le processus d'embauche pour les cadres qui doivent recruter de nouveaux employés, de la politique en matière de congés de maladie, des avantages sociaux, etc. Nous vous donnerons d'autres exemples de manuels de politiques et de procédures dans un instant.

Un tel centre de connaissances centralisé permet à vos employés d'accéder à des informations clés lorsqu'ils en ont besoin, ce qui permet à votre entreprise de travailler plus efficacement.

Il permet également de s'assurer que tous les employés sont sur la même longueur d'onde et qu'ils comprennent parfaitement les procédures et les politiques de votre entreprise.

Exemples de manuels de politique et de procédure

Pour vous aider à comprendre ce qu'est un manuel de politiques et de procédures et quels types de contenu vous devriez inclure dans le vôtre, nous allons passer en revue rapidement quelques exemples de manuels de politiques et de procédures que vous devriez envisager d'inclure :

• Code de conduite sur le lieu de travail
• Informations sur les avantages sociaux
• Procédures de santé et de sécurité
• Procédures d'urgence
• Politique en matière de congés
• Politique de vacances
• Politique en matière de travail à distance
• Organigramme
• Politiques en matière de voyages d'affaires (par exemple, indemnités journalières, etc.)
• Politiques RH
• Procédures de paiement
• Procédures de l'employé pour les tâches clés (par exemple, la soumission d'une demande de congé annuel)
• Description des emplois
• Informations sur les promotions (si elles sont normalisées, par exemple différents niveaux)
• Règles de conformité légale (par exemple, règles pour les employés qui investissent dans des actions)
• Informations sur les options d'achat d'actions et périodes d'acquisition des droits
• Politiques d'utilisation des technologies
• Politiques de sécurité de l'information
• Politiques de formation continue

Pour un exemple concret, vous pouvez considérer la politique de sécurité de l'information de Notre Dame, qui contribue à "protéger les ressources d'information de Notre Dame contre les accès non autorisés accidentels ou intentionnels...".

Votre entreprise peut avoir des politiques et des procédures qui lui sont propres. Il ne s'agit donc en aucun cas d'une liste exhaustive de tout ce que vous devez inclure dans un manuel de politiques et de procédures. Toutefois, elle devrait vous donner une bonne idée de l'endroit où commencer.

Pourquoi est-il important d'avoir un manuel de politiques et de procédures ?

Maintenant que vous savez ce qu'est un manuel de politiques et de procédures, passons en revue quelques-uns des principaux avantages qu'il y a à en créer un pour votre entreprise.

Réduire le temps de formation des employés

Lorsque vous embauchez un nouveau salarié, il y a toujours un décalage entre le moment où il commence à travailler et celui où il commence à contribuer réellement à votre entreprise.

Vous devez les aider à comprendre les politiques clés, comment ils travailleront, sur quoi ils travailleront, etc.

Grâce à un manuel de politiques et de procédures, vous pouvez réduire le temps de formation des employés en ce qui concerne toutes les tâches procédurales générales de votre entreprise.

De cette manière, les nouveaux employés peuvent se concentrer sur la formation à leurs tâches réelles, ce qui leur permettra d'apporter une valeur ajoutée plus rapidement.

Nous avons un guide sur la création d'un site web de manuel de formation, consultez-le !

Aider les employés à comprendre leurs avantages (et favoriser la fidélisation)

La plupart des entreprises offrent des avantages sociaux à leurs employés afin de les fidéliser et d'améliorer leur moral.

Toutefois, si les employés ne savent pas comment accéder à ces avantages (ou si ces avantages existent), votre entreprise ne tirera pas profit de ces avantages.

Un manuel de politiques et de procédures vous permet de documenter clairement tous les avantages accordés aux salariés de votre entreprise, de sorte que ceux-ci puissent bénéficier d'une protection adéquate :

1. Les employés connaissent les avantages dont ils bénéficient.
2. Les employés savent comment accéder à ces avantages.

Améliorer la conformité aux règles et règlements

En plus de vos propres politiques commerciales, votre entreprise devra probablement se conformer aux règles et réglementations gouvernementales, telles que les règles relatives aux délits d'initiés.

Pour certaines entreprises, les conséquences du non-respect de ces règles peuvent être considérables sous la forme d'amendes ou d'autres pénalités.

Votre manuel de politiques et de procédures vous permet de préciser ce que les employés doivent faire pour rester en conformité avec ces règles. En exposant clairement ces informations (et en les rendant facilement accessibles aux employés), vous pouvez éviter les accidents involontaires et améliorer votre conformité à ces règles gouvernementales.

La politique de conformité de Shake Shack en matière de délits d'initiés en est un exemple :

Fixer des attentes appropriées en matière de comportement des employés

Si vous voulez éviter les problèmes liés au comportement des employés, il est beaucoup plus facile de fixer des attentes dès le départ que d'essayer d'ajuster le comportement par la suite.

Grâce à un manuel de politiques et de procédures, vous pouvez définir dès le départ les attentes en matière de comportement et de culture des employés, afin d'éviter tout problème à l'avenir.

Normaliser les processus de votre entreprise et se prémunir contre les problèmes

Un autre grand avantage d'un manuel de politiques et de procédures est qu'il vous aide à normaliser les politiques de votre entreprise - comme son nom l'indique !

En normalisant les politiques autant que possible, vous pouvez améliorer votre efficacité et rationaliser le travail administratif de votre entreprise.

Vous pouvez également vous prémunir contre les problèmes, par exemple en utilisant votre politique de sécurité de l'information pour protéger votre entreprise contre l'accès à vos données par un acteur malveillant.

Réduire la charge des RH en laissant les employés s'aider eux-mêmes

Votre entreprise dispose très certainement d'un grand nombre de politiques très spécifiques concernant les tâches liées aux ressources humaines, telles que les paiements, les congés de maladie, les congés annuels, les avantages sociaux, les options de retraite, etc.

Si les employés ressentent le besoin de s'adresser à votre personnel RH à chaque fois qu'ils ont une question, votre personnel RH sera accaparé par la nécessité de répondre à ces questions au lieu de travailler sur quelque chose de plus utile.

En documentant toutes ces politiques et procédures importantes dans votre manuel, vous pouvez donner aux employés les outils dont ils ont besoin pour trouver les réponses eux-mêmes. Cela signifie que les employés peuvent obtenir des réponses chaque fois qu'ils en ont besoin et que votre personnel des ressources humaines peut se consacrer à d'autres tâches.

Cela fonctionne sur le même principe que la création d'une base de connaissances orientée vers le client. la création d'une base de connaissances orientée client peut vous aider à réduire les demandes d'assistance humaine en donnant aux clients les outils nécessaires pour s'aider eux-mêmes. Si vous êtes intéressé par ce sujet, consultez notre article sur les sept grands avantages d'une base de connaissances.

Comment créer un manuel de politiques et de procédures

Passons maintenant aux étapes de la création d'un manuel de politiques et de procédures, du début à la fin.

1. Planifier votre manuel de politiques et de procédures

Avant de commencer à rédiger et à documenter, il est important de disposer d'un plan et d'une structure de haut niveau pour votre manuel.

Vous saurez ainsi quel contenu vous devez rédiger et comment structurer au mieux ce contenu dans un manuel cohérent.

Si vous ne savez pas par où commencer, les exemples de manuels de politique et de procédure présentés ci-dessus constituent une bonne base.

Votre entreprise peut également avoir ses propres politiques et procédures qui doivent être documentées dans votre manuel.

Au-delà de la simple énumération des politiques et procédures individuelles, il convient de réfléchir à la manière de les regrouper en catégories logiques. Par exemple, les politiques relatives aux avantages sociaux des employés pourraient être regroupées dans une catégorie générale intitulée "Avantages sociaux des employés".

Ce type de regroupement permettra aux employés de naviguer plus facilement dans votre manuel. 

Avec le bon logiciel de manuel de politique et de procédure, vous ne devriez pas avoir de problème à mettre en place ce type de catégorisation.

2. Créez une équipe pour rédiger votre contenu

Une fois que vous avez élaboré votre manuel de politiques et de procédures, vous devez constituer une équipe d'experts capables de créer ce contenu.

Comme vos politiques et procédures s'appliqueront probablement à différents services, votre équipe devra en faire de même.

Votre objectif principal est de faire appel à des experts en la matière pour toutes les politiques et procédures importantes que vous devez documenter.

Cette étape peut également être l'occasion de revenir en arrière et de vérifier si vous avez oublié quelque chose dans votre plan. Votre équipe d'experts peut vous faire part de ses commentaires sur les nouvelles politiques à ajouter ou sur les modifications à apporter à la structure de votre manuel.

3. Rédiger le contenu de votre politique et de votre procédure

Vous êtes maintenant prêt à commencer à rédiger. Votre équipe doit savoir ce qu'il faut faire et elle peut commencer à créer ce contenu sur la base de votre plan.

Voici quelques bonnes pratiques en matière de manuels de politiques et de procédures à prendre en compte lors de la rédaction de votre documentation:

• Inclure des images et des vidéos lorsque cela s'avère utile - les images et les vidéos peuvent être utiles pour expliquer les choses plus en détail, en particulier lorsqu'il s'agit de procédures que les employés doivent suivre.
• Utilisez la mise en forme pour attirer l'attention sur les points clés - utilisez des légendes pour mettre en évidence les informations importantes, soulignez les avertissements, etc. La plupart des logiciels de manuels de politiques et de procédures devraient vous permettre de le faire.
• Évitez le jargon - de nombreux articles devront être accessibles à des employés de différentes spécialités/niveaux de connaissances, ce qui signifie que vous devez éviter autant que possible le jargon spécifique à un sujet.
• Inclure une table des matières - l'ajout d'une table des matières permet aux employés de naviguer plus facilement dans le contenu. Certains logiciels de manuels de politiques et de procédures peuvent vous aider à le faire automatiquement.
• Utilisez des paragraphes courts et des puces - cela permet aux employés d'absorber et de comprendre plus facilement votre contenu.

4. Examiner et approuver le contenu de votre politique et de vos procédures

Une fois que vous avez rédigé les premières versions du contenu de votre politique et de vos procédures, vous devez les faire réviser par un expert en la matière.

Ce processus de révision peut vous aider à détecter les erreurs et les incohérences avant de publier votre contenu.

En outre, il n'est jamais mauvais d'avoir une deuxième paire d'yeux sur le contenu en ce qui concerne la structure et la qualité de l'écriture.

Idéalement, vous devriez mettre en place un système permettant aux réviseurs d'approuver chaque élément de contenu avant qu'il ne soit publié dans votre manuel.

En parlant de...

5. Publier votre manuel de politiques et de procédures

Pour faciliter l'accès à votre manuel, vous devez utiliser un logiciel de manuel de politiques et de procédures qui permet à vos employés d'accéder facilement et à tout moment à vos politiques.

Pour la plupart des entreprises, vous pouvez utiliser un logiciel de base de connaissances ou un logiciel de documentation ordinaire, à condition qu'il comporte des fonctions vous permettant de restreindre l'accès à votre manuel.

Si vous ne savez pas par où commencer, Heroic Knowledge Base offre un moyen flexible et rentable de créer un manuel de politiques et de procédures.

Heroic Knowledge Base est basé sur le logiciel libre WordPress, ce qui signifie que vous pouvez également bénéficier de toute la flexibilité offerte par WordPress.

Cette combinaison offre plusieurs façons différentes de restreindre l'accès à votre manuel de politiques et de procédures :

• Exiger des utilisateurs qu'ils s'enregistrent et se connectent à l'aide d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe - cela permet aux employés d'accéder au manuel de n'importe où, tout en gardant les choses très sécurisées.
• Créez un mot de passe unique que vous pouvez partager avec les employés - ce n'est pas aussi sûr car toute personne possédant le mot de passe peut accéder au contenu, mais c'est très facile à mettre en place car les employés n'ont pas besoin d'avoir leur propre compte.
• Autoriser l'accès en fonction de l'adresse IP - cette option peut être intéressante si les employés travaillent à distance tout en utilisant un VPN fourni par l'entreprise.
• Créer un site intranet pour que les employés ne puissent accéder qu'au contenu de votre réseau local - un site intranet peut être une bonne option si les employés n'ont besoin d'accéder au contenu que lorsqu'ils sont sur leur lieu de travail.

Heroic Knowledge Base est également doté de fonctionnalités qui vous aideront à créer un manuel de politique plus efficace :

• Catégories - organisez facilement vos politiques et procédures en catégories et laissez les employés parcourir ces catégories.
• Suggestions de recherche en direct - les employés peuvent voir les résultats de la recherche dès qu'ils commencent à taper, ce qui les aide à trouver plus rapidement le bon document.
• Styles d'appel intégrés - vous pouvez utiliser des appels prédéfinis pour ajouter facilement des avertissements et des mises en évidence à votre contenu.
• Commentaires sur les articles - les employés peuvent donner leur avis sur les articles afin de vous aider à repérer les problèmes et à améliorer votre manuel.
• Analyse des recherches - vous pouvez voir ce que les employés recherchent pour trouver les points faibles/manquants dans votre documentation politique.
• Chargement de fichiers - permet de joindre des versions PDF des polices ou d'autres types de fichiers.

Si vous avez besoin d'aide pour démarrer, nous avons un guide sur la façon de mettre en place la base de connaissances.

6. Partagez votre manuel de politiques et de procédures avec les employés (et recueillez leurs commentaires)

Une fois que vous avez publié votre manuel de politiques et de procédures, vous êtes prêt à le partager avec vos employés.

Si tout se passe bien, votre travail est terminé... pour l'instant.

Cependant, il est également important d'écouter les commentaires des employés après le lancement du manuel.

Les employés peuvent avoir des commentaires ou des problèmes auxquels vous n'avez pas pensé. Si vous voulez créer le meilleur manuel possible, vous devrez tenir compte de ces commentaires dans vos révisions.

En parlant de révisions...

7. Désigner les principales parties prenantes chargées de la mise à jour et de la révision

Le contenu de votre manuel de politiques et de procédures n'est pas une information statique que vous pouvez mettre en place et oublier.

Au fil du temps, vos politiques et procédures peuvent être modifiées et ces changements doivent être reflétés dans votre manuel.

Même si rien ne change, vous pouvez vous rendre compte qu'un article n'est pas aussi clair que vous le souhaiteriez. Dans ce cas, vous devez améliorer l'article pour le rendre plus utile à vos employés.

Pour y parvenir, attribuez les articles aux principales parties prenantes, de manière à ce que la responsabilité de chacun soit clairement établie. Dans de nombreux cas, vous pouvez confier l'article à la même personne que celle qui l'a rédigé.

Si vous utilisez un outil comme Heroic Knowledge Base pour créer votre manuel, il peut également vous alerter sur des problèmes potentiels en permettant à vos employés de signaler des articles et de faire part de leurs commentaires.

Créez votre manuel de politiques et de procédures dès aujourd'hui

Voilà qui conclut notre guide de tout ce que vous devez savoir sur la création d'un manuel de politiques et de procédures.

Si vous cherchez le meilleur moyen de publier et de gérer votre manuel de politiques et de procédures, vous pouvez utiliser le plugin WordPress Heroic Knowledge Base.

Heroic Knowledge Base est suffisamment flexible pour s'adapter à n'importe quelle entreprise, tout en vous donnant accès à des fonctionnalités utiles telles que les commentaires sur les articles, les suggestions de recherche en temps réel, l'analyse des recherches, le téléchargement de fichiers, et bien d'autres choses encore.

De plus, grâce à la flexibilité de la base WordPress de Heroic Knowledge Base, vous disposez de nombreuses options pour contrôler l'accès à votre manuel de politiques et procédures, y compris l'utilisation d'un intranet, la création de comptes d'utilisateurs, et plus encore.

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