Wie man ein Schulungshandbuch mit WordPress veröffentlicht

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Geschrieben von: Autorenbild Chris Hadley

Wenn ich an Mitarbeiterhandbücher oder Schulungshandbücher denke, denke ich oft an einen Staubmagneten.

Es tut mir leid, das zu sagen, aber es muss gesagt werden.

Das traditionelle Konzept von ihnen regt mich nicht zum Lesen an.

Dennoch ist es eine sichere Wette, dass Unwissenheit (oder der Mangel an Wissen) mit Sicherheit zu schlechter Leistung und Entscheidungsfindung im Beruf führt.

Und um noch einen Schritt weiter zu gehen und die positiven Aspekte zu fördern, kann der Inhalt eines betrieblichen Schulungshandbuchs (wenn es gut vermittelt wird) als Katalysator für den Erfolg der Mitarbeiter dienen.

Eine Art Leitfaden für bewährte Praktiken zum gegenseitigen Nutzen, der die Unternehmenskultur stärkt und das Hindernis der betrieblichen Unklarheit beseitigt.

Wenn alle Teammitglieder an einem Strang ziehen, gibt es nur sehr wenig, was ihre gemeinsamen Bemühungen bremsen könnte. Jetzt werden bergige Kampagnen, die sonst steile Herausforderungen gewesen wären, im Vergleich dazu zu relativen Maulwurfshügeln. 

Und das alles wegen eines perfekt ausgeführten gemeinsamen Refrains - koordiniert durch ein einziges Gesangbuch (auch bekannt als das Schulungshandbuch des Unternehmens).

Eine Klasse für sich und (durch die Bestätigung der verbesserten Leistung der Mitarbeiter) die Investition wert, die man in die richtige Lösung steckt.

Aber die Frage bleibt...

...in diesen Tagen des SaaS-Überangebots (und der Verwöhnung bei der Auswahl an technischen Lösungen), was ist der beste Weg, um ein Schulungshandbuch für Ihre Mitarbeiter zu veröffentlichen?

Es gibt zweifellos eine lange Liste von Möglichkeiten, aber vielleicht nur ein paar gute Treffer.

Welchen Weg Sie auch immer wählen, es lohnt sich, einige wichtige Fortschritte zu beachten, um einen ROI für Ihr Schulungshandbuchprojekt zu erzielen:

  • Online und zum Herunterladen
  • Leicht bearbeitbar
  • Digital interaktiv
  • Gerät kompatibel
  • Benutzer-Feedback

Die oben genannten Merkmale können, wenn sie in die Bereitstellung Ihres digitalen Schulungshandbuchs integriert werden, dazu dienen, dessen Wirksamkeit bei der Steigerung der Unternehmensleistung zu verbessern.

Aber wie genau würde man so etwas zusammenbauen?

Die informierte technologische Antwort in der heutigen Wirtschaft wäre ein Content-Management-System (CMS).

Warum?

Ein CMS erfüllt alle oben genannten Kriterien...

...und sie sind sowohl für den Entwickler als auch für den Benutzer (in diesem Fall den Leser) leicht zu erlernen.

  • kein Code erforderlich
  • Null-Lernkurve
  • robust in der Handhabung
  • intuitiv zu navigieren 

...und im Fall von WordPress, dem marktführenden CMS, ist die Nutzung sogar kostenlos, weil es Open Source ist.

Wenn Sie sich jedoch mit WordPress ein wenig auskennen, sind die Möglichkeiten zur Anpassung und Integration endlos.

Alles in allem gibt es bei all den positiven Aspekten kaum Gründe, warum WordPress CMS nicht der perfekte digitale Partner für Ihr Schulungshandbuchprojekt sein sollte.

Und nun, ohne weitere Verzögerung, präsentieren wir Ihnen den HeroThemes Leitfaden für die Veröffentlichung eines Schulungshandbuchs mit WordPress.

Was ist ein Online-Schulungshandbuch?

 Ein Online-Schulungshandbuch ist ein digitales Schulungshandbuch, das im Internet entweder als Teil einer bestehenden Website oder unter einer eigenen URL veröffentlicht wird.

Das Dokument soll als Referenztext für die Unterstützung der Entwicklung und des Wachstums von Mitarbeitern innerhalb ihrer Unternehmensrollen dienen.

Ein Online-Schulungshandbuch kann entweder von einem einzigen Autor oder von mehreren Autoren gleichzeitig verfasst werden.

Wenn die Mutterorganisation wächst und sich verändert, sollten auch alle Schulungs- und Entwicklungsunterlagen auf die Strategie abgestimmt werden.

Aktualisierungen und Auffrischungen sollten iterativ und nachvollziehbar sein, wobei für jeden Beitrag bzw. jede Bearbeitung benannte Mitarbeiter verantwortlich sind.

Vorteile der Veröffentlichung eines Online-Schulungshandbuchs

Das Verfassen und Veröffentlichen von Texten ist ein arbeitsintensiver Prozess.

Um ein Dokument in der Größenordnung eines Schulungshandbuchs auf den Weg zu bringen, ist eine Menge "Saft" nötig.

Doch auch nach der Erstellung ist es mühsam, die Unterlagen auf dem neuesten Stand zu halten und die erforderlichen Änderungen vorzunehmen.

Stellen Sie sich das Szenario vor, dass Sie eine verstreute Sammlung statischer, veralteter Druckexemplare haben und nun diese Texte durch die neue, verbesserte Version ersetzen wollen.

Wie können Sie alle alten Versionen, die im Umlauf sind, ausfindig machen, beenden und durch die Ausgabe des "neuen Geldes" ersetzen?

Ja, genau. Ich könnte es auch nicht ertragen, an so ein Durcheinander zu denken.

In solchen Situationen ist ein dynamischer Ansatz erforderlich.

Die perfekte Lösung für ein solches Problem?

Sie können Ihr Schulungshandbuch online abrufen.

Der intelligentere, schlankere und erneuerbare Ansatz für die Veröffentlichung Ihres Firmenschulungshandbuchs.

Im Folgenden finden Sie eine Liste weiterer Vorteile, die Sie bei der Digitalisierung Ihres betrieblichen Schulungshandbuchs berücksichtigen sollten:

Content-Management + geringe Lernkurve: Content-Management-Systeme wurden erfunden, um die Last intensiver digitaler Publishing-Projekte kompetent zu tragen. Sie sind genau das Richtige für Ihr Online-Schulungshandbuch. 

Von allen CMS-Programmen bietet die führende Plattform - WordPress - alles, was das Herz begehrt, sowie eine intuitive Redaktionsoberfläche, in der sich Autoren sofort zurechtfinden.

Zugang: Ihre Schulungsunterlagen werden in einer digitalen Hub-Umgebung mit 24/7-Betriebszeit gehostet. Autoren und Nutzer können ohne Einschränkung auf die neueste Version der Schulungsunterlagen zugreifen.

Da Ihr Online-Schulungshandbuch den Standards für digitale Zugänglichkeit entspricht, überwindet es auch die Barrieren, die bisher durch die Größe der gedruckten Version gesetzt wurden, wie zum Beispiel die Schriftgröße.

Native Zusammenarbeit: Content-Management-Systeme (CMS) sind von Natur aus kollaborative digitale Umgebungen. Sie sind in der Lage, entfernte Autorenteams zu beherbergen (und vollständig skalierbar, wie im Fall von WordPress CMS).

Wenn Ihr Projekt einen berechtigungsbasierten Zugriff erfordert, ist ein CMS wie WordPress mit seiner hochgradig konfigurierbaren Benutzerzugriffsverwaltung eine gleichwertige Lösung.

Multimediale Ausgabe: Mit einem digitalen Schulungshandbuch steht Ihnen eine Vielzahl von Medienformaten zur Verfügung. Audio, Video, Bild, Text...

...mit einer Vielzahl von Dateitypen und Methoden zum Einbetten und Präsentieren der Inhalte ist Ihr Angebot nun in der Lage, Nutzertypen von A-Z erfolgreich anzusprechen.

Interaktiv: Ausbildung ist ein Dialog. Ohne Feedback ist sie tot. Das ist einer der größten Nachteile der Veröffentlichung eines statischen, ausgedruckten Schulungshandbuchs.

Bei der Digitaltechnik hingegen gibt es solche Einschränkungen nicht. Die Digitaltechnik wurde erfunden, um unsere praktischen Arbeitsmöglichkeiten zu bereichern. Und bei der Veröffentlichung von Schulungsunterlagen gibt es unzählige Techniken, um nützliche Antworten von Ihrem Publikum zu erhalten.

Analytik: Für Verlage ist es ein echter Vorteil, in die Nutzererfahrung hineinzuschauen, um das Ziel zu erreichen, eine wirklich effektive Informationsquelle zu bieten. 

Die Ermittlung ungedeckter Bedürfnisse bietet eine gute Gelegenheit für rechtzeitige und validierte Überarbeitungen.

Gemeinsame Merkmale einer Software für Online-Schulungshandbücher

Es ist also klar. Ein digitales Schulungshandbuch hat viele eindeutige strategische Vorteile gegenüber seinem gedruckten Pendant.

Aber ich denke eher praktisch.

Welche genauen Funktionen und Möglichkeiten können Sie von Ihrer Online-Schulungshandbuch-Software erwarten?

Hier ist eine Zusammenfassung zu Ihrer Information:

Texteditor und Formatierung: Als formales Ausbildungs- und Entwicklungsdokument werden Sie wahrscheinlich die neuesten Texteditor-Funktionen in vollem Umfang nutzen wollen.

Gut strukturierte Formatierungen, wie z. B. gestaltete Überschriften, lassen sich leicht über einen benutzerfreundlichen WYSIWYG-Editor vornehmen.

Online-Viewer oder PDF-Konvertierung: Die klassische "eat in"- oder "take away"-Option ist grundlegend für den Konsum von Online-Inhalten. Vor allem bei unternehmensinternen Literaturprojekten, wie z. B. einem Schulungsdokument, darf ein digitaler Ansatz nicht auf diejenigen verzichten, die eine physische Lektüre bevorzugen.

Die PDF-Konvertierung ist mit den meisten CMS-Plattformen ein Kinderspiel, ganz besonders aber mit WordPress. Mit der Möglichkeit, einzelne Seiten oder ganze Dokumente als PDF zu drucken, macht ein CMS den Spagat zwischen virtuellem und physischem Publishing-Medium zum Kinderspiel.

Bild-, Video- und Audio-Integration: Eingebettete Multimedia-Inhalte heben Schulungsunterlagen auf eine neue Ebene. Stellen Sie sich vor, die Teilnehmer müssen nicht mehr auf ein Seminar oder einen Workshop warten, um von Ihren Schulungsleitern praktische Informationen zu erhalten.

Versionskontrolle: Die Zusammenarbeit ist großartig, aber sie bringt auch eine gewisse Komplexität mit sich. Wenn sie nicht angemessen gehandhabt wird, kann dies zu einer ziemlich kontraproduktiven Erfahrung werden. 

Mit einer kollaborativen CMS-Lösung wie WordPress ist es einfach, genau zu sehen, wer was zuletzt gemacht hat, und zu vermeiden, dass die neueste Ausgabe mit einer früheren verwechselt wird.

Sprachübersetzung: Sie haben eine verteilte internationale Belegschaft? Dann wünschen Sie sich sicher etwas anderes als ein digitales Schulungshandbuch.

Dazu brauchen Sie aber eine Plattform, die die Replikation Ihres Handbuchs in andere Sprachen präzise und mühelos bewältigen kann. WordPress CMS zum Beispiel ist der perfekte Verbündete in der digitalen mehrsprachigen Diplomatie.

Bewertungen und Feedback: eine geschlossene Feedback-Schleife mit Upvoting und Messaging, um die Bewertung der Seite durch die Nutzer zu erleichtern und die Nützlichkeit des Inhalts anzuzeigen. 

So erhalten Sie einen nutzerorientierten Input für die Verbesserung des Inhaltsplans Ihres Handbuchs. 

Mobil- und Tablet-kompatibel: ein Mobile-First-Ansatz. Dies gewährleistet einen optimalen Komfort für die Nutzer beim Zugriff auf das Handbuch. Unabhängig vom verwendeten Gerät sollte das gleiche Maß an hervorragender Präsentation erwartet werden.

Entwurf eines Layouts für ein Online-Schulungshandbuch

Design und Layout sind die perfekte Ergänzung zu hochwertigen Inhalten.

Sie unterstützen den Benutzer bei der Benutzerfreundlichkeit. 

Sich mit dem Inhalt der Seite auf die effizienteste Weise auseinandersetzen.

Mit dem geringsten Aufwand den größtmöglichen Nutzen erzielen.

Dies ist der Lohn für die Umsetzung eines gut durchdachten Designs und Layouts.

Doch welche spezifischen Funktionen könnten für Ihr Online-Schulungshandbuch von Vorteil sein?

Hier sind einige Vorschläge:

Inhaltsverzeichnis: ein umfassender Überblick über den Inhalt. Eine fortlaufende Liste mit Seitenzahl(en) - jedes Element ist verankert - macht Ihr Dokument in hohem Maße indizierbar und erleichtert das Auffinden und die Suche.

Schwebend, statisch, erweiterbar - welche Darstellung der AGB auch immer passt, es gibt flexible Mittel, um das Ziel zu erreichen.

Hierarchische Gliederung des Inhalts: Der Inhalt ist in einer verbindlichen Reihenfolge angeordnet, die die kognitive Klassifizierung und Ordnung der Themen durch den Benutzer widerspiegelt.

Zum Beispiel hat WordPress CMS ein natives Ordnungssystem von Kategorien (Eltern-Kind-Beziehung) gegenüber Tags (Geschwister).

Reibungslose Navigation: Links, Hinweise und Aufforderungen, die den Nutzer durch eine logische Abfolge von Interaktionen mit dem Inhalt führen.

Brotkrümel, Navigationsleisten und Links in der Seitenleiste, die die Benutzerfreundlichkeit verbessern.

Vorgefertigte Seiten: Rationalisieren Sie die Produktion und gestalten Sie jeden Seitentyp je nach Funktion optimal.

Vorgefertigte Vorlagen mit Verwaltungstechnik, um den Erstellungsprozess noch wirtschaftlicher zu gestalten.

Fortschrittsanzeige: Motivieren Sie die Benutzer mit der Vorfreude auf die Fertigstellung bei jedem Schritt des Handbuchs, indem Sie eine Fortschrittsanzeige bereitstellen.

Eine Fortschrittsanzeige, die auf der Anzahl der Seiten oder dem Prozentsatz der abgeschlossenen Seiten basiert, ist dafür bekannt, dass sie das Engagement für die Inhalte fördert.

Beispiel für ein Online-Schulungshandbuch

Sind Sie bereit, einen Blick auf ein LIVE-Beispiel eines dieser Online-Schulungshandbücher zu werfen?

Heute stellen wir Ihnen das Benutzerhandbuch für die MagAlign Pro-Software vor.

Zur Erläuterung: MagAlign ist eine medizinische Software, die von Forschern verwendet wird, um Sequenzpaare von Proteinmolekülen in einer grafischen Darstellung zu erzeugen.

Vereinfacht gesagt, handelt es sich um eine Simulation zur theoretischen Erforschung der Möglichkeiten, wie Proteine in einer realen Situation miteinander interagieren könnten.

Ein hochtechnisches Produkt.

Aber trotz aller Komplexität hält uns das nicht davon ab, das Schulungshandbuch zu prüfen und einige übertragbare Erkenntnisse für Ihr Projekt mitzunehmen.

Lassen Sie uns also das MegAlign Pro Online-Schulungshandbuch bewerten und einige bemerkenswerte Highlights herausgreifen:

Indexierbare Inhaltsverzeichnisse

Das Handbuch verfügt über eine praktische schwebende ToCs-Tabelle in der linken Seitenleiste, die leicht zu erreichende Sprunglinks enthält, mit denen der Benutzer sofort zum gewünschten Thema gelangt.

Einbettbare Medien

Oben sehen Sie ein Beispiel für ein eingebettetes Video auf einer Seite. In diesem Fall werden die Rich-Media-Inhalte als "Getting Started"-Tutorial verwendet, das den Benutzer durch die ersten Schritte führt und den geschriebenen Text ergänzt.

PDF herunterladen

Am Fuß der Tabelle mit den Inhaltsangaben (links oben) befindet sich eine Schaltfläche "Als PDF herunterladen". Dies ist eine schnelle und einfache Möglichkeit für die Nutzer, einen Mehrwert aus der Web-Sitzung zu ziehen und ihre Erfahrung über die Online-Sitzung hinaus zu erweitern.

Druckbare Seiten oder ganzes Dokument

Einige Nutzer bevorzugen nach wie vor eine gedruckte Version. Und tatsächlich sind gedruckte Notizen für Studienzwecke immer noch das effektivste Mittel und werden es wohl auch immer bleiben.

In Fällen, in denen eine gedruckte Version bevorzugt wird, löst diese Drucktaste (oben rechts in der Abbildung) den Netzwerkdrucker des Benutzers aus, um das digitale Handbuch in eine Papierversion umzuwandeln.

Nächste / Vorherige Tasten

Die Seiten sind der Reihe nach miteinander verknüpft, so dass der Benutzer von Deckblatt zu Deckblatt durch das Dokument geführt wird.

Dies hilft den Nutzern, den Überblick über die Geschichte der Ausbildung zu behalten.

Suche

Eine Suchleiste ist ein wichtiges Element. Im obigen Beispiel wird die Suchfunktion im Kopfbereich jeder Seite hervorgehoben.

Dies hilft den Nutzern, relevante Ressourcen zu finden oder zu entdecken, die ihren Suchanfragen entsprechen.

Rückmeldung

Ein einfacher und höflicher Aufruf zum Handeln, der die Nutzer dazu auffordert, das Support-Team zu kontaktieren, befindet sich am Fuß jeder Seite.

Schulungshandbücher sind eine Gelegenheit für Organisationen, die Nutzer in fruchtbare Gespräche über das Thema einzubeziehen.

Feedback-Mechanismen wie diese "Kontakt-DNASTAR"-Funktion dienen dazu, Lücken zu schließen, die zwischen den Schulungsunterlagen und den Bedürfnissen der Nutzer klaffen.

Erstellung eines Online-Schulungshandbuchs mit WordPress

Also, wie sieht es aus... sind Sie bereit, Ihr eigenes Online-Schulungshandbuch zu erstellen?

Hier erfahren Sie, wie Sie ein solches Exemplar herstellen können... und noch mehr.

Und bevor Sie fragen - nein, Sie müssen weder ein Webentwickler sein noch einen einstellen. Dies ist eine ausschließlich kodierungsfreie Lösung. 

Aber kein Code muss nicht gleichbedeutend mit Low-Tech sein. 

Mit WordPress erhalten Sie den besten Site-Builder der Online-Industrie sowie das vielfältigste Ökosystem von Plugins und Erweiterungen für Drittanbieter unter allen CMS.

Die Tatsache, dass über 40 % aller Websites auf die Content-Management-Fähigkeiten von WordPress vertrauen, sollte überzeugend genug sein.

Wäre es nicht toll, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu bekommen, wie man das macht?

Hier ist die Aufstellung:

  1. Organisieren und Kategorisieren von Seiten und Dateien
  2. Suche, Abstimmung, Feedback und Analysen
  3. Häufig gestellte Fragen
  4. Helpdesk für die Bearbeitung von Anfragen über Tickets
  5. Inhaltsverzeichnis Seitenindex
  6. Glossar Begriff Bibliothek
  7. Print My Blog für den 1-Klick-Druck ganzer Dokumente 

Organisation und Kategorisierung von Seiten und Dateien: Installieren Sie eine umfassende Homepage-Hub-Präsentation mit Links zu den einzelnen Kapiteln des Schulungshandbuchs, komplett mit Beschreibungen und Symbolen zur einfachen Erkennung der Inhalte. Ein Widget in der rechten Seitenleiste mit beliebten Artikeln hilft den Nutzern zu sehen, was bei ihren Kollegen aktuell ist.

Verwenden Sie das Heroic Knowledge Base Plugin, um im Handumdrehen ein gut gestaltetes Menü für die Startseite Ihres Online-Schulungshandbuchs einzurichten.

Suche, Abstimmung, Feedback & Analyse: Erhalten Sie mit jeder neuen Personalkohorte eine neue nutzerorientierte Perspektive mit Abstimmungs- und Feedbackformularen auf Artikelseiten. Mit einer laserscharfen LIVE-Suchfunktion landen die Nutzer direkt auf der Antwort, nach der sie beim ersten Mal gesucht haben. Und schließlich bietet die Nutzeranalyse tiefgreifende Lernmöglichkeiten für Verbesserungen.

Verwenden Sie das Heroic Knowledge Base Plugin, um intelligente Tools für Feedback und investigative Einblicke einzubinden. 

Häufig gestellte Fragen: Bauen Sie FAQ-Akkordeonblöcke mit wiederverwendbaren Inhaltsteilen, um Ihr Schulungshandbuch mit anfängerfreundlichen Hinweisen auszustatten.

Verwenden Sie das PluginHeroic FAQs , um FAQ-Inhalte nahtlos in die Seiten Ihres Handbuchs einzufügen.

Heroic Inbox für die Bearbeitung von Anfragen über Tickets: Bearbeiten Sie Anfragen von Nutzern und erzielen Sie Rekord-Antwortraten, indem Sie Ihr E-Mail-Postfach für den Support in das WordPress-Administrations-Dashboard einbinden. Mit dieser übersichtlichen Backoffice-Lösung müssen Sie nicht mehr zwischen Browser-Tabs hin- und herspringen.

Verwenden Sie das PluginHeroic Inbox , um von Ihrem E-Mail-Konto aus über das WordPress-Administrationspanel zu arbeiten.

Heroic Table of ContentsToCs zur einfachen Navigation in jedem Schulungsartikel einrichten. Geben Sie den Nutzern den Vorteil einer einfachen Navigation durch den Artikelinhalt.

Verwenden Sie die Heroic Table of Contents um ein automatisch ausgefülltes Inhaltsverzeichnis in jeden Artikel einzufügen.

Heroic Glossary: die wichtigsten Begriffe zum Thema auflisten, mit Links, die den Nutzer auf die entsprechende Seite führen.

Verwenden Sie das PluginHeroic Glossary , um eine Liste mit Fachbegriffen und deren Definitionen zu erstellen.

Print My Blog: Konvertieren Sie die Seiten Ihres Online-Schulungshandbuchs im Handumdrehen in eine PDF-Datei. Außerdem können Sie das gesamte Dokument mit einem benutzerdefinierten Layout und Design konvertieren, was Ihr Dokument noch vielseitiger macht.

Mit Print My Blog können Sie Schaltflächen zum Drucken in PDF in Ihr Online-Schulungshandbuch einfügen.

Schlussfolgerung

Ein Online-Schulungshandbuch geht über das bloße Ausfüllen von Kästchen hinaus.

Es handelt sich um eine interaktive, wertsteigernde Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeit für Ihr Unternehmen, mit der Sie wirklich Verbesserungen erzielen können.

Der Einsatz der richtigen digitalen Plattform kann das, was traditionell zu einer statischen Formalität geworden war, in einen dynamischen Effekt für die kontinuierliche Leistungssteigerung Ihrer Mitarbeiter verwandeln.

WordPress ist mit all seinen Vorteilen bestens dafür geeignet, Ihre Schulungsdokumentationsprozesse zu rationalisieren, kollaborativ zu gestalten und 10x effektiver zu machen.

Sowohl die Autoren als auch die Nutzer können sich auf eine fesselnde Reise freuen, denn sie haben die neuesten digitalen Steuerungen zur Hand.

Mit der Umstellung auf ein Online-Schulungshandbuch ist Ihr Unternehmen auf dem besten Weg, eine solide Rendite zu erzielen.

Warum sollten Sie nicht noch heute ein Online-Schulungshandbuch mit WordPress erstellen?

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