9 beste Tools und Software für Fernarbeit + Tipps

Die Leitung eines Remote-Teams und die Arbeit von zu Hause aus waren früher für die meisten Menschen ein Traum. Und für die meisten Unternehmen schien das gesamte Konzept unpraktisch und unmöglich. Nun, nicht mehr.

Der CoronaVirus war ein großer Weckruf für die meisten Unternehmen und Firmen auf der ganzen Welt. Fast alle Unternehmen, einschließlich der Regierungen, waren gezwungen, von zu Hause aus zu arbeiten. Auch wenn es eine Herausforderung sein kann, ist die Telearbeit nichts Neues.

Automattic, Buffer, Hubstaff, Groove, InVision und viele andere Unternehmen beschäftigen seit Jahren Teams, die zu 100 % remote arbeiten. Wenn sie es können, können Sie es auch.

In einer Zeit wie dieser haben wir keine andere Wahl, als uns anzupassen und zu überwinden. Wenn Sie dabei sind, zu einer Remote-Arbeitsumgebung zu wechseln, sind wir hier, um Ihnen zu helfen. Wir haben einige nützliche Tipps, Tricks und Tools zusammengestellt, mit denen Sie Ihr Team reibungslos in ein Remote-Team umwandeln können. Werfen Sie einen Blick darauf.

Herausforderungen der Heimarbeit

Der Gedanke, bequem von zu Hause aus zu arbeiten. Ohne jeden Tag im Stau stehen zu müssen. Oder stundenlanges Pendeln zu haben. Das alles scheint ein Traumjob zu sein.

Die Arbeit von zu Hause aus ist jedoch auch mit vielen Herausforderungen verbunden. Vor allem für Eltern kann es schwierig sein, ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen, wenn Kinder zu Hause sind. Und die tägliche Hausarbeit zu erledigen und gleichzeitig auf Videokonferenzen zu reagieren, ist nicht der ideale Traumjob, den man sich wünschen würde.

Arbeitgeber können diesen Prozess für ihre Teams viel einfacher gestalten. Indem sie ein Fernarbeitssystem einrichten, das ihnen das Gefühl gibt, von zu Hause aus einen normalen Bürojob zu erledigen. So haben die Mitarbeiter nicht nur einen Grund, sich morgens anzuziehen, sondern arbeiten auch produktiver.

Top-Tipps für die Arbeit aus der Ferne

Diese Tipps helfen Ihnen, ein effektives System einzurichten, um sicherzustellen, dass Ihr Team während der Zeit der Fernarbeit produktiv bleibt.

Ein virtuelles Büro einrichten

Shopify war eines der ersten Unternehmen, das ein System für die Fernarbeit seiner Teams einführte. Das Unternehmen gab seinen Mitarbeitern sogar 1.000 Dollar, damit sie die Ausrüstung kaufen konnten, die sie für die Einrichtung einer Arbeitsumgebung zu Hause benötigten.

Es war eine großartige Initiative, die zeigte, wie sehr sich das Unternehmen für seine Mitarbeiter einsetzt.

Natürlich können es sich nicht viele Unternehmen leisten, eine solche Prämie an alle ihre Mitarbeiter zu verteilen. Aber stattdessen können Sie ein System für die Zusammenarbeit des Teams schaffen. Zum Beispiel ein virtuelles Büro, in dem das Team leicht kommunizieren, täglich einchecken und die Projekte verfolgen kann.

Das bedeutet, dass Sie Ihr Team mit ein paar Tools für die Fernarbeit vertraut machen müssen. Um eine echte virtuelle Büroumgebung zu schaffen, benötigen Sie eine Kombination aus mehreren Tools. Das wird kein Vermögen kosten. Im folgenden Abschnitt über Remote-Tools finden Sie Vorschläge.

Verwenden Sie Apps und Tools, um alles zu dokumentieren

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Arbeit mit einem Remote-Team ist die Dokumentation eines Arbeitsablaufs für das Team. Da Sie das Team nicht die ganze Zeit beaufsichtigen können, müssen Sie sicherstellen, dass alle auf dem Laufenden bleiben und sich gegenseitig auf dem Laufenden halten.

Die beste Möglichkeit, dies zu bewerkstelligen, ist die Verwendung von Fernarbeitstools, um Prozesse zu erstellen, jedem Mitarbeiter Aufgaben zuzuweisen und insgesamt einen Arbeitsablauf zu schaffen, in den jeder leicht einsteigen und den Überblick behalten kann. Für diese Aufgabe können Sie Projektmanagement-Tools verwenden.

Erstellen Sie ein Playbook für Fernarbeit

Sie werden viele neue Fernarbeitstools verwenden. Das bedeutet, dass Sie einen Einführungsprozess entwickeln müssen, der Ihrem Team hilft, sich mit der Nutzung der Tools vertraut zu machen.

Die beste Möglichkeit, diese Aufgabe zu bewältigen, ist die Erstellung eines Playbooks für die Fernarbeit. Es wird Ihnen nicht nur helfen, das Team mit den Werkzeugen vertraut zu machen, sondern auch, dass es versteht, wie das gesamte virtuelle Bürosystem funktioniert.

Sie müssen dafür kein Buch erstellen. Eine einfache Landing Page mit allen Informationen, einem Abschnitt für häufig gestellte Fragen (FAQ), Links zu Software-Downloads sowie Tipps und Tricks wäre hilfreich.

Eine Wissensbasis ist in einer solchen Situation ebenfalls sehr hilfreich.

Eine Wissensdatenbank erstellen

Wenn Sie noch keine Wissensdatenbank haben, ist jetzt der beste Zeitpunkt, eine zu erstellen. Mit einer privaten Wissensdatenbank können Sie Abschnitte für jeden Bereich Ihres Unternehmens erstellen. Und jedem Teammitglied helfen, seine Aufgaben zu verstehen und effizienter zu lernen.

Sie können zum Beispiel einen Abschnitt für das Kundensupportteam in der Wissensdatenbank erstellen, um ihnen beizubringen, wie sie bestimmte Supportanfragen bearbeiten können. Wie man auf Kundenfragen antwortet. Und sie sogar darin schulen, wie sie Probleme lösen können.

Das Beste daran ist, dass sich das Team alles selbst aneignen kann, indem es die Anleitungen liest und sich die Tutorials in Ihrer Wissensdatenbank ansieht.

Das Hinzufügen eines Abschnitts über Fernarbeit in der Wissensdatenbank wird Ihrem Team auch helfen, zu verstehen, wie die Dinge im virtuellen Büro funktionieren.

Sie können mit WordPress eineprivate oder öffentliche Wissensdatenbank einrichten. Das ist einfach und kosteneffizient.

Erwartungen an jeden Mitarbeiter festlegen

Lassen Sie das Team von Anfang an wissen, was Sie von jedem Mitarbeiter erwarten. Stellen Sie sicher, dass das Team weiß, dass Sie von ihm erwarten, dass es sich Zeit für die Arbeit nimmt, auch wenn es zu Hause ist. Dass Sie eine gute Anwesenheit und Kommunikation bei Telefonkonferenzen und Projektzusammenarbeit erwarten.

Erstellen Sie einen Zeitplan mit täglichen Aufgaben und Fristen. So kann sich jeder in eine Routine einfinden und Projekte abschließen, ohne dass es zu Verwirrung darüber kommt, wer für welche Aufgaben zuständig ist.

Häufiger einchecken

Die Aufrechterhaltung der Arbeitsmoral und Produktivität der Mitarbeiter ist viel wichtiger, wenn sie aus der Ferne arbeiten. Melden Sie sich häufiger. Nicht nur, um den Arbeitsfortschritt zu verfolgen, sondern auch, um die geistige Gesundheit der Mitarbeiter zu überprüfen.

Regelmäßige Telefonkonferenzen, Video-Chats unter vier Augen oder sogar Instant-Chats im Team würden das Vertrauen und die Zufriedenheit des Teams erheblich steigern.

Halten Sie Ihr Team bei Laune

Als zusätzlichen Bonus können Sie Ihrem Team etwas schenken, um es glücklich zu machen und ihm zu helfen, das Beste aus seiner zusätzlichen freien Zeit zu Hause zu machen. Das kann etwas Nachdenkliches sein wie der kostenlose Zugang zu einer Online-Lernplattform wie Lynda oder sogar eine kostenlose Netflix-Mitgliedschaft.

Beste Tools und Software für Fernarbeit

Es gibt so viele großartige Tools, mit denen Sie ein effizientes System für die Fernarbeit aufbauen können. Dies sind nur ein paar Vorschläge, die Sie ausprobieren können.

1. Zoom - Für Videokonferenzen

Zoom ist ein praktisches und flexibles Tool für Videokonferenzen, das speziell für Unternehmen entwickelt wurde. Es wurde für die Durchführung von Videochats zwischen Teams entwickelt und funktioniert viel besser als Skype und andere Videokonferenz-Apps.

Zoom hat auch einen großzügigen kostenlosen Plan, mit dem Sie bis zu 100 Personen in 40-minütigen Videokonferenzen empfangen können. Außerdem können Sie unbegrenzt Einzelgespräche führen. Kostenpflichtige Tarife beginnen bei 14,99 $ pro Monat.

2. Asana - Für die Zuweisung von Aufgaben

Asana ist ein großartiges Tool für das Projektmanagement. Mit diesem Tool können Sie einen Prozess für das gesamte Team rationalisieren und jedem einzelnen Mitarbeiter in Ihrem Team Aufgaben zuweisen. Auf diese Weise wissen sie genau, was sie zu tun haben, um zu den Projekten beizutragen.

Die App ist auch ziemlich leicht zu erlernen, sodass der Einführungsprozess für Anfänger recht einfach ist. Mit dem kostenlosen Plan von Asana können Sie mit bis zu 15 Personen an Projekten arbeiten. Die kostenpflichtigen Pläne beginnen bei 10,99 $ pro Monat pro Benutzer.

3. Slack - Für die Kommunikation im Team

Slack ist als Ersatz für E-Mails bekannt. Das Tool macht Instant Messaging viel einfacher und lässt Sie vermeiden, sich in Dutzenden von E-Mail-Threads zu verlieren. Slack ist ein unverzichtbares Tool für die Teamkommunikation, insbesondere für das Versenden schneller und kurzer Nachrichten, um sich mit dem Team auszutauschen.

Slack hat einen kostenlosen Plan, der für kleine Teams mehr als ausreichend ist. Damit können Sie den Verlauf von bis zu 10.000 Nachrichten anzeigen. Wenn Sie mehr wollen, können Sie ein Upgrade auf den 6,67 $ pro Monat pro Benutzer Plan.

4. Basecamp - Für die Verwaltung von Projekten

Basecamp ist ein weiteres Projektmanagement-Tool. Es ist ähnlich wie Asana, hat aber eine Benutzeroberfläche, die wie Trello funktioniert. Diese Kombination macht es zu einer großartigen Alternative und zu einer Option für Teams, die technisch nicht so versiert sind.

Der kostenlose Plan unterstützt nur bis zu 3 aktive Projekte mit 20 Personen. Basecamp for Business kostet eine Pauschale von 99 $ pro Monat. Ohne zusätzliche Gebühren pro Benutzer.

5. Dropbox - Für die gemeinsame Nutzung von Dateien

Dropbox ist ein Cloud-Speicherdienst, mit dem Sie große Dateien speichern und für Ihr Team freigeben können. Das Tool hilft Ihnen, eine kollaborative Umgebung für eine gemeinsame Speicherumgebung zu schaffen. So kann das Team bei der Zusammenarbeit an Projekten leicht Dateien finden und darauf zugreifen.

Die Preise für Dropbox Business beginnen bei 12,50 $ pro Monat und Nutzer. Es bietet bis zu 5 TB an sicherem Cloud-Speicher.

6. Toggl - Für Zeiterfassung

Es ist wichtig, dass Ihr Team bequemer zu Hause arbeiten kann. Aber Sie müssen auch dafür sorgen, dass sie produktiv bleiben. Toggl ist ein Tool, mit dem Sie ein Zeiterfassungssystem erstellen können, um die Arbeitszeiten Ihres Teams zu verwalten.

Toggl ist nützlich, wenn Sie Mitarbeiter haben, die in verschiedenen Zeitzonen leben. Es ist aber auch praktisch, um ein Bürozeitsystem für das Team zu erstellen. Die Preise beginnen bei 9 $ pro Benutzer pro Monat.

7.Spark - Für besseres E-Mail-Management im Team

Wenn Slack für Ihr Team nicht geeignet ist und Sie immer noch E-Mails für die schnelle Kommunikation bevorzugen, verwenden Sie Spark, um Ihre E-Mail-Threads besser zu verwalten. Spark ist ein E-Mail-Client mit einer benutzerfreundlicheren Oberfläche. Es lässt E-Mailing wie Instant Messaging aussehen.

Spark bietet einen kostenlosen Plan mit eingeschränkten Funktionen, der nur Chats zwischen 2 Mitgliedern erlaubt. Der Premium-Tarif kostet 6,39 $ pro Benutzer und Monat mit unbegrenzten Teilnehmern und 10 GB Speicherplatz für die gemeinsame Nutzung von Dateien pro Benutzer.

8. Status Hero - Zur Verfolgung von Zielen

Die Festlegung von Zielen für das Team ist ein weiterer wichtiger Bestandteil der Verwaltung eines Remote-Teams. Es hilft dem Team nicht nur, produktiver zu bleiben, sondern stellt auch sicher, dass es auf dem richtigen Weg bleibt, um Projekte rechtzeitig zu liefern. Status Hero ist ein großartiges Tool, mit dem Sie dieses Ziel erreichen können.

Mit dieser App können Sie Ziele für Ihr Team erstellen und diese verfolgen. Es wird den gesamten Prozess der Überprüfung Ihres Teams viel einfacher machen. Sie kostet 3 $ pro Monat und Benutzer.

9. Facebook Workplace - Für die Zusammenarbeit bei der Arbeit

Facebook Workplace ist ein All-in-One-Tool, das alle Werkzeuge enthält, die Sie für die Verwaltung eines Teams benötigen. Sie können damit Gruppen für Teams erstellen und ihnen verschiedene Projekte zuweisen. Gruppen-Videoanrufe veranstalten. Live-Videostreams. Und mehr.

Der kostenlose Plan unterstützt bis zu 50 Gruppen. In Anbetracht der fragwürdigen Datenschutzrichtlinien und -praktiken von Facebook würden sich einige nicht wohl dabei fühlen, dieses Tool zu nutzen. In solchen Fällen wäre Microsoft Teams eine gute Alternative.

Schlussfolgerung

Der Wechsel von einer Büroumgebung zu einer Fernarbeitsumgebung ist sicherlich für alle eine Herausforderung. Aber es ist nicht unmöglich. Mit den richtigen Systemen und Routinen können Sie diesen gesamten Prozess zu etwas Gutem und Gesundem für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter machen.

Vielleicht sind Sie sogar in der Lage, sich dauerhaft an diesen Wandel anzupassen. Und in Zukunft ein 100%iges Remote-Team führen. Stellen Sie sich nur einmal vor, wie viel Zeit und Kosten Sie mit einem vollständig ferngesteuerten Team einsparen werden.