Wissensmanagement: Was es ist und wie man es implementiert

Technisch gesehen ist Wissensmanagement der Prozess der Übertragung von Wissen von einem Ort zum anderen. Ereignisse wie Fusionen rufen diesen Prozess hervor. Wenn Unternehmen fusionieren, überträgt das übernehmende Unternehmen das Wissen des übernommenen Unternehmens in sein eigenes Wissensgedächtnis. Formal bedeutet dies Wissensmanagement.  

Mittlerweile wird Wissensmanagement jedoch locker anstelle von „Schulung“ verwendet, erleichtert durch den Austausch von Wissen (was übrigens recht wenige Leute ungewöhnlich finden).

In diesem Artikel werden wir es auch so angehen – wir konzentrieren uns darauf, wie Sie Wissensmanagement nutzen können, um Ihr Organisationsgedächtnis aufzubauen, auf das jeder zugreifen und es nutzen kann, um produktiver zu werden.

McKinsey Global stellte in seiner Studie fest, dass Mitarbeiter einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit der Suche und Sammlung von Informationen verbringen. Wenn Sie in diesem Kontext an Wissensmanagement arbeiten, wird der Prozess der Wissenssuche optimiert und Sie können diese Zeit erheblich zurückgewinnen.

Sehen wir uns nun die Schritte an, die Sie beim Übertragen von Wissen befolgen können, damit jeder es finden kann.

Identifizieren Sie die Wissensquellen

Das Wissen, das Sie zur Übertragung erfassen möchten, stammt hauptsächlich aus zwei Kategorien von Quellen.

Klausel 7.1.6 der ISO 9001:2015 spricht im Detail über diese Kategorien: 

a) Interne Quellen (z. B. geistiges Eigentum, aus Erfahrung gewonnenes Wissen, Erkenntnisse aus Fehlern und erfolgreichen Projekten, Erfassung und Erfassung und Weitergabe von nicht dokumentiertem Wissen und Erfahrungen; die Ergebnisse von Verbesserungen in Prozessen, Produkten und Dienstleistungen); 

b) Externe Quellen (z. B. Standards, akademische Kreise, Konferenzen, Wissensgewinnung von Kunden oder externen Anbietern).

Wie Sie sehen, können Sie eine Vielzahl von Quellen nutzen, um das organisatorische Wissen, das Sie besitzen, zu erfassen. 

Bevor Sie jedoch eines davon verfolgen, stellen Sie sicher, dass es sich um eine Quelle für kodifizierbares Wissen handelt (mehr dazu weiter unten).

Identifizieren Sie die Wissenswerte, die Sie erfassen können

Nun, nicht jede Art von Wissen ist übertragbar. Oder kodifizierbar, was das angeht.

Nehmen Sie zum Beispiel das Wissen, das Ihr Vertriebsteam besitzt.

Sie können Ihre funktionierenden Volumenrabattpläne leicht dokumentieren.

Ihre besten Verkäufer können auch großzügig ihre besten Rabattstrategien und -taktiken beisteuern.

Sie könnten sogar Erkenntnisse aus gescheiterten Deals aufschreiben.

Aber Sie können Ihre Verkäufer nicht dazu bringen, ihre Verkaufsfähigkeiten zu dokumentieren. Dies ist ein Beispiel für implizites Wissen, das dem Träger weitgehend unbewusst innewohnt. Solches Wissen kann nicht erfasst (oder ausgedrückt) werden. 

Eine weitere Art von Wissen, die nicht übertragen oder erfasst werden kann, ist transientes Wissen. Dies ist das Wissen, das sich unter anderem in den Chats, E-Mail-Konversationen und Anrufen Ihrer Mitarbeiter befindet.

Zusammen könnte dieses Wissen etwa 50 % Ihres gesamten organisatorischen Wissens ausmachen. Im Wesentlichen können Sie also die restlichen 50 % erfassen.

Nutzen Sie daher Ihr Urteilsvermögen, um die „Warum“, „Was“ und „Wie“ zu identifizieren, die Wissenswerte erfolgreich beantworten.

Berücksichtigen Sie auch bestehende Wissenslücken.

In einer Studie gaben 60 % der Befragten an, dass die Beschaffung von arbeitsbezogenem Wissen eine Herausforderung darstellte. Es wurde auch festgestellt, dass Mitarbeiter etwa 5,3 Stunden pro Woche nur auf die benötigten Informationen warten.

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Wenn Sie recherchieren – zum Beispiel durch eine Umfrage unter Ihren Mitarbeitern – werden Sie feststellen, dass einige Wissensbestände fast immer einen Engpass darstellen.

Nehmen Sie sich also dieser an.

Achten Sie auch auf die standardmäßigen oder einzigartigen Wissensbestände, die zu Produktivitätseinbrüchen führen.

In einer Studie gaben 42 % der Befragten – von den 1.001 Mitarbeitern aus großen Unternehmen, die teilnahmen – an, dass das Wissen, das sie bei der Arbeit benötigten einzigartig und nicht standardmäßig war. 

Und etwa 81 % von ihnen gaben an, dass es entweder sehr schwierig oder überwältigend war, dieses einzigartige Wissen zu finden. Sie fanden selbst professionelle Schulungen und Weiterbildungen unzureichend, um diese bereitzustellen.

Dies ist die Art von Wissen, die aus dem Lernen am Arbeitsplatz stammt und nur die erfahrensten Mitarbeiter besitzen.

Ihre Wissensbestände müssen dieses Wissen anbieten.

Richten Sie eine Vorlage ein

Ein Großteil Ihres kodifizierbaren Wissens kann mithilfe von Dokumenten erfasst werden. 

Hier ist eine Vorlage zur Erfassung von Wissen von einem ausscheidenden Mitarbeiter. Sie können sie aber auch leicht umfunktionieren und zur Erfassung der meisten Ihrer Wissensbestände verwenden:

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Wählen Sie die richtigen Wege zur Erfassung von Wissen

Da Wissen in so vielen verschiedenen Formen vorkommt, gibt es keine einzige richtige Methode, es zu erfassen. 

In der folgenden Infografik sehen Sie, wie Wissen je nach Ressource, die es besitzt, auf verschiedene Weise erfasst werden kann. 

Um Wissen zu erfassen, das für Anfänger genutzt werden kann, können Übungen wie Mentoring, Ausbildung, formale Schulungen und Simulationen hilfreich sein.

Um Wissen für Praktiker zu erfassen, können Taktiken wie Storytelling, Community-Diskussionen und Interviews hilfreich sein.

Um Wissen auf Expertenniveau zu erfassen, können Werkzeuge wie Forschungsarbeiten, Inhalte von Konferenzen und Berichte aus erster Hand über die treibende Kraft des Wandels nützlich sein.

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Identifizieren Sie die Personen, die das Wissen besitzen

Sobald Sie alle Wissensressourcen kennen, die Sie erfassen müssen, ist es an der Zeit, die Personen zu identifizieren, die sie besitzen.

Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und der Struktur Ihrer Belegschaft können Sie sofort die Personen erkennen, die über das gesuchte Wissen verfügen. 

Zum Beispiel würde Ihr HR-Manager, der seit zwei Jahren mit Ihnen zusammenarbeitet, mehr über Ihre Personalabläufe wissen als vielleicht sogar Sie selbst. Dies ist also die Anlaufstelle für die Beschaffung von HR-Wissen. 

Betrachten Sie für jede Abteilung die Person, die den größten Einfluss auf Ihr Unternehmen hätte, wenn sie Ihr Unternehmen in einem Monat verlassen würde. Dies sind die Personen mit dem meisten Wissen: Ihre Wissensquellen.

Stellen Sie ein Wissensmanagement-Team zusammen

Wissenstransfer ist ein komplexer Prozess; es ist nicht so einfach, wie jeden dazu zu bringen, aufzuschreiben, was er weiß. Es erfordert ein Team für eine erfolgreiche Umsetzung. 

Ihr Wissenstransferteam sollte Folgendes umfassen:

• Ihre Fachexperten, die die Wissensquellen sind.
• Nachfolger: Personen, die die Experten ersetzen könnten, wenn sie gehen würden oder gehen.
• Praktiker: Diejenigen, die das Wissen in ihrer täglichen Arbeit anwenden werden. 
• Und ein Moderator: Die Person, die den Wissenstransferprozess überwacht und moderiert.

Sie könnten auch erwägen, einen Analysten einzustellen, der mit Ihrem Team bei der Wissensgewinnung zusammenarbeitet.

Erstellen Sie Wissenskarten, um den Prozess zu optimieren

Verwenden Sie Wissenskarten, um den Prozess der Dokumentation und des Wissenstransfers zu optimieren.

Für die Erstellung von Wissenskarten denken Sie in Bezug auf das branchen-, prozess- und produktbezogene Wissen, das Sie erfassen möchten, und ordnen Sie dann die zugehörigen Assets zu. 

Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein Event-Team Mapping nutzte, um sein Wissen über Sponsoring schnell zu erfassen. Sie können im Bild sehen, wie das Team damit begann, die kritischen Aspekte von Sponsoring zu kartieren und alle Ressourcen über seine verschiedenen Arbeitsabläufe hinweg zu protokollieren.

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Um Ihre Wissenskarte zu erstellen, bitten Sie Ihre Mitarbeiter, ihrer täglichen Arbeit nachzugehen und alle Wissensressourcen zu protokollieren, die sie zur Erledigung der Arbeit verwendet haben. Allein dies kann eine solide Grundlage für den Wissenstransfer schaffen.

Einführung des Wissenstransferprozesses

Wenn wir dem eigentlichen Wissenstransferprozess folgen würden, hätte die Einführung bedeutet, all dies einzurichten und den ausscheidenden Mitarbeiter oder das Team einzubinden, um das zu erfassen, was sie wissen.

Aber in unserem Kontext, da wir diese Übung als Schulung betrachten, würde dies die Einführung einer einfachen Wissenstransferinfrastruktur bedeuten. Sie könnten Google Sites verwenden, um ein Wiki oder eine Intrasite zu erstellen, auf der Sie Ihr gesamtes erfasstes Wissen aufbauen und teilen können. Mit G Suite sollten Sie allen Ihren Mitarbeitern den entsprechenden Zugriff (Bearbeiten oder Anzeigen) gewähren können. 

Alternativ könnten Sie eine Lösung wie WikiPress verwenden, um eine lebendige Version zu erstellen. 

Das Hinzufügen neuen Wissens ist so einfach wie das Erstellen eines neuen Beitrags, die Suche ist so nahtlos wie bei Google (alles mit Auto-Vervollständigungsfunktion!) und die Aktualisierung von Dokumenten erfordert nur einen Klick.

Eine interne Wissensdatenbank kann ebenfalls einen ähnlichen Zweck erfüllen.

Ein kurzer Hinweis zur Messung der Effektivität Ihres Wissenstransferprozesses: In unserem Kontext würde sich die Auswirkung dieser Übung in Metriken wie der Anzahl der Aufrufe des Wikis oder der Wissensdatenbank widerspiegeln. Qualitatives Feedback zur Qualität der Wissensinhalte und zur Erfahrung der Mitarbeiter wird ebenfalls Erfolg anzeigen.

Zusammenfassend lässt sich sagen 

Für reifere Unternehmen ist der Wissenstransfer ein Mittel zur Beschleunigung von Innovationen und zur Erlangung eines Wettbewerbsvorteils.

Aber für den Rest, besonders wenn Sie offen dafür sind, Wissenstransfer als Mittel zur Schulung zu betrachten, kann Wissenstransfer greifbare Ergebnisse in Bezug auf verbesserte Produktivität erzielen. 

Konzentrieren Sie sich also nur darauf und legen Sie los!