Wissenstransfer: Was er ist und wie man ihn umsetzt

Technisch gesehen ist der Wissenstransfer der Prozess der Übertragung von Wissen von einem Ort zum anderen. Ereignisse wie Fusionen setzen diesen Prozess in Gang. Wenn Unternehmen fusionieren, überträgt das übernehmende Unternehmen das Wissen des übernommenen Unternehmens in seinen eigenen Wissensspeicher. Formal bedeutet dies Wissenstransfer.  

Allerdings wird der Begriff "Wissenstransfer" heute locker anstelle von "Ausbildung" verwendet, was durch die Weitergabe von Wissen erleichtert wird (was übrigens nicht wenige Menschen als ungewöhnlich empfinden).

In diesem Artikel gehen wir auch so vor - und konzentrieren uns darauf, wie Sie den Wissenstransfer nutzen können, um Ihr organisatorisches Gedächtnis aufzubauen, auf das jeder zugreifen und es nutzen kann, um produktiver zu werden.

McKinsey Global hat in seiner Studie festgestellt, dass Mitarbeiter einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit der Suche und Beschaffung von Informationen verbringen. Wenn Sie in diesem Zusammenhang am Wissenstransfer arbeiten, wird der Prozess der Wissenssuche optimiert, und Sie können diese Zeit erheblich zurückgewinnen.

Sehen wir uns nun die Schritte an, die Sie befolgen können, um Wissen weiterzugeben, damit jeder es finden kann.

Identifizierung der Wissensquellen

Das Wissen, das Sie für die Weitergabe erfassen wollen, stammt im Wesentlichen aus zwei Kategorien von Quellen.

In Abschnitt 7.1.6 der ISO 9001:2015 wird ausführlich auf diese Kategorien eingegangen: 

a) Interne Quellen (z. B. geistiges Eigentum, Erfahrungswissen, Lehren aus Misserfolgen und erfolgreichen Projekten, Erfassung und Weitergabe von nicht dokumentiertem Wissen und Erfahrungen, Ergebnisse von Verbesserungen bei Verfahren, Produkten und Dienstleistungen); 

b) Externe Quellen (z. B. Normen, Hochschulen, Konferenzen, Sammlung von Wissen bei Kunden oder externen Anbietern).

Wie Sie sehen, können Sie eine ganze Reihe von Quellen anzapfen, um das Wissen Ihrer Organisation zu erfassen. 

Doch bevor Sie sich für eines entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass es sich um eine Quelle kodifizierbaren Wissens handelt (mehr dazu weiter unten).

Identifizieren Sie die Wissensbestände, die Sie erfassen können

Nun ist nicht jede Art von Wissen übertragbar. Oder kodifizierbar, was das betrifft.

Nehmen Sie zum Beispiel das Wissen, das in Ihrer Vertriebsabteilung vorhanden ist.

Sie können Ihre funktionierenden Mengenrabattpläne leicht dokumentieren.

Ihre Top-Verkäufer können auch großzügig ihre besten Rabattstrategien und -taktiken beisteuern.

Sie könnten sogar Lehren aus gescheiterten Geschäften aufschreiben.

Aber Sie können Ihre Vertriebsmitarbeiter nicht dazu bringen, ihre Verkaufskunst zu dokumentieren. Dies ist ein Beispiel für stillschweigendes Wissen, das sozusagen im Unterbewusstsein des Inhabers wohnt. Dieses Wissen kann nicht erfasst (oder ausgedrückt) werden. 

Eine andere Art von Wissen, das nicht übertragen oder erfasst werden kann, ist flüchtiges Wissen. Dies ist das Wissen, das unter anderem in den Chats, E-Mail-Konversationen und Anrufen Ihrer Mitarbeiter vorhanden ist.

Zusammengenommen könnte dieses Wissen etwa 50 % des gesamten Wissens in Ihrem Unternehmen ausmachen. Es sind also im Wesentlichen die restlichen 50 %, die Sie erfassen können.

Benutzen Sie also Ihren Ermessensspielraum, um das "Warum", das "Was" und das "Wie" zu ermitteln, das die Wissensressourcen erfolgreich beantworten können.

Berücksichtigen Sie auch bestehende Wissenslücken.

In einer Untersuchung gaben 60 % der Befragten an, dass die Suche nach arbeitsbezogenem Wissen eine Herausforderung darstellt. Es wurde auch festgestellt, dass die Mitarbeiter etwa 5,3 Stunden pro Woche damit verbringen, auf die benötigten Informationen zu warten.

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Wenn Sie einige Nachforschungen anstellen - zum Beispiel durch Befragung Ihrer Mitarbeiter - werden Sie feststellen, dass einige Wissensbestände fast immer als Engpass wirken.

Also, nimm die hier mit.

Achten Sie auch darauf, ob es sich um Standard- oder Einzelwissen handelt, das Produktivitätseinbrüche verursacht.

In einer Studie gaben 42 % der 1 001 befragten Arbeitnehmer aus großen Unternehmen an, dass das Wissen, das sie bei der Arbeit benötigen, einzigartig und nicht standardmäßig ist. 

Und etwa 81 % von ihnen gaben an, dass es entweder sehr schwierig oder überwältigend war, dieses einzigartige Wissen zu finden. Sie fanden sogar, dass die berufliche Aus- und Weiterbildung nicht ausreicht, um dieses Wissen zu vermitteln.

Diese Art von Wissen entsteht durch Lernen am Arbeitsplatz, und nur die erfahreneren Arbeitskräfte verfügen über dieses Wissen.

Ihre Wissensbestände müssen dieses Wissen anbieten.

Eine Vorlage einrichten

Ein großer Teil Ihres kodifizierbaren Wissens kann mit Hilfe von Dokumenten erfasst werden. 

Hier ist eine Vorlage für die Erfassung des Wissens eines ausscheidenden Mitarbeiters. Sie können diese Vorlage jedoch leicht umfunktionieren und für die Erfassung der meisten Ihrer Wissensbestände verwenden:

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Wählen Sie die richtigen Wege zur Wissenserfassung

Da Wissen in so vielen verschiedenen Formen vorkommt, gibt es nicht den einen richtigen Weg, es zu erfassen. 

In der folgenden Infografik können Sie sehen, wie Wissen auf unterschiedliche Weise erfasst werden kann, je nachdem, wer es besitzt. 

Um Wissen zu erwerben, das für einen Anfänger nützlich sein könnte, können Übungen wie Mentoring, Lehre, formale Schulungen und Simulationen hilfreich sein.

Um Wissen für Praktiker zu erfassen, können Taktiken wie Geschichtenerzählen, Diskussionen in der Gemeinschaft und Interviews nützlich sein.

Um Wissen auf Expertenebene zu erfassen, können sich Instrumente wie Forschungsarbeiten, Inhalte von Konferenzen und Berichte aus erster Hand über die Durchführung von Veränderungen als nützlich erweisen.

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Erkennen Sie die Menschen, die das Wissen haben

Sobald Sie alle Wissensbestände kennen, die Sie erfassen müssen, ist es an der Zeit, die Personen zu ermitteln, die über dieses Wissen verfügen.

Je nach Größe Ihres Unternehmens und der Struktur Ihrer Belegschaft können Sie sofort die Personen ausfindig machen, die über das gesuchte Wissen verfügen. 

Ihr Personalleiter beispielsweise, der seit zwei Jahren mit Ihnen zusammenarbeitet, weiß mehr über Ihre Personalarbeit als vielleicht sogar Sie selbst. Er ist also die erste Adresse für die Beschaffung von HR-Wissen. 

Gleichermaßen sollten Sie für jede Abteilung die Person ermitteln, die den größten Einfluss auf Ihr Unternehmen hätte, wenn sie in einem Monat ausscheiden würde. Dies sind die Personen mit dem meisten Wissen: Ihre Wissensquellen.

Ein Wissenstransferteam zusammenstellen

Wissenstransfer ist ein komplexer Prozess; es ist nicht so einfach, dass jeder schreibt, was er weiß. Für eine erfolgreiche Durchführung braucht es ein Team. 

Ihr Wissenstransferteam sollte über Folgendes verfügen:

• Ihre Fachexperten, die die Wissensquellen sind.
• Nexperten: Personen, die an die Stelle der Experten treten könnten, wenn diese ausscheiden oder ausscheiden würden.
• Praktiker: Diejenigen, die das Wissen in ihrer täglichen Arbeit anwenden werden. 
• Und einen Vermittler: Die Person, die den Wissenstransferprozess überwacht und erleichtert.

Sie könnten auch erwägen, einen Analysten einzustellen, der mit Ihrem Team zusammenarbeitet, um Wissen zu sammeln.

Erstellung von Wissenskarten zur Rationalisierung des Prozesses

Um den Prozess der Dokumentation und des Transfers von Wissen zu rationalisieren, verwenden Sie Wissenskarten.

Denken Sie bei der Erstellung von Wissenslandkarten an das branchen-, prozess- und produktbezogene Wissen, das Sie erfassen möchten, und bilden Sie dann die Vermögenswerte ab, die sich auf die einzelnen Bereiche beziehen. 

Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein Veranstaltungsteam mit Hilfe von Mapping sein Wissen über Sponsoring schnell erfassen konnte. Auf dem Bild ist zu sehen, wie das Team zunächst die kritischen Aspekte des Sponsorings abbildete und alle Ressourcen in den verschiedenen Arbeitsabläufen erfasste.

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Um eine Wissenslandkarte zu erstellen, bitten Sie Ihre Mitarbeiter, ihre tägliche Arbeit zu erledigen und alle Wissensbestände zu protokollieren, die sie bei der Erledigung ihrer Arbeit verwenden. Dies allein kann schon eine solide Grundlage für den Wissenstransfer bilden.

Rollout des Wissenstransferprozesses

Hätten wir den eigentlichen Wissenstransferprozess verfolgt, hätte die Einführung bedeutet, all dies einzurichten und den ausscheidenden Mitarbeiter oder das Team in die Erfassung seines Wissens einzubeziehen.

Aber in unserem Kontext, da wir diese Übung als Schulung betrachten, würde dies bedeuten, eine einfache Infrastruktur für den Wissenstransfer einzurichten. Sie könnten Google Sites verwenden, um ein Wiki oder eine Intrasite zu erstellen, auf der Sie das gesamte erfasste Wissen aufbauen und gemeinsam nutzen können. Mit G Suite sollten Sie in der Lage sein, all Ihren Mitarbeitern einen entsprechenden Zugriff (zum Bearbeiten oder Ansehen) zu gewähren. 

Alternativ können Sie auch eine Lösung wie WikiPress verwenden, um eine lebendige, atmende Version zu erstellen. 

Das Hinzufügen von neuem Wissen ist so einfach wie das Hinzufügen eines neuen Beitrags, die Suche ist so nahtlos wie die Verwendung von Google (mit automatischer Vorschlagsfunktion!), und die Aktualisierung von Dokumenten ist nur einen Klick entfernt.

Auch eine interne Wissensdatenbank kann einen ähnlichen Zweck erfüllen.

Eine kurze Anmerkung zur Messung der Effektivität Ihres Wissenstransferprozesses: In unserem Kontext würde sich die Wirkung dieser Übung in Kennzahlen wie der Anzahl der Zugriffe auf das Wiki oder die Wissensdatenbank widerspiegeln. Qualitatives Feedback zur Qualität des Wissensinhalts und zu den Erfahrungen der Mitarbeiter ist ebenfalls ein Indikator für den Erfolg.

Das war's... 

Für die reiferen Unternehmen ist der Wissenstransfer ein Mittel, um Innovationen zu beschleunigen und einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen.

Im Übrigen aber kann der Wissenstransfer, vor allem wenn man ihn als Mittel der Weiterbildung ansieht, zu greifbaren Ergebnissen in Form von Produktivitätssteigerungen führen. 

Konzentrieren Sie sich also genau darauf und fangen Sie an!