Les meilleurs outils de gestion des connaissances - Pour des équipes plus intelligentes

Pour faire bon usage des connaissances organisationnelles, vous devez adopter une approche systématique et disposer des bons outils pour mettre en œuvre votre stratégie de manière efficace.

Êtes-vous en train de rechercher les outils de gestion des connaissances qui présentent le meilleur retour sur investissement (ROI) pour votre entreprise ?

Dans ce cas, prenez le temps de lire attentivement cet article.

Dans les prochaines minutes, vous découvrirez EXACTEMENT comment, en utilisant ces plugins WordPress recommandés, vous pouvez vous aussi doter votre personnel d'un avantage gagnant en matière de gestion des connaissances.

Introduction

Le concept de gestion des connaissances n'est pas nouveau, loin s'en faut.

L'acquisition, le traitement, la diffusion et l'archivage des données opérationnelles sont les pierres angulaires de la construction d'une mémoire institutionnelle compétente.

Si vous n'avez jamais formellement relevé le défi de la gestion des connaissances avant aujourd'hui, vous avez peut-être, d'une certaine manière, un avantage sur ceux qui sont plus aguerris.

Selon une étude de KPMG intitulée "Knowledge Management Research Report 2000" :

Ces raisons sous-jacentes à l'échec de la gestion des connaissances ont toutes la même origine :

Manque d'adhésion de la part de la direction.

La gestion des connaissances n'est pas une chose à "faire" (...comme une case sur une liste de contrôle).

Il s'agit en fait d'une méthode de travail.

Il faut donc un engagement et une volonté collective de faire les choses différemment.

La gestion des connaissances est une économie de valeur qui prospère grâce au commerce de ce que nous savons, en tirant parti de l'innovation et des meilleures pratiques pour obtenir de meilleurs résultats.

Ainsi, avec les meilleurs outils et techniques à notre disposition, nous avons toujours besoin du dévouement du personnel pour obtenir des résultats en matière de gestion des connaissances.

C'est pourquoi la recommandation des meilleurs outils de gestion des connaissances s'accompagne d'une mise en garde :

*Vous devez trouver les ressources nécessaires à son adoption.

(Sinon, votre investissement ne servira à rien. Quelle que soit la qualité du logiciel).

Comme pour toute pratique culturelle profondément enracinée, il faut que les membres de l'équipe s'imprègnent de ce que les dirigeants veulent inculquer.

Il s'agit d'un processus immersif. Mais une fois qu'elle a été réalisée, l'organisation s'est assurée des avantages à long terme.

Elle devient leur façon de parler, de penser, d'agir.

Les outils sont en effet secondaires par rapport à cet objectif premier.

Cependant, il ne faut pas non plus sous-estimer l'effet qu'un outil de gestion des connaissances complémentaire et bien conçu peut avoir sur les efforts de l'équipe.

Le bon outil permet. Il donne du pouvoir. Et grâce à une utilisation disciplinée, il permet d'obtenir des résultats transformateurs.

C'est dans cet esprit que...

...examinons de plus près les outils de gestion des connaissances et les caractéristiques/avantages associés à leur fonctionnement.

Un guide pratique pour choisir l'outil de gestion des connaissances le mieux adapté

Qu'est-ce qu'un outil de gestion des connaissances ?

Les outils de gestion des connaissances sont un ensemble complémentaire de logiciels qui assistent de manière proactive et/ou réactive les membres de votre personnel dans leur travail quotidien de manipulation, de traitement et de partage des connaissances acquises avec des parties internes et externes.

Voici des exemples courants d'outils de gestion des connaissances :

• CMS (systèmes de gestion de contenu)
• LMS (Learning Management Systems)
• CRM (système de gestion des relations avec la clientèle)
• KB (Base de connaissances)

Plus les outils sont alignés et intégrés, plus ils seront utilisés efficacement par le personnel.

C'est pourquoi il est généralement judicieux d'investir dans une suite ou une famille de produits d'un développeur ou d'un fournisseur unique.

Bien qu'il ne s'agisse pas toujours de l'investissement le plus efficace, la diligence raisonnable est toujours cruciale pour obtenir un retour sur investissement optimal.

Pourquoi le choix des outils de gestion des connaissances est-il si important ? 

Sur le mot :

Exécution.

Le choix du bon outil de gestion des connaissances permet à votre organisation de mener à bien sa stratégie de gestion des connaissances.

Le fonctionnement du logiciel de gestion des connaissances doit être intuitif. 

En termes de présentation et de flux de travail, l'outil de gestion des connaissances idéal doit rester en phase avec les progrès cognitifs de votre personnel.

Ils doivent donc renforcer la discipline. 

Faciliter la mémorisation et la mise en pratique par les utilisateurs des méthodes et des actions apprises, étayées par la stratégie de gestion des connaissances que vous avez définie.

Les résultats ?

Selon le cabinet de conseil en gestion internationale KPMG, les avantages d'une gestion des connaissances mieux exécutée sont les suivants :

1. Connaître la meilleure chose à faire, plus souvent.
2. Des clients qui obtiennent des réponses et des solutions plus rapidement.
3. Les choses sont faites plus rapidement, si nécessaire.
4. Des personnes qui peuvent faire mieux et plus.
5. Les personnes qui accomplissent plus de choses dans le même temps ou dans un temps plus court.

Et qui ne souhaiterait pas bénéficier de ces avantages pour son organisation ?

Gestion des connaissances dans l'industrie

Il convient de replacer les choses dans leur contexte.

Comme tout concept théorique, la gestion de la connaissance ne vaut rien sans la pratique.

Et c'est dans l'argent dépensé (investissement engagé) que l'on voit vraiment à quel point un concept est apprécié.

Ce graphique, tiré d'une étude de KPMG, illustre l'importance accordée à la gestion des connaissances par les principales fonctions de l'entreprise :

Révélateur... mais pas tout à fait surprenant.

Au sommet de l'arbre, nous voyons l'informatique peser avec l'investissement le plus important dans la gestion des connaissances.

Et ce, à juste titre, car le transfert de connaissances, en ces temps modernes, se fait par voie numérique.

C'est pourquoi les investissements dans les systèmes numériques (matériel et logiciels) destinés au traitement des données sont naturellement financés par le budget.

En outre, le marketing est le deuxième investisseur le plus important dans la gestion des connaissances.

On peut supposer que l'orientation stratégique de l'approche de l'entreprise en matière d'identification et de communication avec les publics commerciaux dépend en grande partie de l'échange d'informations :

• recherche, 
• idées, 
• concepts, 
• études de cas, 
• les données des clients, etc.

Cela expliquerait l'orientation de l'investissement du marketing vers les systèmes de connaissance.

Prochaine étape : le service à la clientèle et la vente.

Selon Forrester:

"65% des acheteurs choisiront le vendeur qui sera le premier à apporter de la valeur ajoutée et de l'aide.

La course est clairement lancée pour que le personnel de vente démontre sa valeur le plus tôt possible dans le cycle de vente. 

Les statistiques, comme celle qui précède, montrent que le fait d'apporter une valeur ajoutée à un stade précoce a une influence significative sur la destination de l'investissement du client.

Et lorsque nous adoptons une approche stratégique de la communication avec les clients, nous comprenons que ce que les clients veulent vraiment, c'est une solution à leur problème.

Par conséquent (et j'en conviens par expérience), les leviers les plus puissants dont vous devez disposer au cours d'un cycle de vente sont les suivants :

• Une démonstration en direct
• Connaissances

Le personnel de vente et de service à la clientèle qui combine les deux points ci-dessus conclut des affaires.

Ainsi, lors de la préparation des réunions de vente, un accès facile et rapide à des informations pertinentes renforcera vos efforts et augmentera vos chances de réussite.

Un outil de gestion des connaissances est une aide précieuse dans une telle situation.

Et grâce à la mesure directe des performances de vente par rapport au retour sur investissement, les responsables des fonctions de vente et de service à la clientèle justifieront plus facilement les dépenses consacrées aux solutions de gestion des connaissances que d'autres départements moins dépendants de la connaissance.                                                                                                                               

Pour résumer, les trois ministères qui dépensent le plus en solutions de gestion des connaissances sont les suivants :

• IT 
• Marketing 
• Ventes et services à la clientèle

Pourquoi ?

C'est essentiel pour fonctionner. En outre, leur direction est la plus à même de justifier les dépenses consacrées à la connaissance par un retour sur investissement démontrable.

Cela dit, la gestion des connaissances est un domaine particulièrement difficile à maîtriser pour les entreprises, grandes et petites.

Les points suivants sont cités comme des pièges courants :

A savoir...

• Trop d'informations et ne pas savoir quoi en faire
• Le personnel considère que le partage des connaissances est dissocié de son travail réel
• Le choix de la technologie est un obstacle plutôt qu'une aide
• Perdre du temps à "fabriquer" des connaissances qui existent déjà
• "Mettre par écrit des choses que l'on ne sait pas autrement.

La cause première ?

Ne pas mettre une tête sur les épaules du processus.

L'ensemble semble avoir été fait à la hâte, sans décision ni tranchant.

Il semble que les membres du personnel soient laissés à eux-mêmes dans l'adoption d'une discipline de gestion des connaissances (GC), ce qui conduit à un échec systémique de la GC.

(Les symptômes énumérés ci-dessus conduisent à ce diagnostic).

Il s'agit d'un cas de recul dans l'avancée. En d'autres termes, une timidité à l'égard d'une refonte radicale de la manière dont les connaissances sont utilisées, laissant derrière elle un air de confusion plutôt que de confiance.

Mais qu'en est-il de ceux qui le font correctement ?

Voici ce que les études montrent et disent :

Il semble que les personnes qui racontent les succès de la mise en œuvre de la gestion des connaissances dans l'industrie aient une certaine logique en commun.

Et c'est un peu comme ça que ça se passe :

1. Ils établissent un plan d'action clair en matière de gestion des connaissances
2. Ils forment leur personnel au rôle qu'il doit jouer
3. Ils construisent un système logiciel pratique qui contient toutes les connaissances.
4. Ils montrent comment utiliser les systèmes pour que la stratégie fonctionne.
5. Ils fixent certaines règles
6. Ils inventent des mesures raisonnables
7. Ils désignent des champions et mettent en place des forums
8. Ils incitent à l'action
9. Ils encouragent le partage
10. Ils gèrent les flux de travail
11. Ils restent innovants
12. Ils regardent tout

Encore une fois, comme je l'ai dit, une certaine logique.

Quant aux technologies qu'ils utilisent pour obtenir des résultats, voici une image simple de ce que cela donne :

Il semble que pour les pionniers dans ce domaine, l'intranet soit la première étape.

Et cela aurait du sens. 

Un référentiel commun pour toutes les connaissances institutionnelles, qui peut être aussi compartimenté ou rationalisé que vous le souhaitez, mais auquel tout le monde peut accéder pour trouver ce qu'il cherche.

Ensuite, une base de données avec des scripts automatisés pour extraire et afficher les données clés à l'intention de différents publics. À titre d'illustration, il suffit de penser à un tableau de bord de mesures clés comme exemple frontal de ce type de solution.

Ensuite, l'accès à l'internet. Il n'est pas rare d'en trouver sur presque tous les lieux de travail aujourd'hui.

Ensuite, le groupware - ou logiciel collaboratif comme Slack peut-être ou alternatif.

Viennent ensuite les solutions génériques de gestion des connaissances. Mais si vous voulez mon avis, ces solutions ressemblent un peu à "une cheville carrée, un trou rond", à moins que vous ne choisissiez la voie du sur-mesure.

Et enfin, l'IA (intelligence artificielle). Dernière de la liste au moment de la publication, elle gagne rapidement en importance et est incluse dans les solutions de gestion des connaissances les plus pointues du marché. 

L'idée qu'un ordinateur puisse lire votre esprit et faire ce que vous voulez "avant" que vous ne le demandiez semble être, pour de nombreux vendeurs, l'ultime révélation (dans la mesure où les vendeurs lisent les demandes des clients - peut-être un pas de trop et un risque d'abrutissement ?) 

Voilà qui complète parfaitement notre point de vue sur la gestion des connaissances dans l'industrie.

Et maintenant, notre recommandation pour les meilleurs outils et technologies de gestion des connaissances.

Les meilleurs outils et technologies de gestion des connaissances pour WordPress

Notre première étape pour décider de la solution technique à utiliser pour notre outil de gestion des connaissances est la suivante :

Choix de la plate-forme.

C'est le choix de base (et donc fondamental) pour construire tout ce qui est lié à la technologie.

"Qu'est-ce qui va sous-tendre tout cela ?

Cette décision cruciale a des implications majeures sur les performances et le retour sur investissement à terme.

Si vous y parvenez, vous vous ménagerez une marge de manœuvre suffisante pour atteindre vos objectifs.

Si vous vous trompez, vous vous imposez des contraintes avant même d'avoir commencé. 

Là encore, il s'agit d'une question cruciale.

Nous recommandons d'opter pour un CMS (système de gestion de contenu) en tant qu'outil de gestion des connaissances.

Pourquoi ?

Ils sont conçus pour produire, traiter, publier et promouvoir les connaissances dans différents formats de médias, mises en page et types de fichiers, en toute simplicité.

Et le roi parmi eux est WordPress.

Le meilleur ensemble d'outils de gestion des connaissances pour WordPress

Comme nous l'avons dit, WordPress a une longueur d'avance en ce qui concerne les plates-formes de création d'outils web.

Sa polyvalence en fait un choix idéal pour les projets de toute complexité. Il a fait ses preuves dans toutes les sous-catégories de la construction :

• Application web
• Cadre personnalisé (ERP, CRM, etc.)
• Commerce électronique
• Éditeurs de médias
• Intranets

Et bien sûr, la gestion des connaissances.

Bien qu'il ait besoin de l'aide d'extensions de plugins spécialisés pour ajouter des fonctionnalités supplémentaires, WordPress conserve son intégrité même en cas d'augmentation et ne donne jamais l'impression d'être à côté de la plaque.

Cela dit, ce qui semble facile est en fait le fruit d'un travail acharné. L'économie des plugins WordPress représente une part considérable des 596,7 milliards de livres sterling que l'écosystème génère chaque année.

Si l'on se demande si WordPress peut être utilisé pour faire "X", il y a de fortes chances que quelqu'un l'ait déjà fait, ainsi que "Y" et "Z".

Dans le cas de la gestion des connaissances, WordPress vous couvre, vous et votre projet.

Voici nos recommandations pour les outils de gestion des connaissances que vous devriez utiliser pour votre projet WordPress :

Base de connaissances héroïques

Le plugin Heroic Knowledge Base est la solution intranet pour WordPress la plus complète du marché. Dès sa sortie de la boîte, ce plugin offre une facilité et un faible coût de configuration. Il est très intuitif à mettre en place et tombe en quelque sorte comme vous l'attendez au fur et à mesure que vous avancez dans les étapes de configuration. Beaucoup de temps gagné et de fonctionnalités ajoutées dans un processus d'installation très simple. Les contrôles CSS sont également un jeu d'enfant avec Heroic Knowledge Base - il récupère littéralement les règles de style de votre thème et s'intègre de manière transparente dans votre site, vous épargnant ainsi la phase de programmation fastidieuse habituelle pour mettre en place un tel utilitaire.

Utilisez Heroic Knowledge Base pour mettre en place votre hub de connaissances afin d'étayer votre système de logiciel de gestion des connaissances. Avec l'intégration de Slack, Heroic Knowledge Base est le volant de connaissances idéal pour faire décoller votre projet.

Heroic FAQs

Heroic FAQs est un cadre permettant de construire et d'afficher des FAQ sur votre site de la manière la plus efficace possible. En termes simples, il s'agit d'un constructeur intelligent qui vous permet d'insérer des FAQ dynamiques qui sont gérées de manière centralisée dans le panneau d'administration. Vous avez des FAQ communes que vous souhaitez reproduire sur l'ensemble de votre site ? Le plugin vous permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs en proposant le contenu via un système de shortcodes ne nécessitant qu'une seule modification à la source pour être représenté n'importe où sur le site.

Utilisez le pluginHeroic FAQs pour afficher intelligemment les FAQ dans votre base de connaissances ou votre intranet.

Avec ces recommandations à l'esprit, pourquoi ne pas commencer à utiliser ces outils de gestion des connaissances WordPress dès aujourd'hui ?