12 beste Dokumentationswerkzeuge (kuratierte Liste 2026)

Die richtigen Dokumentationstools können komplexe Aufgaben in optimierte Prozesse verwandeln. Sie können Ihnen helfen, in wenigen Minuten ein Dokumentationsportal zu erstellen, Inhalte zu schreiben und von Zeit zu Zeit hilfreiche Einblicke zu geben.

Es gibt Tausende von Tools, die Ihnen bei der Dokumentation helfen können, aber Sie brauchen nur wenige, die wirklich funktionieren, und darauf konzentrieren wir uns in diesem Leitfaden. Die besten Dokumentationstools des Jahres 2026:

• Tools für Entwickler oder codefreie Tools für DIY-Benutzer
• SaaS- oder erschwingliche Tools
• Tools zur Unterstützung bei Inhalten und visuellen Elementen

Ich habe Sie abgedeckt! Ich benutze die meisten der hier aufgeführten Dokumentationstools täglich, und sie sind wirklich praktisch, wenn es darum geht, Aufgaben zu vereinfachen.

Lassen Sie uns mein Werkzeugkasten öffnen 🧰!

Was ist Dokumentation?

Dokumentation ist die Aufzeichnung von Informationen – oft in schriftlicher, visueller oder digitaler Form. Sie kann eine Aufzeichnung von täglichen Aktivitäten, wichtigen Dingen, Entwicklungen und Problemlösungen sein.

Ausmed¹ hat die Dokumentation im Gesundheitswesen sehr gut erklärt.

Im Gesundheitswesen ist die Dokumentation eine Methode der Kommunikation zwischen Fachleuten über die erbrachte Versorgung und die Reaktion des Patienten auf diese Versorgung.

Dokumentation wird erstellt, um Wissen zu teilen, neue Mitarbeiter zu schulen und einzuarbeiten, Kundensupport zu leisten, gesetzliche und behördliche Anforderungen zu erfüllen und Erinnerungen zu bewahren.

Vorteile von Dokumentationstools

Ein Werkzeug ist alles, was verwendet wird, um eine Aufgabe einfacher oder effizienter zu gestalten, und Dokumentationswerkzeuge sind da keine Ausnahme. In diesem Fall sind Dokumentationswerkzeuge Softwareanwendungen, die dazu dienen, Ihre Arbeit bei der Erstellung und Verwaltung von Dokumentationen zu erleichtern.

1. Benutzerfreundlichkeit: Die meisten Dokumentationswerkzeuge sind sehr einfach zu bedienen und erfordern oft keine Programmierkenntnisse.
2. Gesteigerte Produktivität und Effizienz: Mit vorgefertigten Vorlagen oder einem Basissystem (z. B. vorgefertigte Vorlagen für Dokumentationswebsites) können Sie Dokumentationssysteme schneller implementieren, und die meisten Dokumentationswerkzeuge bieten auch CMS (Content Management System)-Funktionalitäten, mit denen Sie Inhalte schnell veröffentlichen können.
3. Kostensenkung: Etwas von Grund auf neu zu erstellen, anstatt auf dem Markt bereits Verfügbares zu nutzen, ist immer teuer. Dokumentationssysteme brauchen Zeit zum Erstellen und erfordern teure Entwickler, was mit vorgefertigten Vorlagen und Software vermieden werden kann.
4. Gesteigerte Qualität und Quantität: Werkzeuge wie Google Docs und FastStone Capture helfen beim Schreiben und Erstellen von Grafiken, und KI ist jetzt eine sehr praktikable Option für Forschungszwecke. Dies ermöglicht es Ihnen, Inhalte von besserer Qualität in der gleichen oder kürzeren Zeit zu produzieren.
5. Zusammenarbeit und verbesserte Kommunikation: Google Docs zum Beispiel ermöglicht es Ihnen, mit Teamkollegen zusammenzuarbeiten, um Ihren Inhalt zu verfeinern, bevor er live geht.
6. Konsistenz und Genauigkeit: Mit Vorlagen können Sie einheitliche Formatierungen und Stile in Ihrer Dokumentation beibehalten. Tools wie Grammarly helfen beim Schreiben in einem konsistenten Ton und bei der Erstellung fehlerfreier Artikel.

Wie wählt man die Dokumentationstools aus?

Früher und auch heute verwenden wir Stift und Papier, um Dinge zu dokumentieren. Dagegen ist nichts einzuwenden, aber jetzt, wo wir das Internet haben, sollten wir es in vollen Zügen nutzen.

Wir werden uns speziell nach Online-Dokumentationstools umsehen. Warum? Weil es der beste Weg ist, Dokumente zu erstellen, zu verwalten, zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten.

Hier sind Dinge, die gute Dokumentationstools für den täglichen Gebrauch ausmachen:

1. Benutzerfreundlichkeit: Ob beim Erstellen oder Verwalten von Inhalten. Das von Ihnen gewählte Tool sollte mit Ihrem Wissen kompatibel sein.
   Zum Beispiel würde ein normaler Benutzer wie ich einen WYSIWYG-Editor bevorzugen, und ein Entwickler wird höchstwahrscheinlich ein Tool mit Code-freundlicher Markdown-Unterstützung bevorzugen.
2. Leistungsstarke Suche: Besonders wenn Sie eine große Sammlung von Dokumentationen haben, wird die Notwendigkeit leistungsstarker Suchfunktionen offensichtlich.
3. Kollaborationsfunktionen: Funktionen wie Echtzeit-Teamkollaboration, Benutzerrollen, Berechtigungen, Kommentare und Feedback.
4. Analysen und Berichterstattung: Zur Verfolgung der Benutzeraktivität, Gewinnung von Sucherkenntnissen und Erhalt von Benutzerfeedback.
5. Automatisierung und Integration: Zur Automatisierung möglicher Dinge. Wie z. B. monatliche Berichterstattung oder das Senden von Benutzerfeedback an den Redakteur.
6. Import und Export: Zur einfachen Migration oder zum Wechsel von Dokumentationsplattformen oder zur Skalierung von Systemen.
7. Sicherheit und Backups: Um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente vor versehentlichem Verlust, Datenbeschädigung oder unerwünschtem Benutzerzugriff geschützt sind.

Lassen Sie uns nun mit einer Liste der besten Dokumentationstools beginnen.

12 beste Dokumentationstools für 2026

Hier ist eine kurze Zusammenfassung der in diesem Leitfaden aufgeführten Dokumentationstools:

Tool-Name	Am besten für	Hauptfunktionen	Preise
Heroic Knowledge Base	Selbst gehostete Dokumentationswebsite	AJAX-Suche, OpenAI-Chatbot, Analysen, unbegrenzte Inhalte, WordPress-Integration, Benutzerbeschränkungen, KI-Integration	Ab 67 $/Jahr
FastStone Capture	Bildschirmaufnahme für Dokumentation	Leichtgewichtiger Bildschirmrekorder, Anmerkungswerkzeuge, ideal für die Erstellung visueller Anleitungen	Einmalige Gebühr von 19,95 $
GitHub Wiki	Entwicklerorientierte Dokumentation	Markdown-Unterstützung, Versionskontrolle, Integration mit GitHub-Repositorys	Kostenlos
Wal	Interne Teamdokumentation	SOP-Erstellung, Onboarding-Workflows, Browser-Erweiterung für schnellen Zugriff	Kostenlos, Premium-Plan ab 99 $/Jahr
MkDocs	Generierung statischer Websites für Dokumente	Markdown-basiert, anpassbare Themes, ideal für Entwickler	Kostenlos
Google Docs	Kollaboratives Dokumenten-Editing	Echtzeit-Kollaboration, Kommentare, Versionsverlauf	Kostenlos
Grammarly	Schreibhilfe	Grammatik- und Rechtschreibprüfung, Stilvorschläge, Tonerkennung	Kostenlos, Premium ab 12 USD/Mitglied/Monat
Document360	SaaS-Wissensdatenbank-Lösung	Markdown-Editor, Versionierung, Analysen, KI-gestützte Suche, Integrationen mit Tools wie Zendesk und Freshdesk	Abonnementbasiert
GitBook	Entwickler- und Produktdokumentation	Saubere Benutzeroberfläche, Markdown-Unterstützung, Versionskontrolle, Integrationen mit Plattformen wie Slack und GitHub	Kostenlos, Premium ab 65 USD/pro Website/Monat
Read the Docs	Hosting für technische Dokumentation	Generiert automatisch Dokumente aus Code, unterstützt mehrere Versionen, integriert sich mit Sphinx	Kostenlos
Notion + Engine.so	Interne Wikis und Dokumentation	Notion für die Inhaltserstellung, Engine.so für die Veröffentlichung, anpassbare Vorlagen	Abonnementbasiert
Helpjuice	Enterprise-Wissensdatenbank	Erweiterte Analysen, Anpassungsoptionen, unterstützt große Teams	Ab 120 USD/Monat

1. Heroic Knowledge Base

Heroic KB ist ein Open-Source-Dokumentationstool, das auf dem beliebten WordPress CMS basiert.

Es bietet alle Funktionen, die zur Erstellung interner oder externer Dokumentationen benötigt werden. Dazu gehören Dokumentationen für Kundensupport, Entwicklung, Unternehmensrichtlinien und Benutzerhandbücher – ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.

Heroic KB ist ein wirklich leistungsstarkes Tool, das sich gut mit den Funktionen von WordPress kombinieren lässt und ein System schafft, das mit SaaS-Dokumentationstools konkurriert, ohne die hohen Kosten.

Um beispielsweise ein Handbuch zu erstellen, können Sie den WordPress-Blockeditor verwenden. Heroic KB fügt auch eigene dedizierte Blöcke hinzu, sodass Sie einfach Inhaltsverzeichnisse, FAQs, Dateiaufrufe und wichtige Hinweise hinzufügen können.

Einige der großartigen Funktionen umfassen:

• Echtzeit-AJAX-Suche mit Live-Vorschlägen.
• Kategorien und Tags zur Organisation von Artikeln.
• Integrierte Analysen zur Verfolgung von Suchanfragen, Aufrufen, Artikelwirksamkeit und Weiterleitungen an Live-Supportkanäle.
• Integrierter OpenAI-Chatbot, der auf Ihren Dokumenten trainiert ist.
• Anpassungsoptionen, um Dokumentationswebsites so aussehen und sich anfühlen zu lassen, wie Sie es möchten.
• Zugriff auf alle WordPress-Funktionen. Sie können Ihre Dokumentation mit Tausenden anderer Plugins erweitern.
• Unbegrenzte Benutzer, Artikel, Kategorien und so weiter. Grundsätzlich gibt es keine willkürlichen Einschränkungen, wie Sie sie normalerweise bei SaaS-Dokumentationstools antreffen.
• Flexibel. Heroic Knowledge Base enthält zahlreiche integrierte Funktionen, die Ihnen bei der Konfiguration Ihrer Dokumentation helfen.
• Volle Datenhoheit. Alle Ihre Daten verbleiben jederzeit zu 100 % auf Ihren eigenen Servern.
• Open-Source. Sowohl WordPress als auch Heroic Knowledge Base sind Open-Source (Vorteile des Aufbaus einer Open-Source-Wissensdatenbank).

Nachteile

• Wenn Sie aus irgendeinem Grund kein WordPress verwenden möchten, ist es wichtig zu beachten, dass Heroic Knowledge Base nur mit WordPress funktioniert.

Preise

Heroic Knowledge Base beginnt bei 67 US-Dollar für die Nutzung auf einer einzelnen Website und ein Jahr Support und Updates.

Sie behalten den Zugriff auf die Software auf unbestimmte Zeit ohne zusätzliche Kosten, müssen jedoch Ihre Lizenz verlängern, um nach dem ersten Jahr weiterhin Support und Updates zu erhalten.

Erste Schritte

Hier erfahren Sie, wie Sie mit Heroic Knowledge Base ein Dokumentationszentrum einrichten:

1. Erstellen Sie eine WordPress-Website, die als Basis für Ihr Zentrum dient (falls noch nicht geschehen).
2. Kaufen und installieren Sie das Heroic Knowledge Base Plugin.
3. Konfigurieren Sie das Verhalten Ihres Dokumentationszentrums über die Einstellungen (Heroic KB → Einstellungen)
4. Fügen Sie Artikel mit dem flexiblen Block-Editor hinzu.

Wir haben eine ausführliche Anleitung, wie Sie Ihre WordPress-Website in einen Dokumentations-Hub verwandeln. Beginnen Sie damit.

Sie können auch andere Anpassungen vornehmen, wie z. B. die Erstellung einer Intranet-Website, die Beschränkung des Zugriffs auf angemeldete Benutzer oder das Passwortschutz der gesamten WordPress-Website (was für interne Dokumentationen hilfreich sein kann).

2. FastStone Capture

Manche Konzepte lassen sich mit Bildern oder Videos leichter verstehen als nur durch Lesen. Screenshots und Videos verbessern die allgemeine Klarheit des Tutorials, insbesondere bei Produkt- oder Software-Dokumentationen.

FastStone Capture ist ein Muss für Content-Autoren und Redakteure. Tatsächlich habe ich FastStone Capture verwendet, um Bilder für diesen Beitrag zu erstellen.

Es ermöglicht Ihnen, Ihren Bildschirm zu erfassen und aufzuzeichnen. Es ist fortschrittlicher und benutzerfreundlicher als das, was wir mit der Bildschirmaufnahme-Funktion und Erweiterungen eines Browsers erhalten können.

Wenn Sie an Werkzeuge wie Figma und Photoshop gewöhnt sind, werden Sie die Flexibilität lieben, die FastStone Capture bietet.

Hauptmerkmale von FastStone Capture:

• Benutzerfreundlicher Bildschirmaufnahme- und Video-Rekorder.
• Integrierte Bearbeitungswerkzeuge zum schnellen Hinzufügen von Anmerkungen wie Text, Formen, Pfeilen und Hervorhebungen oder zum Unkenntlichmachen sensibler Informationen.
• Schnelle Videobearbeitungsfunktionen zum Zuschneiden unerwünschter Abschnitte oder zum Hinzufügen einfacher Übergänge.
• Erweiterte Funktionen wie das Erfassen von Text aus Bildern mithilfe von Optical Character Recognition (OCR).

Sie können eine lebenslange Lizenz von FastStone Capture für nur 19,95 $ erhalten.

Es ist ein großartiges Werkzeug für die Dokumentation, ich wünschte nur, es würde das SVG-Dateiformat und SVG-Bearbeitungsfunktionen wie Figma unterstützen 😏.

3. GitHub Wiki

GitHub bietet integrierte Optionen zur Erstellung von Dokumentationen für Ihre Projekte.

Was durchaus Sinn macht, wenn man bedenkt, dass Sie als Entwickler die benötigten Informationen direkt neben dem Projektbereich erhalten und keine externen Websites durchsuchen müssen.

Die GitHub Wikis-Funktion ist sehr nützlich für kleine bis mittelgroße Projekte, insbesondere wenn Sie keine übermäßig komplexen oder großen Dokumentationen benötigen.

Hauptmerkmale von GitHub Wiki:

• Da es für jedes Repository automatisch verfügbar ist, ist es einfach einzurichten und loszulegen.
• Unterstützt die Markdown-Auszeichnungssprache zum Erstellen und Formatieren von Dokumenten.
• Weitere nützliche Funktionen sind Versionskontrolle, mehrere Seiten und Hierarchie, Zusammenarbeit, Berechtigungen und markenspezifische Wikis.

Die GitHub Wiki-Funktion ist für jedes Repository verfügbar, kostenlos oder pro. Sie können sie einfach mit beeindruckenden Bearbeitungsfunktionen aufrufen und bearbeiten, und sie ist auch SEO-freundlich.

Da die meisten Software nicht viel Dokumentation benötigt, können Benutzer leicht mit dem Inhalt der Readme-Datei und einigen anderen Dokumenten beginnen. Das GitHub-Wiki ist sicherlich eine großartige Sache für Software-Dokumentation und GitHub-Benutzer.

4. Wal

Whale ist ein hochmodernes Dokumentations- und Schulungstool, das Teams hilft, schneller zusammenzuarbeiten, indem alle ihre Prozesse, SOPs und Playbooks zentralisiert werden.

Die meisten Geschäftsinhaber und ihre Teams wissen, dass es wichtig ist, Unternehmensprozesse zu dokumentieren und zu teilen, um ihre Teams zu schulen und abzustimmen. ABER sie tun es nicht.

Weil es einfach zu viel Zeit in Anspruch nimmt.

Whale kann hier helfen! Mit seinem KI-gesteuerten Ansatz, der tatsächlich dazu beiträgt, die Prozesse zur Erstellung von Dokumentationen zu beschleunigen.

Seine KI-gesteuerten Funktionen und automatisierten Workflows ermöglichen es Ihnen, alle Ihre Prozesse, SOPs, Playbooks und mehr zu zentralisieren – damit Sie Ihr Team schnell einarbeiten, schulen und auf Erfolg vorbereiten können.

Hauptmerkmale von Whale:

• KI-Schreiber: Ein sehr sorgfältig entwickelter KI-Schreiber, um in wenigen Minuten nützliche SOPs und Schulungsmaterialien zu erstellen.
• Automatisierte Schulungsabläufe: Es konzentriert sich auf die Schaffung von Lernerlebnissen, die haften bleiben. Mit Hilfe von Triggern, Aktionen, Verzögerungen und wiederholten Aktionen können einzigartige Lernpfade für jede Rolle in Ihrem Team erstellt werden.
• Integrationen: Es integriert sich weiter mit Slack, Google Drive, HubSpot und einigen anderen wichtigen Softwareprogrammen.
• Schritt-Aufzeichner: Vereinfacht den Prozess der Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen, indem Klicks, Tastatureingaben und Navigationspfade erfasst werden.
• Am einfachsten zu bedienende Plattform für sofortige Produktivität, mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und robusten Vorlagen, die auf jeden Geschäftsbedarf zugeschnitten sind.

Nachteile:

• Der Markenname könnte bei neuen Mitarbeitern zu Verwirrung führen.

Whale, ein sehr einzigartiges, nischenspezifisches Dokumentationstool zur Verbesserung Ihrer internen Prozesse und der Schulung Ihrer Mitarbeiter.

Whale wird mit einer kostenlosen Testversion geliefert, die gut genug ist, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Der Premium-Plan (genannt Scale) kostet 99 US-Dollar und beinhaltet 10 Benutzer, plus 10 US-Dollar pro Monat für jeden zusätzlichen Benutzer.

5. MkDocs

MkDocs ist ein statischer Website-Generator zur Erstellung von Online-Dokumentationen. Es ist eine Open-Source-Dokumentationslösung und kostet nichts außer etwas Entwicklungszeit.

Es ist ein ideales Dokumentationstool für Personen mit ein wenig Programmier- und Entwicklungskenntnissen. Selbst Nicht-Programmierer wie ich könnten es leicht installieren und nach einiger Zeit ein wenig anpassen.

Die mit MkDocs erstellte Standardseite sieht sehr einfach aus, aber nach der Installation einiger Themes wird sie geradezu umwerfend. Und es gibt viele Themes zur Auswahl.

Hauptmerkmale von mit MkDocs erstellten Dokumentationen:

• Schneller, einfacher statischer Website-Generator. Besonders wenn Sie Webentwickler sind.
• Einfache Anpassung mit style.css oder benutzerdefinierten Themes von Drittanbietern wie Material for MkDocs.
• Verwendet die Markdown-Sprache, um flexible benutzerdefinierte Seiten zu erstellen.
• Einfach bereitzustellen durch Kopieren und Einfügen der gesamten Website oder mit GitHub Pages-Integration.
• Leistungsstarke Suchleiste.

MkDocs ist eine fast perfekte Wahl, wenn Sie Ihr eigenes benutzerdefiniertes Dokumentationssystem erstellen möchten. Allerdings muss alles programmiert werden, was die meisten von uns nicht gewohnt sind.

6. Google Docs

Wir alle haben Google Docs irgendwann benutzt. Es ist zweifellos eines der besten Werkzeuge für die Dokumentation.

Es ist viel benutzerfreundlicher als Microsoft Word oder jede andere Offline-Dokumentenbearbeitungssoftware. Tatsächlich verbringe ich mehr als 50 % meiner täglichen Arbeitszeit mit Google Docs.

Angesichts seiner vielfältigen Funktionen nutzen viele Benutzer und Unternehmen es als grundlegendes Dokumentationswerkzeug.

Erstellen Sie einen gruppenbasierten Zugriff und fertig! Nur Benutzer mit Zugriff oder spezifischen gruppenbasierten E-Mail-IDs können auf Ihre Dokumente zugreifen. Viele Unternehmen haben kaum 10-15 wichtige Dokumente, daher ist die Verwaltung der Dokumentation mit Google Docs keine große Sache.

Hauptfunktionen von Google Docs:

• Benutzerfreundliche Oberfläche mit flexiblen Steuerelementen.
• Kollaborieren Sie in Echtzeit mit Ihrem Team an Dokumenten.
• Greifen Sie von überall auf Dokumente zu, auf jedem Gerät, solange Sie Internetzugang und einen Browser haben.
• Erweiterte Rollen- und Berechtigungszugriffe.
• Erstklassige Versionskontrolle und Dokumentenhistorie.
• Einfache Integration mit anderen Drittanbieter-Tools und Add-ons. Wie KI.

Google Docs kostet nichts, und das ist das Beste daran.

Es gibt auch einen Business-Plan ab nur 6 USD pro Benutzer/Monat, der Ihnen benutzerdefinierte und sichere Geschäfts-E-Mails und 30 GB Speicher pro Benutzer bietet.

7. Grammarly

Es gibt Hunderte von Schreibwerkzeugen auf dem Markt, um Ihre Grammatik zu verbessern. Aber Grammarly funktioniert einfach.

Es ist nicht das Beste, wenn es darum geht, Inhalte basierend auf Ihrem Ton zu erstellen, aber die Art von Konsistenz, die es bietet, lässt mich es jeden Tag benutzen.

Im Gegensatz zu anderen Tools, die mich beim ersten Versuch beeindruckt haben, und dann die Fehler, störenden Popups, Geschwindigkeitsprobleme und Inkonsistenzen haben mich immer wieder zu Grammarly zurückkehren lassen.

Hauptfunktionen von Grammarly:

• Grammatik- und Rechtschreibprüfung.
• Verfügbarkeit von Browser-Erweiterungen, Word-Erweiterungen, Android-Apps oder anderen Anwendungen.
• Einsatz von KI zur Verbesserung der Grammatik und Plagiatserkennung.

Grammarly hat einen großzügigen kostenlosen Plan, der gut genug ist, um häufige Rechtschreibfehler und Grammatikprobleme zu beheben und die Schreibgeschwindigkeit zu verbessern. Bezahlte Pläne ab 12 USD/Mitglied/Monat, bei jährlicher Abrechnung.

Wir haben die 12 besten technischen Schreibwerkzeuge, einschließlich Grammarly, in unserem anderen Leitfaden überprüft. Schauen Sie dort nach, um mehr zu erfahren.

8. Document360

Document360 ist ein SaaS-Dokumentationstool, mit dem Sie Ihre eigene interne oder nach außen gerichtete Wissensdatenbank erstellen können.

Es ist ein CMS-System, das speziell für die Dokumentation entwickelt wurde.

Aufgrund seines SaaS-Ansatzes ist der Einstieg sehr einfach. Sie registrieren sich einfach für ein Konto und beginnen mit der Erstellung Ihrer Dokumentation über die benutzerfreundliche Oberfläche.

Sie können Inhalte mit einem einfachen WYSIWYG-Editor mit Markdown-Unterstützung erstellen. Sie erhalten auch Zugriff auf Kollaborationstools und Versionskontrolle, was hilfreich ist, wenn Sie mit einem Team arbeiten.

Auf der Frontend-Seite erhalten Ihre Benutzer eine gut gestaltete Oberfläche zum Durchsuchen von Inhalten, einschließlich nützlicher Funktionen wie Live-Suchvorschläge, automatische Inhaltsverzeichnisse und mehr.

Hauptfunktionen von Document360:

• Einfache Einrichtung. Um Dokumentationen zu erstellen, müssen Sie sich nur für ein Konto registrieren und mit dem Schreiben beginnen.
• Für Sie gehostet. Document360 kümmert sich um das Hosting und die Wartung Ihrer Dokumentation für Sie, sodass Sie sich nie mit Updates oder Ähnlichem befassen müssen.
• Produktivitätsfunktionen. Sie erhalten Zugriff auf einige nützliche Funktionen wie automatische Überprüfungserinnerungen, Benachrichtigungen für Wissensdatenbankereignisse und mehr.

Nachteile

• Teuer. Der günstigste kostenpflichtige Plan kostet bereits 199 US-Dollar pro Monat und beinhaltet nur eingeschränkte Funktionen.
• Einschränkungen. Wenn Sie mehr Teamkonten oder Wissensdatenbanken benötigen, müssen Sie extra bezahlen. Zum Beispiel enthält der Startup-Plan nur fünf Teamkonten. Wenn Sie mehr als das möchten, zahlen Sie 19 US-Dollar pro Monat und Konto.

Document360 ist ein SaaS-Tool, sodass Sie eine monatliche oder jährliche Gebühr zahlen, solange Sie es nutzen möchten. Die Pläne beginnen bei 199 US-Dollar pro Projekt und Monat. Es gibt auch einen kostenlosen Plan, mit dem Sie bis zu 250 Artikel mit eingeschränktem Funktionszugriff erstellen können.

9. GitBook

Wie der Name schon sagt, ist GitBook ein Dokumentationstool, das eher auf Softwareteams ausgerichtet ist, die öffentliche oder private Dokumentationen erstellen müssen.

Sie können GitBook beispielsweise mit einem GitHub- oder GitLab-Repository synchronisieren, das Markdown-Dateien enthält, um Ihre Dokumentation auf diese Weise zu erstellen. Sie sind jedoch nicht gezwungen, Git zu verwenden, nur um GitBook zu nutzen, und Sie können Inhalte auch mit einem intuitiven Editor erstellen oder sie aus anderen Quellen wie Markdown-Dateien, Word-Dokumenten und mehr importieren.

Um Ihre Dokumentation zu organisieren, können Sie „Spaces“ (d. h. eine eindeutige Wissensdatenbank) und „Collections“ (d. h. eine Kategorie innerhalb einer Wissensdatenbank) verwenden.

Hauptfunktionen von GitBook:

• Vertraute technische Workflows nutzen. Für technische Teams ermöglicht GitBook die Verwendung von Tools, mit denen Sie bereits vertraut sind (wie z. B. Git). Es verwendet auch technische Begriffe wie „Branches“ und „Change Requests“ für Bearbeitungen.
• Kollaborationsfunktionen. Dies kann hilfreich sein, wenn mehrere Personen an demselben Dokument arbeiten (vielleicht sogar gleichzeitig).
• Kostenlos für gemeinnützige Organisationen. Wenn Sie eine gemeinnützige Organisation sind oder ein Open-Source-Projekt betreiben, können Sie GitBook kostenlos nutzen.
• Versionskontrolle.
• Live-Team-Bearbeitung und Zusammenarbeit.
• Rich-Embeds im Content-Editor.
• Einfacher PDF-Export.

Nachteile

• Technisch. Wenn Sie *keine* Software-Dokumentation erstellen, könnte GitBook etwas komplex erscheinen. Personen, die nicht-technische Dokumentationen erstellen möchten, werden sich wahrscheinlich woanders umsehen.

GitBook ist kostenlos für die individuelle Nutzung, gemeinnützige Organisationen und Open-Source-Projekte. Kommerzielle Pläne beginnen bei 65 $/pro Website/Monat.

10. Lies die Dokumentation

Read the Docs ist ein Dokumentationstool, das speziell für Software- oder technische Dokumentationen entwickelt wurde.

Es ermöglicht Ihnen, Ihre Inhalte und Versionierung mit Git zu verwalten und dann einfach eine benutzerfreundliche Frontend-Oberfläche bereitzustellen. Dieser Ansatz bedeutet, dass es nur für Entwickler wirklich zugänglich ist ... aber das ergibt Sinn, da es sich auf die Erstellung technischer Dokumentationen konzentriert.

Hauptfunktionen von Read the Docs:

• Entwicklungswerkzeuge nutzen. Durch die Verwendung von Tools wie Git zur Verwaltung von Dokumentationen versucht Read the Docs, sich in die bestehenden Arbeitsabläufe von Softwareentwicklern zu integrieren.
• Starke Versionierung. Git erleichtert die Verwaltung der Versionierung, und Sie können auch mehrere Versionen Ihrer Dokumentation gleichzeitig veröffentlichen, was großartig ist, wenn Personen möglicherweise verschiedene Versionen Ihrer Software verwenden.
• Analysen, um zu sehen, wonach Besucher suchen und was sie lesen.
• Live-Suchergebnisse und Vorschläge.
• Mehrere gleichzeitige Builds. Zum Beispiel ein Build für die Produktion und ein weiterer für die Beta-Version oder einer für Version 1.0 und ein weiterer für Version 2.0.
• Einfacher Export nach PDF, HTML oder EPUB.
• Single-Sign-On über Google Workspace oder VCS-Anbieter (GitHub, GitLab oder Bitbucket).

Nachteile

• Komplexere Einrichtung. Read the Docs ist etwas komplexer einzurichten als andere Dokumentationswerkzeuge, da Sie über Git arbeiten müssen. Angesichts der Fokussierung auf technische Dokumentation sollten die Benutzer von Read the Docs jedoch keine Probleme haben.
• Nur für technische Dokumentation. Wenn Sie *keine* Software-/technische Dokumentation erstellen, sollten Sie ein anderes Dokumentationswerkzeug wählen, da Read the Docs nicht für Sie geeignet ist.

Wenn Sie ein Open-Source-Projekt haben, können Sie mit Read the Docs Ihre Dokumentation kostenlos erstellen und hosten. Tatsächlich hostet Read the Docs nach eigenen Angaben kostenlose Dokumentationen für über 240.000 Open-Source-Projekte.

Für kommerzielle Unternehmen gibt es auch einen kostenpflichtigen Read the Docs for Business-Service, der bei 150 US-Dollar pro Monat beginnt. Alle Pläne beinhalten unbegrenzte Projekte und Benutzer – die Haupteinschränkungen sind die Funktionen, die Sie erhalten, und die Anzahl der gleichzeitigen Builds, die Sie haben können.

11. Notion + Engine.so

Notion ist hier ein kleiner Überraschungskandidat, da es nicht *speziell* für Dokumentationen entwickelt wurde. Mit der richtigen Einrichtung kann es jedoch ein großartiges Werkzeug sein, um alle Arten von Dokumentationen zu verwalten.

Wenn Sie mit Notion nicht vertraut sind, ist es im Grunde ein All-in-One-Tool zur Verwaltung aller Arten von Wissen, Daten, Projektmanagement und vielem mehr.

Sie können es für unzählige verschiedene Dinge verwenden, einschließlich der Erstellung aller Arten von Dokumentationen. Der Nachteil ist jedoch, dass Notion alleine nicht wirklich darauf ausgerichtet ist, diese Informationen auf einer Website zu veröffentlichen, auf der andere Personen damit interagieren können.

Hier kommt Engine.so ins Spiel. Mit Engine.so (*einem Drittanbieterdienst*) können Sie Ihre Notion-Inhalte auf Ihrer eigenen Website veröffentlichen, um ganz einfach Ihren eigenen Dokumentations-Hub zu erstellen. Ein Beispiel dafür, wie das aussieht, finden Sie in der Engine.so-Dokumentation.

Hauptfunktionen von Notion + Engine.so:

• Einzigartige Möglichkeiten zur Präsentation von Informationen. Die Verwendung von Notion bietet Ihnen viel Flexibilität, die Sie bei spezialisierteren Dokumentationstools möglicherweise nicht erhalten. Sie können beispielsweise die vielen Notion-Blöcke auf interessante Weise nutzen.
• Einfach zu bedienen. Im Gegensatz zu Git-basierten Tools ist dieser Ansatz sowohl für technische als auch für nicht-technische Benutzer einfach.
• Erschwinglich. Obwohl es keinen kostenlosen Plan gibt, sollte dieser Ansatz für die meisten Anwendungsfälle erschwinglich sein.

Nachteile

• Nicht speziell für Dokumentation entwickelt. Obwohl Notion hervorragend für Dokumentationen geeignet ist, ist dies nicht der alleinige Fokus, wie es bei den anderen Dokumentationstools auf dieser Liste der Fall ist. Wenn Sie Hunderte von Artikeln planen, bevorzugen Sie möglicherweise ein speziell dafür entwickeltes Tool.
• Begrenzte Versionskontrolle. Dieser Ansatz bietet keine starke Versionskontrolle. Wenn Sie für Notion bezahlen, erhalten Sie 30 Tage Versionshistorie, aber diese ist nicht so stark wie Git oder das WordPress-System, das Sie mit Heroic Knowledge Base erhalten.

Notion hat einen kostenlosen Plan, der für grundlegende Anwendungsfälle gut funktionieren sollte. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass Sie je nach Ihren spezifischen Bedürfnissen bezahlen möchten.

Um Ihre Notion-Inhalte in einen öffentlichen Dokumentations-Hub zu verwandeln, müssen Sie jedoch für Engine.so bezahlen. Engine.so kostet 19 US-Dollar pro Monat für bis zu 300 Seiten oder 49 US-Dollar pro Monat für bis zu 1.000 Seiten. Sie können es mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion ausprobieren.

12. Helpjuice

Ähnlich wie Document360 ist Helpjuice eine weitere beliebte SaaS-Plattform für Wissensdatenbanken und Dokumentationen.

Es hilft Ihnen, ganz einfach jede Art von Dokumentation mit einem einfachen Texteditor zu erstellen, einschließlich der Möglichkeit, aus Word-Dokumenten zu importieren, um Zeit zu sparen.

Hauptfunktionen von Helpjuice:

• Einfache Einrichtung. Um Dokumentationen zu erstellen, müssen Sie sich nur für ein Konto registrieren.
• Für Sie gehostet. Helpjuice kümmert sich um das Hosting und die Wartung Ihrer Dokumentation, sodass Sie sich nie mit Updates oder Ähnlichem auseinandersetzen müssen.
• Keine Feature-gesperrten Pläne. Obwohl Helpjuice keinen kostenlosen Plan hat, erhalten Sie mit allen kostenpflichtigen Plänen Zugriff auf alle Funktionen.
• Sofortige Suchergebnisse/Vorschläge.
• Analysen zur Verfolgung von Suchanfragen, Seitenaufrufen und vielem mehr.
• Option zur Veröffentlichung mehrerer Versionen Ihrer Dokumentation.
• Benutzerzugriffsebenen zur Steuerung, wer verschiedene Artikel sehen kann.
• Kollaborationsfunktionen, einschließlich Kommentaren im Editor.

Nachteile

• Teuer. Der günstigste Plan beginnt bei 120 US-Dollar pro Monat und kann bis zu 500 US-Dollar pro Monat kosten.
• Benutzerlimits. Wenn Sie ein großes Team haben, kann Helpjuice teuer werden. Wenn Sie beispielsweise mehr als 60 Benutzer haben, benötigen Sie den Plan für 500 US-Dollar pro Monat.

Die kostenpflichtigen Pläne von Helpjuice beginnen bei 120 US-Dollar pro Monat für alle Funktionen und bis zu vier Benutzer. Die Pläne steigen je nach benötigter Benutzeranzahl, bis zu 500 US-Dollar pro Monat für unbegrenzte Benutzer.

Das Einzigartige ist, dass Sie bei allen Plänen Zugriff auf alle Funktionen haben, während etwas wie Document360 bestimmte Funktionen hinter höherwertigen Plänen sperrt.

Sie können auch alles mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion ausprobieren.

Um loszulegen, müssen Sie sich nur für ein Helpjuice-Konto registrieren und mit dem Hinzufügen Ihrer Inhalte beginnen.

Weitere empfohlene Dokumentationstools

• Mammoth .docx converter: Es ist ein kostenloses WordPress-Plugin, mit dem Sie Dokumente, die mit Tools wie Microsoft Word, Google Docs und LibreOffice erstellt wurden, in eine WordPress-Website importieren können.
  Ein sehr praktisches Plugin für Ihre WordPress-Site, besonders wenn Sie als Redakteur arbeiten.
• Capitalize My Title: Es ist ein Online-Tool, das Titel und Überschriften automatisch nach verschiedenen Stilrichtlinien großschreibt. Wie AP Style, Chicago Style oder APA Style.

Welches ist das beste Dokumentationstool für Ihre Bedürfnisse?

Letztendlich hängt die Wahl des besten Dokumentationstools wirklich von Ihren spezifischen Bedürfnigen, Ihrem Budget und Ihrem Kenntnisstand ab.

Hier sind einige häufige Fragen, die Sie sich stellen sollten, um Ihre Suche einzugrenzen:

• Möchten Sie eine selbst gehostete Lösung oder sind Sie damit einverstanden, ein SaaS-Tool zu verwenden?
• Möchten Sie ebenfalls eine Open-Source-Lösung oder sind Sie damit einverstanden, ein Closed-Source-Tool zu verwenden?
• Erstellen Sie sehr technische Dokumentationen (z. B. API-Dokumentationen) oder eher für Endverbraucher bestimmte Dokumentationen?
• Mögen Sie die Idee, Git für die Versionskontrolle/Content-Management zu verwenden, oder bevorzugen Sie ein dediziertes Wissensmanagementsystem?
• Wie hoch ist Ihr Budget? Sind Sie damit einverstanden, eine laufende monatliche Gebühr zu zahlen, oder möchten Sie etwas Kostenloses oder eine einmalige Zahlung?

Indem Sie diese Fragen beantworten, sollten Sie eine gute Vorstellung davon haben, welches das beste Dokumentationstool für Ihre Bedürfnisse ist.

Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, glauben wir, dass die Heroic Knowledge Base die Bedürfnisse der meisten Unternehmen erfüllen kann. Sie bietet einen kostengünstigen Open-Source-Ansatz, der Ihnen die volle Kontrolle über Ihre Daten zu einem Preis gibt, der niedriger ist als bei den meisten anderen Tools.

Gleichzeitig erhalten Sie aber auch Zugriff auf unzählige Funktionen zur Erstellung erstklassiger Dokumentationen, wie z. B. Live-Suchvorschläge und detaillierte Analysen. Sie erhalten auch Zugriff auf das gesamte WordPress-Ökosystem, wenn Sie noch mehr Flexibilität wünschen.

Um mehr zu erfahren und loszulegen, besuchen Sie die Produktseite der Heroic Knowledge Base.

Erwähnte Ressourcen:

1. Ausmed-Website ↩︎