7 besten CMS für Dokumentation, Wissensdatenbank (Expertenauswahl)

CMS für Dokumentation? Eine absolut fantastische Wahl!

Menschen vermeiden es bereits, Dokumentationen zu erstellen oder Zeit mit deren Verwaltung zu verbringen¹. Warum also komplizierte Optionen wählen, die es noch schlimmer machen? (Ich schaue dich an – benutzerdefinierte entwickelte Systeme 👀)

Im Vergleich zu selbst entwickelten Dokumentensystemen oder SaaS-Plattformen ist ein CMS (Content Management System) einfach zu bedienen, liefert die gleichen Ergebnisse in kürzerer Zeit und ist sehr erschwinglich.

Und im Jahr 2026 haben Sie viele CMS-Optionen zur Auswahl für Dokumentation, Wissensdatenbank, Self-Service-Portal (oder wie auch immer Sie es nennen).

In diesem Leitfaden habe ich die 7 besten CMS für Online-Dokumentation aufgelistet, die Ihnen den gewünschten Vorsprung verschaffen.

Los geht's!

Was ist ein Content Management System (CMS)?

Ein Content-Management-System (CMS) ist eine Softwareanwendung, die es Benutzern ermöglicht, digitale Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten, normalerweise mit dem Fokus auf die Erstellung von Websites – ohne dass Programmier- oder Entwicklungskenntnisse erforderlich sind.

CMS eignet sich hervorragend für kleine bis große Websites. Tatsächlich werden 61,9 %² aller Websites im Internet mit einer Form von CMS erstellt.

Was macht das beste CMS für Dokumentation aus?

CMS-Software oder -Plattformen vereinfachen die Erstellung und Verwaltung von Webinhalten in einer codefreien Umgebung, die jeder nutzen kann.

Obwohl eine Software, die mir gefällt, nicht unbedingt das sein muss, was Sie wollen.

Entwickler bevorzugen beispielsweise oft einen Markdown-Editor gegenüber einem WYSIWYG-Editor (What You See Is What You Get) oder einem ausgefallenen Drag-and-Drop-Editor. Geschäftsinhaber mögen vielleicht auch nicht das Aussehen eines Dokumentationssystems, das mit einem einfachen Theme erstellt wurde.

Daher habe ich unter Berücksichtigung dessen in der letzten Woche viele CMS-Software getestet, und hier sind die gängigen Funktionen, auf die ich geachtet habe:

1. Ease of content creation and editing: If the one thing that is the best about CMSs that you would ask me — is its ability to effortlessly create and edit content. There are thousands of possibilities such as:
   • Enthält beliebte Editoren wie WYSIWYG, Markdown oder Drag-and-Drop-Seitenersteller.
   • Fast jeder CMS-Editor erleichtert das Hinzufügen gängiger Web-Elemente wie Überschriften, Absätze, Bilder, Videos, Zitate, Code, Listen, Tabellen, Hyperlinks usw. Dies wird in technischen Dokumentationen häufig verwendet, um den Inhalt richtig zu formatieren und ihn für die Leser leichter verständlich zu machen.
   • Möglichkeit, einfach auf Webseiten zuzugreifen.
2. Powerful search, organized structure and navigation: Documentation used by every team (development, support, marketing, or HR), and you can imagine how horrible the system would be without any structure or navigation options. Here are a few things that make the documentation easier to explore:
   • Sofortige Suche mit Autovervollständigungsvorschlägen
   • Hierarchische Organisation (Kategorien, Unterkategorien, verschachtelte Menüs)
   • Breadcrumbs, Suchfilter und dynamische Inhaltsverzeichnisse.
3. Anpassung und Branding: Einer der Hauptgründe, warum CMS vermieden wird, ist seine mangelnde Anpassungsfähigkeit, aber wir sind im Jahr 2026, und die meisten Dokumentations-CMS sind leistungsfähig genug, um Ihnen zu ermöglichen, jeden Winkel und jede Ecke Ihrer Dokumentation anzupassen.
4. Benutzerrollen und Zugriff: Wenn wir uns das Dokumentenverwaltungssystem ansehen, sind viele Benutzer an der Erstellung von Inhalten, der Verwaltung und Verbesserung des Systems sowie an Endlesern beteiligt. Sie benötigen ein rollen- und zugriffsbasiertes System, das Ihnen helfen kann, die Geheimnisse Ihrer Organisation zu schützen und den Betrieb reibungslos zu gestalten. CMS wie WordPress verfügen über vordefinierte Rollen wie Redakteur, Autor, Abonnent oder Administrator, die Sie je nach Bedarf weiter anpassen können.
5. Code-Snippet: In der Dokumentation einer Software-API müssen Entwickler oft Code-Snippets als Beispiele einfügen, um technische Konzepte besser zu erklären. Ein vordefinierter Block für Code wäre nicht sehr aufwendig.
6. Versionierung und Archivierung: Oft in der Software-Dokumentation benötigt, um Unterstützung für ältere Softwareversionen bereitzustellen, hauptsächlich weil eine beträchtliche Anzahl von Benutzern möglicherweise nicht die Systemanforderungen erfüllen kann.
7. Integrationsfähigkeiten: Dokumentation wird oft mit Ticketsystemen, Live-Chats, Analyseplattformen oder GitHub kombiniert. Sie benötigen einfacheren Zugriff zur Integration mit solchen Plattformen.
8. Analysen, Berichte und Feedback: Die meisten Marken haben Schwierigkeiten, ihre Dokumentation aufgrund mangelnder Daten und Feedbacks auf dem neuesten Stand zu halten. Ein auf WordPress und Heroic Knowledge Base aufgebautes Dokumentationssystem bietet Ihnen eine integrierte Möglichkeit, wichtige Kennzahlen zu verfolgen und Benutzerfeedback zu sammeln. Dies gibt Ihnen regelmäßige Einblicke in die Qualität und Nützlichkeit Ihrer Inhalte.
9. Skalierbarkeit und Erschwinglichkeit: CMS sind einfach zu skalieren und sehr erschwinglich, oft müssen Sie nur für die zusätzliche Hosting-Nutzung bezahlen.

7 beste CMS für Dokumentation im Jahr 2026

Egal, ob Sie ein CMS für technische Dokumentation, API-Dokumentation, interne Dokumentation oder für Support-Leitfäden suchen. Jede der hier aufgeführten Software bietet Ihnen die notwendigen Funktionen.

Manche sind einfach zu bedienen, andere sind etwas komplizierter, aber probieren Sie 2-3 der hier aufgeführten Tools aus, um die beste Option für Ihre Bedürfnisse zu wählen.

1. WordPress + Heroic Knowledge Base

Heroic Knowledge Base ist ein sehr einfaches und unkompliziertes Plugin für WordPress (WordPress ist ein Content-Management-System, das über 43 %³ aller Websites antreibt).

Heroic KB ist eine sehr zuverlässige und bewährte Lösung (mit über 30.000 Kunden) zur Erstellung und Verwaltung jeder Art von Dokumentation.

Heroic KB ist eine No-Code-Lösung. Das bedeutet, Sie müssen keine Programmiersprache kennen. Wählen Sie einfach aus den verfügbaren Optionen oder aktivieren Sie Kontrollkästchen, um Änderungen an Ihrer Dokumentation vorzunehmen.

Aber das bedeutet nicht, dass Sie sie nicht mit zusätzlichen codierten Funktionen erweitern können. WordPress gibt Ihnen die Freiheit, zu codieren und zu verwenden, was Sie möchten.

Mit WordPress und Heroic KB ist vieles möglich. Dazu gehören:

• Nutzen Sie es als Headless CMS
• Erstellen Sie interne Dokumentationen mit Benutzerbeschränkungen und Rollenmanagementfunktion
• Sammeln Sie Daten oder Feedback aus Ihrer Dokumentation
• Wandeln Sie Ihre Website mit zusätzlichen Plugins in eine mobile App oder einen Online-Shop um
• Mehrsprachige Unterstützung
• Erweiterte Suchfunktion
• Vorlagen und benutzerdefinierte Blöcke

Die Möglichkeiten sind endlos.

WordPress ist eine kostenlose Open-Source-CMS-Software, während Heroic KB ein Premium-Plugin ist. Der Essential-Plan beginnt bei 67,50 $/Jahr und beinhaltet alle notwendigen Funktionen.

Wir haben mehrere Tutorials zur Erstellung von Dokumentationen mit Heroic KB. Schauen Sie sich diese an:

1. Wie man technische Dokumentationen erstellt und schreibt
2. Leitfaden für Anfänger zur internen Dokumentation

2. MkDocs

MkDocs kann ein großartiges kostenloses CMS-System für Ihre Dokumentation sein.

Insbesondere entwicklerbezogene Dokumentationen (technische Dokumentation, API-Dokumentation und Software-Dokumentation), bei denen Softwareentwickler zur Erstellung der Dokumentation hinzugezogen werden müssen.

MkDocs ist ein kostenlos nutzbarer statischer Website-Generator, der nur wenig technisches Wissen erfordert, um loszulegen.

Die Dinge werden einfacher, sobald Sie MkDocs eingerichtet haben. Nach der Einrichtung müssen Sie nur noch die Markdown-Sprache kennen, um Seiten zu erstellen und zu bearbeiten (was in 10-15 Minuten erlernt werden kann).

Sie können Ihre MkDocs-Website vollständig selbst hosten oder GitHub Pages nutzen, um Ihre Inhalte und Ihren Code zu hosten und zu verwalten.

Mit GitHub Pages wird die Verwaltung von Dokumentationen etwas einfacher, da Ihre Kundensupport-Teammitglieder mit wenig Anleitung auch neue Seiten erstellen oder bestehende bearbeiten können.

Ihre eigene Website (MkDocs.org) ist ein großartiges Beispiel dafür, wie dies funktioniert. Ihre Domain dient als Frontend für Benutzer und GitHub als Backend für Entwickler zur Verwaltung von Inhalten.

Standardmäßig bietet MkDocs wichtige Funktionen, die mit Plugins weiter verbessert werden können:

• Markdown-Unterstützung
• Integrierte Themes oder benutzerdefinierte Drittanbieter-Themes
• Inhaltsverzeichnis
• Ajax-Live-Suchfunktion
• Versionskontrolle
• Weiterleitungssteuerung
• RSS-Generator

3. MediaWiki

Sind Sie ein Fan von Wikipedia? Möchten Sie eine ähnliche Dokumentationswebsite erstellen?

Suchen Sie nicht weiter!

MediaWiki ist die Lösung für Sie. Es betreibt Wikipedia und ist kostenlose und Open-Source-Wiki-Software.

Im Laufe der Jahre hat es sich zu einem sehr zuverlässigen und einfach zu bedienenden CMS für die Erstellung von Dokumentationen, Wissensdatenbanken oder Self-Help-Portalen entwickelt.

Ähnlich wie bei der WordPress-Installation kann MediaWiki in wenigen Minuten mit jedem cPanel-basierten Hosting installiert werden.

Von jedem cPanel-basierten Hosting > Softaculous Apps Installer > Install MediaWiki.

Funktionen? Erwarten Sie alles, was Sie brauchen, um ein richtiges Wiki oder eine Dokumentation zu erstellen:

• Kollaboratives Bearbeiten
• WYSIWYG- und benutzerdefinierte Wiki-Markup-Unterstützung zum Erstellen und Gestalten von Seiten
• Suchfunktion
• Erweitertes Verlinkungssystem für einfache Querverweise
• Zusätzliche Erweiterungen und Skins
• API- und Bot-Unterstützung
• Mehrsprachige Unterstützung
• Dedizierter Diskussionsbereich für jede Seite

Es ist ein wirklich gutes Dokumentations-CMS, besonders für gemeinnützige Organisationen, bei denen jeder leicht beitragen kann.

4. GitHub Wikis

Haben Sie nicht viel zu dokumentieren? Nutzen Sie bereits GitHub, um Ihr Projekt zu hosten?

Dann bietet GitHub eine integrierte Funktion (genannt GitHub Wikis), um Dokumentationen zu erstellen. Dies ist gut genug, um Anleitungen wie App-Installations-/Einrichtungsprozesse, Anforderungen und andere wichtige Dinge zu teilen.

Ähnlich wie MkDocs können Sie mit GitHub Wikis die Markdown-Sprache verwenden, um Ihre Wiki-Inhalte zu formatieren.

Weitere nennenswerte Funktionen sind:

• Versionskontrolle, einschließlich Verlauf & Revisionsverfolgung
• Seitenleistennavigation für einfachen Zugriff auf wichtige Seiten
• Benutzerbeschränkungsfunktionen für öffentliche oder private Repositories
• Grundlegende Suchfunktion
• Automatisch generierte Inhaltsverzeichnisse

Die Wiki-Funktion von GitHub ist gut! Sie müssen nicht einmal für Hosting und Domainnamen bezahlen.

Es funktioniert gut für kleine persönliche Projekte, aber für jede Produktdokumentation (oder wenn Sie Dokumentation zur Kundenunterstützung erstellen) benötigen Sie eine bessere Lösung. Wie Heroic KB oder MkDocs.

Mit anderen hier aufgeführten CMS-Lösungen haben Sie viel bessere Kontrolle über Anpassung, erweiterte Suche, Berichterstattung, Benutzerzugriff und Funktions-Upgrades.

5. HubSpot Knowledge Base

HubSpot ist ein beliebter Softwareanbieter für die Erstellung von Websites, die Verwaltung von Kunden, Marketing oder die Bereitstellung von Support.

Sie sind bekannt für ihre erstklassige CRM-Software (Content Relationship Management) und haben in den letzten Jahren ihre Fähigkeiten im Website-Builder (CMS-Fähigkeiten) stetig verbessert.

Sie können mit ihrem Service Hub-Plan eine Wissensdatenbank oder Dokumentation erstellen. Und Inhalte mit einem einfach zu bedienenden CMS verwalten und analysieren und sie mit ihrer Premium-Software-Suite weiter verbessern.

Hauptmerkmale:

• Einfach zu bedienender Drag-and-Drop-Visual-Builder zum Erstellen von Layouts oder Designs jeder Art
• Erstellen Sie ansprechend aussehende Anleitungen mit dem WYSIWYG-Editor
• Integriertes Analyse- und Berichtssystem
• Integrierte SEO-Tools
• Mehrsprachige Unterstützung
• Vorlagen
• KI-gestützte Empfehlungen
• Zugriffskontrolle zur Erstellung öffentlicher oder privater Dokumentationen

Die Preispläne von HubSpot sind etwas unübersichtlich, aber ihr Support-Team hilft Ihnen sicher bei der Auswahl des richtigen Plans.

Um die Wissensdatenbank (Dokumentation) CMS-Funktion zu nutzen, müssen Sie den Service Hub Professional Plan wählen. Dieser kostet 90 $/Monat/Benutzer.

Mit diesem Plan erhalten Sie auch viele weitere zusätzliche Tools, um einen besseren Kundensupport anzubieten.

Einschließlich Tools wie:

• Terminplanung
• Live-Chat
• Ticket-Automatisierung
• HubSpot-Zahlungen
• Gesprächsweiterleitung
• Helpdesk
• Kundenportal

6. Webflow

Webflow hat sich als CMS in den letzten Jahren aufgrund seiner riesigen Vorlagenbibliothek, guten Leistung, Benutzerfreundlichkeit und anderer Funktionen zu einem beliebten Werkzeug entwickelt.

Mit den neuesten Updates erhalten Sie integrierte Analysen, A/B-Testfunktionen und Bausteine, um Landingpages schneller zu erstellen.

Hauptfunktionen, einschließlich:

• Kostenlose und Premium-Vorlagen für Dokumentationswebsites
• Visueller Website-Builder mit Code-Bearbeitungsfunktionen
• Konvertieren Sie Ihr Figma-Design in eine Webflow-Website
• Kostenlose und kostenpflichtige Hosting-Pläne
• E-Commerce-Funktionen
• Mehrsprachige Funktionen, um alle Arten von Kunden zu bedienen
• Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, indem Sie integrierte Funktionen wie rollenbasierte Zugriffssteuerung, Editor-Modus und Arbeitsbereiche nutzen.

Wenn Sie Webflow wirklich erleben möchten und anständigen Traffic haben, benötigen Sie mindestens einen CMS-Plan, der bei 23 $/Monat beginnt.

Was im Vergleich zum Self-Hosting Ihrer Dokumentation mit einem CMS wie WordPress recht teuer sein kann.

Andernfalls.

Webflow ist ein gutes CMS zum Hosten von Dokumentationen, sehr flexibel für Entwickler, Designer, Agenturen, Freiberufler und Blogger.

7. Notion + Engine.so

Wenn Sie bereits Notion verwenden, könnte Engine.so die Lösung für Ihre Dokumentation sein.

Mit Engine.so können Sie Notion-Inhalte auf Ihrer eigenen Domain veröffentlichen. Notion als CMS für Ihre Dokumentation verwenden.

Hauptfunktionen von Notion + Engine.so:

• Gut aussehendes Layout out of the box
• Einfach einzurichten im Vergleich zu einigen anderen Tools wie MkDocs, MediaWiki
• Gute Styling-Optionen mit Markdown-Unterstützung (volle Kontrolle über die Bearbeitung von Seiten mit Notion-Blöcken)
• SEO-Optimierungen
• Nutzen Sie die Funktionen von Notion zur Zusammenarbeit mit dem Team bei der Bearbeitung und Erstellung von Dokumenten
• Seitenleisten-Navigation und erweiterte Suchfunktion
• Analysen und Einblicke
• Andere Integrationen, um ein Ticketsystem zu erstellen, eine Chatbox oder mehrsprachige Dokumentationen zu erstellen.

Notions kostenloser Plan sollte für den Anfang gut genug sein, und je nach Ihren Bedürfnissen können Sie ihn weiter aufrüsten.

Engine.so ist eine reine Premium-Lösung ab 19 $/Monat pro Website. Es wird jedoch Engine.so Branding enthalten (keine wirklich gute Marketingstrategie 🙂), wenn Sie das nicht möchten, müssen Sie einen Business-Plan wählen, der Sie 49 $/Monat pro Website kostet.

Abgesehen von allem, wenn Sie bereits ein Fan von Notion sind oder es für Ihr Unternehmen nutzen, kann dies eine gute Option für Sie sein!

Abschließende Gedanken

Wir haben versucht, eine Vielzahl von CMS-Optionen für die Erstellung von Dokumentationen anzubieten.

Zum Beispiel:

1. Heroic Knowledge Base, GitHub Wikis und Notion + Engine.so funktionieren mit Ihrer bestehenden Einrichtung (wenn Sie bereits Basistools verwenden).
2. MkDocs und MediaWiki sind etwas knifflig einzurichten und erfordern Entwicklerunterstützung.
3. Webflow und HubSpot können einfach einzurichten sein, Sie müssen sich keine Gedanken über Hosting oder Codierung machen, aber es wird Sie auf lange Sicht viel kosten.

Wir empfehlen dringend, die Heroic KB und WordPress-Kombination auszuprobieren, da sie gleichzeitig eine Fülle von Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, weitere Funktionserweiterungen und Kosteneffizienz bietet.

Unabhängig davon, für welche CMS-Lösung Sie sich aus dieser Liste entscheiden, erhalten Sie alle notwendigen Funktionen, um eine großartige Dokumentationswebsite zu erstellen.

Lassen Sie uns wissen, welches CMS Sie verwenden oder am meisten mögen, indem Sie unten kommentieren 👇.

In diesem Leitfaden erwähnte Ressourcen

1. Reddit-Thread über mangelnde Dokumentation ↩︎
2. Nutzungsstatistiken und Marktanteile von Content-Management-Systemen von w3techs ↩︎
3. Über WordPress und seine Nutzungsstatistiken ↩︎