Comment créer un manuel de formation – Un guide complet

Quand je pense aux manuels d'employés ou aux manuels de formation, je pense souvent – aimant à poussière.

Désolé de le dire, mais il faut le dire.

Le concept traditionnel de ceux-ci ne m'inspire pas à lire.

Cela dit, il est certain que l'ignorance (ou le manque de connaissances) mène certainement à de mauvaises performances et à de mauvaises décisions dans la carrière d'une personne.

Et pour aller plus loin et promouvoir les avantages, le contenu d'un manuel de formation d'entreprise (s'il est bien communiqué) peut être essentiel pour catalyser les succès des employés.

Une sorte de guide mutuellement bénéfique des meilleures pratiques, renforçant la culture d'entreprise et éliminant l'obstacle de l'ambiguïté opérationnelle.

Avec tous les membres de l'équipe sur la même longueur d'onde, il y a très peu de choses qui peuvent briser leurs efforts unifiés. Maintenant, des campagnes montagneuses qui auraient autrement été des défis ardus, deviennent des taupinières relatives en comparaison. 

Et tout cela grâce à un chœur collaboratif parfaitement exécuté – coordonné par une seule feuille d'hymne (alias. Le manuel de formation de l'entreprise).

Un acte de classe en soi et digne (par la validation de l'amélioration des performances des employés) de l'investissement nécessaire pour bien faire les choses.

Mais la question demeure…

…à l'ère de la surcharge SaaS (et du choix pléthorique de solutions technologiques), quelle est la meilleure façon de publier un manuel de formation pour vos employés ?

Une longue liste de possibilités est sans aucun doute, mais peut-être seulement quelques bonnes correspondances.

Quelle que soit la voie que vous choisissez, il serait payant de prendre note de quelques avancées clés de pointe pour obtenir un retour sur investissement de votre projet de manuel de formation :

• En ligne et téléchargeable
• Facilement modifiable
• Interactivement numérique
• Compatible avec les appareils
• Commentaires des utilisateurs

Les fonctionnalités ci-dessus, lorsqu'elles sont intégrées à la diffusion de votre manuel de formation numérique, peuvent servir à améliorer son efficacité pour accroître les performances organisationnelles.

Mais comment mettriez-vous exactement l'un de ceux-ci en place ?

La réponse technologique éclairée dans l'économie d'aujourd'hui serait un système de gestion de contenu (CMS).

Pourquoi ?

Un CMS coche toutes les cases ci-dessus...

...de plus, ils sont faciles à prendre en main pour le développeur comme pour l'utilisateur (lecteur, dans ce cas).

• aucun code nécessaire
• courbe d'apprentissage nulle
• robuste dans la gestion
• intuitif à naviguer 

...et dans l'exemple de WordPress, le CMS leader du marché, il est même gratuit à utiliser car il est open source.

Cependant, en allant plus loin avec WordPress, si vous connaissez un peu le code – les possibilités de personnalisation et d'intégration sont infinies.

Donc, dans l'ensemble, avec tous ces points positifs – il est difficile de trouver des raisons pour lesquelles WordPress CMS ne serait pas le partenaire numérique idéal pour votre projet de manuel de formation.

Et maintenant, sans plus tarder, nous vous présentons le guide HeroThemes pour la publication d'un manuel de formation à l'aide de WordPress.

Qu'est-ce qu'un manuel de formation en ligne ?

Un manuel de formation en ligne est un manuel de formation numérique, publié sur Internet soit dans le cadre d'un site Web existant, soit sur sa propre URL dédiée.

Le but du document est de servir de texte de référence pour soutenir le développement et la croissance des employés dans leurs rôles au sein de l'entreprise.

Par exemple, vous pouvez créer un référentiel de recherche UX pour former de nouveaux concepteurs ou pour créer un guide de style de marque.

Un manuel de formation en ligne peut être rédigé par un seul auteur, ou par plusieurs – tous en même temps.

À mesure que l'organisation parente grandit et évolue, toute la documentation de formation et de développement devrait également évoluer pour rester alignée sur la stratégie.

Les mises à jour et les actualisations doivent être itératives, traçables avec des ressources humaines nommées responsables de chaque contribution ou modification.

Avantages de la publication d'un manuel de formation en ligne

La rédaction et la publication sont des processus qui demandent beaucoup de travail.

Beaucoup d'efforts sont nécessaires pour lancer un document de la taille d'un manuel de formation.

Même ainsi, une fois produit, ce qui devient plus laborieux, c'est de maintenir votre documentation à jour avec les dernières révisions nécessaires.

Pensez simplement au scénario d'avoir une économie dispersée de copies papier obsolètes et statiques et de vouloir maintenant remplacer ces textes par la nouvelle révision améliorée.

Comment localisez-vous, résiliez-vous et remplacez-vous toutes les anciennes versions en circulation par l'édition du « nouvel argent » ?

Exactement. Je ne supportais pas de penser à un tel désordre non plus.

De telles situations appellent une approche dynamique.

La solution idéale pour résoudre un tel problème ?

Mettre votre manuel de formation en ligne.

L'approche plus intelligente, plus légère et renouvelable pour publier le manuel de formation de votre entreprise.

Voici une liste d'autres avantages à garder à l'esprit pour la numérisation du manuel de formation de votre entreprise :

Gestion de contenu + courbe d'apprentissage courte : les systèmes de gestion de contenu ont été inventés pour supporter avec compétence la charge de projets d'édition numérique intensifs. Ils sont parfaits pour votre manuel de formation en ligne. 

Parmi tous les programmes de CMS, la plateforme leader – WordPress – offre toutes les fonctionnalités de base ainsi qu'une interface éditoriale intuitive pour que les auteurs se sentent immédiatement à l'aise.

Accès : vos supports de formation sont hébergés dans un environnement de hub numérique avec une disponibilité 24h/24 et 7j/7. Les auteurs et les utilisateurs peuvent accéder à la dernière version des supports de formation sans restriction.

De plus, conçu selon les normes et en respectant les normes d'accessibilité numérique, votre manuel de formation en ligne supprimera les barrières précédemment imposées par les versions papier, comme, par exemple, la taille de la police.

Collaboration native : les systèmes de gestion de contenu (CMS) sont par nature des environnements numériques collaboratifs. Capables d'accueillir des équipes de rédaction à distance (et entièrement évolutifs, comme dans le cas du CMS WordPress).

Si votre projet nécessite un accès basé sur des autorisations, un CMS comme WordPress est un choix idéal avec une gestion des accès utilisateurs hautement configurable.

Sortie multimédia : avec un manuel de formation numérique, vous disposez d'une multitude de formats médiatiques. Audio, vidéo, image, texte...

...avec une variété de types de fichiers et de méthodes d'intégration et de présentation du contenu, votre expérience utilisateur est désormais capable d'engager avec succès tous les types d'utilisateurs, de A à Z.

Interactif : la formation est un dialogue. Sans retour d'information, elle est morte. C'est l'un des principaux inconvénients de la publication d'un manuel de formation statique et imprimé.

Avec le numérique, cependant, vous n'avez tout simplement pas de telles limitations. La technologie numérique a été inventée pour enrichir nos options de travail pratiques. Et dans le cas de la publication de documents de formation, il existe d'innombrables techniques pour recueillir des réponses utiles de votre public.

Analytique : pour les éditeurs, « voir » l'expérience utilisateur présente un réel avantage pour atteindre l'objectif de fournir une ressource d'information vraiment efficace. 

L'identification des besoins non satisfaits offre de nombreuses opportunités de révisions opportunes et validées.

Fonctionnalités courantes d'un logiciel de manuel de formation en ligne

Il est donc clair qu'un manuel de formation numérique présente de nombreux avantages stratégiques distincts par rapport à son équivalent papier.

Mais en y pensant de manière plus pratique.

Quelles fonctionnalités et capacités exactes pouvez-vous raisonnablement attendre de votre logiciel de manuel de formation en ligne ?

Voici un résumé pour votre considération :

Éditeur de texte et mise en forme : en tant que document de formation et de développement formel, vous voudrez probablement utiliser pleinement les dernières fonctions de l'éditeur de texte.

Une mise en forme bien structurée, comme des titres stylisés, par exemple, peut être facilement réalisée via un éditeur WYSIWYG convivial.

Visionneuse en ligne ou conversion PDF : l'option classique « manger sur place » ou « à emporter » est fondamentale pour la consommation de contenu en ligne. Surtout avec des projets de littérature d'entreprise internes comme un document de formation, une approche numérique d'abord ne doit pas négliger ceux qui préfèrent une lecture physique.

La conversion PDF est un jeu d'enfant avec la plupart des plateformes CMS, certainement avec WordPress. Avec la possibilité d'imprimer des pages individuelles en PDF ou des documents entiers, un CMS facilite grandement le passage entre les supports de publication virtuels et physiques.

Intégration d'images, de vidéos et d'audio : les ressources multimédias intégrées élèvent les documents de formation à un autre niveau. Imaginez – les délégués n'ont plus à attendre un séminaire ou un atelier pour recevoir une formation pratique de votre corps professoral.

Contrôle de version : la collaboration est excellente, mais elle entraîne aussi des complexités. Si elle n'est pas gérée correctement, cela peut rendre l'expérience assez contre-productive. 

Avec une solution CMS collaborative comme WordPress, il est facile de voir exactement « qui a fait quoi, quand... » et d'éviter de confondre la dernière édition avec une précédente.

Traduction linguistique : vous avez une main-d'œuvre internationale répartie ? Alors, clairement, vous ne rêveriez que d'un manuel de formation numérique.

Mais en plus de cela, vous avez besoin d'une plateforme capable de répliquer votre manuel dans d'autres langues avec précision et sans effort. WordPress CMS, par exemple, est l'allié parfait de la diplomatie multilingue numérique.

Évaluations et commentaires : une boucle de rétroaction fermée avec vote positif et messagerie pour faciliter l'attribution de scores par les utilisateurs, indiquant l'utilité du contenu. 

Cela fournit des commentaires centrés sur l'utilisateur pour améliorer le plan d'amélioration du contenu de votre manuel. 

Adapté aux mobiles et tablettes : une approche mobile d'abord. Cela garantit une commodité optimale pour les utilisateurs accédant au manuel. Quel que soit l'appareil utilisé, le même niveau d'excellence dans la présentation doit être attendu.

Conception de la mise en page d'un manuel de formation en ligne

La conception et la mise en page sont le complément parfait d'un contenu de qualité.

Ils aident l'utilisateur en matière d'utilisabilité. 

Saisir le contenu de la page de la manière la plus efficace.

Recevoir le maximum de valeur, avec le minimum d'effort.

C'est la récompense de la mise en œuvre d'une conception et d'une disposition bien architecturées.

Mais quelles fonctionnalités spécifiques votre manuel de formation en ligne pourrait-il comporter ?

Voici quelques suggestions :

Table des matières : un aperçu complet du contenu. Une liste séquentielle avec le(s) numéro(s) de page – chaque élément est lié à une ancre – rendant votre document hautement indexable pour faciliter la recherche et la découverte.

Flottante, statique, extensible – quelle que soit la présentation des tables des matières qui convient, il existe des moyens flexibles d'atteindre l'objectif final.

Organisation hiérarchique du contenu : contenu présenté dans une succession faisant autorité qui reflète la classification cognitive et l'ordonnancement des sujets par l'utilisateur.

Par exemple, le CMS WordPress possède un système natif d'organisation du contenu de catégories (relation parent/enfant) par rapport aux tags (frères et sœurs).

Navigation sans friction : liens indicatifs, indices et invites guidant les utilisateurs à travers une progression logique de l'interaction avec le contenu.

Les fil d'Ariane, les barres de navigation et les liens de la barre latérale facilitent les difficultés de l'expérience utilisateur.

Pages modèles : rationaliser la production et façonner de manière optimale chaque type de page en fonction de sa fonction.

Modèles prêts à l'emploi avec une ingénierie administrative pour rendre le processus de création encore plus économique.

Indicateur de progression : motivez les utilisateurs avec l'anticipation de l'achèvement à chaque étape de la lecture du manuel en fournissant un indicateur de progression.

Basé sur le nombre de pages ou le pourcentage de pages terminées, un indicateur de progression est connu pour stimuler l'engagement du contenu.

Exemple de manuel de formation en ligne

Êtes-vous prêt à jeter un coup d'œil à un exemple EN DIRECT de l'un de ces manuels de formation en ligne ?

Aujourd'hui, nous partageons le cas du guide de formation utilisateur du logiciel MagAlign Pro.

Pour un peu de contexte, MagAlign est un logiciel médical utilisé par les chercheurs pour générer des paires de séquences de molécules protéiques dans une représentation graphique.

Dit simplement, c'est une simulation pour explorer théoriquement les possibilités d'interaction des protéines entre elles dans une situation réelle.

Un produit très technique.

Mais malgré toutes ses complexités, cela ne nous empêchera pas d'examiner son manuel de formation et d'en tirer des points d'apprentissage transférables pour votre projet.

Alors, évaluons le manuel de formation en ligne de MegAlign Pro, en sélectionnant quelques points saillants notables :

Table des matières indexable

Le manuel propose une table des matières flottante pratique dans la barre latérale gauche, présentant des liens de saut faciles d'accès qui amènent l'utilisateur sur le sujet souhaité – instantanément.

Médias intégrables

Ci-dessus, un exemple de vidéo intégrée dans une page. Dans ce cas, le média riche est utilisé comme tutoriel « Démarrage rapide » guidant l'utilisateur à travers ses premières étapes en accompagnement du texte écrit.

Télécharger le PDF

Au bas de la table des matières à gauche (ci-dessus) se trouve un bouton « Télécharger en PDF ». Cela offre un moyen rapide et facile pour les utilisateurs de retirer de la valeur de la session de visualisation web et d'étendre leur expérience au-delà d'être en ligne.

Pages imprimables ou document entier

Certains utilisateurs préfèrent toujours une copie papier. Et en fait, à des fins d'étude, les notes imprimées sont toujours et seront peut-être toujours l'outil le plus efficace.

Dans les cas où une version imprimée est préférée, ce bouton d'impression (en haut à droite de l'image ci-dessus) déclenchera l'imprimante réseau de l'utilisateur pour convertir le manuel numérique en une copie papier.

Boutons Suivant / Précédent

Les pages sont liées les unes aux autres dans l'ordre, guidant les utilisateurs de couverture en couverture à travers le document.

Cela aide les utilisateurs à rester concentrés sur l'histoire du récit de formation.

Recherche

Une barre de recherche est un élément essentiel. L'exemple ci-dessus donne à la fonction de recherche une place prépondérante dans l'en-tête de chaque page.

Cela aide les utilisateurs à trouver ou à découvrir des ressources pertinentes en fonction de leurs requêtes.

Commentaires

Un appel à l'action simple et courtois encourageant les utilisateurs à « contacter » l'équipe de support se trouve en bas de chaque page.

Les manuels de formation sont des occasions pour les organisations d'engager les utilisateurs dans des conversations fructueuses sur le sujet.

Les mécanismes de retour d'information comme cette fonctionnalité « contacter DNASTAR » servent à combler les écarts entre le matériel de formation et les besoins de l'utilisateur.

Créer un manuel de formation en ligne avec WordPress

Alors, qu'en dites-vous... êtes-vous prêt à créer votre propre manuel de formation en ligne ?

Eh bien, voici le tuyau pour en produire un comme celui que vous avez vu ci-dessus... et plus encore.

Et avant que vous ne demandiez, non, vous n'avez pas besoin d'être un développeur web ni d'en engager un. C'est une solution exclusivement sans code. 

Mais sans code ne signifie pas forcément low-tech. 

En fait, avec WordPress, vous bénéficiez du meilleur constructeur de sites de l'industrie en ligne ainsi que de l'écosystème de plugins et d'extensions de développeurs tiers le plus diversifié parmi tous les CMS.

Le fait que plus de 40 % de tous les sites web fassent confiance aux capacités de gestion de contenu de WordPress devrait être suffisamment convaincant.

Cela étant dit, ne serait-il pas formidable d'avoir un guide étape par étape sur la façon de procéder ?

Voici le programme :

1. Organisation et catégorisation des pages et des fichiers
2. Recherche, vote, commentaires et analyses
3. Foire aux questions
4. Helpdesk pour la gestion des demandes via tickets
5. Index de la page de table des matières
6. Bibliothèque de termes du glossaire
7. Imprimer mon blog pour l'impression en 1 clic de l'ensemble du document 

Organisation et catégorisation des pages et des fichiers : installez une présentation complète d'un hub de page d'accueil avec des liens vers chacun des chapitres du manuel de formation, complétée par des descriptions et des icônes pour une reconnaissance facile du contenu. Un widget de barre latérale droite avec des articles populaires aide les utilisateurs à voir ce qui est actuel chez leurs pairs.

Utilisez le plugin Heroic Knowledge Base pour configurer instantanément un menu de page d'accueil bien thématique afin de lancer votre manuel de formation en ligne.

Recherche, vote, commentaires et analyses : obtenez une nouvelle perspective basée sur l'utilisateur avec chaque nouvelle cohorte d'intégrations de personnel grâce à des formulaires de vote et de commentaires sur les pages d'articles. De plus, dirigez l'utilisateur directement vers la réponse qu'il recherchait dès la première fois – grâce à une fonction de recherche EN DIRECT d'une précision redoutable. Enfin, les analyses d'utilisateurs offrent de profondes opportunités d'apprentissage pour l'amélioration.

Utilisez le plugin Heroic Knowledge Base pour ajouter des outils d'engagement intelligents pour les commentaires et les informations d'enquête.

Foire aux questions : construisez des blocs d'accordéon FAQ avec des portions de contenu réutilisables pour fournir facilement à votre manuel de formation des pointeurs conviviaux pour les débutants.

Utilisez le plugin Heroic FAQs pour intégrer de manière transparente le contenu des FAQ dans les pages de votre manuel.

Heroic Inbox pour gérer les demandes par tickets : traitez les demandes des utilisateurs et maintenez des taux de réponse record en intégrant votre boîte de réception d'e-mails de support dans le tableau de bord d'administration WordPress. Pas besoin de faire des allers-retours entre les onglets du navigateur avec cette solution de back-office soignée.

Utilisez le plugin Heroic Inbox pour gérer votre compte de messagerie depuis le panneau d'administration WordPress.

Heroic Table of Contents : configurez des tables des matières de navigation faciles sur chaque article de formation. Offrez aux utilisateurs la possibilité de naviguer simplement dans le contenu de l'article.

Utilisez la Table des matières Heroic pour insérer une table des matières automatiquement remplie dans chaque article.

Heroic Glossary : listez les termes les plus importants liés au thème, avec des liens dirigeant les utilisateurs vers la page pertinente.

Utilisez le plugin Heroic Glossary pour configurer une liste de mots techniques et leurs définitions.

Print My Blog : convertissez instantanément les pages de votre manuel de formation en ligne en un fichier PDF. De plus, convertissez l'intégralité du document avec une mise en page et un design personnalisés, ajoutant de la polyvalence à votre document.

Utilisez Print My Blog pour insérer des boutons d'impression vers PDF dans votre manuel de formation en ligne.

Conclusion

Un manuel de formation en ligne va au-delà d'une simple formalité.

C'est une opportunité de formation et de développement interactive et à valeur ajoutée pour votre organisation afin de réellement stimuler l'amélioration.

L'utilisation de la bonne plateforme numérique peut transformer ce qui était traditionnellement une formalité statique en un moteur dynamique d'amélioration continue des performances de votre personnel.

WordPress, avec tous ses avantages, est bien adapté pour rendre vos processus de documentation de formation plus rationalisés, collaboratifs et 10 fois plus percutants.

Les auteurs comme les utilisateurs sont embarqués pour un voyage captivant avec les derniers contrôles numériques à portée de main.

Dans l'ensemble, en passant à un manuel de formation en ligne, votre organisation est prête pour un solide retour sur investissement.

Pourquoi ne pas faire le premier pas vers la création d'un manuel de formation en ligne à l'aide de WordPress dès aujourd'hui ?