So erstellen Sie ein Schulungshandbuch – Ein umfassender Leitfaden

Wenn ich an Mitarbeiterhandbücher oder Schulungshandbücher denke, denke ich oft – Staubfänger.

Es tut mir leid, es zu sagen, aber es muss gesagt werden.

Das traditionelle Konzept davon inspiriert mich nicht zum Lesen.

Dennoch ist es eine sichere Wette, dass Unwissenheit (oder mangelndes Wissen) sicherlich zu schlechter Leistung und schlechten Entscheidungen in der Karriere einer Person führt.

Und um noch einen Schritt weiter zu gehen und die Vorteile zu fördern, können die Inhalte eines Unternehmensschulungshandbuchs (wenn gut kommuniziert) entscheidend für den Erfolg der Mitarbeiter sein.

Eine Art gegenseitig vorteilhafter Leitfaden für Best Practices, der die Unternehmenskultur stärkt und das Hindernis der operativen Mehrdeutigkeit beseitigt.

Wenn alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind, kann nur sehr wenig ihre gemeinsamen Anstrengungen beeinträchtigen. Jetzt werden bergige Kampagnen, die sonst steile Herausforderungen gewesen wären, im Vergleich zu relativen Maulwurfshügeln. 

Und das alles dank eines perfekt ausgeführten kollaborativen Chors – koordiniert von einem einzigen Gesangbuch (auch bekannt als: Das Corporate Training Manual).

Ein eigenständiger Klassenakt und (durch Validierung der verbesserten Mitarbeiterleistung) die Investition wert, um ihn richtig zu machen.

Aber die Frage bleibt...

...was ist in diesen Tagen der SaaS-Überflutung (und der verwöhnten Auswahl an Technologielösungen) der beste Weg, ein Schulungshandbuch für Ihre Mitarbeiter zu veröffentlichen?

Eine lange Liste von Möglichkeiten ist zweifellos vorhanden, aber vielleicht nur wenige gute Übereinstimmungen.

Was auch immer Ihr gewählter Weg ist, es lohnt sich, einige wichtige Spitzenfortschritte zu beachten, um einen ROI für Ihr Schulungshandbuchprojekt zu erzielen:

• Online und herunterladbar
• Leicht bearbeitbar
• Digital interaktiv
• Gerätekompatibel
• Benutzerfeedback

Die oben genannten Funktionen können, wenn sie in die Bereitstellung Ihres digitalen Schulungshandbuchs integriert werden, dazu dienen, dessen Wirksamkeit bei der Steigerung der organisatorischen Leistung zu verbessern.

Aber wie genau würde man eines davon zusammenstellen?

Die fundierte technologische Antwort in der heutigen Wirtschaft wäre ein Content-Management-System (CMS).

Warum?

Ein CMS erfüllt alle oben genannten Kriterien...

...außerdem sind sie sowohl für den Entwickler als auch für den Benutzer (in diesem Fall den Leser) leicht zu erlernen.

• kein Code erforderlich
• keine Lernkurve
• robust in der Handhabung
• intuitiv zu navigieren 

...und im Beispiel von WordPress, dem marktführenden CMS – es ist sogar kostenlos nutzbar, da es Open Source ist.

Wenn Sie jedoch mit WordPress weiterarbeiten, sind die Anpassungs- und Integrationsmöglichkeiten endlos, wenn Sie nur ein wenig Code kennen.

Alles in allem ist es angesichts all dieser positiven Aspekte schwierig, Gründe zu finden, warum WordPress CMS nicht der perfekte digitale Partner für Ihr Schulungshandbuchprojekt wäre.

Und nun, ohne weitere Verzögerung, präsentieren wir Ihnen den HeroThemes-Leitfaden zur Veröffentlichung eines Schulungshandbuchs mit WordPress.

Was ist ein Online-Schulungshandbuch?

Ein Online-Schulungshandbuch ist ein digitales Schulungshandbuch, das über das Internet entweder als Teil einer bestehenden Website oder unter einer eigenen URL veröffentlicht wird.

Der Zweck des Dokuments ist es, als Referenztext für die Entwicklung und das Wachstum von Mitarbeitern im Rahmen ihrer Unternehmensrollen zu dienen.

Sie können beispielsweise ein UX-Research-Repository erstellen, um neue Designer zu schulen oder einen Marken-Styleguide zu erstellen.

Ein Online-Schulungshandbuch kann entweder von einem einzelnen Autor oder von vielen gleichzeitig verfasst werden.

Mit dem Wachstum und den Veränderungen der übergeordneten Organisation sollten sich auch alle Schulungs- und Entwicklungsdokumentationen weiterentwickeln, um mit der Strategie übereinzustimmen.

Aktualisierungen und Auffrischungen sollten iterativ und nachvollziehbar sein, wobei benannte Mitarbeiter für jeden Beitrag oder jede Bearbeitung verantwortlich sind.

Vorteile der Veröffentlichung eines Online-Schulungshandbuchs

Autorenschaft und Veröffentlichung sind arbeitsintensive Prozesse.

Viel Aufwand steckt darin, ein Dokument von der Größe eines Schulungshandbuchs auf den Weg zu bringen.

Selbst dann, wenn es produziert ist, wird es mühsamer, Ihre Unterlagen mit den neuesten notwendigen Überarbeitungen auf dem neuesten Stand zu halten.

Denken Sie nur an das Szenario, eine verstreute Sammlung veralteter statischer Ausdrucke zu haben und diese Texte nun durch die neue, verbesserte Überarbeitung ersetzen zu wollen.

Wie finden, beenden und ersetzen Sie alle alten Versionen, die mit der „neuen Geld“-Ausgabe im Umlauf sind?

Genau. Ich konnte mir ein solches Durcheinander auch nicht vorstellen.

Solche Situationen erfordern einen dynamischen Ansatz.

Die perfekte Lösung für ein solches Problem?

Ihr Schulungshandbuch online stellen.

Der intelligentere, schlankere und erneuerbare Ansatz für die Veröffentlichung Ihres Schulungshandbuchs.

Hier ist eine Liste weiterer Vorteile, die Sie bei der Digitalisierung Ihres Schulungshandbuchs beachten sollten:

Content-Management + flache Lernkurve: Content-Management-Systeme wurden erfunden, um die Last intensiver digitaler Verlagsprojekte kompetent zu tragen. Sie sind genau das Richtige für Ihr Online-Schulungshandbuch. 

Von allen CMS-Programmen bietet die führende Plattform – WordPress – alle Extras von Haus aus sowie eine intuitive Redaktionsoberfläche, auf der sich Autoren sofort wohlfühlen.

Zugriff: Ihre Schulungsmaterialien werden in einer digitalen Hub-Umgebung mit 24/7 Verfügbarkeit gehostet. Autoren und Benutzer können ohne Einschränkungen auf die neueste Version der Schulungsmaterialien zugreifen.

Darüber hinaus wird Ihr Online-Schulungshandbuch, das nach Standards und unter Beachtung der digitalen Barrierefreiheitsstandards erstellt wurde, Barrieren überwinden, die zuvor durch gedruckte Ausgaben gesetzt wurden, wie z. B. die Schriftgröße.

Native Zusammenarbeit: Content-Management-Systeme (CMS) sind von Natur aus kollaborative digitale Umgebungen. Sie können Remote-Schreibteams beherbergen (und sind vollständig skalierbar, wie im Fall von WordPress CMS).

Wenn Ihr Projekt eine berechtigungsbasierte Zugriffssteuerung erfordert, ist ein CMS wie WordPress mit seiner hochgradig konfigurierbaren Benutzerzugriffsverwaltung eine gleichwertige Lösung.

Multimedia-Ausgabe: Mit einem digitalen Schulungshandbuch stehen Ihnen eine Vielzahl von Medienformaten zur Verfügung. Audio, Video, Bild, Text…

…mit einer Vielzahl von Dateitypen und Methoden zum Einbetten und Präsentieren des Inhalts ist Ihr Benutzererlebnis nun in der Lage, A-Z-Benutzertypen erfolgreich einzubinden.

Interaktiv: Schulung ist ein Dialog. Ohne Feedback ist sie tot. Das ist einer der größten Nachteile der Veröffentlichung eines statischen, gedruckten Schulungshandbuchs.

Digital hingegen haben Sie solche Einschränkungen einfach nicht. Digitale Technologie wurde erfunden, um unsere praktischen Arbeitsmöglichkeiten zu bereichern. Und im Falle der Veröffentlichung von Schulungsdokumenten gibt es unzählige Techniken, um nützliche Antworten von Ihrem Publikum zu erhalten.

Analysen: Für Verlage bietet das „Hineinsehen“ in das Benutzererlebnis einen echten Vorteil bei der Erreichung des Ziels, eine wirklich effektive Informationsressource bereitzustellen. 

Die Identifizierung ungedeckter Bedürfnisse bietet reichlich Gelegenheit für zeitnahe und validierte Überarbeitungen.

Häufige Funktionen von Schulungshandbuch-Software

Es ist also klar. Ein digitales Schulungshandbuch hat viele deutliche strategische Vorteile gegenüber seinem gedruckten Äquivalent.

Aber denken wir praktischer.

Welche genauen Funktionen und Möglichkeiten können Sie von Ihrer Online-Schulungshandbuch-Software vernünftigerweise erwarten?

Hier ist eine Zusammenfassung zu Ihrer Berücksichtigung:

Texteditor und Formatierung: Als formelles Schulungs- und Entwicklungsdokument möchten Sie wahrscheinlich die neuesten Funktionen des Texteditors voll nutzen.

Eine gut strukturierte Formatierung, wie z. B. formatierte Überschriften, kann einfach über einen benutzerfreundlichen WYSIWYG-Editor durchgeführt werden.

Online-Viewer oder PDF-Konvertierung: Die klassische Option „vor Ort essen“ oder „zum Mitnehmen“ ist für den Online-Konsum von Inhalten von grundlegender Bedeutung. Insbesondere bei internen Unternehmensliteraturprojekten wie einem Schulungsdokument darf ein „Digital First“-Ansatz diejenigen nicht vernachlässigen, die eine physische Lektüre bevorzugen.

Die PDF-Konvertierung ist bei den meisten CMS-Plattformen ein Kinderspiel, ganz sicher aber bei WordPress. Mit der Möglichkeit, einzelne Seiten oder ganze Dokumente als PDF zu drucken, macht ein CMS die Überbrückung der virtuellen und physischen Veröffentlichungsmedien „kinderleicht“.

Integration von Bildern, Videos und Audio: Eingebettete Multimedia-Assets heben Schulungsdokumente auf eine neue Ebene. Stellen Sie sich vor – die Teilnehmer müssen nicht mehr auf ein Seminar oder einen Workshop warten, um eine praktische Vermittlung durch Ihre Schulungsmitarbeiter zu erhalten.

Versionskontrolle: Kollaboration ist großartig, aber sie bringt auch Komplexität mit sich. Wenn dies nicht angemessen gehandhabt wird, kann dies zu einer eher kontraproduktiven Erfahrung führen. 

Mit einer kollaborativen CMS-Lösung wie WordPress ist es einfach zu sehen, „wer was zuletzt getan hat…“ und zu vermeiden, die neueste Ausgabe mit einer früheren zu verwechseln.

Sprachübersetzung: Haben Sie eine verteilte internationale Belegschaft? Dann träumen Sie natürlich von allem anderen als von einem digitalen Schulungshandbuch.

Aber damit einhergehend benötigen Sie eine Plattform, die die Replikation Ihres Handbuchs in andere Sprachen genau und mühelos handhaben kann. WordPress CMS ist zum Beispiel der perfekte Verbündete in der digitalen mehrsprachigen Diplomatie.

Bewertungen & Feedback: Eine geschlossene Feedbackschleife mit Upvoting und Messaging, um Benutzerseitenbewertungen zu ermöglichen, die die Nützlichkeit des Inhalts anzeigen. 

Dies liefert nutzerzentrierte Eingaben zur Verbesserung Ihres Inhaltsverbesserungsplans für Ihr Handbuch. 

Mobil und Tablet-optimiert: ein Mobile-First-Ansatz. Dies gewährleistet optimalen Komfort für Benutzer, die auf das Handbuch zugreifen. Unabhängig vom verwendeten Gerät sollte die gleiche Exzellenz in der Präsentation erwartet werden.

Gestaltung des Layouts eines Online-Schulungshandbuchs

Design und Layout sind die perfekte Ergänzung für qualitativ hochwertige Inhalte.

Sie unterstützen den Benutzer bei der Benutzerfreundlichkeit. 

Den Seiteninhalt auf die effizienteste Weise erfassen.

Den maximalen Wert bei minimalem Aufwand erhalten.

Dies ist die Belohnung für die Implementierung eines gut durchdachten Designs und Layouts.

Aber welche spezifischen Funktionen könnte Ihr Online-Schulungshandbuch bieten?

Hier sind einige Vorschläge:

Inhaltsverzeichnis: ein umfassender Überblick über die Inhalte. Eine sequentielle Liste mit Seitenzahl(en) – jedes Element ist verankert und verlinkt –, was Ihr Dokument für eine einfache Suche und Auffindbarkeit hochgradig indizierbar macht.

Schwebend, statisch, erweiterbar – welche Präsentation von Inhaltsverzeichnissen auch immer passt, es gibt flexible Möglichkeiten, das Endziel zu erreichen.

Hierarchische Organisation von Inhalten: Inhalte, die in einer autoritativen Abfolge angeordnet sind, die die kognitive Klassifizierung und Reihenfolge von Themen durch den Benutzer widerspiegelt.

Zum Beispiel verfügt WordPress CMS über ein natives System zur Inhaltsorganisation von Kategorien (Eltern-Kind-Beziehung) im Gegensatz zu Tags (Geschwister).

Reibungslose Navigation: Hinweislings, Hinweise und Aufforderungen, die Benutzer durch eine logische Abfolge der Interaktion mit dem Inhalt führen.

Breadcrumbs, Navigationsleisten und Seitenleistenlinks erleichtern die Benutzererfahrung.

Vorlagenbasierte Seiten: optimieren Sie die Produktion und gestalten Sie jeden Seitentyp optimal nach seiner Funktion.

Fertige Vorlagen mit administrativer Technik, um den Erstellungsprozess noch wirtschaftlicher zu gestalten.

Fortschrittsanzeige: motivieren Sie Benutzer mit der Erwartung des Abschlusses bei jedem Schritt des Handbuchs, indem Sie eine Fortschrittsanzeige bereitstellen.

Basierend auf der Seitenzahl oder dem Prozentsatz der abgeschlossenen Seiten ist bekannt, dass eine Fortschrittsanzeige das Engagement der Inhalte fördert.

Beispiel für ein Online-Schulungshandbuch

Sind Sie bereit, sich ein LIVE-Beispiel eines dieser Online-Schulungshandbücher anzusehen?

Heute teilen wir den Fall des Schulungshandbuchs für Benutzer der MagAlign Pro Software.

Zur Hintergrundinformation: MagAlign ist eine medizinische Software, die von Forschern verwendet wird, um Sequenzpaarungen von Proteinmolekülen in einer grafischen Darstellung zu generieren.

Vereinfacht ausgedrückt ist es eine Simulation zur theoretischen Erforschung der Möglichkeiten, wie Proteine in einer realen Situation miteinander interagieren könnten.

Ein hochtechnisches Produkt.

Aber bei all seinen Komplexitäten wird es uns nicht davon abhalten, sein Schulungshandbuch zu untersuchen und einige übertragbare Lernpunkte für Ihr Projekt mitzunehmen.

Lassen Sie uns also das Online-Schulungshandbuch von MegAlign Pro bewerten und einige bemerkenswerte Highlights herausgreifen:

Indexierbares Inhaltsverzeichnis

Das Handbuch verfügt über eine praktische schwebende ToC-Tabelle in der linken Seitenleiste, die leicht erreichbare Sprunglinks präsentiert, die den Benutzer sofort zu seinem gewünschten Thema führen.

Einbettbare Medien

Oben sehen Sie ein Beispiel für eingebettete Videos auf einer Seite. In diesem Fall werden die Rich-Media-Inhalte als Tutorial zum Thema „Erste Schritte“ verwendet, das den Benutzer durch seine ersten Schritte begleitet und den geschriebenen Text ergänzt.

PDF herunterladen

Am Fuße der ToC-Tabelle auf der linken Seite (oben) befindet sich eine Schaltfläche „Als PDF herunterladen“. Dies bietet eine schnelle und einfache Möglichkeit für Benutzer, den Wert der Web-Viewing-Sitzung mitzunehmen und ihre Erfahrung über das Online-Sein hinaus zu erweitern.

Druckbare Seiten oder das gesamte Dokument

Manche Benutzer bevorzugen immer noch eine gedruckte Ausgabe. Und tatsächlich sind gedruckte Notizen zu Studienzwecken immer noch und werden vielleicht immer das effektivste Werkzeug sein.

In Fällen, in denen eine gedruckte Version bevorzugt wird, löst diese Druckschaltfläche (oben rechts im obigen Bild) den vernetzten Drucker des Benutzers aus, um das digitale Handbuch in eine Papierkopie umzuwandeln.

Weiter / Zurück-Schaltflächen

Seiten sind miteinander verknüpft und führen die Benutzer von Umschlag zu Umschlag durch das Dokument.

Dies hilft den Benutzern, auf dem Laufenden zu bleiben und der Geschichte der Schulungsnarrative zu folgen.

Suche

Eine Suchleiste ist ein wesentlicher Bestandteil. Das obige Beispiel hebt die Suchfunktion als Merkmal im Kopfbereich jeder Seite hervor.

Dies hilft den Benutzern, relevante Ressourcen zu finden oder zu entdecken, die ihren Abfragen entsprechen.

Feedback

Ein einfacher und höflicher Aufruf zum Handeln, der Benutzer ermutigt, das Support-Team zu „kontaktieren“, befindet sich am Ende jeder Seite.

Schulungshandbücher sind Gelegenheiten für Organisationen, Benutzer in fruchtbare Gespräche über Themen einzubinden.

Feedback-Mechanismen wie diese „Kontakt-DNASTAR“-Funktion dienen dazu, Lücken zwischen Schulungsmaterial und Benutzerbedarf zu schließen.

Erstellung eines Online-Schulungshandbuchs mit WordPress

Also, wie wäre es damit... sind Sie bereit, Ihr eigenes Online-Schulungshandbuch zu erstellen?

Nun, hier ist der Insider-Tipp, um eines wie das obige Beispiel zu erstellen... und mehr.

Und bevor Sie fragen: Nein, Sie müssen kein Webentwickler sein oder einen einstellen. Dies ist eine ausschließlich codelose Lösung. 

Aber kein Code muss nicht gleich Low-Tech bedeuten. 

Tatsächlich erhalten Sie mit WordPress den besten Website-Builder der Online-Branche sowie das vielfältigste Ökosystem von Drittanbieter-Plugins und -Erweiterungen unter allen CMS.

Die Tatsache, dass über 40 % aller Websites den Inhaltsverwaltungsfähigkeiten von WordPress vertrauen, sollte überzeugend genug sein.

Abgesehen davon wäre es nicht großartig, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu erhalten, wie es gemacht wird?

Hier ist die Aufstellung:

1. Organisation und Kategorisierung von Seiten und Dateien
2. Suche, Abstimmung, Feedback und Analysen
3. Häufig gestellte Fragen
4. Helpdesk für die Bearbeitung von Anfragen per Ticket
5. Inhaltsverzeichnis Seitenindex
6. Glossarbegriffbibliothek
7. Print My Blog für 1-Klick-Druck des gesamten Dokuments 

Organisation und Kategorisierung von Seiten und Dateien: Installieren Sie eine umfassende Präsentation eines Home-Page-Hubs mit Links zu jedem der Kapitel des Schulungshandbuchs, komplett mit Beschreibungen und Symbolen zur einfachen Inhaltsidentifizierung. Ein Widget in der rechten Seitenleiste mit beliebten Artikeln hilft Benutzern zu sehen, was bei ihren Kollegen aktuell ist.

Verwenden Sie das Heroic Knowledge Base Plugin, um sofort ein gut gestaltetes Homepage-Menü einzurichten, das Ihr Online-Schulungshandbuch einleitet.

Suche, Abstimmung, Feedback & Analysen: Erhalten Sie mit jeder neuen Kohorte von Neueinstellungen eine frische, benutzerbasierte Perspektive mit Abstimmungs- und Feedbackformularen auf Artikel-Seiten. Außerdem landen Benutzer direkt bei der Antwort, die sie gesucht haben – mit einer messerscharfen LIVE-Suchfunktion. Schließlich bieten Benutzeranalysen tiefe Lernmöglichkeiten zur Verbesserung.

Verwenden Sie das Heroic Knowledge Base Plugin, um intelligente Engagement-Tools für Feedback und investigative Einblicke hinzuzufügen. 

Häufig gestellte Fragen: Erstellen Sie FAQ-Akkordeon-Blöcke mit wiederverwendbaren Inhaltsabschnitten, um Ihr Schulungshandbuch leicht mit anfängerfreundlichen Hinweisen zu versehen.

Verwenden Sie das Heroic FAQs Plugin, um FAQ-Inhalte nahtlos in die Seiten Ihres Handbuchs einzufügen.

Heroic Inbox zur Bearbeitung von Anfragen per Tickets: Bearbeiten Sie Anfragen von Benutzern und halten Sie Ihre Antwortzeiten auf einem hohen Niveau, indem Sie Ihre Support-E-Mail-Inbox in das WordPress-Administrations-Dashboard integrieren. Mit dieser praktischen Back-Office-Lösung müssen Sie nicht mehr zwischen Browser-Tabs hin- und herspringen.

Verwenden Sie das Heroic Inbox Plugin, um von Ihrem E-Mail-Konto aus innerhalb des WordPress-Administrationsbereichs zu arbeiten.

Heroic Inhaltsverzeichnis: einfache Navigation von Inhaltsverzeichnissen in jedem Schulungsartikel einrichten. Bieten Sie Benutzern den Vorteil, den Artikelinhalt einfach zu navigieren.

Verwenden Sie das Heroic Table of Contents, um jedem Artikel ein automatisch ausgefülltes Inhaltsverzeichnis einzufügen.

Heroic Glossar: Listen Sie die wichtigsten Begriffe im Zusammenhang mit dem Thema auf, mit Links, die Benutzer zur entsprechenden Seite führen.

Verwenden Sie das Heroic Glossary Plugin, um eine Liste von Fachbegriffen und deren Definitionen einzurichten.

Print My Blog: wandeln Sie die Seiten Ihres Online-Schulungshandbuchs sofort in eine PDF-Datei um. Konvertieren Sie auch das gesamte Dokument mit einem benutzerdefinierten Layout und Design, was Ihrem Dokument Vielseitigkeit verleiht.

Verwenden Sie Print My Blog, um Druck-zu-PDF-Schaltflächen in Ihr Online-Schulungshandbuch einzufügen.

Fazit

Ein Online-Schulungshandbuch geht über die bloße Erledigung einer Checklistenübung hinaus.

Es ist eine interaktive, wertsteigernde Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeit für Ihr Unternehmen, um wirklich Verbesserungen voranzutreiben.

Die Nutzung der richtigen digitalen Plattform kann eine traditionell statische Formalität in einen dynamischen Motor für kontinuierliche Leistungssteigerung für Ihre Mitarbeiter verwandeln.

WordPress ist mit all seinen Vorteilen gut darauf ausgerichtet, Ihre Schulungsdokumentationsprozesse zu optimieren, kollaborativ zu gestalten und 10x wirkungsvoller zu machen.

Sowohl Autoren als auch Benutzer erwartet eine fesselnde Fahrt mit den neuesten digitalen Steuerelementen, die ihnen zur Verfügung stehen.

Alles in allem ist Ihr Unternehmen mit der Umstellung auf ein Online-Schulungshandbuch auf eine solide Kapitalrendite vorbereitet.

Warum nicht noch heute den Schritt zum Erstellen eines Online-Schulungshandbuchs mit WordPress wagen?