Comment créer une bibliothèque de documents WordPress, guide étape par étape

Parmi les quelques choses dont vous avez très probablement besoin sans le savoir, il y a une bibliothèque de documents WordPress. Pourquoi ? Eh bien, parce que la gestion des documents est un vrai problème, avec un impact réel. Et WordPress offre une solution efficace.

Étant donné que les documents constituent une grande partie de la documentation d'une entreprise et de son mélange de partage de connaissances, avoir du mal à les trouver entraîne des pertes de productivité tangibles – environ 4,5 heures par semaine !

Maintenant, vous avez plusieurs options pour créer une bibliothèque de documents numérique afin de résoudre ce problème. Vous avez des solutions complètes de bibliothèque de documents comme Sharepoint (un choix populaire auprès des utilisateurs de Microsoft). Vous avez également votre Google Drive. Et, bien sûr, des options comme Box et Dropbox fonctionnent très bien aussi.

Le problème ici, cependant, est que vos documents finissent par être partout, rendant la recherche difficile. De plus, tous vos employés ont besoin de comptes sur toutes ces solutions pour un accès transparent. Ainsi, lorsqu'ils travaillent sur quelque chose et ont besoin d'un document pour le compléter, ils doivent visiter un service pour le récupérer.

La solution ? Créer une bibliothèque de documents WordPress

Une bonne solution à ce défi de gestion de documents consiste à ajouter une bibliothèque de documents directement sur votre site Web WordPress, afin que tous les membres de votre site Web — vos employés — puissent accéder rapidement aux documents dont ils ont besoin en un seul endroit.

Une bibliothèque de documents WordPress ne vous aide pas seulement à partager des documents en interne au sein de votre entreprise, mais aussi publiquement avec vos clients.  

Voyons comment vous pouvez créer une bibliothèque de documents WordPress et intégrer tous les documents que vos employés et clients utilisent directement sur votre site Web WordPress. Pensez-y comme à la création d'un système de gestion de documentation léger basé sur WordPress. 

Étape n°1 : Construire une structure pour votre bibliothèque numérique WordPress

Pour créer la bibliothèque de documents la plus complète et la plus utilisable qui héberge tous les documents qu'elle devrait contenir, vous avez besoin d'une structure solide. Cette structure vous indique quels documents vous avez besoin et où chacun doit se trouver (afin que votre bibliothèque ne devienne pas un dépotoir numérique de documents).

Pour ce faire, pensez aux différentes catégories auxquelles vos documents appartiennent. Par exemple :

• Modèles d'emploi, brouillons de lettres de nomination, formulaires d'enquête auprès des employés pourraient tous aller dans la catégorie RH.
• Avis, modèles d'accords de conditions d'utilisation, modèles d'accords de confidentialité pourraient correspondre à la catégorie juridique.
• Manuels, guides d'utilisation, fiches techniques correspondraient tous à la catégorie technique.

Et ainsi de suite.

À la fin de cette étape, si vous créez une bibliothèque de documents WordPress à usage interne, vous devriez avoir répertorié une liste de documents pour tous vos processus internes. Vous pouvez également penser par équipe et simplifier cela. Pour ce faire, notez toutes les équipes de votre entreprise, puis répertoriez les documents que chacune utilise. 

De même, si vous en créez une pour vos clients, vous devez savoir quels documents/fichiers ils ont besoin pour faire ce qu'ils cherchent à faire. Examinez vos sujets d'assistance pour voir ce que cela pourrait être. Par exemple, si vous gérez un cabinet de conseil en carrière et que vous aidez vos utilisateurs à créer de bons CV en tant que service, vous pourriez télécharger un format de CV idéal dans votre contenu d'assistance et l'offrir en téléchargement directement sur votre page d'assistance. 

Vous avez compris l'idée.

Étape n°2 : Définir les niveaux d'accès pour chaque document 

Utiliser votre site WordPress pour alimenter une bibliothèque de documents privée et à l'échelle de l'entreprise est assez facile, car WordPress vous permet de restreindre l'accès à votre contenu aux seuls utilisateurs connectés — vos employés. Naturellement, comme vous n'y enregistrerez aucun document sensible, cet arrangement fonctionne bien. De nombreux plugins vous aident également à restreindre l'accès au contenu de votre site web.

Partager des documents publiquement (via, disons, un onglet de ressources ou une base de contenu d'assistance en libre-service publique) via WordPress est encore plus facile, car les pages et les articles de WordPress, même ceux auxquels vous avez joint des pièces jointes/documents, sont publics par défaut.

Étape n°3 : Ajouter les documents !

Maintenant, WordPress ne prend pas en charge une bibliothèque de documents nativement, mais avec KnowAll, vous pouvez en créer rapidement une. 

Essentiellement, KnowAll est un logiciel de base de connaissances basé sur WordPress qui vous permet de créer des bases de connaissances internes et externes, publiques. Et comme le contenu d'une base de connaissances — en particulier celui des bases de connaissances internes pour employés — a souvent besoin de documents, KnowAll est idéal pour en construire une. On pourrait dire qu'avec son support pour les documents, il sert également de solution légère de documents WordPress, du moins en ce qui concerne le contenu d'assistance.

Pour télécharger vos documents, procédez comme suit :

• Implémentez la structure que vous avez finalisée à la première étape en ajoutant les catégories pertinentes à votre site WordPress.
• Remplissez vos catégories avec les articles de connaissances appropriés.
• Téléchargez les documents dans tous les articles de la base de connaissances qui en ont besoin.

KnowAll fonctionne très simplement : ajoutez simplement des pièces jointes à vos articles et c'est fait. Pas besoin de créer des types de publication personnalisés ou quoi que ce soit d'autre — tout est fait pour vous. Visitez simplement l'article de contenu d'aide qui pourrait utiliser un document/fichier et téléchargez votre fichier comme vous le feriez par e-mail.

Et voilà ! Votre propre bibliothèque de documents WordPress. (Au fait, si vous travaillez uniquement avec des PDF, voici quelques autres façons de les ajouter à votre site WordPress.)

Il n'est pas censé faire tout ce qu'un système de gestion de documents fait… mais il peut proposer des documents à vos employés/clients lorsqu'ils en ont besoin. Et c'est l'idée !

Pour maintenir votre bibliothèque, revenez-y de temps en temps pour télécharger les documents les plus récents si de nouvelles versions sont disponibles. Supprimez également les fichiers inutilisés car ils comptent pour le stockage.

Pour conclure… 

Le meilleur avantage de la création d'une bibliothèque de documents WordPress est que vous pouvez donner accès à tous vos documents à tous vos employés sans avoir à souscrire à un plan d'abonnement pour chacun. Et un seul système (votre base de connaissances !) regroupe tout, de la connaissance réelle aux documents qui la soutiennent ou qui sont nécessaires à sa mise en œuvre. Ainsi, personne n'est bloqué. 

L'ajout de documents est aussi simple que de joindre des fichiers, de sorte que n'importe qui dans votre équipe peut télécharger d'autres fichiers au fur et à mesure des besoins ; ils n'ont pas besoin de connaître de code.

À vous de jouer : Êtes-vous prêt à créer une bibliothèque de documents WordPress pour alimenter vos travailleurs du savoir ? Découvrez KnowAll. Dites-nous également comment vous gérez actuellement les documents dans votre entreprise.