So erstellen Sie eine WordPress-Dokumentenbibliothek, Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eines der wenigen Dinge, die Sie höchstwahrscheinlich brauchen, aber nicht wissen, dass Sie sie brauchen, ist eine WordPress-Dokumentenbibliothek. Warum? Nun, weil Dokumentenmanagement ein echtes Problem mit echten Auswirkungen ist. Und WordPress bietet eine effektive Lösung.

Da Dokumente einen gro s s Teil der Unternehmensdokumentation und des Wissensaustausch-Mixes ausmachen, f hrt das Schwierigkeit, sie zu finden, zu sp rbaren Produktivit ttsverlusten – etwa 4,5 Stunden pro Woche!

Nun, Sie haben einige Optionen, um eine digitale Dokumentenbibliothek zu erstellen, um dieses Problem zu lösen. Sie haben vollwertige Dokumentenbibliothekslösungen wie Sharepoint (eine beliebte Wahl bei Microsoft-Benutzern). Sie haben auch Ihr Google Drive. Und natürlich funktionieren auch Optionen wie Box und Dropbox gut.

Das Problem hierbei ist jedoch, dass Ihre Dokumente überall landen, was die Suche erschwert. Außerdem benötigen alle Ihre Mitarbeiter Konten für all diese Lösungen, um nahtlosen Zugriff zu haben. Wenn sie also an etwas arbeiten und ein Dokument benötigen, um es abzuschließen, müssen sie einen Dienst besuchen, um es abzurufen.

Die Lösung? Eine WordPress-Dokumentenbibliothek erstellen

Eine gute Lösung für diese Herausforderung im Dokumentenmanagement ist die Hinzufügung einer Dokumentenbibliothek direkt zu Ihrer WordPress-Website, sodass alle Mitglieder Ihrer Website – Ihre Mitarbeiter – schnell an einem einzigen Ort auf die benötigten Dokumente zugreifen können.

Eine WordPress-Dokumentenbibliothek hilft Ihnen nicht nur, Dokumente intern in Ihrem Unternehmen zu teilen, sondern auch öffentlich mit Ihren Kunden.  

Lassen Sie uns sehen, wie Sie eine WordPress-Dokumentenbibliothek erstellen und alle Dokumente, die Ihre Mitarbeiter und Kunden verwenden, direkt auf Ihre WordPress-Website bringen können. Stellen Sie sich das wie die Erstellung eines leichten, auf WordPress basierenden Dokumentenmanagementsystems vor. 

Schritt #1: Erstellen Sie eine Struktur für Ihre digitale WordPress-Bibliothek

Um die umfassendste und nutzbarste Dokumentenbibliothek zu erstellen, die alle erforderlichen Dokumente hostet, benötigen Sie eine solide Struktur. Diese Struktur sagt Ihnen, welche Dokumente Sie benötigen und wohin jedes Dokument gehört (damit Ihre Bibliothek nicht zu einem digitalen Dokumenten-Dump wird).

Um dies zu erreichen, denken Sie in Bezug auf die verschiedenen Kategorien, zu denen Ihre Dokumente gehören. Zum Beispiel:

• Vorlagen f r Stellenangebote, Entw rfe f r Ernennungsschreiben, Mitarbeiter-Umfrageformulare k nten alle in die HR-Kategorie fallen.
• Mitteilungen, Vorlagen für Nutzungsbedingungen, Vorlagen für Vertraulichkeitsvereinbarungen könnten der Rechtskategorie zugeordnet werden.
• Handbücher, Benutzerhandbücher, Datenblätter würden alle in die technische Kategorie passen.

Und so weiter.

Am Ende dieses Schritts sollten Sie, wenn Sie eine WordPress-Dokumentenbibliothek f r den internen Gebrauch erstellen, eine Liste von Dokumenten f r alle Ihre internen Prozesse zugeordnet haben. Sie k nen auch teamweise denken und dies vereinfachen. Notieren Sie dazu alle Teams in Ihrem Unternehmen und listen Sie dann die Dokumente auf, die jeder verwendet. 

Ebenso sollten Sie, wenn Sie eine f r Ihre Kunden erstellen, wissen, welche Dokumente/Dateien sie ben tigen, um das zu tun, was sie tun m chten. berpr fen Sie Ihre Support-Themen, um zu sehen, was dies sein k nnte. Wenn Sie beispielsweise eine Karriereberatung anbieten und Ihren Benutzern helfen, gute Lebensl ufe zu erstellen, k nten Sie ein ideales Lebenslaufformat in Ihre Support-Inhalte hochladen und es als Download direkt auf Ihrer Support-Seite anbieten. 

Sie verstehen, worum es geht.

Schritt #2: Definieren Sie Zugriffsebenen für jedes einzelne Dokument 

Die Nutzung Ihrer WordPress-Website zur Bereitstellung einer privaten, unternehmensweiten Dokumentenbibliothek ist ziemlich einfach, da WordPress es Ihnen ermöglicht, den Zugriff auf Ihre Inhalte auf angemeldete Benutzer – Ihre Mitarbeiter – zu beschränken. Da Sie hier keine sensiblen Dokumente speichern werden, funktioniert diese Anordnung natürlich gut. Viele Plugins helfen Ihnen auch dabei, den Zugriff auf die Inhalte Ihrer Website einzuschränken.

Das öffentliche Teilen von Dokumenten (z. B. über einen Ressourcen-Tab oder eine öffentliche Self-Service-Support-Inhaltsbasis) über WordPress ist noch einfacher, da die Seiten und Beiträge von WordPress, selbst die, zu denen Sie Anhänge/Dokumente hochgeladen haben, standardmäßig öffentlich sind.

Schritt #3: Fügen Sie die Dokumente hinzu!

WordPress unterst ftzt derzeit keine Dokumentenbibliothek "out-of-the-box", aber mit KnowAll k nen Sie schnell eine erstellen. 

KnowAll ist im Grunde eine auf WordPress basierende Wissensdatenbank-Software, mit der Sie sowohl interne als auch kundenorientierte, öffentliche Wissensdatenbanken erstellen können. Und da Wissensdatenbank-Inhalte – insbesondere solche aus internen Mitarbeiter-Wissensdatenbanken – oft Dokumente benötigen, ist KnowAll ideal für deren Erstellung. Man könnte sagen, dass es mit seiner Unterstützung für Dokumente als leichte WordPress-Dokumentenlösung fungiert, zumindest was Support-Inhalte betrifft.

Um Ihre Dokumente hochzuladen, gehen Sie einfach wie folgt vor:

• Implementieren Sie die im ersten Schritt finalisierte Struktur, indem Sie die relevanten Kategorien zu Ihrer WordPress-Website hinzufügen.
• Füllen Sie Ihre Kategorien mit den entsprechenden Wissensartikeln.
• Laden Sie Dokumente zu allen Wissensdatenbankartikeln hoch, die diese benötigen.

KnowAll funktioniert ganz einfach: fügen Sie einfach Anhänge zu Ihren Artikeln hinzu und fertig. Sie müssen keine benutzerdefinierten Post-Typen erstellen oder ähnliches – alles ist für Sie erledigt. Besuchen Sie einfach den Support-Artikel, der ein Dokument/eine Datei verwenden könnte, und laden Sie Ihre Datei hoch, so wie Sie es per E-Mail tun würden.

Da haben Sie es! Ihre ganz eigene WordPress-Dokumentenbibliothek. (Wenn Sie brigens nur mit PDFs arbeiten, finden Sie hier weitere M glichkeiten, diese zu Ihrer WordPress-Website hinzuzuf gen.)

Es ist nicht dazu gedacht, alles zu tun, was ein Dokumentenmanagementsystem tut… aber es kann Ihren Mitarbeitern/Kunden Dokumente anbieten, wenn sie diese benötigen. Und das ist die Idee!

Um Ihre Bibliothek zu pflegen, kehren Sie von Zeit zu Zeit dorthin zurück, um die neuesten Dokumente hochzuladen, wenn neuere Versionen verfügbar sind. Löschen Sie auch ungenutzte Dateien, da diese zur Speicherauslastung beitragen.

Zusammenfassend lässt sich sagen 

Das Beste an der Erstellung einer WordPress-Dokumentenbibliothek ist, dass Sie allen Ihren Mitarbeitern Zugriff auf alle Ihre Dokumente gewähren können, ohne dass jeder einen Abonnementplan benötigt. Und ein einziges System (Ihre Wissensdatenbank!) hält alles zusammen, von den eigentlichen Kenntnissen bis hin zu den Dokumenten, die sie untermauern oder für deren Umsetzung benötigt werden. So bleibt niemand stecken. 

Das Hinzufügen von Dokumenten ist ebenfalls so einfach wie das Anhängen von Dateien, sodass jeder in Ihrem Team bei Bedarf weitere Dateien hochladen kann; er muss keine Programmierkenntnisse haben.

Sie sind dran: Sind Sie bereit, eine WordPress-Dokumentenbibliothek zu erstellen, um Ihre Wissensarbeiter zu unterst tzen? Schauen Sie sich KnowAll an. Erz hlen Sie uns auch, wie Sie derzeit Dokumente in Ihrem Unternehmen verwalten.