Was ist eine Wissensdatenbank: der endgültige Leitfaden mit Vorteilen, Schritten und Beispielen

Die Informationen, die Ihre Mitarbeiter über Ihre Kunden, Angebote und Abläufe besitzen, sind eine der wertvollsten Ressourcen Ihres Unternehmens.

Das Problem ist, dass diese Informationen an vielen Stellen verstreut sind. Zum Beispiel staut sich das Wissen in E-Mails, Social-Media-Nachrichten, Forengesprächen, Kommentaren, Supportfällen und in den Köpfen der Kundendienstmitarbeiter.

Um diese Informationen optimal zu nutzen, sollten Sie sie in einer zentralen Bibliothek oder Plattform zusammenfassen. Und sie sollten für die Personen, die sie benötigen, leicht zugänglich sein, unabhängig davon, ob es sich um Ihre Kunden, Mitarbeiter oder beide handelt.

Die Lösung? Eine Wissensdatenbank. Eine Forrester-Umfrage hat ergeben, dass Wissensdatenbanken bei Verbrauchern beliebter sind als andere Selbsthilfekanäle. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen durch den Aufbau und die Bereitstellung einer Wissensdatenbank seinen Kundenservice verbessern kann.

Und nicht nur das. Sie wird auch die Produktivität Ihres Teams verbessern, unabhängig von der Größe und Branche Ihres Unternehmens. Beginnen wir also damit, die Bedeutung einer Wissensdatenbank zu verstehen.

Was ist eine Wissensdatenbank?

Eine Wissensdatenbank ist ein digitales Repository zur Selbsthilfe, in dem Leitfäden, Anleitungen, Dokumentationen und häufig gestellte Fragen (FAQs) zu den Produkten, Dienstleistungen, Abläufen oder dem Fachwissen eines Unternehmens zentralisiert werden. Sie ist so strukturiert, dass die Benutzer leicht auf die benötigten Informationen zugreifen und diese nutzen können.

Jedes Unternehmen ist bestrebt, Informationen leicht zugänglich zu machen. Trotzdem berichten 60 % der Mitarbeiter, dass sie Schwierigkeiten haben, die notwendigen Informationen zu erhalten, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen.

Eine Wissensdatenbank kann diese Lücke schließen, indem sie als umfassender digitaler Wissensspeicher für verschiedene Angebote, Lösungen, Funktionen oder Themen innerhalb des Unternehmens dient.

Das Hauptziel einer Wissensdatenbank besteht darin, eine einzige, leicht zugängliche Wissensbibliothek bereitzustellen, die sowohl für Mitarbeiter als auch für Kunden mühelos zugänglich und verständlich ist. Zum Beispiel:

• Nodored rationalisiert den Kundensupport mit seiner externen Wissensdatenbank, die es den Kunden erleichtert, eigenständig Lösungen zu finden.
• Scribbr steigert die Produktivität der Mitarbeiter durch eine interne Wissensdatenbank, die sie schnell und effizient mit den benötigten Informationen versorgt.

Schlüsselkomponenten einer Wissensdatenbank

Die in einer Wissensdatenbank gespeicherten Informationen können aus verschiedenen Quellen innerhalb des Unternehmens stammen. Fachexperten tragen zur Entwicklung und Pflege der Datenbank bei und sorgen dafür, dass der Inhalt korrekt und aktuell bleibt. Zu den üblichen Komponenten einer Wissensdatenbank gehören:

• Anleitungen und Video-Tutorials: Diese Ressourcen helfen den Kunden zu lernen, wie sie ein Produkt effektiv nutzen können. Sie bieten schrittweise Anleitungen und visuelle Hilfen.
• Dokumentation für Mitarbeiter: Dazu gehören Handbücher und Leitfäden, die den Mitarbeitern helfen, die Produkte, internen Abläufe und Protokolle des Unternehmens zu verstehen. Sie sind entscheidend für die Ausbildung am Arbeitsplatz und die Speicherung von Wissen.
• Interne Dokumente: Dazu gehören Standardarbeitsanweisungen (SOPs), technische Handbücher und Arbeitsablaufrichtlinien, die Teammitglieder bei bestimmten Projekten unterstützen.
• FAQs: In den Abschnitten mit häufig gestellten Fragen werden häufig gestellte Fragen behandelt, die den Nutzern den Einstieg in ein Produkt erleichtern, ihnen helfen, erweiterte Funktionen zu nutzen und typische Probleme zu lösen.
• Dokumentation der Personalabteilung: Dazu können Mitarbeiterhandbücher, Formulare zur Leistungsbeurteilung, Einführungsunterlagen und andere personalbezogene Dokumente gehören.

Bedeutung und Nutzen

Insgesamt ist eine Wissensdatenbank ein Eckpfeiler Ihrer Wissensmanagement-Strategie (KM). Sie ermöglicht es Organisationen,:

• Erstellen: Entwickeln Sie ein Repository mit wertvollen Informationen.
• Organisieren: Pflegen Sie ein strukturiertes, leicht zu navigierendes System für den Zugriff auf Informationen.
• Verteilen: Effiziente Weitergabe von Wissen innerhalb des Unternehmens und an Kunden.
• Anwenden: Nutzen Sie die Informationen, um Prozesse, Support und Produktivität zu verbessern.
• Verwalten: Halten Sie die Informationen auf dem neuesten Stand und stellen Sie sicher, dass sie weiterhin den Bedürfnissen der Nutzer entsprechen.

Durch die Konsolidierung von Informationen in einer zentralen Wissensdatenbank können Unternehmen ihren Kundenservice verbessern, die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern und eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und Wissensaustauschs fördern.

Stein für Ihre Wissensmanagement (KM)-Aktivitäten. Es ermöglicht Ihnen die Erstellung, Organisation, Verteilung, Nutzung und Handhabung von Informationen in Ihrem gesamten Unternehmen und in allen Bereichen.

Zwei Arten von Wissensdatenbanken

Wissensdatenbanken sind für Ihre Mitarbeiter, Käufer oder manchmal auch für beide gedacht. Ihr Hauptziel ist es, der Zielgruppe dabei zu helfen, eine Antwort auf ihre Frage zu erhalten, ohne dass ein Vertreter oder Agent des Unternehmens hinzugezogen werden muss. Sie können in zwei Formen unterteilt werden:

Externe Wissensdatenbank

Eine externe Wissensdatenbank hilft Ihren Kunden, alles zu verstehen, was sie über Ihr Angebot, Ihr Unternehmen und Ihre Branche wissen möchten. Sie wird auch als Wissensdatenbank für den Kundendienst oder als Selbstbedienungsbibliothek bezeichnet.

Ein typisches Beispiel: Die externe Wissensbasis von Guardian Bikes. Das Unternehmen stellt Kinderfahrräder her, die als die harmlosesten Fahrräder für Kinder gelten.

Diese externe Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen macht es einfach, Informationen zu finden, die ein aktueller oder potenzieller Kunde benötigt. Die Themen könnten Bestellung, Größe, Versand, Produkt-FAQs und mehr umfassen, um Käufer zu unterstützen.

Interne Wissensdatenbank

Eine interne Wissensdatenbank wird in der Regel als Mittel zur Interaktion zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens und zur internen Weitergabe von Wissen und Daten genutzt.

So nutzt Meero beispielsweise seine interne Wissensdatenbank, um die Mitarbeiter des Kundensupports zu koordinieren, wenn das Unternehmen in neue Regionen expandiert.

In den nächsten Abschnitten werden wir über die Schritte zur Entwicklung einer Wissensdatenbank sprechen, die den Endnutzern zugute kommt. Doch zuvor wollen wir erörtern, warum Sie eine solche Datenbank nutzen sollten.

Warum eine Wissensdatenbank verwenden?

Eine Wissensdatenbank verbessert das Potenzial Ihrer Marke, Informationen zu generieren, zu ordnen, zu überwachen und zu verbreiten und sie optimal zu nutzen.

Im heutigen digitalen Zeitalter suchen und brauchen die Menschen korrekte Unterlagen. Aber die Informationen sollten einfach zu finden und zu nutzen sein. Ein Anruf, das Einreichen eines Support-Tickets oder das Schreiben einer Nachricht sind kaum die erste Wahl.

Sie brauchen sofort eine Lösung für ihr Problem. Tatsächlich glauben 35 % der Käufer, dass sie in der Lage sein sollten, ihre Probleme selbst zu lösen, wie ein Emplifi-Bericht zeigt.

Aus diesem Grund sollten Sie für Ihr Unternehmen über eine breite und tiefgehende Wissensdatenbank verfügen. Aus der Definition einer Wissensdatenbank, die wir oben erörtert haben, wissen Sie bereits, dass Sie damit rund um die Uhr umfassende und zeitnahe Lösungen aus einer zentralisierten Datenbank bereitstellen können.

Außerdem wird der Arbeitsaufwand für die Suche und Durchsicht der Informationen minimiert.

Wie Sie Ihre Wissensdatenbank nutzen, hängt von Ihrem Unternehmen und Ihrem Zielmarkt ab. Unternehmen setzen Wissensdatenbanken für viele Zwecke ein. Und sie entdecken fast täglich neue Anwendungen.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie verschiedene Abteilungen davon profitieren können:

• IT: Erleichtert die Behebung von Problemen, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, das Coaching und die Beantwortung grundlegender Supportfragen.
• HR: Hervorragend geeignet für alle Angelegenheiten, von der Einstellung über die innerbetriebliche Ausbildung bis hin zur Weitergabe von Organisationsrichtlinien und Vergütungszeitplänen.
• Rechtliches: Unterstützt bei Fragen zu Urheberrecht, Lizenzierung, Richtlinien, Vereinbarungen und zusätzlichen Genehmigungsverfahren.

Außerdem können Sie Ihre Wissensdatenbank häufig ändern und verwalten, um sicherzustellen, dass alle Informationen immer noch korrekt und nützlich sind. Das bedeutet, dass sie auch dazu beitragen kann, den Nutzen der vorliegenden Inhalte zu erhöhen.

Lassen Sie uns all dies noch ein wenig näher untersuchen, indem wir alle Vorteile hervorheben, die eine Wissensdatenbank Ihren Interessenten und Teammitgliedern bietet.

Was sind die Vorteile einer Wissensdatenbank?

Mit einer soliden Wissensdatenbank kann Ihr Unternehmen schnell Antworten liefern. Zu den Vorteilen gehören die Steigerung der Benutzerzufriedenheit, die Einsparung von Einarbeitungskosten, die Steigerung der Produktivität und die Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation.

Nach dem, was wir darüber besprochen haben, was eine Wissensdatenbank ist und warum man sie verwenden sollte, haben Sie sich vielleicht schon ein Bild von den wichtigsten Vorteilen gemacht. Aber lassen Sie uns die Vorteile im Detail betrachten.

Steigerung der Nutzerzufriedenheit

Über 69 % der Kunden möchten ihre Probleme selbst lösen. Und 63 % sehen sich zunächst das digitale Material eines Unternehmens an, bevor sie sich per Handy, E-Mail oder über soziale Medien an den Kundendienst wenden.

Eine gut strukturierte und intuitiv zu bedienende Wissensdatenbank ermöglicht es den Käufern, die von ihnen benötigten Informationen nach eigenem Gutdünken und nicht nach dem des Unternehmens zu suchen.

Sie müssen nicht immer wieder Supportanfragen stellen, in der Warteschleife bleiben, bis die Servicemitarbeiter frei sind, oder sich mit anderen Problemen herumschlagen. Dies hat das Potenzial, ihre Erfahrungen mit dem Unternehmen erheblich zu verbessern.

Kohärenz im Dienst

Da eine Wissensdatenbank als eine einzige Quelle für das gesamte Wissen definiert ist, kann ein Unternehmen sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter aktuelle und korrekte Daten verwendet. Dadurch kann die Leistung der Mitarbeiter im Allgemeinen gesteigert werden.

Jeder in Ihrem Unternehmen wird sich auf einen einheitlichen Satz von Richtlinien beziehen, die in Ihrer internen Wissensdatenbank enthalten sind. Unabhängig davon, welchem Team oder welcher Abteilung Sie angehören (Marketing, Personalabteilung usw.), werden Sie auf genau dieselben Details zugreifen können. Dies ist ein entscheidender Vorteil des Aufbaus einer Wissensdatenbank für Unternehmen. Sie minimiert die Unsicherheit und ermöglicht es den Abteilungen, zuverlässig zu arbeiten.

Schnellere Auflösungen

Geben Sie mir einen Daumen nach oben, wenn Sie gerne auf Vertriebsmitarbeiter, Helpdesk-Mitarbeiter oder Kundenbetreuer warten, die damit beschäftigt sind, denjenigen zu helfen, die sie zuerst kontaktiert haben.

Ja, das hätte ich nicht gedacht!

Aber Sie sind nicht allein. Laut einer Studie von Freshworks aus dem Jahr 2021 erwarten 52 % der Käufer eine schnelle Lösung, und 80 % wünschen sich eine schnellere Antwort von Unternehmen.

Im heutigen Zeitalter der Hochgeschwindigkeit und der Vernetzung können die meisten Kunden es einfach nicht ertragen, auf Hilfe zu warten. In Situationen, in denen sie nach Lösungen suchen, erwarten sie , dass sie diese schnell erhalten.

Mit einer Wissensdatenbank können Sie die Kundenzufriedenheit erhöhen, da sie den Kunden die Möglichkeit bietet, sofort Unterstützung zu erhalten.

Mit einer soliden externen Wissensdatenbank müssen Sie Ihre Kunden nicht warten lassen, sie nicht von einem Vertreter zum anderen weiterleiten und sie nicht weiter betreuen. Insgesamt handelt es sich um eine benutzerfreundliche Selbsthilfeoption zur schnellen Lösung von Problemen.

Sparen Sie bei den Onboarding-Kosten

Die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist teuer. Nach den jüngsten Statistiken der Society for Human Resource Management (SHRM) belaufen sich die typischen Kosten für eine Neueinstellung auf etwa 4.700 Dollar.

Eine interne Wissensdatenbank stellt sicher, dass Personen, die neu am Arbeitsplatz sind, eine einzige Quelle für genaues Material erhalten.

Wenn ein Unternehmen zum Beispiel ein Tool zum ersten Mal einführt, kann es eine interne Wissensdatenbank entwickeln, die ausführliche Anleitungen und Leitfäden zur Nutzung der Plattform enthält.

Auf diese Weise können Sie den Zeit- und Kostenaufwand für die persönliche Betreuung jedes einzelnen Teammitglieds vermeiden. Die Mitarbeiter können sich mühelos das Wissen aneignen, das erforderlich ist, um ihre Aufgaben zu verstehen und effizient auszuführen.

Das Ergebnis? Bessere Arbeitsplatzbedingungen und geringere Kosten - ein weiterer Vorteil einer Wissensbasis für Unternehmen.

Steigerung der Produktivität

Laut Nintex geben 67 % der Fachleute an, dass die chaotischen Arbeitsabläufe in ihrem Unternehmen sie daran hindern, ihr Bestes zu geben.

Wenn Sie keine geeignete Strategie für den Wissensaustausch in einem Unternehmen haben, werden Sie wahrscheinlich einen Rückgang der Arbeitsleistung feststellen.

Hier kann eine Wissensdatenbank helfen, da sie 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche zugänglich ist.

Da alle relevanten Informationen und Details an einem einzigen, bequemen Ort zur Verfügung stehen, können die Kunden alles, was sie wollen, wann immer sie wollen, mit dem geringsten Aufwand erhalten.

Da die Käufer Lösungen für einfachere Probleme finden können, haben Ihre Kundendienstmitarbeiter mehr Zeit, sich um schwierige Anliegen zu kümmern.

Und nicht nur das. Wenn Ihre Mitarbeiter die benötigten Informationen schnell finden können, verbringen sie mehr Zeit mit der Erledigung ihrer Aufgaben als mit der Suche nach einer Anleitung.

Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation

Wie in der Definition der Wissensbasis erläutert, handelt es sich um eine einheitliche Wissensbibliothek, die von jedem Team gestaltet und genutzt wird. Auf diese Weise können Sie organisatorische Silos vermeiden und die Zusammenarbeit fördern.

Da die Arbeitnehmer die Möglichkeit haben, ihr Verständnis und ihre Erfahrungen an ihre Kollegen weiterzugeben, fördern Sie auch die Kommunikation in beide Richtungen.

Insgesamt kommt eine Wissensbasis sowohl den Mitarbeitern als auch den Kunden in allen Phasen ihres Lebenszyklus mit dem Unternehmen zugute. Und laut einer Studie von Treasure Data und Forbes Insights bleiben 65 % der Verbraucher bei einer Marke, wenn das Unternehmen während des gesamten Kundenlebenszyklus einen guten Service bieten kann.

Nun, da Sie wissen, was eine Wissensdatenbank ist und welche Vorteile sie bietet, lassen Sie uns zu den Schritten übergehen, die zum Aufbau einer Wissensdatenbank für Unternehmen erforderlich sind.

Schritte zur Erstellung einer Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen

Um eine Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen aufzubauen, sollten Sie zunächst Ihren Bedarf und Ihre Ziele ermitteln. Arbeiten Sie dann an der Erstellung, Formatierung und Organisation der Inhalte Ihrer Wissensdatenbank. Verwenden Sie schließlich die richtige Software, um Ihr Wissensdatenbankportal einzurichten und eine einheitliche Markenpersönlichkeit zu wahren.

Wenn man bedenkt, was eine Wissensdatenbank leisten kann, muss man bereit sein, eine solche zu erstellen. Berücksichtigen Sie also die folgenden Schritte bei der Erstellung einer Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen.

Bestimmen Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele

Gehen Sie beim Aufbau einer Wissensdatenbank für Unternehmen zielorientiert vor. Legen Sie ein Ziel fest, das sich um die Informationen dreht, die Ihr Publikum wissen muss, um seine Erfahrungen insgesamt zu verbessern.

Sie sollten sich ein klar definiertes Ziel setzen, um Ihrer Wissensbasis einen bestimmten Zweck und Sinn zu geben. Nehmen wir zum Beispiel Buffer. Das Unternehmen hat sein Fachwissen über soziale Medien genutzt, um eine interne Wissensdatenbank aufzubauen. Und diese dient Buffer effektiv dazu, die Fragen der Mitarbeiter zu beantworten und den Orientierungsprozess zu verbessern.

Dies ist ein perfektes Beispiel für eine zielgerichtete Wissensdatenbank. Einer der wichtigsten Schritte besteht also darin, Artikel zu erstellen, die sich auf das beziehen, wonach Ihre Nutzer suchen. Und das ist nur möglich, wenn Sie zu Beginn klare Ziele haben.

Um die Themen und Fragen zu finden, die in Ihrer Wissensdatenbank behandelt werden sollen, sammeln Sie zunächst die folgenden Informationen:

• Welches sind die häufigsten Fragen, die von Ihren Kunden gestellt werden?
• Wie nutzen die Verbraucher Ihre Waren und Lösungen?
• Was ist für Ihren Zielmarkt wichtig?

Überprüfen Sie Ihre Ziele für den Kundenerfolg und die Mitarbeiterleistung. Wenn es Raum für Verbesserungen gibt, ist eine Wissensdatenbank ein ausgezeichneter Ausgangspunkt.

Erstellung von Inhalten für die Wissensdatenbank

Alle Teams innerhalb des Unternehmens können und sollten zu Ihrer Wissensbasis beitragen. Holen Sie sich den Input von Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen, denn jede Abteilung hat in verschiedenen Phasen des Verkaufszyklus mit Kunden zu tun und kann Ihnen einen einzigartigen Blickwinkel bieten.

Bei der Entwicklung Ihrer Wissensdatenbank sollten Sie Ihre Mitarbeiter, die in verschiedenen Teams arbeiten, um Beiträge bitten. Sammeln Sie häufige Fragen und deren Lösungen aus allen dienstleistungsbezogenen Teams.

Ihre Vertriebsmitarbeiter wissen zum Beispiel, welche Art von Daten ein potenzieller Käufer in der Entscheidungsphase benötigt.

Ebenso kennen die Mitarbeiter des Kundensupports die typischen Herausforderungen und Hindernisse, auf die Ihre Kunden bei der Nutzung Ihrer Produkte stoßen.

Ebenso ist das Feedback des IT-Teams wichtig für die Entwicklung einer Wissensdatenbank, da es diejenigen sind, die die technische Seite Ihrer Lösungen vollständig verstehen.

Mit diesen Ideen können Ihre Mitarbeiter Hilfeinhalte erstellen, die wichtige Fragen Ihrer potenziellen Kunden beantworten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen die Möglichkeit haben muss, an der Erstellung der internen und externen Wissensdatenbank mitzuwirken. Außerdem müssen sie auch an der Aktualisierung der Wissensdatenbank beteiligt werden.

Beibehaltung einer einheitlichen Markenpersönlichkeit

Das Erscheinungsbild Ihrer Wissensdatenbank sollte mit Ihrem Markenauftritt übereinstimmen. Dies können Sie mit einem Styleguide erreichen, der Aussehen und Ton Ihrer Wissensdatenbank festlegt.

Eine Wissensdatenbank ist per Definition eine Sammlung von Informationen. Aber sie sollte auch das richtige Maß an Branding haben. Sie wollen sich vom Rest abheben, aber nicht so sehr, dass der Nutzen Ihrer Artikel geschmälert wird.

Schauen wir uns zum Beispiel Billie an. Ihre Wissensdatenbank ist unkonventionell. Die Nutzer werden mit einem ästhetisch ansprechenden Heldenbereich begrüßt, der ihnen verspricht, dass Billie für sie da ist.

Diese externe Wissensdatenbank ist phantastisch, denn sie entspricht der Atmosphäre des Unternehmens. Wenn der Betrachter auf der Seite nach unten geht, findet er nützliche Optionen, um wichtige Abschnitte sowie einige häufig gestellte Fragen zu besuchen.

Billie ist ein lustiges, jugendliches Unternehmen, bei dem sich alles um Schönheit und Stil dreht. Und auch diese Wissensbasis hat einen ähnlichen Sinn für Spaß und Ästhetik.

Wie können Sie also sicherstellen, dass Ihre Wissensbasis zu Ihrer Marke passt?

Eine der besten Möglichkeiten ist die Erstellung eines Styleguides, um sicherzustellen, dass alle Inhalte, die Sie Ihrer Wissensdatenbank hinzufügen, in Aussehen und Tonfall ähnlich sind. Dazu gehören auch Aspekte wie Farben, Schriftart, Textgröße und Bilder.

Ein weiterer Aspekt, der konsistent bleiben sollte, ist Ihre Stimme. Legen Sie fest, wie Ihre Marke kommuniziert. Und dann übernehmen Sie diesen Ton und diese Stimme in Ihrem gesamten Wissensportal. Nehmen Sie bei Bedarf die Hilfe Ihrer Marketingabteilung in Anspruch.

Inhalte richtig formatieren

Formatieren Sie Artikel mit Überschriften und Zwischenüberschriften, heben Sie wichtige Teile hervor, und verwenden Sie Listen, um den Inhalt Ihrer Wissensdatenbank übersichtlich zu gestalten.

Die Betrachter erwarten sofortige Antworten. Deshalb ist es so wichtig, dass Ihre Wissensdatenbank den Kunden die Möglichkeit gibt, schnell Lösungen zu finden. Eine wichtige Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, Ihre Artikel so zu formatieren, dass sie einfach zu lesen sind. In unserem Leitfaden für Artikelbeispiele in der Wissensdatenbank finden Sie viele Hinweise zur Verbesserung des Inhalts Ihrer Wissensdatenbank.

Spotify ist ein gutes Beispiel. Dieser Musik-Streaming-Dienst wendet sein einfaches, kundenfreundliches Design auch auf seine externe Wissensdatenbank an.

Sie können blättern und das Material einfach und schnell lesen. Während Sie einen Inhalt durchgehen, verwendet Spotify eine Dropdown-Funktion, um den gesamten Artikel zu erweitern. Auf diese Weise bleibt der Eindruck erhalten, dass die Informationen kurz und übersichtlich sind.

Durch die Verwendung der Dropdown-Funktion verhindert Spotify, dass die Zuschauer mit übermäßig langen Inhalten verschreckt werden. Außerdem bietet es den Verbrauchern ein angenehmes und natürliches Lesevergnügen.

Um dies zu erreichen, können Sie Methoden zur Aufteilung Ihres Inhalts verwenden. Dazu gehören das Hinzufügen von Titeln und Untertiteln, das Hervorheben von Inhalten, Listen und so weiter. Sehen Sie sich auch unsere ultimative Vorlage für Wissensbasisartikel an.

Organisieren Sie Ihren Inhalt

Organisieren Sie Ihre Inhalte hierarchisch, damit die Nutzer sich über ein Thema im Detail informieren oder zu einem umfassenderen Abschnitt navigieren können.

Die Entwicklung einer mit einer großen Menge an Daten angereicherten Wissensbasis ist von entscheidender Bedeutung. Aber was nützt eine Wissensdatenbank, wenn das Material nicht sinnvoll strukturiert ist? Das bedeutet, dass die Navigation für den Nutzer intuitiv sein sollte.

Canva gibt zum Beispiel Wissensdatenbanken eine neue Bedeutung. Das Wissensportal von Canva ist visuell atemberaubend. Darüber hinaus leiten die grundlegenden Optionen auf der Startseite den Betrachter leicht durch die verschiedenen Abschnitte der Wissensdatenbank.

Zumindest sollten Sie Ihre Inhalte in einer hierarchischen Struktur organisieren, so dass Ihre Nutzer mühelos ein bestimmtes Thema vertiefen können.

Richten Sie Ihr Wissensbasisportal ein

Wählen Sie die richtige Software für den Aufbau einer Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen. Achten Sie auf wichtige Funktionen wie intuitive Inhaltserstellung und -strukturierung, umfangreiche Suchfunktionen und fortschrittliche Analysefunktionen.

Neben der Kategorisierung Ihrer Artikel sollten Sie auch darauf achten, dass Ihre Wissensdatenbank gut strukturiert ist. Außerdem sollte das Benutzererlebnis auf jeder Seite einheitlich sein. Mit anderen Worten: Alle Seiten Ihrer Wissensdatenbank sollten ein ähnliches Layout und Thema haben.

Dies ist nur möglich, wenn Sie eine geeignete Software zur Pflege und Steuerung einer Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen einsetzen.

Das richtige Tool bietet die richtigen Funktionen für den Aufbau einer benutzerfreundlichen Wissensdatenbank. Ihre Mitarbeiter sollten in der Lage sein, Informationen reibungslos zu entwickeln und zu verwalten. Und Ihre Zielgruppe sollte problemlos auf die von ihr benötigten Inhalte zugreifen können.

Das bedeutet, dass Sie über die Grundlagen einer Wissensdatenbank hinausschauen müssen. Achten Sie bei der Auswahl eines geeigneten Tools zum Aufbau einer Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen auf die folgenden Funktionalitäten:

Intuitives Schreiben und Strukturieren von Inhalten - Dies bedeutet, dass Ihre Lösung eine benutzerfreundliche Bearbeitungsoberfläche enthalten sollte. Sie sollte es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, sowohl schriftliche Inhalte als auch andere Medien wie Bilder und Videoclips einzufügen, zu bearbeiten und zu aktualisieren.

Effektive Suchfunktionen - In Anbetracht der Menge an Informationen, die den Lesern zur Verfügung stehen, muss Ihre Wissensdatenbank eine leistungsstarke Suche unterstützen, um sicherzustellen, dass Ihre Leser die benötigten Inhalte finden.

Erweiterte Analytik: Die Auswertung der Nutzung Ihrer Informationen ermöglicht es Ihnen, Ihre Artikel zu optimieren. Dadurch wird Ihre Wissensdatenbank zu einer wichtigen Ergänzung für Ihr Unternehmen.

Heroic KBzum Beispiel, erfüllt alle diese Anforderungen. Das mit WordPress kompatible Plugin Heroic KB ist eine branchenführende und vollwertige Wissensdatenbanklösung. Von der Installation an ist das Plugin einfach zu verwenden und schnell einzurichten.

Mit Heroic KB haben Sie die Wahl, wie Sie eine Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen aufbauen. Sie können eine neue WordPress-Website nur für Ihre Wissensdatenbank erstellen und dann das Plugin installieren. Oder Sie können das Heroic KB Plugin auf Ihre aktuelle WordPress-Website herunterladen, um die Funktionen der Wissensdatenbank hinzuzufügen.

Heroic KB bietet eine Reihe von Funktionen, um Ihre Informationen zu strukturieren, eine ausgezeichnete Benutzererfahrung zu bieten und die Definition Ihrer Wissensdatenbank zu verbessern.

• AJAX-Live-Suche mit Echtzeit-Empfehlungen, kombiniert mit Kategorien und Tags zur Kategorisierung von Inhalten.
• Integrierte Berichte zur Analyse der Nützlichkeit von Inhalten, der Seitenaufrufe, der Anzahl der Personen, die zu Echtzeit-Kundenservices wechseln, und der Suchvorgänge.
• Vielseitiger Gutenberg-Editor und ein integriertes Revisionssystem für die Versionsverwaltung.
• Keine Begrenzung der Anzahl der Beiträge, der Mitglieder und vieles mehr. Im Wesentlichen gibt es keine unnötigen Einschränkungen, wie sie bei SaaS-Tools für den Wissensaustausch üblich sind.
• Sie haben die Möglichkeit, Ihre Wissensbasis durch die Verwendung zusätzlicher Plugins zu erweitern, da es auf WordPress aufbaut.
• Vollständige Kontrolle über Ihre Inhalte. Ihre Informationen werden immer vollständig auf Ihrer Plattform gespeichert.

Darüber hinaus hilft Ihnen Heroic KB dabei, eine Wissensdatenbank zu erstellen, die mit Ihrem Branding übereinstimmt, ohne dass das Design den Inhalt der Wissensdatenbank Ihres Unternehmens überlagert.

Optimieren Sie das Benutzererlebnis

Um den Zugriff auf Ihre Wissensdatenbank und die Navigation zu erleichtern, verwenden Sie Tags in den Artikeln, betten Sie interne Links ein und fügen Sie allgemeine, für den Inhalt relevante Schlüsselwörter ein.

Die meisten Besucher, die Ihre Wissensdatenbank durchstöbern, tun dies nicht nur zum Spaß. Sie sind auf der Suche nach Lösungen für ihre Fragen. Ihre Wissensdatenbank sollte also ein Geschäft sein.

Stellen Sie sicher, dass die Benutzer die gewünschten Informationen in Ihrer Wissensdatenbank schnell und einfach finden können. Um dies zu erreichen, müssen Sie Ihre Wissensdatenbank so gestalten, dass sie einfach zu durchsuchen ist.

Sie können die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Wissensdatenbank mit Hilfe der folgenden Methoden verbessern:

• Markieren Sie den Inhalt Ihrer Wissensdatenbank, um die Durchsuchbarkeit zu verbessern.
• Verwenden Sie interne Links innerhalb von Artikeln, die auf verwandte Artikel verweisen.
• Fügen Sie strukturelle Links hinzu, um Besuchern den Zugang zu den übergeordneten Themen Ihrer Wissensdatenbank zu ermöglichen.
• Verwenden Sie Tags und Schlüsselwörter, um Artikel zu organisieren und sie leicht auffindbar zu machen.

Strukturieren Sie die Informationen so, dass sie zu Ihrem Unternehmen passen, und denken Sie dann daran, sie zu aktualisieren. Auf diese Weise wird Ihr Wissensportal leicht zu lesen und zu durchsuchen sein und Ihren Besuchern eine einfache Benutzererfahrung bieten.

Halten Sie Ihre Wissensbasis auf dem neuesten Stand

Finden Sie heraus, was Sie auf der Grundlage Ihrer am häufigsten aufgerufenen Artikel und Themen mit dem wenigsten Material optimieren sollten. Oder arbeiten Sie Ihre fortgeschrittenen Inhalte weiter aus.

Wir haben bereits besprochen, was eine Wissensdatenbank ist. Aber Sie sollten auch beachten, dass es sich nicht um etwas handelt, das Sie einmal einrichten und dann vergessen können.

Nach der anfänglichen Implementierung geht die Entwicklung einer Wissensbasis für Unternehmen in kontinuierliche Wissensmanagementaktivitäten über.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie immer wieder neue Inhalte erstellen und aktualisieren, und zwar in verschiedenen Formen. Wenn Sie z. B. eine neue Produktfunktion einführen, müssen Sie Artikel schreiben, in denen Sie erklären, wie die Funktion zu verwenden ist und wie man Fehler behebt.

Ein anderes Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen seinen Verhaltenskodex oder seine Richtlinien ändert, möchten Sie dies in Ihrer Wissensdatenbank anzeigen.

Sie sollten auch den Zweck, den Inhalt und die Bedeutung Ihrer Wissensdatenbank ständig weiterentwickeln, je nachdem, wie gut sie die Bedürfnisse der Nutzer erfüllt. Ein guter Startpunkt ist die Überprüfung der Nutzungsstatistiken und anderer wichtiger Daten. Hier sind einige Schlüsselfaktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

• Welche Artikel werden von Ihren Käufern am häufigsten angesehen?
• Welche Fächer haben den geringsten Inhalt?
• Wie könnten Sie Ihre fortgeschrittenen Inhalte weiter vertiefen?
• Welche Suchanfragen führen nicht zu relevanten Antworten?

Wenn Sie ein hochwertiges Tool wie z. B. Heroic KBverwenden, ist dieser Teil einfach, denn Sie haben ein integriertes Analysesystem sowie die Möglichkeit, Stimmen und Feedback von Nutzern zu sammeln.

Allgemeine Fragen zu einer Wissensdatenbank

Neben der Definition einer Wissensdatenbank und ihren Vorteilen werden im Folgenden einige häufig gestellte Fragen und ihre Antworten erläutert.

Was sollte eine Wissensdatenbank enthalten?

Eine Wissensdatenbank ist ein einheitliches Portal, in dem das gesamte Wissen über ein Unternehmen und seine Angebote gespeichert, kategorisiert und abgerufen werden kann. Sie umfasst Benutzerhandbücher, Produktanleitungen, Videos zur Fehlerbehebung und andere Dokumentationen.

Was ist der Zweck einer Wissensdatenbank?

Die Erstellung einer Wissensdatenbank für Unternehmen kann zwei Ziele haben:

Mit einer externen Wissensdatenbank können Sie Ihren Kundenservice verbessern, indem Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben, mühelos nach Antworten zu suchen, ohne sich an Ihren Helpdesk wenden zu müssen.

Eine interne Wissensdatenbank bietet den Mitarbeitern eine schnelle Möglichkeit, alle benötigten Details zu Ihren Produkten, Dienstleistungen und Standardbetriebsverfahren zu finden.

Abschließend: Wissensbasis für Unternehmen

In der heutigen Zeit erwarten und fordern Kunden und Mitarbeiter einen schnellen Zugang zu Wissen. Doch die entscheidenden Informationen sind in den Dateien, Nachrichten und Köpfen der Menschen in Ihrem Unternehmen versteckt.

Nutzen Sie diesen Leitfaden, um zu erfahren, was eine Wissensdatenbank leisten kann, und bauen Sie eine auf, die den Weg für einen besseren Kundenservice, eine höhere Produktivität und eine bessere Zusammenarbeit ebnet.

Schaffen Sie ein Erlebnis, das den Stress, der mit dem Kauf bei oder der Arbeit für Ihr Unternehmen verbunden ist, minimiert. Und die Gewinne werden folgen.