So schreiben Sie Dokumentationen: Ein umfassender Leitfaden für 2026

Ihr Leben kann so viel einfacher sein, sobald Sie wissen, wie man Dokumentationen schreibt – gute, hilfreiche Dokumentationen, die ihren Benutzern tatsächlich das geben, was sie brauchen.

Schließlich benötigt jedes Team Dokumentationen, um Informationen auszutauschen, Wissen zu erhalten, sich auf Ziele zu konzentrieren und lange Prozesse zu vereinfachen.

Obwohl es keinen einheitlichen Standard für die Erstellung all dieser Dokumentationen gibt, bleiben die Grundlagen gleich.

Werfen wir einen Blick darauf, um Ihre Fähigkeiten im Verfassen von Dokumentationen zu verbessern.

Der Stand der Dokumentationserstellung im Jahr 2026

Seit der KI-Revolution die meisten Marken beginnen, KI-Chat-Assistenten zu nutzen, um ihre Kundenerfahrung bei der Dokumentation zu verbessern.

Es hilft definitiv bei:

• Beantwortung häufiger Fragen und zwar schneller
• Hilfe bei der Suche
• Reduzierung von Kundenanfragen
• Personalisierung des Kundenerlebnisses
• Und natürlich beim Schreiben von Dokumentationen

Das gesagt, fragen Sie sich vielleicht: „Können wir ChatGPT nicht einfach unsere Dokumente schreiben lassen?“ Nun, nicht so schnell.

KI-generierte Texte neigen dazu, generisch zu sein und es fehlt ihnen der nuancierte Kontext oder die meinungsstarke Klarheit, die von Menschen geschriebene Dokumente bieten, was leicht nach hinten losgehen kann.

Hochwertige Dokumentation erfordert tiefes Verständnis des Kontexts und durchdachte Entscheidungen – Dinge, mit denen KI zu kämpfen hat.

Dokumentation ist der Prozess, herauszufinden, was Ihre Benutzer brauchen und wie man es am besten erklärt. Das Überspringen dieses Schritts kann zu Inhalten führen, die niemandem wirklich helfen.

Der ideale Weg ist, KI als Helfer zu nutzen, nicht als Ersatz.

Was ist Dokumentation?

Dokumentation ist jedes Material, das erklärt oder anleitet. Es kann Text, Bilder, sogar Videos sein. Alles, was jemandem hilft, etwas zu verstehen oder etwas zu erledigen.

Wir denken oft an Software-Handbücher oder Entwicklerdokumentationen, aber Dokumentation ist im Unternehmen allgegenwärtig:

• Marketing-Team hat Playbooks
• Support-Team hat Fehlerbehebungsanleitungen und FAQs
• Ingenieure haben Code-Kommentare und technische Spezifikationen
• HR hat Prozess-Checklisten
• Kunden verlassen sich auf Benutzerhandbücher und Wissensdatenbankartikel

Der Kernpunkt ist, dass Dokumentation ein breiter Begriff ist. Wenn es sich um schriftliche (oder aufgezeichnete) Informationen handelt, die jemandem helfen, etwas zu tun oder zu verstehen, zählt es als Dokumentation.

Arten von Dokumentationen, die Sie kennen müssen, bevor Sie damit beginnen

Da wir über das Schreiben von Dokumentationen sprechen, werde ich Sie nicht mit den verschiedenen Arten langweilen, wie Projekt-, technische Dokumentation und so weiter.

Stattdessen kategorisiert Daniele Procida von Divio AG in seinem Vortrag über die Arten von Dokumentationen die Dokumentation in vier Typen::

• lernorientierte Tutorials
• zielorientierte Anleitungen
• verständnisorientierte Diskussionen
• informationsorientiertes Referenzmaterial

Wie Sie aus seinen Ausführungen verstehen können, hat jedes Dokumentationsstück ein anderes Ziel, und die für die Dokumentation Verantwortlichen müssen dieses jedes Mal festlegen, wenn sie mit der Erstellung beginnen.

Basierend auf den oben genannten verschiedenen Dokumentationsarten können Sie Dokumentationen erstellen, die ihr Ziel leicht erfüllen.

• Wissensdatenbankartikel: Kurze Anleitungen oder FAQs in einem Hilfe-Center. Ideal für Kunden, die schnelle Antworten suchen.
• Benutzerhandbücher und Anleitungen: Längere Dokumentationen, die Funktionen erklären, oft mit Screenshots und Schritt-für-Schritt-Anleitungen.
  Entdecken Sie: Die besten Beispiele für Benutzerhandbücher, von denen Sie lernen können
• Technische Referenzdokumentation: Detaillierte Informationen zu APIs, SDKs, Konfiguration, hauptsächlich für Entwickler oder IT-Profis.
• Projektdokumentation: Aufzeichnungen von Projektplänen, Entscheidungen, Forschung und Fortschritten (für die interne Teamnutzung).
• Prozess- und Richtlinienhandbücher: Standardarbeitsanweisungen, Unternehmensrichtlinien, Checklisten für interne Arbeitsabläufe, die Konsistenz bei der Ausführung von Aufgaben gewährleisten.
• Code-Dokumentation: Dies umfasst Inline-Code-Kommentare, README-Dateien in Repositories und automatisch generierte Dokumente aus dem Code (wie Javadoc oder Swagger für APIs).
• Design-Dokumente und Spezifikationen: Dokumente, die während der Entwicklung erstellt werden, um zu beschreiben, wie eine Funktion funktionieren soll oder wie ein System entworfen ist.

Daraus können Sie leicht ableiten, wie verschiedene Arten von Dokumenten geschrieben werden sollten.

Benutzerhandbücher würden sich beispielsweise auf zielorientierte Anleitungen konzentrieren, während Design-Dokumente sich auf informationsorientiertes Referenzmaterial konzentrieren würden.

Warum gute Dokumentation so wichtig ist (Vorteile und Auswirkungen)

Gute Dokumentation zahlt sich massiv aus, oft auf Weisen, die nicht sofort ersichtlich sind.

Nachfolgend sind einige der wichtigsten Vorteile einer qualitativ hochwertigen Dokumentation aufgeführt:

1. Spart Zeit und Geld durch Ermöglichung von Self-Service

Der vielleicht direkteste Vorteil ist, dass Dokumentation es den Leuten ermöglicht, sich selbst zu helfen, anstatt für jede einzelne Anfrage Support-Tickets zu erstellen.

Eine Wissensdatenbank kann die häufigsten Fragen zu Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung leicht beantworten und macht es überflüssig, sich an einen Support-Mitarbeiter zu wenden.

Das bedeutet bares Geld: Weniger Support-Tickets bedeuten geringere Support-Kosten und schnellere Antworten für die Tickets, die dennoch eingehen.

2. Fördert Produktakzeptanz und Kundenerfolg

Wenn Benutzer Ihr Produkt besser verstehen, nutzen sie es mehr und ziehen mehr Nutzen daraus. Wenn das der Fall ist, bleiben sie eher dabei (höhere Bindung) und setzen sich sogar dafür ein.

Dokumentationen bieten sofortigen Mehrwert, indem sie den Leuten zeigen, wie sie etwas mit Ihrem Produkt erreichen können, während das Marketing ihnen vielleicht nur von Funktionen *erzählt*.

3. Schnellere Einarbeitung und Schulung

Eine solide Dokumentation erleichtert es erheblich, neue Leute auf den neuesten Stand zu bringen.

Für Kunden kann ein gutes „Erste Schritte-Handbuch“ den Unterschied ausmachen, ob sie den Test abbrechen oder zu Power-Usern werden.

Neue Mitarbeiter oder Entwickler, die einem Projekt beitreten, können die Dokumentation lesen, um Kontext zu erhalten. Das ist viel besser als langwierige Schulungen oder alle 5 Minuten einen Teamkollegen mit Fragen zu belästigen.

5. Weniger Fehler und schnellere Fehlerbehebung

Wenn Anweisungen klar sind und Wissen geteilt wird, machen die Leute weniger wahrscheinlich etwas falsch.

6. Konsistenz und Wissenserhaltung

Leute kommen und gehen, aber Dokumentation bleibt.

Indem Sie Dinge aufschreiben, dezentralisieren Sie Wissen und vermeiden Single Points of Failure.

7. Ein Vermögenswert für Skalierung und Wachstum

Denken Sie langfristig. Wenn Sie jemals möchten, dass Ihr Projekt oder Produkt skaliert, können Sie persönlich nicht die Antwort auf jede Frage sein.

Dokumentation ist das, was es Ihnen ermöglicht, über Heldenaktionen und individuelle Betreuung hinauszugehen. Sie ist ein Multiplikator.

Wie sieht gute Dokumentation aus?

In der Vergangenheit haben wir Hunderte von Dokumentationsbeispielen überprüft, und selbst die besten hatten etwas zu bemängeln.

Dies ist nur eine kurze Zusammenfassung. Ich empfehle Ihnen, sich selbst die Anleitung zu den besten Dokumentationsbeispielen anzusehen.

1. Klarheit und Einfachheit: Gute Dokumentation spricht eine klare Sprache. Sie ist so kurz wie möglich und dennoch nützlich.
2. Kennen Sie Ihre Zielgruppe (und organisieren Sie für sie): Die beste Dokumentation ist auf die Bedürfnisse und das Wissensniveau des Benutzers zugeschnitten. Eine Größe passt nicht für alle.
3. Großartige Navigation und Suche: Gute Dokumentation ist leicht zu navigieren. Eine Suchleiste, eine logische Themenhierarchie und ein Inhaltsverzeichnis helfen sehr.
4. Viele Beispiele und visuelle Elemente: Gute Dokumentation ist konkret. Sie liefert Beispiele. Diese Beispiele können Beispielcode, Screenshots oder reale Szenarien sein.
5. Feedback-Mechanismen: Dokumentation entwickelt sich basierend auf Benutzerfeedback weiter. Ohne Feedback schießen Sie im Dunkeln.
6. Umfassend und zugänglich: Umfassend bedeutet hier nicht, einen 500-seitigen Wälzer zu schreiben. Es bedeutet, die notwendigen Bereiche abzudecken, damit die Benutzer nicht auf Sackgassen stoßen.
7. Aktualität (Auf dem neuesten Stand)

Hier ist eine prägnante Tabelle, die die wichtigsten Qualitäten guter und schlechter Dokumentation vergleicht:

Aspekt	Gute Dokumentation	Schlechte Dokumentation
Zielgruppenfokus	Geschrieben für ein klares, spezifisches Publikum (z. B. Kunden, Entwickler), und der Inhalt entspricht deren Bedürfnissen und Kontext	Kein definiertes Publikum; vermischt Detailgrade
Klarheit & Sprache	Einfach, direkt, ohne Fachjargon, leicht zu lesen und zu verstehen	Voller Fachjargon, verschachtelter Sätze, Mehrdeutigkeit oder übermäßiger Kürze/Ausführlichkeit
Organisation	Logische Struktur, klare Überschriften, Inhaltsverzeichnis, Querverweise und priorisierte Informationen	Unorganisierte Textwände, fehlende Navigationshilfen, wichtige Schritte vergraben oder verstreut
Genauigkeit & Aktualität	Korrekt, getestet und regelmäßig aktualisiert	Veraltete Anweisungen, falsche Details, alte Screenshots
Tiefe vs. Kürze	Genug Details, um Aufgaben zu erledigen, mit optionalen Links für mehr	Zu oberflächlich mit fehlenden wichtigen Schritten oder übermäßig tiefgehend mit irrelevanten Details
Beispiele & visuelle Elemente	Enthält genaue, getestete Codebeispiele, Screenshots und Diagramme, die im Kontext erklärt werden.	Wenige oder keine Beispiele, veraltete oder nicht referenzierte visuelle Elemente, nicht getestete Code-Schnipsel.
Ton & Empathie	Warm, unterstützend und lehrreich	Herablassend, übermäßig formell oder unpersönlich
Suchbarkeit	Verwendet Produktsprache und gängige Schlüsselwörter. Leicht indizierbar für interne und externe Suche	Schlechte Schlüsselwortwahl, versteckt in nicht durchsuchbaren Formaten und inkonsistente Terminologie

Wie man Dokumentation schreibt, die wirklich hilft

Wir haben viel abgedeckt, um Sie auf diesen Schritt vorzubereiten. Lassen Sie uns nun einige praktische Schritte und Denkweisen besprechen, während Sie mit dem Schreiben der Dokumentation beginnen:

1. Entscheiden Sie, was Sie schreiben möchten

Da Dokumentation viele Formen annehmen kann, ist es unerlässlich, ein Format zu finalisieren, bevor Sie sie schreiben.

Zum Beispiel verwenden wir bei HeroThemes eine Mischung aus FAQs, Installationsanleitungen, Fehlerbehebungsleitfäden, Listen mit Tipps und Tricks und anderen für unsere kundenorientierte Dokumentation. Die meisten unserer Kunden verwenden ebenfalls eine ähnliche Zusammensetzung.

Abhängig von der Dokumentation, die Sie erstellen, und für wen, müssen Sie wissen, welche Formen Ihre Dokumentation annehmen kann.

Jacob Kaplan-Moss spricht im Detail darüber in Was man schreiben sollte.

Er erklärt, wie Tutorials, thematische Anleitungen und Referenzmaterialien in den meisten Fällen den Großteil der Dokumentation ausmachen:

• Tutorials: Tutorials oder Anleitungen sind die grundlegendste Form der Dokumentation. Für unsere kundenorientierte Dokumentation sind Tutorials unsere Anleitungsressourcen, die unsere Benutzer verwenden, um eine Wissensdatenbank auf ihrer Website mit unserem Plugin zu erstellen oder sie mit Artikeln zu füllen.
• Thematische Anleitungen: Thematische Anleitungen gehen in der Regel tiefer als Tutorials und behandeln spezialisiertere Themen. Für uns sind dies unsere Anleitungen zu Themen wie Übersetzung und Integrationen. Wir kategorisieren diese grob als fortgeschrittene Themen.
• Referenz: Im Kontext unserer kundenorientierten Dokumentation enthält dieser Typ Informationen über unsere Integrationen mit unseren Partnern, die für unsere Benutzer bei der Einrichtung ihrer Integrationen hilfreich sein könnten. Oder Links zu allem, was sie bei der Implementierung einer unserer HeroThemes-Lösungen nützlich finden könnten.

2. Beginnen Sie mit einer Gliederung

So wie Sie ein Produkt entwerfen (oder einen Plan ausarbeiten, bevor Sie ein neues Projekt beginnen), bevor Sie es bauen, entwerfen Sie Ihre Dokumentation.

Notieren Sie sich eine Gliederung oder ein Inhaltsverzeichnis dessen, was Sie behandeln möchten.

Dies hilft sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Themen aufnehmen und sie logisch organisieren. Es dient auch als skelettartige Struktur zum Ausfüllen.

Um Ihnen eine bessere Vorstellung davon zu geben, wie das aussieht, hier ist, wie die meisten Software-README-Dateien gestaltet sind:

1. Kurze Produkteinführung
2. Glossar zur Erklärung komplexer Terminologie
3. Installationsanleitung (Schritt für Schritt)
4. Grundlegende Verwendung (Mit einigen Beispielen)
5. Häufig gestellte Fragen

Das Erstellen einer Gliederung erleichtert auch die Aufteilung von Schreibaufgaben auf mehrere Mitwirkende.

3. Schreiben Sie in kleinen, überschaubaren Abschnitten

Bearbeiten Sie jeweils einen Artikel oder Abschnitt. Beginnen Sie vielleicht mit einer Schnellstartanleitung, um neuen Benutzern den Einstieg zu erleichtern. Erweitern Sie dann das Material um tiefere Referenzinformationen.

Dieser inkrementelle Ansatz bedeutet, dass Sie immer einige nützliche Dokumente haben, auch wenn die gesamte Sammlung noch nicht vollständig ist.

4. Verwenden Sie einen konversationellen Ton (für geeignete Zielgruppen)

Im Allgemeinen empfehle ich, für Benutzerdokumentationen einen freundlichen, gesprächigen Ton und für Entwicklerdokumentationen einen geradlinigen, etwas technischeren Ton zu verwenden.

Aber niemals einen roboterhaften oder herablassenden Ton.

Formulierungen wie „Jetzt sind Sie bereit für…“, „Sie fragen sich vielleicht…“ können den Text ansprechender machen.

Gesprächig zu sein bedeutet auch, Fragen vorwegzunehmen.

5. Haben Sie keine Angst, ein wenig Persönlichkeit zu zeigen

Wenn Ihre Markenstimme es zulässt, können Sie kleine Persönlichkeitsmerkmale hinzufügen, wie z. B. einen kleinen Witz, eine Anekdote oder eine augenzwinkernde „Hinweis:“

Ich habe einmal eine Zeile in einem Fehlerbehebungsdokument hinzugefügt: „Wenn alles andere fehlschlägt, versuchen Sie, es aus- und wieder einzuschalten – nein, wirklich 🙃.“ Überraschenderweise erhielten wir Feedback, dass dies das Dokument zugänglicher machte.

Verwenden Sie Humor oder Persönlichkeit natürlich sparsam und angemessen. Das Ziel ist nicht zu unterhalten, sondern die Erfahrung weniger mühsam zu gestalten.

6. Halten Sie Absätze und Sätze kurz

Dies ist ein einfacher Schreibtrick für die Lesbarkeit. Streben Sie Absätze von 2-5 Sätzen an.

In der technischen Redaktion geht Klarheit vor literarischem Glanz. Es ist völlig in Ordnung, einen einzeiligen Absatz zu haben, wenn er einen wichtigen Punkt enthält.

Verwenden Sie auch Formatierungen, um Dinge aufzuteilen:

• Aufzählungslisten (wie diese!)
• Nummerierte Schritte für Verfahren
• Tabellen für strukturierte Informationen

7. Machen Sie es scannbar

Die meisten Leser überfliegen den Text, bevor sie ihn ganz lesen.

• Verwenden Sie klare Überschriften und Unterüberschriften, die signalisieren, worum es in jedem Abschnitt geht.
• Verwenden Sie Fettdruck, um wichtige Begriffe oder Schlüsselwörter hervorzuheben.
• Verwenden Sie Hervorhebungsblöcke für Tipps/Warnungen.

Ein scanbares Dokument bedeutet, dass der Benutzer, auch wenn er nicht jedes Wort liest, die benötigten Schritte oder Informationen durch Überfliegen extrahieren kann.

8. Überprüfen und testen Sie Ihre Dokumente

Die Überprüfung ist ein wesentlicher Bestandteil des Dokumentationsprozesses. Sie hilft Ihnen sicherzustellen, dass Ihre Dokumentation tatsächlich funktioniert.

In seinem fünfstufigen Prozess zur Überprüfung von Dokumentationen sagt der technische Redakteur Tom Johnson, dass die erste Stufe unverzichtbar ist, in der Sie – der Dokumentationsautor – das „Produkt für sich selbst zum Laufen bringen“, indem Sie die von Ihnen geschriebenen Schritte befolgen.

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre eigenen Anweisungen zu befolgen, als wären Sie der Benutzer. Dies ist der einzige Weg, um fehlende Schritte oder Annahmen zu erkennen.

Führen Sie, wenn möglich, auch eine Peer-Review durch: Eine andere Person (idealerweise mit einem ähnlichen Profil wie Ihr beabsichtigter Leser) geht sie durch und gibt Feedback. Sie wird verwirrende Stellen oder Tippfehler aufzeigen, die Sie übersehen haben.

9. Legen Sie einen Aktualisierungsplan fest

Die Dokumentation beginnt zu veralten, sobald sie veröffentlicht ist. Daher benötigen Sie einen Aktualisierungsplan.

Ihre Aktualisierungshäufigkeit hängt von der Dokumentation ab, die Sie betrachten. Beispielsweise muss Ihre benutzersichtige Dokumentation nur dann aktualisiert werden, wenn Sie Ihr Produkt aktualisieren.

Entwicklerorientierte Dokumentation und technische Code-Dokumentation sind fortlaufend (Inline-Dokumentation).

Ihre interne Arbeitsdokumentation hingegen könnte jedes Mal aktualisiert werden, wenn sich etwas ändert.

Zum Beispiel, wenn Sie Ihr aktuelles Projektmanagement-Tool ersetzen oder auch wenn Sie einfach einen optimierteren Weg entdecken, eine bestimmte Arbeit zu erledigen. Erfassung von Stammwissen und allgemeine Wissenserfassung sind einige der laufenden Übungen in solchen Dokumentationen.

Führen Sie, wenn sinnvoll, ein Änderungsprotokoll in Ihrer Dokumentation, damit sich Benutzer nicht verloren fühlen, wenn sie eine aktualisierte Version sehen.

Entfernen Sie außerdem im Rahmen der Aktualisierung Ihrer Dokumentation veraltete und doppelte Dateien. Eine Suche in Ihrer Dokumentation sollte niemals mehrere Versionen desselben Support-Inhalts zurückgeben. Jedes Thema sollte nur eine Ressource beanspruchen.

10. Nutzen Sie Metriken zur Verbesserung

Nutzen Sie Analysen, um Lücken in Ihrer Dokumentation zu identifizieren und deren Gesamtqualität zu verbessern.

• Wenn ein Artikel eine hohe Anzahl an „Nein“-Bewertungen bezüglich der Hilfreichkeit hat, überarbeiten Sie ihn.
• Wenn bestimmte Suchbegriffe im Trend liegen, erstellen Sie vielleicht einen Artikel dazu.
• Wenn sich ein Muster von Forum-Threads oder Support-Tickets zu einem Thema ergibt, das nicht in den Dokumenten behandelt wird, dokumentieren Sie es.

Im Laufe der Zeit wird Ihre Dokumentation durch diese Feedbackschleifen robuster und selbstkorrigierender.

Denken Sie daran, dass veraltete Dokumente schlimmer sein können als gar keine Dokumente, da sie irreführend sind.

Zusätzlich finden Sie hier einige Schreibtipps, die Ihnen helfen, die Qualität Ihrer Inhalte zu verbessern:

Wählen Sie die richtigen Werkzeuge und Software für die Dokumentation

Beim Schreiben von Dokumentationen geht es nicht nur um den Inhalt; es geht auch darum, wo dieser Inhalt lebt und wie er geliefert wird.

Die von Ihnen verwendeten Werkzeuge oder Plattformen können die Erstellung von Dokumentationen erleichtern und deren Nutzung nützlicher machen.

Heroic Knowledge Base

Wenn Sie ein Produkt für Endbenutzer oder Kunden dokumentieren, ist eine Wissensdatenbank ideal.

Dies sind in der Regel webbasierte Portale mit Suchfunktion, Kategorien und Artikelseiten.

Eine großartige Option hier ist Heroic Knowledge Base. Ein Plugin, mit dem Sie eine voll funktionsfähige Wissensdatenbank-Website auf WordPress erstellen können.

Hauptmerkmale:

• Einfach einzurichten mit integriertem Einrichtungsassistenten
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Es gibt auch viele andere hilfreiche Funktionen.

Das Beste an der Heroic Knowledge Base ist, dass sie sehr erschwinglich ist. Der Basisplan beginnt bei nur 67 US-Dollar pro Jahr!

Darüber hinaus empfehle ich, sich die Anleitung zu den 13 besten Tools und Software für technische Redakteure anzusehen.

Zusammenfassend

Das Schreiben von Dokumentationen ist ein Handwerk und eine fortlaufende Reise. Was Sie heute schreiben, wird sich morgen weiterentwickeln, und genau so sollte es sein.

Beginnen Sie mit einer soliden Grundlage, indem Sie die besprochenen Prinzipien und Praktiken anwenden.

Über die Zeit iterieren und verbessern.

Bleiben Sie aufmerksam gegenüber Ihren Lesern und dem sich ändernden Kontext Ihres Produkts oder Projekts. Wenn Sie Ihre Texte an die tatsächlichen Bedürfnisse der Benutzer anpassen, bleibt Ihre Dokumentation eine lebendige Ressource, die informiert, leitet und begeistert.