Gestion de base de connaissances : Bonnes pratiques et stratégies

Gérer une base de connaissances, c'est un peu comme gérer une petite bibliothèque. Pour servir les utilisateurs plus efficacement, tout dans la base de connaissances doit être correctement organisé, catégorisé et optimisé avec les bons outils.

Heureusement, contrairement à devenir bibliothécaire, vous n'avez pas besoin d'un diplôme spécial pour apprendre la gestion de base de connaissances. Il vous suffit des bons outils et stratégies pour rendre votre base de connaissances plus gérable et conviviale.

Dans cet article, nous abordons les meilleurs conseils et outils que vous pouvez utiliser pour gérer une base de connaissances de toute taille. Que vous ayez une base de connaissances d'entreprise ou une base de connaissances pour un produit unique, vous y trouverez de nombreux conseils utiles.

Commençons.

Qu'est-ce que la gestion des connaissances ?

Avant d'entrer dans les détails du guide, apprenons les bases de la gestion de base de connaissances.

Comme vous le savez, une base de connaissances est un système rempli d'articles, de tutoriels, de guides, de documents téléchargeables et de nombreux types de contenu différents. La gestion des connaissances est simplement le travail qui consiste à créer et à gérer tout le contenu de la base de connaissances.

Comment gérez-vous exactement une base de connaissances ? Eh bien, cela implique de nombreuses étapes et processus différents. Comme organiser le contenu pour une récupération efficace des connaissances.

Par exemple, la catégorisation est une partie importante de la gestion des connaissances. Avec des catégories, vous pouvez organiser des guides dans différentes catégories. Ainsi que parcourir plus facilement des sujets spécifiques. Cela vous aidera à gagner du temps lorsque vous devrez modifier et mettre à jour régulièrement le contenu de la base de connaissances.

Il existe également plusieurs autres aspects liés à la gestion des connaissances, tels que :

• Systèmes de connaissances
• Création de connaissances
• Recherche de connaissances
• Mise à jour des connaissances
• Optimisation des connaissances

Explorons ces aspects plus en détail. Et découvrons comment vous pouvez les exploiter pour créer une base de connaissances plus efficace.

Meilleures pratiques pour la gestion des connaissances

La gestion d'une base de connaissances implique de nombreuses étapes différentes. Voici quelques-unes des meilleures pratiques que vous pouvez suivre pour rendre le flux de travail de gestion des connaissances beaucoup plus fluide.

Choisissez le bon système de base de connaissances

Le processus de gestion des connaissances commence par le choix du bon système ou logiciel de base de connaissances. Le logiciel de KB que vous utilisez déterminera la facilité de création et de gestion du contenu.

Par exemple, WordPress est un excellent logiciel pour construire des systèmes de base de connaissances. Ce n'est pas seulement l'option la plus abordable, mais elle offre également de nombreux outils et options pour la personnalisation et l'extension du système.

La prise en charge des thèmes et plugins tiers est le principal argument de vente de WordPress. Lorsque vous les combinez avec son système de catégorisation et son éditeur convivial, WordPress devient une solution complète pour la gestion des connaissances.

Utilisez un design moderne

Votre base de connaissances doit également être entièrement équipée d'outils modernes et d'une conception flexible. Cela facilitera la recherche de ce qu'ils recherchent pour vous et vos utilisateurs.

Une excellente conception de base de connaissances doit inclure un système de recherche puissant. Ainsi que des moyens de recueillir les commentaires des utilisateurs et la possibilité de joindre des fichiers téléchargeables. Avec le bon thème WordPress, vous pouvez intégrer de telles fonctionnalités à votre base de connaissances assez facilement.

Par exemple, notre thème de base de connaissances KnowAll possède toutes ces fonctionnalités et plus encore. KnowAll est un thème WordPress créé spécifiquement pour construire des systèmes de bases de connaissances de toutes sortes. Il est doté d'un design moderne et est entièrement compatible avec tous les plugins WordPress populaires.

Créez du contenu convivial

Le contenu occupe une place centrale dans chaque base de connaissances. Pour mieux servir vos utilisateurs, vous devez créer un contenu plus facile à consommer. Incluez du contenu multimédia pour accompagner les tutoriels et les guides. Et utilisez la mise en forme pour améliorer la lisibilité.

Avoir accès à un excellent éditeur de contenu est la clé pour créer et modifier tous les types de contenu de connaissance. Plus important encore, vos rédacteurs doivent pouvoir utiliser l'éditeur sans avoir à recourir à du code frustrant et à des guides de style.

Mettez à jour et améliorez continuellement

Votre travail de construction d'une base de connaissances efficace ne sera jamais terminé. Vous devez continuellement mettre à jour les articles de connaissance, ajouter du nouveau contenu et les améliorer régulièrement pour mieux servir vos utilisateurs. Assurez-vous que votre logiciel de base de connaissances inclut des fonctionnalités pour rendre ce processus fluide pour vous.

Recueillez les commentaires des utilisateurs

L'une des meilleures stratégies pour améliorer vos articles de base de connaissances et votre contenu est de recueillir les commentaires des utilisateurs. C'est le meilleur moyen de savoir quels articles fonctionnent le mieux et lesquels doivent être retravaillés. Même l'ajout d'un simple système de pouce levé contribuera grandement à recueillir les commentaires des utilisateurs.

Optimisez pour la découvrabilité

En plus d'ajouter une fonction de recherche et de structurer le contenu de votre base de connaissances, vous devriez également optimiser le contenu pour la découvrabilité. Ceci est particulièrement important pour les bases de connaissances publiques. Utilisez des stratégies d'optimisation pour les moteurs de recherche afin de classer les articles de la base de connaissances sur Google pour divers mots-clés.

Comment organiser votre base de connaissances

Afin d'améliorer l'efficacité et les performances, vous devriez maintenir votre base de connaissances bien organisée. Il existe quelques stratégies que vous pouvez utiliser pour organiser une base de connaissances.

• Utiliser des catégories : Un système de catégorisation vous permettra d'organiser les articles par sujets spécifiques. Cela aide les utilisateurs à trouver des articles sans frustration. Et vous aide également dans le processus de mise à jour de la base de connaissances.
• Ordre des articles : Vous pouvez également mettre en évidence les guides importants, les conseils et les articles les plus utiles en haut ou sur la page d'accueil. C'est un excellent moyen de rendre les articles populaires plus faciles à trouver.
• Exploiter les analyses : Suivez la façon dont les utilisateurs parcourent votre site Web. Apprenez quels articles ils lisent le plus. Trouvez où ils naviguent ensuite. Utilisez ces informations pour mieux organiser la base de connaissances.

Comment contrôler l'accès et les autorisations

Contrôler qui a accès à quelles parties de la base de connaissances est crucial pour maintenir un environnement sain pour votre équipe et vos utilisateurs.

Par exemple, une base de connaissances privée pour une équipe de support client devrait inclure un contrôle d'accès utilisateur. Cela limitera l'accès de l'agent à des sections spécifiques qui ne sont pertinentes que pour son département.

Un autre exemple est le contrôle d'accès aux éditeurs de contenu. Vous pouvez contrôler quels articles les rédacteurs peuvent modifier et publier. Ou même limiter quels articles peuvent être consultés par les utilisateurs.

L'une des meilleures façons de contrôler l'accès et les autorisations est de créer des groupes d'utilisateurs avec des rôles spécifiques.

WordPress dispose d'un système de gestion des rôles d'utilisateurs intégré qui simplifie ce processus. Avec lui, vous pouvez définir des autorisations telles que qui peut modifier et publier du contenu. Qui peut consulter différentes catégories. Et bien plus encore.

WordPress dispose également de plugins conçus pour créer des rôles d'utilisateurs personnalisés. User Role Editor est un puissant plugin gratuit que vous pouvez utiliser pour mettre en place un système de rôles d'utilisateurs avancé.

5 meilleurs outils pour la gestion des connaissances

Voici quelques-uns des outils que vous pouvez utiliser pour tirer le meilleur parti de votre base de connaissances et de votre processus de gestion des connaissances.

Heroic KB

• Prix : 129 $ 

Heroic KB est un plugin indispensable pour toute base de connaissances créée avec WordPress. Ce plugin peut pratiquement transformer n'importe quel site WordPress en un système complet de gestion des connaissances. Il comprend de nombreuses fonctionnalités utiles comme l'ordre du contenu, les pièces jointes, les retours d'articles et les analyses pour faciliter le processus de gestion des connaissances.

Microsoft Office

• Prix : 8,25 $ par utilisateur par mois

Celui-ci est une évidence. Bien sûr, vous avez besoin d'un excellent logiciel d'édition de documents pour créer et formater tous les articles de votre base de connaissances. Bien que Google Docs soit plus accessible, Microsoft Office offre des outils plus avancés et un accès hors ligne, ce qui en fait l'option la plus adaptée aux entreprises.

LearnDash

• Prix : 199 $

En tant qu'entreprise, vous devrez créer des programmes pour enseigner et former vos employés. Avec LearnDash, vous pouvez facilement mettre en place une plateforme d'apprentissage complète au sein de votre installation WordPress. Le plugin comprend tous les outils dont vous aurez besoin pour créer du contenu de cours multimédia, des guides d'aide, des tutoriels, et bien plus encore. Et intégrez-les à votre base de connaissances privée.

HubSpot CRM

• Prix : Gratuit

L'intégration d'un CRM à votre base de connaissances peut apporter de nombreux avantages. Un système de gestion de la relation client facilitera le stockage et la gestion de toutes les données clients, la création de flux de travail, et plus encore. HubSpot CRM est une excellente solution que vous pouvez utiliser comme point de départ. Il est gratuit et prend en charge l'intégration avec WordPress.

Yoast SEO

• Prix : Gratuit

Yoast SEO est un plugin WordPress utile pour optimiser vos articles de base de connaissances pour les moteurs de recherche. Il vous permet d'optimiser chaque article de votre base de connaissances avec des mots-clés et des méta-descriptions. Le plugin vous aidera également à optimiser les articles pour la lisibilité.

Pour conclure

La gestion et la maintenance d'une base de connaissances efficace sont un processus d'apprentissage.

Ne vous arrêtez pas là. Continuez à apprendre et trouvez plus de stratégies et d'outils pour améliorer votre base de connaissances.

N'hésitez pas à explorer notre blog pour plus de guides et de stratégies. Et découvrez notre collection de logiciels de base de connaissances pour construire un meilleur système de base de connaissances.