Dokumentationsautor: Vollständige Rollenübersicht (Fähigkeiten, Gehalt und FAQs)

Ein qualifizierter Dokumentationsautor kann einen großen Unterschied für Ihre Supportstrategie machen:

• Stark gesunkene Supportanfragen
• Gesteigerte Kundenzufriedenheit

Tatsächlich kann Self-Service-Dokumentation eine Menge Geld sparen: DIY-Hilfeartikel kosten etwa 2 US-Dollar für die Bearbeitung eines Kundenproblems, verglichen mit 15 bis 37 US-Dollar¹ für einen Anruf beim Support. Das ist eine große Sache.

Dokumentationsautoren sind die unbesungenen Helden, die dies ermöglichen.

In diesem umfassenden Leitfaden werde ich aufschlüsseln, was Dokumentationsautoren tun, welche Fähigkeiten sie benötigen, wie man einer wird, Gehaltsvorstellungen und mehr.

Wer sind Dokumentationsautoren?

Auch bekannt als Technische Redakteure oder Technical Communicators, sind Dokumentationsautoren Fachleute, die klare, leicht verständliche Dokumentationen für Produkte und Dienstleistungen erstellen. Sie verwandeln komplexen Jargon in einfache Sprache und erstellen alles von Benutzerhandbüchern bis hin zu Online-Hilfezentren.

Ein guter Dokumentationsautor stellt sicher, dass Sie Apps oder Gadgets korrekt verwenden, ohne sich die Haare auszureißen. Und wenn Sie ein Unternehmen sind, halten sie Ihre Kunden glücklich und eigenständig, was letztendlich die Loyalität steigert und die Supportlast reduziert.

Was macht ein Dokumentationsautor?

Die Aufgabe eines Dokumentationsautors besteht darin, Informationen zugänglich zu machen. Sie nehmen komplexe Dinge und erklären sie auf eine Weise, die einfach Sinn ergibt.

Hier sind einige der Kernaufgaben eines Dokumentationsautors:

1. Erstellen Sie klare, benutzerfreundliche Dokumentationen

Schreiben und Aktualisieren von Benutzerhandbüchern, Anleitungen, FAQs, Schulungsmaterialien und technischen Spezifikationen für Produkte oder Dienstleistungen. Dies kann alles umfassen, von einer Einführung für eine mobile App bis hin zu einem 200-seitigen technischen Nachschlagewerk für eine API.

2. Informationen von Experten sammeln

Enge Zusammenarbeit mit Fachexperten (SMEs) wie Entwicklern, Ingenieuren und Produktmanagern, um das Produkt zu verstehen und genaue Informationen zu sammeln.

Das Produkt studieren, viele Fragen stellen, vielleicht das Produkt sogar selbst ausprobieren, um zu sehen, wie es funktioniert.

3. Komplexen Fachjargon in einfache Sprache übersetzen

Ein Dokumentationsautor fungiert als Übersetzer zwischen der technischen Welt und dem Endbenutzer.

Sie nehmen komplexen, technischen Fachjargon und vereinfachen ihn, damit Ihre Großmutter (oder ein neuer Kunde) versteht, wie das Produkt verwendet wird.

Dies bedeutet oft, technische Konzepte in Alltagssprache zu zerlegen und Beispiele oder Analogien zur Verdeutlichung zu verwenden.

4. Inhalte logisch organisieren und formatieren

Inhalte so strukturieren, dass sie leicht zu navigieren sind. Klare Überschriften, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Aufzählungspunkte und Tabellen verwenden, damit Benutzer schnell finden, was sie brauchen.

Die Wahl des geeigneten Mediums für die Zielgruppe ist ebenfalls sehr wichtig, vielleicht ein gedrucktes Handbuch, ein In-App-Hilfe-Tooltip oder ein Video-Tutorial.

Konsistenz ist entscheidend: Dokumentationsautoren entwickeln oft Stilrichtlinien oder Vorlagen, um den Ton und die Formatierung über alle Materialien hinweg einheitlich zu halten.

5. Visuelle Elemente zur Verbesserung des Verständnisses einbeziehen

Sie sagen, ein Bild sagt mehr als tausend Worte, und das verstehen Dokumentationsschreiber.

Dazu gehören:

• Diagramme
• Screenshots
• Infografiken
• Oder sogar kurze Videos

Um Dinge besser zu erklären.

Zum Beispiel könnte ein Anleitungsartikel kommentierte Screenshots enthalten, die verschiedene UI-Elemente zeigen.

Visuelle Elemente machen den Inhalt ansprechender und reduzieren die kognitive Belastung des Lesers.

6. Inhalte kontinuierlich überarbeiten und verbessern

Dokumentation ist keine einmalige Aufgabe.

Schreiber aktualisieren Dokumente basierend auf Benutzerfeedback, Produktaktualisierungen und neuen Funktionen.

Zum Beispiel das Sammeln von Informationen aus dem Kundensupport (wie häufig gestellte Fragen oder Unklarheiten) und dann die Verfeinerung der Anleitungen, um diese Lücken zu schließen.

Dies stellt sicher, dass die Dokumentation im Laufe der Zeit korrekt und hilfreich bleibt.

Im Wesentlichen trägt ein Dokumentationsschreiber mehrere Hüte:

• Kommunikator
• Pädagoge
• Redakteur
• Ermittler

Eine Minute interviewen sie einen Softwareentwickler zu einer neuen Funktion, die nächste erstellen sie ein Schritt-für-Schritt-Tutorial mit Screenshots. Damit stellen sie sicher, dass Produkte und Dienstleistungen korrekt und effektiv genutzt werden, und spielen eine Schlüsselrolle für die Kundenzufriedenheit und Produktqualität.

Wenn die Dokumentation stimmt, haben Benutzer eine reibungslosere Erfahrung und benötigen weniger Unterstützung, was für alle ein Gewinn ist.

Fähigkeiten und Qualifikationen eines Dokumentationsschreibers

Was braucht es, um ein erfolgreicher Dokumentationsschreiber zu werden?

Im Kern verbindet diese Rolle starke Schreibfähigkeiten mit einer guten Portion technischem Know-how und zwischenmenschlichen Fähigkeiten.

Hier ist eine Aufschlüsselung der wichtigsten Fähigkeiten und typischen Qualifikationen:

1. Außergewöhnliche schriftliche Kommunikation

In erster Linie muss ein Dokumentationsschreiber ein klarer und prägnanter Schreiber sein.

Dies ist keine blumige kreative Schreiberei – es geht darum, auf den Punkt zu kommen, in einfachen Worten. Die Verwendung von einfacher Sprache, kurzen Sätzen und aktiver Stimme hilft, Inhalte zugänglich zu machen.

Das Ziel ist Klarheit. Wenn Benutzer einen Leitfaden lesen und sofort verstehen können, wie sie etwas tun können, hat der Autor seine Arbeit getan.

2. Empathie und Benutzerorientierung

Hervorragende Dokumentationsschreiber behalten stets die Perspektive des Publikums im Auge.

Fragen Sie sich:

• Welches Problem versucht der Benutzer zu lösen?
• Was weiß er bereits?
• Was muss er wissen?

Mit Empathie zu schreiben bedeutet, Annahmen zu vermeiden und Konzepte auf dem richtigen Detaillierungsgrad zu erklären.

Zum Beispiel vermeidet die Dokumentation für Anfänger schwere Fachbegriffe (oder definiert sie sorgfältig), während die Entwicklerdokumentation mehr Vorwissen voraussetzen kann. Die Fähigkeit, wie ein Benutzer zu denken, oft ein nicht-technischer Benutzer, ist enorm wichtig.

3. Technisches Verständnis

Auch wenn Sie nicht unbedingt ein Softwareentwickler oder Fachexperte sein müssen, müssen Sie sich wohl dabei fühlen, technische Informationen zu lernen.

Gute Dokumentationsschreiber können schnell erfassen, wie ein Produkt funktioniert, sei es eine Software, ein Gadget oder ein komplexer Dienst. Oft haben sie ein Händchen für Recherche und Neugier.

In einigen Bereichen (wie APIs, Ingenieurwesen oder medizinische Geräte) ist spezialisiertes Wissen oder die Fähigkeit, technische Diagramme und Code-Schnipsel zu verstehen, sehr wichtig.

Zum Beispiel benötigt ein Dokumentationsschreiber für Endbenutzer möglicherweise keine tiefen Programmierkenntnisse, aber jemand, der für Entwickler oder Ingenieure schreibt, sollte technische Details verstehen, um genau zu sein.

4. Liebe zum Detail und Genauigkeit

Haben wir Detailorientierung erwähnt? Diese Rolle erfordert eine Besessenheit von Details. Ein einziger Tippfehler oder ein falsch geschriebener Schritt kann einen Benutzer verwirren (oder ihn sogar dazu bringen, ein Produkt falsch zu verwenden).

Überprüfen Sie Fakten doppelt, befolgen Sie Stilrichtlinien und stellen Sie die Konsistenz der Terminologie sicher. Möglicherweise müssen Sie Glossare pflegen, um Begriffe einheitlich zu halten.

Genauigkeit schafft Vertrauen. Wenn Benutzer Fehler in den Dokumenten entdecken, werden sie beginnen, den Inhalt anzuzweifeln.

5. Organisation und Struktur

Strukturieren Sie Informationen auf logische Weise. Dies beinhaltet die Erstellung klarer Gliederungen und die sinnvolle Hierarchie von Überschriften, Unterüberschriften, Aufzählungspunkten und nummerierten Schritten.

Viele Autoren beginnen mit einer Gliederung oder einer Vorlage, um den Inhalt zu strukturieren, bevor sie ihn ausarbeiten.

Die Organisation von Inhalten ist nicht nur zum Vorteil des Lesers, sondern hilft dem Autor auch sicherzustellen, dass er nichts übersehen hat und dass die Informationen natürlich von einem Thema zum nächsten fließen.

6. Zusammenarbeit und Kommunikation

Denken Sie daran, dass Autoren oft als Brücke zwischen verschiedenen Teams fungieren. Sie müssen gut mit Entwicklern, Designern, Produktmanagern, QA-Testern, Kundensupport und manchmal sogar Endbenutzern kommunizieren.

Die Fähigkeit, Experten zu interviewen, die richtigen Fragen zu stellen und die Antworten zu analysieren, ist eine wertvolle Fähigkeit. Darüber hinaus sollten sie Feedback und Bearbeitungen anmutig handhaben. Schreiben ist ein Prozess, der typischerweise Überarbeitungen von mehreren Stakeholdern beinhaltet.

7. Beherrschung von Werkzeugen

Autoren müssen verschiedene Werkzeuge und Technologien nutzen, um ihre Arbeit zu erledigen. Technisch versiert im Umgang mit Werkzeugen zu sein, ist wichtig.

Gängige Werkzeuge sind Textverarbeitungsprogramme oder kollaborative Editoren (wie Google Docs oder Microsoft Word), Screenshot- und Bildbearbeitungswerkzeuge zur Erstellung von Grafiken sowie Software für die Erstellung von Hilfeinhalten oder Wissensdatenbanken zur Veröffentlichung von Inhalten.

Zum Beispiel kann die Kenntnis eines Content-Management-Systems (CMS) oder einer Dokumentationsplattform wie Heroic Knowledge Base von großem Vorteil sein. Auch die Vertrautheit mit Versionskontrollsystemen (insbesondere für Code-Dokumentationen) und grundlegenden HTML- oder Markdown-Formatierungen kann nützlich sein.

8. Ausbildung

Während die formalen Anforderungen variieren können, haben viele Dokumentationsschreiber einen Bachelor-Abschluss in Englisch, Kommunikation, technischem Schreiben, Journalismus oder einem verwandten Fachgebiet.

Einige kommen aus der technischen Seite in das Feld. Z.B. ein Absolvent der Informatik oder des Ingenieurwesens, der ein Händchen fürs Schreiben hat.

Am wichtigsten sind ein starkes Verständnis für geschriebenes Englisch und die Fähigkeit, komplexe Themen zu erlernen.

Es gibt auch Zertifizierungen und Kurse, die die Glaubwürdigkeit erhöhen können, wie z. B. der Certified Professional Technical Communicator (CPTC), der von der Society for Technical Communication angeboten wird.

Kontinuierliches Lernen ist Teil des Spiels: Autoren besuchen oft Workshops oder Webinare, um über Tools, Stilrichtlinien (wie das Erlernen der neuesten Stilstandards für Google Developer Documentation) oder Branchentrends auf dem Laufenden zu bleiben.

Gehalt und Berufsaussichten für Dokumentationsschreiber

Sprechen wir über Zahlen und Karriereaussichten. Wie gut verdienen Dokumentationsschreiber und wie hoch ist die Nachfrage nach dieser Rolle?

Gehaltsspannen

In den Vereinigten Staaten genießen Dokumentationsschreiber (technische Redakteure) wettbewerbsfähige Gehälter. Verschiedene Quellen geben das durchschnittliche und mittlere Gehalt im Bereich von 70.000 bis 90.000 US-Dollar pro Jahr an.

Zum Beispiel berichtet eine Analyse von Indeed über ein durchschnittliches Jahresgehalt für technische Redakteure von rund 66.000 US-Dollar². Unterdessen zeigen Daten des U.S. Bureau of Labor Statistics für Mai 2024 einen Medianlohn von etwa 91.670 US-Dollar³ für technische Redakteure.

Wie kann beides wahr sein? Die genaue Zahl hängt oft vom Erfahrungsgrad, dem Standort und der Erhebungsmethodik ab.

Einsteiger in der Dokumentationserstellung oder Personen in kleineren Märkten können im Bereich von 30.000–60.000 $ beginnen, während erfahrene Redakteure in teuren Technologiezentren gut und gerne 80.000–100.000 $+ verdienen können.

Faktoren, die das Gehalt beeinflussen

Mehrere Faktoren können beeinflussen, wo ein Dokumentationsredakteur im Gehaltsspektrum liegt.

• Erfahrung ist ein wichtiger Faktor. Mit zunehmenden Jahren und einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz steigt Ihr Wert. Redakteure mit mehr als 5 Jahren Erfahrung verdienen oft deutlich mehr als Berufsanfänger.
• Auch die Branche spielt eine Rolle: Ein Dokumentationsredakteur in der Software- oder Technologiebranche (insbesondere in einem gefragten Bereich wie Cloud Computing oder Cybersicherheit) kann mehr verdienen als jemand in einer gemeinnützigen Organisation oder im produzierenden Gewerbe.
• Der geografische Standort spielt immer noch eine Rolle; zum Beispiel haben technische Redakteure in San Francisco oder New York tendenziell höhere Gehälter (oft um die Lebenshaltungskosten auszugleichen) als diejenigen in kleineren Städten.
• Remote-Arbeit wird immer häufiger, was diese Unterschiede manchmal ausgleichen kann, aber standortabhängige Bezahlung ist noch nicht verschwunden.
• Ausbildung und Qualifikationen können einen Einfluss haben. Ein fortgeschrittener Abschluss oder Zertifizierungen wie CPTC können Ihnen manchmal einen Vorteil verschaffen, da sie den Arbeitgebern Fachwissen signalisieren.
• Spezialisierung kann sich auszahlen: Wenn Sie sich in einer Nische wie API-Dokumentation, medizinischem Schreiben oder Richtlinienschreiben auskennen, können Sie für dieses tiefgreifende Wissen einen Aufschlag verlangen.

Berufsaussichten

Verteilung von Stellen für technische Redakteure basierend auf LinkedIn-Daten von Patrick Rachford.

Die gute Nachricht: Dokumentationsschreiber werden nicht verschwinden. Das U.S. Bureau of Labor Statistics prognostiziert ein Beschäftigungswachstum für technische Redakteure von etwa 4 % von 2023 bis 2033, was ungefähr so schnell ist wie der Durchschnitt für alle Berufe.

Einfach ausgedrückt: Das Feld ist stabil und wächst stetig. Warum explodiert es nicht?

• Das Wachstum von Arbeitsplätzen spiegelt oft das Wachstum von Branchen wider, die sie benötigen. Da die Technologie weiter expandiert (denken Sie an neue Software-Apps, Gadgets, Biotech-Innovationen usw.), wächst auch der Bedarf an klarer Dokumentation. Jedes neue Produkt oder komplexe System benötigt irgendwann eine Bedienungsanleitung oder Entwicklerdokumentation.
• Es ist erwähnenswert, dass einige Unternehmen Ingenieure oder Produktmanager haben, die nebenbei Dokumentationen schreiben, insbesondere Start-ups. Aber wenn Organisationen reifer werden, erkennen sie den Wert eines dedizierten Dokumentationsautors (oder Teams) für die Erstellung von Inhalten in professioneller Qualität. Der Drang nach besserer Kundenerfahrung und Self-Service-Support treibt ebenfalls die Nachfrage an. Unternehmen möchten umfangreiche Wissensdatenbanken und Dokumentationsportale aufbauen, um Supportkosten zu senken (denken Sie an den obigen Kostenvergleich) und die Benutzer zufriedenzustellen.
• Ein weiterer Trend: Vertrags- und freiberufliche Möglichkeiten. Viele Autoren arbeiten Vollzeit bei einem einzigen Unternehmen, aber es gibt auch einen Markt für freiberufliche technische Redakteure. Unternehmen engagieren oft freiberufliche Autoren für große Projekte (wie die Dokumentation einer wichtigen Softwareversion) oder zur Schließung von Lücken.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es hier einen soliden Karriereweg mit Möglichkeiten in verschiedenen Branchen gibt, wenn Sie die Fähigkeiten besitzen. Sie könnten als Junior Technical Writer beginnen, zum Senior Technical Writer aufsteigen und später sogar in Rollen im Dokumentationsmanagement oder in der Content-Strategie wechseln.

Spezialisierungen und bemerkenswerte Dokumentationsautoren

„Dokumentationsautor“ ist ein weiter Begriff. Und in der Praxis können Sie sich auf verschiedene Bereiche spezialisieren. Hier sind einige gängige Ausprägungen der Rolle:

Software-Dokumentationsautor

Konzentriert sich auf Dokumentationen für Softwareprodukte. Dies kann Endbenutzerhandbücher, Administratorhandbücher und manchmal Entwicklerdokumentationen umfassen.

Wenn Sie an Softwareanwendungen oder SaaS-Plattformen arbeiten, erklären Sie Benutzeroberflächen, Funktionen, Schritte zur Fehlerbehebung usw. Kenntnisse von Software und sogar grundlegende Programmierkenntnisse oder API-Nutzung können hilfreich sein.

API/Entwickler-Dokumentationsautor

Eine technischere Nische, in der Sie für andere Entwickler schreiben.

Dazu gehören:

• API-Referenzhandbücher
• SDK-Dokumentation
• Codebeispiele
• Integrationsanleitungen

Dies erfordert das Verständnis von Programmierkonzepten und den Umgang mit Dingen wie JSON, Befehlszeilentools oder jeder Technologie, die die API beinhaltet.

Diese Rollen überschneiden sich oft mit Developer Relations. Tatsächlich vermischen Jobtitel wie „Developer Advocate“ oder „Documentation Engineer“ manchmal das Schreiben mit praktischem Programmieren und Community-Support.

Spezialist für technische Dokumentation

Dies kann sich auf das Schreiben hochtechnischer interner Dokumente beziehen. Zum Beispiel:

• Dokumente zum Engineering-Prozess
• Beschreibungen der Systemarchitektur
• Dokumentation der IT-Infrastruktur

Es geht oft weniger darum, Endbenutzer zu unterweisen, als vielmehr darum, eine interne Wissensdatenbank für technische Teams zu pflegen.

Medizinischer und wissenschaftlicher Redakteur

Nicht immer als „technische Redakteure“ bezeichnet, aber im Wesentlichen dokumentieren diese Rollen wissenschaftliche Verfahren, Forschungsprotokolle, Handbücher für medizinische Geräte oder pharmazeutische Dokumentationen. Präzision und die Einhaltung von regulatorischen Standards (wie FDA-Dokumentationsrichtlinien) sind hier entscheidend.

Ein Hintergrund in Wissenschaft oder Gesundheitswesen ist oft erforderlich.

Verfasser von Richtlinien und Verfahren

Diese Redakteure erstellen interne Dokumentationen wie:

• Unternehmensrichtlinien
• Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
• Prozessanleitungen.

Es geht mehr um die interne Dokumentation, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter klare Anweisungen für interne Prozesse, Compliance und Best Practices haben.

Interne Dokumentation ist eine ganz eigene Welt; es geht darum, das Know-how eines Unternehmens zu bewahren und ist entscheidend für Schulungen und Konsistenz.

UX Writer / UI Writer

Diese Rolle ist etwas anders, aber verwandt.

UX-Autoren konzentrieren sich auf den Text innerhalb der Produkt-Oberfläche. Wie Schaltflächenbeschriftungen, Fehlermeldungen, Onboarding-Hinweise usw. Es geht darum, Benutzer per In-App-Mikrocopy zu leiten.

Einige technische Redakteure wechseln zum UX-Writing, da dies ebenfalls prägnante, benutzerorientierte Kommunikation erfordert. Obwohl es sich nicht um „Dokumentation“ im traditionellen Sinne handelt, ergänzt es diese.

Zum Beispiel könnte ein Dokumentationsredakteur einen Hilfeartikel schreiben, während ein UX-Autor sicherstellt, dass der Text auf dem Bildschirm der App intuitiv ist. Beide teilen das Ziel einer besseren Benutzererfahrung.

Content Strategist / Wissensmanager

Mit Erfahrung übernehmen einige Autoren strategischere Rollen.

Sie könnten die gesamte Dokumentation oder den Wissensdatenbankinhalt eines Unternehmens planen und beaufsichtigen.

Anstatt nur zu schreiben, können Sie Inhaltsarchitekturen entwerfen, Stilrichtlinien festlegen, Dokumentationsplattformen auswählen und vielleicht andere Autoren verwalten.

Wenn Sie die organisatorische Seite lieben, ist dies ein möglicher Entwicklungspfad.

Diese Spezialisierungen zeigen, dass Sie als Dokumentationsautor Ihre Nische finden können, basierend auf Ihren Interessen und Ihrem Hintergrund. Wenn Sie Programmieren lieben, gehen Sie in Richtung API-Dokumentation; wenn Sie einen medizinischen Hintergrund haben, vielleicht medizinische Texte; wenn Sie es genießen, Nicht-Technikern etwas beizubringen, konzentrieren Sie sich auf Endbenutzerhandbücher.

Werkzeuge und Best Practices für Dokumentationsautoren

Jeder Handwerker hat sein Werkzeug und seine Geheimnisse, Schreiben ist da nicht anders.

Wesentliche Werkzeuge für die Dokumentationserstellung

Ein Autor wird typischerweise eine Mischung aus den folgenden verwenden:

1. Content-Erstellungswerkzeuge

Auf der grundlegenden Ebene benötigen Sie ein Textverarbeitungsprogramm oder einen Texteditor. Viele Autoren verwenden Microsoft Word oder Google Docs zum Entwerfen, da die Zusammenarbeit und Kommentare einfach sind.

Google Docs ermöglicht beispielsweise die Echtzeit-Zusammenarbeit und die Versionshistorie, was sehr nützlich ist, wenn mehrere Prüfer beteiligt sind.

Einige Autoren, insbesondere solche mit Programmierhintergrund, bevorzugen Markdown-Editoren oder einfachen Text und konvertieren dann bei Bedarf in HTML/PDF.

2. Software für Autorensysteme und Wissensdatenbanken

Dies sind spezialisierte Werkzeuge zur Erstellung und Veröffentlichung von Dokumentationen oder Hilfezentren. Sie bieten von Haus aus Struktur (wie Vorlagen für FAQ-Seiten, Navigationsmenüs, Suchfunktionen).

Zum Beispiel, wenn Ihre Produktdokumentation webbasiert ist, könnten Sie eine Plattform wie Heroic Knowledge Base verwenden – ein WordPress-basiertes Dokumentations-Plugin.

Es verwandelt Ihre WordPress-Seite im Grunde in eine professionelle Wissensdatenbank.

Heroic Knowledge Base bietet Funktionen wie:

• Versionskontrolle, Wiederverwendung von Inhalten
• Multi-Format-Publishing, sodass Sie ein Dokument in HTML, PDF usw. ausgeben können.
• SEO-freundliche Layouts
• Benutzerfeedback
• Analysen und Berichte
• Benutzerrollen und Berechtigungsfunktionen für interne und externe Dokumentationen
• Erweiterte Suche

3. Screenshot- und Bildbearbeitungsprogramme

Da visuelle Elemente entscheidend sind, verwenden Dokumentationsautoren oft Tools wie Snagit oder Greenshot, um Screenshots zu erstellen.

Diese Werkzeuge ermöglichen es Ihnen, Bilder einfach zu annotieren. Fügen Sie Pfeile, Hervorhebungen oder Sprechblasen hinzu, um Dinge hervorzuheben.

Für komplexere Bildbearbeitung oder die Erstellung von Diagrammen können Werkzeuge wie Adobe Photoshop, GIMP (kostenlos) oder Canva nützlich sein.

4. Videoaufzeichnungssoftware

Manchmal kann ein kurzes Video oder GIF einen Prozess besser erklären als Text, insbesondere bei Anleitungen.

Werkzeuge wie Camtasia oder Loom ermöglichen es Autoren, ihren Bildschirm (und ihre Stimme) aufzuzeichnen, um Tutorial-Videos zu erstellen.

Selbst wenn Sie sich hauptsächlich auf Text konzentrieren, ist es gut zu wissen, wie man schnell einen Screencast erstellt, für Fälle, in denen Bewegung hilft.

5. Kollaborations- und Projektmanagement-Tools

Dokumentationsprojekte beinhalten oft das Jonglieren mit mehreren Themen und Fristen.

Trello, Asana oder Jira Boards können helfen, Dokumentationsaufgaben zu verfolgen. Wie eine Karte für „Installationshandbuch schreiben“, die durch die Phasen Entwurf > Überprüfung > Veröffentlicht wandert.

Trello wird beispielsweise als nützliches Werkzeug für die Inhaltsplanung und Checklisten erwähnt.

Darüber hinaus können Versionskontrollsysteme (wie Git) verwendet werden, insbesondere wenn die Dokumentation neben dem Code gespeichert wird. Technische Redakteure tragen möglicherweise zur Dokumentation in einem Code-Repository bei, daher kann die Vertrautheit mit GitHub oder Bitbucket nützlich sein.

6. Qualitäts- und Konsistenzwerkzeuge

Um die Qualität zu erhalten, verlassen sich Autoren oft auf Rechtschreib- und Grammatikprüfungen.

Grammarly oder Hemingway Editor können Fehler erkennen oder einfachere Formulierungen vorschlagen.

Eine weitere nützliche Kategorie sind Suchanalysen. Wenn Ihre Dokumente auf einer Website sind, können Tools, die anzeigen, wonach Benutzer suchen (und was sie nicht finden), hervorheben, wo neue Dokumentation benötigt wird.

Denken Sie daran: Werkzeuge sind dazu da, zu unterstützen, aber sie ersetzen keine soliden Schreibfähigkeiten. Eine schicke Help-Center-Plattform wird nicht magisch gute Inhalte erstellen; das liegt immer noch beim Autor.

Die Verwendung der richtigen Werkzeuge kann den Prozess jedoch effizienter und das Ergebnis professioneller gestalten.

Best Practices für erstklassige Dokumentation

Über Werkzeuge hinaus sind es die Techniken und der Ansatz, die mittelmäßige Dokumentation von großartiger trennen.

Hier sind einige Best Practices, auf die professionelle Dokumentationsschreiber schwören:

1. Kennen Sie Ihr Publikum und Ihren Zweck

Beginnen Sie immer damit, zu verstehen, wer Ihr Dokument lesen wird und warum.

Ist es für Endbenutzer, die ein Problem lösen wollen? Ist es für Systemadministratoren, die ein komplexes Produkt konfigurieren?

Passen Sie Tiefe und Stil entsprechend an.

Wenn Ihr Publikum beispielsweise nicht-technische Kunden sind, vermeiden Sie Akronyme und zu viel Fachjargon.

Wenn es sich um Entwickler handelt, können Sie mehr Vorkenntnisse voraussetzen, müssen aber präzise technische Details liefern.

Eine Größe passt nicht für alle in der Dokumentation. Der Ton, die Länge und das Format sollten dem entsprechen, was der Benutzer im jeweiligen Kontext benötigt.

2. Verwenden Sie einen klaren, konsistenten Stil

Konsistenz schafft Vertrautheit. Die Übernahme eines Styleguides (wie dem von Apple, Microsoft oder Ihrem eigenen) gewährleistet einheitliche Sprache, Terminologie und Formatierung.

Dies umfasst Dinge wie, ob Sie „klicken“ oder „klicken auf“ sagen, wie Sie Produktfunktionen großschreiben oder ob Sie den Benutzer als „Sie“ ansprechen oder imperative, nur mit Verben versehene Anweisungen verwenden.

Viele Teams haben einen internen Styleguide, und wenn nicht, erstellt ein Dokumentationsautor möglicherweise einen.

Halten Sie Sätze, wann immer möglich, kurz und aktiv, damit sie leicht zu verstehen sind. Seien Sie auch vorsichtig mit Fachjargon. Wenn Sie einen technischen Begriff verwenden müssen, sollten Sie eine kurze Definition hinzufügen oder für Erstbenutzer auf ein Glossar verlinken.

3. Strukturieren Sie Inhalte für einfaches Scannen

Die meisten Benutzer lesen Dokumentationen nicht wie einen Roman (Überraschung!). Sie scannen, um eine Antwort zu finden.

Verwenden Sie viele Überschriften und Unterüberschriften, damit Leser zu dem Abschnitt springen können, den sie benötigen. Aufzählungszeichen oder nummerierte Schritte sind Ihre Freunde (beachten Sie, wie dieser Artikel sie verwendet 😉).

Eine gute Struktur hilft auch bei der SEO. Suchmaschinen zeigen oft gut strukturierte Antworten aus Dokumentationen in Snippets an.

4. Fügen Sie Beispiele und Grafiken hinzu

Wann immer ein Konzept verwirrend sein könnte, fügen Sie ein Beispiel hinzu. Wenn Sie beispielsweise eine Formel oder einen Befehl erklären, zeigen Sie eine Beispiel-Eingabe und -Ausgabe.

Beispiele verwandeln abstrakte Anweisungen in konkretes Verständnis.

5. Halten Sie es aufgabenorientiert und prägnant

Ein Support-Artikel oder ein Handbuch sollte sich darauf konzentrieren, was der Benutzer tun möchte. Konzentrieren Sie sich auf ein Hauptthema oder eine Aufgabe pro Artikel.

Wenn ein Artikel zu viel abdeckt, sollten Sie erwägen, ihn in separate Artikel aufzuteilen.

6. Überprüfen und testen Sie die Dokumentation

Bevor Sie veröffentlichen, gehen Sie die Schritte genau wie geschrieben durch und sehen Sie, ob Sie das Ergebnis erzielen können.

Es ist erstaunlich, wie ein Schritt, der beim Schreiben offensichtlich schien, ein winziges Detail vermissen lassen kann, wenn jemand ihn tatsächlich befolgt.

7. Regelmäßig aktualisieren

Produkte entwickeln sich weiter, und das sollte auch die Dokumentation. Machen Sie es sich zur Gewohnheit (oder Teil des Prozesses), Dokumentationen parallel zu Produktaktualisierungen zu aktualisieren.

Viele Unternehmen koppeln Dokumentationsaktualisierungen an ihre Release-Checklisten. Überwachen Sie auch das Feedback: Wenn Benutzer immer wieder dieselbe Frage stellen, obwohl sie die Dokumentation gelesen haben, ist das ein Hinweis darauf, dass etwas unklar oder fehlend sein könnte.

8. Vorlagen zur Rationalisierung der Arbeit verwenden

Ein cleverer Trick ist die Verwendung von Vorlagen für gängige Dokumententypen.

Sie möchten nicht jedes Mal das Rad neu erfinden, wenn Sie einen neuen Artikel schreiben.

Zum Beispiel könnten Sie eine Vorlage für „Anleitungsartikel“ haben, die Abschnitte für Einleitung, Schritte, Erwartetes Ergebnis und Fehlerbehebung enthält, alles bereits angelegt.

Dann füllen Sie nur noch die Details aus. Dies gewährleistet Konsistenz und spart Zeit.

9. Feedback und Analysen nutzen

Als technischer Redakteur sollten Sie niemals im luftleeren Raum arbeiten. Arbeiten Sie mit Kundensupport-Teams zusammen und finden Sie heraus, welche Fragen oder Probleme Benutzer am häufigsten melden.

Dies kann Ihnen helfen zu entscheiden, welche Dokumentation Sie als Nächstes schreiben sollten.

Durch die Kombination von großartigen Werkzeugen mit diesen Best Practices können Autoren Inhalte erstellen, die wirklich helfen.

Fazit: Die Bedeutung eines großartigen technischen Redakteurs

Technische Redaktion ist nicht immer glamourös. Sie sind oft der Problemlöser im Hintergrund, der stille Architekt des Benutzererlebnisses

Aber in vielerlei Hinsicht sind Sie auch ein Held für den Benutzer. Ein großartiger Autor verwandelt eine frustrierende, verwirrende Situation in einen Moment des Typs „Oh, das war einfach!“ für jemanden.

Für Unternehmen ist diese Rolle ein strategischer Vorteil. Qualitativ hochwertige Dokumentation bedeutet:

• Weniger Support-Tickets
• Mehr befähigte Kunden
• Schnelleres Onboarding für neue Benutzer (und sogar neue Mitarbeiter)
• Stärkerer Markenruf für Hilfsbereitschaft

Wenn Sie erwägen, Dokumentationsautor zu werden, wissen Sie, dass dies ein Bereich ist, in dem Sie nie aufhören werden zu lernen.

Sie werden in neue Domänen eintauchen, von Software über Hardware bis hin zu Prozessen, und Ihr Wissen ständig erweitern. Sie werden Ihre Schreib- und Kommunikationsfähigkeiten jeden Tag verbessern. Und Sie werden als Übersetzer zwischen den Technologieexperten und den Endbenutzern fungieren – eine Rolle, die Geduld, Neugier und den echten Wunsch erfordert, anderen zum Erfolg zu verhelfen.

Ob Sie in dieses Feld einsteigen oder die Dokumentation Ihres Unternehmens verbessern möchten, denken Sie daran: Im Mittelpunkt großartiger Dokumentation steht die echte Sorge um die Benutzererfahrung. Behalten Sie dies als Ihren Leitstern, und Sie werden gut zurechtkommen.

In diesem Leitfaden erwähnte Ressourcen

1. Verständnis der Service-Desk-Metrik Kosten pro Ticket von ThinkHDI ↩︎
2. Gehalt eines technischen Redakteurs in den Vereinigten Staaten von Indeed ↩︎
3. Daten des US Bureau of Labor Statistics zum mittleren Jahreslohn von technischen Redakteuren ↩︎