Présentation de l'intégration WP Charitable pour Heroic Inbox

Un donateur envoie un e-mail à votre boîte de réception de support. Le message est court : « Mon don a-t-il été traité ? »

Vous voulez aider, mais vous n'avez aucune idée de qui vous avez en face. S'agit-il d'un donateur pour la première fois qui a donné 10 $ la semaine dernière, ou d'un supporter qui a discrètement donné 50 000 $ sur cinq ans ? Son dernier paiement a-t-il échoué ou a-t-il été remboursé ? Quelles campagnes lui tiennent à cœur ? Rien de tout cela ne vous est présenté.

Alors vous faites ce que tout agent fait. Vous quittez la boîte de réception, ouvrez l'administration WP Charitable, recherchez manuellement leur e-mail, parcourez leurs enregistrements de dons, puis revenez et essayez de tout garder en tête pendant que vous rédigez la réponse. Faites cela pour chaque e-mail de donateur, chaque jour, pour toute l'équipe.

Cela s'accumule. Le donateur attend plus longtemps et l'agent répond moins bien. En collecte de fonds, cela compte plus que ce que l'on pourrait croire, car la réponse qu'un supporter reçoit contribue à la raison pour laquelle il donne à nouveau, ou pas.

Aujourd'hui, nous présentons l'intégration WP Charitable pour Heroic Inbox. Elle apporte l'historique complet des dons de chaque donateur directement dans le ticket, afin que vos agents sachent qui ils aident avant de commencer à écrire.

Ce que fait l'intégration WP Charitable

Lorsqu'un contact envoie un e-mail à votre service d'assistance, Heroic Inbox fait correspondre son adresse e-mail avec vos enregistrements de donateurs WP Charitable et affiche son historique de dons dans la barre latérale de la conversation. Personne ne recherche quoi que ce soit, ne copie un e-mail dans l'administration, ou n'ouvre un deuxième onglet.

Si vous utilisez déjà les intégrations WooCommerce ou EDD, vous connaissez le schéma : historique des commandes et des achats, là où l'agent travaille. Ceci fait le même travail pour les dons.

Identifiez d'un coup d'œil un donateur majeur et un nouveau donateur

Le haut du panneau vous donne la forme de la relation en un coup d'œil : dons à vie sur chaque campagne, nombre total de dons, montant moyen du don et date du premier don.

Cela change la réponse. Un supporter qui donne depuis cinq ans reçoit une réponse chaleureuse et familière. Quelqu'un qui donne pour la première fois reçoit un accueil approprié. Dans tous les cas, l'agent ne devine pas qui est à l'autre bout.

Dépanner un paiement échoué sans quitter le ticket

Sous le résumé, vous obtenez les 10 derniers dons du donateur. Chaque ligne indique le montant, un badge d'état (Payé, En attente, Échoué, Remboursé ou Annulé), la passerelle de paiement et les campagnes auxquelles le don était destiné. Chaque entrée renvoie directement à sa page de don dans l'administration WP si vous avez besoin de creuser davantage.

Ainsi, lorsque quelqu'un écrit « mon paiement n'est pas passé », la réponse est généralement déjà à l'écran : le don échoué ou en attente, la passerelle utilisée et la campagne visée. Ce qui était autrefois une recherche de cinq minutes dans l'administration est maintenant un coup d'œil sur la barre latérale.

La correspondance se fait automatiquement

Il n'y a rien à configurer par contact et aucun enregistrement à maintenir. Heroic Inbox associe le donateur au ticket par e-mail, en lisant vos données WP Charitable existantes. Lorsqu'un donateur écrit, son historique s'affiche. Pour tous les autres, le panneau n'apparaît pas du tout.

À qui s'adresse ceci

• Les équipes de support des organisations caritatives et à but non lucratif qui gèrent leur service d'assistance sur WordPress et répondent aux questions des donateurs toute la journée.
• Les agences et les freelances qui gèrent le support pour des clients à but non lucratif et souhaitent un contexte donateur sans avoir à mettre en place un CRM distinct.
• Le personnel de collecte de fonds et de développement qui souhaite que les conversations avec les donateurs soient personnelles plutôt que transactionnelles.
• Toute personne gérant le support sur un site WordPress où les personnes qui écrivent sont aussi celles qui donnent.

Ce que cela donne en pratique

Supposons qu'un donateur envoie un e-mail à 21h : « Je pense avoir donné deux fois ce mois-ci par erreur. » Le lendemain matin, votre agent ouvre le ticket et la barre latérale affiche déjà deux dons à la campagne de printemps, l'un payé et l'autre échoué. Pas de double facturation. L'agent peut le dire dès la première réponse et le rediriger vers le reçu, sans jamais ouvrir l'administration.

Maintenant, supposons que ce donateur soit l'un de vos plus grands donateurs récurrents. Le total à vie se trouve en haut du panneau, de sorte que la réponse peut en tenir compte. C'est une petite chose à construire, mais c'est le genre de détail qu'un donateur remarque.

Comment l'activer

Cela prend environ une minute, et si vous utilisez Heroic Inbox Pro avec WP Charitable actif, il est déjà activé par défaut.

Étape 1. Vérifiez que WP Charitable est actif

Assurez-vous que WP Charitable est installé et activé. L'intégration lit directement à partir de vos enregistrements de donateurs existants, il n'y a donc rien à importer ou à synchroniser.

Étape 2. Ouvrez les paramètres de votre boîte aux lettres

Allez dans Heroic Inbox » Boîtes aux lettres et choisissez la boîte aux lettres où vous souhaitez que le panneau du donateur apparaisse.

Étape 3. Laissez-le activé là où il est utile, désactivé là où il ne l'est pas

Le panneau est activé par défaut. Gardez-le activé pour toute boîte aux lettres qui gère les e-mails des donateurs, et désactivez-le pour celles qui ne le font pas. C'est toute la configuration. La prochaine fois qu'un donateur écrira, son historique de dons sera dans la barre latérale.

Essayez et dites-nous ce que vous en pensez

L'intégration WP Charitable est maintenant disponible dans Heroic Inbox Pro. Si vous utilisez déjà Pro avec WP Charitable actif, ouvrez un ticket de donateur et l'historique se trouve dans la barre latérale.

Pas encore sur Pro ? L'intégration est incluse avec, ainsi qu'avec le reste de ce que Pro ajoute à votre flux de travail de support.

Nous avons créé ceci pour rendre le support des donateurs plus rapide et plus personnel, et nous aimerions savoir comment il fonctionne avec votre équipe et vos données. Activez-le, traitez quelques tickets de donateurs avec l'image complète devant vous, et dites-nous ce que vous aimeriez ensuite.

Chris Hadley Fondateur

Chris est le fondateur de HeroThemes. Avec de profondes racines dans l'écosystème WordPress, il a passé plus d'une décennie à créer des outils qui aident les entreprises à offrir un meilleur support client - y compris Heroic KB et Heroic Inbox. Sur le blog de HeroThemes, il écrit sur la stratégie de base de connaissances, le support en libre-service et comment les équipes peuvent utiliser l'IA pour rendre leur contenu d'aide plus efficace. Il est passionné par la transformation de défis de support complexes en solutions simples et élégantes.

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